UDVALG

Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab"

MØDE

Referat

STED

Vandrehjemmet

STARTTIDSPUNKT

23-06-2014 15:40:00

SLUTTIDSPUNKT

23-06-2014 18:00:00


PUNKTER

52. Godkendelse af dagsorden til møde 23. juni 2014
53. Drøftelse - Salg af ejendom - Lukket punkt
54. Drøftelse af kerneopgaver
55. Drøftelse om mellemfinansiering af "Kildebo-projektet" i Soderup
56. Drøftelse af projekt om etablering af en aktivitetsbane i Store Merløse.
57. Drøftelse af projektforslag til samtidskunstprojekt
58. Orientering om Borgerrådgiverens beretning 2013
59. Orientering om fordeling af puljen "Kulturelle arrangementer"
60. Orientering om fordeling af puljen "Udstyr og rekvisitter"
61. Orientering om salg af ejendomme - Lukket punkt
62. Orientering - Udvalget for Kultur og Fritid
63. Orientering om opfølgning på budgetaftalen for i år



52. Godkendelse af dagsorden til møde 23. juni 2014

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid

 

Beslutningssag

 
 

Indstilling

Direktør René Junker indstiller, at:

  1. dagsorden til mødet den 23. juni 2014 bliver godkendt.

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen


Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Godkendt
 

Referat
Sagsfremstilling



53. Drøftelse - Salg af ejendom - Lukket punkt

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Udvalget bifalder et salg med udgangspunkt i model B. Det bør præciseres i salgsaftalen, at spejderne skal sikres fast brugsret i lokaler og udearealer.
 




54. Drøftelse af kerneopgaver

Sagsgang og sagstype

Kultur- og fritidsudvalget. Drøftelse.


Indstilling

Direktør René Junker indstiller at

 

1.    Kultur- og fritidsudvalget drøfter beskrivelsen af kommunens kerneopgaver i relation til udvalgets arbejds- og ansvarsområder

2.    At beskrivelsen bruges som udvalgets input til den drøftelse som byrådet skal have efter sommerferien

 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Byrådet besluttede som opfølgning på opstartsseminaret, at de stående udvalg skulle arbejde med Holbæk kommunes kerneopgaver.

 

Kerneopgaver

Kerneopgavebegrebet har borgerne i centrum. Med kerneopgaver forstås den forskel vi som kommune skal gøre for og med borgerne. Kommunen har få overordnede kerneopgaver, der hver især rummer flere fagligheder. De overordnede kerneopgaver kan brydes ned i en række mindre opgaver og ydelser, som i et målhierarki.

 

Kerneopgavebegrebet kan bruges som et redskab til at fokusere, innovere og effektivisere. I ”Holbæk i fællesskab” arbejdes der også med udgangspunkt i kerneopgavebegrebet idet at:

•           Initiativet omkring hverdagsinnovation er koblet sammen med arbejdet med at definere kerneopgaven på de enkelte arbejdspladser

•           Kerneopgaverne er underforstået i de fire omstillingsgrupper, der jo netop har fået navn efter den forskel de skal bidrage til for borgerne.

 

Det er naturligt og nødvendigt at koble arbejdet med kerneopgaver sammen med arbejdet med at definere effekter og resultater og med hensigten om forenkling af styring og organisering.

 

Kerneopgaver i Holbæk Kommune

På baggrund af omstillingsprojekter, projektudvalg, udviklingsstrategien og drøftelserne på opstartsseminaret kan der i første omgang identificeres 7 foreløbige kerneopgaver:

 

•           Læring og trivsel til alle

•           Uddannelse til alle

•           Alle kan bidrage på arbejdsmarkedet

•           Aktiv hele livet

•           Fællesskaber

•           Vækst

•           Ansvar for fremtiden

 

Emnerne hænger sammen på forskellig måde, og måske vil det vise sig, at nogen af dem skal slås sammen.

 

Arbejdet med kerneopgaver i udvalgene

I første omgang skal de enkelte stående udvalg se på, hvordan udvalgets opgaver spiller sammen med ovenstående kerneopgaver.

 

Udvalget drøftede disse sammenhænge på mødet den 26/5 2014. På baggrund af drøftelsen er der lavet en kort og ikke-udtømmende beskrivelse af hvordan udvalget bidrager til de 7 foreløbige kerneopgaver.

