UDVALG

Udvalget for Klima og Miljø

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.16, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

24-04-2017 08:30:00

SLUTTIDSPUNKT

24-04-2017 14:00:00


PUNKTER

45. Godkendelse af dagsorden til mødet d. 24. april 2017
46. Beslutning om godkendelse af fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet
47. Beslutning - Vejledning om råden over vejarealer i høring
48. Beslutning om biomassekedelanlæg til Sportsbyen
49. Beslutning - Vedtagelse af endelige Natura 2000-handleplaner 2016-2021
50. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april
51. Drøftelse - Realisering af arealoptimering
52. Beslutningssag - Budgetrevision 2
53. Orientering om resultat af genudbud af vandløbsvedligeholdelse 2017-2020
54. Borgerrådgiverens beretning 2016
55. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016
56. Orienteringer til mødet den 24. april 2017



45. Godkendelse af dagsorden til mødet d. 24. april 2017

Godkendelse af dagsorden til mødet d. 24. april 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. dagsorden til mødet i Udvalget for Klima og Miljø d. 24. april 2017 godkendes.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Godkendt.




46. Beslutning om godkendelse af fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet

Beslutning om godkendelse af fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet godkendes

Beskrivelse af sagen
Baggrund
Holbæk Kommunes fire funktionskontrakter på asfalt udløber fra medio 2018 til udgangen af 2020. Kontrakterne har en samlet årlig værdi på ca. 23 mio.kr (i 2017 tal). 
I forbindelse med det nærtstående kontraktudløb er der udarbejdet en fremtidig indkøbsstrategi for området, som både omfatter perioden juni 2018 frem til december 2020 samt perioden fra januar 2021 og frem.
Formålet med strategien er at få mere fremtidssikrede og fleksible kontrakter, hvor Holbæk Kommune har mulighed for at få større indflydelse på hvilke opgaver, der skal udføres og hvornår samt fleksibilitet i forhold til kommunens fremtidige byudvikling. Strategien er nærmere beskrevet nedenfor.
 
Nuværende kontrakter
Funktionskontrakterne omfatter asfaltbelægning på kommunens veje opdelt af tidligere kommunegrænser som oplyst i nedenstående skema:
 
Område
Leverandør
Kontraktstart
kontraktslut
Gl. Holbæk Kommune
Colas
1. juni 2003
31. maj 2018
Gl. Tornved
Pankas
1. september 2004
31. december 2018
JTS (gl. Jernløse, Tølløse og Svinninge)
Colas
1. marts 2006
31. december 2020
Tidl. Amtsveje
Colas
1. januar 2009
31. december 2020
 
Nuværende vejkapital
En rapport fra marts 2016 med resultaterne af en landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand vurderes det, at Holbæk Kommunes vejbelægninger har en restlevetid på 28 procent. Gennemsnittet for landets kommuner ligger på 41 procent og den anbefalede restlevetid ligger på 50 procent. Dette indikerer, at Holbæk Kommune har et større efterslæb på dette område end landsgennemsnittet.
 
Muligheder for fremtidige kontraktformer
En intern arbejdsgruppe med repræsentanter fra Vækst & Bæredygtighed – Kommunal Drift og Koncernservice - Indkøb har undersøgt hvilke kontraktformer og samarbejdsmodeller, det er muligt at benytte sig af i de nye udbud – herunder:
 
Form
Fordele
Ulemper
Funktionskontrakter
(Mangeårig kontrakt hvor entreprenøren prioriterer opgaver efter forhåndsbestemt kvalitetsstandard)
Vejkapitalen fastholdes når budget er sikret, entreprenør investerer i vejnettet, holdbar løsning og mindre vedligehold
Manglende økonomisk fleksibilitet, delvis manglende indflydelse
Rammeaftaler
(Kort/mellemlang kontrakt hvor kommunen prioriterer opgaver og bestiller ud fra enhedspriser)
Mulighed for korte kontrakter, økonomisk og faglig prioritering, valgfrit niveau af samarbejde/dialog mv
Kræver yderligere interne ressourcer, højere transaktionsomkostninger, usikkerhed omkring fastholdelse af vejkapitalen
Partnering
(samarbejdsmodel baseret på tillid og fælles mål – tilknyttes kontraktform)
Dialog og samarbejde i højsæde, mulighed for innovativ opgaveløsning, indflydelse på opgaverne
Behov for mange ressourcer (internt og eksternt), høje transaktionsomkostninger, usikkerhed omkring fastholdelse af vejkapitalen på længere sigt
Nærmere beskrivelse af modellerne/kontraktformerne kan ses i bilag 1 ”Asfaltkontrakter – fremtidig indkøbsstrategi”
 
Indkøbsstrategi for asfaltområdet
Fokus for arbejdsgruppen har været at opnå en fremtidssikret og fleksibel kontrakt. En samlet kontrakt hvor Holbæk Kommune får mere indflydelse på prioritering og opgaver, hvor vejkapitalen fastholdes og hvor der bl.a. tages hensyn til byudvikling og kommuneplan.
Da de nuværende asfaltkontrakter udløber i hhv. 2018 og 2020 er indkøbsstrategien ligeledes opdelt i 2 perioder:
 
- Periode fra juni 2018-december 2020
- Periode fra 2021 og frem
 
Perioden juni 2018-december 2020
Strategien lægger op til at udbyde en samlet rammekontrakt for gl. Holbæk og gl. Tornved med forskudt ikrafttræden ved kontrakternes udløb. En samlet kontrakt vil have en årlig værdi af ca. 10 mio.kr. (2017 tal) baseret på priserne fra de tidligere funktionskontrakter.
 
Perioden fra januar 2021
Opgaven udbydes som to kontrakter (evt. med delaftaler). Det anbefales, at der i kontraktmæssig forstand sondres mellem landområder og byområder, da asfaltarbejde i byområder kan være mere komplekst end i landområder f.eks. pga. mere trafik, flere interessenter og mange ledningsejere. Det er dermed også årsagen til, at det ikke anbefales at indgå funktionskontrakt i byområder. Arbejdsgruppen anbefaler følgende kontraktformer i prioriteret rækkefølge:
 
  1. Rammeaftale (evt. med partnering) i byområder og funktionskontrakt i landområder
  2. Forskellige rammeaftaler (evt. med partnering) i hhv. byområder og landområder
 
Arbejdsgruppen anbefaler ikke partnering på nuværende tidspunkt, fordi erfaringsgrundlaget endnu ikke er entydigt i forhold til værdien af en sådan samarbejdsmodel.
Administrationen vil dog arbejde aktivt med principperne i partnering frem mod kontraktstart i 2021.
 
Det er undersøgt hvorvidt fortove kan indeholdes i funktionskontrakter. Markedet anbefaler ikke denne model, da den fordyrer kontrakterne med op til 300 procent. Det anbefales at få enhedspriser på fortove med i rammeaftaler.
 
Indkøbsstrategien tager forbehold for ændringer såsom indførelse af nye kontraktformer eller markedsændringer. Hvis rammeforudsætningerne ændrer sig væsentlig fra i dag vil indkøbsstrategien blive tilrettet.
 
