UDVALG

Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab"

MØDE

Referat

STED

mødelokale på Holbæk Bibliotek

STARTTIDSPUNKT

29-03-2016 13:00:00

SLUTTIDSPUNKT

29-03-2016 16:00:00


PUNKTER

38. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 29. marts 2016
39. Drøftelse af Aprilfestival - teater for små og store
40. Orientering om Holbæk biblioteks Udviklingsplan status og mål
41. Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2016
42. Beslutning om tilskud til Kongens Togt 26-28. juli 2016
43. Beslutning om tilskud til VAK - energirenovering og forøget stømforsyning
44. Beslutning om tilskud til triatlonstævne søndag 5. juni 2016
45. Beslutning - Driftsaftale med Fiskerihavnens Bådelaug
46. Beslutning - Anlægsgaranti for Jyderup hallen
47. Beslutning om borgerpanelundersøgelse om Images
48. Beslutning om kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester
49. Beslutning om budgetrevision 1 2016 KFFU
50. Drøftelse af delegationsoverblik
51. Orientering om udskiftning af tag på Svinningehallen
52. Orientering - Flytning af fodboldbane i Kundby
53. Orientering om skolernes brug af Holbæk naturskole
54. Orientering om Borgerrådgiverens beretning 2015
55. Orientering vedrørende borgerrettede puljer
56. Orientering til Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab"
57. Eventuelt



38. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 29. marts 2016

Godkendelse af dagsordenen til mødet den 29. marts 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. godkender dagsorden til Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” den 29. marts 2016.

Beskrivelse af sagen
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” holder møde den 29. marts 2016 på Holbæk Bibliotek, Nygade 9, 4300 Holbæk
 
Oversigt over deltagere i mødet:
 
· Kl. 13.15 – 14.00, præsentation af Aprilfestival (teaterfestival) ved leder af Teater Centrum Henrik Køhler
· Kl. 14.00 – 14.30, status på Skvulp Festival ved Kulturfestivalleder Nadja Kalnæs
· Kl. 14.30 - 14.45, kort pause i besøgsrækken       
· Kl. 14.45 – 15.30, status på bibliotekets udviklingsplan ved leder af Holbæk Bibliotek Bjørn Ulrik Larsen. Som en del af præsentationen deltager desuden elev fra Forfatterskolen.
· Kl. 15.30 – 16.00, tilskud til Holbæk Clown Festival ved leder af Holbæk Clown Festival Michel Højer.
· Kl. 16.00 – 16.20, drøftelse af Naturskolen ved Henrik Bendixen forstander af Nordvestsjællands Produktionsskole (NVPRO).

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Godkendt.




39. Drøftelse af Aprilfestival - teater for små og store

Drøftelse af Aprilfestival - teater for små og store

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Drøftelsessag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. drøfter oplæg om ”Aprilfestival – teater for små og store”.

Beskrivelse af sagen
Holbæk Kommune har som den eneste kommune på Sjælland to egnsteatre. Foruden i Holbæk findes der et egnsteater i henholdsvis Roskilde- og Odsherreds kommuner. Ud over de to egnsteatre er der i Holbæk Kommune et stærkt scenekunstmiljø med flere amatørteatre.  I forbindelse med Skvulp-festivallen på Holbæk Havn i pinsen præsenteres de besøgende for forskellige teaterforestillinger, og festivallen er således med til at understøtte og udvikle scenekunsten i kommunen.
 
I 2014 etablerede Holbæk Kommune Holbæk Drama College (HDC) i samarbejde med de to egnsteatre og Stenhus Gymnasium & HF. Der har været en stigende søgning til HDC med ansøgere fra hele Danmark.
 
Holbæk Kommune vil med udgangspunkt i de nuværende samarbejder med egnsteatrene og HDC talentarbejdet undersøge, om der er grundlag for at arrangere Aprilfestivalen i 2020. Formålet skal være, at understøtte den satsning, der allerede er på scenekunst og medvirke til øget national opmærksomhed på Holbæk Kommune.
 
Frederiksberg afholder festivalen i 2016 med næsten 200 forskellige forestillinger og op mod 800 opførelser i alt fordelt på forestillinger ude på folkeskolerne i hele kommunen samt offentlige åbne forestillinger - alle med gratis adgang.
 
Der er udgifter til teaterforestillinger i 2016 for ca. 4,7 millioner kr. Netto udgiften vil beløbe sig til 2,35 mio. kr. da Staten yder 50% i børneteaterrefusion.
 
For de lokale børn og deres voksne er festivalen et overflødighedshorn, for de tilrejsende teaterarrangører fra skoler, biblioteker, institutioner, teaterforeninger er det en enestående mulighed for at orientere sig i det store udbud - og for børneteatrene selv er det et livsvigtigt udstillingsvindue med henblik på det efterfølgende salg af turneforestillinger.
 
Formålet med festivalen er kort og godt:
 
At præsentere teater for børn & unge et nyt sted i Danmark hvert år.
At gøre det muligt for alle børn i festivalområdet at se mindst en forestilling i løbet af festivalen.
At gøre det muligt for børn og voksne at opleve teater sammen.
At præsentere dansk teater for et internationalt publikum og gøre det muligt for professionelle kunstnere fra Danmark og udlandet at mødes.
At præsentere nye danske teaterproduktioner for et bredt udsnit af formidlere og arrangører - nationalt såvel som internationalt.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Drøftet.




40. Orientering om Holbæk biblioteks Udviklingsplan status og mål

Orientering om Holbæk biblioteks Udviklingsplan status og mål

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Orienteringssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller at, udvalget:
 
  1. orienteres om Holbæk Biblioteks Udviklingsplan 2015-2020.

Beskrivelse af sagen
Byrådet har vedtaget en kultur og fritidspolitik for Holbæk Kommune. Af politikken fremgår det, at der skal udarbejdes en udviklingsplan for fremtidens bibliotek.
 
På den baggrund godkendte Kultur og Fritidsudvalget d. 22.september 2014 udviklingsplan for Holbæk Bibliotek 2015-2020.
 
Holbæk Bibliotek orienterer om foreløbig status for udviklingsplanen. Ud fra følgende punkter:
 

Sagshistorik, henvisninger
 
22.september 2014: Godkendelse af udviklingsplan for Holbæk Bibliotek 2015-2020

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Taget til efterretning.


caseno14-25088_#3699243_v1_udviklingsplan 2015 - mål og målopfyldelse og statistiske hovedtal 2015.pdf.pdf
caseno14-25088_#3699241_v1_sammenlignende statistik 2014 - k5 benchmarkkommuner + eco-nøgletal.docx (design) (2).pdf.pdf
caseno14-25088_#3699236_v1_brugerundersøgelse 2015 - kffu-udgave (design) (2).pdf.pdf
caseno14-25088_#3699231_v1_udviklingsplan 2016 - særlige opgaver og forslag til konkrete mål (design) (3).pdf.pdf

Bilag

Udviklingsplan 2015 - mål og målopfyldelse og statistiske hovedtal 2015.pdf
Sammenlignende statistik 2014 - K5 Benchmarkkommuner + ECO-nøgletal.docx (design) (2).pdf
Brugerundersøgelse 2015 - KFFU-udgave (Design) (2).pdf
Udviklingsplan 2016 - særlige opgaver og forslag til konkrete mål (Design) (3).pdf


41. Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2016

Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
  1. beslutter, hvorvidt Holbæk Clown Festival (HCF) 2016 skal støttes med 65.000 kr. fra puljen ”Børnekultur”.

