UDVALG

14-17 Demokratieksperimentariet

MØDE

Dagsorden

STED

lokale 1.D, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

25-08-2015 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

25-08-2015 21:00:00


PUNKTER

135. Drøftelse - Borgerpanelundersøgelse om lokaldemokrati
136. Drøftelse - Resultater af brugerpejling om Folkemøde
137. Drøftelse - Resultater og afrapportering til Byrådet
138. Drøftelse - Temamøde om inddragende arbejdsformer
139. Orientering - Lokalområders temamøde vedr. Plan- og Udviklingsstrategien
140. Orientering - Tids- og aktivitetsoversigt efterår 2015



135. Drøftelse - Borgerpanelundersøgelse om lokaldemokrati

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter oplægget til borgerpanelundersøgelse om demokrati og deltagelse i Holbæk Kommune

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Projektudvalget besluttede på udvalgets møde den 22. juni, temaer og det fokus for den borgerpanelundersøgelse om inddragelse, lokaldemokrati, som skal gennemføres i september måned. Udvalget besluttede, at der særligt skal sættes fokus på, hvad borgerne er optaget af at tale med byrådet om, samt kendskabet til eksisterende ’kanaler’ for dialog og deltagelse.
 
Målet med borgerpanelundersøgelsen er at ”tage temperaturen” på borgernes oplevelse af muligheder og rammer for deltagelse, inddragelse og demokratisk indflydelse i Holbæk Kommune, samt ønsker hertil.
 
Resultaterne af undersøgelsen skal bruges til af fokusere og styrke indsatsen for forbedring af dialog, deltagelse og lokaldemokrati i Holbæk.
 
Projektgruppen har med det udgangspunkt, udarbejdet spørgsmål til en borgerpanel­undersøgelse, hvor der spørges ind til følgende tre temaer:
 
•           Borgerens kendskab og oplevelse af demokratiet i Holbæk
•           Ønsker og idéer til udviklingen af demokratiet i Holbæk
•           Borgerens egen deltagelse i demokratiet i Holbæk
 
Eksempler på spørgsmål fremlægges på udvalgets møde.
 
Undersøgelsen suppleres i øvrigt med to ekstra spørgsmål/temaer, som skal bruges til at evaluere borgerpanelet. Det drejer sig om borgerens vurdering af sin personlige kontakt med medarbejdere i Holbæk Kommune, samt deltagernes vurdering af Borgerpanelet?
 
 
Projektudvalget drøfter om temaer og spørgsmål vurderes at være dækkende i fht. formål og ønsker.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 25-08-2015
Projektudvalget godkendte oplægget til spørgsmål til borgerpanelundersøgelsen om demokrati og deltagelse.

Referat
Sagsfremstilling



136. Drøftelse - Resultater af brugerpejling om Folkemøde

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter resultater af brugerpejling af folkemødedeltagelsen

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
 
På udvalgsmødet den 22. juni besluttede udvalget, at der skulle laves en brugerpejling blandt byrådets deltagere på Folkemødet. Ud af 20 deltagere fra byrådet, har 15 svaret i undersøgelsen, svarende til 75%.
 
Resultaterne fra brugerpejlingen er samlet i bilaget til dagsordenspunktet.
 
 
 
Resultater af brugerpejlingen er vedlagt i bilag.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 25-08-2015
Projektudvalget drøftede resultatet af brugerpejlingen.
Byrådet spørges til interesse for deltagelse på Folkemødet 2016.

Referat
Sagsfremstilling

caseno13-37262_#3412173_v1_evaluering af byrådets deltagelse på folkemødet 2015.pdf

Bilag

Evaluering af Byrådets deltagelse på Folkemødet 2015


137. Drøftelse - Resultater og afrapportering til Byrådet

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter form på resultater og afrapportering af Demokratieksperimentariets arbejde, til Byrådet i december 2015.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
På Byrådets temamøde i december skal Demokratieksperimentariet præsentere konklusioner og resultater af projektudvalgets arbejde, og give anbefalinger til byrådet vedrørende fremtidens dialog, samarbejde og lokaldemokrati.
 
Udover en skriftlig erfaringsrapport med resultater og anbefalinger, fra de forskellige aktiviteter der har været gennemført i projektperioden, har Demokratieksperimentariet også mulighed for at præsentere byrådet for konkrete projekter, ændringer, resultater eller nyskabelser.
 
Hovedparten af resultater og anbefalinger fra aktiviteterne fra Demokratieksperimentariet kan formidles i skriftlig form. For at skabe bedre mulighed for samling og overblik, kan resultater og anbefalinger samles i tre temaer ud fra Demokratieksperimentariets tre bobler, med to eller tre korte publikationer i hver. Mulige publikationer kan være:
 
1. Dialog om Politisk retning med anbefalinger og erfaringer fra Demokratieksperimentariet om styrkelse af det politiske arbejde i byråd og udvalg.
2. Borgerne på banen med anbefalinger og erfaringer fra Demokratieksperimentariet om borgerbudgettering

3. Skab løsningen for og med borgerne med anbefalinger og erfaringer fra Demokratieksperimentariet om samskabelse (Evt. suppleret med video-animation)
4. Evaluering af Strategi for brugerundersøgelser

5. Evaluering af Frivilligstrategi
6. Understøt det lokale initiativ med anbefalinger og erfaringer fra Demokratieksperimentariet om lokaludvikling og samarbejde med lokale kræfter.
 
Derudover kan der eventuelt tilføjes en publikation med læringerne fra aktiviteter om lokaludvikling og samarbejde med lokale kræfter, fx med udgangspunkt i de 5 tips til borgerinddragelse som Demokratieksperimentariet formulerede til byrådets temamøde i januar 2015.
 