Byrådet skal temamødet i september arbejde videre med kommunens kerneopgaver på baggrund af beskrivelserne fra alle de stående udvalg.


Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Drøftet. Det vedlagte notat godkendes til brug for input til byrådets videre drøftelser.
 

Referat
Sagsfremstilling

3573460e4.docx

Bilag

KFU sammenhænge


55. Drøftelse om mellemfinansiering af "Kildebo-projektet" i Soderup

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid

 

Beslutningssag

 
 

Indstilling

Direktør René Junker indstiller, at udvalget:

  1. Afgiver en positiv udtalelse om mellemfinansiering af 758.245 kr. til ”Kildebo-projektet” i Soderup under forudsætning af, at bylavet selv rejser det samlede beløb på 1.215.472 kr. til realisering af projekt og at Holbæk kommune ikke pådrager sig driftsomkostninger fremadrettet til realisering af projektet.

  2. Anbefaler, at mellemfinansiering bevilges på de betingelser som er anført under punktet ”økonomiske konsekvenser”.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Soderup Bylav har iværksat et renoveringsprojekt af Soderup bys gadekær samt tilhørende hus og have – det såkaldte ”Kildebo”.

 

Det samlede budget for projektet er 1.215.472 kr., hvoraf bylavet har opnået tilsagn om støtte på 758.245 kr. (tilsagn er givet fra LAG, Lokale og Anlægsfonden samt Lokalområdernes Udviklingspulje). Disse fondsmidler kommer først til udbetaling, når der er indsendt regnskab. Derfor har Soderup Bylav anmodet om kommunal mellemfinansiering indtil fondsmidlerne bliver udbetalt.

 

Soderup Bylav er i dialog med Realdania om den resterende finansiering.

 

Beslutningen om mellemfinansiering træffes af Økonomiudvalg og byråd, som vil blive forelagt en særskilt sag.

 

Formål med ”Kildebo-projeket”

 

At genskabe brugen af Soderups fælles jord og hus til glæde og gavn for byens beboere og besøgende på tværs af alder. Projektet vil skabe et samlingssted- og værested for byens indbyggere, som kan fungere som udgangspunkt for eksisterende og nye kulturelle aktiviteter i byen.

 

Indhold i ”Kildebo-projektet”

  • Omdanne haven til æblelund og indretning af opholdsstæder

  • Nedrive det eksisterende hus og genopføre et tilsvarende bindingsværkshus, som skal fungere som formidlingsstation, opbevaringsrum, mødelokale samt huse el, vand, håndvask, arbejdsbord mv.

  • Nedrivning og genopførelse af anneks med toiletfacilitet.

  • Gadekær oprenses og brinken renovers.

 

Det er Kultur og Fritids vurdering, at projektet understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens målsætning om at ”Skabe kreative og rekreative rum, der understøtter selv- og uorganiserede aktiviteter i både byrum og naturområder”. Dels vil foreninger på mere formel vis afholde arrangementer og aktiviteter i landsbyen, dels vil indretning af æblelund og opholdsstæder medvirke til at skab attraktive rammer for uformelle møder mellem borgere i området - herunder med mulighed for sammenkomster på tværs af generationer.

 

Samme indsats understøtter målsætningen om at udvikle nye initiativer til fremme af frivilligt arbejde, hvilket er et fokuspunkt i byrådets frivillighedsstrategi. Der er tale om et godt konkret eksempel at man også i de helt små lokalsamfund kan udvikle og løfte initiativer som understøtter frivillighed.

 
 
 
 
 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser

Mellemfinansieringen vil indebærer et midlertidigt træk på kommunens kassebeholdning, da beløbet skal registreres som et kortfristet tilgodehavende.

Det betyder, at i det/de år hvor udlægget udbetales skal der for hvert enkelt år gives en tillægsbevilling på der svarer til udlægget, i det pågældende år.

 

Mellemfinansieringen bør være betinget af, at

· projektet er fuldt finansieret før det påbegyndes (mangler fortsat 457.227 kr.)

  • der er udpeget en ansvarlig for projektets gennemførelse

  • der er sikkerhed for beløbets tilbagebetaling via transport/udlæg i finansieringstilsagn (LAG-midler, Lokale og Anlægsfonden m.fl.)

