UDVALG

14-17 Demokratieksperimentariet

MØDE

Referat

STED

lokale 1.D, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

06-01-2015 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

06-01-2015 21:00:00


PUNKTER

100. Godkendelse af forslag til dialogmodel
101. Godkendelse af program for Status og Anbefalinger til temamøde
102. Godkendelse af program for møder med lokalfora
103. Godkendelse af oplæg til byråd om Folkemødet 2015
104. Godkendelse af forslag til Borgerbudgettering 2015
105. Godkendelse af forslag om inddragende arbejdsformer i stående udvalg



100. Godkendelse af forslag til dialogmodel

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Beslutning

 
 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender det reviderede forslag til dialogmodel samt tekst til forklaring af dialogmodellen, med henblik på fremlæggelse for Byrådet.

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På Demokratieksperimentariet møde den 25. november 2014 blev projektgruppens forslag til ny model for dialog mellem kommune og borger drøftet. Forslaget blev, med enkelte ændringsforslag, som nu er indarbejdet, godkendt som et godt udgangspunkt for drøftelse med byrådet på temamødet i januar 2015.

 

Projektudvalget ønskede desuden, at modellen blev suppleret med en tekst, som forklarer:

Det reviderede forslag til dialogmodel, samt projektgruppens forslag til forklarende tekst, er vedlagt som bilag.

 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 06-01-2015
Forslaget til dialogmodel blev godkendt af projektudvalget til fremlæggelse for Byrådet, med følgende bemærkninger:
 
 

Sagsfremstilling
Referat

3835038e1.pdf
3835034e2.docx

Bilag

Dialogmodel_version 4.pdf
Forslag til nu dialogmodel


101. Godkendelse af program for Status og Anbefalinger til temamøde

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Beslutning

 
 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender forslag til program samt materialer til fremlæggelse af status og anbefalinger

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På Byrådets temamøde den 15. januar skal projektudvalget fremlægge status på Demokratieksperimentariets arbejde det første år, samt anbefalinger til den fremtidige dialog mellem borgere og kommune.

 

Projektgruppen har udarbejdet forslag til program for fremlæggelsen af status og anbefalinger, samt forslag til præsentationer.

 

Præsentationer af status og anbefalinger tager udgangspunkt i de oplæg som projektudvalget blev præsenteret for på udvalgets møde den 25. november.

 

Projektgruppens forslag til præsentationer er vedlagt som bilag. Forslag til program vil blive fremlagt på udvalgets møde.

 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 06-01-2015
Forslaget til Demokratieksperimentariets fremlæggelse af status og anbefalinger på byrådets temamøde blev drøftet og godkendt.
 

Sagsfremstilling
Referat

3835044e3.pptx
3835045e4.pptx

Bilag

Slides til pkt 2
Slides til pkt. 2


102. Godkendelse af program for møder med lokalfora

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Beslutning

 
 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender forslag program for møder med lokalfora

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På udvalgets møde den 25. november 2014 fremsatte udvalget ønske om, at der blev arrangeret en besøgsrunde til i lokalområderne, hvor repræsentanter for udvalget får mulighed for at mødes med alle de 17 lokalfora og kontraktudvalg mv. Der var ønske om, at lokalområderne blev slået sammen i grupper, så antallet af møder blev begrænset og så der kunne blive mulighed for drøftelser i en bredere kreds.

 

På den baggrund har projektgruppen lavet følgende forslag til mødeplan:

 

Lokalområde

Politikere

Dato og tidspunkter

 

Mødet kan afholde hos

Hagested

Tuse

Tuse Næs

Orø

Rasmus B. Larsen

Søren H. Rasmussen

Ole Hansen

 

Tirsdag d. 3. februar

Kl. 18.30 til 20.30

Hagested

 
 
 

Undløse

Regstrup

Knabstrup

Vipperød

Bjarne Kongsted

Christina Hansen

Leif Juhl

Torsdag 5. februar

Kl. 18.30 til 20.30

Undløse

 
 
 

Gislinge

Kundby

Svinninge

Jyderup

Mørkøv

Michael Suhr

Bjarne Kongsted

Christina Hansen

Leif Juhl

Mandag 16. februar

Kl. 18.30 til 20.30

Gislinge

 
 

St. Merløse

Stestrup

Tølløse

Ugerløse

 

Rasmus B. Larsen

Ole Hansen

Søren H. Rasmussen

Michael Suhr

 

Tirsdag d. 17. februar

Kl. 18.30 til 20.30

Tølløse

 
 
 
 
 

Når projektudvalget har godkendt en plan for møderne med lokalfora, vil projektgruppen i samarbejde med de nye Fællesskabere, sørge for invitationer og tilrettelæggelse af møderne.

