UDVALG

Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg"

MØDE

Referat

STED

Byrådssalen, Rådhusvej 1, 4300 Holbæk

STARTTIDSPUNKT

24-04-2017 14:00:00

SLUTTIDSPUNKT

24-04-2017 17:00:00


PUNKTER

28. Godkendelse af dagsorden til mødet d. 24. april 2017
29. Beslutning om konkurrenceudsættelse af kommunale botilbud til voksne
30. Borgerrådgiverens beretning 2016
31. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016
32. Beslutningssag - Budgetrevision 2
33. Drøftelse - Realisering af arealoptimering
34. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april
35. Gensidige orienteringer til mødet d. 24. april 2017



28. Godkendelse af dagsorden til mødet d. 24. april 2017

Godkendelse af dagsorden til mødet d. 24. april 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen, indstiller at:
  1. dagsorden til mødet i Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg” d. 24. april 2017 godkendes

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Godkendt




29. Beslutning om konkurrenceudsættelse af kommunale botilbud til voksne

Beslutning om konkurrenceudsættelse af kommunale botilbud til voksne

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:
  1. administrationen arbejder videre med at konkurrenceudsætte driften af ét botilbud eller to naturligt sammenhængende botilbud. Udvalget vil få fremlagt konkret forslag til politisk beslutning om, hvilke botilbud der konkurrenceudsættes.

Alternativ indstilling
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller alternativt, at:
  1. Aktiv Hele Livet igangsætter en analyse med henblik på at tilvejebringe det påviste effektiviseringspotentiale, jf. beskrivelse af den alternative indstilling, uden af botilbuddene konkurrenceudsættes. Såfremt Aktiv Hele Livet ikke kan indfri effektiviseringspotentialet, vil der ske en konkurrenceudsættelse i henhold til hovedindstillingen.

Beskrivelse af sagen
Baggrund
I henhold til Holbæk Kommunes Udbudspolitik besluttede et flertal i byrådet den 15. juni 2016, at der skulle udarbejdes en analyse af potentialet ved at konkurrenceudsætte kommunale bosteder.
 
Koncernservice har nu i samarbejde med Aktiv Hele Livet, samt Økonomi & Effekt, udarbejdet en potentialeafklaring vedrørende konkurrenceudsættelse af kommunens botilbud på voksenområdet, dvs. døgntilbud på handicap og socialpsykiatriområdet. Potentialeafklaringen er vedlagt som bilag til sagen.
 
Analysens konklusioner
Det vurderes, at der er et årligt økonomisk potentiale ved at udbyde opgaven. Størrelsen på det økonomiske potentiale varierer afhængig af hvilket/hvilke botilbud der vælges, herunder fordelingen mellem egne og borgere fra andre kommuner. Sammenholdes alle parametre, vurderes det konservativt, at det årlige potentiale er på mellem 1,8 og 3,8 mio. kr. ved konkurrenceudsættelse af ét eller to sammenhængende botilbud. Holbæk Kommunes andel vil udgøre mellem 1 og 1,5 mio. kr. årligt – den resterende del tilkommer andre kommuner, som har borgere på det konkrete botilbud.
 
Potentialet fordeler sig således:
 
Det kan ikke anbefales at alle kommunens botilbud konkurrenceudsættes samlet på nuværende tidspunkt. Den tungtvejende årsag hertil er, at det er et helt nyt og stort set uprøvet område, og der er derfor behov for – både fra kommunal side og fra tilbudsgivers side – at lære af de erfaringer, som opnås.
 
På den baggrund indstilles det, at Holbæk Kommune konkurrenceudsætter ét eller to naturligt sammenhængende botilbud, dvs. enten Søbæk Have, inkl. Søbæksvej 30, eller Tåstrup Stræde og Tåstrup Have eller Ungekollegiet og Hybenvang.
 
Hvis det besluttes at arbejde videre med at konkurrenceudsætte et eller to kommunale botilbud, vil administrationen udarbejde forslag til hvilket botilbud, som vil være bedst egnet. Udvalget skal herefter beslutte, hvilke tilbud der konkret skal konkurrenceudsættes.
 
