UDVALG

Økonomiudvalget

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.13, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk

STARTTIDSPUNKT

06-06-2018 08:00:00

SLUTTIDSPUNKT

06-06-2018 10:00:00


PUNKTER

111. Godkendelse af dagsorden til Økonomiudvalgsmøde d. 6. juni 2018
112. Valg af ny næstformand
113. Beslutning om ny økonomisk politik
114. Godkendelse af ny model for organisering af valgbemandingen på valgdagen
115. Orientering af status på fraværsindsats
116. Drøftelse - Evaluering af det politiske og administrative samarbejde første halvår 2018
117. Drøftelse af opfølgning på budget 2018, juni - Økonomiudvalget
118. Drøftelse af budget 2019-2022, juni – Økonomiudvalget
119. Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019
120. Beslutning om indgåelse af finansiel leasingaftale vedr. ejerlejlighed 1B, Sports alle 1 (Multihal, svømmehal og badmintonhal)
121. Godkendelse af byggeregnskabet for servicearealer på Søbæk Have
122. Beslutning om anlægsbevilling til jordflytning i Sportsbyen
123. Beslutning om trafikforanstaltninger omkring sportsbyen
124. Beslutning om frigivelse af midler til projektudvikling af de fysiske rammer for børne- og ungetandplejen
125. Beslutning om igangsættelse af planer
126. Beslutning om frigivelse af midler til trafikforbedringstiltag
127. Beslutning om omprioritering af midler til renovering af Ringstedvej i Mørkøv
128. Beslutning - Etablering af parkeringspladser ved Vipperød station
129. Beslutning om renovering og udvikling af Ahlgade
130. Beslutning om forsikring af frivillige indsatser
131. Beslutning - Indgåelse af procesaftale om retssag - Lukket punkt
132. Orienteringer
133. Underskriftsark



111. Godkendelse af dagsorden til Økonomiudvalgsmøde d. 6. juni 2018

Godkendelse af dagsorden til Økonomiudvalgsmøde d. 6. juni 2018

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Beslutningssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indtiller, at:
  1. dagsorden til Økonomiudvalgsmøde d. 6. juni 2018 godkendes


Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Finn Martensen (L) deltog ikke i behandlingen af punktet.
Godkendt.





112. Valg af ny næstformand

Valg af ny næstformand

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Beslutningssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. Økonomiudvalget vælger ny næstformand


Beskrivelse af sagen
Da Søren Kjærsgaard (V), der hidtil har været næstformand i Økonomiudvalget, med udgangen af maj 2018 er udtrådt af Kommunalbestyrelsen og dermed også af Økonomiudvalget, skal udvalget vælge en ny næstformand.
 
Valget foregår som flertalsvalg.


Lovgrundlag – link
§§ 22 og 24 i lov om kommunernes styrelse


Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Carsten Andersen (V) blev valgt som ny næstformand.





113. Beslutning om ny økonomisk politik

Beslutning om ny økonomisk politik

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelse
Beslutningssag

Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. Ny økonomisk politik godkendes

Beskrivelse af sagen
Kommunalbestyrelsen har besluttet at udarbejde en ny økonomisk politik.
 
Den ny økonomiske politik skal ses i sammenhæng med det politiske arbejdsprogram. Den ny økonomiske politik skaber fundament for at realisere intentionerne i arbejdsprogrammet, og virker på den måde som en ramme omkring arbejdsprogrammet.
 
På forårsseminaret den 11. april samledes Kommunalbestyrelsen i fire grupper, og drøftede de eksisterende økonomiske pejlemærker samt ønsker til en fremtidig økonomisk politik.
 
Økonomiudvalget behandler den ny økonomiske politik den 6. juni. Den 22. juni, på Sommerseminaret, drøfter Kommunalbestyrelsen den fremtidige økonomiske politik, som efterfølgende besluttes på ordinært Kommunalbestyrelsesmøde den 27. juni.
 
Formålet med den ny økonomiske politik er at udstikke retningen i forhold til den langsigtede økonomiske udvikling i budgetprocessen. Budgetterne udarbejdes dermed, under hensyntagen til de overordnede ønsker for den langsigtede økonomiske udvikling i Holbæk Kommune.
 
Nedenstående sammenhængende og prioriterede økonomiske pejlemærker er skabt på baggrund af en afbalancering imellem de politiske ønsker og den økonomiske situation, som Holbæk Kommune er i.
  1. Overskud på den strukturelle balance på minimum 225 mio.kr. (i 2019 prisniveau)
  2. Gennemsnitlig likviditet på 1.500 - 2.000 kr. pr. borger, svarende til 100-150 mio. kr. Ved udgangen af den nuværende kommunalbestyrelsesperiode i 2021 skal den gennemsnitlige likviditet være minimum 150 mio. kr.
  3. Servicerammen anvendes fuldt ud i budgetlægningen frem mod 1. behandlingen af budgettet svarende til, at der budgetteres med det udmeldte måltal. Måltallet overskrides ikke, hverken i budget eller i regnskab
  4. Der afsættes minimum 150 mio. kr. til anlæg pr. år
  5. Den langfristede gæld, eksklusive ældreboliger og leasingudgifter, må maksimalt udgøre 870 mio. kr. ved udgangen af 2021
  6. Hvis indtægter fra skat, tilskud og udligning falder eller udgifter til beskæftigelsesforanstaltninger stiger mere end forudsat, skal kommunen fastholde en strukturel balance på 225 mio.kr. Det gøres enten ved i budgetforhandlingerne at reducere budgettet til serviceudgifter til et niveau lavere end måltallet for serviceudgifter eller ved at ansøge om at hæve skatten.
 
Hovedpejlemærket er overskud på den strukturelle balance på minimum 225 mio. kr. Den strukturelle balance er summen af indtægter (skat, tilskud og udligning), driftsudgifter og renter. Pejlemærket angiver altså, at der skal være 225 mio. kr. tilbage af indtægterne til at finansiere anlæg, afdrag og finansforskydninger, når driftsudgifterne er betalt. På denne måde balanceres udgifter til drift og anlæg, og likviditeten holdes på et ansvarligt, om end lavt niveau.
 
En strukturel balance på 225 mio.kr., svarer til det, der er i budget 2018. Størrelsen af den strukturelle balance i 2019-2022 afhænger af den kommende aftale om økonomien for 2019 ml. regeringen af KL De nye pejlemærker vil ikke betyde store ændringer i overslagsårene, hvis indtægterne fra skat, tilskud og udligning matcher forudsætningerne i vedtaget budget 2018.
 
Ved at overholde pejlemærket for gæld, sikres det, at drift og anlæg ikke finansieres af unødvendigt lånoptag. Kommunen sætter dermed tæring efter næring.
 
Pejlemærkerne i den ny økonomiske politik skal ses i sammenhæng med kommunens øvrige økonomistyringsprincipper; de 12 principper for økonomistyring i Holbæk Kommune samt beslutninger om økonomistyring, der blev truffet 13. december 2017; nemlig:
 
  • at Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg månedligt drøfter udviklingen i udgiftsdrivere samt drøfter og beslutter eventuelle behov for justeringer af serviceniveau
  • at der følges op på hele kommunens økonomi fire gange årligt, ved budgetrevisionerne (januar/februar, april/maj, august/september november/december)
  • at økonomien i forbindelse med budgetrevisionerne drøftes på temamøder. Og er der behov for det kan økonomien drøftes på flere temamøder

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Punktet udskydes til Økonomiudvalgets ekstraordinære møde den 20. juni 2018.



caseno12-46032_#4576708_v8_ny økonomisk politik.docx
caseno12-46032_#4597227_v1_12 principper for økonomistyring i holbæk kommune.docx
caseno12-46032_#4597241_v1_økonomiske pejlemærker - som vedtaget i 2016.docx

Bilag

Økonomisk Politik
12 principper for økonomistyring i Holbæk Kommune
Økonomiske pejlemærker - som vedtaget i 2016


114. Godkendelse af ny model for organisering af valgbemandingen på valgdagen

Godkendelse af ny model for organisering af valgbemandingen på valgdagen

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. det godkendes, at fordelingen af antallet af valgstyrere og valgtilforordnede ændres, og at der pr. 1. januar 2019 bruges skiftehold ved alle typer af valg
  2. det godkendes, at fordelingen af diæter ved fremtidige valg differentieres efter, hvor lang tid tilforordnede eller valgstyrere er til stede på valgdagen



Alternativ indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
1. det godkendes, at fordelingen af antallet af valgstyrere og valgtilforordnede ændres, og at der pr. 1. januar 2019 bruges skiftehold ved alle typer af valg
2. det godkendes, at diæten ved valg efter 1. januar 2019 vil være den samme for tilforordnede og valgstyrere

Beskrivelse af sagen
 
Med virkning fra 1. april 2016 er valgloven ændret, så afstemningssteder ved alle typer af valg nu skal have åbent i tidsrummet 8:00 -20:00, når valget afholdes på en arbejdsdag. Den udvidede åbningstid betyder en endnu længere dag for valgformænd, valgstyrere og valgtilforordnede.
 
Evalueringen af kommunal- og regionsrådsvalget 2017 peger på, at der er behov for at gentænke, hvordan bemandingen på valgdagen skal organiseres, så dagen bliver kortere for de valgtilforordnede.
 
Efter drøftelse med Kommunalbestyrelsen er forslaget om at inddele valgdagen i flere vagter forelagt vælgerforeningerne i Holbæk Kommune. Vælgerforeningerne er positivt indstillede over for skiftehold.
 
Skiftehold
Valgloven giver mulighed for brug af skiftehold. Det er dermed muligt at inddele valgdagen i vagter, fx fra kl. 7:30 til 17:30, og fra kl. 17:00 til optællingen er afsluttet. Muligheden for skiftehold gælder dog kun valgtilforordnede. Valgstyrere og valgformænd skal fortsat være til stede fra valgstedet åbner til optællingen er afsluttet og godkendt.
 
