UDVALG

14-17 Demokratieksperimentariet

MØDE

Referat

STED

lokale 1.D, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

27-01-2015 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

27-01-2015 21:00:00


PUNKTER

107. Drøftelse af aktivitetsplan for 2015
108. Besøgsrunde i lokalfora
109. Forslag til projekter med borgerbudgettering
110. Beslutning - Ansøgning om Infoskærme
111. Beslutning - inddragende arbejdsformer i stående udvalg
112. Beslutning om borgerpanelundersøgelse



107. Drøftelse af aktivitetsplan for 2015

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Indstilling

Projektudvalget drøfter tids- og aktivitetsplan for Demokratieksperimentariet i 2015.

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Demokratieksperimentariet har været i gang i ca. et år, og har elleve måneder tilbage at arbejde i. I 2014 er der gennemført ca. 11 forskellige aktiviteter, inden for de 3 fokusområder i eksperimentariet:

 
 

På  fokusområderne Dialog om politisk retning og Understøttelse af de lokale initiativ, har der i 2014 været gennemført mange aktiviteter, og der er skabt ny læring og indhentet god erfaring på disse områder.  For 2015 er der planlagt yderligere aktiviteter på disse fokusområder.

 

På fokusområdet Udvikling af den kommunale opgaveløsning, vil der i 2015 være behov for, at der sættes særligt fokus på aktiviteter og eksperimenter, der kan skabe ny viden, om hvordan vi sammen med borgere og virksomheder udvikler nye og bedre måder at løse opgaverne på.

 

På forslaget til Tids- og aktivitetsoversigt for 2015, der er vedlagt dagsordenspunktet, er listet fire aktiviteter der handler om Udviklingen af den kommunale opgaveløsning (blå markering).

 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 27-01-2015
Projektudvalget drøftede og godkendte tids- og aktivitetsplanen for 2015. Projektudvalget ønskede desuden, at der i det videre arbejde i eksperimentariet sættes særligt fokus på:
 
 

Sagsfremstilling
Referat

3880057e1.pdf
3880063e2.pdf
3880064e3.pdf

Bilag

Bilag 1 - Tidsplan for 2015.pdf
Bilag 2 - Gennemførte aktiviteter 2014.pdf
Bilag 3 - Demokratieksperimentariets formål og opgaver.pdf


108. Besøgsrunde i lokalfora

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet - beslutning

 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender forslag til program for møderne med lokalfora

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På udvalgets møde den 25. november, fremsatte udvalget ønske om, at der blev arrangeret en besøgsrunde til i lokalområderne i starten af 2015, hvor repræsentanter for udvalget får mulighed for at mødes med alle de 17 lokalfora og kontraktudvalg mv.

 

Formålet med møderne er særligt at drøfte forslaget til Holbæk Kommunes nye Dialogmodel med lokalområderne, inden den skal vedtaget af byrådet i foråret.

 

Vedlagt er forslag til dagsorden, indhold og præsentationer til møderne med lokalområderne.

 

Andet

Forslaget til Holbæk Kommunes nye Dialogmodel blev fremlagt for Byrådet til drøftelse, af Demokratieksperimentariet den 15. januar, hvor der var en række kommentarer og forslag, som vil blive taget med i drøftelse med lokalområderne.

 

I februar måned vil der desuden blive gennemført en offentlig høring af forslaget til ny dialogmodel, inden endelig vedtagelse i Byrådet

 
 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 27-01-2015
Projektudvalget drøftede og godkendte forslag til program og oplæg til præsentation, for møderne med lokalfora den 3. 5. 16. og 17. februar.
 

Sagsfremstilling
Referat

3880072e4.pdf
3880073e5.pdf

Bilag

Program for fremlæggelsen på møderne i lokalområderne februar 2015.pdf
Bilag - Slides status og læring Demokratieksperimentariet.pdf


109. Forslag til projekter med borgerbudgettering

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet - godkendelse

 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender forslag til projekter med borgerbudgettering

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På baggrund af udvalgets drøftelser den 6. januar om borgerbudgettering i 2015, har projektgruppen udarbejdet et revideret forslag til, hvordan der kan gennemføres borgerbudgettering med puljen på 500.000 kr. som Byrådet har afsat til særlige forsøg med borgerbudgettering.

 

I de reviderede forslag, er der større fokus på at eksperimentere med forskellige typer af borger-budgettering, med forskellige målgrupper, forskellige afstemningsprocesser og forskellige forløb.

 

Formålet er dermed i højere grad at skabe et lokaldemokratisk engagement hos de  deltagende borgere, ved at engagere dem i at tage konkrete stilling til en budgetteringsopgave –  samt at involvere dem i debatter og dialoger indbyrdes.

 

Desuden skabes læringer og erfaringer for Holbæk Kommune i forhold til at lægge budgetteringsopgaven ud til borgerne, i forskellige sammenhænge.