Videre proces
Med godkendelse af strategien vil den videre proces følge den i strategien oplyste foreløbige tidsplan med udbud i henholdsvis 2018 og 2020. Denne strategi vil danne grundlag for de fremtidige udbud.

Uddybende materiale kan ses i bilag 1 ”Asfaltkontrakter – fremtidig indkøbsstrategi” og bilag 2 ” Resultat af landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand 2016 SAMKOM”.

Økonomiske konsekvenser
 
Den økonomiske konsekvens afhænger af markedets reaktion på udbuddene i 2018 og 2020.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Det indstilles, at der indgås rammeaftale for byområder og funktionskontrakt for landområder, idet vejkapitalen på 28 procent som minimum skal fastholdes.
 
Det indstilles endvidere, at Udvalget for Klima og Miljø fastlægger hovedkravene og incitamenterne i udbuddet.


caseno17-15184_#4176800_v1_indkøbsstrategi_asfalt 2017.pdf.pdf
caseno17-15184_#4176633_v1_bilag 2_resultat af landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand_2016 samkom.pdf.pdf

Bilag

Indkøbsstrategi_asfalt 2017.pdf
Bilag 2_Resultat af landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand_2016 SAMKOM.pdf


47. Beslutning - Vejledning om råden over vejarealer i høring

Beslutning - Vejledning om råden over vejarealer i høring

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Vejledning om råden over vejarealer i Holbæk Kommune sendes i høring. Samtidig indføres en digital ansøgningsprocedure via hjemmesiden

Beskrivelse af sagen
På udvalgets møde den 21. marts orienterede administrationen om, at det nugældende ”Regulativ for benyttelse af Park- og Vejarealer” trængte til en opdatering. Samtidig præsenteredes en køreplan for en ny vejledning.
 
Udkast til denne vejledning er nu udarbejdet og vedlagt som bilag 1. Kommunens hjemmeside skal opbygges af separate elementer for f.eks. stadepladser, udeservering og arrangementer. For at strømline ansøgningsproceduren skal hvert element kun indeholde de relevante rammer og retningslinjer, så en ansøger ikke behøver at læse hele vejledningen.
 
Administrationen fremhæver især disse områder, hvor udvalget bedes godkende administrationens anbefalinger inden høringerne. Disse områder vil blive fremhævet i høringerne:
 
 
Indretning og tilgængelighed på Ahlgade
Den nuværende indretning af Ahlgade fremgår af vejledningen.
 
Administrationen kan jævnligt konstatere, både ved selvsyn og ved gentagne borgerhenvendelser, at gangarealet ikke bliver friholdt. Det giver selvsagt problemer for borgere i kørestole, med rollatorer eller tvillingebarnevogne.
 
Det kan nok ikke undgås, at f.eks. en cafegæst stiller en stol for enden af et bord ved gangarealet, som er markeret med metalsøm i brolægningen. Derfor bør gangarealet respekteres ved opstilling af caféborde, tøjstativer o.lign. og de ansatte i butikker og caféer bør føre dagligt tilsyn.
 
Administrationen mener derfor, at den nuværende indretning af Ahlgade bør videreføres uændret, således at Ahlgade fortsat er tilgængelig for rollatorer, kørestole m.m.
 
 
Balancen mellem boder og butikker
På dette område kan der opstå uoverensstemmelser dels når f.eks. en kaffeknallert opstilles lige foran en cafe, men også når indehaveren af f.eks. en ostebutik føler sig pålagt unfair konkurrence fra en mobil ostehandler.
 
Modsat har Holbæk som by en interesse i, at der er så meget liv som muligt på f.eks. Ahlgade, og de tilstødende butikker mener ofte, at mobile boder giver mere lokalt liv og dermed mere omsætning til f.eks. tøjbutikker.
 
En del af dette område udgøres af taksten for mobile eller stationære stadepladser, idet en høj pris vil gøre boderne mindre interessante og omvendt. Det nugældende takstblad er vedlagt som bilag 3 i vejledningen.
 
Da omkostningerne til et mobilt stade med ferske fødevarer, f.eks. ost, kød og fisk, er langt lavere end til en tilsvarende butik – også når ulemperne medregnes – føler butikkerne sig med en vis ret udsat for unfair konkurrence.
 
Principielt gælder det samme forhold for f.eks. stader med tøj og sko, men administrationen har kun fået henvendelser vedr. ost og kød. Seneste henvendelse vedlægges som bilag 2.
 
Administrationen mener derfor, at stader med ferske fødevarer kun skal have tilladelse til salg én dag ugentligt. I øjeblikket har en ostevogn tilladelse til to dage og en kødvogn én dag ugentligt. Ostevognen vil derved blive reduceret til en enkelt dag, mens kødvognen kan fortsætte uændret.
 
 
Forpligtelser ved leje af areal
Administrationen stiller en række standardbetingelser ved leje af arealer, f.eks. forbud mod maling på fortovet, krav om oprydning osv. Derimod stiller administrationen sædvanligvis ikke krav om omfang af anvendelsen.
 
I visse særlige tilfælde kan det imidlertid give mening at stille krav til anvendelsen af arealet. F.eks. udlejes en stor del af Torvet (Ahlgade ud for Sparekassen i nr. 51) i det meste af december til juletræssalg. Lejer har fået tilladelse til at indhegne arealet, da det er praktisk umuligt at flytte lageret af juletræer hver dag eller sikre mod tyveri på anden måde end ved indhegning. I et sådant tilfælde bør der være mulighed for at stille krav om åbningstider, der svarer til Ahlgades butikker for at undgå, at Torvet ligger hen som et dødt afspærret område i store dele af butikkernes åbningstid.
 
Administrationen mener derfor, at der i særlige tilfælde skal være mulighed for at stille krav til anvendelse af de lejede arealer.
 
 
Midlertidig lukning
En af betingelserne for leje af areal på Ahlgade er, at lejemålet kan suspenderes midlertidigt uden kompensation ved større arrangementer som f.eks. Skvulp Festival eller Sundhedsdagen, hvad enten disse arrangementer er i kommunalt regi eller under f.eks. Byforum.
 
Administrationen mener derfor, at denne betingelse bibeholdes uændret.
 
 
Fredeliggørelse og forsøg med ensretning
Kørebanen på Ahlgade kan ved eventuelle forsøg med ensretning delvist kunne anvendes til f.eks. yderligere udeservering, vareudstilling el.lign.
 
Dette kan blive relevant, da Holbæk Kommune netop nu er i dialog med Holbæk Byforum og andre interessenter om et sådant forsøg hen over sommeren.
 
Disse midlertidige arealer kan enten tilbydes til lejeren af det nærmeste udlejningsareal – dvs. den tilstødende butik - eller det kan udbydes frit. Da lejeperioden for disse arealer er forkortet, bør lejen nedsættes i forhold til de nuværende arealer, f.eks. til halvdelen. Denne takst kan passende evalueres i sammenhæng med evalueringen af forsøget med ensretning af Ahlgade.
 
