UDVALG

Byrådet

MØDE

Referat fra tillægsdagsorden

STED

Byrådssalen, Rådhusvej 1

STARTTIDSPUNKT

15-01-2015 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

15-01-2015 22:00:00


PUNKTER

26. Beslutning - Principper for arealoptimering



26. Beslutning - Principper for arealoptimering

Sagsgang og sagstype

Økonomiudvalget, byrådet

 

Beslutningssag

 
 

Indstilling

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

  1. De 3 principper for arealoptimering vedtages

  2. Ansvarsfordeling mellem Økonomiudvalg og administration fastlægges således, at administrationen foretager arealoptimering inden for rammerne af de politiske vedtagne principper

 

Alternativ indstilling


Beskrivelse af sagen

Historik

Som del af Holbæk i Fælleskab har byrådet besluttet, at der skal realiseres en reduktion af kommunens udgifter til drift af kommunens ejendomme (arealoptimering) på 20 mio. kr. inden udgangen af 2018. Omregnet til kvadratmeter på baggrund af nøgletal betyder dette, at der skal ske en reduktion af kvadratmeterantallet med ca. 15 %.

 

Økonomiudvalget drøftede på møde 5. november 2014 10 principper for arealoptimering og udtrykte i forlængelse af drøftelsen ønske om, at der blev udarbejdet et revideret oplæg med færre og lettere forståelige principper. På denne baggrund er oplægget revideret, og antallet af principper er reduceret til 3 stk.

 

De 3 reviderede principper

Princip 1: Bygningerne skal anvendes af flere personer pr. kvadratmeter og i længere tidsrum.

 

For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at undersøge om bygningerne udnyttes optimalt i den tid de er i brug? Samtidig skal det undersøges om bygningerne kan anvendes af andre funktioner i de tidsrum hvor bygningerne ikke benyttes til det nuværende formål. For at få plads til flere funktioner i bygningerne kan det være nødvendigt at forskellige personalegrupper deler eks. køkken-, møde- og omklædningsfaciliteter. Det betyder eks. at alle personalegrupper på en skole deler samme personalefaciliteter.

 

Princip 2: Der anlægges en økonomisk helhedsvurdering når funktioner flyttes og samles i færre bygninger.

 

For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at flytte funktioner sammen. Der anlægges en samlet økonomisk vurdering, hvor både direkte driftsudgifter og afledte udgifter til eks. øget transport mv. medregnes. Der vil ofte kunne realiseres den største besparelse ved at samle funktioner i bygninger med middel eller god bygningsmæssig stand (kategori 1-3) og så frasælge dårligt udnyttede bygninger samt bygninger i dårlig stand (kategori 4-5). Det kan i enkelte tilfælde være nødvendigt at samle funktioner i bygninger i dårlig stand, hvis disse ikke kan sælges og derfor vil påføre kommunen forsatte udgifter.

 

Princip 3: Bygninger kan kun tages i anvendelse efter en samlet vurdering af lokalebehovet på tværs af kommunens fagområder.

 

For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt, at der anlægges et helhedsperspektiv og, at bygningerne anvendes ud fra hvad der er mest optimalt for hele kommunen og ikke i forhold til, hvad der giver mest mening for et enkelt fagområde. Det betyder også, at bygningerne ikke ”ejes” af eller kan disponeres over, af de funktioner som anvender bygningerne i dag. Hvis der skal ske en ændring af anvendelsen, så skal dette ske, efter der er foretages en samlet central vurdering af lokalebehovet ud fra geografiske og faglige behov.

 

Ansvarsfordeling mellem Økonomiudvalg og administration

For at realisere reduktionen er det nødvendigt, at der arbejdes med arealoptimering på tværs af hele organisationen og arealoptimering berører derfor mange forskellige interessenter (brugere, politikere og ansatte). Det betyder samtidigt, at det ofte er uklart hvem af de mange interessenter, der kan træffe den endelige beslutning når eksempelvis en funktion skal flyttes fra en matrikel til en anden matrikel. Den manglende klarhed medfører, at simple arealoptimeringer ofte trækker ud, og at muligheden for et helhedsorienteret syn på den kommunale bygningsmasse forsvinder.

 

For at imødegå problemstillingen om uklarhed om beslutningskompetence indstilles det, at Økonomiudvalget fastlægger rammer og principper for arealoptimeringer, og at administrationen inden for disse forestår det konkrete arbejde.

 

Der vil fortsat i visse tilfælde være behov for, at der træffes konkrete politiske beslutning før, der kan foretages arealoptimering eksempelvis hvis arealoptimering forudsætter nybyggeri eller lovgivning kræver dette. Ligeledes kræver frasalg af bygninger fortsat politisk behandling.

 
 

Beskrivelse af alternativ indstilling


Økonomiske konsekvenser


Øvrige konsekvenser


Høring


Lovgrundlag – link


Sagshistorik, henvisninger


Beslutning i Økonomiudvalget den 13-01-2015
Indstilles godkendt, idet
 

Beslutning i Byrådet den 15-01-2015
Økonomiudvalgets indstilling godkendt.
 

Referat
Sagsfremstilling