Holbæk Kommune har allerede i dag et samarbejde med en række private botilbud og markedet er præget af mange udbydere, som har stor ekspertise indenfor området. Markedet er dog – ligesom kommunen – ikke vant til at agere i en egentlig konkurrencesituation med afgivelse af tilbud, hvorfor en konkurrenceudsættelse skal basere sig på en tæt dialog med markedet, som sikrer en sikker forventningsafstemning mellem parterne. Det forventes, at der vil være både nationale og lokale leverandører, der vil byde ind. Samtidig anbefales det, at kommunen afgiver kontrolbud på opgaven.
 
Udbuddet skal tilrettelægges, så der tages hånd om sikring af den fremtidige forsyningssikkerhed. Det er afgørende, at en fremtidig leverandør har erfaring, er stabil og kan løfte opgaven på betryggende vis, så opgaven lever op til den forventede kvalitet. Derfor anbefales det også, at opgaven udbydes som et begrænset udbud, hvor den kvalitative del vægtes højere end pris.


Beskrivelse af alternativ indstilling
Aktiv Hele Livet arbejder løbende på at effektivisere – herunder også indenfor Handicap og Psykiatri og de kommunale botilbud. Som et led i den daglige drift er der gjort en stor indsats for at bidrage til at skabe råderum og budgetoverholdelse.
 
Aktiv Hele Livet kan derfor som alternativ til gennemførelse af en konkurrenceudsættelse igangsætte de nødvendige initiativer til at finde et effektiviseringspotentiale på de kommunale botilbud, som med rimelighed kan stå mål med forventningerne i en konkurrenceudsættelsessituation.
 
Ved at lade Aktiv Hele Livet arbejde videre i egen organisation fastholdes viden i kommunen, ligesom kommunens fulde handle- og råderum fortsat vil være til stede.
 
Aktiv Hele Livet vil ultimo 2017 fremsætte sin handlingsplan for tilvejebringelse af effektiviseringsgevinsten.
 
Såfremt Aktiv Hele Livet ikke kan indfri effektiviseringspotentialet, vil der ske en konkurrenceudsættelse i henhold til hovedindstillingen.

 

Økonomiske konsekvenser
Det vurderes, at den årlige besparelse for Holbæk Kommune vil ligge mellem 1 og 1,5 mio. kr.


Øvrige konsekvenser
Konkurrenceudsættelse af et kommunalt botilbud, kan medføre virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere, såfremt en privat aktør vinder opgaven.
 
Medarbejdernes løn og ansættelsesvilkår fastholdes i den forbindelse, da de vil være omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven.


Høring
Hovedudvalget
Hovedudvalget blev efter den politiske beslutning orienteret om arbejdet med potentialeafklaringen og nedsatte den 31. oktober 2016 en følgegruppe, idet analysen vedrører kommunale arbejdspladser.
 
Følgegruppen blev ved opstart af analysearbejdet informeret om indhold og proces. Endvidere har de fået lejlighed til at læse potentialeafklaringen og afgive kommentarer hertil. Se bilag.
 
Handicaprådet
Potentialeafklaringen er sendt i høring i Handicaprådet den 6. april 2017. Høringssvar tilgår sagen inden behandling i Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”.


Sagshistorik, henvisninger
Byrådet den 15. juni 2016: Pkt. 161: Beslutning om gennemførelse af potentialeafklaring

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Et flertal bestående af Pernille Kruse og Willy Lisby (begge V) samt Finn Nielsen (DF) godkender den alternative indstilling, dog med det forbehold, at udvalget ønsker at få punktet til fornyet drøftelse før en evt. beslutning om konkurrenceudsættelse.
 
Christina K. Hansen (A) og Leif Juhl (Ø) stemmer imod både hovedindstilling og den alternative indstilling. De ønsker ikke at privatisere eller på nuværende tidspunkt at fastsætte en ramme for reduktioner på bosteder.



caseno17-15594_#4174031_v1_potentialeafklaring - botilbud til voksne.pdf.pdf
caseno17-15594_#4174212_v1_hørringssvar fra følgegruppe i hu.pdf.pdf
caseno17-15594_#4185681_v1_høringssvar handicaprådet..pdf

Bilag

Potentialeafklaring - botilbud til voksne.pdf
Hørringssvar fra følgegruppe i HU.pdf
Høringssvar handicaprådet.