Forslag til fordeling af valgtilforordnede
Valgdagen skal fremover inddeles i to vagter for valgtilforordnede:
 
 
Det foreslås at antallet af valgstyrere reduceres fra 133 til 75, mens antallet af tilforordnede øges fra 11 til 138. Fordelingen vil herefter se sådan ud:
 
 
Forslag til fordeling af diæter i hovedindstillingen
En skifteholdsmodel vil åbne op for, at valgtilforordnede kan hverves blandt en større gruppe end tidligere, fx vælgere der fortsat er tilknyttet arbejdsmarkedet. Ved en skifteholdsmodel skal en valgstyrer være til stede længere tid end en valgtilforordnet. Derfor foreslås det, at en valgstyrer modtager en diæt svarende til 3xdiæten, mens en valgtilforordnet, der påtager sig en skifteholdsvagt, modtager 2xdiæten. Differentieringen i diæten skal sikre, at vælgerforeningerne får det bedste udgangspunkt for at hverve kvalificerede valgstyrere og valgtilforordnede.
 
Det indstilles, at diæten for deltagelse i valg også ved fremtidige valg følger reglerne om diæter i lov om kommuners styrelse. Diæten er (estimeret 2019-niveau):
 
 
Forslag
Diæter i forbindelse med valg fastsættes til (estimeret 2019-niveau): 
 
VS+VAF: 7:30 –  ?
3x kr. 430
Kr. 1290
TF: 7:30 – 17:30
2x kr. 430
Kr. 860
TF: 17:00 - ?
2x kr. 430
Kr. 860
 
Vælger en tilforordnet at tage to vagter vil den samlede diæt udgøre kr. 1290.

Beskrivelse af alternativ indstilling
For så vidt angår fordelingen af antallet af valgstyrere og valgtilforordnede henvises til beskrivelsen i hovedindstillingen.
 
Valgsekretariatet foreslår alternativt, at diæten for deltagelse i valg også ved fremtidige valg følger reglerne om diæter i lov om kommuners styrelse. Diæten er (estimeret 2019-niveau):
 
 
Diæter i forbindelse med valg fastsættes til (estimeret 2019-niveau): 
 
VS: 7:30 - ?
2x kr. 430
Kr. 860
TF: 7:30 – 17:30
2x kr. 430
Kr. 860
TF: 17:00 - ?
2x kr. 430
Kr. 860
 
Vælger en tilforordnet at tage to vagter vil den samlede diæt udgøre kr. 860.

Økonomiske konsekvenser
Beregning af merudgifter ved brug af skiftehold
Udgiften til skiftehold finansieres inden for rammerne af valgbudgettet.
 
 
Samlet antal
Beregning
Samlet beløb til diæter
Merudgift
Nuværende model
144 personer
144 x kr. 860
Kr. 123.840
 
Forslag til fordeling af diæter
213 personer
75 x kr. 1290 + 2 x (69 x kr. 860)
Kr. 229.190
Kr. 91.590
Alternativt forslag til fordeling af diæter
213 personer
213 x kr. 860
Kr. 192.145
Kr. 68.305
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Hovedindstillingen indstilles godkendt.



caseno18-21186_#4583583_v1_bilag 1 forslag til fordeling af valgstyrere og valgtilforordnede på afstemningstederne.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 Forslag til fordeling af valgstyrere og valgtilforordnede på afstemningstederne.pdf


115. Orientering af status på fraværsindsats

Orientering af status på fraværsindsats

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Orienteringssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Økonomiudvalget orienteres om:
  1. udviklingen i sygefraværet i Holbæk Kommune 2017-2018
  2. gennemførelse af ændring i beregningen af sygefravær
  3. arbejdet i organisationen med sygefravær
  4. medarbejderinvolvering


Beskrivelse af sagen
På mødet præsenteres fraværstal for 2017, benchmark med øvrige kommuner, måltal og tidligere år samt fraværstal for de første 4 måneder i 2018 fordelt på kerneområder.
 
Overordnede status
 
2017 tal:
 
Ill. Måltal og fravær på kerneområder og stabe i 2017
 
Omkring fraværstallene skal der være opmærksomhed på, at Holbæk Kommune skifter beregningsmetode pr. 1. januar 2018, således at vi fremover beregner fraværet på samme måde som KRL (Kommunernes og regionernes løndatakontor).
 
Forskellen på den tidligere og nye beregningsmetode bliver, at vores fravær kommer til at stige med ca. 0,2% for kommunen som helhed og det kommer især til at stige hos AHLI med ca. 0.6%.
 
Dertil skal det noteres, at på grund af skift i lønsystem fra SD til KMD og samtidig skift af Ledelsesinformationssystem fra KOMLIS til KMDLis, så har organisationen ikke haft de overordnede fraværstal i KMDLis at arbejde med siden årsskiftet. Der vil kunne følges op på fraværstal i det nye Ledelsesinformationssystem KMDLis i løbet af juni. Det har dog været muligt at følge de lokale fraværstal i KMDOpus siden 1. april 2018.
 
I august 2017 igangsattes en række samarbejdsforløb (SAMPA2) mellem HR og enheder, der i en tværgående analyse vurderedes at have størst potentiale for forbedringer ift. fremmøde og trivsel. Nogle af disse forløb er afsluttet mens andre kører videre.
 
SAMPA er som udgangspunkt forløb, der består af 4-6 handlingsrettede møder mellem enhedens TRIO (leder, AMR og TR) og HR’s udviklingskonsulenter.
 
Fokusområderne i SAMPA-forløbene er det psykiske arbejdsmiljø og trivsel.
 
Vi har udarbejdet en analyse af effekten af SAMPA-forløbene og har deraf forslag til hvorledes vi det næste år kan arbejde med fraværsindsatsen.
 
Administrationen’s anbefaling for arbejdet med fremmøde og trivsel i det kommende år er at:
 
Fraværsindsatsen er til dialog på møde i Hovedudvalget den 19. juni. Det anbefales, at Hovedudvalget bliver tættere involveret i arbejdet med fraværsindsatsen ved at der etableres en følgegruppe med deltagelse af medarbejderrepræsentanter fra Hovedudvalget udover medarbejdere fra administrationen og ledelsesrepræsentanter. 
 
Analyserne og arbejdet i følgegruppen vil indgå i forberedelsen af det temamøde om trivsel og fremmøde mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget, der blev besluttet gennemført på det seneste dialogmøde mellem de 2 udvalg. Temamødet planlægges afholdt i november måned, når vi kender resultaterne af trivselsundersøgelsen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Orienteringerne taget til efterretning.



caseno15-27421_#4606360_v1_sygefravær.pptx

Bilag

Sygefravær


116. Drøftelse - Evaluering af det politiske og administrative samarbejde første halvår 2018

Drøftelse - Evaluering af det politiske og administrative samarbejde første halvår 2018

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget og de stående udvalg
Drøftelsessag




Indstilling
Rasmus Bjerregaard indstiller, at
  1. det politiske og administrative samarbejde i de enkelte udvalg det første halvår 2018 evalueres




Beskrivelse af sagen
 
I forbindelse med valget af den nye kommunalbestyrelse blev 14 pladser besat af helt nye kommunalbestyrelsesmedlemmer. Administrationen lagde derfor vægt på, at den nye kommunalbestyrelse fik en god og grundig introduktion til de næste fire års politiske arbejde.
 
Nu er det tid til at evaluere, hvordan politikerne konkret har oplevet det første halve år i den nye kommunalbestyrelse.
 
Følgende spørgsmål kunne være styrende for evalueringen – gerne i konkretiseret form:
 
  1. hvordan har medlemmerne generelt oplevet det første halve års arbejde i udvalget?
  2. hvordan har samarbejdet med administrationen fungeret?
  3. har sagsfremstillingerne været til at forstå, og giver de et godt beslutningsgrundlag?
  4. hvordan opleves mødernes tilrettelæggelse og afholdelse?
 
Til inspiration for evalueringen vedlægges ”Kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester”, som byrådet vedtog den 21. april 2016, og hvis principper er grundlaget for samarbejdet mellem det politiske og administrative niveau.


Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Drøftet.



caseno18-20427_#4537790_v1_referat af byrådet sag om kodeks samarb. adm. og politikere.docx.docx
caseno18-20427_#4537817_v1_kodeks for administrationens rådgivning mv..pdf

Bilag

Referat af Byrådet sag om kodeks samarb. adm. og politikere.docx
Kodeks for administrationens rådgivning mv.


117. Drøftelse af opfølgning på budget 2018, juni - Økonomiudvalget

Drøftelse af opfølgning på budget 2018, juni - Økonomiudvalget

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Drøftelsessag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
1. udvalgets udgiftsdrivere drøftes


Beskrivelse af sagen
På hvert møde i de stående udvalg, præsenteres udvalget for udgiftsdrivere for hvert af udvalgets politikområder.
 
Udgiftsdriverne giver overblik og indblik i de væsentligste dele af udvalgets økonomi, og gør det overskueligt for udvalgene at følge den økonomiske udvikling på hvert politikområde.
 
Udgiftsdriverne er koblet til budgetforudsætningerne og kan derfor understøtte drøftelserne om budgetlægningen for 2019-2022.
 
Udgiftsdriverne er udvalgt, så de enten repræsenterer en stor andel af budgettet eller repræsenterer svært styrbare områder, der ved budgetoverskridelse vil medføre et stort merforbrug.


Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Drøftet.



caseno15-27421_#4606593_v1_udgiftsdrivere.pptx

Bilag

Udgiftsdrivere


118. Drøftelse af budget 2019-2022, juni – Økonomiudvalget

Drøftelse af budget 2019-2022, juni – Økonomiudvalget

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
  1. drøfter forudsætninger for budget 2019-2022

Beskrivelse af sagen
Budgetprocessen som byrådet vedtog i december 2017 fastlægger, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde hver deres andel af budget 2019-2022.
Udvalget skal have et bedre kendskab til eget budget. Både for at kunne forstå økonomien bedre, få mulighed for at bedrive politik og være med til at præge budgettet i langt højere grad.
Dette møde bliver sidste møde inden sommerferien, hvor pris x mængde fremlægges og drøftes.
På mødet fremlægges hvordan man holder sig indenfor udvalgets ramme.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Drøftet.





119. Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019

Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Beslutningssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Økonomiudvalget:
  1. beslutter hvilke effektiviseringsforslag og eventuelle besparelsesforslag på udvalgets område, der skal indgå i den videre politiske behandling for at opfylde udvalgets andel af måltallet på 28 mio. kr.
  2. sender de stående udvalgs og Økonomiudvalgets effektiviseringsforslag i høring med høringsfrist den 15. juni 2018


Beskrivelse af sagen
Baggrund
Som en forudsætning for indfrielsen af budget 2018-2021 har kommunalbestyrelsen besluttet en effektiviserings- og besparelsesstrategi, der årligt skal frigive en procent af servicerammen i 2019-2021 svarende til 28 mio. kr.
 
Når provenuet er realiseret, skaber det et råderum til politisk prioritering. Det harmonerer med princip 7 i ”12 principper for økonomistyring i Holbæk Kommune”.
 
Forventningen og ønsket om et politisk råderum gør det muligt at igangsætte nye politiske initiativer; herunder eksempelvis det politiske arbejdsprogram.
 
En del af råderummet er disponeret til overholdelse af servicemåltallet. I 2019 drejer det sig om 4,2 mio. kr. derudover er 5 mio. kr. forudsat anvendt til det organisatoriske arbejde med strategien I 2019 vil det reelle råderum derfor være 18,8 mio. kr.
 
I 2019 er der allerede disponeret ca. 2 mio. kr. til kollektiv trafik i forbindelse med trafikbestillingen.
 
Omkring 2 mio. kr. af dette råderum er disponeret til kollektiv trafik i forbindelse med trafikbestillingen for 2019.
 
Tabel 1. De politiske udvalgs andel af måltallet på 28 mio. kr.
 
Økonomiudvalget
- 3.000.000
Politisk organisation
Administration
- 3.000.000
Ejendomme
Erhverv
 
Udvalget for Børn og Skole
- 6.500.000
Skole 0.-9. klasse
- 3.000.000
Almene dagtilbud
- 3.000.000
Sundhed for børn og unge
- 500.000
Udvalget for Ældre og Sundhed
- 8.000.000
Sundhed
- 1.000.000
Ældre
- 7.000.000
Udvalget for Klima og Miljø
- 2.500.000
Miljø og planer
-
Kommunale veje og trafik
- 2.500.000
Udvalget for Beskæftigelse og Udd.
- 1.500.000
Dagundervisning
- 500.000
Beskæftigelse og uddannelse
- 1.000.000
Socialudvalget
- 5.000.000
Børnespecialområdet
- 3.000.000
Voksenspecialområdet
- 2.000.000
Udvalget for Kultur og Fritid
- 1.500.000
Kultur og fritid
- 1.500.000
I alt
- 28.000.000
 
Effektiviseringer på Økonomiudvalgets område
Henover foråret har udvalget drøftet forslag til effektiviseringer, ligesom udvalget har drøftet forslag til besparelser, der bliver aktuelle i det omfang, effektiviseringsforslagene ikke alene kan opfylde udvalgets andel af måltallet.
 
I bilagene ”Økonomiudvalget juni 2018_effektiviseringer” og ”Økonomiudvalget juni 2018_besparelser” fremgår de endelige forslag for så vidt angår Økonomiudvalget. Med udgangspunkt heri skal Økonomiudvalget træffe beslutning om, hvilke forslag, der skal indgå i den videre behandling for at opfylde udvalgets måltal på 3 mio. kr.
 
Høring og videre proces
Jævnfør kommissoriet for effektiviserings- og besparelsesstrategien skal Kommunalbestyrelsen senest vedtage det følgende års effektiviseringer på sit sidste møde inden sommerferien.
 
Derved bliver det klart, hvor stor en del af råderummet, der kan realiseres gennem effektiviseringer, og hvor stor en del der skal realiseres gennem besparelser i forbindelse med budgetprocessen efter sommerferien. En vedtagelse af effektiviseringsforslagene før sommerferien skal samtidig sikre den nødvendige tid til implementering af effektiviseringerne.
 
En vedtagelse af effektiviseringsforslagene før sommerferien forudsætter en høringsproces, da forslagene kan have personalemæssige konsekvenser.
 
Høringsproceduren vil følge proceduren i budgetprocessen. Det indebærer, at effektiviseringsforslagene sendes i høring blandt borgere, i MED/HU og i råd mv. med høringsfrist den 15. juni 2018. Hovedudvalget er indforstået med høringsprocessen og tidsplanen.
 
Det betyder, at effektiviseringsforslagene vil gennemgå følgende proces:
 
 
Bilag til sagen
Se samlede effektiviseringsforslag fremgår af de vedlagte bilag. De stående udvalgs behandling af forslagene, herunder protokolleringen, kan læses via links til de enkelte møder under sagshistorikken.
 
Bilagene er lukkede, da effektiviserings- og besparelsesforslagene kan have personalemæssige konsekvenser. Effektiviseringsforslag offentliggøres, hvis Økonomiudvalget beslutter at sende forslagene i høring. Besparelsesforslagene offentliggøres i det omfang, de er fornødne, som led i budgetprocessen efter sommerferien.
 
Der er følgende bilag til sagen:

Sagshistorik, henvisninger
Udvalget for Beskæftigelse og Uddannelse den 31. maj 2018: Punkt 53: Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019
 
Udvalget for Børn og Skole den 30. maj 2018: Punkt 67: Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019
 
Udvalget for Kultur og Fritid den 30. maj 2018: Punkt 63: Beslutning vedr. effektiviseringsstrategi for 2019
 
Udvalget for Socialudvalget den 29. maj 2018: Punkt 43: Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategien for 2019
 
Udvalget for Klima og Miljø den 29. maj 2018: Punkt 66: Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019
 
Udvalget for Ældre og Sundhed den 28. maj 2018: Punkt 52: Beslutning vedr. effektiviserings- og besparelsesstrategi for 2019
 
Økonomiudvalget den 2. maj 2018: Punkt 92: Drøftelse af budget 2019-2022.
 
Kommunalbestyrelsen den 21. februar 2018: Punkt 21: Beslutning af budgetramme for 2019

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Ad 1: Besparelses- og effektiviseringsforslagene godkendt til videre politisk behandling
 
Ad 2: De stående udvalgs og Økonomiudvalgets effektiviseringsforslag med undtagelse af
  • forslag LAER 1.1 fra Udvalget for Børn og Skole
  • den del af forslag AHLI 6 fra Udvalget for Ældre og Sundhed, som vedrører besparelser
  • forslag LAER 1.0 fra Socialudvalg
sendes i høring med høringsfrist den 15. juni 2018.





120. Beslutning om indgåelse af finansiel leasingaftale vedr. ejerlejlighed 1B, Sports alle 1 (Multihal, svømmehal og badmintonhal)

Beslutning om indgåelse af finansiel leasingaftale vedr. ejerlejlighed 1B, Sports alle 1 (Multihal, svømmehal og badmintonhal)

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Holbæk Kommune indgår en finansiel leasingaftale vedr. ejerlejlighed 1B, Sports Alle 1 (del af byggeriet i Sportsbyen) direkte med Kommunekredit uden forudgående offentligt udbud
  2. de nærmere økonomiske vilkår for leasingaftalen forelægges kommunalbestyrelsen inden lånet hjemtages
     

Beskrivelse af sagen
 
Rammerne for finansiering af Sportsbyen
Byrådet besluttede den 26. maj 2015 delvist at finansiere svømme- og idrætsfaciliteter i Sportsbyen ved indgåelse af finansiel leasingaftale. Finansiel leasing er valgt, idet Holbæk Kommune ikke selv råder over de 195 mio. kr., som bygge- og anlægssummen for den leasing-finansierede del af byggeriet er budgetteret med. Formålet er derfor, at leasinggiver køber denne del af byggeriet og stiller den til disposition for Holbæk kommune mod betaling af en løbende ydelse. Alle væsentlige risici og fordele som er forbundet med ejendomsretten overføres fra leasinggiver til Holbæk Kommune.
 
OPP-kontrakten vedrørende opførelse af Sportsbyen omfatter en hovedbygning på 22.000 kvm med en række idrætsfaciliteter samt et udeområde på 47 ha med infrastruktur og forskellige udendørs sportsfaciliteter. Den samlede kontraktsum er 325 mio. kr.
 
Byggeriet er inddelt i 2 ejerlejligheder, som finansieres på forskellige måder:
 
- Ejerlejlighed 1A omfatter sundhedscenter, tennishal, fodboldstadion, atletikstadion samt alle andre øvrige udendørsfaciliteter. Bygge- og anlægssummen for ejerlighed 1A samt udearealerne udgør 130 mio. kr., der betales løbende via ratebetalinger, som afholdes via Budget 2016-2018. Betalingerne sker i henhold til en aftalt betalingsplan, der forudsætter, at det arbejde som betalingen angår, er præsteret.
 
- Ejerlejlighed 1B omfatter multihallen, svømmehallen og ketcherhallen mm. Bygge- og anlægssummen for ejerligheden udgør 195 mio. kr. Ejerlejlighed 1B overdrages på ibrugtagningstidspunktet til den leasinggiver, som Holbæk Kommune indgår leasingaftale med. Leasinggiver betaler den fulde bygge- og anlægssum for ejerlejlighed 1B direkte til Fonden Holbæk Sportsby.
 
Byrådet besluttede den 21. april 2016 at bemyndige administrationen til at indgå kontrakt med Fonden Holbæk Sportsby i henhold til den udbudte kontrakt.
 
Ejerlejlighed 1B er ikke finansieret og et væsentligt parameter i finansieringsmodellen til Sportsbyen er, at Holbæk Kommune indgår finansiel leasingaftale inden det forventede ibrugtagningstidspunkt den 31. december 2018, til finansiering af bygge- og anlægsomkostningen til ejerlejlighed 1B.
 
