UDVALG

14-17 Demokratieksperimentariet

MØDE

Referat

STED

lokale 1.D, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

22-09-2015 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

22-09-2015 21:00:00


PUNKTER

141. Godkendelse af dagsorden til mødet den 22. september
142. Drøftelse - Pejlemærke til Plan- og Udviklingsstrategien
143. Drøftelse - Temamøde om inddragende arbejdsformer
144. Drøftelse - Demokratieksperimentariets evaluering af omstillingsgrupper som metode
145. Drøftelse - Deltagelse på lokalområdernes møde om input til Plan- og Udviklingsstrategien
146. Drøftelse - Status og midtvejsevaluering af ’Holbæk by Lokalforum
147. Drøftelse - Møder med lokalområder om boliger til flygtninge
148. Orientering - Status på opgaver og aktiviteter i Demokratieksperimentariet
149. Eventelt



141. Godkendelse af dagsorden til mødet den 22. september

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - godkendelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter og godkender dagsordenen

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Godkendt

Referat
Sagsfremstilling



142. Drøftelse - Pejlemærke til Plan- og Udviklingsstrategien

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Koncerndirektør Erik K. Andersen indstiller, at demokratieksperimentariet drøfter,
 
1. forslaget til pejlemærket Engageret Medborgerskab til den kommende Plan- og Udviklingsstrategi.

I drøftelsen sættes særlig fokus på de to første af pejlemærkets delmål ’Bedre rammer for frivillige’ og ’Dialog mellem borgere og kommune’.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Demokratieksperimentariet skal drøfte en opdatering af Udviklingsstrategiens pejlemærke Engageret Medborgerskab, med et særligt fokus på delmålene Bedre rammer for frivillige og Dialog mellem borgere og kommune. Det opdaterede pejlemærke skal indgå i den kommende Plan- og Udviklingsstrategi.
 
Byrådet fastslog ved deres drøftelse i juni 2015, at der er tale en opdatering af Plan- og Udviklingsstrategien, og derfor vil det overordnede indhold og målene i den strategi som Byrådet vedtog i april 2012 som udgangspunkt ikke blive ændret markant.
 
Udvalget skal derfor drøfte, om de nuværende delmål stadig er brugbare og i, hvilket omfang de eventuelt skal opdateres.
 
 
Punktet fremlægges af Jesper Møller og Else Nørgaard fra Vækst og Bæredygtighed
 
Borgerinddragelse mv.
For at give borgerne mulighed for at komme med input til Plan- og udviklingsstrategien vil der blive afholdt et borgermøde i oktober måned. Interesserede repræsentanter fra lokalområderne er ved at planlægge processen i samarbejde med fællesskaberne. Byrådet vil modtage en invitation til at deltage, når programmet er fastlagt.
 
Holbæks nabokommuner vil også blive inddraget idet omfang det giver mening. Helt konkret er der blevet igangsat et arbejde for at se om samarbejdet mellem Holbæk, Roskilde og Lejre kan optimeres.
 
Bilag
Baggrund og for slag til pejlemærke er vedlagt som bilag
 

 

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Projektudvalget drøftede status og behov for opdatering pejlemærket Engageret Medborgerskab, med et særligt fokus på delmålene Bedre rammer for frivillige og Dialog mellem borgere og kommune.
 
Det er projektudvalgets vurdering, at pejlemærket stadig er aktuelt som udviklingsmål for den kommende Plan- og Udviklingsstrategi, og at der bør tilføjes fokus på fællesskab og brugen af den nye dialogmodel.

Sagsfremstilling
Referat

caseno13-37262_#3442113_v1_pus - dex - bilag - engagerede medborgere - 2015.09.17.pdf.pdf
caseno13-37262_#3442109_v1_pus - dex - bilag - baggrund - 2015.09.17.pdf.pdf

Bilag

PUS - DEX - Bilag - Engagerede medborgere - 2015.09.17.pdf
PUS - DEX - Bilag - Baggrund - 2015.09.17.pdf


143. Drøftelse - Temamøde om inddragende arbejdsformer

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter oplæg til Demokratieksperimentariets temamøde om inddragende arbejdsformer i byråd og udvalg.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Projektudvalget for Demokratieksperimentariet planlægger et temamøde om inddragende arbejdsformer, med deltagelse af Byrådet. På udvalgsmødet den 25. august, drøftede udvalget rammer for temamødet og nedsatte en arbejdsgruppe til planlægningen.
 