30. Borgerrådgiverens beretning 2016

Borgerrådgiverens beretning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Det indstilles, at byrådet:
  1. tager Borgerrådgiverens beretning til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Borgerrådgivningen i Holbæk Kommune har i 2017 10 års jubilæum, idet funktionen har eksisteret siden den 1. januar 2007 efter beslutning truffet af byrådet den 29. november 2006 i forbindelse med kommunesammenlægningen.
Der udarbejdes en gang årligt beretning til byrådet, som forelægges til politisk drøftelse.
Samtidig med forelæggelse af årsredegørelsen er der vedlagt brugerundersøgelse af Borgerrådgivningen gennemført i 2016.
 
Borger/Borgerrådgivning
Borgerrådgivningen tilstræber at modtage den enkelte borger med respekt, anerkendelse og forståelse. Udgangspunktet er, at borgeren henvender sig fordi borgeren har et problem og ikke for at forstyrre. Borgeren skal føle, at blive modtaget, som en unik borger.
Det peger de tilbagemeldinger vi får fra borgerne også på, men vi har opmærksomhed på, at man som ansat i en offentlig organisation altid kan gøre tingene på en anderledes, mere hensigtsmæssig og bedre måde. Vi er her for borgeren!
 
Borgerrådgivning/Administration
Borgerrådgivningen oplever en god og venlig modtagelse i stort set hele organisationen og der opleves en generel forståelse for eksistensen og opgaveløsningen.
 
Samarbejdet / kontakten og dialogen til organisationen opleves fra Borgerrådgivningens side, som stort set uproblematisk. Mange henvendelser har ført til hurtige og smidige afklaringer/løsninger og/eller forståelse til gavn for både borger og administration.

Der var i 2016 aftalt og gennemført faste møder med Kerneopgaveområderne: Alle Kan Bidrage, Læring og Trivsel, Uddannelse Til Alle Unge og Aktiv Hele Livet og som det fremgår er antallet af møder mellem Borgerrådgivningen og administrationen næsten fordoblet i 2016 (fra 18 til 35).
Møderne er faste møder med chefgruppen, 3-parts møder og rigtig mange møder med afdelingerne, som har ønsket nærmere orientering/uddybning af årsredegørelsen for 2015.
 
Borgerrådgiveren som bisidder opleves som værende et aktiv for både den enkelte borger, men også for medarbejderen/afdelingen.
 
Anbefalinger
Kommunikation mellem borger og Holbæk Kommune er stadig et område, der giver udfordringer og som der i henhold til En Stærk Medspiller, skal arbejdes videre med.
Medarbejdere skal ved møder sikre, at borgeren er orienteret om dagsordenen og forstår den efterfølgende dialog.
Fortsat fokus på, at breve bør gøres så læsbare og forståelige som muligt i forhold til modtager. De nuværende skabeloner bør analyseres med henblik på
Der bør gives svar/kvittering på alle henvendelser (mails og breve) og ringes tilbage til borger, hvis besked er lagt på svarer eller mail fra Omstillingen. Kommunikationsformen mellem borger og Familiecenter i komplekse sager bør overvejes. Borger skal ikke umyndiggøres.
Anmodning om og tidsfrist for aktindsigt bør overholdes.
Oplevelsen for borger af adskilt budget Skoler og Familiecenter imellem bør ikke forekomme. Der anbefales helhedsorienteret sagsbehandling uden økonomiske diskussioner og absolut ikke i borgerens overværelse (Kerneopgaveområdet Læring og Trivsel bør fremtræde som ét samlet center).
Tidsfrister for svar fra borger på fremsendelse af post via Post Danmark bør forlænges.
Tættere samarbejde Jobcenter og Ydelsescenter bør ske.
Går en ung borger fra forsørgelse til uddannelse og SU bør den unge rådgives i kravet om opsparing til karantæne efter endt uddannelse. Emnet bør udvides til også at omfatte uddannelsesinstitutionernes studievejledere.
 