Beskrivelse af sagen
Holbæk Clown Festival (HCF) søger om 75.000 kr. i tilskud til afholdelse af festivalen, som finder sted 29.august til 4.september 2016. Ansøger oplyser at det samlede budget for festivalen er 150.000 kr. Tilskuddet dækkes med 65.000 fra puljen ”Børnekultur” under politikområde 15. Desuden har kerneområde Aktiv hele livet givet tilsagn om at støtte HCF med 10.000 kr., så det samlede tilskud bliver i alt 75.000 kr.
Tilskuddet søges til at dække udgifter til rejse samt kost og logi for de ca. 50 deltagende artister.
HCF leverer 7 shows med gratis adgang, der afholdes på ældrecenter, handicapcentre og daginstitutioner efter nærmere aftale og i Vangkvarteret. Hvert show vil have 5-6 deltagende artister. Showet i Vangkvarteret vil, udover humor, have fokus på kultur. Herudover vil der i løbet af festivalen være diverse gadeshows og løst arrangerede workshops.
Klovnene er med til at øge variationen i Holbæks kulturarrangementer. Fællesskabet styrkes idet borgere på tværs af alder mødes i grin og samvær.
Festivalen er en årlig tilbagevendende begivenhed i slutningen af august, og har været afholdt siden 2011. Holbæks gader bliver fyldt med klovne, som laver gadeshows, klovneløb og bringer liv til det årlige aften-åbent i Holbæk. En festival, der har udviklet sig fra 9 deltagende artister i 2011 til 50 deltagende artister i 2016. Kerneopgaven vækst støttes.
HCF er en non-profit festival. Alle deltagende artister i HCF arbejder gratis. Festivalen engagerer herudover 10 frivillige. Dermed understøttes kerneopgaven frivillighed.
Festivalen har på nuværende tidspunkt tilsagn om 40.000-48.000 kr. i sponsorater. HCF søger i øvrigt fonde og lokale sponsorater i form af forplejning m.m.
Festivalen opnåede sidste år et overskud på 12.000 kr. Overskuddet er anvendt til depotrum og til leje af overnatning for nogle af dette års artister.
HCF samarbejder internationalt med to klovne festivaler i Nord Irland. HCF har også lokalt forankret samarbejde med Cirkus Kæphøj. Udover, at der sker en videns udveksling imellem artisterne, giver det internationalt fokus på Holbæk og kendskab til at Holbæk skaber en kreativ ramme for kultur.
I forhold til politikker
HCF understøtter udviklingsmål for turisme i Holbæk Kommunes erhvervs- og turismepolitik om, at ”Holbæk Kommunes samlede udbytte at turismeområdet skal øges. Dette skal ske gennem øget samarbejde mellem turismeerhvervet, detailhandlen, erhvervslivet, kulturinstitutioner, Holbæk Kommune og nabokommuner”.
Desuden understøtter HCF kultur og fritidspolitikkens mål C1 om at ”Børn og unge skal introduceres til en bred vifte af kulturelle tilbud. Aktiviteter skal være for, med og af børn.

Økonomiske konsekvenser
HCF støttes med 65.000 kr. fra puljen ”Børnekultur”. Saldo på puljen er herefter 0 kr.
 
Endvidere støtter kerneområde Aktiv hele livet med 10.000 kr.
 
Det samlede tilskud fra Holbæk Kommune til HCF bliver således 75.000 kr.

Sagshistorik, henvisninger
27.april 2015: Tilskud til Holbæk Clown Festival 2015

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Holbæk Clown Festival (HCF) 2016 støttes med 65.000 kr. fra puljen ”Børnekultur”.


caseno13-23222_#3698840_v1_evaluerings rapport og regnskab holbæk klovne festival - års rapport 2015.pdf.pdf
caseno13-23222_#3678082_v1_ansøgning holbæk klovne festival 2016.doc

Bilag

evaluerings rapport og regnskab Holbæk klovne festival - Års rapport 2015.pdf
Ansøgning Holbæk klovne festival 2016


42. Beslutning om tilskud til Kongens Togt 26-28. juli 2016

Beslutning om tilskud til Kongens Togt 26-28. juli 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
  1. godkender, at der afsættes 50.000 kr. til Kongens Togt fra puljen ”øvrige kulturelle opgaver”.
  2. godkender, at der reserveres op til 30.000 kr. til praktiske foranstaltninger under Kongens Togt inden for Kultur og Fritids budget.

Beskrivelse af sagen
Kongens Togt søger Holbæk Kommune om 85.000 kr. i forbindelse med at vikingeskibskonvojen anløber Holbæk Gammel Havn den 26.-28.juli. 2016. Tilskuddet søges til at dække omkostninger til formidlingsplatforme (55.000 kr.) i Holbæk Havn og til markedsføring (30.000 kr.) i Regionen.
 
Kongens Togt formidlingsplatforme (Smag, Laboratorium, Fordybelse, Leg og Debat) støttes med 50.000 kr. Kongens Togt afholder udgifter til toiletter, renovation, afspærring/afskærmning af festivalpladsen og samaritter (praktiske foranstaltninger).
 
Der reserveres 30.000 kr. til at dække uforudsete udgifter i forbindelse med de praktiske foranstaltninger. Midlerne afsættes for at sikre en tilfredsstillende håndtering og gennemførsel af Kongens Togt.
 
Kongens Togt er en del af ”Danmark bliver til”, som er et 4-årigt kulturhistorisk oplevelsesprojekt, der sætter fokus på vikingetid og middelalder. Projektet ”Danmark bliver til” er en del af det kulturregionale samarbejde i Midt- og Vestsjælland.
 
I 2013 var Holbæk vært for vikingeskibskonvojen ”Togtet” på Orø Havn. ”Togtet” var også en del af ”Danmark bliver til” og anløb 5 havne rundt om på Sjælland. ”Togtet” havde samlet set 40.000 besøgende. Forventningen, fra arrangørernes side er, at ”Kongens togt” opnår endnu større deltagelse. ”Kongens Togt” anløber 8 havne; Korsør, Vordingborg, Kalundborg, Rørvig, Lejre(Bramsnæsvig), Holbæk, Frederikssund og Roskilde.
 
Kongens Togt vil pryde havnen med de flotte vikingeskibe, og udfolde nysgerrigheden og historieinteressen hos de deltagende. I løbet af eventet vil der blive smagt på, mærket, hørt og lugtet til historien i forskellige formidlingsplatforme. Således skabes synergi af viden, fest og kulturel udfoldelse.
 
Kongens Togt understøtter den igangværende udvikling af havnen som et maritimt område med bl.a. Værftet og træskibsmiljøet.
 