  • mellemfinansieringen kan ikke udgøre et større beløb end tilsagnet fra LAG-midler og Lokale og Anlægsfonden og lignende fonde (ej sponsormidler eller lignende)

  • der kan kun ske udbetaling i takt med afholdelse af faktiske udgifter (dokumentation fra den ansvarlige for projektets gennemførelse)

  • udbetalingerne kan kun medgå til betaling af de forudsatte anlægsudgifter

  • udbetalingerne må ikke anvendes til drift af projektet

  • der er en deadline for lånets tilbagebetaling (max. løbetid på f.eks. 2 år)

 
 

Ifald projektet – mod forventning - ikke fuldføres efter igangsættelsen, er der risiko en risiko for, at Holbæk Kommune ikke kan – helt eller delvis - få det det udlagte beløb retur igen.

 

Øvrige konsekvenser

Relateret til arbejdet med arealoptimering ønsker Holbæk Kommune ikke at påtage omkostninger relateret til driften af bygningen.

 

Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Udvalget bifalder, at der ydes mellemfinansiering under forudsætning af at bylavet selv rejser det samlede beløb på 1.215.472 kr.
 

Referat
Sagsfremstilling



56. Drøftelse af projekt om etablering af en aktivitetsbane i Store Merløse.

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid

 

Beslutningssag

 

Indstilling

 
 

René Junker indstiller, at udvalget:

 

1. Godkender vedlagte tilsagnsskrivelse for aktivitetsbaneprojektet i St. Merløse

 

 

 
 
 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

En række lokale aktører i St. Merløse (foreninger, skolen, børnehaven, borgere og SSP m.fl.) har en fælles vision om at øge aktivitetsmulighederne for at dyrke både traditionelle og nye idrætsformer, både i organiseret og i spontan sammenhæng for lokalområdet.

 

Ønske om aktivt byrum

Samtidig har skolens og byen et ønske om at få etableret en ny og kreativ aktivitetsplads, som kan medvirke til at skabe et attraktivt møde- og aktivitetsområde i byen. Boldbanen skal være et knudepunkt i byrummet og fungere som rammerne for et mødested på tværs af aldersgrupper.

 

Aktivitetsbanen er tænkt som en ramme, der kan imødekomme ønsker fra både foreninger, skolen, unge, voksne og ældre, nemlig ”Parkour og Crossfitmiljø” samt ”Multibane med overdækning”. De frivillige forventer, at aktivitetsbanen vil kunne afhjælpe aktuelle udfordringer som:

 

1) Manglende haltid for foreningsaktiviteter om vinteren

2) mangel på et samlingssted for unge samt fungere som et sted at dyrke selvorganiseret idræt efter skoletid.

3) Nye motions – og aktivitetstilbud der er oppe i tiden.

 

Dialog med fonde

Den frivillige arbejdsgruppe har endvidere - i samarbejde med Holbæk Kommune -præsenteret projektet til A.P. Møller Fonden. Fonden modtager gerne en ansøgning (uden at have lovet eksplicit tilsagn) men understreger, at projektet ansøgningen styrkes, hvis der er bredest muligopbakning til projektet – herunder fra kommune og Folkeoplysningsudvalg.

 

Set i lyset heraf har arbejdsgruppen præsenteret projektet for Folkeoplysningsudvalget som gerne medsender en sindetskrivelse og nu for Udvalget for Kultur og Fritid som samtidig kan afgive en sindetskrivelse til brug for det videre arbejde med fundraising.

 
 
 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser

Det foreløbige budget for Aktivitetsbanen i Store Merløse er:

 

Udgifter

 

Multibane

204.000*

Kunstgræsbelægning

268.000*

Baneoverdækning

1.392.400*

Parkour og Crossfitmiljø

465.651

Samlede udgifter

2.330.051

*angivet er eks. moms: administrationen er i dialog med aktørerne herom.

 

Indtil nu har projektet opnået tilsagn om økonomisk støtte på ca. 50.000 kr. fra lokale aktører som Elevrådets Legepladsudvalg på skolen, De unge på 40, Bylauget samt Merløse IF.