Det frigjorte areal er et nyt areal, som ikke er indgået i forudsætningerne ved fastsættelse af leje for de forskellige butikker på Ahlgade. Derudover er formålet med forsøg med ensretningen bl.a. at skabe mere liv i midtbyen.
 
Administrationen mener derfor, at disse midlertidige arealer skal udbydes frit, således at alle butikker på Ahlgade kan anmode om at leje dem.
 
Bannere og plakater
Kommunen tilbyder, at der i forbindelse med arrangementer kan ophænges op til tre bannere på hver side af gangbroen over Valdemar Sejrsvej og kun der. Pladserne er stærkt efterspurgte, og administrationen må jævnligt afslå ønsker om ophængning. Der er derfor behov for en prioritering af ønskerne.
 
Administrationen mener, at budskaber og indhold på bannere skal være af almen interesse for kommunens borgere og må ikke have et rent kommercielt indhold.
 
Takster
De nuværende takster fremgår som nævnt af vejledningen og modsvarer et provenu på ca. 715.000 kr. om året.
 
I øjeblikket opkræves der ikke betaling for el. Da elforbrug på stadepladser medfører en udgift for kommunen, finder administrationen det mest naturligt, at denne udgift afholdes af stadepladsholderne.
 
Administrationen har undersøgt taksterne i Ringsted, Næstved og Slagelse. Ringsted har valgt at gøre stadepladser gratis frem til 2020, mens der opkræves betaling for el. Slagelses takster er på niveau med Holbæks nuværende priser, mens Næstved har gradueret taksterne, men på et højere niveau end Holbæk. Disse byers takster er vedlagt som bilag 3.
 
Endvidere har Vejdirektoratet for nylig i vejledningen til Vejloven noteret, at ”Vejmyndigheden skal tilstræbe, at betalingen svarer til direkte og indirekte udgifter i forbindelse med den forretningsmæssige, ikke-trafikale, råden over vejarealet.”
 
Dette krav vedrører ikke den enkelte ansøgning, men gælder for området som helhed, og der er derfor en vis mulighed for at graduere de forskellige takster inden for denne ramme. Flere kommuner, som administrationen har kontaktet, har bibeholdt det hidtidige niveau og har forklaret, at de i givet fald vil kunne opstille et regnskab, som demonstrerer den ønskede sammenhæng mellem lejeindtægter og udgifter. Dette regnskab vil også kunne opstilles i Holbæk Kommune.
 
På denne baggrund mener administrationen, at det nuværende niveau bør opretholdes, men at der indføres en fast betaling for elforbrug.

Økonomiske konsekvenser
Med de nuværende takster har kommunen et provenu på ca. 715.000 kr. årligt. Provenuet skal dog fratrækkes udgifter til elforbrug for stadepladserne, men denne udgift kendes ikke.
 
I øjeblikket udleveres en nøgle til elskabet på Torvet mod betaling af depositum, så der kan uden nævneværdigt besvær samtidig opkræves en egentlig betaling.
 
Hvis der indføres en brugerbetaling for elforbrug på stadepladserne, og taksterne i øvrigt videreføres uændret, vil det medføre et nettoprovenu på 715.000 kr.

Øvrige konsekvenser
Når vejledningen er godkendt, vil den blive lagt på Holbæk Kommunes hjemmeside.

Høring
Administrationen sender et høringsbrev til Holbæk Byforum med henblik på inddragelse af de erhvervsdrivende. Der bliver ligeledes sendt et høringsbrev til Handicaprådet og Ældrerådet.
 
Derudover bliver der lagt et spørgeskema på kommunens hjemmeside.

Lovgrundlag – link
Lov om Offentlige veje, nr. 1520 af 27. december 2014.

Sagshistorik, henvisninger
Udvalget har behandlet en orientering om sagen på mødet den 21. marts 2017.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles godkendt, idet vejledningen evalueres efter 1 år.


caseno17-10936_#4175648_v1_vejledning.pdf.pdf
caseno17-10936_#4175230_v1_klage kurt næssted og john harpøth.pdf.pdf
caseno17-10936_#4175622_v1_bilag 3 takster hk og andre kommuner.pdf.pdf

Bilag

Vejledning.pdf
Klage til Kurt Næsted og John Harpøth.pdf
Bilag 3 Takster HK og andre kommuner.pdf


48. Beslutning om biomassekedelanlæg til Sportsbyen

Beslutning om biomassekedelanlæg til Sportsbyen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, byrådet
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. etablering af biomassekedelanlæg til Sportsbyen godkendes

Beskrivelse af sagen
Byrådet har d. 8.2.2017 truffet beslutning om, at sende projekt om etablering af biomassekedelanlæg i høring jf. projektbekendtgørelse og varmeforsyningsloven.
 
Projektet har været i 4 ugers høring og offentliggjort på kommunens hjemmeside.
Der er ikke indkommet bemærkninger i høringsperioden.
 
Projektet er omfattet af lokalplan 2.67 Holbæk Sportsby, hvor det er beskrevet, at varmeforsyningen kan ske ved individuel opvarmning eller fælles varmeforsyning for den samlede bebyggelse, eksempelvis i form af blokvarmeanlæg, jordvarmeanlæg eller lignende.
 
Fonden Holbæk Sportsby har indsendt vedlagte projekt for opførelse af et biomassekedelanlæg. Anlægget har en størrelse der gør det skal godkendes af byrådet efter projektbekendtgørelse og varmeforsyningsloven.
 
Anlægget er et 1 MW biomassekedelanlæg til fyring med træflis, flislager, styringsanlæg, regulering og overvågning med pumper i 350 m² kedel- og lagerbygning med en skorsten.
 
Fonden Holbæk Sportsby har udarbejdet projektforslag for ny 1 MW varmecentral. Projektforslaget er udarbejdet af ekstern konsulent fra DFP, som er varmeværkernes eget rådgivende ingeniørfirma.
 
I forbindelse med udarbejdelse af projektforslaget, er der vurderet muligheder for etablering af alternative varmekilder, herunder varmepumper og solvarme. Solvarmeanlægget skal suppleres, da der ikke er sol nok året rundt. Luft-luft varmepumper overholder ikke DS 469, luft-vand varmepumpe har en lav virkningsgrad i vinterhalvåret og jordvarmeanlæg er for dyr i etableringsomkostninger ift. den størrelse anlæg Sportsbyen kræver.
 
I projektforslaget er der gennemgået tre muligheder for opvarmning, som er de reelle muligheder ud fra et samfundsøkonomisk og driftsøkonomisk perspektiv. De tre scenarier er biomassekedelanlæg, naturgaskedel og biomasse kraftvarme. Projektforslaget foreslår en model med biomassekedelanlæg, som er den løsning der dels giver den bedste samfundsøkonomi og dels er det den billigste i drift, ud af de tre scenarier, der selskabsmæssigt var mest fordelagtige.
 