I forhold til kerneopgaver og politikker
 
Ved at få skabt mere kendskab til og mere omtale af Holbæk Kommune understøtter eventet Holbæk Kommunes erhvervs- og turismepolitiks udviklingsmål for turisme om, at ”Holbæk Kommunes samlede udbytte af turistområdet skal øges. Det skal ske gennem øget samarbejde mellem turismeerhvervet, detailhandlen, erhvervslivet, kulturinstitutioner, Holbæk Kommune og nabokommuner”.
 
Udover vikingeskibe og historisk mad & drikke, vil debattører formidle deres bud og perspektiver på fortidens betydning for vores hverdag. Dermed understøtter projektet kerneopgaven Læring og trivsel.
 
Endelig understøtter Kongens Togt mål C1 i Kultur- og Fritidspolitikken om, at børn og unge skal introduceres til en bred vifte af tilbud af kulturelle tilbud. Aktiviteter skal være for, med og af børn”.

Økonomiske konsekvenser
Der afsættes 50.000 kr. Beløbet bevilges fra puljen ”Øvrige kulturelle opgaver”.
 
På mødet i udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” den 29. marts 2016 behandles følgende punkter med finansiering fra puljen ”Øvrige kulturelle opgaver”.
 
Aktivitet
Tilskud
Saldo på ”Øvrige kulturelle opgaver”
Inden tilskud
 
211.638 kr.
VAK
25.000 kr.
186.638 kr.
Kongens Togt
50.000 kr.
136.638 kr.
Restsaldo
 
136.638 kr.
 

Øvrige konsekvenser
Der reserveres 30.000 kr. til praktiske foranstaltninger under Kongens Togt inden for Kultur og Fritids budget.

Sagshistorik, henvisninger
26.februar 2013: Tilskud til togtet på Orø 22.-24. juli 2013

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Godkendt.


caseno16-8571_#3699469_v1_ anøgning kongens togt 2016 - holbæk kommune - ansøgning holbæk kongens togt 2016.pdf.pdf.pdf

Bilag

Anøgning Kongens Togt 2016 - Holbæk Kommune - Ansøgning Holbæk Kongens Togt 2016.pdf.PDF


43. Beslutning om tilskud til VAK - energirenovering og forøget stømforsyning

Beslutning om tilskud til VAK - energirenovering og forøget stømforsyning

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
  1. godkender tilskud på 25.000 kr. til Vestsjællands Arbejdende Kunstværksteder (VAK).

Beskrivelse af sagen
Vestsjællands Arbejdende Kunstværksteder (VAK) søger Holbæk Kommune om 25.000 kr. til ny og forøget strømforsyning og energirenovering af arbejdsbelysning fra puljen ”Øvrige kulturelle opgaver”. Det samlede budget er oplyst til 221.886 kr.
 
På grund af øget tilgang af medlemmer, akademielever, højskoleelever, BGKelever og kursister på værkstedet har VAK brug for en opgradering af den nuværende elforsyning. VAK ønsker at kunne benytte samtlige glasovne samtidig. Det er ikke muligt med den nuværende elforsyning.
                        
For at imødekomme den øgede aktivitet vil det være nødvendigt at udskifte lyskilder i alle værkstederne med hensigtsmæssig belysning, der passer til, at der etableres flere aktiviteter og anderledes værkstedsstationer i rummene.
 
Renoveringen vil give VAK mulighed for at eksperimentere, hvilket er en af værkstedernes målsætninger. VAK vil fx som de eneste på Sjælland blive i stand til at smelte glas i digler (af 100 kg.) i gasdrevne smelteovne og sandstøbe skulpturer, der efterfølgende afspændes igennem længere tid i glasovnene.
 
Ved at faciliteterne bliver optimeret vil VAK kunne tiltrække flere kulturelle og kunstneriske profiler. Den øgede aktivitet vil skabe flere underviserfunktioner og understøtter dermed kerneopgaven vækst. Med det forøgede udbud af kurser og workshops, vil VAK kunne udbygge samarbejder på tværs bl.a. med de to lokale højskoler (Jyderup- og Holbæk Kunsthøjskole), BGK og folkeskolerne.
 
VAK modtager et årligt driftstilskud fra Kulturministeriet via den Regionale kulturaftale.
 
Lokale aktions grupper (LAG) har givet tilsagn om 57.900 kr. i støtte til renovering af elforsyningen.
 
I forhold til kerneopgaver og politik
 
Med de energiforbedrende tiltag og den forbedrede udnyttelse af lokalerne understøtter renoveringen kerneopgaven Vækst og bæredygtighed. Desuden understøtter renoveringen kultur- og fritidspolitikkens mål A2 om at ”lokaler og faciliteter anvendes og udvikles, så flest muligt får gavn heraf”.

Økonomiske konsekvenser
Tilskuddet på 25.000 kr. gives fra puljen ”øvrige kulturelle opgaver”.
 
På mødet for udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” den 29. marts 2016 med finansiering fra puljen ”Øvrige Kulturelle Opgaver”.
Aktivitet
Tilskud
Saldo på ”Øvrige kulturelle opgaver”
Inden tilskud
 
211.638 kr.
VAK
25.000 kr.
186.638 kr.
Kongens Togt
50.000 kr.
136.638 kr.
Restsaldo
 
136.638 kr.
 

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Godkendt.


caseno13-11513_#3687016_v1_lag tilsagn om støtte.pdf
caseno13-11513_#3687015_v1_tilbud vedr. vak energirenoveringlys.pdf
caseno13-11513_#3686865_v1_ansøgning vedr. strømforsyning og energirenovering af værksteder.pdf

Bilag

LAG tilsagn om støtte
Tilbud vedr. VAK energirenovering/lys
Ansøgning vedr. strømforsyning og energirenovering af værksteder


44. Beslutning om tilskud til triatlonstævne søndag 5. juni 2016

Beslutning om tilskud til triatlonstævne søndag 5. juni 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Beslutningssag



Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget
 
  1. godkender, at der afsættes en økonomisk ramme på op til 80.000 kr. fra Frivilligheds- og sundhedspuljen til at dække udgift til afspærring og skiltning i forbindelse med afholdelse af triatlonstævne søndag 5. juni 2016.



Beskrivelse af sagen
Holbæk Svømmeklubs triatlonafdeling ansøger om tilskud til at få dækket udgift til afspærring og skiltning i forbindelse med triatlonstævne i Holbæk søndag 5. juni 2016. Skilteplan udarbejdes af Holbæk Kommune, Vej og Park.
 
Alle øvrige udgifter til arrangementet afholdes af arrangøren.
 
Stævnet afholdes i samarbejde med Dansk Triatlon Forbund og er et finalestævne for DM-serien. Samtidig er stævnet DM for de danske para-triatleter. Der bliver forskellige distancer ved arrangementet, som henvender sig til både eliteudøvere, motionister og børn og unge.
 
I både august 2014 og august 2015 blev der afholdt et lignende arrangementer i Holbæk med mellem 200 og 350 deltagere. Arrangørerne har bl.a. derfor valgt igen at afholde dette arrangement. I år forventer arrangørerne, at der kommer over 350 deltagere.
 