Bilag til årsberetningen:
 
1. Datamateriale
2. Brugerundersøgelse 2016


Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse §65E. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=170459


Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Orientering taget til efterretning


caseno17-11358_#4154778_v1_borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154777_v1_datamateriale 2016.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154769_v1_borgerrådgiverens beretning 2016.pdf.pdf

Bilag

Borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf
Datamateriale 2016.pdf
Borgerrådgiverens beretning 2016.pdf


31. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab", Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. administrationens plan for opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
I borgerrådgiverens årsrapport for 2016 er der beskrevet en række opmærksomhedspunkter og anbefalinger til, hvordan de enkelte kerneområder og hele organisationen kan forbedre samspillet mellem borgere og kommune.
 
Ved byrådets behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2015 blev der efterspurgt en plan for kerneområdernes opfølgning op på anbefalingerne. Denne plan blev fremlagt for byrådet i efteråret 2016. I forbindelse med behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2016, har administrationen udarbejdet en tilsvarende handlingsplan, som fremlægges samtidig med årsrapporten.
 
I bilaget til dagsordenspunktet fremgår det, hvordan de enkelte kerneområder følger op på borgerrådgiverens opmærksomhedspunkter og anbefalinger med korte beskrivelser af de handlinger, der er sat i gang eller vil blive sat i gang. Det handler om følgende temaer, som også fremgår af bilaget:
 
Vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt, kommunikeres til og indskærpes overfor alle medarbejdere.
Særlig opmærksomhed på at alle, også nye medarbejdere, lærer telefonpolitikken at kende.
 
 Løbende arbejde med at forbedre vores skriftlige kommunikation til borgerne.
Gennemgang af brevskabeloner.
 
Information til og indskærpelser overfor alle medarbejdere om vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt.
 
Øget opmærksomhed på tidsfrister ved almindelig post.
Anvendelse af Ankestyrelsens praksis for estimering af hvor hurtigt en borger modtager fysisk post.
 
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal kvitteres for henvendelser inden for 48 timer, og at det skal fremgå, hvornår borgeren kan forvente svar på sin henvendelse.
Børneindsatsen har organiseret sig i teams med koordinatorer tæt på, for at sikre bedre overblik og tættere opfølgning.
 
AKBI evaluerer rehabiliteringsteamets arbejdsprocesser med henblik på en mere smidig model. Fremlægges inden sommer 2017, og skal sikre bedre faglighed, fleksibilitet og driftssikkerhed i teamets arbejde.
 
Der er udarbejdet og implementeret en klar arbejdsgang for snitfladen mellem jobcenter og ydelsescenter, når jobkonsulent fritager en borger for 225-timers arbejdskrav.
Overholdelse af denne arbejdsgang indgår i regelmæssigt ledelseseftersyn.
 
Der arbejdes løbende på at hjælpe antallet af langvarige modtagere at kontanthjælp i ordinær beskæftigelse efter tilgangen "en tidlig, vedvarende og tværfaglig indsats".
 
Det er aftalt med ungdomsuddannelserne, at Ungeindsatsen udarbejder en kort beskrivelse som orienterer om reglerne for økonomisk hjælp fra kommunen i perioden mellem uddannelse samt efter endt uddannelse.
 
Nyt og tættere samarbejde mellem almenområdet og Børneindsatsen forventes at forbedre tilbagemeldinger fra sagsbehandlere på henvendelser.
I Børneindsatsen er der etableret en fælles indgang hvor skoler og dagtilbud kan hente råd og vejledning.
 
Der arbejdes tættere sammen med skolerne og dagbehandlingstilbud.
 
Der er lavet en omstrukturering så den enkelte rådgiver har hele sagsforløbet. Det betyder bedre overblik, også over tidsfrister, deadlines og tilbagemeldinger.
Der tilstræbes bedre dialog med borgeren om ønske om sagsbehandlerskrift.
 
Åbne sager screenes løbende med henblik på om de kan/bør afsluttes.
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal gives besked til sagsparter ved afslutning af sager.


Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Orientering taget til efterretning


caseno17-11358_#4173062_v1_kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf.pdf

Bilag

Kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf


32. Beslutningssag - Budgetrevision 2

Beslutningssag - Budgetrevision 2

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget og byrådet
 
Beslutningssag

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
 
  1. de i bilag 1 anbefalede omplaceringer og tillægsbevillinger godkendes
  2. det godkendes, at anlægsprojekter iværksættes og udskydes som anbefalet i bilag 15
  3. uforbrugte midler i puljen til benchmarking – i alt 0,9 mio. kr. - tilføres kassebeholdningen
  4. uforbrugte midler i puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud - i alt 1,0 mio. kr.- tilføres kassebeholdningen
  5. uforbrugte midler i Projektudvalget for Væksts puljer – i alt 1,0 mio. kr. – tilføres kassebeholdningen
 

 

Beskrivelse af sagen
Budgetrevision 1
Budgetrevision 1 viste et forventet merforbrug på driften på 41 mio. kr. Det skyldtes primært et merforbrug på beskæftigelsesområdet og det specialiserede område.
 
I BR 1-sagen var der derfor indeholdt en handlingsplan, der reducerer budgetterne med i alt 50 mio. kr. Heraf findes 40 mio. kr. ved ansættelse og indkøb med omtanke. De sidste 10 mio. kr. findes ved en halvering af sygedagpengerefusionerne. Tiltagene har betydning for driften af Holbæk Kommune. Ansættelse med omtanke resulterer således i, at der vil være færre hænder til at løse opgaverne.  Indkøb med omtanke betyder, at der vil være varer og tjenesteydelser, som organisationen er vant til at have til rådighed, og som nu må undværes. Samtidig vil der være færre ressourcer til at dække ind for langtidssyge medarbejdere på grund af halveringen af sygedagpenge-refusionerne.
 
De 40 mio. kr. vedrørende ansættelse og indkøb med omtanke er fordelt mellem kerneområderne. De 10 mio. kr. vedrørende sygedagpengerefusioner udmøntes i løbet af året. Fordeling af de 50 mio. kr. mellem kerneområderne er:
 
 
Fordelingen af de 50 mio. kr. er indarbejdet i budgetrevision 2.
 
På den måde skal merforbruget på 41 mio. kr. modsvares af et mindreforbrug andre steder i organisationen. Med en handleplan svarende til 50 mio. kr. og et forventet merforbrug på 41 mio. kr. ved BR 1, blev der ved budgetrevision 1 teknisk set skabt en buffer på 9 mio. kr.
 
Budgetrevision 2
Siden budgetrevision 1 er merforbruget steget yderligere både på beskæftigelses- og specialområdet og hos Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” - fortrinsvis på skoleområdet jævnfør særskilt notat om Læring og Trivsel. Den tekniske buffer på 9 mio. kr. anvendes til finansiering af dette merforbrug.
 
Herudover indstilles det ved budgetrevision 2, at der lægges i alt 2,9 mio. kr. i kassen, som endnu ikke er brugt af de politisk afsatte puljemidler. Beløbet kommer fra puljen til benchmark (0,9 mio. kr.), Projektudvalget for Væksts puljer (1,0 mio. kr.) samt puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud (1,0 mio. kr.).
 
Endelig indstilles det, at der gives omplaceringer og tillægsbevillinger, som beskrevet i bilag 1.
 
På den baggrund forventes driftsbudget og driftsudgifter at balancere ved budgetrevision 2.
 
En udfordring på dagtilbudsområdet, som skyldes ca. 100 børn mere end budgetteret, løses på tværs af politikområderne indenfor Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”. Udfordringen løses ved reduktioner på dagtilbudsområdet samt på specialundervisning og det specialiserede børneområde.
 
Ved budgetrevision 2 er overførslerne på 27,7 mio. kr. fra 2016 til 2017 indarbejdet. Af hensyn til likviditeten skal der overføres samme beløb fra 2017 til 2018, som der er overført fra 2016 til 2017. På nuværende tidspunkt er der lokaliseret overførsler på 10 mio. kr., som primært vedrører eksternt finansierede projekter. De resterende 17,7 mio. kr. skal også overføres til 2018, og administrationen laver den konkrete udmøntning i løbet af året.
 
Budgettet for indtægter er ved budgetrevision 2 blevet tilpasset. Det drejer sig om en reduktion på ca. 9 mio. kr. Ændringen skyldes dels en forventning om, at midtvejsreguleringen af beskæftigelsestilskuddet vil resultere i en tilbagebetaling på ca. 10 mio. kr. til staten, og dels at kommunerne i 2017 kompenseres for forhøjelsen af vederlaget til borgmesteren og udvalgsvederlagene. For Holbæk Kommunes vedkommende betyder det en indtægt på ca. 1 mio. kr.
 