Leasingaftale med KommuneKredit
Det er administrationens vurdering, at Holbæk Kommune kan tildele leasingaftalen direkte til KommuneKredit uden forudgående konkurrenceudsættelse, jf. nærmere redegørelse nedenfor.
 
KommuneKredit (Kreditforening af kommuner og regioner i Danmark) er nedsat ved lov og har til formål at yde lån og finansiel leasing inden for rammerne af de regler, som Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter om kommunernes og regionernes låntagning (lånebekendtgørelsen), og som er nærmere bestemt i foreningens vedtægter.
 
Fordelen ved at indgå aftale med Kommunekredit er, at der ikke findes reel ("effektiv") konkurrence på markedet, idet Kommunekredit yder lån/finansiel leasing til kommuner på helt særlige (lovregulerede) vilkår, og virksomheden er udelukkende drevet for og med offentligt midler.
 
Administrationen anbefaler på denne baggrund, at kontrakten om finansiel leasing vedr. ejerlejlighed 1B tildeles direkte til KommuneKredit. Derved spares omkostninger og ressourcer ved at afholde et udbud, der ikke forventes at kunne frembringe bedre tilbud, end kommunen kan opnå ved direkte tildeling.
 
Rammer for leasingaftalen
Leasingydelsen fastsættes under hensyntagen til det pågældende renteniveau på tidspunktet for overdragelsen af ejerlejligheden og den kreditrisiko KommuneKredit påtager sig.
 
Ved udløb af leasingaftalen har Holbæk kommune anvisningspligt og køberet.
 
Leasingydelsen og renteniveauet kan først fastlægges præcist, når den endelige bygge- og anskaffelsessum ligger helt fast, når ibrugtagningstidspunktet er helt fast, samt når lånet hjemtages, hvilket sker ved færdiggørelsen af byggeriet. Kommunalbestyrelsen vil derfor blive forelagt en sag igen i december 2018 med de nærmere økonomiske rammer for leasingaftalen, herunder beslutning om fastforrentet ydelse eller variabel ydelse, når vi nærmer os byggeriets færdiggørelse.
 
Redegørelse for udbudspligten
Det er administrationens vurdering, at aftalen om finansiel leasing vedr. del af Sportsbyen kan tildeles uden forudgående udbud. Der er indhentet en ekstern vurdering af udbudsforpligtelsen hos Bech-Bruun, der har udarbejdet vedlagte notat af 30. april 2018.
 
Da retstilstanden omkring udbudsforpligtelsen af finansielle leasingaftaler med KommuneKredit er uprøvet i dansk ret, har administrationen indrykket en bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed i Den Europæiske Unions Tidende, hvori offentligheden er blevet gjort bekendt med Holbæk Kommunes intentioner om at indgå en finansiel leasingaftale direkte med KommuneKredit. Bekendtgørelsen har til formål at give andre markedsaktører mulighed for at meddele, hvorvidt de finder, at en sådan aftale er udbudspligtig, samt om de selv ønsker at kunne byde på opgaven. Bekendtgørelsen er vedlagt som bilag, og den indeholder blandt andet en opsummering af argumenterne for, at kontrakten ikke er udbudspligtig.
 
Der er ikke indkommet indsigelser eller øvrige henvendelser efter indrykningen af bekendtgørelsen den 16. maj 2018. Kommunen kan derfor indgå den omhandlede leasingaftale uden at kunne blive mødt med udbudsretlige sanktioner.
 
 
 
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.
For stemte 8 (A, V, I, Ø, C, B, F, og L).
Imod stemte 1 (O).



caseno16-46230_#4600754_v1_notat - udbudspligt - finansiel leasing - 30-04-2018.pdf
caseno16-46230_#4600752_v1_bekendtgørelse i eu-tidende vedr. leasingaftale holbæk sportsby.pdf.pdf

Bilag

Notat - Udbudspligt - Finansiel leasing - 30-04-2018
Bekendtgørelse i EU-tidende vedr. leasingaftale Holbæk Sportsby


121. Godkendelse af byggeregnskabet for servicearealer på Søbæk Have

Godkendelse af byggeregnskabet for servicearealer på Søbæk Have

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen.
Beslutningssag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. byggeregnskabet for servicearealerne i Søbæk Have med en anskaffelsessum på 6,893 mio. kr. godkendes



Beskrivelse af sagen
Byrådet gav på sit møde den 11. juni 2014 tilsagn (godkendte skema A) til, at der på en del af Bostedet Tornhøjs bygning skulle etableres servicearealer til de 40 almene ældreboliger i Søbæk Have som Vestsjællands Almene Boligselskab har opført.
 
Servicearealerne, som er kontorer til administration, lokaler til service for beboerne m.m., ejes af Holbæk Kommune.
 
Anskaffelsessummen blev af byggerådgiver beregnet til 5,636 mio. kr. inkl. moms.
 
Ombygningen af en del af bostedets bygning til servicearealer er afsluttet med en anskaffelsessum på 6,893 mio. kr. inkl. moms.
 
Overskridelse mellem anskaffelsessummen i tilsagnet og byggeregnskabet på 1,257 mio. kr. skyldes, at projektet flere gange er blevet ændret samt skærpede myndighedskrav, hvilket har fordyret projektet væsentligt.
 
Holbæk Kommune modtaget et tilskud fra staten på 40.000 kr. pr. tilknyttet boliger, svarende til 1,6 mio. kr. (40 x 40.000 kr.)  til etablering af servicearealerne.

Økonomiske konsekvenser
Etablering af servicearealerne er en del af helhedsplanen for boliger- og aktivitetstilbud i det tidligere Bo- og Servicecenter Holbæk.
 
Overskridelsen på 1,257 mio. kr. inkl. moms er finansieret af ældreboligstrategien.
 
Tilskuddet fra staten på 1,6 mio. kr. vil blive udbetalt den sidste bankdag i oktober 2018. 

Lovgrundlag – link
Støttebekendtgørelsen og almenboligloven

Sagshistorik, henvisninger
Byrådets møde, den 14. august 2013, punkt 131: Helhedsplan for boliger- og aktivitetstilbud i Bo- og Servicecenter.
 
Byrådets møde, den 11. juni 2014, punkt 94: Opførelse af 40 handicapboliger med tilhørende servicearealer på Søbæksvej 30, 4450 Jyderup.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.



caseno14-30394_#4565668_v1_forklaring af skema a-b-c ved nybyggeri af servicearealer.docx

Bilag

Forklaring af skema A-B-C ved nybyggeri af servicearealer


122. Beslutning om anlægsbevilling til jordflytning i Sportsbyen

Beslutning om anlægsbevilling til jordflytning i Sportsbyen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. der gives en anlægsbevilling på i alt 10 mio. kr. ud af det afsatte rådighedsbeløb i anlægsbudgettet for 2018 til håndtering af jord i henhold til indgået kontrakt med Fonden Holbæk Sportsby

Beskrivelse af sagen
Fonden Holbæk Sportsby har i henhold til indgået kontrakt om Holbæk Sportsby fremsendt et krav på 10.944.000 mio. kr. for håndtering af jord til Sportsbyen. Kravet er accepteret og beløbet er betalt. Der søges om frigivelse af 10 mio. kr. fra det afsatte rådighedsbeløb fra anlægsbudgettet 2018. De resterende 944.000 kr. finansieres via byggemodningsbudgettet. 
 
Holbæk Kommune har den 30. juni 2016 indgået en OPP kontrakt med Fonden Holbæk Sportsby om at etablere et stort sportsanlæg med fodboldbaner og stadion, atletikbane, tennis- og petanquebaner, sansehave, parkeringspladser, veje og stier samt søer og bakker. Området er på 42 ha og for at kunne etablere de mange faciliteter, veje, stier, søer og bakker har der skulle graves, flyttes og indbygges store jordmængder for både at sikre optimale vilkår for faciliteterne og en hensigtsmæssig terrænmodulering.
 
I henhold til kontraktens § 12.1 er det Holbæk Kommune, som skal afholde udgifterne til muldjord, når der er foretaget flytning af mere end 100.000 m3 muldjord. De første 100.000 m3 muldjord skal afholdes af OPP leverandøren. Hertil at OPP leverandøren er berettiget til at kræve at forestå ændringsarbejdet svarende til markedsniveauet. Kun hvis Holbæk Kommune kan påvise at der er særlige forhold, der begrunder, at andre end OPP leverandøren forestår ændringsarbejdet, er Holbæk Kommune berettiget til selv at forestå ændringsarbejdet.  
 
Forklaring af beløbets størrelse
I området er der foretaget 44 boreprøver jf. Bilag 1. Boreprøverne er taget med 80 meters mellemrum. Boreprøverne giver derfor ikke et eksakt billede af jordforholdene overalt i hele området, men en indikation af hvor meget jord, der skal fjernes, før man når ned til det bæredygtige lag – råjorden.
 
I henhold til kontrakten omhandler godtgørelsen OPP-leverandørens direkte dokumenterede omkostninger til jordentreprenøren, der vedrører lagene over råjorden. Der er fastsat en aftalt pris på 36 kr. pr m3. Prisen er afstemt i forhold til V&S prisbøgerne (Molio Prisdata) der bruges til overslagskalkulation af tilbud og budgetter inden for bygge- og anlægsbranchen.  
 
 
OPP-leverandøren har derfor fremsendt 3D model som viser den oprindelige overflade samt en model af den færdige overflade. Dertil de tilhørende beregninger opgjort i forhold til muldlaget. Der er foretaget en ekstern kontrol af de beregnede muldjordsmængder af ingeniør Esben Milling, der har vurderet at mængden på 304.000 m3 kan accepteres.
 
I løbet af processen oplyste Fonden, at der reelt er flyttet mere jord end det fremsendte. Den eksterne vurdering viste, at fx en afvigelse på bare 10 cm muld kan give en mængde variation på 40.000 m3 grundet det store område. Holbæk Kommune vurderede derfor, at det var sandsynligt, at kravet kunne vokse.
 
