UDVALG

Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab"

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.13, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

24-04-2017 13:00:00

SLUTTIDSPUNKT

24-04-2017 16:00:00


PUNKTER

54. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 24. april 2017
55. Drøftelse - Realisering af arealoptimering
56. Orientering om evaluering af Holbæk Images 2016
57. Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2017
58. Beslutning om tilskud til evaluering af teaterprojekt med Ungeindsatsen
59. Drøftelse af fremtidens Billedkunstnerisk Grundkursus (BGK) efter juni 2018
60. Beslutningssag - Budgetrevision 2
61. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april
62. Borgerrådgiverens beretning 2016
63. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016
64. Orientering til Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24. april 2017
65. Eventuelt.



54. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 24. april 2017

Godkendelse af dagsordenen til mødet den 24. april 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. godkender dagsorden til Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” den 24. april 2017.


Beskrivelse af sagen
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” holder møde den 24. april 2017 i mødelokale 0.13, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk. 
 
Oversigt over deltagere i mødet:
 
Kl. 13.00 – 13.25, drøftelse af arealoptimering ved chef, Vækst og bæredygtighed – Ansvar for fremtiden Kristian Nabe og afdelingsleder – ejendom og risiko Kasper Enevoldsen.
Kl. 13.25 – 13.50, orientering om rapport fra konsulentfirmaet Pluss ved projektleder Sisse Østergaard Pedersen

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Godkendt.




55. Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab".
 
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Udvalget drøfter, hvordan potentialet for arealoptimering, på udvalgets område, realiseres.

Beskrivelse af sagen
I forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 blev det besluttet, at driften af kommunale ejendomme, ved udgangen af 2018, skulle være reduceret med 20 mio. kr. ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme.
 
Byrådet vedtog d. 15. januar 2015 følgende principper for arealoptimering:
 
Bygningerne skal anvendes af flere personer og i længere tidsrum.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at undersøge om bygningerne udnyttes optimalt i den tid de er i brug. Samtidig skal det undersøges om bygningerne kan anvendes af andre funktioner i de tidsrum hvor bygningerne ikke benyttes til det nuværende formål. For at få plads til flere funktioner i bygningerne kan det være nødvendigt at forskellige personalegrupper deler eks. køkken-, møde- og omklædningsfaciliteter. Det betyder eks. at alle personalegrupper på en skole deler samme personalefaciliteter.
 
Der anlægges en økonomisk helhedsvurdering når funktioner flyttes og samles i færre bygninger.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at flytte funktioner sammen. Der anlægges en samlet økonomisk vurdering, hvor både direkte driftsudgifter og afledte udgifter til eks. øget transport mv. medregnes. Der vil ofte kunne realiseres den største besparelse ved at samle funktioner i bygninger med middel eller god bygningsmæssig stand og så frasælge dårligt udnyttede bygninger samt bygninger i dårlig stand. Det kan i enkelte tilfælde være nødvendigt at samle funktioner i bygninger i dårlig stand, hvis disse ikke kan sælges og derfor vil påføre kommunen forsatte udgifter.
 
Bygninger kan kun tages i anvendelse efter en samlet vurdering af lokalebehovet på tværs af kommunens fagområder.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt, at der anlægges et helhedsperspektiv og, at bygningerne anvendes ud fra hvad der er optimalt for hele kommunen og ikke i forhold til, hvad der giver mest mening for et enkelt fagområde. Det betyder også, at bygningerne ikke ”ejes” af eller kan disponeres over, af de funktioner som anvender bygningerne i dag. Hvis der skal ske en ændring af anvendelsen, så skal dette ske, efter der er foretages en samlet central vurdering af lokalebehovet ud fra geografiske og faglige behov.
En afledt positiv effekt af arealoptimering er ligeledes, at der kan skabes grobund for nye samarbejder kerneområder, borgere og foreninger imellem.
 
Nuværende status
Driftsbudgettet til kommunale ejendomme dækker grundlæggende over følgende udgiftsposter:
- Indvendig vedligeholdelse
- Vedligeholdes af udenoms arealer
- El, vand og varme
- Forsikringer
- Rengøring
- Måtter
- Vinduespolering
- Tekniske installationer
- Tyverisikring og vagtordning
 
Ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme, så er det hensigten at en række af de kommunale ejendomme kan frasælges, og dermed ikke længere belaste det kommunale driftsbudget. Når en bygning sælges, så vil det dermed være den konkrete besparelse på ovenstående udgiftsposter, der bidrager til arealoptimering. I det perspektiv vil en forøgelse af m2 på den enkelte ejendom eller ibrugtagning af en fraflyttet ejendom resultere i en forøgelse af driftsbudgettet. 
 
Baggrunden for målet om en budgetreduktion på 20 mio. kr. var et driftsregnskab på ca. 141 mio. kr. i 2012. I nedenstående tabel er regnskabet for 2012 sammenholdt med budgettet for 2017. Derved kan det udledes, at driftsbudgettet på nuværende tidspunkt er reduceret med 7.21 mio. kr.
 