Arrangøren oplyser, at arrangementet i 2015 gav et overskud til foreningen på 12.000 kr. I forhold til stævnet i 2016 budgetterer arrangøren ikke med overskud, men forventet et resultat på 0 kr. Holbæk Kommunens tilskud til afspærring dækker de faktiske udgifter til afspærring og skiltning på op til 80.000 kr.
 
Afspærring
Løbet holdes på en søndag, hvorfor der kun vil være minimal trafik på de berørte områder.
 
Arrangørerne planlægger at benytte sig af følgende arealer:
 
Arrangørerne har gjort løberuten endnu mere publikumsvenlig i forhold til sidste år ved at gøre den kortere, så publikum kan se løberne på ruten fem gange.
 
Arrangørerne sikrer, at berørte beboere i området bliver informeret om arrangementet. De er allerede på nuværende tidspunkt i dialog med flere af boligforeningerne på havneområdet.
 
Kerneopgaver og politikker
Triatlonarrangementet understøtter kerneopgaven ”Ansvar for fremtiden - Vækst og bæredygtighed”.
 
Triatlonstævnet understøtter endvidere udviklingsmål i Erhvervs- og turismepolitikken om at: ”Holbæk Kommunes samlede udbytte af turistområdet skal øges. Det skal ske gennem øget samarbejde mellem turismeerhvervet, detailhandlen, erhvervslivet, kulturinstitutioner og nabokommuner”.



Økonomiske konsekvenser
Udvalget træffer beslutning om at afsætte 80.000 kr., der finansieres via Frivilligheds- og sundhedspuljen, hvorefter hele puljen for 2016 er anvendt/disponeret.



Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Godkendt.


caseno11-61221_#3645236_v1_bilag til ansøgning om lån af kommunale areaer - svømmeareal skiftezone løberute.pdf
caseno11-61221_#3645216_v1_bilag til ansøgning om lån af kommunale areaer - cykelruten.pdf
caseno11-61221_#3645097_v1_ansøgning om benyttelse af kommunale arealer.msg
caseno11-61221_#3702779_v1_resultat budget tristævne 2015 2016.pdf.pdf

Bilag

Bilag til Ansøgning om lån af kommunale areaer - Svømmeareal Skiftezone Løberute
Bilag til Ansøgning om lån af kommunale areaer - Cykelruten
Ansøgning om benyttelse af kommunale arealer
resultat budget tristævne 2015 2016.pdf


45. Beslutning - Driftsaftale med Fiskerihavnens Bådelaug

Beslutning - Driftsaftale med Fiskerihavnens Bådelaug

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fælleskab”, økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. der indgås driftsaftale med Fiskerihavnens Bådelaug omkring driften af det ene bassin i Holbæk Havn.

Beskrivelse af sagen
Fripladsordningen for træskibe i Holbæk Gl. Havn har været i drift siden år 2013. Ordningen har generelt været en succes, og har skabt det særlige maritime miljø, der var hensigten. Erfaringerne har resulteret i at der afsøges yderligere muligheder for at inddrage de daglige brugere på havnen i den daglige drift.
 
Administrationen og Fiskerihavnens Bådelaug har derfor været i dialog omkring mulighederne for, at Bådelauget inddrages i den daglige drift af en del af Holbæk Havn.
 
Formålet med dialogen har været, at skabe et aftalegrundlag, som muliggør udnyttelsen af de ressourcer, som Bådelauget råder over. Dermed kan Holbæk Kommune og Bådelauget i fællesskab sikre og udvikle et velholdt, attraktivt og indbydende havnebassin og -areal. I dag er det Holbæk Kommune, der forestår den nødvendige drift af arealet.
 
Resultatet af dialogen fremgår af bilaget ”Aftale Fiskerihavnens Bådelaug”, hvor rammer og forpligtigelser er beskrevet. I bilag 1 fremgår et rids over det område, som Bådelauget skal drive.
 
Hovedtrækkene i aftalen er:
 

Økonomiske konsekvenser
Udgifterne til driftsaftalen dækkes indenfor det nuværende driftsbudget for Holbæk Havn.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Indstilles godkendt.


caseno16-12277_#3686107_v1_aftale fiskeriforeningen_final.pdf.pdf
caseno16-12277_#3686119_v1_bilag 1 til aftale fiskeriforeningen.pdf.pdf

Bilag

Aftale Fiskeriforeningen_final.pdf
Bilag 1 til aftale Fiskeriforeningen.pdf


46. Beslutning - Anlægsgaranti for Jyderup hallen

Beslutning - Anlægsgaranti for Jyderup hallen

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fælleskab”, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. anlægsgarantien på 2,5 mio. kr. til udvidelsen af Jyderup Hallen jf. budgetaftalen 2016 stilles til rådighed.
  2. det i forbindelse med vedtagelse af budget 2017 afklares hvorfra øget driftsbevilling til Jyderup Hallen finansieres fra.

Beskrivelse af sagen
 
Som en del af det politiske budgetforlig for 2016 blev det besluttet, at byrådet skulle yde anlægsgaranti på 2.500.000kr. til en fremtidig udvidelse af Jyderuphallen.
 
Brug af hallen
Tilbygning skønnes nødvendig idet hallen til daglig er fuldt booket. Yderligere vil opførelsen af den nye børneinstitution i området give et ekstra behov for hal kapacitet. Jyderup Hallen ønsker ydermere at kunne tilbyde flere sportsaktiviteter for alle alders grupper.
En udbygning af hallen vil betyde at Jyderup hallen vil kunne ansøge om forhøjet drift tilskud. 
 
Garantien
Anlægsgarantien stilles til rådighed, så Jyderup Hallen, i samarbejde med administrationen, kan arbejde videre på projektet med at udbygge Jyderup hallen med en 200m2 hal.
Jf. budget aftalen skal Jyderup Hallen selv finansierer ombygningen. Garanti stillingen skal hjælpe til med at Jyderup Hallen kan finde kapital via eventuelle lån og fonde.
Når der gives en garanti for lån til Jyderup Hallen garanterer Holbæk Kommune, at såfremt Jyderup Hallen ikke tilbagebetaler lånet, så vil Holbæk Kommune gøre det på de betingelser, som Jyderup Hallen har accepteret i forbindelse med låneoptagelsen.
Forinden Jyderup Hallen kan optage et sådan lån, skal Holbæk Byråd dog godkende det. I forbindelse med godkendelsen vil der være nogle betingelser/anbefalinger:

Økonomiske konsekvenser
Alle haller (selvejende såvel som kommunale) modtager et årligt driftstilskud. En udvidelse af Jyderuphallen med 200m2 vil afstedkomme en øget stigning i driftstilskuddet fra kommunen til Jyderup hallen, dette vurderes til at være 62.200 kr.
Set i dette lys skal der også indarbejdes nye midler til drift fra budget 2017 (driftsbevilliger gives via kultur og fritid).
 
Jyderup Hallen får 1.617.904,- i årligt tilskud.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Indstilles godkendt.