I accept af kravet betingede Holbæk Kommune sig, at aftalen er endelig og at der dermed ikke kan fremsættes yderligere krav om jordflytning inden for projektområdet.

Økonomiske konsekvenser
De 10 mio. kr. finansieres via rådighedsbeløbet i anlægsbudgettet for 2018. I første omgang er det fulde beløb blevet afholdt via ratebetalingerne for ikke at frigive flere midler end nødvendigt.
 
Sidste ratebetaling er i henhold til rateplanen i august 2018 såfremt beløbet ikke frigives nu vil der således mangle 10 mio. kr til at betale den sidste faktura. De resterende 944.000 kr. finansieres via projektets byggemodningsbudget som allerede er frigivet.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 30-05-2018
Et flertal bestående af A og V indstiller at indstillingen tiltrædes. Imod stemmer O.


Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Sagen udskydes til Økonomiudvalgets ekstraordinære møde den 20. juni 2018.





123. Beslutning om trafikforanstaltninger omkring sportsbyen

Beslutning om trafikforanstaltninger omkring sportsbyen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. der i forbindelse budgetforslag til anlægsbudget for 2019 søges afsat:
    a) 2,2 mio. kr. til lys på Ladegårds Alleen i Holbæk
b) 0,3 mio. kr. til krydsningspunkt på Omfartsvejen ud for Sportsvej i Holbæk

Beskrivelse af sagen
Åbningen af Sportsbyen ved årsskiftet 2018 / 2019 medfører et øget behov for en sikker stikrydsning på Omfartsvejen, samt forbedrede forhold for stitrafikanterne på Ladegårds Alleen. Nedenfor gives en orientering om, hvad de enkelte projekter indebærer, og hvad det koster at etablere dem, således, at det kan tages med til budgetforhandlingerne for det kommende anlægsbudget for 2019.
 
Ladegårds Alleen betjener i dag rigtig mange cyklister mellem Stenhusvej og Gl. Ringsted vej.
De seneste mange år, har det været et ønske fra cyklende og gående, at denne strækning bliver belyst.
I forbindelse med at Sportsbyen tages i brug, forventes det at færdslen af især cyklister bliver forøget. Hvorfor behovet for tryg og sikker belysning øges.
 
Adgangen til sportsbyen fra områderne i Tuse og Vipperød bør sikres med et støttepunkt på vejen, således at cyklisterne får lettere ved at foretage en sikrere krydsning.

Økonomiske konsekvenser
Det koster 2,2 mio. kr. at etablere lys på Ladegårds Alleen og 0,3 mio. kr. til krydsningspunkt på Omfartsvejen. Midlerne skal forsøges afsat i budget 2019 i forbindelse med budgetforhandlingerne. De to projekter kan realiseres uafhængigt af hinanden.

Øvrige konsekvenser
Administrationen vurderer, at belysningen på Ladegårds Alleen vil medføre en øget cykeltrafik i vintermånederne, og dermed nedbringe antallet af børn og unge som ellers køres til skole.
 
Samtidig vurderes det, at en etablering af krydsningspunkt på Omfartsvejen, i højere grad vil medvirke til at flere vil benytte cyklen til at transportere sig på til og fra Sportsbyen. Denne løsning vil medvirke til at nedbringe biltrafikken til og fra Sportsbyen.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 29-05-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.



caseno18-20025_#4535860_v1_trafik 2019.pdf.pdf

Bilag

Trafik 2019.pdf


124. Beslutning om frigivelse af midler til projektudvikling af de fysiske rammer for børne- og ungetandplejen

Beslutning om frigivelse af midler til projektudvikling af de fysiske rammer for børne- og ungetandplejen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Børn og Skole, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:
 
  1. der gives en anlægsbevilling på 0,4 mio. kr. til projektudvikling med henblik på modernisering af de fysiske rammer for børne- og ungetandplejen. Udgiften finansieres af de 2,5 mio. kr. afsat til renovering af tandplejeklinik i Jyderup i budget 2018.

Beskrivelse af sagen
Udvalget for Børn og Skole har besluttet, at administrationen skal sætte projektudvikling i gang, der skal kortlægge muligheder og økonomiske omkostninger ved at samle de tre tandklinikker i Holbæk by til én enhed, samt belyse hvordan de fysiske rammer for klinikken i Jyderup bedst og billigst kan sikres.
 
Det sker på baggrund af udvalgets opfølgning på tidligere drøftelser i udvalget for ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, om hvordan de fysiske rammer samt faglig og økonomisk effektiv drift af tandplejen kan fremtidssikres.
 
Nuværende struktur
Tandplejen består i dag af 4 klinikenheder – og herudover en tandreguleringsklinik.

2 klinikker i Holbæk by
1 klinik i Jyderup
1 klink i Tølløse
1 Tandreguleringsklinik, Holbæk by
 
Den kommunale tandpleje – vilkår og rammer
Nedenfor er beskrevet udviklingstendenser på området - som sammen med de fysiske rammer - er medvirkende til, at administrationen har anbefalet at få kortlagt og projektudviklet mulighederne for en modernisering af de fysiske rammer i børne- og ungetandplejen.
 
De bygningsmæssige rammer
Den kommunale tandplejens bygningsmasse spænder vidt fra moderne klinikenheder til bygningsmæssige utidssvarende ejendomme. 3 ud af 5 klinikenheder har stort efterslæb på vedligeholdelse og renovering af bygningsmassen. Det drejer sig om klinikken i Jyderup, klinikken på afdeling Bjergmarken og tandreguleringsklinikken i Holbæk, som står overfor modernisering i nærmeste fremtid, hvis klinikkerne fortsat skal efterleve tandplejens behov og lovgivning. Foruden behovet for renovering af de fysiske rammer er der behov for kapacitetsudvidelse i Holbæk by samt på Tandreguleringsklinikken. Tandreguleringsklinikken er indrettet i lejet lokaler, som trænger til modernisering, og samtidig vanskeliggør klinikkens fysiske rammer mulighederne for at udvide kapaciteten, som der er behov for.
 
Økonomisk og faglig effektivitet
Der er høje krav til faglig sparring og til tværfaglig arbejdsform i tandplejen. Der arbejdes i tandplejen teambaseret ud fra sundhedsstyrelsens anbefaling (tandlæge, klinikassistent og tandplejefunktion), hvilket giver mulighed for den mest smidige og optimale drift. Et vilkår er bl.a. at nyuddannede tandlæger ikke må praktisere alene, men skal være under supervision af en erfaren kollega. Organisering og effektiv drift er vilkår, der er forbundne – og den nuværende struktur med 5 klinikker udfordrer kravet om supervision og kvalitetssikring. Ligesom muligheden for at rekruttere og fastholde personale fordrer faglige attraktive arbejdsmiljøer.
 
Tandpleje – som et sundhedsfremmende tilbud
Den seneste årrække har tandplejens opgaver generelt udviklet sig hen imod en stigende prioritering af den sundhedsfremmende og forebyggende indsats. Det vil sige indsatser før dyre og evt. langvarige behandlinger er eneste mulighed. I dag spænder tandplejens opgaver bredt fra sundhedsfremmende indsatser til højt specialiserede behandlinger. Den generelle tendens på landsplan er at samle klinikker. Det er primært den egentlige tandbehandlingsfunktion, som børnene ikke har brug for ret ofte, der samles, hvor nogle kommuner har bevaret decentrale klinikenheder, hvor der gennemføres sundhedsfremmende og/eller forebyggende aktiviteter tæt på børnenes hverdag.
 
Projektudvikling med henblik på en modernisering af de fysiske rammer
Udvalget for Børn og Skole har besluttet, at det videre arbejde tager udgangspunkt i den nuværende struktur, hvor der er en klinik i Tølløse og en klinik i Jyderup. I forhold til de tre nuværende klinikker i Holbæk by skal kortlægningen være med til at belyse muligheder og økonomiske konsekvenser ved at samle til én enhed af hensyn til at sikre faglig og økonomisk effektiv drift.
 
Kortlægningen skal også afdække; (i) om en af de eksisterende kommunale tandklinikker i Holbæk By kan udvides til at rumme sammenlægning af de tre klinikker, (ii) om der er andre kommunale bygninger, som kan anvendes til sammenlægning af de 3 klinikker i Holbæk By eller, (iii) om der er behov for en nyopført tandklinik i Holbæk By.

Klinikken i Jyderup står overfor en gennemgående renovering, hvis klinikken skal fortsætte i samme bygning. Projektudviklingen skal belyse, om der vil være en anden fysisk placering i Jyderup – som vil være bedre og billigere end at renovere nuværende bygning. Samtidig skal det belyses om klinikken med fordel kan ændres til undersøgelses- og forebyggelsesklinik.
 
Dentalområdet er et fagspecifikt område. Det fordrer fagspecifikke kompetencer indenfor byggeri og indretning af tandklinikker. Klinikkerne består af mange teknologiske løsninger og tekniske installationer. Derfor er det vigtigt med et fagligt helhedskoncept, der sikrer byggeri, renovering og klinikindretning, som tager hensyn til den daglige trivsel på klinikkerne, hvilket er afgørende for et godt arbejdsmiljø og en velfungerende klinik.

Administrationen har ikke ressourcer og den fornødne teknologiske viden til projektudvikling af et helhedskoncept for den kommunale tandpleje. Derfor er der behov for at købe ressourcer og eksperthjælp eksternt til opgaven, som i sammenarbejde med administrationen kan udarbejde et helhedskoncept.
 
Udgifter til projektudvikling forventes at fordele sig således:
Bistand til kortlægning af muligheder og økonomiske konsekvenser
Bistand til udarbejdelse af idéoplæg og skitseforslag
250.000 kr.
150.000 kr.
Total:
400.000 kr.
 

Økonomiske konsekvenser
Midler til projektudvikling på 0,4 mio. kr. frigives fra rådighedsbeløb i investeringsoversigten i budget 2018 på 2,5 mio. kr. til renovering af tandplejeklinik i Jyderup. Herefter er der et restbeløb på 2,1 mio. kr.
 