Politikområde:
Forbrug 2012:
Budget 2017:
Ændring:
1 Politisk org.
kr. 0
kr. 0,00
kr. 0,00
2 Administration
kr. 14.221.512
kr. 23.723.014
-kr. 9.501.502
4 Skoler
kr. 53.481.262
kr. 44.512.500
kr. 8.968.762
5 Almene dagtilbud
kr. 20.141.558
kr. 17.214.500
kr. 2.927.058
6 Børn .. særlige behov
kr. 1.195.986
kr. 3.745.000
-kr. 2.549.014
7 Sundhed
kr. 857.487
kr. 603.000
kr. 254.487
8 Ældreområdet
kr. 27.433.102
kr. 19.560.515
kr. 7.872.587
9 Voksenspecialomr.
kr. 157.024
kr. 5.402.568
-kr. 5.245.544
10 Miljø og planer
kr. 0
kr. 33.000
-kr. 33.000
11 Ejendomme
kr. 12.517.477
kr. 10.536.868
kr. 1.980.609
12 Komm. veje og trafik
kr. 1.522.064
kr. 1.116.000
kr. 406.064
13 Udd. og beskæft.
kr. 378.251
kr. 397.000
-kr. 18.749
14 Erhverv
kr. 64.228
kr. 0
kr. 64.228
15 Kultur og fritid
kr. 8.989.371
kr. 6.905.000
kr. 2.084.371
Total:
kr. 140.959.323
kr. 133.748.965
kr. 7.210.358
 
Fordeling af gevinstmål samt plan for arealoptimering
Vækst & Bæredygtighed har det samlede overblik over indsatser og resultater i forbindelse med arealoptimering. Muligheden for at vi lykkes med arealoptimeringen er afhængig af, at alle interessenter bidrager til at skabe konstruktive løsninger og at der træffes de nødvendige beslutninger.  
 
På baggrund af ovennævnte, så har Vækst & Bæredygtighed i samarbejde med den resterende del af administrationen, arbejdet med at opnå et indgående kendskab til kommunens bygninger og den nuværende udnyttelse. På den baggrund er der udarbejdet en samlet realiseringsplan for arealoptimering, der estimerer et potentiale for reduktion på 14.673.302 kr. i driftsbudgettet via en bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme. Dermed vil den samlede reduktion i driftsbudgettet være (7.210.358 + 14.673.302) = 21.883.660 kr.
 
I nedenstående tabel er ovenstående fordelt på politiske udvalg, hvormed det estimerede potentiale er fastlagt for hvert af de respektive udvalg.
 
 
Udvalg:
Estimeret potentiale:
Aktiv hele livet - Sundhed og Omsorg
kr. 3.662.261
Uddannelse og job
kr. 777.962
Kultur, Fritid og Fællesskab
kr. 684.976
Klima og Miljø
kr. 4.366.261
Læring og Trivsel for Børn og Unge
kr. 5.181.842
Total:
kr. 14.673.302
 
På mødet vil Vækst & Bæredygtighed fremlægge baggrunden for det estimerede potentiale samt facilitere drøftelser omkring, hvordan potentialet kan realiseres. 

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Drøftet.




56. Orientering om evaluering af Holbæk Images 2016

Orientering om evaluering af Holbæk Images 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Orienteringssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
1. orientering om evaluering og konklusioner af Holbæk Images 2016 tages til efterretning.


Beskrivelse af sagen
Udvalget orienteres om evalueringen af Holbæk Images 2016 herunder:
 
· Projektet
· Baggrund for valg af ekstern evaluator
· Analysefokus for evaluering
· Metode
· Resume af konklusioner herunder borgernes oplevelser
 
BAGGRUND
Fra maj 2016 til januar 2017 gennemførte Holbæk Kommune Holbæk Images. Programmet var en del af det nationale kunstprogram IMAGES, koordineret af Center for Kultur og Udvikling (CKU) under Udenrigsministeriet. Holbæk Kommune var eneste kommune under IMAGES og den største strategiske partner med eget sekretariat (placeret i Kultur og Fritidssekretariatet), budget samt egne partnere lokalt, national og internationalt. 
 
Programmet bestod af kunst i Holbæks byrum og udvalgte institutioner og lokale samarbejdspartnere, udstilling og performance på Kunsthal Charlottenborg, Museet for Samtidskunst (MSFK) og Roskilde Festivalen.
 
Holbæk Images havde en samlet budgetramme på 6.1 mio., hvoraf 4,7 mio. var finansieret af CKU, 1 mio. af Holbæk Kommune og de resterende godt 410.000 gennem fundraising. Den eksterne evaluering kostede 130.000 og blev finansieret fra det samlede projektbudget.
 
I både form og indhold havde Holbæk Images fokus på mødet med det aktivt opsøgende publikum og det ”tilfældige” publikum. Et møde, der på sigt skal være med til at styrke kreative kompetencer, professionalisering af kommunale projekter, lokale tilhørsforhold og aktiv deltagelse i forskellige processer.
 
EVALUERING - HOVEDFOKUS
Holbæk Kommune ønskede en ekstern evaluering af den samlede indsats ved Pluss Leadership med henblik på at kunne anvende en dokumenterende rapport som kvalificeret beslutningsgrundlag i det videre kultur- og udviklingspolitiske arbejde. Primære fokus var at ”undersøge effekten af at arbejde med kunst i det offentlige rum”, med følgende konkrete mål for at analysere og vurdere:
 
· hvorvidt flere forskellige borgere oplevede international/-kulturel samtidskunst og dialog hvordan kunst i byrummet blev oplevet
· hvorvidt de involverede kulturinstitutioner og samarbejdspartnere oplevede at programmet medvirkede til øget inspiration, udveksling, netværk.

Dokumentation af slutbrugernes oplevelser havde én central udfordring: hvordan måler man subjektive oplevelser? Og hvad er relevansen heri?
 
Der manglede konkrete måleredskaber ift. kunst- og byrumsprojekters effekt ift. slutbrugerne. Disse blev afprøvet og udviklet i samarbejde mellem projektkontoret for Holbæk Images og ekstern evaluator.
 
METODE
Evalueringens fokus på slutbrugeren, både opsøgende og ikke-brugerne var baseret på kvantitative og kvalitative input. Gennemførelsen af dataindsamling skete i et samarbejde mellem Holbæk Kommune, ekstern evaluator, samt med bistand fra elever fra Slotshaven Gymnasium og projektets partnere.
 