 

Projektgruppen vil i samarbejde med Fællesskaberne udarbejde forslag til programpunkter og præsentationer til udvalgets møde den 27. januar.


Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 06-01-2015
Tidsplanen for møderne med lokalfora blev godkendt med enkelte datoændringer. Projektgruppen sender invitation ud til lokalfora på vegne af projektudvalget. Program og dagsordenspunkter for møderne drøftes på udvalgets møde den 27. februar
 

Referat
Sagsfremstilling



103. Godkendelse af oplæg til byråd om Folkemødet 2015

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Beslutning

 
 

Indstilling

Udvalget drøfter og godkender arbejdsgruppens oplæg om formål med Folkemødedeltagelse 2015

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På projektudvalgets møde den 25. november 2014 blev byrådets deltagelse i Folkemødet 2015 drøftet. Byrådet er positive overfor deltagelse i Folkemødet, og ønsker at eventuel deltagelse skal afgøres ud fra formålet med deltagelsen.

 

Fra projektudvalget fik en arbejdsgruppe med Michael Suhr, Søren Harboe Rasmussen og Rasmus Brandstrup Larsen, derfor til opgave at afklare formål og mulig deltagerkreds.

Der er identificeret følgende hovedformål med deltagelsen i Folkemødet 2015:

Deltagerkredsen til Folkemødet foreslås at være hele byrådet, med følgende afsæt:

Arbejdsgruppen foreslår følgende rammer for planlægning af deltagelsen i Folkemødet:

Projektudvalget drøfter arbejdsgruppens forslag, med henblik på fremlæggelse for Byrådet på temamødet den 15. januar, hvor Byrådet også anmodes om at tilkendegive interessen for at deltage i Folkemødet.

 

Baggrund og rammer

 

Om ’Folkemødet’: På Folkemødet 2014 deltog over 600 organisationer med 2.141 event og omkring 90.000 gæster besøgte festivalen. Folkemødets formål er:

 

Logistik: Der forhåndsreserveret overnatning på vandrehjem, og der er bestilt færgebilletter til Ystad-Rønne til i alt 39 personer i 7 køretøjer(6 alm. biler + 1 stk. 9 personers bus).

 

Byråd: 31 medlemmer

Projektgruppen for Demokratieksperimentariet: 6 medlemmer

Fællesskabere: 12 (heraf et vist sammenfald med projektgruppe)

I alt 49 personer som maksimum.

 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser

Udgifterne til politikernes eventuelle deltagelse vil blive afholdt over byrådets konto til møder og kurser.

 

Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 06-01-2015
Arbejdsgruppens oplæg til formål med og rammer for byrådets deltagelse i Folkemødet blev drøftet i projektudvalget. Projektudvalget besluttede på den baggrund at opfordre hele byrådet til at deltage i Folkemødet.
 

Referat
Sagsfremstilling



104. Godkendelse af forslag til Borgerbudgettering 2015

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Beslutning

 
 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender forslag til Borgerbudgettering i Demokratieksperimentariet for 2015

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

På baggrund af udvalgets drøftelser den 28. oktober om borgerbudgettering i 2015, har projektgruppen udarbejdet forslag til, hvordan der kan gennemføres borgerbudgettering med Lokalområdernes Udviklingspulje og med puljen på 500.000 kr. som Byrådet har afsat til særlige forsøg med borgerbudgettering.

 

Projektgruppen forslag til borgerbudgettering fremgår af bilag til dagsordenspunktet. Blandt de væsentligste punkter i forslaget er at:

1. Et Lokalområde med 1.000 indbyggere får 100 kr. pr person til at skabe noget nyt eller særligt for området

2. Bedre fastholdelse af borgere i lokalområder, med kun lille eller ingen tilflytning

3. Projekter om samkørsels- og delebilsordninger til at give øget mobilitet og mindre trafik

4. Ungeprojekter og ungeliv i lokalområder, om at få flere de unge borgere i kommunen med i demokratiet og fællesskabet

5. Projekter der fremmer udsatte og marginaliserede gruppers deltagelse i demokrati og fællesskabet

 

Iværksættelse

Projektgruppen foreslår, at de fem projekter igangsættes trinvist, for både at sikre stærkt fokus på den enkelte projekter, og give mulighed for at inddrage borgere og brugere i planlægningen af de enkelte projekter, samt at give mulighed for at lære af erfaringerne undervejs.

 

Som første projekt, foreslås projekt nr. 1 om 100x1.000 kr. da det særligt for dette projekt vil være interessant at følge projektets realisering så langt som muligt inden udgangen af eksperimentariets.

