UDVALG

14-17 Økonomiudvalget

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.13, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

03-05-2017 15:30:00

SLUTTIDSPUNKT

03-05-2017 17:30:00


PUNKTER

81. Godkendelse af dagsorden til mødet d. 3. maj 2017
82. Drøftelse - Realisering af arealoptimering
83. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april
84. Beslutningssag - Budgetrevision 2
85. Borgerrådgiverens beretning 2016
86. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016
87. Beslutning om konkurrenceudsættelse af kommunale botilbud til voksne
88. Beslutning om konkurrenceudsættelse af dagbehandlingsskole tilbud i privat regi
89. Beslutning om forsøg med et selvstyrende dagtilbudsområde i Holbæk By
90. Beslutning om vedtægter for Produktionsskolen NVPRO/Campus
91. Beslutning om godkendelse af fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet
92. Beslutning - Vejledning om råden over vejarealer i høring
93. Beslutning - Salg af ejendomme og grunde - maj 2017
94. Beslutning - Godkendelse af salgspriser maj 2017 - Lukket punkt



81. Godkendelse af dagsorden til mødet d. 3. maj 2017

Godkendelse af dagsorden til mødet d. 3. maj 2017

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Beslutningssag

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller at:
  1. dagsordenen til Økonomiudvalgets møde den 3. maj 2017 godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Godkendt




82. Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Drøftelse - Realisering af arealoptimering

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
 
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Udvalget drøfter, hvordan potentialet for arealoptimering, på udvalgets område, realiseres.

Beskrivelse af sagen
I forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 blev det besluttet, at driften af kommunale ejendomme, ved udgangen af 2018, skulle være reduceret med 20 mio. kr. ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme.
 
 
Bygningerne skal anvendes af flere personer og i længere tidsrum.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at undersøge om bygningerne udnyttes optimalt i den tid de er i brug. Samtidig skal det undersøges om bygningerne kan anvendes af andre funktioner i de tidsrum hvor bygningerne ikke benyttes til det nuværende formål. For at få plads til flere funktioner i bygningerne kan det være nødvendigt at forskellige personalegrupper deler eks. køkken-, møde- og omklædningsfaciliteter. Det betyder eks. at alle personalegrupper på en skole deler samme personalefaciliteter.
 
Der anlægges en økonomisk helhedsvurdering når funktioner flyttes og samles i færre bygninger.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at flytte funktioner sammen. Der anlægges en samlet økonomisk vurdering, hvor både direkte driftsudgifter og afledte udgifter til eks. øget transport mv. medregnes. Der vil ofte kunne realiseres den største besparelse ved at samle funktioner i bygninger med middel eller god bygningsmæssig stand og så frasælge dårligt udnyttede bygninger samt bygninger i dårlig stand. Det kan i enkelte tilfælde være nødvendigt at samle funktioner i bygninger i dårlig stand, hvis disse ikke kan sælges og derfor vil påføre kommunen forsatte udgifter.
 
Bygninger kan kun tages i anvendelse efter en samlet vurdering af lokalebehovet på tværs af kommunens fagområder.
For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt, at der anlægges et helhedsperspektiv og, at bygningerne anvendes ud fra hvad der er optimalt for hele kommunen og ikke i forhold til, hvad der giver mest mening for et enkelt fagområde. Det betyder også, at bygningerne ikke ”ejes” af eller kan disponeres over, af de funktioner som anvender bygningerne i dag. Hvis der skal ske en ændring af anvendelsen, så skal dette ske, efter der er foretages en samlet central vurdering af lokalebehovet ud fra geografiske og faglige behov.
En afledt positiv effekt af arealoptimering er ligeledes, at der kan skabes grobund for nye samarbejder kerneområder, borgere og foreninger imellem.
 
Nuværende status
Driftsbudgettet til kommunale ejendomme dækker grundlæggende over følgende udgiftsposter:
- Indvendig vedligeholdelse
- Vedligeholdes af udenoms arealer
- El, vand og varme
- Forsikringer
- Rengøring
- Måtter
- Vinduespolering
- Tekniske installationer
- Tyverisikring og vagtordning
 
Ved en optimeret anvendelse af kommunens ejendomme, så er det hensigten at en række af de kommunale ejendomme kan frasælges, og dermed ikke længere belaste det kommunale driftsbudget. Når en bygning sælges, så vil det dermed være den konkrete besparelse på ovenstående udgiftsposter, der bidrager til arealoptimering. I det perspektiv vil en forøgelse af m2 på den enkelte ejendom eller ibrugtagning af en fraflyttet ejendom resultere i en forøgelse af driftsbudgettet.
 
Baggrunden for målet om en budgetreduktion på 20 mio. kr. var et driftsregnskab på ca. 141 mio. kr. i 2012. I nedenstående tabel er regnskabet for 2012 sammenholdt med budgettet for 2017. Derved kan det udledes, at driftsbudgettet på nuværende tidspunkt er reduceret med 7.21 mio. kr.
 
Politikområde:
Forbrug 2012:
Budget 2017:
Ændring:
1 Politisk org.
kr. 0
kr. 0,00
kr. 0,00
2 Administration
kr. 14.221.512
kr. 23.723.014
-kr. 9.501.502
4 Skoler
kr. 53.481.262
kr. 44.512.500
kr. 8.968.762
5 Almene dagtilbud
kr. 20.141.558
kr. 17.214.500
kr. 2.927.058
6 Børn .. særlige behov
kr. 1.195.986
kr. 3.745.000
-kr. 2.549.014
7 Sundhed
kr. 857.487
kr. 603.000
kr. 254.487
8 Ældreområdet
kr. 27.433.102
kr. 19.560.515
kr. 7.872.587
9 Voksenspecialomr.
kr. 157.024
kr. 5.402.568
-kr. 5.245.544
10 Miljø og planer
kr. 0
kr. 33.000
-kr. 33.000
11 Ejendomme
kr. 12.517.477
kr. 10.536.868
kr. 1.980.609
12 Komm. veje og trafik
kr. 1.522.064
kr. 1.116.000
kr. 406.064
13 Udd. og beskæft.
kr. 378.251
kr. 397.000
-kr. 18.749
14 Erhverv
kr. 64.228
kr. 0
kr. 64.228
15 Kultur og fritid
kr. 8.989.371
kr. 6.905.000
kr. 2.084.371
Total:
kr. 140.959.323
kr. 133.748.965
kr. 7.210.358
 
Fordeling af gevinstmål samt plan for arealoptimering
Vækst & Bæredygtighed har det samlede overblik over indsatser og resultater i forbindelse med arealoptimering. Muligheden for at vi lykkes med arealoptimeringen er afhængig af, at alle interessenter bidrager til at skabe konstruktive løsninger og at der træffes de nødvendige beslutninger.
 
På baggrund af ovennævnte, så har Vækst & Bæredygtighed i samarbejde med den resterende del af administrationen, arbejdet med at opnå et indgående kendskab til kommunens bygninger og den nuværende udnyttelse. På den baggrund er der udarbejdet en samlet realiseringsplan for arealoptimering, der estimerer et potentiale for reduktion på 14.673.302 kr. i driftsbudgettet via en bedre udnyttelse af de kommunale ejendomme. Dermed vil den samlede reduktion i driftsbudgettet være (7.210.358 + 14.673.302) = 21.883.660 kr.
 
I nedenstående tabel er ovenstående fordelt på politiske udvalg, hvormed det estimerede potentiale er fastlagt for hvert af de respektive udvalg.
 
 
Udvalg:
Estimeret potentiale:
Økonomiudvalget
kr. 1.823.191
Aktiv hele livet - Sundhed og Omsorg
kr. 2.946.063
Uddannelse og job
kr. 777.962
Kultur, Fritid og Fællesskab
kr. 471.075
Klima og Miljø
kr. 3.473.169
Læring og Trivsel for Børn og Unge
kr. 5.181.842
Total:
kr. 14.673.302
 
På mødet vil Vækst & Bæredygtighed fremlægge baggrunden for det estimerede potentiale samt facilitere drøftelser omkring, hvordan potentialet kan realiseres.
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Drøftet. Økonomiudvalget ønsker, at administrationen arbejder videre med forslagene i forhold til ejendommene Anders Larsens Vej 1, Kalundborgvej 41 og Rosenvænget 13, alle Holbæk, og udvalget ønsker, at administrationen finder flere valgmuligheder. Drøftelsen genoptages på kommende økonomiudvalgsmøde.




83. Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Drøftelse af budget 2018-2021 stående udvalg, april

Sagsgang og sagstype
 
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget.
 
Drøftelsessag

 

Indstilling
 
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. udvalget fortsætter drøftelser, og anviser løsninger på budgetudfordringen på udvalgets ressortområde i budget 2018-2021.

 

Beskrivelse af sagen
 
Udvalgenes opgave i forbindelse med budgetlægningen
Det fremgår af den politiske tids- og arbejdsplan for budget 2018-2021, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde deres andel af budgetforslag 2018-2021.
 
Udvalget skal indenfor den økonomiske ramme lave et forslag til budget 2018 for de politikområder, som udvalget har ansvaret for. Rammen må ifølge de 12 styringsprincipper for økonomistyring ikke overskrides. Hvis udvalget har merudgiftsdrivende ønsker på et område, skal udvalget selv anvise finansiering. Udvalget skal også anvise finansiering til eventuelle merudgifter grundet den demografiske udvikling, lovændringer eller andre årsager.
 
Udvalgene skal arbejde med politiske prioriteringer - effektiviseringer, arealoptimering, og servicejusteringer - alt sammen indenfor de økonomiske rammer, som byrådet har besluttet.
 
Det forslag hvert udvalg laver for budget 2018 inden sommerferien, bliver baggrunden for byrådets efterfølgende forhandlinger om budget 2018 efter sommerferien.
 