Dataindsamlingen omfattede:
· 2 x borgerpanelundersøgelser ved start og slut af forløbet
· Workshop og træning af studerende i interviews på gadeplan
· 2 x miniinterviews med borgere ved værkerne hhv. centrale mødesteder i byen ved start og slut
· Mini-interviews på Charlottenborg og i Roskilde (MFSK og Roskilde Festivalen)
· Interviews med de centrale strategiske samarbejdspartnere i København, Roskilde og Holbæk.
· Dataindsamling (antal publikum og deltagere i aktiviteter, nulpunktstælling)
 
Pluss stod for bearbejdelse af data og sammenskrivning af resultater i afsluttende rapport, der udover måle-resultater også beskrev fremadrettede forslag til videreudvikling af metoder.
 
RESULTATER – RESUME AF RAPPORTENS KONKLUSIONER
Rapportens hovedkonklusioner var positive og kan sammenfattes i 6 punkter:
 
· Holbæk Images fremstår som et velfungerende koncept
· Et relevant kunstprogram med højt kunstnerisk kvalitet
· Tilfredsstillende synlighed. Behov for mere direkte dialog med borgerne
· Kunsten har udfordret og inspireret borgerne og de besøgende
· Det strategiske samarbejde fungerede godt. Lokal afvikling havde udfordringer
· Metoder til kvalitativ evaluering af kunst og byrumsaktiviteter er udviklet
 
Uddybende ift. borgernes oplevelser – vurdering af effekter og oplevelser blandt borgerne
Projektet fremstår i rapporten som velfungerende ift. at få kunsten ud i byrummet og inddrage borgerne – både de aktivt opsøgende og ikke-brugerne. Dokumentation viste også at der fremadrettet er er brug for endnu mere direkte dialog med borgerne ift. deltagerperspektivet.
 
Et væsentligt mål var at borgerne i Holbæk ville opleve værkerne med høj kunstnerisk kvalitet, samt stolthed over at være del af et internationalt kunstprojekt i lokale rammer. Dette mål blev indfriet. Rapporten konkluderer at borgere og besøgende gav udtryk for, at de er blevet udfordret, berørt, inspireret. En stor andel af holbækkerne vurderer, at de havde lyst til at opleve andre kunstværker, og at de ville anbefale andre at opsøge værkerne/aktiviteterne.
 
Et andet mål var at borgerne fik viden om globale problemstillinger, menneskets rolle i samfund og historie. Det overordnede tema har iflg. rapportens konklusioner her virket særdeles overbevisende og perspektiverende i forhold til aktuelle danske samfundsdebatter.
 
I Holbæk betonede flere vigtigheden af anderledes opmærksomhed om byen og tilbud om forskellige kunstneriske indtryk. Det anerkendes, at Holbæk Kommune prioriterer at markere sig (bl.a.) på kunst og kultur. Ligesom der udtrykkes stolthed over at et så stort og internationalt projekt finder sted i Holbæk og koordineres herfra i forhold til København og Roskilde. 
 
Videre vurderer rapporten, at den organisatoriske model med kommunen som operatør har givet andre effekter. Nærheden til de lokale kulturbærende institutioner (skoler, bibliotek, museum, foreninger m.fl.) har bevirket, at kunsten kan komme længere ud til en bred kreds af borgere.
 
RELATION TIL KULTUR- OG FRITIDSPOLITIKKEN
Holbæk Images 2016 og evalueringens konklusioner understøtter kultur- og fritidspolitikken, ”Kultur og Fritid i Fællesskab” ift. temaerne: ”Kreative miljøer”, ”Udsyn og oplevelse”, ”Bevægende byrum”.
 
I forhold til temaet ”Kreative Miljøer” understøtter Holbæk Images indsatsen:
· Vi vil tiltrække nationale og internationale events, der understøtter vores stedbundne kreative miljøer
 
I forhold til temaet ”Udsyn og Oplevelse” understøtter Holbæk Images indsatserne:
· Vi vil styrke koordinering, samarbejde og kommunikation udadtil og indadtil om kommunens aktører
· Vi vil samarbejde med professionelle aktører om begivenheder, der kan være løftestang for lokale aktører og initiativer (…) kunst i byrummet (…).
· Vi vil prioritere at alle store begivenheder bliver formidlet til børn og unge
 
I forhold til temaet ”Bevægende byrum” understøtter Holbæk Images indsatsen:
· Vi vil fremme kunst i byrummet ved at understøtte strategisk samarbejde mellem professionelle kulturaktører og lokale kultur- og uddannelsesinstitutioner, erhverv, skoler og foreningsliv.


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Taget til efterretning.


caseno14-31456_#4175971_v2_evaluering, images 2016, pluss.pdf

Bilag

Evaluering, Images 2016, Pluss


57. Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2017

Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. det besluttes, hvorvidt der skal gives et tilskud på 75.000 kr. til Holbæk Clown Festival 2017.

Beskrivelse af sagen
Foreningen Holbæk Clown Festival (HCF) søger om 75.000 kr. i kommunalt tilskud til afholdelse af festivalen, som finder sted i uge 35 (28. august - 3.september 2017).  Udvalget skal derfor tage stilling til, hvorvidt denne ansøgning skal imødekommes.
 
Det er Kultur og Fritids vurdering, at festivalen ikke – såfremt der politisk ydes støtte – kan genere et overskud. Som konsekvens heraf er der i sagsfremstilling indstillet et tilskud frem for en underskudsgaranti. Yderligere har festivalen ikke ressourcer til at generere udlæg for udgifter i planlægningsperioden.
 
Som det fremgår af vedlagte budgetbilag, er det samlede budget for festivalen ca. 200.000 kr. HCF oplyser, at det kommunale tilskud søges til at dække rejseudgifter samt udgifter til kost og logi for de deltagende artister.
 
