UDVALG

14-17 Demokratieksperimentariet

MØDE

Referat

STED

lokale 1.D, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

22-06-2015 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

22-06-2015 21:00:00


PUNKTER

129. Drøftelse - Evaluering af deltagelse i Folkemøde
130. Beslutning - Valg af lokalområde til borgerbudgettering
131. Drøftelse - Borgerpanelundersøgelse om lokaldemokrati
132. Drøftelse - Status fra Demokratieksperimentariet til temamøde
133. Drøftelse - Resultater og afrapporteirng af Demokratieksperimentariet
134. Orientering - Tids- og aktivitetsoversigt efterår 2015



129. Drøftelse - Evaluering af deltagelse i Folkemøde

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter udbyttet af deltagelse på Folkemødet 2015

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
På projektudvalgets møde den 6. januar 2015, besluttede udvalget at opfordre byrådet til at deltage i Folkemødet på Bornholm. Formålet med deltagelse i Folkemødet var:

Gensidig politisk inspiration
Tværpolitisk udveksling af idéer og erfaring
Promovering af Holbæk Kommune, herunder Holbæk i Fællesskab og Demokratieksperimentariet gennem deltagelse i debatter
 
Byrådet besluttede på den baggrund, at byrådsmedlemmer, der ønskede det, kunne deltage i Folkemødet som repræsentanter for Holbæk Byråd.
 
Projektudvalget drøfter om formålet blev opfyldt, i henhold til de fastsatte kriterier. Udvalget drøfter derudover, om Demokratieksperimentariet skal lave en ’brugerpejling’ blandt byrådsmedlemmerne som deltog på Folkemødet, med henblik på deltagernes vurdering udbyttet af Folkemødet. En brugerpejling er et elektronisk spørgeskema med fem spørgsmål.
 
Holbæks deltagelse på Folkemødet 2015
Holbæk Kommune afholdt tre arrangementer/events
Holbæk Kommune - bygger på Fællesskab blev afholdt to gange.  Det var en event hvor politikere sammen med fællesskaberne delte vores erfaringer om frivillighed og lokaldemokrati, og fik input fra folkemødedeltagere til, hvordan vi kan styrke fremtidens kommune og et velfungerende fællesskab.
 
’Dilemmaer i Samskabelse. Debat om udfordringer og muligheder”. Et debatarrangement hvor Borgmester Søren Kjærsgaard,  Borgmester i Aarhus Kommune Jacob Bundsgaard,  Velfærdsudviklingschef i Odense Kommune Annette Lund,   Formand for Frivilligrådet Vibe Klarup Voetmann  samt Anne Tortzen, PhD studerende, UKON, debatterede dilemmaer opstået i samskabelse i Holbæk og Odense kommuner.
 
Liv i landsbyerne - hvordan kan kommunerne gøre en forskel. Et debatarrangement i samarbejde med Landdistrikternes Fællesråd, hvor Michael Suhr og Søren Harboe fra byrådet, deltog sammen med Anders Brandt, formand for Landdistriktsudvalget i Sønderborg Kommune og Christina Achermann fra ’Urland’.
 
Holbæk Kommune deltog derudover i paneler og workshops i følgende sammenhænge:
Søren Harbo Rasmussen, Byrådsmedlem (V)  og Kurt Næsted, Byrådsmedlem (V) deltog i Resonans’ workshops ’Oplev Danmarks vigtigste problem vendt op og ned’ og ’Prototyper til at løse Danmarks Vigtigste Problem’.

Pernille Kruse Byrådsmedlem (V) deltog i Aleris og Meyers Madhus’ arrangement ’Ældremad med glæde: Så er der serveret!’

Kenn Thomsen, Koncerndirektør, deltog i Mandag Morgens arrangement ’Få dig et liv, ikke en ydelse’

Julie Becker, Chef i Uddannelse til alle Unge deltog i Kraks Fondens arrangement ’Unge, uddannelse og ulighed’.
 
Baggrund og rammer
På Folkemødet 2015 deltog over 767 organisationer med ca. 2.700 event. Omkring 100.000 dagsgæster besøgte festivalen. Pressedækningen var beskeden i forhold til tidligere år.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-06-2015
 
Projektudvalget vurderede at formålene med Demokratieksperimentariet og Byrådets deltagelse i Folkemødet var opfyldt, og Demokratieksperimentariet og Byrådet, havde fået et godt og relevant udbytte af Folkemødet. Desuden havde eksponeringen af Holbæk Kommune været god. 
 
Der laves en brugerpejling blandt de byrådsmedlemmer som deltog.