47. Beslutning om borgerpanelundersøgelse om Images

Beslutning om borgerpanelundersøgelse om Images

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Økonomiudvalget
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kærgaard Andersen, indstiller at udvalget
 
  1. godkender tilføjelsen af en borgerpanelundersøgelse i august-september med fokus på borgernes deltagelse og tilfredshed med kunstprogrammet Holbæk Images 2016

Beskrivelse af sagen
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” besluttede 26. oktober 2015 at bevilge 100.000 kr. til en ekstern evaluering af det internationale kunstprogram Holbæk Images, der afholdes 14.5-15.8.2016. Evalueringen indebærer tilføjelsen af en ekstra borgerpanelundersøgelse, der skal afvikles i august-september 2016.
 
Baggrund
Kunstprogrammet Holbæk Images organiseres i samarbejde med Center for Kultur og Udvikling, og har til formål at skabe aktiviteter og oplevelser af høj, kunstnerisk kvalitet for Holbæk Kommunes borgere. Programmet inddrager lokale kulturaktører og bidrager til at understøtte kerneopgaverne ”Læring og Trivsel” samt ”Vækst og Bæredygtighed”.
 
Evalueringen af Holbæk Images gennemføres af virksomheden Pluss Leadership, der har stor erfaring med evaluering af kulturoplevelser. Gennem samarbejdet med en ekstern og anerkendt evaluator kan vi dokumentere effekten af Holbæk Images – med særligt fokus på borgerne. Den færdige rapport fra Pluss Leadership vil give kommunen en forståelse for, om der er grundlag for at indgå i lignende kunstprojekter fremover.
 
Evalueringen fra Pluss Leadership indeholder optællinger, spørgeskemaer og kvalitative interviews, der afholdes med hjælp fra de deltagende kulturinstitutioner og elever fra Slotshaven Gymnasium.
 
Desuden indgår to borgerpanelundersøgelser, der skal afvikles henholdsvis før (marts-april) og efter (august) kunstprogrammet. Formålet er at afdække, hvor mange borgerne, der har oplevet kunstprogrammet, hvilket udbytte de har fået og hvorvidt kunstoplevelserne har skabt en forandring i deres syn på kultur.
 
Status
Den første borgerpanelundersøgelse afvikles sammen med en undersøgelse vedrørende formuleringen af den nye Kultur- og Fritidspolitik, og sættes i gang 30.3. Den anden borgerpanelundersøgelse indgår ikke i kalenderen for borgerpanelet, men er vigtig for at opnå det ønskede udbytte af evalueringen. Derfor bør der tilføjes en ekstra borgerpanelundersøgelse i august-september 2016.

Sagshistorik, henvisninger
26. oktober 2015: Beslutning om frigivelse af midler til evaluering af kulturindsats med afsæt i Images 2016
 
21. januar 2016: Beslutning om tidsplan for brugerundersøgelser og borgerpanel 2016
                                                       

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Indstilles godkendt.




48. Beslutning om kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester

Beslutning om kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester

Sagsgang og sagstype
De stående udvalg og projektudvalg, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester vedtages.

Beskrivelse af sagen
Byrådet har på seminarer d. 21. oktober 2015 og d. 10. februar 2016 drøftet samarbejdet mellem byråd og administration. En af konklusionerne af drøftelserne var, at byrådet skulle vedtage et kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester.
 
Kodekset svarer til anbefalingerne fra Bo Smith-udvalget nedsat af Djøf, der har undersøgt og kommet med anbefalinger til det gode samarbejde mellem det politiske niveau og embedsmændene i staten, regionerne og kommunerne.
 
Kodekset beskriver syv centrale principper og pligter, som ansatte i kommunerne har i relation til rådgivning og bistand til byråd, udvalg og borgmester. Det drejer sig om:
 
1. Lovlighed
Administrationen skal altid handle inden for gældende ret.
 
2. Sandhed
Administrationen skal leve op til sandhedspligten. Hverken ledelse eller medarbejdere må videregive oplysninger, som er urigtige, eller som i den givne sammenhæng må anses for vildledende. Og de må ikke medvirke til, at borgmesteren, byrådet eller et udvalg giver urigtige eller vildledende oplysninger.
 
3. Faglighed
Administrationen skal handle inden for rammerne af almindelig faglighed. Det gælder i forbindelse med udarbejdelse af dagsordentekster og andet beslutningsgrundlag samt i øvrigt ved udarbejdelse af materiale, der fremstår som udtryk for faglige vurderinger. Det samme gælder, når beslutningerne skal gennemføres.
 
4. Partipolitisk neutralitet
Ansatte – herunder ledelsen – i administrationen skal i deres arbejde være partipolitisk neutrale.
 
5. Ansvar og ledelse
Alle ansatte skal aktivt medvirke til at realisere de politikker, strategier og kerneopgaver, som byrådet, borgmesteren og den administrative ledelse har fastlagt. Og de skal inden for lovgivningens rammer efterleve de instruktioner, som de modtager fra overordnede i overensstemmelse med ansvarsfordelingen i organisationen.
 
6. Udvikling og samarbejde
Medarbejderne skal løbende bestræbe sig på at udvikle opgaveløsningen og at forbedre kvaliteten af bistanden til byrådet, udvalgene og borgmesteren. De skal i deres bestræbelse på at opnå de bedste resultater følge udviklingen på deres område og være åbne og lydhøre over for omverdenen og samarbejde med andre. Og de skal forvalte de offentlige ressourcer på en økonomisk effektiv måde.
 
7. Åbenhed om fejl
Ledelsen skal sikre en kultur, hvor fejl bliver håndteret hurtigst muligt, og hvor man lærer af fejl.
 
I den politiske behandling kan det drøftes, om der er andre principper og pligter udover de syv beskrevne, der skal være gældende i Holbæk Kommune. Det kan også drøftes, om der er noget, som skal specificeres i forhold til de syv principper og pligter.
 
Ud over forslaget til kodeks er der som bilag også vedlagt et katalog fra KL, der bl.a. indeholder temaer til diskussion vedrørende kodekset.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Indstilles godkendt.


caseno16-11155_#3691971_v1_forslag - kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester.pdf
caseno16-11155_#3691972_v1_kl-katalog - kodeks for forvaltningens rådgivning.pdf

Bilag

Forslag - Kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester
KL-katalog - Kodeks for forvaltningens rådgivning


49. Beslutning om budgetrevision 1 2016 KFFU

Beslutning om budgetrevision 1 2016 KFFU

Sagsgang og sagstype
 
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag.

Indstilling
 
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
1. Udvalget anbefaler, at budgetrevision 1 2016 sendes til godkendelse i Økonomiudvalget og i byrådet.

Beskrivelse af sagen
 
På baggrund af oplysninger ved udgangen af februar forventer vi, at Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” balancerer. Afvigelsen er af teknisk karakter.
 
Holbæk Kommune
De udfordringer som vi præsenterede byrådet for ved vinterseminaret den 10. februar, matcher i store træk de udfordringer som ligger i det forventede regnskab for 2016.
 
Det betyder, at vi ender på et resultat på 95,7 mio.kr. mod oprindelig budgetteret 91,0 mio.kr. Vi skal altså trække yderligere 4 mio.kr. op af kommunekassen.
 