Ovennævnte retningslinjer gælder alle de stående udvalg. Udvalget ”Uddannelse og Job” er med sin konjunkturfølsomhed undtaget fra den helt stramme styring. Her skal der arbejdes med ambitiøs og realistisk budgetlægning, hvilket kan resultere i at rammen bliver overskredet. Efter sommerferien, senest ved 2. behandlingen af budgettet skal den eventuelle opdrift finansieres.
 
Udvalgets møde i april
På mødet i april drøftes de væsentligste forudsætninger for budget 2018 på udvalgets ressortområde.
 
Forudsætningerne - priser og mængder, lovændringer, udvikling i befolkningssammensætning, forventninger til konjunkturudvikling mv. - der ligger til grund for udvalgets budget 2018, præsenteres. Herunder drøftes hvordan de udvikler sig i forhold til budget 2017.
 
I det omfang beregningerne viser tendens til at udvalgets budgetramme overskrides, skal der findes reduktioner, der modsvarer overskridelsen.
 
Dette arbejde vil foregå henover møderne i april og maj.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Drøftet.




84. Beslutningssag - Budgetrevision 2

Beslutningssag - Budgetrevision 2

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget og byrådet
 
Beslutningssag

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
 
  1. de i bilag 1 anbefalede omplaceringer og tillægsbevillinger godkendes
  2. det godkendes, at anlægsprojekter iværksættes og udskydes som anbefalet i bilag 15
  3. uforbrugte midler i puljen til benchmarking – i alt 0,9 mio. kr. - tilføres kassebeholdningen
  4. uforbrugte midler i puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud - i alt 1,0 mio. kr.- tilføres kassebeholdningen
  5. uforbrugte midler i Projektudvalget for Væksts puljer – i alt 1,0 mio. kr. – tilføres kassebeholdningen
 

 

Beskrivelse af sagen
Budgetrevision 1
Budgetrevision 1 viste et forventet merforbrug på driften på 41 mio. kr. Det skyldtes primært et merforbrug på beskæftigelsesområdet og det specialiserede område.
 
I BR 1-sagen var der derfor indeholdt en handlingsplan, der reducerer budgetterne med i alt 50 mio. kr. Heraf findes 40 mio. kr. ved ansættelse og indkøb med omtanke. De sidste 10 mio. kr. findes ved en halvering af sygedagpengerefusionerne. Tiltagene har betydning for driften af Holbæk Kommune. Ansættelse med omtanke resulterer således i, at der vil være færre hænder til at løse opgaverne.  Indkøb med omtanke betyder, at der vil være varer og tjenesteydelser, som organisationen er vant til at have til rådighed, og som nu må undværes. Samtidig vil der være færre ressourcer til at dække ind for langtidssyge medarbejdere på grund af halveringen af sygedagpenge-refusionerne.
 
De 40 mio. kr. vedrørende ansættelse og indkøb med omtanke er fordelt mellem kerneområderne. De 10 mio. kr. vedrørende sygedagpengerefusioner udmøntes i løbet af året. Fordeling af de 50 mio. kr. mellem kerneområderne er:
 
 
Fordelingen af de 50 mio. kr. er indarbejdet i budgetrevision 2.
 
På den måde skal merforbruget på 41 mio. kr. modsvares af et mindreforbrug andre steder i organisationen. Med en handleplan svarende til 50 mio. kr. og et forventet merforbrug på 41 mio. kr. ved BR 1, blev der ved budgetrevision 1 teknisk set skabt en buffer på 9 mio. kr.
 
Budgetrevision 2
Siden budgetrevision 1 er merforbruget steget yderligere både på beskæftigelses- og specialområdet og hos Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” - fortrinsvis på skoleområdet jævnfør særskilt notat om Læring og Trivsel. Den tekniske buffer på 9 mio. kr. anvendes til finansiering af dette merforbrug.
 
Herudover indstilles det ved budgetrevision 2, at der lægges i alt 2,9 mio. kr. i kassen, som endnu ikke er brugt af de politisk afsatte puljemidler. Beløbet kommer fra puljen til benchmark (0,9 mio. kr.), Projektudvalget for Væksts puljer (1,0 mio. kr.) samt puljen til differentierede åbningstider i dagtilbud (1,0 mio. kr.).
 
Endelig indstilles det, at der gives omplaceringer og tillægsbevillinger, som beskrevet i bilag 1.
 
På den baggrund forventes driftsbudget og driftsudgifter at balancere ved budgetrevision 2.
 
En udfordring på dagtilbudsområdet, som skyldes ca. 100 børn mere end budgetteret, løses på tværs af politikområderne indenfor Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”. Udfordringen løses ved reduktioner på dagtilbudsområdet samt på specialundervisning og det specialiserede børneområde.
 
Ved budgetrevision 2 er overførslerne på 27,7 mio. kr. fra 2016 til 2017 indarbejdet. Af hensyn til likviditeten skal der overføres samme beløb fra 2017 til 2018, som der er overført fra 2016 til 2017. På nuværende tidspunkt er der lokaliseret overførsler på 10 mio. kr., som primært vedrører eksternt finansierede projekter. De resterende 17,7 mio. kr. skal også overføres til 2018, og administrationen laver den konkrete udmøntning i løbet af året.
 
Budgettet for indtægter er ved budgetrevision 2 blevet tilpasset. Det drejer sig om en reduktion på ca. 9 mio. kr. Ændringen skyldes dels en forventning om, at midtvejsreguleringen af beskæftigelsestilskuddet vil resultere i en tilbagebetaling på ca. 10 mio. kr. til staten, og dels at kommunerne i 2017 kompenseres for forhøjelsen af vederlaget til borgmesteren og udvalgsvederlagene. For Holbæk Kommunes vedkommende betyder det en indtægt på ca. 1 mio. kr.
 
Holbæk Kommunes likviditet er fortsat presset, og derfor er det vigtigt at holde fast i de 12 styringsprincipper – herunder, at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger.
 
Budgetrevision 2 er baseret på den oversigt over anlægsprojekter, der gennemføres eller udskydes i 2017, som fremgik af nyt bilag 10 ved budgetrevision 1. Holbæk Kommunes likviditet er ikke forbedret siden budgetrevision 1, og derfor kan der ikke iværksættes yderligere anlægsprojekter. For at finansiere de planlagte anlægsprojekter, skal der sælges grunde og ejendomme for 48 mio. kr., hvilket er samme niveau som ved budgetrevision 1. Hvis der opstår yderligere finansieringsmuligheder for anlægsprojekter end antaget hidtil, fremlægges de udskudte anlægsprojekter for byrådet til prioritering.


Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Indstilles godkendt

Beslutning i Udvalget " Kultur, Fritid og Fællessskab" den 24-04-2017
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstilles punkt 1 godkendt.
 
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstiller A og V punkt 2 godkendt. B og O undlader at stemme.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstilles punkt 1 godkendt.
 
For så vidt angår udvalgets ressortområde indstiller et flertal bestående af A og I, at punkt 2 godkendes. O undlader at stemme.
 
Der er disponeret 800.000 kr. af midlerne til tilgængelighed til cykelstien i Nr. Vallenderød.

Beslutning i Udvalget "Læring og Trivsel for Børn og Unge" den 25-04-2017
Vedr. indstillingens pkt. 1:
Et flertal af udvalget bestående af Rasmus Brandstrup Larsen, Rolf Rasmussen, Maria Friis Keyani (Venstre), Lars Dinesen (Socialdemokratiet), Solvej Pedersen (Det Radikale Venstre) og   Steen Klink Pedersen (Dansk Folkeparti) tilslutter sig indstillingen, hvad angår den del, der omhandler udvalgets område og indstiller den til godkendelse.
Karen Thestrup Clausen (Enhedslisten) kan ikke godkende indstillingen.
 
Vedr. indstillingens pkt. 2:
Et flertal bestående af Rasmus Brandstrup Larsen, Rolf Rasmussen, Maria Friis Keyani (Venstre) og Lars Dinesen (Socialdemokratiet) tilslutter sig indstillingen og indstiller den til godkendelse.
Karen Thestrup Clausen (Enhedslisten), Solvej Pedersen (Det Radikale Venstre) og Steen Klink Pedersen (Dansk Folkeparti) underlod at stemme.
 
Vedr. indstillingens pkt. 3, 4 og 5:
Indstilles godkendt.

Beslutning i Udvalget "Uddannelse og Job" den 26-04-2017
For så vidt angår udvalgets områder indstilles budgetrevision 2 godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Ad 1, 3, 4 og 5: Indstilles godkend.
 