Projektforslaget viser endvidere en selskabsøkonomisk fordel i driftsøkonomien ved etablering af et 1 MW biomassekedelanlæg i forhold til de to andre scenarier, dvs. at biomassekedelanlægget ca. halv pris ift. næst dyreste model. De beregnede årlige udgifter til varmeproduktion inkl. afskrivning fremgår af nedenstående tabel, såfremt det afskrives over en 20-årig periode.
 
Årlig udgift til varme inkl. afskrivning
Kr./år
1 MW biomassekedel
871.929
1 MW naturgaskedel
1.709.635
1 MW biomasse kraftvarmeanlæg
1.778.053
 

Økonomiske konsekvenser
Projektøkonomien overholder de kontraktmæssige forhold og udbudsbetingelserne for Holbæk Sportsby.
 
Biomassekedelanlægget er det mest samfundsøkonomiske fordelagtige, hvilket fremgår af projektforslaget. Herudover giver det Holbæk Kommune en betydeligt lavere varmeregning end ved andre opvarmningsformer.

Lovgrundlag – link
Projektbekendtgørelse BEK. Nr. 825 af 24/06/2016
Varmeforsyningsloven LBK. Nr. 1307 af 24/11/2014

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles godkendt.


caseno17-3857_#4100279_v1_projektforslag holbæk sportsby - varmeforsyning samlet.pdf.pdf

Bilag

Projektforslag Holbæk Sportsby - varmeforsyning samlet.pdf


49. Beslutning - Vedtagelse af endelige Natura 2000-handleplaner 2016-2021

Beslutning - Vedtagelse af endelige Natura 2000-handleplaner 2016-2021

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø og byrådet.
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard indstiller, at:
 
  1. De endelige Natura 2000-handleplaner vedtages og offentliggøres.

Beskrivelse af sagen
Baggrund
Natura 2000 er betegnelsen for et netværk af beskyttede naturområder i EU. Områderne skal bevare og beskytte naturtyper og vilde dyre- og plantearter, som er sjældne, truede eller karakteristiske for EU-landene. Planlægning og forvaltning af Natura 2000-områder sker i 6-årige planperioder.
For hver periode fastlægges i Danmark en statslig målsætning i Natura 2000-planen. Denne målsætning skal ifølge miljømålsloven (lovbekendtgørelse nr. 932 af 24. september 2009 med senere ændringer) omsættes i en kommunal Natura 2000-handleplan. Handleplanen fastlægger indsatsen i det enkelte område.
 
Sagsfremstilling
I Holbæk Kommune findes Natura 2000-områderne nr. 155 Udby Vig og nr. 156, Store Åmose, Skarre Sø og Bregninge Å.
 
Holbæk Kommune har udarbejdet handleplanerne for Åmosen i samarbejde med Sorø Kommune og Kalundborg Kommune og Udby Vig. To Natura 2000 områder i Lejre Kommune (146 Hejede Overdrev og 239 Ryegaard) har minimale områder (<1 ha) beliggende i Holbæk Kommune. Efter aftale er udarbejdelsen af disse overladt til Lejre Kommune. Handleplanerne kan ses i deres helhed i vedhæftede bilag.
 
Handleplanerne er skrevet efter en skabelon udsendt af KL og indeholder bl.a.:
En redegørelse for gennemførte indsatser i forrige periode
Et skøn over aktuelt behov for indsats i det enkelte område (herunder indsatser, der ikke er opnået i første planperiode)
En tabel med mål for indsatser i den kommende planperiode
En områdemæssig og/eller tidsmæssig prioritering af indsatserne i planperioden
En tabel med forventede initiativer til interessentinddragelse.
 
Overordnet set er de statslige målsætninger i denne planperiode mere beskedne i forhold til første planperiode. Dette viser sig ved at der er færre af de generelle retningslinjer, der gælder for alle Natura 2000-områderne, og færre specifikke retningslinjer for det enkelte område. I sidste ende er målet stadig at opnå en gunstig bevaringsstatus for arter og naturtyper i Natura 2000-områderne.
 
Som følge af statens målsætning planlægges kun et begrænset antal nye indsatser i de kommunale handleplaner. Til gengæld skal visse indsatser, der ikke blev løftet i første planperiode, videreføres i den kommende planperiode.
 
Fordi indsatser som udgangspunkt skal ske ved at lodsejere indgår frivillige aftaler om naturpleje mv., vil der også i den kommende planperiode være indsatser, der ikke kan løftes. De til enhver tid gældende tilskudsordninger, primært under NaturErhvervstyrelsen, er ofte en væsentlig motivation i forbindelse med indgåelse af aftaler.
 
Særligt for fredede områder, der i vidt omfang indgår i Natura 2000-områderne, gælder det at der skal udformes en plejeplan, hvis naturpleje skal igangsættes. Både processen omkring udformningen af plejeplaner og naturplejeprojekter i øvrigt vil kræve inddragelse af kommunens interessenter på naturområdet og ikke mindst af de berørte lodsejere.

Økonomiske konsekvenser
De indsatser, kommunen eller private ønsker gennemført, vil blive støttet gennem tilskudsordninger, som både kommuner og de private lodsejere kan søge. Pt. findes der ikke tilskudsordninger for bl.a. artsindsatser, og denne del af indsatsen forudsættes finansieret af kommunerne indenfor f.eks. budget til naturpleje, såfremt de vil blive gennemført.

Høring
Forslagene til handleplanerne har været sendt i høring i 8 uger. Der er indkommet enkelte indsigelser og bemærkninger. Disse fremgår af hvidbøger for de enkelte områder. De har ikke givet anledning til ændringer i handleplanerne.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles godkendt


caseno16-36902_#4170408_v1_hvidbog_til_handleplan_for_store_åmose.pdf.pdf
caseno16-36902_#4170398_v1_ang. handleplaner for n239 og n146 - hvidbog.pdf.pdf
caseno16-36902_#4170404_v1_natura_2000_handleplan_åmosen_2017.pdf.pdf
caseno16-36902_#4170394_v1_n-146 hejede overdrev m f - natura 2000-handleplan 2016-2021_endelig.pdf.pdf
caseno16-36902_#4170393_v1_n-239 ryegård dyrehave - natura 2000-handleplan 2016-2021_endelig.pdf.pdf
caseno16-36902_#4175227_v1_155 udby vig - natura 2000 handleplan 2016 -2021.pdf.pdf
caseno16-36902_#4181981_v1_hvidbog over indsigelser vedr. udby vig.pdf.pdf

Bilag

Hvidbog_til_handleplan_for_Store_Åmose.pdf
Ang. handleplaner for N239 og N146 - Hvidbog.pdf
Natura_2000_handleplan_Åmosen_2017.pdf
N-146 Hejede overdrev m f - Natura 2000-handleplan 2016-2021_endelig.pdf
N-239 Ryegård Dyrehave - Natura 2000-handleplan 2016-2021_endelig.pdf
155 Udby Vig - Natura 2000 Handleplan 2016 -2021.pdf
Hvidbog over indsigelser vedr. Udby Vig.pdf


50. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget.
 
Drøftelsessag.

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. udvalget fortsætter drøftelser, og anviser løsninger på budgetudfordringen på udvalgets ressortområde i budget 2018-2021.