 

Blandt de væsentligste punkter i forslaget om 5 borgerbudgetteringsprojekter er:

 

Projektgruppens forslag til 5 projekter med borgerbudgettering er:

 

1) Ungeprojekter og ungeliv - Skolernes demokratidag

 

2) Tilknytning og et attraktivt sted at bo

 

3) 1.000 x 100 kr. til en landsby

 

4) Integration og demokrati

 

5) Udsatte og marginaliserede gruppers deltagelse

 

Iværksættelse

Projektgruppen foreslår, at de fem projekter igangsættes trinvist i samråd med de relevante fagområder, for både at sikre stærkt fokus på de enkelte projekter, og give mulighed for at inddrage målgrupperne i planlægningen af de enkelte projekter, samt at give mulighed for at lære af erfaringerne undervejs.

 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser

Byrådet har afsat pulje på 500.000 til særlige forsøg med borgerbudgettering

 

Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 27-01-2015
Projektudvalget drøftede og godkende de fremlagte til forsøg med borgerbudgettering, med følgende bemærkninger:
 
 
 
 

Referat
Sagsfremstilling

3880084e6.pdf

Bilag

Borgerbudgettering_formål og legitimitet.pdf


110. Beslutning - Ansøgning om Infoskærme

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet - beslutning

 

Indstilling

Projektudvalget:

 
 
 
 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Baggrund

Ved projektudvalgets møde den 6. januar 2015, fortalte repræsentanter for ’Infoskærms Erfagruppen’ om infoskærmsprojektet, herunder baggrund og anvendelsesmuligheder. På baggrund af en ansøgning fra Erfagruppen om støtte til projekt om etablering af infoskærme i alle kommunens 18 lokalområder, drøftede  Erfagruppen og projektudvalget mulighederne for et samarbejde med kommunen om medfinansiering.

 

Projektudvalget anmodede Erfagruppen om at fremsende et budget og projektplan for Infoskærmsprojektet med henblik på, at  projektgruppen kan undersøge mulighederne for ekstern finansiering/funding og kommunal støtte.

 

Kommunal medfinansiering

Infoskærme i alle lokalområder vil supplere de eksisterende kommunikationskanaler både for Holbæk Kommune og for lokalområderne (se nedenfor om kommunikation), og vil derfor være relevant for Holbæk Kommune at medfinansiere.

 

Kommunal medfinansiering kan derfor bestå af fx:

 

Der er dog ikke pt. frie midler på budgettet til kommunikation.

 

Ekstern Finansiering

FrivilligCenter Holbæk har oplyst, at den mest oplagte finansiering er fra kommunens egne puljer. Men der findes også fonde og eksterne puljer, der har muligheder for at støtte et projekt som det ansøgte, især hvis der også er kommunal medfinansiering. Det kræver dog en nøje beskrivelse af bl.a. formål, organisering og driftsøkonomi, samt en personlig kontakt til fondene.

 

Projektgruppen vil i samarbejde med Erfagruppen og FrivilligCenter Holbæk, udarbejde en projektansøgning med henblik på fondsstøtte.

 

Beskrivelse af Infoskærmsprojektet

Etablering af skærme: Erfagruppen har den 15. januar fremsendt et tilbud fra leverandøren på levering og installering af 18 infoskærme inkl. licensoprettelser, til  i alt 199.305,00 kr. inkl. moms.

 

Yderligere skærme i lokalområderne kan tilkøbes af lokalområderne selv, enten finansieret af virksomheder der får annonceplads, eller af lokalfora.

 

Drift: Dertil kommer betaling for licenser på 720,- kr. pr licens pr. år eller 60 kr./måned.. Der betales 1 licens pr. opsat skærm. Erfagruppen har oplyst kommunens lokalfora er oplyst om denne udgift.

 

Der er nedsat en styregruppe, som vil stå for at drifte infoskærmene i de lokalområder, som ikke fra starten af selv kan eller ønsker at drive infoskærmene - indtil områderne selv tager over.

 

Vedligehold af information og skærme kan anslået klares på 4 timer pr uge. Annoncer vil kræve andre 4 timer pr uge. Erfagruppen forventer at begge dele vil kunne blive aflønnet via betaling fra Lokalfora og/eller annonceindtægter

 

Kommunikation


På skærmene vil der blive et felt nederst på skærmene, hvor der kan vises informationer fra Holbæk Kommune. Holbæk Kommune kan selv bestemme hvad vi vil bruge feltet til. Det kan enten være nyheder som tages direkte fra hjemmesiden, eller kommunens Facebook-side - eller det kan være et særligt nyheds-/information format, som laves til infoskærmene.

 

Denne mulighed for information til borgerne, adskiller sig fra de kanaler kommunen i dag anvender (hjemmeside, facebook, annoncer i lokalaviser) ved, at man som borger ikke skal være opsøgende. Man kan se informationen der hvor man handler eller dyrker sport, og skal ikke starte en hjemmeside, åbne en app eller finde en annonce i avisen. På den måde kan infoskærmene supplere de eksisterende kanaler, og nå borgere som ikke ellers ser informationer fra kommunen.