På mødet drøfter udvalget, forslag til afrapportering af resultater og anbefalinger, mhp. at Demokratieksperimentariet kan forberede afrapporteringen til byrådet

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 25-08-2015
Projektudvalget drøftede oplægget til formidling af resultater og anbefalinger fra Demokratieksperimentariet.
 
I afrapporteringen lægges der vægt på, at resultater og anbefalinger formidles på en måde, der gør det nemt og attraktivt for borgere, ansatte, udvalg og byråd, at anvende dem.

Referat
Sagsfremstilling



138. Drøftelse - Temamøde om inddragende arbejdsformer

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter oplæg til temamøde om inddragende arbejdsformer i udvalg og byråd

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
 
På projektudvalgets møde den 27. januar, besluttede udvalget, at der efter sommer 2015, skulle sættes fokus på inddragende arbejdsformer i de stående udvalg, med baggrund i læring og erfaringer om inddragelse i det politiske arbejde, fra omstillingsgrupperne i foråret 2015.
 
Projektgruppen foreslår på den baggrund, at Demokratieksperimentariet inviterer byrådet til et temamøde med  om inddragende arbejdsformer. Temamødet kan holdes som et eftermiddagsmøde, hvor Demokratieksperimentariet sammensætter et program, der sætter fokus på, hvordan der i byråds- og udvalgsarbejdet kan inddrages flere aktørere i flere drøftelser, politikudvikling og belysninger af problemer, sager og løsningsmuligheder.
 
Det foreslås at temamødet bygger videre på konkrete erfaringer fra omstillingsgrupperne, hvori problemer og udfordringer belyses sammen med borgere, samt at der indhentes eksempler, inspiration og erfaringer fra andre kommuner, der eksperimenterer med inddragende arbejdsformer.
 
På udvalgsmødet vil projektgruppens forslag til program blive formlagt.
 
 
Projektudvalget drøfter oplægget til temamøde, herunder kvalificering af formål, indhold og form samt projektudvalgets rolle/funktion på temamødet.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 25-08-2015
Projektudvalget godkendte oplægget. Til den videre proces omkring planlægning af temamøde, nedsættes en arbejdsgruppe med deltagelse af Christina K. Hansen og Leif Juul fra projektudvalget.

Referat
Sagsfremstilling



139. Orientering - Lokalområders temamøde vedr. Plan- og Udviklingsstrategien

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - Orientering

Indstilling
Projektudvalget orienteres om lokalområdernes temadag om Plan- og Udviklingsstrategien

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
I forbindelse med arbejdet med Plan- og Udviklingsstrategien, er lokalområderne inviteret til, at arrangere og være værter for et eller flere temamøder, hvor lokalområderne selv belyser udfordringer og muligheder, og giver deres input til hvad der er vigtigt at strategien fokuserer på. Lokalområderne bliver understøttet at medarbejdere fra Plan og Fælles-skaberne, til at arrangere og afholde møderne.
 
Demokratieksperimentariet er inviteret til at følge forløbet, for dels at følge og samle læring med den måde arrangere borgermøder på, og dels for at bidrage med erfaringer og anbefalinger fra tidligere aktiviteter med lokalområderne.
 
Der er i første omgang inviteret til planlægningsmøde den 2. september, for interesserede borgere fra lokalområderne. Den efterfølgende proces er ikke klarlagt endnu, og afhænger af udfaldet mødet. Demokratieksperimentariets projektgruppe vil deltage i og følge forløbet.
 
Det forventes, at der bliver mulighed for, at repræsentanter for projektudvalget eventuelt kan deltage med et oplæg på temamødet.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 25-08-2015
Projektudvalget blev orienteret om temamødet. Demokratieksperimentariet tilbyder lokalområderne at holde et indlæg på temamødet.

Referat
Sagsfremstilling



140. Orientering - Tids- og aktivitetsoversigt efterår 2015

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - orientering

Indstilling
 
 
Projektudvalget orienteres om tidsplan og aktiviteter i Demokratieksperimentariet for efteråret 2015

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Projektgruppen orienterer om status for efterårets aktiviteter i Demokratieksperimentariet, og gennemgår tids- og aktivitetsplanen.
 
Der er planlagt nedenstående aktiviteter, opgaver og evalueringer inden for de tre indsatsområder:
 
· Dialog om politisk retning
o Omstillingsgrupper, evaluering af metode
o Frivilligstrategi, evaluering af strategi
o Borgerpanelundersøgelse
o Borgerpanel, evaluering
o Inddragende arbejdsformer i stående udvalg
o Temamøde for byråd
 
· Udvikling af den kommunale opgaveløsning
o 5 x Borgebudgettering
o Myndighed på ny måde
o Samskabelse i opgaveløsningen
o Dialog og inddragelse af udsatte
o Styrket samarbejde med råd og nævn
o Borgebudgettering, evaluering
o Evaluering af Strategi for Brugerundersøgelser
 
· Understøtte af det lokale initiativ
o Borgerbudgettering af udviklingspuljen, evaluering
o Borgebudgettering i et lokalområde
o Ny Dialogmodel, implementering og evaluering
o Lokalforum for Holbæk by
 
 
Tids- og aktivitetsoversigt vedlagt i bilag til dagsordenspunktet.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 25-08-2015
Projektudvalget blev orienteret om tids- og aktivitetsplanen

Referat
Sagsfremstilling

caseno13-37262_#3330098_v1_tids- og aktivitetsoversigt for demokratieksperimentariet efterår 2015.pdf.pdf

Bilag

Tids- og Aktivitetsoversigt for Demokratieksperimentariet efterår 2015.pdf