Ad 2: Indstilles godkendt. For stemte 5 (V, A og C). 2 (B og O) undlod at stemme.


caseno17-1642_#4183550_v1_br2 - bilag 1 - omplaceringer og tillægsbevillinger - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183551_v1_br2 - bilag 2 - samlet oversigt - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183553_v1_br2 - bilag 3 - læring & trivsel - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183554_v1_br2 - bilag 4 - læring & trivsel - pris x mængde br 2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183555_v1_br2 - bilag 5 - udannelse og job - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183556_v1_br2 - bilag 6 - uddannelse til alle unge - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183557_v1_br2 - bilag 7 - uddannelse til alle unge - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183558_v1_br2 - bilag 8 - alle kan bidrage - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183559_v1_br2 - bilag 9 - alle kan bidrage - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183560_v1_br2 - bilag 10 - aktiv hele livet - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183561_v1_br2 - bilag 11 - aktiv hele livet - pris x mængde br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183563_v1_br2 - bilag 12 - klima og miljø - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183565_v1_br2 - bilag 13 - kultur og fritid - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183546_v1_br2 - bilag 14 - økonomiudvalget - notat br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183548_v1_br2 - bilag 15 - oversigt over status på anlæg 2017 - br2 2017.pdf.pdf
caseno17-1642_#4183549_v1_br2 - bilag 16 - oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - br2 2017.pdf.pdf

Bilag

BR2 - Bilag 1 - Omplaceringer og tillægsbevillinger - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 2 - Samlet oversigt - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 3 - Læring & Trivsel - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 4 - Læring & Trivsel - Pris x mængde BR 2 2017.pdf
BR2 - Bilag 5 - Udannelse og Job - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 6 - Uddannelse til alle unge - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 7 - Uddannelse til alle unge - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 8 - Alle kan bidrage - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 9 - Alle kan bidrage - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 10 - Aktiv hele livet - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 11 - Aktiv hele livet - Pris x mængde BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 12 - Klima og Miljø - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 13 - Kultur og Fritid - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 14 - Økonomiudvalget - Notat BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 15 - Oversigt over status på anlæg 2017 - BR2 2017.pdf
BR2 - Bilag 16 - Oversigt over grunde og ejendomme solgt eller til salg - BR2 2017.pdf


85. Borgerrådgiverens beretning 2016

Borgerrådgiverens beretning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”, Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Det indstilles, at byrådet:
  1. tager Borgerrådgiverens beretning til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Borgerrådgivningen i Holbæk Kommune har i 2017 10 års jubilæum, idet funktionen har eksisteret siden den 1. januar 2007 efter beslutning truffet af byrådet den 29. november 2006 i forbindelse med kommunesammenlægningen.
Der udarbejdes en gang årligt beretning til byrådet, som forelægges til politisk drøftelse.
Samtidig med forelæggelse af årsredegørelsen er der vedlagt brugerundersøgelse af Borgerrådgivningen gennemført i 2016.
 
Borger/Borgerrådgivning
Borgerrådgivningen tilstræber at modtage den enkelte borger med respekt, anerkendelse og forståelse. Udgangspunktet er, at borgeren henvender sig fordi borgeren har et problem og ikke for at forstyrre. Borgeren skal føle, at blive modtaget, som en unik borger.
Det peger de tilbagemeldinger vi får fra borgerne også på, men vi har opmærksomhed på, at man som ansat i en offentlig organisation altid kan gøre tingene på en anderledes, mere hensigtsmæssig og bedre måde. Vi er her for borgeren!
 
Borgerrådgivning/Administration
Borgerrådgivningen oplever en god og venlig modtagelse i stort set hele organisationen og der opleves en generel forståelse for eksistensen og opgaveløsningen.
 
Samarbejdet / kontakten og dialogen til organisationen opleves fra Borgerrådgivningens side, som stort set uproblematisk. Mange henvendelser har ført til hurtige og smidige afklaringer/løsninger og/eller forståelse til gavn for både borger og administration.

Der var i 2016 aftalt og gennemført faste møder med Kerneopgaveområderne: Alle Kan Bidrage, Læring og Trivsel, Uddannelse Til Alle Unge og Aktiv Hele Livet og som det fremgår er antallet af møder mellem Borgerrådgivningen og administrationen næsten fordoblet i 2016 (fra 18 til 35).
Møderne er faste møder med chefgruppen, 3-parts møder og rigtig mange møder med afdelingerne, som har ønsket nærmere orientering/uddybning af årsredegørelsen for 2015.
 
Borgerrådgiveren som bisidder opleves som værende et aktiv for både den enkelte borger, men også for medarbejderen/afdelingen.
 
Anbefalinger
Kommunikation mellem borger og Holbæk Kommune er stadig et område, der giver udfordringer og som der i henhold til En Stærk Medspiller, skal arbejdes videre med.
Medarbejdere skal ved møder sikre, at borgeren er orienteret om dagsordenen og forstår den efterfølgende dialog.
Fortsat fokus på, at breve bør gøres så læsbare og forståelige som muligt i forhold til modtager. De nuværende skabeloner bør analyseres med henblik på
Der bør gives svar/kvittering på alle henvendelser (mails og breve) og ringes tilbage til borger, hvis besked er lagt på svarer eller mail fra Omstillingen. Kommunikationsformen mellem borger og Familiecenter i komplekse sager bør overvejes. Borger skal ikke umyndiggøres.
Anmodning om og tidsfrist for aktindsigt bør overholdes.
Oplevelsen for borger af adskilt budget Skoler og Familiecenter imellem bør ikke forekomme. Der anbefales helhedsorienteret sagsbehandling uden økonomiske diskussioner og absolut ikke i borgerens overværelse (Kerneopgaveområdet Læring og Trivsel bør fremtræde som ét samlet center).
Tidsfrister for svar fra borger på fremsendelse af post via Post Danmark bør forlænges.
Tættere samarbejde Jobcenter og Ydelsescenter bør ske.
Går en ung borger fra forsørgelse til uddannelse og SU bør den unge rådgives i kravet om opsparing til karantæne efter endt uddannelse. Emnet bør udvides til også at omfatte uddannelsesinstitutionernes studievejledere.
 
Bilag til årsberetningen:
 
1. Datamateriale
2. Brugerundersøgelse 2016


Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse §65E. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=170459


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Orientering taget til efterretning

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.

Beslutning i Udvalget "Læring og Trivsel for Børn og Unge" den 25-04-2017
 
Orienteringen er taget til efterretning.

Beslutning i Udvalget "Uddannelse og Job" den 26-04-2017
Taget til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Indstilles taget til efterretning.


caseno17-11358_#4154778_v1_borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154777_v1_datamateriale 2016.pdf.pdf
caseno17-11358_#4154769_v1_borgerrådgiverens beretning 2016.pdf.pdf

Bilag

Borgerrådgivningen-brugerundersøgelse.pdf
Datamateriale 2016.pdf
Borgerrådgiverens beretning 2016.pdf


86. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2016

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”, Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget ”Uddannelse og Job”, Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab", Økonomiudvalget, byrådet
 
Orienteringssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. administrationens plan for opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
I borgerrådgiverens årsrapport for 2016 er der beskrevet en række opmærksomhedspunkter og anbefalinger til, hvordan de enkelte kerneområder og hele organisationen kan forbedre samspillet mellem borgere og kommune.
 
Ved byrådets behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2015 blev der efterspurgt en plan for kerneområdernes opfølgning op på anbefalingerne. Denne plan blev fremlagt for byrådet i efteråret 2016. I forbindelse med behandling af borgerrådgiverens årsrapport for 2016, har administrationen udarbejdet en tilsvarende handlingsplan, som fremlægges samtidig med årsrapporten.
 
I bilaget til dagsordenspunktet fremgår det, hvordan de enkelte kerneområder følger op på borgerrådgiverens opmærksomhedspunkter og anbefalinger med korte beskrivelser af de handlinger, der er sat i gang eller vil blive sat i gang. Det handler om følgende temaer, som også fremgår af bilaget:
 
Vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt, kommunikeres til og indskærpes overfor alle medarbejdere.
Særlig opmærksomhed på at alle, også nye medarbejdere, lærer telefonpolitikken at kende.
 
 Løbende arbejde med at forbedre vores skriftlige kommunikation til borgerne.
Gennemgang af brevskabeloner.
 
Information til og indskærpelser overfor alle medarbejdere om vigtigheden af at møde alle borgere venligt og professionelt.
 
Øget opmærksomhed på tidsfrister ved almindelig post.
Anvendelse af Ankestyrelsens praksis for estimering af hvor hurtigt en borger modtager fysisk post.
 
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal kvitteres for henvendelser inden for 48 timer, og at det skal fremgå, hvornår borgeren kan forvente svar på sin henvendelse.
Børneindsatsen har organiseret sig i teams med koordinatorer tæt på, for at sikre bedre overblik og tættere opfølgning.
 
AKBI evaluerer rehabiliteringsteamets arbejdsprocesser med henblik på en mere smidig model. Fremlægges inden sommer 2017, og skal sikre bedre faglighed, fleksibilitet og driftssikkerhed i teamets arbejde.
 
Der er udarbejdet og implementeret en klar arbejdsgang for snitfladen mellem jobcenter og ydelsescenter, når jobkonsulent fritager en borger for 225-timers arbejdskrav.
Overholdelse af denne arbejdsgang indgår i regelmæssigt ledelseseftersyn.
 
Der arbejdes løbende på at hjælpe antallet af langvarige modtagere at kontanthjælp i ordinær beskæftigelse efter tilgangen "en tidlig, vedvarende og tværfaglig indsats".
 
Det er aftalt med ungdomsuddannelserne, at Ungeindsatsen udarbejder en kort beskrivelse som orienterer om reglerne for økonomisk hjælp fra kommunen i perioden mellem uddannelse samt efter endt uddannelse.
 
Nyt og tættere samarbejde mellem almenområdet og Børneindsatsen forventes at forbedre tilbagemeldinger fra sagsbehandlere på henvendelser.
I Børneindsatsen er der etableret en fælles indgang hvor skoler og dagtilbud kan hente råd og vejledning.
 
Der arbejdes tættere sammen med skolerne og dagbehandlingstilbud.
 
Der er lavet en omstrukturering så den enkelte rådgiver har hele sagsforløbet. Det betyder bedre overblik, også over tidsfrister, deadlines og tilbagemeldinger.
Der tilstræbes bedre dialog med borgeren om ønske om sagsbehandlerskrift.
 
Åbne sager screenes løbende med henblik på om de kan/bør afsluttes.
Det indskærpes over for medarbejdere, at der skal gives besked til sagsparter ved afslutning af sager.


Beslutning i Udvalget "Kultur, Fritid og Fællesskab" den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Orientering taget til efterretning

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles taget til efterretning.

Beslutning i Udvalget "Læring og Trivsel for Børn og Unge" den 25-04-2017
 
Orienteringen er taget til efterretning.