HCF er desuden i dialog med forskellige lokale aktører om sponsorater for at skaffe den fulde finansiering af festivalen.
 
Holbæk Clown Festival 2016 resulterede i et overskud på 17.000 kr., som anvendes til realisering af Holbæk Clown Festival 2017.  
 
HCF har indsendt en årsberetning for festivalen 2016, som er vedlagt som bilag.
 
Indhold i Holbæk Clown Festival 2017
Festivalen er en årlig begivenhed i slutningen af august. Holbæks gader fyldes med klovne, som laver gadeshows hver eftermiddag samt bringer liv til det årlige aften-åbent i Holbæk bymidte.
 
HCF vil afholde følgende shows med gratis adgang:
 
Kommunal støtte i de foregående år
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Holbæk Clown Festival understøtter kultur- og fritidspolitikken, ”Kultur og Fritid i Fællesskab”, som indeholder temaet ”Udsyn og oplevelse”. Under dette tema er der vedtaget en indsats som hedder: ”Vi vil øge tilgængeligheden, så oplevelserne kommer ud til borgere i alle aldre over hele kommunen.”

Økonomiske konsekvenser
Et tilskud på 75.000 kr. kan finansieres via Børnekulturpuljen.
 
Restsaldo i Børnekulturpuljen før evt. tilskud til Holbæk Clown Festival er 102.000 kr.
 
Administrationen henleder opmærksomheden på byrådets beslutning af 19. april 2017 vedrørende budgetrevision 1, hvor byrådet besluttede at udvise tilbageholdenhed i forbrug af politiske afsatte uforbrugte puljemidler.

Sagshistorik, henvisninger
29.03.2016: Tilskud til Holbæk Clown Festival 2016
27.04.2015: Tilskud til Holbæk Clown Festival 2015

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Der bevilges 75.000 kr. Fremover vil det bevilgede beløb være mindre, idet der forventes større ekstern finansiering.


caseno13-23222_#4174425_v1_hcf års rapporten 2016.pdf
caseno13-23222_#4174603_v1_rammebudget holbæk klovnefestival 2017, justeret d 06.04.2017.xls - rammebudget holbæk klovnefestiva.pdf

Bilag

HCF Års rapporten 2016
Rammebudget Holbæk Klovnefestival 2017


58. Beslutning om tilskud til evaluering af teaterprojekt med Ungeindsatsen

Beslutning om tilskud til evaluering af teaterprojekt med Ungeindsatsen

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. det besluttes, at yde et tilskud på 60.000 kr. til ekstern evaluering af pilotprojektet ”Indenfor”, som er skabt af Holbæk Teater og Holbæk Kommunes Ungeindsats og målrettet udsatte unge mellem 15-25 år.

Beskrivelse af sagen
Holbæk Teater har sammen med Holbæk Kommune - uddannelse til alle unge (UngHolbæk og Ungeindsatsen) skabt et projekt for udsatte unge, som endnu ikke er i uddannelse. Ambitionen er at få de udsatte unge i uddannelse og gøre dem mere bevidste om dem selv, deres potentiale og deres væren i verden.
 
Et sideløbende fokus er at evaluere projektet, med henblik på at gøre pilotprojektet til et længerevarende samarbejde, såfremt evalueringen viser den ønskede effekt. Derfor ansøges Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” om 60.000 kr. til at tilvejebringe en ekstern evaluering af projektet.
 
Dette er i tråd med Holbæk Kommunes Kultur- og Fritidspolitik, som bl.a. har til formål at ”investere i” de øvrige kerneopgaver. Desuden er det et generelt ønske at styrke den evidensbaserede tilgang til investeringer og brug af de økonomiske ressourcer.
 
Indhold i den eksterne evaluering
Kultur og Fritidssekretariatet har indhentet et tilbud fra firmaet Pluss, som også har varetaget Talentrådets ”Talentscreening, Billedkunst og Scenekunst” samt evaluering af Images-projektet.
 
I forhold til det konkrete projekt, vil evalueringen bestå af:
•           monitorering undervejs
•           efterfølgende opfølgning i forhold til de deltagende unge samt en afsluttende rapport
 
Indhold i selve teaterprojektet
Projekt ”Indenfor” er et interaktivt dannelses forløb hvor udsatte unge, som endnu ikke er i uddannelse, møder scenekunsten, hvor udvikling og den skabende proces er i fokus. I forløbet er eleverne de skabende kræfter, og det er deres historie, de arbejder med. Forløbet afsluttes med en forestilling, som tager udgangspunkt i de unges egen historie og det kunstneriske materiale de har skabt i slutprocessen.
 
Forløbet er tilrettelagt af Holbæk Teater og dansekompagniet ”Don Gnu” i samarbejde med Ungeindsatsen i Holbæk kommune. Selve forløbet eksekveres på Holbæk Teater, hvor den afsluttende forestilling ligeledes vil blive vist.
 
Projekt Indenfor afvikles i perioden 15. august 2017 - 1. februar 2018
 
Projektbeskrivelse samt udtalelse fra kerneområdet ”uddannelse til alle unge” er vedlagt.
 
Den kunstneriske profil på projektet
De unge skal arbejde med nogle af de bedste scenekunstnere vi har i Denmark. De skal prøve kræfter med Don Gnu’s, unikke fysiske, græsesøgende og komiske univers. I forløbet indarbejdes møder de unge kunstneriske feltdage ved andre kulturinstitutioner i Holbæk kommune såsom Museum Vestsjælland, Brorfelde Observatorium.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
understøtter kultur- og fritidspolitikken, ”Kultur og Fritid i Fællesskab”, som indeholder temaet ”Kreative Miljøer”. Under dette tema er der vedtaget en indsats som hedder: ”Vi vil … styrke partnerskaber mellem kulturinstitutioner, foreninger, erhvervsliv, skoler og uddannelser”.