Udover de udfordringer som vi præsenterede for byrådet på vinterseminaret, kan vi se, at vi på nuværende tidspunkt skal have skærpet opmærksomhed i forhold til:
 
•           Skoleområdet
•           Ældreområdet
•           Voksenspecialområdet
•           Beskæftigelsesområdet
•           Efterregulering af beskæftigelsestilskuddet for 2015
 
Der er fuld fokus på disse udfordringer og der er - og vil blive – udarbejdet handleplaner for at minimere størrelsen af udfordringerne.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Indstilles godkendt.


caseno16-10621_#3707058_v1_br1 - udvalget kultur, fritid og fællesskab.pdf
caseno16-10621_#3706797_v1_br1 - 0_samlet oversigt.pdf.pdf

Bilag

BR1 - Udvalget Kultur, Fritid og Fællesskab
BR1 - 0_Samlet oversigt.pdf


50. Drøftelse af delegationsoverblik

Drøftelse af delegationsoverblik

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” – Økonomiudvalget
 
Drøftelsessag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. udvalgene drøfter det vedhæftede overblik over de områder, hvor beslutningskompetence er delegeret til administrationen eller særlige organer

Beskrivelse af sagen
Byrådet, Økonomiudvalget og de stående udvalg har i en række administrationsgrundlag, kvalitetsstandarder, servicemål og tilsvarende dokumenter delegeret beslutningskompetence til administrationen eller andre organer.
 
Administrationen har på grundlag af de politisk vedtagne administrationsgrundlag, kvalitetsstandarder, servicemål og tilsvarende dokumenter udarbejdet et overblik over de områder, hvor beslutningskompetence er delegeret til administrationen eller andre organer.
 
I oversigten er der medtaget nogle områder, hvor der ikke er sket en sådan delegation. Disse områder er først og fremmest medtaget, når det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for at vise afgrænsningen af de områder, hvor der er delegeret kompetence. De er også medtaget, når det af andre grunde er fundet hensigtsmæssigt. For eksempel fremgår det af overblikket, hvor beslutningskompetencen på en række områder under folkeskoleloven ligger, også når der ikke er sket nogen delegation, da det er kompliceret og kan give anledning til spørgsmål.
 
Det er markeret med et B, hvor beslutningskompetencen på et givent område ligger. Samtidig er det markeret med et I, hvem der indstiller til henholdsvis byrådet eller et udvalg, når beslutningskompetencen ligger der, således at sagsgangene tydeliggøres.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Drøftet. Emnet ønskes drøftet på et temamøde i Byrådet.


caseno16-14082_#3704453_v1_delegationsoverblik holbæk kommune marts 2016.pdf - delegationsoverblik holbæk kommune marts 2016.pd.pdf

Bilag

Delegationsoverblik Holbæk Kommune marts 2016


51. Orientering om udskiftning af tag på Svinningehallen

Orientering om udskiftning af tag på Svinningehallen

Sagsgang og sagstype
Orienteringssag.
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærsgaard indstiller, at:
  1. status på udskiftning af tag på Svinningehallen tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Byrådet har tidligere vedtaget at taget på Svinningehallen skal udskiftes, og nedenfor er en status på arbejdet..

Valg af konstruktionsløsning
Der er nu valgt en konstruktionsløsning der skal bære det nye tag på hallen. Konstruktion kommer derved til at ligne Svinningehallens nye tilbygning indvendigt.
Svinningehallens tagkonstruktionen er i dag belastet med et vandret tryk på 7 ton pr. spær.
Med et nyt tag, isolering, nye lofter, og røglemme samt sikkerhedsfaktor kommer der et vandret tryk på 30 tons pr. spær.
 
ISC Rådgivende ingeniører havde fremlagt 3 forslag.
De 2 forslag indeholdt forstærkning af konstruktionerne ”udenfor hallen” med synlige stål og beton ankre, der skal graves ned i terræn.
Ulemperne med de 2 løsninger betyder meromkostning til kloak- og vejomlægning, mere vedligeholdelse af de udvendige stål og beton ankre, store gener udenfor hallen med adgange og brandveje samt ikke særlig æstetiske løsninger.
Den valgte løsning kommer alt til at foregå ”indenfor hallen” med nye stålspær i stedet for forstærkning af konstruktionerne ”udenfor hallen”
Ulempen bliver at næsten alle arbejdet/ændringer kommer til at foregå inde i hallen og taget fjernes helt på et tidspunkt, hvorved bygningen er åben og risiko for vandskade er til stede.
Konstruktion på hallens tilbygning ændres der ikke på og kan anvendes i byggeperioden.
Taget på den nye hal del og den nyrenoverede hal vil få en ens udformning (alt under et tag).
 
Tidsplan
Tidsplan er ændret lidt i forhold til tidligere:
Udbud udsendes         uge 11
Licitation                     uge 15
Politisk behandling     uge 17-20
Byggestart                   uge 17 (på betingelse af økonomiske pris bliver under 19 mio. kr.)
Aflevering                   uge 35
 
For at Svinningehallen kan blive klar til brug til efteråret, er det nødvendigt at starte byggeriet hurtigst muligt. Alternativt skal skolebørn transporteres til andre ledige haller.

Økonomiske konsekvenser
De tidligere økonomiske overslag viste det ville koste omkring 13 mio. kr. Disse beregninger var lavet på baggrund af en forudsætning om at forstærke den eksisterende konstruktion ”udenfor hallen”.
 
Nyt tag incl. isolering
6,4 mio. kr.
Forstærkning af bærende konstruktioner
4,7 mio. kr.
Rådgiver honorar
1,2 mio. kr.
Uforudsete udgifter
0,5 mio. kr.
Samlede udgifter
12,8 mio. kr.
Heraf er energi finansiering ved max. tilskud
1,8 mio. kr.
 
 
Med den valgte konstruktionsløsning med nye stålspær ”indenfor hallen” er der udarbejdet et nyt økonomisk overslag. Det tyder på, at byggeriet kan komme til at koste 19 mio. kr. samlet.
 
Håndværkerudgifter
15,7 mio. kr.
Rådgiver honorar og administrationsomkostninger
 
1,7 mio. kr.
Uforudsete udgifter
1,6 mio. kr.
Samlede udgifter
19,0 mio. kr.
Heraf er energi finansiering ved max. tilskud
2,5 mio. kr.
 
Den endelige økonomi kendes først når licitationen er afholdt. Den endelige bevillingsansøgning fremsendes til april mødet.

Sagshistorik, henvisninger
Der henvises til tidligere sagsorientering fra den 21. september 2015 i Udvalget for Kultur og Fritid

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Taget til efterretning.




52. Orientering - Flytning af fodboldbane i Kundby

Orientering - Flytning af fodboldbane i Kundby

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Orienteringssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” tager følgende til efterretning:

Beskrivelse af sagen
jf. budget aftalen for 2016, skal fodbold anlægget på Solbjerggårdsvejs i Kundby flyttes, dette gøres for at få banen tættere på byen, børnene og foreningslivet. Der ønskes i stedet en ny bane, anlagt, på det kommunale areal ved siden af Kundby friskole.
Der er i budgetaftalen afsat 250.000 kr. til flytning af banen. En flytning af banen vil blive dyrere end det afsatte beløb. Denne sag er derfor en orienteringssag om at administrationen arbejder videre med tre mulige løsninger, som er nærmere beskrevet nedenfor.