Holbæk Kommunes likviditet er fortsat presset, og derfor er det vigtigt at holde fast i de 12 styringsprincipper – herunder, at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger.
 
Budgetrevision 2 er baseret på den oversigt over anlægsprojekter, der gennemføres eller udskydes i 2017, som fremgik af nyt bilag 10 ved budgetrevision 1. Holbæk Kommunes likviditet er ikke forbedret siden budgetrevision 1, og derfor kan der ikke iværksættes yderligere anlægsprojekter. For at finansiere de planlagte anlægsprojekter, skal der sælges grunde og ejendomme for 48 mio. kr., hvilket er samme niveau som ved budgetrevision 1. Hvis der opstår yderligere finansieringsmuligheder for anlægsprojekter end antaget hidtil, fremlægges de udskudte anlægsprojekter for byrådet til prioritering.


Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Godkendt


caseno17-1642_#4183550_v1_br2 - bilag 1 - omplaceringer og tillægsbevillinger - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183551_v1_br2 - bilag 2 - samlet oversigt - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183553_v1_br2 - bilag 3 - læring & trivsel - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183554_v1_br2 - bilag 4 - læring & trivsel - pris x mængde br 2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183555_v1_br2 - bilag 5 - udannelse og job - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183556_v1_br2 - bilag 6 - uddannelse til alle unge - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183557_v1_br2 - bilag 7 - uddannelse til alle unge - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183558_v1_br2 - bilag 8 - alle kan bidrage - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183559_v1_br2 - bilag 9 - alle kan bidrage - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183560_v1_br2 - bilag 10 - aktiv hele livet - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183561_v1_br2 - bilag 11 - aktiv hele livet - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183563_v1_br2 - bilag 12 - klima og miljø - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183565_v1_br2 - bilag 13 - kultur og fritid - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183546_v1_br2 - bilag 14 - økonomiudvalget - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183548_v1_br2 - bilag 15 - oversigt over status på anlæg 2017 - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183549_v1_br2 - bilag 16 - oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - br2 2017.pdf.pdf

Bilag

BR2 - Bilag 1 - Omplaceringer og tillægsbevillinger - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 2 - Samlet oversigt - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 3 - Læring & Trivsel - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 4 - Læring & Trivsel - Pris x mængde BR 2 2017.pdf
BR2 - Bilag 5 - Udannelse og Job - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 6 - Uddannelse til alle unge - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 7 - Uddannelse til alle unge - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 8 - Alle kan bidrage - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 9 - Alle kan bidrage - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 10 - Aktiv hele livet - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 11 - Aktiv hele livet - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 12 - Klima og Miljø - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 13 - Kultur og Fritid - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 14 - Økonomiudvalget - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 15 - Oversigt over status på anlæg 2017 - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 16 - Oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - BR2 2017.pdf


33. Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab".
 
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Udvalget drøfter, hvordan potentialet for arealoptimering, på udvalgets område, realiseres.

Beskrivelse af sagen
I forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 blev det besluttet, at driften af kommunale ejendomme, ved udgangen af 2018, skulle være reduceret med 20 mio. kr. ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme.
 
Byrådet vedtog d. 15. januar 2015 følgende principper for arealoptimering:
 
Bygningerne skal anvendes af flere personer og i længere tidsrum.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at undersøge om bygningerne udnyttes optimalt i den tid de er i brug. Samtidig skal det undersøges om bygningerne kan anvendes af andre funktioner i de tidsrum hvor bygningerne ikke benyttes til det nuværende formål. For at få plads til flere funktioner i bygningerne kan det være nødvendigt at forskellige personalegrupper deler eks. køkken-, møde- og omklædningsfaciliteter. Det betyder eks. at alle personalegrupper på en skole deler samme personalefaciliteter.
 