Økonomiske konsekvenser
Den samlede udgift for den eksterne evaluering vil være 60.000 kr. som kan finansieres via puljen ”øvrige kulturelle opgaver”.  Restsaldo før udvalgets behandling af denne sag var 132.000 kr.
 
Administrationen henleder opmærksomheden på byrådets beslutning af 19. april 2017 vedrørende budgetrevision 1, hvor byrådet besluttede at udvise tilbageholdenhed i forbrug af politisk afsatte uforbrugte puljemidler.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Der ydes ikke et tilskud til en ekstern evaluering.


caseno11-81486_#4174809_v1_udtalelse fra uddannelse til alle unge.pdf
caseno11-81486_#4174819_v1_projektbeskrivelse, projekt indenfor.pdf

Bilag

Udtalelse fra kerneområdet Uddannelse til Alle Unge
Projektbeskrivelse, projekt Indenfor


59. Drøftelse af fremtidens Billedkunstnerisk Grundkursus (BGK) efter juni 2018

Drøftelse af fremtidens Billedkunstnerisk Grundkursus (BGK) efter juni 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. det godkendes, at administrationen retter henvendelse til de omkringliggende kommuner med henblik på at få afdækket, hvorvidt der er ønske om at deltage i et Holbæk-baseret BGK Nordvestsjælland.

Beskrivelse af sagen
Billedkunstnerisk Grundkursus (BGK) har været et projekt i den regionale kulturaftale i Kulturregion Midt- og Vestsjælland siden 2009. Finansieringen af BGK udløber med udgangen af skoleåret 2017/18, og vil ikke efterfølgende kunne forventes finansieret af Kulturregionen.
 
Derfor skal det besluttes, hvordan BGK kan organiseres, så der er et BGK-tilbud til borgere i Holbæk Kommune efter juni 2018
 
Overvejelser om regional model
I den administrative følgegruppe i Kulturregionen har det været drøftet at etablere en regional model for BGK efter skoleåret 2017/2018, som var forankret i Holbæk Kulturskole. Denne model kunne rumme op til 24 elever. 
 
Roskilde Kultur- og Idrætsudvalg har på sit møde den 5. april 2017besluttet, at man ønsker at etablere en selvstændig afdeling i Roskilde og ikke at indgå i et fælles med BGK med Holbæk Kommune som administrator.
 
På den baggrund er der ikke grundlæg for at fortsætte arbejdet med at etablere en regional model.
 
Lokal model for BGK 2018+
Kultur- og Fritidssekretariatet har i stedet udarbejdet vedlagte model for et BGK 2018+, som er forankret i Holbæk Kulturskole og har undervisningslokaler på Holbæk Kunsthøjskole.
 
For at denne model kan realiseres, kræver det 13 elever. Dette er forudsætningen for, at modellen er både faglig og økonomisk bæredygtig.
 
En elevplads vil koste elevens kommune 42.000 kr.  Holbæk Kommune kan bidrage til projektets finansiering indenfor en samlet ramme af 210.000 kr., som er de midler, Holbæk hidtil har betalt i kontingent til det kulturregionale samarbejde. Dermed vil Holbæk Kommune kunne finansiere 5 elevpladser.
 
Tilbage resterer 8 pladser, som forudsættes afsat til de omkringliggende kommuner (Odsherred, Kalundborg, Lejre og Ringsted), såfremt der er er politisk opbakning til denne løsning.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Etablering af en organisation og finansiering som sikrer BGK efter udløbet af skoleåret 2017/2018 understøtter kultur- og fritidspolitikken, ”Kultur og Fritid i Fællesskab”, som indeholder temaet ”Kreative Miljøer”. Under dette tema er der vedtaget en indsats som hedder: ”Vi vil styrke netværk, kommunikation og tilgængelighed til de kreative miljøer på tværs af kommunen, så de fordeler sig jævnt og udnytter hinandens potentialer”.

Økonomiske konsekvenser
Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser i 2017.
 
Finansiering af BGK skal afgøres i forbindelse med drøftelserne om budget 2018 og frem. BGK kan finansieres af de midler, som Holbæk Kommune betaler for at være en del af Kulturregion Midt- og Vestsjælland.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Godkendt.


caseno14-63751_#4181298_v1_notat, beskrivelse af bkg-organisation 2018+.pdf
caseno14-63751_#4181292_v1_budget bgk, skoleåret 20182019.pdf

Bilag

Notat, beskrivelse af BKG-organisation 2018+
budget BGK, skoleåret 2018/2019


60. Beslutningssag - Budgetrevision 2

Beslutningssag - Budgetrevision 2

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget og byrådet
 
Beslutningssag

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
 
  1. de i bilag 1 anbefalede omplaceringer og tillægsbevillinger godkendes
  2. det godkendes, at anlægsprojekter iværksættes og udskydes som anbefalet i bilag 15
  3. uforbrugte midler i puljen til benchmarking – i alt 0,9 mio. kr. - tilføres kassebeholdningen
  4. uforbrugte midler i puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud - i alt 1,0 mio. kr.- tilføres kassebeholdningen
  5. uforbrugte midler i Projektudvalget for Væksts puljer – i alt 1,0 mio. kr. – tilføres kassebeholdningen
 

 

Beskrivelse af sagen
Budgetrevision 1
Budgetrevision 1 viste et forventet merforbrug på driften på 41 mio. kr. Det skyldtes primært et merforbrug på beskæftigelsesområdet og det specialiserede område.
 