Beslutning i Udvalget "Uddannelse og Job" den 26-04-2017
Taget til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Indstilles taget til efterretning


caseno17-11358_#4173062_v1_kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf.pdf

Bilag

Kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens 2016-anbefalinger.pdf


87. Beslutning om konkurrenceudsættelse af kommunale botilbud til voksne

Beslutning om konkurrenceudsættelse af kommunale botilbud til voksne

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:
  1. administrationen arbejder videre med at konkurrenceudsætte driften af ét botilbud eller to naturligt sammenhængende botilbud. Udvalget vil få fremlagt konkret forslag til politisk beslutning om, hvilke botilbud der konkurrenceudsættes.

Alternativ indstilling
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller alternativt, at:
  1. Aktiv Hele Livet igangsætter en analyse med henblik på at tilvejebringe det påviste effektiviseringspotentiale, jf. beskrivelse af den alternative indstilling, uden af botilbuddene konkurrenceudsættes. Såfremt Aktiv Hele Livet ikke kan indfri effektiviseringspotentialet, vil der ske en konkurrenceudsættelse i henhold til hovedindstillingen.

Beskrivelse af sagen
Baggrund
I henhold til Holbæk Kommunes Udbudspolitik besluttede et flertal i byrådet den 15. juni 2016, at der skulle udarbejdes en analyse af potentialet ved at konkurrenceudsætte kommunale bosteder.
 
Koncernservice har nu i samarbejde med Aktiv Hele Livet, samt Økonomi & Effekt, udarbejdet en potentialeafklaring vedrørende konkurrenceudsættelse af kommunens botilbud på voksenområdet, dvs. døgntilbud på handicap og socialpsykiatriområdet. Potentialeafklaringen er vedlagt som bilag til sagen.
 
Analysens konklusioner
Det vurderes, at der er et årligt økonomisk potentiale ved at udbyde opgaven. Størrelsen på det økonomiske potentiale varierer afhængig af hvilket/hvilke botilbud der vælges, herunder fordelingen mellem egne og borgere fra andre kommuner. Sammenholdes alle parametre, vurderes det konservativt, at det årlige potentiale er på mellem 1,8 og 3,8 mio. kr. ved konkurrenceudsættelse af ét eller to sammenhængende botilbud. Holbæk Kommunes andel vil udgøre mellem 1 og 1,5 mio. kr. årligt – den resterende del tilkommer andre kommuner, som har borgere på det konkrete botilbud.
 
Potentialet fordeler sig således:
 
Det kan ikke anbefales at alle kommunens botilbud konkurrenceudsættes samlet på nuværende tidspunkt. Den tungtvejende årsag hertil er, at det er et helt nyt og stort set uprøvet område, og der er derfor behov for – både fra kommunal side og fra tilbudsgivers side – at lære af de erfaringer, som opnås.
 
På den baggrund indstilles det, at Holbæk Kommune konkurrenceudsætter ét eller to naturligt sammenhængende botilbud, dvs. enten Søbæk Have, inkl. Søbæksvej 30, eller Tåstrup Stræde og Tåstrup Have eller Ungekollegiet og Hybenvang.
 
Hvis det besluttes at arbejde videre med at konkurrenceudsætte et eller to kommunale botilbud, vil administrationen udarbejde forslag til hvilket botilbud, som vil være bedst egnet. Udvalget skal herefter beslutte, hvilke tilbud der konkret skal konkurrenceudsættes.
 
Holbæk Kommune har allerede i dag et samarbejde med en række private botilbud og markedet er præget af mange udbydere, som har stor ekspertise indenfor området. Markedet er dog – ligesom kommunen – ikke vant til at agere i en egentlig konkurrencesituation med afgivelse af tilbud, hvorfor en konkurrenceudsættelse skal basere sig på en tæt dialog med markedet, som sikrer en sikker forventningsafstemning mellem parterne. Det forventes, at der vil være både nationale og lokale leverandører, der vil byde ind. Samtidig anbefales det, at kommunen afgiver kontrolbud på opgaven.
 
Udbuddet skal tilrettelægges, så der tages hånd om sikring af den fremtidige forsyningssikkerhed. Det er afgørende, at en fremtidig leverandør har erfaring, er stabil og kan løfte opgaven på betryggende vis, så opgaven lever op til den forventede kvalitet. Derfor anbefales det også, at opgaven udbydes som et begrænset udbud, hvor den kvalitative del vægtes højere end pris.


Beskrivelse af alternativ indstilling
Aktiv Hele Livet arbejder løbende på at effektivisere – herunder også indenfor Handicap og Psykiatri og de kommunale botilbud. Som et led i den daglige drift er der gjort en stor indsats for at bidrage til at skabe råderum og budgetoverholdelse.
 
Aktiv Hele Livet kan derfor som alternativ til gennemførelse af en konkurrenceudsættelse igangsætte de nødvendige initiativer til at finde et effektiviseringspotentiale på de kommunale botilbud, som med rimelighed kan stå mål med forventningerne i en konkurrenceudsættelsessituation.
 
Ved at lade Aktiv Hele Livet arbejde videre i egen organisation fastholdes viden i kommunen, ligesom kommunens fulde handle- og råderum fortsat vil være til stede.
 
Aktiv Hele Livet vil ultimo 2017 fremsætte sin handlingsplan for tilvejebringelse af effektiviseringsgevinsten.
 
Såfremt Aktiv Hele Livet ikke kan indfri effektiviseringspotentialet, vil der ske en konkurrenceudsættelse i henhold til hovedindstillingen.

 

Økonomiske konsekvenser
Det vurderes, at den årlige besparelse for Holbæk Kommune vil ligge mellem 1 og 1,5 mio. kr.


Øvrige konsekvenser
Konkurrenceudsættelse af et kommunalt botilbud, kan medføre virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere, såfremt en privat aktør vinder opgaven.
 
Medarbejdernes løn og ansættelsesvilkår fastholdes i den forbindelse, da de vil være omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven.


Høring
Hovedudvalget
Hovedudvalget blev efter den politiske beslutning orienteret om arbejdet med potentialeafklaringen og nedsatte den 31. oktober 2016 en følgegruppe, idet analysen vedrører kommunale arbejdspladser.
 
Følgegruppen blev ved opstart af analysearbejdet informeret om indhold og proces. Endvidere har de fået lejlighed til at læse potentialeafklaringen og afgive kommentarer hertil. Se bilag.
 
Handicaprådet
Potentialeafklaringen er sendt i høring i Handicaprådet den 6. april 2017. Høringssvar tilgår sagen inden behandling i Udvalget ”Aktiv Hele Livet – Sundhed og Omsorg”.


Sagshistorik, henvisninger
Byrådet den 15. juni 2016: Pkt. 161: Beslutning om gennemførelse af potentialeafklaring

Beslutning i Udvalget "Aktiv Hele Livet - Sundhed og Omsorg" den 24-04-2017
Et flertal bestående af Pernille Kruse og Willy Lisby (begge V) samt Finn Nielsen (DF) godkender den alternative indstilling, dog med det forbehold, at udvalget ønsker at få punktet til fornyet drøftelse før en evt. beslutning om konkurrenceudsættelse.
 
Christina K. Hansen (A) og Leif Juhl (Ø) stemmer imod både hovedindstilling og den alternative indstilling. De ønsker ikke at privatisere eller på nuværende tidspunkt at fastsætte en ramme for reduktioner på bosteder.


Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Et flertal bestående af Søren Kjærsgaard, (V) Rasmus Brandstrup (V), Inger Langseth (O) og Finn Martensen (A) indstiller følgende ændringsforslag til beslutning: Aktiv hele Livet igangsætter en analyse med henblik på at tilvejebringe det påviste effektiviseringspotentiale jf. beskrivelse i den alternative indstilling, uden at botilbuddene konkurrenceudsættes.
 
Et mindretal bestående af Emrah Tuncer (B) og Christiana K. Hansen (A) stemmer imod hovedindstilling og den alternative indstilling.
 
Michael Suhr (C) undlader at stemme.


caseno17-15594_#4174031_v1_potentialeafklaring - botilbud til voksne.pdf.pdf
caseno17-15594_#4174212_v1_hørringssvar fra følgegruppe i hu.pdf.pdf

Bilag

Potentialeafklaring - botilbud til voksne.pdf
Hørringssvar fra følgegruppe i HU.pdf


88. Beslutning om konkurrenceudsættelse af dagbehandlingsskole tilbud i privat regi

Beslutning om konkurrenceudsættelse af dagbehandlingsskole tilbud i privat regi

Sagsgang og sagstype
 
Udvalget for Læring og Trivsel for Børn og Unge, Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Indstilling
 
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller at,  
 
  1. køb af private dagbehandlingsskole tilbud konkurrenceudsættes.

Beskrivelse af sagen
 
Byrådet besluttede den 15. juni 2016 at få afdækket potentialet ved en konkurrenceudsættelse af specialundervisning. Koncernservice har i samarbejde med Læring og Trivsel samt Økonomi lavet en potentialeafklaring omkring konkurrenceudsættelse af Holbæk Kommunes indkøb af dagbehandlingsskole tilbud i privat regi jf. Folkeskoleloven §20,5.

Kommunen skal, ifølge Folkeskoleloven, stille kommunale tilbud til rådighed, og derfor er den del af specialundervisningen, som varetages i kommunalt regi ikke medtaget i nærværende potentialeafklaring (se bilag). Ydermere vil en reduktion i de kommunale tilbuds sammensætning mindske synergierne og driftsfordelen i de kommunale behandlingsskoler.

En konkurrenceudsættelse vil have betydning for nye elever, der visiteres til et dagbehandlingsskoletilbud. Det vil sige at ingen eksisterende elever flyttes fra et nuværende tilbud medmindre de, som en del af den lovpligtige årlige re-visiteringsproces, re-visiteres til et andet tilbud.
Markedet for dagbehandlingsskoler er mangfoldigt med mange lokale leverandører, som allerede i dag levere dagbehandlingsskoletilbud til kommunen. Det forventes derfor, at flere lokale leverandører vil byde ind i en udbudsproces.