Referat
Sagsfremstilling



130. Beslutning - Valg af lokalområde til borgerbudgettering

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - beslutning

Indstilling
Projektudvalget beslutter hvilket lokalområde, der får 100.000 kr. til at gennemføre lokal borgerbudgettering

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
På udvalgets møde den 27. januar 2015, besluttede udvalget at igangsætte fem forsøg med borgerbudgettering. I et af forsøgene skal et lokalområde selv planlægge og gennemføre en borgerbudgetteringsproces, med en pulje på 100.000 kr. De fem lokalområder i kommunen, som har mellem 800 og 1.200 borgere i hovedbyen, eller hele lokalområdet, blev udvalgt til at kunne ansøge om puljen. De fem lokalområder er Tuse, Undløse, Ugerløse, Orø og Knabstrup. Lokalområderne har i starten maj fået en indkaldelse af ansøgninger til puljen, og været i kontakt med deres Fælles-skabere om projektet.
 
Der er tre lokalområder, Orø, Knabstrup og Ugerløse, som har indsendt en ansøgning, inden fristens udløb den 15. juni 2015.
 
Udvælgelse af lokalområdet
Projektudvalget skal vælge hvilket af de tre lokalområder, som har planlagt den bedste proces, og som skal have 100.000 kr. til at gennemføre borgerbudgetteringen. I vurderingen lægges vægt på, hvordan de beskrevne borgerbudgetteringer opfylder kriterierne:
 
 
Øvrige rammer
De projekter der kan gives penge til ved borgerbudgetteringen i lokalområdet, skal opfylde samme krav som til Lokalområdernes Udviklingspulje, og skal bidrage til udvikling, forskønnelse eller fællesskab i lokalområdet.
 
Lokalområdet må anvende op til 10.000 af de 100.000 kr. til afholdelsen af arrangementet, fx til forplejning, annoncering eller underholdning på dagen.
 
Borgerbudgetteringen kan arrangeres så et projekt får hele beløbet, eller så flere/alle projekterne får en andel af beløbet.
 
Bilag
Ansøgninger fra lokalområderne Orø, Knabstrup og Ugerløse
Indkaldelsen af ansøgninger sendt til lokalområderne.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-06-2015
Projektudvalget vurdererede de indkomne ansøgninger i forhold til de 4 fastsatte kriterier, og besluttede at Orø får puljen på 100.000 kr. til lokal borgerbudgettering.
 
Projektudvalget vurderer, at ansøgningen fra Orø indeholder de mest nyskabende og eksperimenterende initiativer, og at projektet fra Orø vil give Demokratieksperimentariet mest læring og inspiration.

Sagsfremstilling
Referat

caseno13-37262_#3329533_v1_indkaldelse af ansøgninger.pdf
caseno13-37262_#3329535_v1_ugerløse - ansøgning om 100.000.pdf.pdf
caseno13-37262_#3329534_v1_ansøgning om 100.000 kr. til borgerbudgettering i knabstrup - vi sætter endnu mere gang i knabstrup .pdf
caseno13-37262_#3329536_v1_orø - ansøgning til pilotprojekt i forbindelse med borgerbudgettering.pdf.pdf

Bilag

Indkaldelse af ansøgninger
Ugerløse - Ansøgning om 100.000.pdf
Ansøgning om 100.000 kr. til borgerbudgettering i Knabstrup - Vi sætter endnu mere gang i Knabstrup 2.pdf
Orø - Ansøgning til pilotprojekt i forbindelse med Borgerbudgettering.pdf


131. Drøftelse - Borgerpanelundersøgelse om lokaldemokrati

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter temaer og fokus for den borgerpanelundersøgelse om inddragelse, lokaldemokrati mv., som skal gennemføres i september.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Økonomiudvalget besluttede den 3. marts, efter indstilling fra Demokratieksperimentariet, at der gennemføres en borgerpanelundersøgelse i efteråret 2015, med fokus på borgernes oplevelse af demokratiet i Holbæk Kommune.
 
På projektudvalgets møde den 27. januar, var oplægget fra projektgruppen, at borgerpanelundersøgelsen kunne ”tage temperaturen” på borgernes oplevelse af muligheder og rammer for deltagelse, inddragelse og demokratisk indflydelse i Holbæk Kommune, og herunder også hvordan borgerne i kommunen følger sig hørt og inddraget i de sager og emner de finder relevante.
 
En borgerpanelundersøgelse indeholder ca. 15-20 spørgsmål, som evt. kan inddeles i 3-4 temaer. Projektudvalget drøfter hvilke temaer, der skal være udgangspunkt for udarbejdelse af spørgsmål til borgerpanelet. Drøftelsen om temaer kan tage udgangspunkt i følgende emner:
 
 
Tidsplan
Projektgruppen har fastsat følgende tidsplan for gennemførelse af undersøgelsen. Der er taget udgangspunkt i, at resultaterne kan drøftes på projektudvalgets møde oktober, med henblik på at kunne indgå i den samlede afrapportering til byrådet i december.
 
 
Om borgerpanelet
Borgerpanelet er et elektronisk panel med ca. 1.000 borgere fra Holbæk Kommune. Deltagerne vil så vidt muligt være repræsentativt udvalgt på køn og alder. Resultaterne vil kunne opdeles på geografi, fx i skoledistrikter eller på land og by.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-06-2015
 
Projektudvalget drøftede temaer og fokus for den borgerpanelundersøgelse om inddragelse, lokaldemokrati mv., som skal gennemføres i september.
 