Arbejdsgruppen har drøftet forslag til formål, indhold, program og oplægsholdere til temamødet. Blandt de fokusemner som er drøftet er:
 
 
Arbejdsgruppen fremlægger oplægge til program mv. for temamødet.
 
 
Projektudvalget drøfter og kvalificerer oplæg og den videre proces.


Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
 
Projektudvalget drøftede oplægget fra arbejdsgruppen. Der arbejdes videre med planlægning af temamøde. Dato er fastlagt til den 18. november 2015.

Referat
Sagsfremstilling



144. Drøftelse - Demokratieksperimentariets evaluering af omstillingsgrupper som metode

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter oplæg til Demokratieksperimentariets evaluering af omstillingsgrupper som metode til inddragelse og dialog om politisk retning.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
 
Omstillingsgrupperne blev formet og etableret, med afsæt i aftalen op Holbæk i Fællesskab fra 2013, som arbejdsmetode for Byrådet til at komme  i dialog med borgere, brugere, administration og eksperter omkring budgetudfordringer og udvikling af opgaveløsningen på de store velfærdsområder.
 
Byrådet har gennemført to runder med omstillingsgrupper i foråret 2014 og foråret 2015, samt nedsat 4 nye omstillingsgrupper, som skal arbejde i efteråret 2015. De to første runder med omstillingsgrupper har været grundigt evalueret hver for sig, med fokus på deltagernes oplevelse af inddragelsen og rollerne samt proces og output. Evalueringerne herfra er vedlagt som bilag til dagsordenspunktet.
 
Som en del af Demokratieksperimentariets fokus på at give indsigt i hvordan ’dialogen mellem byråd og borger, virksomheder m.fl. om fremtidens udfordringer og politiske pejlemærker styrkes’, evaluerer  Demokratieksperimentariet omstillingsgrupperne som metode, fx med fokus på
 
  1. hvordan omstillingsgrupper som metode har bidraget til at skabe mere dialog om politisk retning,
  2. hvordan omstillingsgrupperne har bidraget til at udvikle politikerrollen og styrke den enkelte politikers indflydelse
  3. hvad omstillingsgrupperne har givet af erfaringer omkring det at eksperimentere og skabe løsninger sammen med borgerne
 
Evalueringen gennemføres med henblik på at byrådet får en samlet tilbagemelding på omstillingsgrupper som metode til at skabe ’dialog om politisk retning’ og anbefalinger til, hvordan de fremover kan inddrage borgere i de store udfordringer og budget-processer.
 
Demokratieksperimentariet evaluering og anbefalinger laves med baggrund i de eksisterende delevalueringer, samt refleksioner, indtryk og erfaringer fra deltagerne i projektudvalget.
 
Projektudvalget drøfter på i den forbindelse hvad der særligt skal lægges vægt på i evalueringen og hvad projektudvalget vil fremhæve i anbefalingerne.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Projektudvalget drøftede hvordan arbejdsmetoden Omstillingsgrupper har bidraget til dialog om politisk retning, og hvilke pointer der skal fremhæves i Demokratieksperimentariets evaluering af metoden.

Referat
Sagsfremstilling



145. Drøftelse - Deltagelse på lokalområdernes møde om input til Plan- og Udviklingsstrategien

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget orienteres om status på lokalområdernes møde om Plan- og Udviklingsstrategien, og drøfter Demokratieksperimentariets deltagelse på mødet og oplæg til lokalområderne.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
I forbindelse med arbejdet med Plan- og Udviklingsstrategien, er lokalområderne inviteret til, at arrangere og være værter for et eller flere temamøder, hvor lokalområderne selv belyser udfordringer og muligheder, og giver deres input til hvad der er vigtigt at strategien fokuserer på.
 