En konkurrenceudsættelse forventes at sænke det nuværende prisniveau på køb af dagbehandlingsskoletilbud med 20 procent svarende til en årlig gevinst på 3,3 millioner kroner. Det er besluttet at gennemføre en forhandlingsrunde i foråret 2017 over for dagbehandlingsskoletilbuddene med henblik på at opnå en sænkning af priserne med 15 procent. Hvis der opnås en sænkning af priserne på 15 procent, forventes en efterfølgende konkurrenceudsættelse at give en gevinst på 700.000 kroner årligt.
Hvis forhandlingsresultatet bliver mindre end 15 procent, forventes gevinsten ved en konkurrenceudsættelse tilsvarende at blive større.
Der ud over vil kommunen opnå to gevinster:
 -De kommunale sagsbehandleres rolle styrkes overfor leverandørerne, da de ydelser, der skal leveres, vil være klart beskrevet i kontrakten. Det bliver enklere og lettere for sagsbehandleren at have fokus på og følge op overfor leverandørerne med hensyn til den enkelte borgers behov og mål.
 -En højere grad af budgetsikkerhed, da priserne for den fulde ydelse vil være kendt for hele kontraktperioden.

Da en konkurrenceudsættelse udelukkende vil omfatte de dagbehandlingsskoletilbud, der i dag købes i privat regi, vil en konkurrenceudsættelse ikke have betydning for kommunale medarbejdere.




Økonomiske konsekvenser
 
En konkurrenceudsættelse forventes at sænke det nuværende prisniveau på køb af dagbehandlingsskoletilbud med 20 procent svarende til en årlig gevinst på 3,3 millioner kroner. Det er besluttet at gennemføre en forhandlingsrunde i foråret 2017 over for dagbehandlingsskoletilbuddene med henblik på at opnå en sænkning af priserne med 15 procent. Afhængig af resultatet af denne forhandlingsrunde forventes en efterfølgende konkurrenceudsættelse at give en gevinst på mellem 700.000 kroner og 1,5 millioner kroner årligt.

Øvrige konsekvenser
 
De kommunale sagsbehandleres rolle styrkes overfor leverandørerne og kommunen opnår en højere grad af budgetsikkerhed.

Høring
 
Potentialeafklaringen blev forlagt den følgegruppe som Hovedudvalget har nedsat. På mødet med følgegruppen d. 31. marts 2017, havde gruppen ingen bemærkninger at tilføje givet, at potentialeafklaringen ikke berører kommunale medarbejdere.

Lovgrundlag – link
 
§20 stk. 5, i bekendtgørelse af lov om folkeskolen

Beslutning i Udvalget "Læring og Trivsel for Børn og Unge" den 25-04-2017
 
Et flertal bestående af Lars Dinesen (Socialdemokratiet) og Rasmus Brandstrup Larsen, Maria Friis Keyani, Rolf Rasmussen (Venstre) tilslutter sig indstillingen og indstiller den til godkendelse.
 
Karen Thestrup Clausen (Enhedslisten), Solvej Pedersen (Det Radikale Venstre) og Steen Klink Pedersen (Dansk Folkeparti) undlader at stemme.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Sagen udsættes til behandling på næstkommende møde. Økonomiudvalget ønsker bedre beskrivelse af hvilke forudsætninger, der ligger til grund for potentialeafklaringen.


caseno17-15231_#4182759_v1_sagsnotat_potentialeafklaring specialundervisning_2017.04.20.pdf.pdf

Bilag

Sagsnotat_Potentialeafklaring specialundervisning_2017.04.20.pdf


89. Beslutning om forsøg med et selvstyrende dagtilbudsområde i Holbæk By

Beslutning om forsøg med et selvstyrende dagtilbudsområde i Holbæk By

Sagsgang og sagstype
 
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge”
 
Beslutningssag

Indstilling
 
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. ansøgningen fra forældrebestyrelsen ved Holbæk By om status som et selvstyrende område i en treårig forsøgsperiode ikke imødekommes, da ansøgningens forudsætninger om overførselsret og budgetgaranti ikke kan indfries.

  2. udvalget drøfter hvorvidt der – inspireret af forslaget fra Holbæk By skal udarbejdes beslutningsoplæg til:
    a) at forældrebestyrelserne i kommunens dagtilbud kan tildeles kompetence til, at udvide åbningstiden ud over et kommunalt fastsat minimumstimetal samt beslutte antallet af lukkedage og deres placering.
    b) en model, hvor der en gang årligt foregår en drøftelse med et dagtilbudsområdes forældrebestyrelse samt ledelse og udvalget. I drøftelsen følges der op på områdets mål for den forgangne periode, og handleplanen for den kommende periode drøftes.

Beskrivelse af sagen
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” drøftede på udvalgsmøde den 24. januar 2017 et forslag fra forældrebestyrelsen ved dagtilbudsområdet Holbæk By, om at få status som et selvstyrende område i en i en treårig forsøgsperiode.
 
På baggrund af udvalgets drøftelse blev administrationen bedt om, at forslaget bliver yderligere belyst, og at der bliver udarbejdet et beslutningsoplæg. 
 
Forældrebestyrelsens intention med forsøget er – som de selv udtrykker det - at kombinere alt det bedste fra de private tilbud med alt det bedste fra det kommunale. Bestyrelsen ønsker med forslaget, at modvirke den aktuelle tendens til, at et øget antal familier vælger en privat daginstitution til deres børn.  
 
I overskrifter ønsker forældrebestyrelsen:

 
Det skal bemærkes, at retten til overførsel mellem budgetårene og en budgetgaranti indenfor budgetåret ifølge forældrebestyrelsen er en ufravigelig forudsætning for forsøget. Såfremt disse elementer i forslaget ikke imødekommes bortfalder forældrebestyrelsens ansøgning/forslag til forsøg.
 
Forældrebestyrelsens beskrivelse af forslaget er vedlagt sagen som bilag.
 
Administrationen har i vedlagte notat belyst forældrebestyrelsens forslag. I notatet gennemgås de enkelte elementer i forslaget med afsæt i de kommunale og lovgivningsmæssige rammer. Gennemgangen følges op af en række anbefalinger.
 
Som det fremgår af notat er det i øvrigt administrationens vurdering, at flere af bestyrelsens ønsker vil kunne realiseres indenfor de nuværende rammer, og derfor ikke kræver en forsøgsordning. Forslagene vil desuden med fordel kunne udbredes til at omfatte hele dagtilbudsområdet. Herunder f.eks. forslag om øget kompetence i forhold til åbningstid og lukkedage.

Økonomiske konsekvenser
Administrationen anbefaler, at der ikke vælges en model, hvor dagtilbudsområdet Holbæk By garanteres råderet over overførsler og overførselsret, samt budgetgaranti indenfor budgetåret kan f.eks. vil betyde, at de øvrige dagtilbudsområder vil skulle bidrage med yderligere reduktioner, hvis der opstår behov for at reducere budgettet indenfor budgetperioden.   
 
Da bestyrelsens ansøgning om overførselsret samt budgetgaranti berør Holbæk Kommunes økonomiske styringsprincipper, skal en eventuel afvigelse fra styringsprincipperne godkendes af byrådet.

Supplerende sagsfremstilling
Da V i Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” udøvede standsningsret, skal sagen behandles i byrådet

Beslutning i Udvalget "Læring og Trivsel for Børn og Unge" den 25-04-2017
 
Et flertal bestående af Lars Dinesen (Socialdemokratiet), Karen Thestrup Clausen (Enhedslisten), Solvej Pedersen (Det Radikale Venstre) og Steen Klink Pedersen (Dansk Folkeparti) godkendte indstillingens pkt. 1.
 
Rasmus Brandstrup Larsen, Rolf Rasmussen, Maria Friis Keyani (Venstre) kan ikke godkende indstillingens pkt. 1. Venstre ønsker i henhold til standsningsretten, at sagen bliver behandlet i Byrådet.
 
Indstillingens pkt. 2 blev drøftet og administrationen igangsætter arbejdet med udarbejdelse af beslutningsoplæg i henhold til indstillingen. 

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
 
Et flertal bestående af V, O og C indstiller følgende ændringsforslag til beslutning;
 
Ansøgningen fra forældrebestyrelsen i ”Dagtilbud Holbæk By” om status som et
selvstyrende område i en treårig forsøgsperiode imødekommes med start 1. januar 2018.
 
Udvalget ”Læring og Trivsel for Børn og Unge” og det samlede daginstitutionsområde aftaler og beslutter en økonomisk
ramme for et år ad gangen for alle 4 distrikter. Herefter vil økonomien være fastlåst, hvilket betyder, at
kommunen i den aftalte periode ikke har råderet over tildelingen. Området kan overføre over- og
underskud fra år til år (fuld overførselsret), men alle 4 distrikter skal balancere den økonomiske ramme over den treårige periode således, at ved
periodens udløb kan der ikke overføres underskud, men alene et eventuelt overskud. 
 
Administrationen udarbejder beslutningsoplæg omfattende hele dagtilbudsområdet til:
a) at forældrebestyrelserne i kommunens dagtilbud kan tildeles kompetence
til, at udvide åbningstiden ud over et kommunalt fastsatte minimumstimetal
samt beslutte antallet af lukkedage og deres placering.
b) en model, hvor der en gang årligt foregår en drøftelse med et
dagtilbudsområdes forældrebestyrelse samt ledelse og udvalget. I drøftelsen
følges der op på områdets mål for den forgangne periode, og handleplanen
for den kommende periode drøftes.
 