 

For de øvrige projekter gælder, at sandsynligvis ikke når at komme rigtigt i gang eller blive afsluttet inden udgangen af 2015, men lige som det var tilfældet med borgerbudgetteringen af LUP i november 2014, er det især processen omkring indkaldelse og udvælgelsen af borgernes projekter som er vigtig for Demokratieksperimentariet.

 

Opgaven med indsamling af læring om hvordan vi bedst muligt kan støtte op om projekterne, og hvordan vi får formidlet gode idéer og resultater videre til andre områder, kan varetages af Fællesskaberne efterfølgende.

 

Bilag

Vedlagt i bilag er en nærmere beskrivelse af projektgruppens oplæg og de 5 forslag til nye borgerbudgetteringsprojekter.


Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 06-01-2015
Projektgruppens oplæg til borgerbudgettering i 2015 blev drøftet i projektudvalget, med beslutning om, at:
 
 

Referat
Sagsfremstilling

3835052e5.docx

Bilag

forslag om borgerbudgettering 2015 og baggrund


105. Godkendelse af forslag om inddragende arbejdsformer i stående udvalg

Sagsgang og sagstype

Demokratieksperimentariet

 

Beslutning

 

Indstilling

Projektudvalget drøfter og godkender forslag til proces for udvikling af inddragende arbejdsformer i de stående udvalg

 
 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Projektudvalg for Demokratieksperimentariet drøftede på udvalgets møde den 28. oktober 2014 ideer til, hvordan udvalget i 2015 kan bidrage til og understøtte den fortsatte udvikling af hele byrådets og de stående udvalgs dialog og samarbejde med borgere, virksomheder og øvrige samarbejdspartnere.

 

I kommissoriet for Demokratieksperimentariet er bl.a. anført at:

 
 
 

Demokratieksperimentariet har dermed en opgave med at inspirere og understøtte både byrådets og de stående udvalgs dialog og samarbejde med borgere, virksomheder og øvrige samarbejdspartnere.

 

På byrådets efterårsseminar den 22. oktober 2014 og på temamøde den 12. november, havde byrådet indledende drøftelser af de politiske forventninger til form og fokus i det politiske arbejde med Holbæk i Fællesskab i 2015. Der var en grundlæggende åbenhed for anderledes måder at tilrettelægge det politiske arbejde på, en generel interesse i at få flere borgere med og et ønske om at bruge de gode erfaringer fra tilgangen i omstillingsgrupperne i foråret 2014.

 

Den 6. januar 2015 drøfter projektudvalget for Demokratieksperimentariet, hvordan der konkret kan arbejdes med at eksperimentere med inddragende arbejdsformer i de stående udvalg. Projektgruppens forslag er:

 
  1. Projektudvalget tager indledningsvist en runde i de stående udvalg i starten af 2015, og drøfter med udvalgene, hvordan de hver især kan lave forsøg med inddragende arbejdsformer i 2015.

 
  1. På møderne illustrerer Demokratieksperimentariet en række forskellige måder hvorpå stående udvalg kan inddrage borgere, brugere, virksomheder og/eller andre samarbejdspartner i udvalgets arbejde

 
  1. Til hver af de stående udvalg, foreslår Demokratieksperimentariet en konkret måde som det pågældende politiske udvalg kan afprøve i 2015, og som relaterer sig et problem eller dilemma som er aktuelt for udvalget i året – og drøfter hvordan arbejdsmåden kan være til gavn for udvalgets arbejde.

 
  1. Forslagene afstemmes forinden med udvalgenes øvrige planlagte planer og processer for året som vedrører inddragelse og arbejdsformer, fx deltagelse i Holbæk i Fællesskab 2015, og

 
  1. Projektudvalget laver en aftale med hvert af de stående udvalg om afprøvning af en inddragende arbejdsform i 2015.

 

Eksempler på inddragende arbejdsformer i de stående  udvalg kan være:

 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link

Valg og iværksættelse af forsøg med inddragende arbejdsformer, skal ske i overensstemmelse med den kommunale styrelseslovs § 20, som bl.a. fastsætter, at møder i stående politiske udvalg er lukkede møder.

 
 

Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Demokratieksperimentariet den 06-01-2015
Forslaget fra projektgruppen om en runde i de stående udvalg blev drøftet. Projektudvalget ønsker en ny drøftelse på næste udvalgsmøde, med større fokus på, hvordan udvalgene selv kan byde ind med forslag til inddragende arbejdsformer, bl.a. på baggrund af deres egne erfaringer.
 

Referat
Sagsfremstilling