 

Udover fondsansøgninger, arbejder den frivillige arbejdsgruppe med en række konkrete tilltag i deres fundraising strategi: afvikling af en fælles idræts – og aktivitetsdag, gade – og vejfodboldturnering, bandereklamer, sommerfest, sponsorater og indskudsbeviser.

 

Driftsomkostninger

 

De frivillige foreninger, skole og borgere i St. Merløse skal i fællesskab sørge for drift og vedligehold. Det forudsættes, at der i tilbuddene fra diverse entreprenører er indeholdt vedligehold i en årrække.

 

Øvrige konsekvenser

Aktivitetsbanen ønskes opført på et kommunalt areal langs banelegemet. Holbæk kommune har ikke nogen igangværende aktiviteter på arealet.

 
 

Høring

Den frivillige arbejdsgruppe har formået at inddrage hele lokalsamfundet i idégenereringsfasen.

 
 

Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Det vedlagte tilsagnsbrev fra udvalget godkendes.
 
Solvej Pedersen deltog ikke under punktet ifm behandlingen.
 

Sagsfremstilling
Referat

3575933e5.pdf
3575928e6.pdf
3575925e7.pdf
3575916e8.pdf
3575910e9.pdf
3575906e10.pdf

Bilag

Tilsagnsbrev Aktivitetsbane St Merløse (Kultur og Fritidsudvalg)
Store Merløse Parkour og Crossfit
Store Merløse - Multihal tilbud
Store Merløse - Multibane tilbud
Store Merløse IF - Projektbeskrivelse
Anbefalingsbrev til Aktivitetsbane i St Merløse (Folkeoplysningsudvalget)


57. Drøftelse af projektforslag til samtidskunstprojekt

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid

 

Drøftelsessag

 
 
 

Indstilling

Direktør Rene Junker indstiller, at udvalget:

  1. får præsenteret og drøfter det fremlagte forslag til samtidskunstprojekt med henblik på en senere vurdering af hvorvidt Holbæk Kommune skal indgå i semarbejde med CKU (Center for Kultur og Udvikling) relateret til den nationale kulturevent IMAGES 2016

 
 
 
 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Baggrund:

Holbæk Kommune har gennem de senere år samarbejdet med CKU (Center for Kultur og Udvikling), som er en institution under Udenrigsministeriet, omkring formidling af kunst og kultur fra lande i den 3. verden. Dette er sket gennem flere workshop-forløb med skoleklasser og i regi af UngHolbæk samt via happenings i byrummet. Som det største samarbejdsprojekt realiserede Holbæk Kommune i sommeren 2013 byrums-projektet ”How far away is the horizon”? hvor 6 gavle i byen blev dekoreret med malerier af internationalt anerkendte kunstnere. To af disse værker forefindes fortsat i byen – henholdsvis Eske Kath i Bysøstræde og Mie Olises værk på Kanalstræde.

 

Begge parter har været så tilfredse med samarbejdet er der nu er mod på at løfte ambitionerne yderligere til fælles gavn. CKU afvikler med 2-3 års mellemrum den nationale kulturevent IMAGES.

 

Som opfølgning på det hidtidige samarbejde har Udvalget for Kultur og Fritid på møde den 26.05.2014 afsat 30.000 kr. på lige fod med CKU, som er brugt til at udarbejde et fælles projektforslag indenfor samtidskunst, som kan indgå som vigtig regional del af den nationale kulturevent IMAGES i 2016.

 

Det konkrete oplæg:

 

Det konkrete oplæg som hedder - ”An Age of our Own Making” (og bliver et delprojekt under IMAGES 2016) skal betragtes som en udstilling i flere kapitler. Selve aktiviteten skal geografisk spredes til danske museer samt i byrummet rundt omkring på Sjællland. Samtidig skal der i det nationale samtidskunstprojekt deltage kunstnere fra Øst- og Vestafrika, Asien og Mellemøsten.

 

Oplægget er kuratorisk skabt i samarbejde mellem Solvej Helweg Ovesen og Bonaventure Soh Bejeng Ndikung

 

Deres overordnede koncept er fokus på ideen om at samfundet, (kunst-)historien, men sågar også naturen ikke skaber eller forbliver sig selv, og at mennesket, kunstneren, er medskaber på godt og ondt. an age of our own making handler altså om at forstå sig selv som medskaber af civil samfundets præmis, viden, sociale, økologiske og historiske forståelsesramme i de ikke-vestlige lande, som kunstnerne kommer fra, men også på et globalt plan. Et nøgleord for mange af de deltagende kunstnere er genkendelse i den kulturelle og sociale verden de lever i og medskaber. Denne tilgang skal der naturligvis også arbejdes aktivt med i forhold til kerneområder som ”læring” og dannelse” på skoleområdet.