I BR 1-sagen var der derfor indeholdt en handlingsplan, der reducerer budgetterne med i alt 50 mio. kr. Heraf findes 40 mio. kr. ved ansættelse og indkøb med omtanke. De sidste 10 mio. kr. findes ved en halvering af sygedagpengerefusionerne. Tiltagene har betydning for driften af Holbæk Kommune. Ansættelse med omtanke resulterer således i, at der vil være færre hænder til at løse opgaverne.  Indkøb med omtanke betyder, at der vil være varer og tjenesteydelser, som organisationen er vant til at have til rådighed, og som nu må undværes. Samtidig vil der være færre ressourcer til at dække ind for langtidssyge medarbejdere på grund af halveringen af sygedagpenge-refusionerne.
 
De 40 mio. kr. vedrørende ansættelse og indkøb med omtanke er fordelt mellem kerneområderne. De 10 mio. kr. vedrørende sygedagpengerefusioner udmøntes i løbet af året. Fordeling af de 50 mio. kr. mellem kerneområderne er:
 
 
Fordelingen af de 50 mio. kr. er indarbejdet i budgetrevision 2.
 
På den måde skal merforbruget på 41 mio. kr. modsvares af et mindreforbrug andre steder i organisationen. Med en handleplan svarende til 50 mio. kr. og et forventet merforbrug på 41 mio. kr. ved BR 1, blev der ved budgetrevision 1 teknisk set skabt en buffer på 9 mio. kr.
 
Budgetrevision 2
Siden budgetrevision 1 er merforbruget steget yderligere både på beskæftigelses- og specialområdet og hos Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” - fortrinsvis på skoleområdet jævnfør særskilt notat om Læring og Trivsel. Den tekniske buffer på 9 mio. kr. anvendes til finansiering af dette merforbrug.
 
Herudover indstilles det ved budgetrevision 2, at der lægges i alt 2,9 mio. kr. i kassen, som endnu ikke er brugt af de politisk afsatte puljemidler. Beløbet kommer fra puljen til benchmark (0,9 mio. kr.), Projektudvalget for Væksts puljer (1,0 mio. kr.) samt puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud (1,0 mio. kr.).
 
Endelig indstilles det, at der gives omplaceringer og tillægsbevillinger, som beskrevet i bilag 1.
 
På den baggrund forventes driftsbudget og driftsudgifter at balancere ved budgetrevision 2.
 
En udfordring på dagtilbudsområdet, som skyldes ca. 100 børn mere end budgetteret, løses på tværs af politikområderne indenfor Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”. Udfordringen løses ved reduktioner på dagtilbudsområdet samt på specialundervisning og det specialiserede børneområde.
 
Ved budgetrevision 2 er overførslerne på 27,7 mio. kr. fra 2016 til 2017 indarbejdet. Af hensyn til likviditeten skal der overføres samme beløb fra 2017 til 2018, som der er overført fra 2016 til 2017. På nuværende tidspunkt er der lokaliseret overførsler på 10 mio. kr., som primært vedrører eksternt finansierede projekter. De resterende 17,7 mio. kr. skal også overføres til 2018, og administrationen laver den konkrete udmøntning i løbet af året.
 
Budgettet for indtægter er ved budgetrevision 2 blevet tilpasset. Det drejer sig om en reduktion på ca. 9 mio. kr. Ændringen skyldes dels en forventning om, at midtvejsreguleringen af beskæftigelsestilskuddet vil resultere i en tilbagebetaling på ca. 10 mio. kr. til staten, og dels at kommunerne i 2017 kompenseres for forhøjelsen af vederlaget til borgmesteren og udvalgsvederlagene. For Holbæk Kommunes vedkommende betyder det en indtægt på ca. 1 mio. kr.
 
Holbæk Kommunes likviditet er fortsat presset, og derfor er det vigtigt at holde fast i de 12 styringsprincipper – herunder, at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger.
 
Budgetrevision 2 er baseret på den oversigt over anlægsprojekter, der gennemføres eller udskydes i 2017, som fremgik af nyt bilag 10 ved budgetrevision 1. Holbæk Kommunes likviditet er ikke forbedret siden budgetrevision 1, og derfor kan der ikke iværksættes yderligere anlægsprojekter. For at finansiere de planlagte anlægsprojekter, skal der sælges grunde og ejendomme for 48 mio. kr., hvilket er samme niveau som ved budgetrevision 1. Hvis der opstår yderligere finansieringsmuligheder for anlægsprojekter end antaget hidtil, fremlægges de udskudte anlægsprojekter for byrådet til prioritering.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstilles punkt 1 godkendt.
 
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstiller A og V punkt 2 godkendt. B og O undlader at stemme.


caseno17-1642_#4183550_v1_br2 - bilag 1 - omplaceringer og tillægsbevillinger - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183551_v1_br2 - bilag 2 - samlet oversigt - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183553_v1_br2 - bilag 3 - læring & trivsel - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183554_v1_br2 - bilag 4 - læring & trivsel - pris x mængde br 2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183555_v1_br2 - bilag 5 - udannelse og job - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183556_v1_br2 - bilag 6 - uddannelse til alle unge - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183557_v1_br2 - bilag 7 - uddannelse til alle unge - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183558_v1_br2 - bilag 8 - alle kan bidrage - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183559_v1_br2 - bilag 9 - alle kan bidrage - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183560_v1_br2 - bilag 10 - aktiv hele livet - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183561_v1_br2 - bilag 11 - aktiv hele livet - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183563_v1_br2 - bilag 12 - klima og miljø - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183565_v1_br2 - bilag 13 - kultur og fritid - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183546_v1_br2 - bilag 14 - økonomiudvalget - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183548_v1_br2 - bilag 15 - oversigt over status på anlæg 2017 - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183549_v1_br2 - bilag 16 - oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - br2 2017.pdf.pdf

Bilag

BR2 - Bilag 1 - Omplaceringer og tillægsbevillinger - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 2 - Samlet oversigt - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 3 - Læring & Trivsel - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 4 - Læring & Trivsel - Pris x mængde BR 2 2017.pdf
BR2 - Bilag 5 - Udannelse og Job - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 6 - Uddannelse til alle unge - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 7 - Uddannelse til alle unge - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 8 - Alle kan bidrage - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 9 - Alle kan bidrage - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 10 - Aktiv hele livet - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 11 - Aktiv hele livet - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 12 - Klima og Miljø - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 13 - Kultur og Fritid - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 14 - Økonomiudvalget - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 15 - Oversigt over status på anlæg 2017 - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 16 - Oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - BR2 2017.pdf


61. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget.
 