 

Beskrivelse af sagen
Udvalgenes opgave i forbindelse med budgetlægningen
Det fremgår af den politiske tids- og arbejdsplan for budget 2018-2021, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde deres andel af budgetforslag 2018-2021.
 
Udvalget skal indenfor den økonomiske ramme lave et forslag til budget 2018 for de politikområder, som udvalget har ansvaret for. Rammen må ifølge de 12 styringsprincipper for økonomistyring ikke overskrides. Hvis udvalget har merudgiftsdrivende ønsker på et område, skal udvalget selv anvise finansiering. Udvalget skal også anvise finansiering til eventuelle merudgifter grundet den demografiske udvikling, lovændringer eller andre årsager.
 
Udvalgene skal arbejde med politiske prioriteringer - effektiviseringer, arealoptimering, og servicejusteringer - alt sammen indenfor de økonomiske rammer, som byrådet har besluttet.
 
Det forslag hvert udvalg laver for budget 2018 inden sommerferien, bliver baggrunden for byrådets efterfølgende forhandlinger om budget 2018 efter sommerferien.
 
Ovennævnte retningslinjer gælder alle de stående udvalg. Udvalget ”Uddannelse og Job” er med sin konjunkturfølsomhed undtaget fra den helt stramme styring. Her skal der arbejdes med ambitiøs og realistisk budgetlægning, hvilket kan resultere i at rammen bliver overskredet. Efter sommerferien, senest ved 2. behandlingen af budgettet skal den eventuelle opdrift finansieres.
 
Udvalgets møde i april
På mødet i april drøftes de væsentligste forudsætninger for budget 2018 på udvalgets ressortområde.
 
Forudsætningerne - priser og mængder, lovændringer, udvikling i befolkningssammensætning, forventninger til konjunkturudvikling mv. - der ligger til grund for udvalgets budget 2018, præsenteres. Herunder drøftes hvordan de udvikler sig i forhold til budget 2017.
 
I det omfang beregningerne viser tendens til at udvalgets budgetramme overskrides, skal der findes reduktioner, der modsvarer overskridelsen.
 
Dette arbejde vil foregå henover møderne i april og maj.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Drøftet




51. Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab".
 
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Udvalget drøfter, hvordan potentialet for arealoptimering, på udvalgets område, realiseres.

Beskrivelse af sagen
I forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 blev det besluttet, at driften af kommunale ejendomme, ved udgangen af 2018, skulle være reduceret med 20 mio. kr. ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme.
 
Byrådet vedtog d. 15. januar 2015 følgende principper for arealoptimering:
 
Bygningerne skal anvendes af flere personer og i længere tidsrum.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at undersøge om bygningerne udnyttes optimalt i den tid de er i brug. Samtidig skal det undersøges om bygningerne kan anvendes af andre funktioner i de tidsrum hvor bygningerne ikke benyttes til det nuværende formål. For at få plads til flere funktioner i bygningerne kan det være nødvendigt at forskellige personalegrupper deler eks. køkken-, møde- og omklædningsfaciliteter. Det betyder eks. at alle personalegrupper på en skole deler samme personalefaciliteter.
 
Der anlægges en økonomisk helhedsvurdering når funktioner flyttes og samles i færre bygninger.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at flytte funktioner sammen. Der anlægges en samlet økonomisk vurdering, hvor både direkte driftsudgifter og afledte udgifter til eks. øget transport mv. medregnes. Der vil ofte kunne realiseres den største besparelse ved at samle funktioner i bygninger med middel eller god bygningsmæssig stand og så frasælge dårligt udnyttede bygninger samt bygninger i dårlig stand. Det kan i enkelte tilfælde være nødvendigt at samle funktioner i bygninger i dårlig stand, hvis disse ikke kan sælges og derfor vil påføre kommunen forsatte udgifter.
 
Bygninger kan kun tages i anvendelse efter en samlet vurdering af lokalebehovet på tværs af kommunens fagområder.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt, at der anlægges et helhedsperspektiv og, at bygningerne anvendes ud fra hvad der er optimalt for hele kommunen og ikke i forhold til, hvad der giver mest mening for et enkelt fagområde. Det betyder også, at bygningerne ikke ”ejes” af eller kan disponeres over, af de funktioner som anvender bygningerne i dag. Hvis der skal ske en ændring af anvendelsen, så skal dette ske, efter der er foretages en samlet central vurdering af lokalebehovet ud fra geografiske og faglige behov.
En afledt positiv effekt af arealoptimering er ligeledes, at der kan skabes grobund for nye samarbejder kerneområder, borgere og foreninger imellem.
 
Nuværende status
Driftsbudgettet til kommunale ejendomme dækker grundlæggende over følgende udgiftsposter:
- Indvendig vedligeholdelse
- Vedligeholdes af udenoms arealer
- El, vand og varme
- Forsikringer
- Rengøring
- Måtter
- Vinduespolering
- Tekniske installationer
- Tyverisikring og vagtordning
 
Ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme, så er det hensigten at en række af de kommunale ejendomme kan frasælges, og dermed ikke længere belaste det kommunale driftsbudget. Når en bygning sælges, så vil det dermed være den konkrete besparelse på ovenstående udgiftsposter, der bidrager til arealoptimering. I det perspektiv vil en forøgelse af m2 på den enkelte ejendom eller ibrugtagning af en fraflyttet ejendom resultere i en forøgelse af driftsbudgettet. 
 
Baggrunden for målet om en budgetreduktion på 20 mio. kr. var et driftsregnskab på ca. 141 mio. kr. i 2012. I nedenstående tabel er regnskabet for 2012 sammenholdt med budgettet for 2017. Derved kan det udledes, at driftsbudgettet på nuværende tidspunkt er reduceret med 7.21 mio. kr.
 
Politikområde:
Forbrug 2012:
Budget 2017:
Ændring:
1 Politisk org.
kr. 0
kr. 0,00
kr. 0,00
2 Administration
kr. 14.221.512
kr. 23.723.014
-kr. 9.501.502
4 Skoler
kr. 53.481.262
kr. 44.512.500
kr. 8.968.762
5 Almene dagtilbud
kr. 20.141.558
kr. 17.214.500
kr. 2.927.058
6 Børn .. særlige behov
kr. 1.195.986
kr. 3.745.000
-kr. 2.549.014
7 Sundhed
kr. 857.487
kr. 603.000
kr. 254.487
8 Ældreområdet
kr. 27.433.102
kr. 19.560.515
kr. 7.872.587
9 Voksenspecialomr.
kr. 157.024
kr. 5.402.568
-kr. 5.245.544
10 Miljø og planer
kr. 0
kr. 33.000
-kr. 33.000
11 Ejendomme
kr. 12.517.477
kr. 10.536.868
kr. 1.980.609
12 Komm. veje og trafik
kr. 1.522.064
kr. 1.116.000
kr. 406.064
13 Udd. og beskæft.
kr. 378.251
kr. 397.000
-kr. 18.749
14 Erhverv
kr. 64.228
kr. 0
kr. 64.228
15 Kultur og fritid
kr. 8.989.371
kr. 6.905.000
kr. 2.084.371
Total:
kr. 140.959.323
kr. 133.748.965
kr. 7.210.358
 
Fordeling af gevinstmål samt plan for arealoptimering
Vækst & Bæredygtighed har det samlede overblik over indsatser og resultater i forbindelse med arealoptimering. Muligheden for at vi lykkes med arealoptimeringen er afhængig af, at alle interessenter bidrager til at skabe konstruktive løsninger og at der træffes de nødvendige beslutninger.  
 