 

Styrket identitet og branding

Satsningen på samtidskunst i 2013 gav en del omtale – nationalt bl.a. i DR´s P1, internetsiden Kunsten.nu og lokalt ved en del omtale og debat i aviser og på facebook, særligt omkring fundraising til fastholdelse af Eske Kaths værk på Bysøstræde som oprindeligt kun skulle have været opsat midlertidigt. Yderligere var projektet støttet markant af det lokale erhvervsliv flot bistået af en 4-mands erhvervsgruppe som brugte en del tid på projektet.

 

I 2014 satser et lokalt netværk via sammenslutningen Holbæk Art på at realisere mere kunst i byrummet i Holbæk, og samlet set vil en løbende satsning på realisering af samtidskunstprojekter medvirke til at understøtte og profilere Holbæk Kommune som en spændende by at opholde, arbejde og leve i, hvilket igen understøtter kommunens strategi i Erhvervs- og Turismepolitikken” omkring tiltrækning af turister og bosættere.

 
 
 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser

Realiseringen af et projekt af denne størrelse vil skulle lægge beslag på medarbejderressourcer i kultur og fritid i 2015 og 2016 samt økonomiske ressourcer, som delvis tænkes finansieres indenfor kultur og fritids budget, men som også må støttes af byrådet jf. branding hvis projektet skal kunne nå at skabe national opmærksomhed.

 

CKU øremærker i alt 4,5 mio. kroner til det regionale kunstprojekt, som skal administreres af Holbæk Kommune, Kultur og Fritid. Holbæk Kommunes medfinansiering udgør 30% heraf, hvilket beløber sig på 1 mio. kroner. Udover den kontante finansiering ligger både CKU og Holbæk Kommune ressourcer i projektet i form af lønkroner.

 

CKU

 

Holbæk Kommune

 

Kroner

Manpower

Kroner

Manpower

4,5 mio. (regionalt)

2 mio. kr.

1 mio. kr.*

2 mio. kr. **

 

*) = Beløbet dækker over tilskud fra budget 2015 og 2016. Det foreslås, at KFU selv løfter 50% af udgiften - dvs. 250.000 i hhv. 2015 og 2016, som finansieres via børnekulturpuljen (150.000 pr år) og eventpuljen (100.000 kr.) pr år. De øvrige midler foreslås finansieret fra byrådet med 250.000 kr. i hvert af budgetårene 2015 og 2016 (total 500.000 kr.), ud fra den betragtning, at satsningens niveau betinger flere ressourcer end det som er til stede indenfor udvalgets egne rammer.

 

**) = Kapitaliseret værdi af udviklingskonsulent/fundraiser (deltid), kunstfaglig koordinator (fuld tid), løbende assistancer fra jurist, ledelse m fl.. i 2015 samt 2016.

 
 

CKU øremærker desuden yderligere 2 mio. kroner til et nationalt kunstprojekt, som udvikles og realiseres i samarbejde med Holbæk Kommunes kunstfaglige medarbejdere og lokale IMAGES sekretariat. Henover 2015 og 2016 vil CKU og Holbæk Kommune arbejde med synergier mellem organisationerne mhp. fælles kompetence- og vidensudvikling.

 
 
 
 
 
 
 
 

Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Udvalget finder Images 2016 projektet interessant og ambitiøst. Udvalget tager stilling til hvorvidt – og i hvilket omfang – projektet eventuelt skal støtte i forbindelse med fremlæggelse af beslutningssag efter sommerferien 2014.
 
Der lægges vægt på at andelen af blivende værker øges mest muligt.
 

Sagsfremstilling
Referat

3588911e11.docx
3588918e12.pdf

Bilag

Images - HK baggrundspapir for IMAGES samarbejde.docx
Oplæg IMAGES 2016 Samtidskunstdelen - AnAgeof_Images2016_Def_SHO.pdf


58. Orientering om Borgerrådgiverens beretning 2013

Sagsgang og sagstype

 

De stående udvalg, Økonomiudvalget, byrådet

 

Orienteringssag

 
 

Indstilling

 

Borgerrådgiveren indstiller, at byrådet:

  1. tager Borgerrådgivningens beretning 2013 til efterretning.