Drøftelsessag.

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. udvalget fortsætter drøftelser, og anviser løsninger på budgetudfordringen på udvalgets ressortområde i budget 2018-2021.

 

Beskrivelse af sagen
Udvalgenes opgave i forbindelse med budgetlægningen
Det fremgår af den politiske tids- og arbejdsplan for budget 2018-2021, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde deres andel af budgetforslag 2018-2021.
 
Udvalget skal indenfor den økonomiske ramme lave et forslag til budget 2018 for de politikområder, som udvalget har ansvaret for. Rammen må ifølge de 12 styringsprincipper for økonomistyring ikke overskrides. Hvis udvalget har merudgiftsdrivende ønsker på et område, skal udvalget selv anvise finansiering. Udvalget skal også anvise finansiering til eventuelle merudgifter grundet den demografiske udvikling, lovændringer eller andre årsager.
 
Udvalgene skal arbejde med politiske prioriteringer - effektiviseringer, arealoptimering, og servicejusteringer - alt sammen indenfor de økonomiske rammer, som byrådet har besluttet.
 
Det forslag hvert udvalg laver for budget 2018 inden sommerferien, bliver baggrunden for byrådets efterfølgende forhandlinger om budget 2018 efter sommerferien.
 
Ovennævnte retningslinjer gælder alle de stående udvalg. Udvalget ”Uddannelse og Job” er med sin konjunkturfølsomhed undtaget fra den helt stramme styring. Her skal der arbejdes med ambitiøs og realistisk budgetlægning, hvilket kan resultere i at rammen bliver overskredet. Efter sommerferien, senest ved 2. behandlingen af budgettet skal den eventuelle opdrift finansieres.
 
Udvalgets møde i april
På mødet i april drøftes de væsentligste forudsætninger for budget 2018 på udvalgets ressortområde.
 
Forudsætningerne - priser og mængder, lovændringer, udvikling i befolkningssammensætning, forventninger til konjunkturudvikling mv. - der ligger til grund for udvalgets budget 2018, præsenteres. Herunder drøftes hvordan de udvikler sig i forhold til budget 2017.
 
I det omfang beregningerne viser tendens til at udvalgets budgetramme overskrides, skal der findes reduktioner, der modsvarer overskridelsen.
 
Dette arbejde vil foregå henover møderne i april og maj.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Drøftet.




62. Borgerrådgiverens beretning 2016

Borgerrådgiverens beretning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Det indstilles, at byrådet:
  1. tager Borgerrådgiverens beretning til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Borgerrådgivningen i Holbæk Kommune har i 2017 10 års jubilæum, idet funktionen har eksisteret siden den 1. januar 2007 efter beslutning truffet af byrådet den 29. november 2006 i forbindelse med kommunesammenlægningen.
Der udarbejdes en gang årligt beretning til byrådet, som forelægges til politisk drøftelse.
Samtidig med forelæggelse af årsredegørelsen er der vedlagt brugerundersøgelse af Borgerrådgivningen gennemført i 2016.
 
Borger/Borgerrådgivning
Borgerrådgivningen tilstræber at modtage den enkelte borger med respekt, anerkendelse og forståelse. Udgangspunktet er, at borgeren henvender sig fordi borgeren har et problem og ikke for at forstyrre. Borgeren skal føle, at blive modtaget, som en unik borger.
Det peger de tilbagemeldinger vi får fra borgerne også på, men vi har opmærksomhed på, at man som ansat i en offentlig organisation altid kan gøre tingene på en anderledes, mere hensigtsmæssig og bedre måde. Vi er her for borgeren!
 
Borgerrådgivning/Administration
Borgerrådgivningen oplever en god og venlig modtagelse i stort set hele organisationen og der opleves en generel forståelse for eksistensen og opgaveløsningen.
 
Samarbejdet / kontakten og dialogen til organisationen opleves fra Borgerrådgivningens side, som stort set uproblematisk. Mange henvendelser har ført til hurtige og smidige afklaringer/løsninger og/eller forståelse til gavn for både borger og administration.

Der var i 2016 aftalt og gennemført faste møder med Kerneopgaveområderne: Alle Kan Bidrage, Læring og Trivsel, Uddannelse Til Alle Unge og Aktiv Hele Livet og som det fremgår er antallet af møder mellem Borgerrådgivningen og administrationen næsten fordoblet i 2016 (fra 18 til 35).
Møderne er faste møder med chefgruppen, 3-parts møder og rigtig mange møder med afdelingerne, som har ønsket nærmere orientering/uddybning af årsredegørelsen for 2015.
 
Borgerrådgiveren som bisidder opleves som værende et aktiv for både den enkelte borger, men også for medarbejderen/afdelingen.
 