I bilag er vedlagt eksempler på økonomiske konsekvenser ved modernisering af de fysiske rammer i tandplejen. Det er kun at betragte som et meget anslået udgiftsniveau på mellem 36-44 mio. kr. Projektudviklingen vil fastslå muligheder og økonomiske konsekvenser.

Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 30-05-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt med den ændring, at muligheden for at anvende en mobil tandklinik også skal undersøges.



caseno18-10305_#4545243_v1_notat, kommunal tandpleje, bygningsmæssige forhold, maj-2018.pdf

Bilag

Notat, Kommunal tandpleje, bygningsmæssige forhold, Maj-2018


125. Beslutning om igangsættelse af planer

Beslutning om igangsættelse af planer

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  1. følgende planer igangsættes:
    1. Biogasanlæg nord for Kvanløse
    2. Boliger i den sydlige del af Udby
    3. Vandværket i Tølløse

Beskrivelse af sagen
Økonomiudvalget beslutter løbende, efter indstilling fra Udvalget for Klima og Miljø, hvilke lokalplaner og kommuneplantillæg administrationen skal udarbejde. Til hver plan er der udarbejdet et prioriteringsnotat, der sætter rammen for planens indhold og proces.
 
Nye planer
A Biogasanlæg nord for Kvanløse (bilag 1)
Planerne udarbejdes for at muliggøre opførelsen af et biogasanlæg med en kapacitet til produktion af op til ca. 20 mio. m3/år biogas. Biogasanlæg udnytter husdyrgylle og restprodukter til at producere CO2 neutral gas. Projektet består af store bygningsvolumener i form af op til 5 (tanke) i 25 meters højde. Anlægget vil medføre en øget trafikmængde i området, på grund af transport af gylle på lastbiler til og fra anlægget. Samtidigt er der potentiel risiko for lugtemissioner fra anlægget. Disse forhold skal undersøges nærmere, så det sikres at nabogener bliver holdt på et minimum. Administrationen vurderer, at der på den ansøgte placering, kan placeres et biogasanlæg. Til grund ligger særligt nærheden til rute 23 og 57, som vil være de bærende transportkorridorer, samt afstand til nærmeste naboer.
 
B Boliger i den sydlige del af Udby (bilag 2)
Kommunalbestyrelsen besluttede på møde den 18. april 2018, at der skal igangsættes planlægning for at muliggøre store boligparceller i den sydlige del af Udby. På baggrund af kommunalbestyrelsens beslutning, er der således udarbejdet et prioriteringsnotat, der nærmere beskriver de planlægningsmæssige forhold i området og rammerne for planlægningen. Planerne kan bidrage til at øge udbuddet af boliger i Udby.
 
C Vandværket i Tølløse (bilag 3)
Tølløse-Kvarmløse Vandværk har søgt om en tilbygning, for at muliggøre flere kontorarbejdspladser. Vandværket ligger indenfor et område, der i kommuneplanen er udlagt til boligformål, hvilket betyder, at vandværket ikke kan udvide. Hensigten med kommuneplantillægget er derfor at ændre den planlagte anvendelse af området til offentlige formål. Hermed sikres det, at den eksisterende anvendelse fortsætter og vandværket fremtidssikres i forhold til mulige bygningsudvidelser.
 
Status på planer
For at sikre overblikket i forhold til igangværende planer, er der udarbejdet status på disse. Status er vedlagt som bilag 4.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 29-05-2018
Indstilles godkendt. Udvalget ønsker at følge arbejdet med lokalplan a. Biogasanlæg nord for Kvanløse løbende.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Godkendt.
 
For igangsættelse af plan a, stemte 8 (A, B, C, F, I, L, V).
 
Imod igangsættelse af plan a, stemte 1 (Ø).
 
Enighed om igangsættelse af plan b og c.


caseno18-5727_#4539359_v2_bilag 1 planprioritering biogasanlæg nord for kvanløse.docx.pdf
caseno18-5727_#4539354_v2_bilag 2 planprioritering for boliger i den sydlige del af udby.pdf
caseno18-5727_#4539356_v2_bilag 3 planprioritering ændring af kommuneplanramme for vandværket i tølløse.docx.pdf
caseno18-5727_#4553459_v1_bilag 4 status planer.pdf

Bilag

Bilag 1 planprioritering biogasanlæg nord for Kvanløse
Bilag 2 planprioritering for boliger i den sydlige del af Udby
Bilag 3 planprioritering ændring af kommuneplanramme for vandværket i Tølløse
bilag 4 status planer


126. Beslutning om frigivelse af midler til trafikforbedringstiltag

Beslutning om frigivelse af midler til trafikforbedringstiltag

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. der gives en anlægsbevilling på 200.000 kr., af de afsatte anlægsmidler på 3,1 mio. kr., til trafik forbedrende foranstaltninger på Slagelsevej v. Holmstrup
  2. der gives en anlægsbevilling på 500.000 kr., af de afsatte anlægsmidler på 3,1 mio. kr., til trafik forbedrende foranstaltninger i krydsene Lundemarksvej/Stenhusvej
  3. oversigt over anvendelse af puljen ”ad hoc midler til mindre trafiksikkerhedsforbedrende tiltag” tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
Byrådet godkendte på mødet den 13.09.2017 prioriteringen af trafikforbedringstiltag (bilag 1) Der er afsat en pulje på 3,1 mio. kr. i investeringsoversigten for budget 2018 til tiltagene.
Af det samlede budget ønskes følgende frigivet:
 
 
 
Den 21.02.2018 frigav Kommunalbestyrelsen en pulje på 500.000 kr. til ”ad hoc midler til mindre trafiksikkerhedsforbedrende tiltag”. Administrationen har udarbejdet et statusbilag over anvendelsen af puljen indtil nu. Se bilag 4.

Økonomiske konsekvenser
Der frigives i alt 700.000,- kr. af puljen på 3,1 mio. kr. for prioriterede trafikforbedrende tiltag. Den 21.02.2018 blev der frigivet i alt 1,25 mio. kr. fra puljen.

Øvrige konsekvenser
Forbedringerne på Slagelsevej har markant betydning for trafiksikkerheden. Strækningen der den mest uheldsbelastede strækning i Holbæk Kommune.
 
Forbedringerne ved Lundemarksvej/Stenhusvej, gavner tryghed og sikkerhed for rigtig mange børn som færdes til og fra skole. Derud over er løsningerne til gavn for den generelle fremkommelighed i området.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 29-05-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.



caseno17-53547_#4423192_v1_bilag 1 prioritering af trafikforbedringstiltag.pdf.pdf
caseno17-53547_#4535684_v1_bilag 2 - slagelsevej-1.pdf.pdf
caseno17-53547_#4535596_v1_bilag 3 - lundemarksvej.pdf.pdf
caseno17-53547_#4538190_v1_bilag 4 - status trafiksikkerhed 14-05-2018.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 Prioritering af trafikforbedringstiltag.pdf
Bilag 2 - Slagelsevej-1.pdf
Bilag 3 - Lundemarksvej.pdf
Bilag 4 - status trafiksikkerhed 14-05-2018.pdf


127. Beslutning om omprioritering af midler til renovering af Ringstedvej i Mørkøv

Beslutning om omprioritering af midler til renovering af Ringstedvej i Mørkøv

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller at:
 
  1. der gives en tillægsanlægsbevilling på 400.000 kr. til renovering af Ringstedvej i Mørkøv, som finansieres ved omprioritering i anlægsbudget 2018.

Beskrivelse af sagen
 
 
Det blev i 2017 vurderet, at der skulle afsættes 400.000 kr. til renoveringen af Ringstedvej i Mørkøv på baggrund af en skønsmæssig vurdering. Ringstedvej har alvorlige sætninger, som kan udvikle sig til fare for trafiksikkerheden. Vejen skal derfor forstærkes og rækværker og autoværn skal rettes op.
Kommunalbestyrelsen frigav den 14.03.2018 400.000 kr. til projektet.
Efter frigivelse af midler til projektudvikling, er der foretaget konkrete forundersøgelser samt udarbejdet et konkret projekt for reparation af sætningerne på vejen.
Der er nu beregnet et anlægsoverslag på baggrund af projektet, og anlægssummen vurderes at beløbe sig til 800.000 kr.
Derfor mangler der umiddelbart 400.000 kr. for at opgaven kan gennemføres i 2018.
 
Kommunalbestyrelsen vil få fremlagt en sag vedrørende forslag til omprioritering efterår 2018.

Økonomiske konsekvenser
Prisen på renoveringen betyder, at der skal frigives yderligere 400.000 kr. i budget 2018.
Finansieringen forventes at kunne tilvejebringes med omprioritering af allerede afsatte midler fra andre projekter på anlægsbudget 2018.
På nuværende tidspunkt er der udsigt til et mindre forbrug på andre projekter, men det er for tidligt at anvise specifik omprioritering.
Administrationen forventer at havde et forslag klar til omprioritering efter renoveringer efter udført efteråret 2018.

Øvrige konsekvenser
Hvis ikke renoveringen af Ringstedvej sker i 2018, vil der være risiko for delvis lukning af vejen.

Sagshistorik, henvisninger
Kommunalbestyrelsen den 14.03.2018 pkt. 51: Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Veje

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 29-05-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.



caseno18-21151_#4565665_v1_notat - ringstedvej 56-63, 4440 mørkøv..pdf.pdf

Bilag

NOTAT - Ringstedvej 56-63, 4440 Mørkøv..pdf


128. Beslutning - Etablering af parkeringspladser ved Vipperød station

Beslutning - Etablering af parkeringspladser ved Vipperød station

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
1. der indgås aftale med DSB om etablering af offentlige parkeringspladser ved Vipperød station på Holbæk Kommunes areal, en del af matr.nr. 4a, Vipperød Gde, Grandløse, hvilket indebærer, at:
a. DSB finansierer parkeringspladserne
b. DSB gives en ret til at købe arealet i en periode på ti år vederlagsfrit,
c. Arealet udlægges til parkeringsareal ved servitut, og
d. Holbæk Kommune er bygherre, og har en ejers rådighed og forpligtelser over arealet.