 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

 

Henvendelser og sager

Borgerrådgivningen har behandlet 1414 Førstegangshenvendelser i 2013 imod 1440 sidste år, hvilket viser en lille tilbagegang. Henvendelserne fordeler sig som følger:

  • Førstegangshenvendelser vedr. Job Ydelse er steget med 28,6 %

  • Henvendelser vedr. Jobcentret er faldet 10%

  • Henvendelserne omkring Job Pension er faldet med ca. 43 %, hvilket formentligt kan tillægges, at en stor del af opgaverne er overgået til Udbetaling Danmark

  • Vedr. Job Syg ses tillige et fald på 23%.

  • Vedr. Socialcenter Handicap ses et fald i antal førstegangshenvendelser på 29 %.

  • Til gengæld er der vedr. Soc. Psykiatri sket en markant stigning fra 3 henvendelser til 16, hvilket giver en stigning på 430 %. Disse henvendelser har drejet sig om bofællesskab, støttekontaktperson, aktindsigt m.m.

  • Henvendelser omkring Ældre Visitation er steget med 65%.

 

I 2013 er oprettet 127 sager mod 112 året før og 104 i 2011. De 111 er klagesager og 16 er formidlingsager.

Derudover er der oprettet 484 notatsager mod 398 i 2012 og 350 i 2011.

Sager som er afsluttet


Der er lukket 91 sager i 2013. Det skal bemærkes, at pga. den lange sagsbehandlingstid vedr. klager i Ankestyrelsen, er nogle af de lukkede sager fra 2012.

23% af sagerne endte med at borger fik bevilling ( 2012: 8%).


Borger fik medhold i andre 12% ( 2012: 39%).


Dialog blev skabt i 16,5% ( 2012: 17%).


I 24% fik borger ikke medhold i deres klage (2012: 34%).

I det vedhæftede bilag, Borgerrådgiverens beretning 2013, kan ses en mere uddybende forklaring på ovennævnte.

 

Mødevirksomhed 2013

I årets løb er der afholdt 863 møder med borgere i Borgerrådgivningen. Der er afholdt 467 aftalte møder mod 395 i 2012. Udover de aftalte møder har 396 henvendt sig personligt uden aftale, mod 433 sidste år. 27 borgere har ønsket hjemmebesøg – i 2012 blev der aflagt 10.

46 gange har Borgerrådgivningen deltaget som bisidder mod 25 gange i 2012.

Borgerrådgiver har deltaget i 29 møder i organisationen/netværk mod 24 møder året før.


Tolk har været til stede 32 gange mod 28 gange i 2012. I alle tilfælde har borgerne selv medbragt tolk/ven.

 

Bemærkninger og kritiske områder

Ved henvendelser, hvor borgere søger om overlevelseshjælp, kan der gå op til 3 uger før de får en afgørelse. De henvender sig løbende til både Borgerrådgivningen og Ydelseskontoret, hvilket giver unødige afbrydelser i flere afdelinger (tidsrøvere).

Dette kunne afhjælpes med en straks afgørelse, - det er også her og nu borgeren mangler forsørgelse.

Generelt er behovet for råd og vejledning steget i Borgerrådgivningen. En mulig årsag kan være, at de enkelte afdelinger er meget skarpe og koncentreret om egne paragraffer og ydelser, hvilket kan påvirke den generelle rådgivningsforpligtigelse. Det kan være svært for den enkelte medarbejder at have overblik over den samlede organisation og de forskellige tilbud, ydelser etc.

Mange henvendelser har været vedr. langvarige forløb, hvor borgeren har været af den opfattelse, at der var gang i en førtidspensionssag etc., hvilket ofte viser sig ikke at være tilfældet.

Det er derfor vigtigt, at den enkelte borger oplyses om og forstår, hvad der sker i pågældendes forløb i Jobcentret. Der har ligeledes været pres på afklaring af pensionssager og sagsbehandlingsfristerne har ikke kunnet overholdes.