Anbefalinger
Kommunikation mellem borger og Holbæk Kommune er stadig et område, der giver udfordringer og som der i henhold til En Stærk Medspiller, skal arbejdes videre med.
Medarbejdere skal ved møder sikre, at borgeren er orienteret om dagsordenen og forstår den efterfølgende dialog.
Fortsat fokus på, at breve bør gøres så læsbare og forståelige som muligt i forhold til modtager. De nuværende skabeloner bør analyseres med henblik på
Der bør gives svar/kvittering på alle henvendelser (mails og breve) og ringes tilbage til borger, hvis besked er lagt på svarer eller mail fra Omstillingen. Kommunikationsformen mellem borger og Familiecenter i komplekse sager bør overvejes. Borger skal ikke umyndiggøres.
Anmodning om og tidsfrist for aktindsigt bør overholdes.
Oplevelsen for borger af adskilt budget Skoler og Familiecenter imellem bør ikke forekomme. Der anbefales helhedsorienteret sagsbehandling uden økonomiske diskussioner og absolut ikke i borgerens overværelse (Kerneopgaveområdet Læring og Trivsel bør fremtræde som ét samlet center).
Tidsfrister for svar fra borger på fremsendelse af post via Post Danmark bør forlænges.
Tættere samarbejde Jobcenter og Ydelsescenter bør ske.
Går en ung borger fra forsørgelse til uddannelse og SU bør den unge rådgives i kravet om opsparing til karantæne efter endt uddannelse. Emnet bør udvides til også at omfatte uddannelsesinstitutionernes studievejledere.
 
Bilag til årsberetningen:
 
1. Datamateriale
2. Brugerundersøgelse 2016


Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse §65E. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=170459


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.


caseno17-11358_#4154778_v1_borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154777_v1_datamateriale 2016.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154769_v1_borgerrådgiverens beretning 2016.pdf.pdf

Bilag

Borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf
Datamateriale 2016.pdf
Borgerrådgiverens beretning 2016.pdf


63. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab", Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. administrationens plan for opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
I borgerrådgiverens årsrapport for 2016 er der beskrevet en række opmærksomhedspunkter og anbefalinger til, hvordan de enkelte kerneområder og hele organisationen kan forbedre samspillet mellem borgere og kommune.
 
Ved byrådets behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2015 blev der efterspurgt en plan for kerneområdernes opfølgning op på anbefalingerne. Denne plan blev fremlagt for byrådet i efteråret 2016. I forbindelse med behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2016, har administrationen udarbejdet en tilsvarende handlingsplan, som fremlægges samtidig med årsrapporten.
 
I bilaget til dagsordenspunktet fremgår det, hvordan de enkelte kerneområder følger op på borgerrådgiverens opmærksomhedspunkter og anbefalinger med korte beskrivelser af de handlinger, der er sat i gang eller vil blive sat i gang. Det handler om følgende temaer, som også fremgår af bilaget:
 
Vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt, kommunikeres til og indskærpes overfor alle medarbejdere.
Særlig opmærksomhed på at alle, også nye medarbejdere, lærer telefonpolitikken at kende.
 
 Løbende arbejde med at forbedre vores skriftlige kommunikation til borgerne.
Gennemgang af brevskabeloner.
 
Information til og indskærpelser overfor alle medarbejdere om vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt.
 
Øget opmærksomhed på tidsfrister ved almindelig post.
Anvendelse af Ankestyrelsens praksis for estimering af hvor hurtigt en borger modtager fysisk post.
 
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal kvitteres for henvendelser inden for 48 timer, og at det skal fremgå, hvornår borgeren kan forvente svar på sin henvendelse.
Børneindsatsen har organiseret sig i teams med koordinatorer tæt på, for at sikre bedre overblik og tættere opfølgning.
 
AKBI evaluerer rehabiliteringsteamets arbejdsprocesser med henblik på en mere smidig model. Fremlægges inden sommer 2017, og skal sikre bedre faglighed, fleksibilitet og driftssikkerhed i teamets arbejde.
 
Der er udarbejdet og implementeret en klar arbejdsgang for snitfladen mellem jobcenter og ydelsescenter, når jobkonsulent fritager en borger for 225-timers arbejdskrav.
Overholdelse af denne arbejdsgang indgår i regelmæssigt ledelseseftersyn.
 
Der arbejdes løbende på at hjælpe antallet af langvarige modtagere at kontanthjælp i ordinær beskæftigelse efter tilgangen "en tidlig, vedvarende og tværfaglig indsats".
 
Det er aftalt med ungdomsuddannelserne, at Ungeindsatsen udarbejder en kort beskrivelse som orienterer om reglerne for økonomisk hjælp fra kommunen i perioden mellem uddannelse samt efter endt uddannelse.
 
Nyt og tættere samarbejde mellem almenområdet og Børneindsatsen forventes at forbedre tilbagemeldinger fra sagsbehandlere på henvendelser.
I Børneindsatsen er der etableret en fælles indgang hvor skoler og dagtilbud kan hente råd og vejledning.
 
Der arbejdes tættere sammen med skolerne og dagbehandlingstilbud.
 
Der er lavet en omstrukturering så den enkelte rådgiver har hele sagsforløbet. Det betyder bedre overblik, også over tidsfrister, deadlines og tilbagemeldinger.
Der tilstræbes bedre dialog med borgeren om ønske om sagsbehandlerskrift.
 
Åbne sager screenes løbende med henblik på om de kan/bør afsluttes.
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal gives besked til sagsparter ved afslutning af sager.


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.


caseno17-11358_#4173062_v1_kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf.pdf

Bilag

Kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf


64. Orientering til Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24. april 2017

Orientering til Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24. april 2017

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Orienteringssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget tager følgende orienteringer til efterretning:
 
1. Kultur og Fritids tværgårdende samarbejde med øvrige kerneområder
2. Sagsforløb vedrørende Svinninge hallen.
3. Kulturelt sensommertræf 2017


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Taget til efterretning.


caseno16-12377_#4181371_v1_status på kultur og fritids samarbejde med kerneområder.pdf

Bilag

Status på Kultur og Fritids samarbejde med kerneområder


65. Eventuelt.

Eventuelt.

Sagsgang og sagstype
Intet.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Intet.