Beskrivelse af sagen
Baggrund
Der har vist sig behov for yderligere parkeringspladser ved Vipperød station. Til gavn for borgere og togrejsende til Vipperød, er Holbæk Kommune og DSB derfor blevet enige om, at der er behov for at tilføre flere parkeringspladser til området ved stationen. På denne baggrund har der været drøftelser med DSB om at indgå en aftale, hvor DSB finansierer parkeringspladserne på Holbæk Kommunes areal, mod at DSB omvendt også bliver givet nogle rettigheder, der stemmer overens med Holbæk Kommunes interesser.
 
Efter drøftelser med DSB har der kunne opnås enighed om nedenstående vilkår, som afventer endelig godkendelse hhv. hos DSB og Kommunalbestyrelsen.
 
Etablering af 24 yderligere bilparkeringspladser og 2 MC pladser
Parkeringspladserne ønskes etableret ved Vipperød station på et areal på ca. 720 m2, der er beliggende på en del af matr.nr. 4a, Vipperød Gde, Grandløse. Der er udarbejdet et projekt for etablering af parkeringspladserne af rådgivningsfirmaet Niras, som muliggør 24 yderligere bilparkeringspladser og 2 MC pladser.
DSB har tilbudt at finansiere anlægsopgaven inkl. projektering og byggeledelse.
Parkeringspladserne vil være offentlige tilgængelige og uden parkeringsrestriktioner eller betalingsparkering.
 
Holbæk Kommune vil som ejer af arealet være bygherre på projektet.
 
Køberet og servitut
Holbæk kommune forbliver ejer af arealet.
Som modydelse for etablering af offentlige parkeringspladser på kommunens areal, gives DSB en ret til at købe arealet vederlagsfrit i en 10-årig periode.
DSB’s interesse i at blive ejer af arealet skulle være, hvis der bliver kapacitetsproblemer, og DSB finder behov for at reservere arealet til togrejsende
 
DSB og Holbæk Kommune har samtidig gensidigt behov for at sikre, at arealet forbliver parkeringsareal uanset ejerskab, hvorfor det ligeledes aftales, at arealet pålægges en servitut om, at arealet skal anvendes til parkeringsformål. Både Holbæk Kommune og DSB vil være påtaleberettigede efter servitutten.
 
Drift af arealet
Holbæk Kommune vil som ejer af arealet have driftsforpligtelsen, dvs. den løbende vedligeholdelse og renholdelse. Hvis DSB udnytter sin køberet, vil driftsforpligtelsen overgå til DSB.

Økonomiske konsekvenser
Anlæggelse af parkeringspladserne er uden økonomiske omkostninger for Holbæk Kommune, da projektering, byggeledelse og anlægsopgaven finansieres af DSB.
 
Holbæk Kommune vil have øget udgifter forbundet med den løbende drift af arealet. Vejdriftsudgiften anslås at udgøre 40.000 kr. årligt (nutidskroner) og skal indarbejdes i budget 2019 og frem.
 
Hvis DSB senere vil købe arealet i medfør af køberetten, vil det være DSB der skal betale udgifterne til udstykning af arealet og berigtigelse af handlen i tingbogen. Holbæk Kommune har derfor heller ikke udgifter ved DSB’s eventuelle senere køb af arealet.
 
Der er indhentet en ekstern ejendomsmæglervurdering på, at det er på markedskonforme vilkår, at Holbæk Kommune kan give DSB en køberet til arealet vederlagsfrit i en 10-årig periode.

Lovgrundlag – link
Da arealet er mindre end 2000 m2 og ikke selvstændigt vil kunne bebygges, er det ikke udbudspligtigt at meddele DSB en køberet, jf. bekendtgørelse om offentligt udbud ved salg af kommunens henholdsvis regionens faste ejendomme, § 2, stk. 2, nr. 4.
 
Der vil blive indhentet tilbud på anlægsopgaven efter reglerne i tilbudsloven.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 29-05-2018
Indstilles godkendt, idet det forventes, at der etableres el-ladeplads, og der er tilstrækkelige cykelparkeringspladser.

Supplerende sagsfremstilling 31-05-2018
Efter behandlingen i Udvalget for Klima og Miljø har administrationen undersøgt mulighederne for at imødekomme udvalgets ønsker om, at der etableres el-ladepladser og tilstrækkelige cykelparkeringspladser.
Det vil være muligt at imødekomme ønsket om to ladepladser for el-biler på et tilstødende areal, hvilket forventeligt vil indebære en anlægsinvestering for Holbæk Kommune på ca. 70.000 kr. Når ladestanderne er etableret, kan den videre drift foretages af firmaet Clever uden yderligere udgifter for Holbæk Kommune. Hvis etablering af el-ladeplads skal være en del af aftalen med DSB, vil det kræve nye drøftelser og godkendelse i DSB, ligesom det vil indebære, at der skal udarbejdes nyt projekteringsmateriale til brug for udbud. Det vil derfor indebære en væsentlig forsinkelse af projektet, hvorfor denne løsning ikke anbefales.
 
Det foreslås, at ønsket om ladepladser for el-biler indgår i arbejdet med grøn og bæredygtig kommune i det politiske arbejdsprogram, og administrationen udarbejder et samlet projekt for, hvor der bør etableres el-ladepladser, herunder forslag til finansiering.
 
I forhold til behovet for supplerende cykelparkeringspladser er det ved besigtigelse konstateret, at der ved stationen både er mulighed for overdækket parkering med cykelstativer i tilknytning til perronen, ligesom der nord for banen også er cykelstativer uden overdækning. Der var ved besigtigelsen en almindelig hverdag over middag god kapacitet og mange uudnyttede muligheder for cykelparkering, ligesom der ikke var cykler, der var parkerede udenfor cykelstativer. Der vurderes derfor ikke på nuværende tidspunkt at være behov for yderligere cykelparkeringspladser, hvorfor det ikke anbefales at ændre aftalen med DSB og projekteringsmaterialet og reducere antallet af bilparkeringspladser til yderligere cykelparkeringspladser.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt med den ændring, at ønsket om ladepladser for EL-biler indgår i arbejde med en grøn og bæredygtig kommune i det politiske arbejdsprogram, herunder forslag til finansiering.





129. Beslutning om renovering og udvikling af Ahlgade

Beslutning om renovering og udvikling af Ahlgade

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag.

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
1. processen for renovering af Ahlgade godkendes
2. der arbejdes videre med et konkret forslag til at gennemføre forsøg med ensretning af en del Ahlgade
3. der arbejdes videre med den langsigtede udvikling af Ahlgade, herunder konkrete initiativer, der forventes at kunne forbedre forholdene på Ahlgade

Beskrivelse af sagen
Renovering
Kørebanebelægningen i Ahlgade er ujævn og trænger til gennemgribende opretning.
Der er afsat og frigivet 1 mio. kr. i budget 2018 og yderligere 1 mio. kr. i budget 2019 til dette arbejde.
Genopretningen bliver udført i 2 etaper, hvor arbejdet igangsættes efterår 2018 og fortsætter i foråret 2019.
 
Der udføres udelukkende opretning på kørebane og parkering, dog tilstræbes det at forbedre to krydsningspunkter hvad angår belægningens overflade. Formålet med dette er, at forbedre forholdene for fodgængere og folk med handicap. Dette er en justering, som er sket efter mødet med interessenterne den 17. april.
 
Enkelte dele af Ahlgade er så ujævne at der skal gennemføres en total opretning. Dette er særligt gældende omkring torvet og hen over P-kælderen. Andre dele påregnes klaret med delvis udskiftning og punktvis opretning af chaussésten.
 
Opretningen af Ahlgade påregnes at starte på strækningen fra Blegstræde og mod Labæk. Der har for nylig været gennemført et særeftersyn på P-kælderen. Særeftersynet peger på at membranen på kælderdækket er tæt og intakt. Derfor er vurderingen, at renoveringen kan påbegyndes som planlagt.
 
Arbejdet tilrettelægges så sommerens arrangementer i gaden generes mindst muligt efter nærmere aftale med Holbæk Byforum. Ahlgade skal afspærres for biler på og omkring arbejdsområdet under arbejdets udførelse i en periode på omkring 10 – 13 uger.
 
Møde med interessenter – mulighed for ensretning
Efter punktets behandling i KMU 27. februar 2018 er der gennemført et møde den 17. april 2018 med flere interessenter, jf. udvalgets beslutning. Referat af mødet er vedhæftet sagen. På mødet deltog repræsentanter fra Holbæk Byforum, Dialog Holbæk og Handicaprådet foruden KMU medlemmer og kommunens administration. Der var enighed om, at det vil være en god idé at gennemføre et forsøg med ensretning, for at se om en reduktion af trafikken giver et bedre ophold i gaden. Der var fra flere deltagere meldinger om, at det er svært både at færdes og orientere sig i gaden, særligt hvis man skal passere trafikken og handle i den modsatte side. Dette forhold gør sig gældende uanset, om man har et handicap eller ej.
 
Langsigtet udvikling af Ahlgade og konkrete initiativer
Flere af pointerne fra mødet stemmer overens med de svar der i 2017 kom ind via en undersøgelse i Borgerpanelet. Undersøgelsen viste blandt andet, at Holbæk by ville opleves som en bedre handelsby hvis der blev bedre parkeringsforhold i byen samt mindre trafik på Ahlgade. Undersøgelsen er tilgængelig på kommunens hjemmeside.
 
På baggrund af mødet indstilles det derfor, at der foruden selve renoveringen også arbejdes videre med et konkret forslag til forsøg med ensretning af Ahlgade i 2019 og samtidig arbejdes med udviklingen af Ahlgade på lang sigt. Der kan derudover arbejdes med konkrete forbedringsinitiativer, eksempelvis digitale henvisningstavler i den løbende udvikling af Ahlgade.
 