Imod ændringsforslaget stemmer Christina Krzyrosiak Hansen (A) og Emrah Tuncer (B)
 
Finn Martensen (A) undlod at stemme.


caseno17-1782_#4098188_v1_forslag fra forældrebestyrelsen ved holbæk by.pdf
caseno17-1782_#4142634_v1_notat om muligheder og begrænsninger i forslag om ”selvstyrende dagtilbudsområde i holbæk by.docx

Bilag

Forslag fra forældrebestyrelsen ved Holbæk By
Notat om Muligheder og begrænsninger i forslag om ”selvstyrende dagtilbudsområde i Holbæk By


90. Beslutning om vedtægter for Produktionsskolen NVPRO/Campus

Beslutning om vedtægter for Produktionsskolen NVPRO/Campus

Sagsgang og sagstype
Udvalget ”Uddannelse og Job”, Økonomiudvalget, Byrådet

Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. vedtægterne for den selvejende institution Produktionsskolen NVPRO/Campus godkendes
  2. den nuværende bestyrelse som overgangsordning sidder frem til 30. april 2018, og at en ny bestyrelse udpeges pr. 1. maj 2018
  3. det dobbelte grundtilskud, som i 2017 er udbetalt til de to tidligere produktionsskoler, kan beholdes af den nye sammenlagte produktionsskole
  4. der i 2018 bevilges et ekstra tilskud fra Holbæk Kommune på 478.127 kr. således at produktionsskolens budget fastholdes på 2017-niveau
  5. at byrådet i forbindelse med udarbejdelsen af Budget 2019 tager stilling til om produktionsskolen fremover skal modtage ekstratilskud ud over grundtilskuddet
  6. at byrådet i 2018 får forelagt nye vedtægter til godkendelse


Beskrivelse af sagen
De to eksisterende produktionsskoler ’Produktionsskolen PH, Holbæk’ og ’NVPRO/Campus, Nordvestsjællands Produktionsskole’ har indgået aftale om fusion pr. 1. januar 2017. Aftalen om fusion er godkendt af Undervisningsministeriet.

De fremsendte vedtægter overholder de af ministeriet fremsendte retningslinjer og er forhåndsgodkendt af Undervisningsministeriet. Vedtægterne skal godkendes af både Holbæk og Odsherred kommuner før de træder i kraft.

Egnede lokaler
Kommunalbestyrelsen skal ved godkendelse af vedtægterne påse, at skolen råder over egnede lokaler. Dette er mest relevant ved etablering af en ny skole. Her er der tale om en fusion mellem to eksisterende skoler, der begge råder over egnede lokaler. Dermed er kriteriet opfyldt.

Overgangsbestyrelse
Der er i vedtægterne lavet en overgangsbestyrelse, der består af de nuværende to skolers bestyrelser. Denne overgangsbestyrelse fortsætter frem til 30. april 2018. Dermed kan overgangsbestyrelsen, som har været med gennem hele fusionen, nå at godkende regnskabet for 2017. Begrundelsen er, at det vurderes som uhensigtsmæssigt, at en ny bestyrelse udpeget i starten af 2018 skal starte med at godkende regnskabet for fusionsperioden.

Grundtilskud fra kommunerne
En produktionsskole modtager et årligt grundtilskud (fastsat i Lov om Produktionsskoler) fra kommunerne på 478.127 kr. i 2017. Af vedtægterne fremgår det, at Odsherred og Holbæk kommuner deler grundtilskuddet med 50 % til hver kommune.

Grundtilskud udbetales i januar måned for hele året. Holbæk Kommune har således allerede betalt grundtilskud til Produktionsskolen PH – Holbæk for 2017. Grundtilskuddet for Produktionsskolen NVPRO/Campus har været delt med Odsherred Kommune med 50 % til hver kommune. Der er således samlet set udbetalt dobbelt grundtilskud i 2017 selvom fusionen af de to produktionsskoler i princippet er trådt i kraft pr. 1. januar.

Den nye fusionerede produktionsskole har forespurgt om muligheden for ikke at tilbagebetale det allerede modtagne grundtilskud. Da fusionen er med tilbagevirkende kraft, og det derfor ikke er muligt at realisere et rationale umiddelbart, anses det som hensigtsmæssigt at produktionsskolen beholder tilskuddet i 2017.
 
Ekstra tilskud fra kommunerne
Fusionen af de to produktionsskoler vil kræve en særlig indsats i de kommende år, og det er derfor et stærkt ønske fra produktionsskolen, at budgettet fra 2017 videreføres i 2018. Da der nu kun er én produktionsskole, udbetales kun ét grundtilskud, men kommunen har mulighed for at tildele produktionsskolen ekstra tilskud.

Det anbefales på den baggrund, at Holbæk Kommune i 2018 udbetaler et ekstra tilskud til produktionsskolen svarende til 478.127 kr.

Det anbefales samtidigt, at byrådet i forbindelse med udarbejdelse af Budget 2019 beslutter, om ekstratilskuddet fra 2019 og fremefter skal fastholdes, ophøre eller udfases.

I forbindelse med den politiske behandling af et eventuelt fremtidigt ekstratilskud, bør der også tages stilling til om fordelingen af betalingen med Odsherred Kommune bør ændres, så betalingen f.eks. afspejler antallet af elever fra de to kommuner. I den sammenhæng bør det også vurderes, om det medfører ændringer i antallet af kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Dette vil kræve vedtægtsændringer, som skal behandles i produktionsskolens bestyrelse og efterfølgende godkendes af de to kommunalbestyrelser. Denne proces skal igangsættes og gennemføres så de nye vedtægter i givet fald kan træde i kraft fra 1. januar 2019.


Økonomiske konsekvenser
En produktionsskole modtager et årligt grundtilskud (fastsat i Lov om Produktionsskoler) fra kommunen på 478.127 kr. (i 2017 kroner).
 
Kommunerne har i 2017 betalt to grundtilskud, idet de to tidligere produktionsskoler endnu ikke er reelt fusioneret. Det samlede tilskud er på 956.254 kr. Holbæk Kommune har betalt ¾ dele af de to grundtilskud, mens Odsherred Kommune har betalt ¼.

Hvis indstillingen følges, har det ingen ændrede økonomiske konsekvenser i 2017 eller 2018, hverken for de to kommuner eller for den nye produktionsskole.

I 2019 vil produktionsskolen modtage ét grundtilskud. Byrådet i Holbæk Kommune afgør i efteråret 2018 i forbindelse med budgetforhandlingerne, om det skal ydes ekstratilskud til produktionsskolen i 2019.

År
Grundtilskud fra Holbæk Kommune
Grundtilskud fra Odsherred Kommune
Ekstra tilskud fra Holbæk Kommune
Samlet tilskud til Produktionsskolen NVPRO/Campus
2017
717.190 kr.
239.064 kr.
-
956.254 kr.
2018
239.064 kr.
239.064 kr.
478.126 kr.
956.254 kr.
2019
Fordeling af betaling af grundtilskud mellem de to kommuner besluttes i forbindelse med beslutning om Budget 2019
Fordeling af betaling af grundtilskud mellem de to kommuner besluttes i forbindelse med beslutning om Budget 2019
Besluttes i forbindelse med beslutning om Budget 2019
478.127 kr. + evt. ekstra tilskud
Beløbet er i 2017-kroner.


Øvrige konsekvenser
For at lykkes med de ambitiøse målsætninger på uddannelsesområdet har kommunen behov for et godt og tæt samarbejde med en velfungerende og omstillingsparat produktionsskole. En skole med gode tilbud vil kunne løfte en større uddannelsesopgave for de udsatte gruppe af ledige, og dermed bidrage til også at understøtte kommunen økonomiske målsætninger.


Lovgrundlag – link
Produktionsskolerne reguleres af Bekendtgørelse af lov om produktionsskoler (LBK nr 97 af 26/01/2017). Uddrag fra bekendtgørelsen, som er relevante i forhold til dagsordenspunktet, er gengivet herunder:
 
Godkendelse af vedtægter
Kommunalbestyrelsen i produktionsskolens bopælskommune skal godkende vedtægterne jf. produktionsskolelovens § 4:
§ 4. Produktionsskoler etableres som selvejende institutioner med vedtægter, der godkendes af den kommunalbestyrelse, der helt eller delvis yder grundtilskud til skolen, jf. § 9, stk. 1.
Stk. 2. Vedtægterne skal indeholde bestemmelser om, hvad der skal foretages ved skolens ophør, herunder at eventuelle overskydende midler skal anvendes til beslægtede formål efter kommunalbestyrelsens godkendelse.
Stk. 3. Undervisningsministeren fastsætter nærmere regler om vedtægternes indhold.
Stk. 4. Ved godkendelse af vedtægterne skal kommunalbestyrelsen påse, at skolen råder over egnede lokaler, jf. § 2, stk. 9, og kan påbegynde sin virksomhed på et realistisk økonomisk grundlag.

Fordeling af grundtilskud mellem flere kommuner
Regler om fordeling af tilskud mellem to kommuner fremgår af produktionsskolelovens § 9, stk. 2:
§ 9 Stk. 2. Hvis grundtilskud ydes af to eller flere kommunalbestyrelser i fællesskab, kan den enkelte andel af grundtilskuddet ikke udgøre mindre end 1/3 af det fulde grundtilskud.

Tilskud ud over grundtilskuddet
Der er hjemmel i produktionsskolelovens § 9 Stk. 6 til at yde tilskud udover grundtilskuddet:
§ 9 Stk. 6. Kommunalbestyrelser kan yde tilskud til produktionsskoler ud over grundtilskud i henhold til stk. 1.