Forpligtelser på arealet
Arealet hvorpå banen skal etableres er i dag bortforpagtet til afgrødedyrkning.
Ved anlæg af banen skal forpagter kompenseres for evt. afgrøde tab samt kompensation for den resterende del af forpagtningsperioden. Administrationen anbefaler derfor at banen først anlægges til efteråret 2016 da man på denne måde undgår at skal betale afgrøde tab til forpagter.
 
Lokalområdets input
Fodbold klubben ser fordele i at komme tættere på skolen, men har samtidig ytret ønske om at der stadig skal være plads til socialt samvær både før og efter træning/kampe.  Der er p.t 30 medlemmer af foreningen. Der er dog et stærkt lokal ønske om at starte ungdoms fodbold op igen, og her kan placeringen af banen understøtte dette ønske.
 
Anlægges der ikke omklædnings rum i forbindelse med etableringen af den nye bane, vil det være nødvendig at bruge de omklædningsfaciliteter som er på Kundby Friskole.
Skolen har følgende bemærkninger til evt. brug af omklædning og depot faciliteter.
· Adgang med fodboldstøvler er ikke muligt med nuværende indretning.
· Der er kun et herre og et dameomklædningsrum. Det er en udfordring ved andre aktiviteter i hallen samtidig med fodbold.
 
3 mulige løsninger
Der arbejdes fra administrationen side på følgende løsninger
 
Scenarie
Faciliteter
Fordele
Ulemper
1
En 11 mands bane, en 8 mands bane
Mindst mulig drift, bruger faciliteter på skolen, mere areal til bolig udstykning
Skolens faciliteter er ikke indrettet til formålet, parkering til kampe og træning foregår på skolen areal, ingen depot plads til bolde og kegler
2
En 11 mands bane, en 8 mands, to 3 mands baner, to omklædnings rum, depotrum og grus parkering
Skolen får ikke ekstra drift udgifter, omklædning og depot plads tæt på banen,
Lille eller ingen drift besparelse i forhold til i dag, mindre areal til bolig udstykning
3
En 11 mands bane
Meget lille drift, passer til de medlemmer som er i klubben i dag
Skulle flytningen af banen have den ønskede effekt af flere ungdoms spillere i klubben, så vil der i fremtiden mangle en bane til disse hold.
 
 
Administrationen forventer at kunne fremlægge de tre forslag til beslutning på mødet den 25. april 2016.

Økonomiske konsekvenser
I forbindelse med ny anlæg af naturgræs baner vil der være en forhøjet driftsomkostning de første 3-5 år. Dette skyldes især den nye randbeplantning som vil kræve ekstra pleje de første år samt at græsplænen skal have ekstra gødning, vand o.lign.
 
Oversigt over anlægs omkostninger
Fodboldbane
Bygning
P-plads
Lysanlæg
Totalt anlæg
Scenarie 1
1.800.000,-
0,-
0,-
250.000,-
2.050.000,-
Scenarie 2
2.300.000,-
1.400.000,-
300.000,-
250.000,-
4.250.000,-
Scenarie 3
1.200.000,-
0,-
0,-
250.000,-
1.450.000,-
 

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Taget til efterretning.




53. Orientering om skolernes brug af Holbæk naturskole

Orientering om skolernes brug af Holbæk naturskole

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”
 
Orienteringssag

Indstilling
Koncerndirektør Kenn Thomsen indstiller, at:
 
  1. orientering om besøgstal samt brugerpejling om skolernes brug af naturskolen tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Udvalget har i efteråret 2016 bestilt en opgørelse over brugen af Naturskolen samt at der gennemføres en brugerundersøgelse.
 
Besøgstal 2015
Nedenfor er en oversigt over skolernes besøgstal i 2015, som er udarbejdet ud fra naturskolens egen registrering og statistik over antal besøg i 2015.
 
Skoler
Antal besøg
Omregnet til hold*
Katrinedalskolen
12
15
Skolen ved Tuse Næs
14
16
Engskovskolen
6
13
Kildevangens skole
12
16
Elverdamsskolen
11
12
Tornvedskolen
0
0
Sofielundskolen
15
17
Isefjordskolen
24
28
Hjortholmskolen
1
1
Ladegårdsskolen
10
10
 
 
 
I alt
105
128
(*Et hold defineres som op til 30 elever, antal elever derover tæller som 2 hold eller mere. Et besøg, der varer over 4 timer tæller også som to hold/ture).
 
I løbet af året har besøgstallet været meget forskelligt, fra 4 besøg (6 hold) på en måned til 16 besøg (18 hold) på en måned. Bilag om besøgstal er vedlagt.
 
Det er primært indskolingsklasser, som har haft anvendt naturskolen/naturvejleder. Herudover har der været 29 besøg af specialklasser og modtagerklasser (hold på 8-10 elever), som har haft brugt naturskolen/naturvejleder som led i undervisningen.
 
Ingen dagtilbud har benyttet naturskolens naturvejledere i 2015. Dagtilbud er ikke omfattet kommunes aftale med NVPRO (Nordvestsjællands Produktionsskole), hvorfor der er en egenbetaling ved brug af naturvejleder.
 
Tilfredshedsundersøgelser fremover
Fagcentret har udarbejdet et spørgeskema, som fremadrettet kan bruges til at følge op på skolernes brug af naturskolen og lærernes vurdering af udbytte og samarbejde før og under et besøg. Ved skolernes brug af naturskolen i 2016 vil spørgeskemaet være tilgængeligt i forbindelse med hvert besøg. Det vil være naturskolens redskab til systematisk at evaluere besøgene.
 
Brugerpejling (dvs. spørgeskema med få spørgsmål)
Herudover har Fagcentret i januar 2016 gennemført en brugerpejling blandt 24 lærere, som har haft booket besøg på naturskolen fra august til december 2015. Heraf har 14 deltagere svaret. Da undersøgelsen omfatter meget få deltagere skal man være forsigtig med at konkludere noget generelt ud fra svarene. Til spørgsmålet om hvor tilfreds man samlet set var med besøget på naturskolen svarer 13 tilfreds eller meget tilfreds (og 1 neutral). Af svarene fremgår endvidere, at det er forskelligt i hvilken grad, der er samarbejde omkring indholdet inden besøget. Ligesom der er forskelle i klassens arbejde med besøgets indhold forud for besøget.
 
Opfølgning
Fagcentret har anvendt svarene til at holde et interview med lærerrepræsentanter fra fire af folkeskolerne. Formålet var at drøfte, hvordan samarbejdet mellem skolerne og naturskolen kan udvikles. Her blev peget på en række potentialer, hvoraf nogle er uddybet nedenfor:


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Taget til efterretning. Rammerne for dyreparken drøftes nærmere med NVPro.


caseno16-13089_#3707926_v1_bilag, oversigt besøgstal naturskolen 2015.pdf
caseno16-13089_#3707907_v1_bilag, brugerpejling januar 2016.pdf

Bilag

Bilag, Oversigt besøgstal naturskolen 2015
Bilag, Brugerpejling januar 2016


54. Orientering om Borgerrådgiverens beretning 2015

Orientering om Borgerrådgiverens beretning 2015

Sagsgang og sagstype
De stående udvalg, Økonomiudvalg, Byrådet
 
Orienteringssag

Indstilling
Borgerrådgiveren indstiller, at:
  1. Borgerrådgivningens beretning 2015 tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Borgerrådgivningen i Holbæk Kommune har eksisteret siden den 1. januar 2007 efter beslutning truffet af Byrådet den 29. november 2006 i forbindelse med kommunesammenlægningen.
 