 

Anbefalinger


Kommunikationen mellem borger og Holbæk kommune er stadig et område, der giver udfordringer:

  • Det gælder såvel den mundtlige som den skriftlige kommunikation, hvor medarbejderen skal sikre, at borgeren forstår dialogen.

  • Breve bør være så læsbare og forståelige som muligt i forhold til modtager.

  • Der bør gives svar/kvittering på alle henvendelser (mails, breve og telefonbeskeder).

  • Al kommunikation bør ske på en høflig og ordentlig måde, så borgeren oplever sig forstået og godt behandlet.

  • Tolk bør benyttes, hvis det kan medvirke til bedre dialog og forståelse.

  • En opstramning/italesættelse af telefon- og kalenderkulturen er anbefalelsesværdigt.

  • Gældsrådgivning for borgere med økonomiske problemer kunne være et stort aktiv.

 

Samarbejde og dialog med organisationen

Der foregår dagligt dialog med afdelinger og medarbejdere, og nu hvor der kun sker en årlig tilbagemelding i form af årsberetningen, tages problemer og oplevelser op løbende med de respektive afdelinger og ledelser. Der er aftalt og planlagt faste møder med Familiecentret, Socialcentret, Arbejdsmarkedscentret og Borger- og Organisationsservice.

Samarbejdet med organisationen opleves fra Borgerrådgivningen som stort set uproblematisk. Mange henvendelser har ført til hurtige og smidige løsninger og eller forståelse.


Bisidderfunktionen opleves herfra som værende et aktiv for både den enkelte borger og for medarbejderen/afdelingen. Funktionen har været benyttet i stigende grad i 2013 uden, at det har givet anledning til problemer.

 

Det er oplevet som meget positivt, at Familiecentret har fået en fast person, der tager sig af behandlingen af klager samt henvendelser, hvor borgere ikke kan komme igennem til sagsbehandler og/eller få svar på deres ansøgning/spørgsmål.

 

Borgerrådgivningen.

Der er i 2013 udsendt følgende skrivelser fra Borgerrådgivningen:

 
  • Folder om Borgerrådgivning 2013

  • Om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger

  • Partsrepræsentation

  • Borgerrådgivningens årsberetning 2012

 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link

§65e i bekendtgørelse om kommunernes styrelse.  Kommunernes styrelse


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Taget til efterretning
 

Referat
Sagsfremstilling

3541940e13.docx

Bilag

Borgerrådgiverens årsberetning 2013


59. Orientering om fordeling af puljen "Kulturelle arrangementer"

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid.

 

Orienteringssag.

 

Indstilling

Direktør Renè Junker indstiller, at udvalget:

 
  1. tager orienteringen om fordeling af puljen – Kulturelle arrangementer – til efterretning.

 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Der er afsat en pulje – tilskud til kulturelle arrangementer. Puljen bliver uddelt tre gange årligt – henholdsvis 1. februar, 1. juni og 1. oktober. Der er i 2014 afsat 228.000 kr. samlet til de tre fordelinger.

 

Fordelingen sker i et administrativt nedsat udvalg, hvorefter Kultur og Fritidsudvalget bliver orienteret om fordelingen jf. pkt. 14, Administrationsgrundlaget for tilskud og administration for Kultur og Fritidsområdet 2014.

 

Efter uddeling i februar 2014 er der 131.026 kr. tilbage i puljen til fordeling i juni og oktober.

 

Pr. 1. juni er der indkommet 6 ansøgninger for i alt 79.511 kr..

 

Det administrative udvalg har fordelt 43.000 kr. til 5 foreninger, ud fra de prioriteringer der tidligere er besluttet.

 

I vedlagte bilag er der anført begrundelse for tilskud / afslag, samt angivet evt. tilskudsbeløb.

 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Fordelingen af midler i puljen til kulturelle arrangementer tages til efterretning – dog således at midler til kulturforeningen Vipperød ikke gives idet foreningen forud for den politiske behandling selv har trukket deres ansøgning
 

Referat
Sagsfremstilling

3576119e14.pdf

Bilag

Fortegnelse over ansøgere til kulturelle arrangementer 1. juni 2014


60. Orientering om fordeling af puljen "Udstyr og rekvisitter"

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid

 

Orienteringssag

 
 

Indstilling

Direktør René Junker indstiller, at udvalget:

 
  1. tager orienteringen om fordelingen af puljen ”udstyr og rekvisitter” i juni 2014 til efterretning.