Lokalområderne bliver understøttet at medarbejdere fra Plan og Fælles-skaberne, til at arrangere og afholde møderne.
 
Mødet er planlagt til den 8. oktober, og der vil være deltagelse af bl.a. borgmester Søren Kjærsgaard, samt indlæg af ekstern oplægsholder. Efter workshops vil der bliver rundet af med oplæg fra Demokratieksperimentariet.
 
Projektudvalget drøfter Demokratieksperimentariet deltagelse og oplæg på temamødet.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Projektudvalget drøftede Demokratieksperimentariets deltagelse på lokalområdernes temamøde.

Referat
Sagsfremstilling



146. Drøftelse - Status og midtvejsevaluering af ’Holbæk by Lokalforum

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter midtvejsevaluering af forsøget med lokalforum for Holbæk by

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
 
På projektudvalgsmøde den 25. november 2014, besluttede udvalget at igangsætte et forsøg med etablering af et lokalforum i Holbæk by, på baggrund af henvendelse fra en gruppe interesserede borgere.
 
Lokalforummet blev etableret i februar 2015, med ca. 8 borgere og administrativ støtte fra 2 Fælles-skabere, samt to repræsentanter fra projektudvalget for Demokratieksperimentariet.
 
Den 8. oktober holdt Holbæk by Lokalforum en midtvejsevaluering, hvor der blev gjort status over gruppens arbejde, successer og udfordringer. Den generelle vurdering fra Lokalforummet er, at det nu er kommet godt i gang og er klar til at arbejde aktivt, men at der også er udfordringer, bl.a. i forhold til få etableret lokalforum som relevant aktør for kommunen og øvrige interessenter. Resultater fra evalueringen vil blive fremlagt på udvalgsmødet.
 
 
Projektudvalget drøfter resultater af midtvejsevalueringen af forsøget med Holbæk by Lokalforum.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Projektudvalget blev orienteret om midtvejsevalueringen i Holbæk by Lokalforum.
 
Projektudvalget besluttede at deltage i et kommende møde i lokalforum.

Referat
Sagsfremstilling



147. Drøftelse - Møder med lokalområder om boliger til flygtninge

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter forslag til besøgsrunde i lokalområder, omkring lokalområdernes muligheder for bidrage til at skaffe boliger til flygtninge

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
 
I forbindelse med det nuværende og kommende behov for at skaffe boliger til flygtninge, er det blevet foreslået, at repræsentanter fra projektudvalget for Demokratieksperimentariet, tager en besøgsrunde til kommunens lokalområder og lokalfora, og drøfter om og hvordan lokalområderne på forskellige måder kan bidrage til at skaffe boliger til og til integration af flygtninge.
 
Initiativet skal støtte op om og koordineres med de øvrige indsatser, der er i gang fra Holbæk Kommunes side, bl.a. i forhold til den øvrige boligpolitiske indsats, drøftelser med lokalområder omkring midlertidig indkvartering i ældrecentre mv. 
 
Projektudvalget drøfter i den forbindelse, hvad skal være Demokratieksperimentariets tilgang og rolle, herunder oplæg til drøftelse med lokalområderne.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Projektudvalget drøftede forslaget til besøgsrunde. Besøgene koordineres med Voksenudvalget, og har fokus på den langsigtede integration i lokalsamfund og samarbejde om boliger. Der planlægges en besøgsrunde i efteråret, som omfatter alle lokalområder.

Referat
Sagsfremstilling



148. Orientering - Status på opgaver og aktiviteter i Demokratieksperimentariet

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - orientering

Indstilling
Projektudvalget orienteres om status på opgaver og aktiviteter

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Projektgruppen orienterer om status på følgende opgaver i Demokratieksperimentariet:
 

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
Projektudvalget blev orienteret om status på opgaver og aktiviteter i Demokratieksperimentariet

Referat
Sagsfremstilling



149. Eventelt

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet – orientering/drøftelse

Indstilling
Der kan ikke træffes beslutninger under eventuelt

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-09-2015
 -

Referat
Sagsfremstilling