Der sættes bl.a. fokus på, hvad borgerne er optaget af at tale med byrådet om, samt kendskab til eksisterende ’kanaler’ for dialog og deltagelse.

Referat
Sagsfremstilling



132. Drøftelse - Status fra Demokratieksperimentariet til temamøde

Sagsgang og sagstype
Drøftelse - Demokratieksperimentariet

Indstilling
Projektudvalget drøfter oplæg til halvårlig status fra Demokratieksperimentariets til Byrådet

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
To gange årligt skal Byrådet inddrages i Demokratieksperimentariets arbejde. På byrådets temamøde den 25. juni, giver projektudvalget en kort status på Demokratieksperimentariets læringer og pointer i forhold til borgerdialog og -inddragelse.
 
Siden sidste halvårsstatus i januar, har Demokratieksperimentariet bl.a. arbejdet med implementering af den nye dialogmodel og Fælles-skaberne, rammer for samskabelse, borgerbudgettering og lokaludvikling, samt fulgt arbejdet i omstillingsgrupperne i marts-juni.
 
Projektudvalget drøfter rammer og indhold på oplæg og anbefalinger til status til Byrådet, med særligt fokus på erfaringerne fra omstillingsgruppernes arbejde i foråret 2015.

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-06-2015
 
Projektudvalget drøftede halvårlig status fra Demokratieksperimentariets til Byrådet, med fokus på omstillingsgrupper og borgerdialog.

Referat
Sagsfremstilling



133. Drøftelse - Resultater og afrapporteirng af Demokratieksperimentariet

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - drøftelse

Indstilling
Projektudvalget drøfter afrapporteringen af Demokratieksperimentariets arbejde til Byrådet i december 2015.

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
På Byrådets temamøde i december skal Demokratieksperimentariet præsentere konklusioner og resultater af projektudvalgets arbejde, og give anbefalinger til byrådet vedrørende fremtidens dialog, samarbejde og lokaldemokrati.
 
Udover en skriftlig erfaringsrapport med resultater og anbefalinger, fra de forskellige aktiviteter der har været gennemført i projektperioden, har Demokratieksperimentariet også mulighed for at præsentere byrådet for konkrete projekter, ændringer, resultater eller nyskabelser.
 
På indsatsområdet ’Understøttelse af det lokale initiativ’, er der allerede udarbejdet en ny Dialogmodel som understøtter lokaldemokratimodellen, og den generelle dialog mellem foreninger, borgere, virksomheder, medarbejdere og byråd. Der er gennemført også gennemført en fusion af Lokalforumkonsulenterne og Frivilligkoordinatorerne, der er blevet til ’Fælles-skabere’ for bedre at kunne understøtte lokaldemokrati og frivillighed i kommunen.
 
På indsatsområderne ’Innovation og udvikling af den kommunale opgaveløsning’ og ’Dialog om politisk retning’ kan der på tilsvarende vis indtænkes forslag til projekter, ændringer eller nyskabelser i forbindelse med Demokratieksperimentariets afrapportering af resultater og anbefalinger til Byrådet.
 
På mødet drøfter udvalget, hvilke konkrete resultater, projekter mv., som Demokratieksperimentariet kan forberede til afrapportering og anbefalinger til byrådet.  
 
Bilag
Kommissorium for Demokratieksperimentariet

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-06-2015
 
Punktet blev udsat til næste møde i Projektudvalget for Demokratieksperimentariet den 25. august 2015

Referat
Sagsfremstilling

caseno13-37262_#3121393_v1_kommissorium for demokratieksperimentariet - januar 2014.pdf.pdf

Bilag

Kommissorium for Demokratieksperimentariet - januar 2014.pdf


134. Orientering - Tids- og aktivitetsoversigt efterår 2015

Sagsgang og sagstype
Demokratieksperimentariet - orientering

Indstilling
Projektudvalget orienteres om tidsplan og aktiviteter i Demokratieksperimentariet for efteråret 2015

Alternativ indstilling
Beskrivelse af sagen
Projektgruppen orienterer om plan for efterårets aktiviteter og opgaver i Demokratieksperimentariet. Der er planlagt nedenstående aktiviteter, opgaver og evalueringer inden for de tre indsatsområder:
 
Dialog om politisk retning
 
Udvikling af den kommunale opgaveløsning
 
Understøtte af det lokale initiativ

Beskrivelse af alternativ indstilling
Økonomiske konsekvenser
Øvrige konsekvenser
Høring
Lovgrundlag – link
Sagshistorik, henvisninger
Beslutning i Demokratieksperimentariet den 22-06-2015
Punktet blev udsat til næste møde i Projektudvalget for Demokratieksperimentariet den 25. august 2015

Referat
Sagsfremstilling

caseno13-37262_#3330098_v1_tids- og aktivitetsoversigt for demokratieksperimentariet efterår 2015.pdf.pdf

Bilag

Tids- og Aktivitetsoversigt for Demokratieksperimentariet efterår 2015.pdf