På baggrund af ovennævnte, så har Vækst & Bæredygtighed i samarbejde med den resterende del af administrationen, arbejdet med at opnå et indgående kendskab til kommunens bygninger og den nuværende udnyttelse. På den baggrund er der udarbejdet en samlet realiseringsplan for arealoptimering, der estimerer et potentiale for reduktion på 14.673.302 kr. i driftsbudgettet via en bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme. Dermed vil den samlede reduktion i driftsbudgettet være (7.210.358 + 14.673.302) = 21.883.660 kr.
 
I nedenstående tabel er ovenstående fordelt på politiske udvalg, hvormed det estimerede potentiale er fastlagt for hvert af de respektive udvalg.
 
 
Udvalg:
Estimeret potentiale:
Aktiv hele livet - Sundhed og Omsorg
kr. 3.662.261
Uddannelse og job
kr. 777.962
Kultur, Fritid og Fællesskab
kr. 684.976
Klima og Miljø
kr. 4.366.261
Læring og Trivsel for Børn og Unge
kr. 5.181.842
Total:
kr. 14.673.302
 
På mødet vil Vækst & Bæredygtighed fremlægge baggrunden for det estimerede potentiale samt facilitere drøftelser omkring, hvordan potentialet kan realiseres. 

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Drøftet




52. Beslutningssag - Budgetrevision 2

Beslutningssag - Budgetrevision 2

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget og byrådet
 
Beslutningssag

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
 
  1. de i bilag 1 anbefalede omplaceringer og tillægsbevillinger godkendes
  2. det godkendes, at anlægsprojekter iværksættes og udskydes som anbefalet i bilag 15
  3. uforbrugte midler i puljen til benchmarking – i alt 0,9 mio. kr. - tilføres kassebeholdningen
  4. uforbrugte midler i puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud - i alt 1,0 mio. kr.- tilføres kassebeholdningen
  5. uforbrugte midler i Projektudvalget for Væksts puljer – i alt 1,0 mio. kr. – tilføres kassebeholdningen
 

 

Beskrivelse af sagen
Budgetrevision 1
Budgetrevision 1 viste et forventet merforbrug på driften på 41 mio. kr. Det skyldtes primært et merforbrug på beskæftigelsesområdet og det specialiserede område.
 
I BR 1-sagen var der derfor indeholdt en handlingsplan, der reducerer budgetterne med i alt 50 mio. kr. Heraf findes 40 mio. kr. ved ansættelse og indkøb med omtanke. De sidste 10 mio. kr. findes ved en halvering af sygedagpengerefusionerne. Tiltagene har betydning for driften af Holbæk Kommune. Ansættelse med omtanke resulterer således i, at der vil være færre hænder til at løse opgaverne.  Indkøb med omtanke betyder, at der vil være varer og tjenesteydelser, som organisationen er vant til at have til rådighed, og som nu må undværes. Samtidig vil der være færre ressourcer til at dække ind for langtidssyge medarbejdere på grund af halveringen af sygedagpenge-refusionerne.
 
De 40 mio. kr. vedrørende ansættelse og indkøb med omtanke er fordelt mellem kerneområderne. De 10 mio. kr. vedrørende sygedagpengerefusioner udmøntes i løbet af året. Fordeling af de 50 mio. kr. mellem kerneområderne er:
 
 
Fordelingen af de 50 mio. kr. er indarbejdet i budgetrevision 2.
 
På den måde skal merforbruget på 41 mio. kr. modsvares af et mindreforbrug andre steder i organisationen. Med en handleplan svarende til 50 mio. kr. og et forventet merforbrug på 41 mio. kr. ved BR 1, blev der ved budgetrevision 1 teknisk set skabt en buffer på 9 mio. kr.
 
Budgetrevision 2
Siden budgetrevision 1 er merforbruget steget yderligere både på beskæftigelses- og specialområdet og hos Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” - fortrinsvis på skoleområdet jævnfør særskilt notat om Læring og Trivsel. Den tekniske buffer på 9 mio. kr. anvendes til finansiering af dette merforbrug.
 
Herudover indstilles det ved budgetrevision 2, at der lægges i alt 2,9 mio. kr. i kassen, som endnu ikke er brugt af de politisk afsatte puljemidler. Beløbet kommer fra puljen til benchmark (0,9 mio. kr.), Projektudvalget for Væksts puljer (1,0 mio. kr.) samt puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud (1,0 mio. kr.).
 
Endelig indstilles det, at der gives omplaceringer og tillægsbevillinger, som beskrevet i bilag 1.
 
På den baggrund forventes driftsbudget og driftsudgifter at balancere ved budgetrevision 2.
 
En udfordring på dagtilbudsområdet, som skyldes ca. 100 børn mere end budgetteret, løses på tværs af politikområderne indenfor Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”. Udfordringen løses ved reduktioner på dagtilbudsområdet samt på specialundervisning og det specialiserede børneområde.
 
Ved budgetrevision 2 er overførslerne på 27,7 mio. kr. fra 2016 til 2017 indarbejdet. Af hensyn til likviditeten skal der overføres samme beløb fra 2017 til 2018, som der er overført fra 2016 til 2017. På nuværende tidspunkt er der lokaliseret overførsler på 10 mio. kr., som primært vedrører eksternt finansierede projekter. De resterende 17,7 mio. kr. skal også overføres til 2018, og administrationen laver den konkrete udmøntning i løbet af året.
 
Budgettet for indtægter er ved budgetrevision 2 blevet tilpasset. Det drejer sig om en reduktion på ca. 9 mio. kr. Ændringen skyldes dels en forventning om, at midtvejsreguleringen af beskæftigelsestilskuddet vil resultere i en tilbagebetaling på ca. 10 mio. kr. til staten, og dels at kommunerne i 2017 kompenseres for forhøjelsen af vederlaget til borgmesteren og udvalgsvederlagene. For Holbæk Kommunes vedkommende betyder det en indtægt på ca. 1 mio. kr.
 
Holbæk Kommunes likviditet er fortsat presset, og derfor er det vigtigt at holde fast i de 12 styringsprincipper – herunder, at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger.
 
Budgetrevision 2 er baseret på den oversigt over anlægsprojekter, der gennemføres eller udskydes i 2017, som fremgik af nyt bilag 10 ved budgetrevision 1. Holbæk Kommunes likviditet er ikke forbedret siden budgetrevision 1, og derfor kan der ikke iværksættes yderligere anlægsprojekter. For at finansiere de planlagte anlægsprojekter, skal der sælges grunde og ejendomme for 48 mio. kr., hvilket er samme niveau som ved budgetrevision 1. Hvis der opstår yderligere finansieringsmuligheder for anlægsprojekter end antaget hidtil, fremlægges de udskudte anlægsprojekter for byrådet til prioritering.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstilles punkt 1 godkendt.
 