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Kultur og Fritidsudvalget har afsat en pulje til udstyr og rekvisitter. Puljen bliver fordelt tre gange årligt – henholdsvis 1. februar, 1. juni og 1. oktober. Der er i 2014 afsat 266.000 kr. samlet til de tre fordelinger.

 

Fordelingen sker i et administrativt nedsat udvalg, hvorefter Kultur og Fritidsudvalget bliver orienteret om fordelingen jf. pkt. 8a, Administrationsgrundlaget for tilskud og administration for Kultur og Fritidsområdet 2014.

 

Tilskuddet gives primært til udstyr og rekvisitter, der tilgodeser og fremmer de primære aktiviteter for børn og unge under 25 år, og som er nødvendige for aktivitetens udførelse.

 

Efter uddeling i februar 2014 er der 172.062 kr. tilbage i puljen til fordeling i juni og oktober.

 

Pr. 1. juni er der indkommet 24 ansøgninger til et beløb på i alt 495.167 kr.

 

Det administrative udvalg har fordelt 90.000 kr. til 10 foreninger.

 

I vedlagte bilag er der anført begrundelse for tilskud / afslag, samt angivet evt. tilskudsbeløb.

 

Det er som udgangspunkt en betingelse for alle tilskud, at andre foreninger også kan bruge rekvisitterne / materialerne.

 
 
 
 
 
 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Fordelingen af midler til puljen for udstyr og rekvisitter tages til efterretning.
 

Referat
Sagsfremstilling

3567008e15.pdf

Bilag

01.06.2014-Fortegnelse over ansøgninger til udstyrspuljen


61. Orientering om salg af ejendomme - Lukket punkt

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Orienteringen tages til efterretning
 




62. Orientering - Udvalget for Kultur og Fritid

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Kultur og Fritid

 

Orienteringspunkt

 

Indstilling

Direktør René Junker indstiller, at følgende orienteringer bliver taget til efterretning:

 
  1. Skarresø Camping

  2. Dragebakken

  3. Driftsaftale med Holbæk Svømmeklub

  4. Politiske input til planlægning af udvalgstur

 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen


Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Ad 1) Orientering taget til efterretning
 
Ad 2) Orientering taget til efterretning
 
Ad 3) Orientering taget til efterretning idet udvalget kan konstatere, at timer til øvrige foreninger i klubtid er uændret ligesom antallet af timer med offentlig svømmetid fastholdes på uændret niveau.
 
Ad 4) Administrationen bedes udarbejde et program som indeholder eksempler på:
 
• sportsfaciliteter i sportshaller og udearealer
• talentmiljøer som input til det videre arbejde med at udarbejde en ny talentstrategi i 2. halvår i 2014
• havnemiljøer og aktiviteter – herunder også i forhold til promovering af kunst og kultur
 

Referat
Sagsfremstilling



63. Orientering om opfølgning på budgetaftalen for i år

Sagsgang og sagstype

 

Stående udvalg

 

Orienteringssag

 
 
 
 

Indstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. udvalget tager opfølgningen på budgetaftalen for 2014 til efterretning.

 
 
 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

 

Der er udarbejdet en oversigt som viser, hvordan det går med at sætte de aftaler i værk, som blev indgået med budgetaftalen for 2014, i forbindelse med vedtagelsen af budgettet.

 

Budgetaftalen er blevet opdelt i mindre delprojekter, og cheferne har markeret hvordan det går med de forskellige delprojekter. Markeringen er rød, gul, grøn. Er projektet grønt, går alt som planlagt, er det rødt er projektet i fare for at kuldsejle.

Det er hensigten at vi fremadrettet udarbejder oversigten ved hver budgetrevision. Næste oversigt over hvordan det går med at implementere aftalerne fra budgetaftalen bliver i forbindelse med Budgetrevision 3.

 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 23-06-2014
Opfølgning på budgetaftale 2014 – 17 tages til efterretning idet udvalget konstaterer, at alle punkter indenfor udvalgets område er iværksat.
 

Referat
Sagsfremstilling

3584743e16.pdf

Bilag

Opfølgning på budgetaftale 2014-2017