Der udarbejdes en gang årligt beretning til Byrådet, som forelægges til politisk drøftelse.
 
Borger/Borgerrådgivning:
Borgerrådgivningen tilstræber at modtage den enkelte borger med respekt, anerkendelse og forståelse. Udgangspunktet er, at borgeren henvender sig fordi borgeren har et problem og ikke for at forstyrre. Borgeren skal føle, at blive modtaget, som en unik borger.
 
Det peger de tilbagemeldinger vi får fra borgerne også på, men vi har opmærksomhed på, at man som ansat i en offentlig organisation altid kan gøre tingene på en anderledes, mere hensigtsmæssig og bedre måde. Vi er her for borgeren!
 
Borgerrådgivning/Administration:
Borgerrådgivningen oplever en god og venlig modtagelse i hele organisationen og der opleves en generel forståelse for eksistensen og opgaveløsningen.
 
Samarbejdet / kontakten og dialogen til organisationen opleves fra Borgerrådgivningens side, som stort set uproblematisk. Mange henvendelser har ført til hurtige og smidige afklaringer/løsninger og/ eller forståelse til gavn for både borger og administration. Der var i 2015 aftalt og gennemført faste møder med centrene Alle kan bidrage, Læring og trivsel, Uddannelse til alle og Aktiv hele livet.
 
Borgerrådgiveren som bisidder opleves, som værende et aktiv for både den enkelte borger, men også for medarbejderen/afdelingen.
 
Kommentarer til datamaterialet:
Samlet antal 1. gangs henvendelser til borgervejledningen i 2015:
Antallet af henvendelser i 2015 er faldet til 922 mod 1203 henvendelser i 2014. 
Faldet kan skyldes en måske ændret registrering og det faktuelle i, at Borgerrådgivningen ikke har haft udleveret oplysningsfolder til biblioteker m.fl. i samme stil som tidligere år. Baggrunden har været, en måske for stor tro på den digitale udviklings muligheder for borgeren og det faktum, at rigtig mange oplysninger om Borgerrådgivningen figurerer på Holbæk Kommunes hjemmeside. Det må i den anledning erkendes, at mange borgere der søger hjælp i Borgerrådgivningen også har et problem i forhold til digitalisering.
 
Borgerrådgivningen har allerede handlet på konstateringen/erkendelsen og udleveret foldere til aktuelle instanser.
 
En anden forklaring kan være, at Hovsa Holbæk er blevet mere kendt hos borgerne og at Hovsa Holbæk har opnået mulighed for erfaringsudvekslingsmøder med administrationen.
 
Sidst men ikke mindst skal det selvfølgelig påpeges, at organisationsændringen, ombygningen af Borgerservice samt indsatsen med En Stærk Medspiller kan have haft afsmittende virkning.
 
Borgerrådgivningen ønsker dog og vil anbefale, at afvente årsredegørelse for 2016 for at se om udviklingen/tendensen fortsætter.
 
Borger/administration:
Kommunikation/dialog mellem borger og Holbæk Kommune er også i 2015 et område, der giver udfordringer:
 
 
Bemærkninger og kritiske områder:
 
I forbindelse med den politiske behandling af Borgerrådgivningens årsredegørelse for 2014 blev der i udvalget for Klima og Miljø udtrykt ønske om en præcisering i beretningen af, hvilke områder bemærkningerne omhandlede. Dette er forsøgt opfyldt i nedenstående.
 
Alle kan bidrage:
 
Læring og trivsel:
 
Vækst og bæredygtighed:
 
Hele organisationen:
 
Anbefalinger:

Lovgrundlag – link
§65e i lov om kommunernes styrelse

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Indstilles taget til efterretning.


caseno16-3802_#3708108_v1_borgerrådgiverens årsberetning 2015.pdf
caseno16-3802_#3708109_v1_bilag til årsberetning 2015.pdf

Bilag

Borgerrådgiverens årsberetning 2015
Bilag til årsberetning 2015


55. Orientering vedrørende borgerrettede puljer

Orientering vedrørende borgerrettede puljer

Sagsgang og sagstype
Stående udvalg, Økonomiudvalg
 
Orienteringspunkt.
.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. udvalget tager orienteringen til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Sagsbehandlingen i forbindelse med udlodning af tilskud fra puljer kan forbedres, så den bliver mere gennemskuelig.
 
Indtil nu har en borger/forening/eller andre kunnet søge og få tilskud fra flere forskellige puljer, uden at de bevilgende udvalg har været klar over, at andre udvalg også havde bevilget et tilskud.
 
Det søger vi nu at rette op på med et skema, som skal udfyldes ved enhver puljeansøgning.
 
I skemaet skal borgeren/foreningen oplyse:
 
Skemaet er blevet til i samarbejde mellem de områder, der i dag står for puljer, som uddeles efter ansøgning fra borgere/foreninger. 
 
1. december 2015 fik byrådet et notat med et overblik over de puljer, som fordeles af de stående udvalg. Notatet indeholdte en oversigt over alle puljerne, og hvor meget der forsat var til disposition på hver af dem.
 
I 2016 vil der blive fulgt op på puljerne i forbindelse med hver budgetrevision, dog vil oversigten, som bliver udarbejdet i forbindelse med den første budgetrevision, først komme til de stående udvalg i april.
 
.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Taget til efterretning.


caseno16-4131_#3670707_v1_erklæring til puljeansøgning.docx
caseno16-4131_#3701095_v1_puljeoversigt fra dec 2015.docx

Bilag

Erklæring til puljeansøgning
Puljeoversigt fra dec 2015


56. Orientering til Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab"

Orientering til Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab"

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.
 
Orienteringssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget tager følgende orientering til efterretning:
 
  1. Status for renovering af kunstværk på Jernbanevej
  2. Status på arbejdet med SKVULP-festival 2016
  3. Status på arbejdet omkring udarbejdelse af nye egnsteateraftaler for Holbæk Teater og Teatret Fairplay
  4. Program for temaseminar 7.april om ny kultur og fritidspolitik
  5. Oplæg studietur for Udvalget Kultur, Fritid og Fællesskab ultimo maj 2016.
  6. Status for renovering af kunstværk på Jernbanevej (bilag).

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Taget til efterretning.


caseno16-12377_#3707726_v1_notat - renovering af skulptur-ukff29032016.pdf.pdf

Bilag

Notat - Renovering af Skulptur-UKFF29032016.pdf


57. Eventuelt

Eventuelt

Sagsgang og sagstype
 
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.

Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 29-03-2016
Intet.