 

På skærmene bliver der desuden et felt tilsvarende det fra Holbæk kommune, hvor der kan udveksles information mellem de forskellige Lokalfora og områdernes arrangementer.

 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 27-01-2015
Projektudvalget drøftede ansøgningen fra Erfa-gruppen om kommunal medfinansiering af infoskærmene, herunder mulighederne for at finde midler inden for det kommunale budget og kommunens puljer.
 
Projektudvalget besluttede at:
 
 
 

Sagsfremstilling
Referat

3880089e7.pdf
3880091e8.pdf

Bilag

Ansøgning om og tilbud på info-skærme dec 2014.pdf
infoskræme til lokalforum - Januar 2015.pdf


111. Beslutning - inddragende arbejdsformer i stående udvalg

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og beslutter, hvordan der skal arbejdes med inddragende arbejdsformer i de stående udvalg i 2015.

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Projektudvalg for Demokratieksperimentariet drøftede på projektudvalgets møde den 6. januar 2015 et forslag fra projektgruppen om hvordan udvalget i 2015 kan støtte de stående udvalg i at arbejde med inddragende arbejdsformer i 2015. Projektudvalget ønskede, på baggrund af drøftelse af forslaget, at der blev lavet et revideret forslag med fokus på at udvalgene selv byder ind med egne forslag samt deres egne erfaringer.

 

I forbindelse med forårets omstillingsgrupper, hvor flere af de stående udvalg kommer til at spille en direkte rolle, og hvor byrådsmedlemmerne deltager direkte i omstillingsgruppernes arbejde, vil der blive et stort fokus på inddragelse af borgere, brugere og andre parter i det politiske arbejde.

 

I lyset heraf forslår projektgruppen, at:

 

· Der ikke igangsættes særlige indsatser om inddragende arbejdsformer i første halvår af 2015.

 

· Demokratieksperimentariet sætter særligt fokus på at indhente læring og erfaringer om inddragelse i det politiske arbejde fra omstillingsgrupperne, som kan inspirere og anvendes i de stående udvalg fremover.

 

· Demokratieksperimentariet inden sommerferien drøfter, om der skal igangsættes særlige initiativer, til at understøtte et eller flere af stående udvalg i at arbejde med inddragende arbejdsformer i 2015.

 
 

Vedr. Omstillingsgrupper i 2015

De stående udvalgs deltagelse i omstillingsgrupperne 2015 vil være:

 

Desuden deltager 29 af byråds medlemmer deltager direkte i omstillingsgruppernes arbejde.

 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 27-01-2015
Projektudvalget besluttede at:
 
 

Referat
Sagsfremstilling

3880092e9.pdf

Bilag

Bilag - Notat om inddragende arbejdsformer i stående udvalg.pdf


112. Beslutning om borgerpanelundersøgelse

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet - beslutning

 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og beslutter om Demokratieksperimentariet ønsker gennemført en borgerpanel-undersøgelse i 2015

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Baggrund:

For at understøtte byrådets arbejde med øget borgerinddragelse i politikudviklingen er besluttet at etablere et borgerpanel som et 1-årigt eksperiment. Formålet er at give Byrådet vigtige input til beslutningsprocesser fra en bredere kreds af borgere, også dem som ikke plejer at deltage i møder, debatter o. lign.

 

Borgerpanelet er et elektronisk panel med ca. 1.000 borgere fra Holbæk Kommune. Deltagerne vil så vidt muligt være repræsentativt udvalgt på køn, alder og geografi (land/by).

 

Borgerpanelet har den fordel, at byrådet relativt hurtigt at får mange borgere til at tilkendegive deres mening om et emne på samme tid.

 

Beslutning om Borgerpanel-undersøgelse:

Det er de politiske udvalg der foreslår til temaer/undersøgelser i Borgerpanelet. Indstilling skal ske til Økonomiudvalget, som træffer beslutning. Hvis Demokratieksperimentariet ønsker at få gennemført en undersøgelse i Borgerpanelet i 2015, skal der laves en indstilling til Økonomiudvalget.

 

Projektgruppen foreslår:

 

Forslag til emne:

Et muligt emne for en undersøgelse kunne være at tage temperaturen på deltagelse, inddragelse og demokratisk indflydelse hos borgerne i Holbæk Kommune, herunder om borgerne i kommunen følger sig hørt og inddraget.

 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 27-01-2015
Projektudvalget drøftede punktet, og besluttede at Økonomiudvalget underrettes om, at der ønskes gennemført en undersøgelse i Borgerpanelet i oktober 2015, når omstillingsgruppernes arbejde er afsluttet.
 

Referat
Sagsfremstilling

3880094e10.pdf

Bilag

Bilag - Koncept for borgerpanel_.pdf