Der anlægges en økonomisk helhedsvurdering når funktioner flyttes og samles i færre bygninger.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at flytte funktioner sammen. Der anlægges en samlet økonomisk vurdering, hvor både direkte driftsudgifter og afledte udgifter til eks. øget transport mv. medregnes. Der vil ofte kunne realiseres den største besparelse ved at samle funktioner i bygninger med middel eller god bygningsmæssig stand og så frasælge dårligt udnyttede bygninger samt bygninger i dårlig stand. Det kan i enkelte tilfælde være nødvendigt at samle funktioner i bygninger i dårlig stand, hvis disse ikke kan sælges og derfor vil påføre kommunen forsatte udgifter.
 
Bygninger kan kun tages i anvendelse efter en samlet vurdering af lokalebehovet på tværs af kommunens fagområder.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt, at der anlægges et helhedsperspektiv og, at bygningerne anvendes ud fra hvad der er optimalt for hele kommunen og ikke i forhold til, hvad der giver mest mening for et enkelt fagområde. Det betyder også, at bygningerne ikke ”ejes” af eller kan disponeres over, af de funktioner som anvender bygningerne i dag. Hvis der skal ske en ændring af anvendelsen, så skal dette ske, efter der er foretages en samlet central vurdering af lokalebehovet ud fra geografiske og faglige behov.
En afledt positiv effekt af arealoptimering er ligeledes, at der kan skabes grobund for nye samarbejder kerneområder, borgere og foreninger imellem.
 
Nuværende status
Driftsbudgettet til kommunale ejendomme dækker grundlæggende over følgende udgiftsposter:
- Indvendig vedligeholdelse
- Vedligeholdes af udenoms arealer
- El, vand og varme
- Forsikringer
- Rengøring
- Måtter
- Vinduespolering
- Tekniske installationer
- Tyverisikring og vagtordning
 
Ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme, så er det hensigten at en række af de kommunale ejendomme kan frasælges, og dermed ikke længere belaste det kommunale driftsbudget. Når en bygning sælges, så vil det dermed være den konkrete besparelse på ovenstående udgiftsposter, der bidrager til arealoptimering. I det perspektiv vil en forøgelse af m2 på den enkelte ejendom eller ibrugtagning af en fraflyttet ejendom resultere i en forøgelse af driftsbudgettet. 
 
Baggrunden for målet om en budgetreduktion på 20 mio. kr. var et driftsregnskab på ca. 141 mio. kr. i 2012. I nedenstående tabel er regnskabet for 2012 sammenholdt med budgettet for 2017. Derved kan det udledes, at driftsbudgettet på nuværende tidspunkt er reduceret med 7.21 mio. kr.
 
Politikområde:
Forbrug 2012:
Budget 2017:
Ændring:
1 Politisk org.
kr. 0
kr. 0,00
kr. 0,00
2 Administration
kr. 14.221.512
kr. 23.723.014
-kr. 9.501.502
4 Skoler
kr. 53.481.262
kr. 44.512.500
kr. 8.968.762
5 Almene dagtilbud
kr. 20.141.558
kr. 17.214.500
kr. 2.927.058
6 Børn .. særlige behov
kr. 1.195.986
kr. 3.745.000
-kr. 2.549.014
7 Sundhed
kr. 857.487
kr. 603.000
kr. 254.487
8 Ældreområdet
kr. 27.433.102
kr. 19.560.515
kr. 7.872.587
9 Voksenspecialomr.
kr. 157.024
kr. 5.402.568
-kr. 5.245.544
10 Miljø og planer
kr. 0
kr. 33.000
-kr. 33.000
11 Ejendomme
kr. 12.517.477
kr. 10.536.868
kr. 1.980.609
12 Komm. veje og trafik
kr. 1.522.064
kr. 1.116.000
kr. 406.064
13 Udd. og beskæft.
kr. 378.251
kr. 397.000
-kr. 18.749
14 Erhverv
kr. 64.228
kr. 0
kr. 64.228
15 Kultur og fritid
kr. 8.989.371
kr. 6.905.000
kr. 2.084.371
Total:
kr. 140.959.323
kr. 133.748.965
kr. 7.210.358
 
Fordeling af gevinstmål samt plan for arealoptimering
Vækst & Bæredygtighed har det samlede overblik over indsatser og resultater i forbindelse med arealoptimering. Muligheden for at vi lykkes med arealoptimeringen er afhængig af, at alle interessenter bidrager til at skabe konstruktive løsninger og at der træffes de nødvendige beslutninger.  
 