Beslutning i Udvalget "Uddannelse og Job" den 26-04-2017
Udvalget indstiller, at:
 
  1. vedtægterne for den selvejende institution Produktionsskolen NVPRO/Campus godkendes
  2. den nuværende bestyrelse som overgangsordning sidder frem til 30. april 2018, og at en ny bestyrelse udpeges pr. 1. maj 2018
  3. det dobbelte grundtilskud, som i 2017 er udbetalt til de to tidligere produktionsskoler, kan beholdes af den nye sammenlagte produktionsskole
  4. der i 2018 bevilges et ekstra tilskud fra Holbæk Kommune på 478.127 kr. således at produktionsskolens budget fastholdes på 2017-niveau
  5. at byrådet i forbindelse med udarbejdelsen af Budget 2019 tager stilling til om produktionsskolen fremover skal modtage ekstratilskud ud over grundtilskuddet
  6. at byrådet i 2018 får forelagt nye vedtægter til godkendelse

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Indstilles godkendt


caseno17-16506_#4174420_v1_vedtægter - ny produktionsskole.pdf

Bilag

Vedtægter - ny produktionsskole


91. Beslutning om godkendelse af fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet

Beslutning om godkendelse af fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. fremtidig indkøbsstrategi på asfaltområdet godkendes

Beskrivelse af sagen
Baggrund
Holbæk Kommunes fire funktionskontrakter på asfalt udløber fra medio 2018 til udgangen af 2020. Kontrakterne har en samlet årlig værdi på ca. 23 mio.kr (i 2017 tal). 
I forbindelse med det nærtstående kontraktudløb er der udarbejdet en fremtidig indkøbsstrategi for området, som både omfatter perioden juni 2018 frem til december 2020 samt perioden fra januar 2021 og frem.
Formålet med strategien er at få mere fremtidssikrede og fleksible kontrakter, hvor Holbæk Kommune har mulighed for at få større indflydelse på hvilke opgaver, der skal udføres og hvornår samt fleksibilitet i forhold til kommunens fremtidige byudvikling. Strategien er nærmere beskrevet nedenfor.
 
Nuværende kontrakter
Funktionskontrakterne omfatter asfaltbelægning på kommunens veje opdelt af tidligere kommunegrænser som oplyst i nedenstående skema:
 
Område
Leverandør
Kontraktstart
kontraktslut
Gl. Holbæk Kommune
Colas
1. juni 2003
31. maj 2018
Gl. Tornved
Pankas
1. september 2004
31. december 2018
JTS (gl. Jernløse, Tølløse og Svinninge)
Colas
1. marts 2006
31. december 2020
Tidl. Amtsveje
Colas
1. januar 2009
31. december 2020
 
Nuværende vejkapital
En rapport fra marts 2016 med resultaterne af en landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand vurderes det, at Holbæk Kommunes vejbelægninger har en restlevetid på 28 procent. Gennemsnittet for landets kommuner ligger på 41 procent og den anbefalede restlevetid ligger på 50 procent. Dette indikerer, at Holbæk Kommune har et større efterslæb på dette område end landsgennemsnittet.
 
Muligheder for fremtidige kontraktformer
En intern arbejdsgruppe med repræsentanter fra Vækst & Bæredygtighed – Kommunal Drift og Koncernservice - Indkøb har undersøgt hvilke kontraktformer og samarbejdsmodeller, det er muligt at benytte sig af i de nye udbud – herunder:
 
Form
Fordele
Ulemper
Funktionskontrakter
(Mangeårig kontrakt hvor entreprenøren prioriterer opgaver efter forhåndsbestemt kvalitetsstandard)
Vejkapitalen fastholdes når budget er sikret, entreprenør investerer i vejnettet, holdbar løsning og mindre vedligehold
Manglende økonomisk fleksibilitet, delvis manglende indflydelse
Rammeaftaler
(Kort/mellemlang kontrakt hvor kommunen prioriterer opgaver og bestiller ud fra enhedspriser)
Mulighed for korte kontrakter, økonomisk og faglig prioritering, valgfrit niveau af samarbejde/dialog mv
Kræver yderligere interne ressourcer, højere transaktionsomkostninger, usikkerhed omkring fastholdelse af vejkapitalen
Partnering
(samarbejdsmodel baseret på tillid og fælles mål – tilknyttes kontraktform)
Dialog og samarbejde i højsæde, mulighed for innovativ opgaveløsning, indflydelse på opgaverne
Behov for mange ressourcer (internt og eksternt), høje transaktionsomkostninger, usikkerhed omkring fastholdelse af vejkapitalen på længere sigt
Nærmere beskrivelse af modellerne/kontraktformerne kan ses i bilag 1 ”Asfaltkontrakter – fremtidig indkøbsstrategi”
 
Indkøbsstrategi for asfaltområdet
Fokus for arbejdsgruppen har været at opnå en fremtidssikret og fleksibel kontrakt. En samlet kontrakt hvor Holbæk Kommune får mere indflydelse på prioritering og opgaver, hvor vejkapitalen fastholdes og hvor der bl.a. tages hensyn til byudvikling og kommuneplan.
Da de nuværende asfaltkontrakter udløber i hhv. 2018 og 2020 er indkøbsstrategien ligeledes opdelt i 2 perioder:
 
- Periode fra juni 2018-december 2020
- Periode fra 2021 og frem
 
Perioden juni 2018-december 2020
Strategien lægger op til at udbyde en samlet rammekontrakt for gl. Holbæk og gl. Tornved med forskudt ikrafttræden ved kontrakternes udløb. En samlet kontrakt vil have en årlig værdi af ca. 10 mio.kr. (2017 tal) baseret på priserne fra de tidligere funktionskontrakter.
 
Perioden fra januar 2021
Opgaven udbydes som to kontrakter (evt. med delaftaler). Det anbefales, at der i kontraktmæssig forstand sondres mellem landområder og byområder, da asfaltarbejde i byområder kan være mere komplekst end i landområder f.eks. pga. mere trafik, flere interessenter og mange ledningsejere. Det er dermed også årsagen til, at det ikke anbefales at indgå funktionskontrakt i byområder. Arbejdsgruppen anbefaler følgende kontraktformer i prioriteret rækkefølge:
 
  1. Rammeaftale (evt. med partnering) i byområder og funktionskontrakt i landområder
  2. Forskellige rammeaftaler (evt. med partnering) i hhv. byområder og landområder
 
Arbejdsgruppen anbefaler ikke partnering på nuværende tidspunkt, fordi erfaringsgrundlaget endnu ikke er entydigt i forhold til værdien af en sådan samarbejdsmodel.
Administrationen vil dog arbejde aktivt med principperne i partnering frem mod kontraktstart i 2021.
 
Det er undersøgt hvorvidt fortove kan indeholdes i funktionskontrakter. Markedet anbefaler ikke denne model, da den fordyrer kontrakterne med op til 300 procent. Det anbefales at få enhedspriser på fortove med i rammeaftaler.
 
Indkøbsstrategien tager forbehold for ændringer såsom indførelse af nye kontraktformer eller markedsændringer. Hvis rammeforudsætningerne ændrer sig væsentlig fra i dag vil indkøbsstrategien blive tilrettet.
 
Videre proces
Med godkendelse af strategien vil den videre proces følge den i strategien oplyste foreløbige tidsplan med udbud i henholdsvis 2018 og 2020. Denne strategi vil danne grundlag for de fremtidige udbud.

Uddybende materiale kan ses i bilag 1 ”Asfaltkontrakter – fremtidig indkøbsstrategi” og bilag 2 ” Resultat af landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand 2016 SAMKOM”.

Økonomiske konsekvenser
 
Den økonomiske konsekvens afhænger af markedets reaktion på udbuddene i 2018 og 2020.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Det indstilles, at der indgås rammeaftale for byområder og funktionskontrakt for landområder, idet vejkapitalen på 28 procent som minimum skal fastholdes.
 
Det indstilles endvidere, at Udvalget for Klima og Miljø fastlægger hovedkravene og incitamenterne i udbuddet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Det indstilles godkendt, at der indgås rammeaftale for byområder og funktionskontrakt for landområder, idet vejkapitalen på 28 procent som minimum skal fastholdes.
 
Og at Udvalget for Klima og Miljø fastlægger hovedkravene og incitamenterne i udbuddet.


caseno17-15184_#4176800_v1_indkøbsstrategi_asfalt 2017.pdf.pdf
caseno17-15184_#4176633_v1_bilag 2_resultat af landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand_2016 samkom.pdf.pdf

Bilag

Indkøbsstrategi_asfalt 2017.pdf
Bilag 2_Resultat af landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand_2016 SAMKOM.pdf


92. Beslutning - Vejledning om råden over vejarealer i høring

Beslutning - Vejledning om råden over vejarealer i høring

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Vejledning om råden over vejarealer i Holbæk Kommune sendes i høring. Samtidig indføres en digital ansøgningsprocedure via hjemmesiden

Beskrivelse af sagen
På udvalgets møde den 21. marts orienterede administrationen om, at det nugældende ”Regulativ for benyttelse af Park- og Vejarealer” trængte til en opdatering. Samtidig præsenteredes en køreplan for en ny vejledning.
 
Udkast til denne vejledning er nu udarbejdet og vedlagt som bilag 1. Kommunens hjemmeside skal opbygges af separate elementer for f.eks. stadepladser, udeservering og arrangementer. For at strømline ansøgningsproceduren skal hvert element kun indeholde de relevante rammer og retningslinjer, så en ansøger ikke behøver at læse hele vejledningen.
 
Administrationen fremhæver især disse områder, hvor udvalget bedes godkende administrationens anbefalinger inden høringerne. Disse områder vil blive fremhævet i høringerne:
 
 
Indretning og tilgængelighed på Ahlgade
Den nuværende indretning af Ahlgade fremgår af vejledningen.
 
Administrationen kan jævnligt konstatere, både ved selvsyn og ved gentagne borgerhenvendelser, at gangarealet ikke bliver friholdt. Det giver selvsagt problemer for borgere i kørestole, med rollatorer eller tvillingebarnevogne.
 