Til den kørende trafik mangler digitale henvisningstavler, og det blev nævnt fra politisk side at man gerne vil se nærmere på muligheden for at få opsat tavlerne, for at opnå en mere hensigtsmæssig trafikafvikling og dermed øge tilgængeligheden.

Økonomiske konsekvenser
Renovering
Det forventes at anvende 2 mio. kr., heraf 1 mio. kr. i 2018 og 1 mio. kr. i 2019, hvilket svarer til de afsatte midler i anlægsbudgettet.
 
Forsøg med ensretning samt langsigtet udvikling
Der er i indeværende budget ikke afsat midler til initiativerne jævnfør punkt 2 og 3.

Øvrige konsekvenser
Administrationen er bekendt med, at der er mange ønsker og idéer til initiativer for udviklingen af Holbæk midtby. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget stilling til eller truffet beslutning om eventuelle ønsker som eksempelvis ensretning, gågade, cykelbaner, skråparkering, betonbelægning, asfalt på kørebanen eller andre forslag, hvorfor administrationen anbefaler, at den nødvendige genopretning af kørebanen udføres i 2018 og 2019.
 
Renoveringen var en del af budget 2017, der blev udskudt forår 2017, men administrationen vurderer ikke, at arbejdet med opretningen kan udskydes yderligere.

Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i kommunalbestyrelsen den 14. marts 2018

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 29-05-2018
Et flertal bestående af A, O, I og V indstiller at indstillingen tiltrædes.
 
Et mindretal bestående af Ø kan ikke tiltræde indstillingen, idet det ønskes at tilgodese de bløde trafikanter.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.
 
For stemte 6 (A, B, C, O, I og V).
 
Imod stemte 3 (L, F og Ø). F og Ø ønsker en løsning, der tilgodeser de bløde trafikanter.



caseno18-5199_#4535483_v1_referat fra møde om ahlgade_170418.pdf.pdf

Bilag

Referat fra møde om Ahlgade_170418.pdf


130. Beslutning om forsikring af frivillige indsatser

Beslutning om forsikring af frivillige indsatser

Sagsgang og sagstype
Projektudvalg for lokal udvikling, Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
 
Beslutningssag.


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at det besluttes:
  1. at Holbæk Kommune, pr. 1. juli 2018, forsikrer frivillige indsatser som en selvforsikringsordning. Forsikringsordningen omfatter både ansvarsskader og ulykkesskader.
  2. at udgifter til erstatningsudbetalinger til skader grundet frivillige indsatser afholdes af det centrale budget.
  3. at der foretages en evaluering af den valgte forsikringsordning efter 2 år.


Beskrivelse af sagen
Den 1. juli 2017 blev det muligt for kommunerne at forsikringsdække borgere, der yder en frivillig indsats i kommunalt regi. Derfor skal det besluttes, om Holbæk kommune ønsker at gøre brug af den nye mulighed - og i givet fald hvordan.
 
Baggrund
Holbæk Kommune har afventet resultaterne fra en arbejdsgruppe nedsat i Odense kommune, som har gennemført en grundig analyse af fordele og ulemper ved at forsikringsdække borgere, der yder en frivillig kommunal indsats. Dette arbejde var grundlaget for, at Odense kommunes byråd i november 2017 besluttede at forsikre alle frivillige indsatser via kommunens selvforsikringsordning.
 
Det er administrations vurdering, at analysearbejdet fra Odense kommune også kan indgå i grundlag for at træffe en politisk beslutning i Holbæk Kommune.
 
Hvad kan kommunen forsikre?
De nye regler giver mulighed for at forsikre den frivillige indsats. Hvorimod det frivillige arbejde er i forvejen dækket på lige fod med kommunens medarbejdere. Hvorvidt der er tale om en indsats eller arbejde beror på en konkret vurdering i hvert tilfælde. Forskellen på hhv. indsats og arbejde er beskrevet i vedlagte notat.
 
Eksempler på typiske frivillige indsatser i Holbæk Kommune:
§ Frivillige, som af egen drift arrangerer aktiviteter og er med til at skabe stemning på plejecentre / aktivcentre eller ledsager de ældre på gåture.
 
 Eksempler på frivilligt arbejde i Holbæk Kommune:
§ Frivillige mentorer for sårbare unge
§ Frivillige gældsrådgivere, som i kommunens frivilligcenter, yder rådgivning til borgere. 
 
Hvad kan kommunen IKKE forsikre?
Kommunen kan ikke tegne forsikring for frivillige i foreningsregi, da foreningen er selvstændigt ansvarlige for skader, som deres frivillige påføres eller påfører andre som en del af foreningens frivillige indsats for kommunen.
 
Almindelige håndsrækninger, hvor f.eks. pårørende uden en forudgående aftale kortvarigt giver en hånd med i en bestemt situation, er ikke at betragte som hverken frivilligt arbejde eller frivillige indsatser og er dermed ikke omfattet af denne sag.
 
Hvad skal forsikringsdækningen omfatte?
Kommunen skal beslutte, om det er alle frivillige indsatser, der skal være omfattet af forsikringerne, eller der alternativt skal udfærdiges retningslinjer for, hvilke frivillige indsatser der skal være omfattet.
 
Kommunen skal også beslutte, om der skal tegnes både ulykkes- og ansvarsforsikring eller kun en af delene.
 
Administrations anbefaling til forsikringsdækning
Det er administrationens anbefaling, at alle frivillige indsatser bør forsikres og dækningen bør omfatte både ulykke og ansvar.
 
Det vil skabe større klarhed og tryghed for både frivillige og ansatte og sende et signal om anerkendelse og værdsættelse af de frivilliges indsats. Desuden vil der være en væsentlig administrativ arbejdsbyrde forbundet med at identificere og vurdere særlige grupper af frivillige, der eventuelt ikke skulle være omfattet af forsikring.
 
Modeller for at forsikre frivillige indsatser
Hvis kommunalbestyrelsen ønsker at forsikre den frivillige indsatser, kan det ske på 2 måder:
 
  1. Kommunen tegner en forsikring i et forsikringsselskab.
  2. Forsikring via den kommunale selvforsikring.
 
Begge modeller er uddybende beskrevet i vedlagte bilag. 
 
Der i øjeblikket kun ét forsikringsselskab, Gjensidige, der tilbyder kommunerne forsikring for frivillige på de vilkår, der er nævnt i loven, og hvor det ikke samtidig kræves, at kommunen har sine øvrige ansvars- og arbejdsskadeforsikringer i selskabet.
 
For at kunne give et konkret forsikringstilbud til Holbæk Kommune, skal Gjensidige vide, hvor mange timer de frivillige i Holbæk Kommune samlet yder per år. Der findes ikke p.t. en opgørelse over, hvor mange timers frivillig indsats der lægges i Holbæk Kommune om året. Det er derfor ikke muligt at komme med et estimat over præmien ved tegning af forsikring.
 
Administrationen vurderer, at det vil være en væsentlig administrativ opgave, at kortlægge de frivillige indsatser på tværs af det kommunale område. Det skyldes at brugen af frivillige indsatser er mangfoldig og opstår løbende efter behov i de decentrale dele af forvaltningen.
 
Ved selvforsikring afholdes alle udgifter i forbindelse med konkrete skader af kommunen selv. Erstatningsbeløb afholdes via det centrale budget. Denne metode kræver ikke forudgående registrering af timer og vurdering af, om der er tale om frivilligt arbejde eller frivillig indsats.
 
Det er administrationens vurdering, at selvforsikring af frivillige indsatser kan administreres af de samme medarbejderressourcer, som i dag varetager kommunes forsikringsfunktioner, da mængden af skader forventes at være begrænset.
 
Administrationens anbefaling til valg af forsikringsmodel
Administrationen anbefaler, at frivillige indsatser forsikres gennem kommunens selvforsikring, da dette vurderes at medføre de laveste omkostninger for kommunen samlet set. Administrationen anbefaler, at erstatningsbeløb afholdes via det centrale budget. Det er ikke muligt at anslå, hvor store udgifterne forventes at blive, da kommunen ikke tidligere har haft skader, som skyldes frivillig indsats. Desuden kan det økonomiske omfang af de potentielle skader være meget forskelligt – lige fra en simpel brilleskade til en alvorlig personskade.
 
Evaluering af den valgte ordning
Det er administrationens anbefaling, at der bør foretages en evaluering af den valgte forsikringsordning efter to år. Det er vanskeligt på forhånd at vurdere omfanget af skader og de medfølgende udgifter, og formålet med evalueringen efter 2 år vil derfor være at få et indtryk af, om skades- og udgiftsbilledet har ændret sig, og om der på baggrund heraf skal ske ændringer i den valgte forsikringsform.


Økonomiske konsekvenser
Det forventes, at erstatningsudbetalinger som følger af skader grundet frivillige indsatser bliver afholdt af det centrale budget og der oprettes særskilt konto hertil.
 
Administrationsomkostninger til ulykkesskader afholdes af Organisationsservice inden for eksisterende rammer.
 
Administrationsomkostninger til ansvarsskader afholdes Vækst og Bæredygtighed inden for eksisterende rammer.


Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Godkendt. Udvalget vil gerne informeres om, hvordan de frivillige blev informeret om forsikringen, når den evt. træder i kraft.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 30-05-2018
Indstilles godkendt.


Beslutning i Økonomiudvalget den 06-06-2018
Indstilles godkendt.



caseno13-26401_#4483737_v1_notat, forsikring af frivillig indsats.pdf

Bilag

Notat, Forsikring af frivillig indsats


131. Beslutning - Indgåelse af procesaftale om retssag - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Indstilles godkendt.





132. Orienteringer

Orienteringer

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Orienteringssag


Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra borgmesteren
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra direktionen
 
Forventede sager på de næste tre møder i udvalget:
 
Mødet den 20. juni 2018
 
Der er ikke noget møde i juli.
 
Mødet den 8. august 2018
 
Mødet den 29. august 2018
Mødet den 5. september 2018




133. Underskriftsark

Underskriftsark