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstiller et flertal bestående af A og I, at punkt 2 godkendes. O undlader at stemme.
 
Der er disponeret 800.000 kr. af midlerne til tilgængelighed til cykelstien i Nr. Vallenderød.


caseno17-1642_#4183550_v1_br2 - bilag 1 - omplaceringer og tillægsbevillinger - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183551_v1_br2 - bilag 2 - samlet oversigt - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183553_v1_br2 - bilag 3 - læring & trivsel - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183554_v1_br2 - bilag 4 - læring & trivsel - pris x mængde br 2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183555_v1_br2 - bilag 5 - udannelse og job - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183556_v1_br2 - bilag 6 - uddannelse til alle unge - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183557_v1_br2 - bilag 7 - uddannelse til alle unge - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183558_v1_br2 - bilag 8 - alle kan bidrage - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183559_v1_br2 - bilag 9 - alle kan bidrage - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183560_v1_br2 - bilag 10 - aktiv hele livet - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183561_v1_br2 - bilag 11 - aktiv hele livet - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183563_v1_br2 - bilag 12 - klima og miljø - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183565_v1_br2 - bilag 13 - kultur og fritid - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183546_v1_br2 - bilag 14 - økonomiudvalget - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183548_v1_br2 - bilag 15 - oversigt over status på anlæg 2017 - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183549_v1_br2 - bilag 16 - oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - br2 2017.pdf.pdf

Bilag

BR2 - Bilag 1 - Omplaceringer og tillægsbevillinger - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 2 - Samlet oversigt - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 3 - Læring & Trivsel - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 4 - Læring & Trivsel - Pris x mængde BR 2 2017.pdf
BR2 - Bilag 5 - Udannelse og Job - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 6 - Uddannelse til alle unge - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 7 - Uddannelse til alle unge - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 8 - Alle kan bidrage - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 9 - Alle kan bidrage - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 10 - Aktiv hele livet - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 11 - Aktiv hele livet - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 12 - Klima og Miljø - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 13 - Kultur og Fritid - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 14 - Økonomiudvalget - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 15 - Oversigt over status på anlæg 2017 - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 16 - Oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - BR2 2017.pdf


53. Orientering om resultat af genudbud af vandløbsvedligeholdelse 2017-2020

Orientering om resultat af genudbud af vandløbsvedligeholdelse 2017-2020

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø
 
Orienteringssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. orientering om resultat af genudbud af vedligeholdelse af vandløb tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Jf. vandløbsloven skal kommunen varetage vedligeholdelsen af alle offentlige vandløb. Hidtil har opgaven været udbudt for årene 2012-2015 med en benyttet option på 12 mdrs. forlængelse, og vedligeholdelsen er derfor genudbudt for perioden 2017-2020 med mulighed for option på op til 24 mdrs. forlængelse.
 
Orientering om udbudsprocessen og udbudsmaterialet blev taget til efterretning af Udvalget for Klima og Miljø 24. januar 2017 (punkt 15). Som en del af processen orienteres Udvalget hermed om resultatet af udbuddet.
 
I forbindelse med udbuddet er der indkommet 4 tilbud. Alle 4 tilbud indeholder tilbud på alle delaftalerne i udbuddet. Der er indkommet tilbud fra: Compac Sjælland, Grøn Vækst, HedeDanmark og Vej & Park (Holbæk Kommunes interne entreprenørafdeling).
 
Administrationen har foretaget en evaluering af de indkomne tilbud. Den samlede evaluering af pris (60%) og kvalitet (40 %) fordeler sig pointmæssigt således på en pointskala fra 1-10, hvor 10 er det bedste:
 
 
Delaftale 1
Delaftale 2
Delaftale 3
Delaftale 4
Compac Sjælland
9,04
9,67
8,74
9,38
Grøn Vækst
1,10
1,10
1,10
1,10
HedeDanmark
9,20
9,20
9,20
9,20
Vej & Park
5,73
4,90
6,21
6,78
 
Kontrakterne tildeles således:
 
Delaftale 1: HedeDanmark
Delaftale 2: Compac Sjælland
Delaftale 3: HedeDanmark
Delaftale 4: Compac Sjælland
 
Kontrakterne forventes underskrevet ultimo april, med opstart på vedligeholdelses- arbejdet medio maj 2017.

Økonomiske konsekvenser
Den samlede kontraktsum vil ikke blive højere end i den forudgående kontraktperiode. Forbruget vil blive afholdt af vandløbsbudgettet.
 
Vandløbsvedligeholdelsen er hidtil delvist håndteret af Vej & Park (Holbæk Kommunes interne entreprenørafdeling). Kommunen vil foretager de nødvendige tilpasninger af ressourcerne i Vej og Park og derfor vil det ikke have økonomiske konsekvenser for kommunen, at Vej og Park ikke skal håndtere en del af vandløbsvedligeholdelsen.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Taget til efterretning.




54. Borgerrådgiverens beretning 2016

Borgerrådgiverens beretning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Det indstilles, at byrådet:
  1. tager Borgerrådgiverens beretning til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Borgerrådgivningen i Holbæk Kommune har i 2017 10 års jubilæum, idet funktionen har eksisteret siden den 1. januar 2007 efter beslutning truffet af byrådet den 29. november 2006 i forbindelse med kommunesammenlægningen.
Der udarbejdes en gang årligt beretning til byrådet, som forelægges til politisk drøftelse.
Samtidig med forelæggelse af årsredegørelsen er der vedlagt brugerundersøgelse af Borgerrådgivningen gennemført i 2016.
 
Borger/Borgerrådgivning
Borgerrådgivningen tilstræber at modtage den enkelte borger med respekt, anerkendelse og forståelse. Udgangspunktet er, at borgeren henvender sig fordi borgeren har et problem og ikke for at forstyrre. Borgeren skal føle, at blive modtaget, som en unik borger.
Det peger de tilbagemeldinger vi får fra borgerne også på, men vi har opmærksomhed på, at man som ansat i en offentlig organisation altid kan gøre tingene på en anderledes, mere hensigtsmæssig og bedre måde. Vi er her for borgeren!
 
Borgerrådgivning/Administration
Borgerrådgivningen oplever en god og venlig modtagelse i stort set hele organisationen og der opleves en generel forståelse for eksistensen og opgaveløsningen.
 
Samarbejdet / kontakten og dialogen til organisationen opleves fra Borgerrådgivningens side, som stort set uproblematisk. Mange henvendelser har ført til hurtige og smidige afklaringer/løsninger og/eller forståelse til gavn for både borger og administration.