På baggrund af ovennævnte, så har Vækst & Bæredygtighed i samarbejde med den resterende del af administrationen, arbejdet med at opnå et indgående kendskab til kommunens bygninger og den nuværende udnyttelse. På den baggrund er der udarbejdet en samlet realiseringsplan for arealoptimering, der estimerer et potentiale for reduktion på 14.673.302 kr. i driftsbudgettet via en bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme. Dermed vil den samlede reduktion i driftsbudgettet være (7.210.358 + 14.673.302) = 21.883.660 kr.
 
I nedenstående tabel er ovenstående fordelt på politiske udvalg, hvormed det estimerede potentiale er fastlagt for hvert af de respektive udvalg.
 
 
Udvalg:
Estimeret potentiale:
Aktiv hele livet - Sundhed og Omsorg
kr. 3.662.261
Uddannelse og job
kr. 777.962
Kultur, Fritid og Fællesskab
kr. 684.976
Klima og Miljø
kr. 4.366.261
Læring og Trivsel for Børn og Unge
kr. 5.181.842
Total:
kr. 14.673.302
 
På mødet vil Vækst & Bæredygtighed fremlægge baggrunden for det estimerede potentiale samt facilitere drøftelser omkring, hvordan potentialet kan realiseres. 

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Drøftet




34. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget.
 
Drøftelsessag.

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. udvalget fortsætter drøftelser, og anviser løsninger på budgetudfordringen på udvalgets ressortområde i budget 2018-2021.

 

Beskrivelse af sagen
Udvalgenes opgave i forbindelse med budgetlægningen
Det fremgår af den politiske tids- og arbejdsplan for budget 2018-2021, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde deres andel af budgetforslag 2018-2021.
 
Udvalget skal indenfor den økonomiske ramme lave et forslag til budget 2018 for de politikområder, som udvalget har ansvaret for. Rammen må ifølge de 12 styringsprincipper for økonomistyring ikke overskrides. Hvis udvalget har merudgiftsdrivende ønsker på et område, skal udvalget selv anvise finansiering. Udvalget skal også anvise finansiering til eventuelle merudgifter grundet den demografiske udvikling, lovændringer eller andre årsager.
 
Udvalgene skal arbejde med politiske prioriteringer - effektiviseringer, arealoptimering, og servicejusteringer - alt sammen indenfor de økonomiske rammer, som byrådet har besluttet.
 
Det forslag hvert udvalg laver for budget 2018 inden sommerferien, bliver baggrunden for byrådets efterfølgende forhandlinger om budget 2018 efter sommerferien.
 
Ovennævnte retningslinjer gælder alle de stående udvalg. Udvalget ”Uddannelse og Job” er med sin konjunkturfølsomhed undtaget fra den helt stramme styring. Her skal der arbejdes med ambitiøs og realistisk budgetlægning, hvilket kan resultere i at rammen bliver overskredet. Efter sommerferien, senest ved 2. behandlingen af budgettet skal den eventuelle opdrift finansieres.
 
Udvalgets møde i april
På mødet i april drøftes de væsentligste forudsætninger for budget 2018 på udvalgets ressortområde.
 
Forudsætningerne - priser og mængder, lovændringer, udvikling i befolkningssammensætning, forventninger til konjunkturudvikling mv. - der ligger til grund for udvalgets budget 2018, præsenteres. Herunder drøftes hvordan de udvikler sig i forhold til budget 2017.
 
I det omfang beregningerne viser tendens til at udvalgets budgetramme overskrides, skal der findes reduktioner, der modsvarer overskridelsen.
 
Dette arbejde vil foregå henover møderne i april og maj.

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Drøftelsen udsat til temamøde d. 11. maj kl. 9-13.




35. Gensidige orienteringer til mødet d. 24. april 2017

Gensidige orienteringer til mødet d. 24. april 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”
 
Orienteringssag

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at følgende gensidige orienteringer bliver taget til efterretning:
 
Orientering fra formanden
 
Orientering fra udvalgets medlemmer
 
Orientering fra administrationen


Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Orienteringer taget til efterretning jf. bilag.