Der var i 2016 aftalt og gennemført faste møder med Kerneopgaveområderne: Alle Kan Bidrage, Læring og Trivsel, Uddannelse Til Alle Unge og Aktiv Hele Livet og som det fremgår er antallet af møder mellem Borgerrådgivningen og administrationen næsten fordoblet i 2016 (fra 18 til 35).
Møderne er faste møder med chefgruppen, 3-parts møder og rigtig mange møder med afdelingerne, som har ønsket nærmere orientering/uddybning af årsredegørelsen for 2015.
 
Borgerrådgiveren som bisidder opleves som værende et aktiv for både den enkelte borger, men også for medarbejderen/afdelingen.
 
Anbefalinger
Kommunikation mellem borger og Holbæk Kommune er stadig et område, der giver udfordringer og som der i henhold til En Stærk Medspiller, skal arbejdes videre med.
Medarbejdere skal ved møder sikre, at borgeren er orienteret om dagsordenen og forstår den efterfølgende dialog.
Fortsat fokus på, at breve bør gøres så læsbare og forståelige som muligt i forhold til modtager. De nuværende skabeloner bør analyseres med henblik på
Der bør gives svar/kvittering på alle henvendelser (mails og breve) og ringes tilbage til borger, hvis besked er lagt på svarer eller mail fra Omstillingen. Kommunikationsformen mellem borger og Familiecenter i komplekse sager bør overvejes. Borger skal ikke umyndiggøres.
Anmodning om og tidsfrist for aktindsigt bør overholdes.
Oplevelsen for borger af adskilt budget Skoler og Familiecenter imellem bør ikke forekomme. Der anbefales helhedsorienteret sagsbehandling uden økonomiske diskussioner og absolut ikke i borgerens overværelse (Kerneopgaveområdet Læring og Trivsel bør fremtræde som ét samlet center).
Tidsfrister for svar fra borger på fremsendelse af post via Post Danmark bør forlænges.
Tættere samarbejde Jobcenter og Ydelsescenter bør ske.
Går en ung borger fra forsørgelse til uddannelse og SU bør den unge rådgives i kravet om opsparing til karantæne efter endt uddannelse. Emnet bør udvides til også at omfatte uddannelsesinstitutionernes studievejledere.
 
Bilag til årsberetningen:
 
1. Datamateriale
2. Brugerundersøgelse 2016


Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse §65E. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=170459


Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.


caseno17-11358_#4154778_v1_borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154777_v1_datamateriale 2016.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154769_v1_borgerrådgiverens beretning 2016.pdf.pdf

Bilag

Borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf
Datamateriale 2016.pdf
Borgerrådgiverens beretning 2016.pdf


55. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab", Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. administrationens plan for opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
I borgerrådgiverens årsrapport for 2016 er der beskrevet en række opmærksomhedspunkter og anbefalinger til, hvordan de enkelte kerneområder og hele organisationen kan forbedre samspillet mellem borgere og kommune.
 
Ved byrådets behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2015 blev der efterspurgt en plan for kerneområdernes opfølgning op på anbefalingerne. Denne plan blev fremlagt for byrådet i efteråret 2016. I forbindelse med behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2016, har administrationen udarbejdet en tilsvarende handlingsplan, som fremlægges samtidig med årsrapporten.
 
I bilaget til dagsordenspunktet fremgår det, hvordan de enkelte kerneområder følger op på borgerrådgiverens opmærksomhedspunkter og anbefalinger med korte beskrivelser af de handlinger, der er sat i gang eller vil blive sat i gang. Det handler om følgende temaer, som også fremgår af bilaget:
 
Vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt, kommunikeres til og indskærpes overfor alle medarbejdere.
Særlig opmærksomhed på at alle, også nye medarbejdere, lærer telefonpolitikken at kende.
 
 Løbende arbejde med at forbedre vores skriftlige kommunikation til borgerne.
Gennemgang af brevskabeloner.
 
Information til og indskærpelser overfor alle medarbejdere om vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt.
 
Øget opmærksomhed på tidsfrister ved almindelig post.
Anvendelse af Ankestyrelsens praksis for estimering af hvor hurtigt en borger modtager fysisk post.
 
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal kvitteres for henvendelser inden for 48 timer, og at det skal fremgå, hvornår borgeren kan forvente svar på sin henvendelse.
Børneindsatsen har organiseret sig i teams med koordinatorer tæt på, for at sikre bedre overblik og tættere opfølgning.
 
AKBI evaluerer rehabiliteringsteamets arbejdsprocesser med henblik på en mere smidig model. Fremlægges inden sommer 2017, og skal sikre bedre faglighed, fleksibilitet og driftssikkerhed i teamets arbejde.
 
Der er udarbejdet og implementeret en klar arbejdsgang for snitfladen mellem jobcenter og ydelsescenter, når jobkonsulent fritager en borger for 225-timers arbejdskrav.
Overholdelse af denne arbejdsgang indgår i regelmæssigt ledelseseftersyn.
 
Der arbejdes løbende på at hjælpe antallet af langvarige modtagere at kontanthjælp i ordinær beskæftigelse efter tilgangen "en tidlig, vedvarende og tværfaglig indsats".
 
Det er aftalt med ungdomsuddannelserne, at Ungeindsatsen udarbejder en kort beskrivelse som orienterer om reglerne for økonomisk hjælp fra kommunen i perioden mellem uddannelse samt efter endt uddannelse.
 
Nyt og tættere samarbejde mellem almenområdet og Børneindsatsen forventes at forbedre tilbagemeldinger fra sagsbehandlere på henvendelser.
I Børneindsatsen er der etableret en fælles indgang hvor skoler og dagtilbud kan hente råd og vejledning.
 
Der arbejdes tættere sammen med skolerne og dagbehandlingstilbud.
 
Der er lavet en omstrukturering så den enkelte rådgiver har hele sagsforløbet. Det betyder bedre overblik, også over tidsfrister, deadlines og tilbagemeldinger.
Der tilstræbes bedre dialog med borgeren om ønske om sagsbehandlerskrift.
 
Åbne sager screenes løbende med henblik på om de kan/bør afsluttes.
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal gives besked til sagsparter ved afslutning af sager.


Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.


caseno17-11358_#4173062_v1_kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf.pdf

Bilag

Kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf


56. Orienteringer til mødet den 24. april 2017

Orienteringer til mødet den 24. april 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø
Orienteringssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
1.         nedenstående orienteringer tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
  1. Orientering om vandløbsadministration (bilag)
  2. Orientering om medlemssammensætningen i vandråd for Roskilde Fjord og Isefjord (bilag)
  3. Orientering om udvidelse af svineproduktion i Tingerup

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Taget til efterretning, idet der udarbejdes et notat om den politiske behandling af udvidelse af svineproduktion.
 
Udvalget orienteres på næste møde om en byggesag på Villavej i Tølløse.


caseno16-51706_#4180214_v2_orientering om medlemssammensætning i vandråd for hovedvandopland roskilde fjord og isefjord.pdf
caseno16-51706_#4183626_v1_notat vandløbsadministration.pdf.pdf

Bilag

Orientering om medlemssammensætning i vandråd for Hovedvandopland Roskilde Fjord og Isefjord
Notat vandløbsadministration.pdf