Det kan nok ikke undgås, at f.eks. en cafegæst stiller en stol for enden af et bord ved gangarealet, som er markeret med metalsøm i brolægningen. Derfor bør gangarealet respekteres ved opstilling af caféborde, tøjstativer o.lign. og de ansatte i butikker og caféer bør føre dagligt tilsyn.
 
Administrationen mener derfor, at den nuværende indretning af Ahlgade bør videreføres uændret, således at Ahlgade fortsat er tilgængelig for rollatorer, kørestole m.m.
 
 
Balancen mellem boder og butikker
På dette område kan der opstå uoverensstemmelser dels når f.eks. en kaffeknallert opstilles lige foran en cafe, men også når indehaveren af f.eks. en ostebutik føler sig pålagt unfair konkurrence fra en mobil ostehandler.
 
Modsat har Holbæk som by en interesse i, at der er så meget liv som muligt på f.eks. Ahlgade, og de tilstødende butikker mener ofte, at mobile boder giver mere lokalt liv og dermed mere omsætning til f.eks. tøjbutikker.
 
En del af dette område udgøres af taksten for mobile eller stationære stadepladser, idet en høj pris vil gøre boderne mindre interessante og omvendt. Det nugældende takstblad er vedlagt som bilag 3 i vejledningen.
 
Da omkostningerne til et mobilt stade med ferske fødevarer, f.eks. ost, kød og fisk, er langt lavere end til en tilsvarende butik – også når ulemperne medregnes – føler butikkerne sig med en vis ret udsat for unfair konkurrence.
 
Principielt gælder det samme forhold for f.eks. stader med tøj og sko, men administrationen har kun fået henvendelser vedr. ost og kød. Seneste henvendelse vedlægges som bilag 2.
 
Administrationen mener derfor, at stader med ferske fødevarer kun skal have tilladelse til salg én dag ugentligt. I øjeblikket har en ostevogn tilladelse til to dage og en kødvogn én dag ugentligt. Ostevognen vil derved blive reduceret til en enkelt dag, mens kødvognen kan fortsætte uændret.
 
 
Forpligtelser ved leje af areal
Administrationen stiller en række standardbetingelser ved leje af arealer, f.eks. forbud mod maling på fortovet, krav om oprydning osv. Derimod stiller administrationen sædvanligvis ikke krav om omfang af anvendelsen.
 
I visse særlige tilfælde kan det imidlertid give mening at stille krav til anvendelsen af arealet. F.eks. udlejes en stor del af Torvet (Ahlgade ud for Sparekassen i nr. 51) i det meste af december til juletræssalg. Lejer har fået tilladelse til at indhegne arealet, da det er praktisk umuligt at flytte lageret af juletræer hver dag eller sikre mod tyveri på anden måde end ved indhegning. I et sådant tilfælde bør der være mulighed for at stille krav om åbningstider, der svarer til Ahlgades butikker for at undgå, at Torvet ligger hen som et dødt afspærret område i store dele af butikkernes åbningstid.
 
Administrationen mener derfor, at der i særlige tilfælde skal være mulighed for at stille krav til anvendelse af de lejede arealer.
 
 
Midlertidig lukning
En af betingelserne for leje af areal på Ahlgade er, at lejemålet kan suspenderes midlertidigt uden kompensation ved større arrangementer som f.eks. Skvulp Festival eller Sundhedsdagen, hvad enten disse arrangementer er i kommunalt regi eller under f.eks. Byforum.
 
Administrationen mener derfor, at denne betingelse bibeholdes uændret.
 
 
Fredeliggørelse og forsøg med ensretning
Kørebanen på Ahlgade kan ved eventuelle forsøg med ensretning delvist kunne anvendes til f.eks. yderligere udeservering, vareudstilling el.lign.
 
Dette kan blive relevant, da Holbæk Kommune netop nu er i dialog med Holbæk Byforum og andre interessenter om et sådant forsøg hen over sommeren.
 
Disse midlertidige arealer kan enten tilbydes til lejeren af det nærmeste udlejningsareal – dvs. den tilstødende butik - eller det kan udbydes frit. Da lejeperioden for disse arealer er forkortet, bør lejen nedsættes i forhold til de nuværende arealer, f.eks. til halvdelen. Denne takst kan passende evalueres i sammenhæng med evalueringen af forsøget med ensretning af Ahlgade.
 
Det frigjorte areal er et nyt areal, som ikke er indgået i forudsætningerne ved fastsættelse af leje for de forskellige butikker på Ahlgade. Derudover er formålet med forsøg med ensretningen bl.a. at skabe mere liv i midtbyen.
 
Administrationen mener derfor, at disse midlertidige arealer skal udbydes frit, således at alle butikker på Ahlgade kan anmode om at leje dem.
 
Bannere og plakater
Kommunen tilbyder, at der i forbindelse med arrangementer kan ophænges op til tre bannere på hver side af gangbroen over Valdemar Sejrsvej og kun der. Pladserne er stærkt efterspurgte, og administrationen må jævnligt afslå ønsker om ophængning. Der er derfor behov for en prioritering af ønskerne.
 
Administrationen mener, at budskaber og indhold på bannere skal være af almen interesse for kommunens borgere og må ikke have et rent kommercielt indhold.
 
Takster
De nuværende takster fremgår som nævnt af vejledningen og modsvarer et provenu på ca. 715.000 kr. om året.
 
I øjeblikket opkræves der ikke betaling for el. Da elforbrug på stadepladser medfører en udgift for kommunen, finder administrationen det mest naturligt, at denne udgift afholdes af stadepladsholderne.
 
Administrationen har undersøgt taksterne i Ringsted, Næstved og Slagelse. Ringsted har valgt at gøre stadepladser gratis frem til 2020, mens der opkræves betaling for el. Slagelses takster er på niveau med Holbæks nuværende priser, mens Næstved har gradueret taksterne, men på et højere niveau end Holbæk. Disse byers takster er vedlagt som bilag 3.
 
Endvidere har Vejdirektoratet for nylig i vejledningen til Vejloven noteret, at ”Vejmyndigheden skal tilstræbe, at betalingen svarer til direkte og indirekte udgifter i forbindelse med den forretningsmæssige, ikke-trafikale, råden over vejarealet.”
 
Dette krav vedrører ikke den enkelte ansøgning, men gælder for området som helhed, og der er derfor en vis mulighed for at graduere de forskellige takster inden for denne ramme. Flere kommuner, som administrationen har kontaktet, har bibeholdt det hidtidige niveau og har forklaret, at de i givet fald vil kunne opstille et regnskab, som demonstrerer den ønskede sammenhæng mellem lejeindtægter og udgifter. Dette regnskab vil også kunne opstilles i Holbæk Kommune.
 
På denne baggrund mener administrationen, at det nuværende niveau bør opretholdes, men at der indføres en fast betaling for elforbrug.

Økonomiske konsekvenser
Med de nuværende takster har kommunen et provenu på ca. 715.000 kr. årligt. Provenuet skal dog fratrækkes udgifter til elforbrug for stadepladserne, men denne udgift kendes ikke.
 
I øjeblikket udleveres en nøgle til elskabet på Torvet mod betaling af depositum, så der kan uden nævneværdigt besvær samtidig opkræves en egentlig betaling.
 
Hvis der indføres en brugerbetaling for elforbrug på stadepladserne, og taksterne i øvrigt videreføres uændret, vil det medføre et nettoprovenu på 715.000 kr.

Øvrige konsekvenser
Når vejledningen er godkendt, vil den blive lagt på Holbæk Kommunes hjemmeside.

Høring
Administrationen sender et høringsbrev til Holbæk Byforum med henblik på inddragelse af de erhvervsdrivende. Der bliver ligeledes sendt et høringsbrev til Handicaprådet og Ældrerådet.
 
Derudover bliver der lagt et spørgeskema på kommunens hjemmeside.

Lovgrundlag – link
Lov om Offentlige veje, nr. 1520 af 27. december 2014.

Sagshistorik, henvisninger
Udvalget har behandlet en orientering om sagen på mødet den 21. marts 2017.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 24-04-2017
Indstilles godkendt, idet vejledningen evalueres efter 1 år.

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Indstilles godkendt, idet vejledningen evalueres efter 1 år.


caseno17-10936_#4175648_v1_vejledning.pdf.pdf
caseno17-10936_#4175230_v1_klage kurt næssted og john harpøth.pdf.pdf
caseno17-10936_#4175622_v1_bilag 3 takster hk og andre kommuner.pdf.pdf

Bilag

Vejledning.pdf
Klage til Kurt Næsted og John Harpøth.pdf
Bilag 3 Takster HK og andre kommuner.pdf


93. Beslutning - Salg af ejendomme og grunde - maj 2017

Beslutning - Salg af ejendomme og grunde - maj 2017

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. administrationen bemyndiges til at sælge den nævnte ejendom

Beskrivelse af sagen
Tølløsevej 46, 4340 Tølløse – hele ejendommen
Tølløsevej 46 består af 2 bygninger, et plejecenter og en administrationsbygning.
 
Selve plejecentret består af servicearealer og 33 boliger som blev fraflyttet d. 1. marts 2017 til det nye OPP plejecenter – Tysingehave, på Sønderstrupvej i Tølløse.
 
Administrationsbygningen bliver brugt af hjemmeplejegrupperne fra Tølløse og St. Merløse samt børneindsatsen og sundhed for børn og unge.
 
Salg af plejecenteret er godkendt på byrådsmødet d. 25. januar, med opfordring om at der administrativt skulle arbejdes med at flytte de administrative funktioner fra administrationsbygningen ved plejecentret i Tølløse, således at et samlet salg af plejecentret bliver muligt.
 
Der arbejdes på at flytte børneindsatsen og sundhed for børn og unge til anden placering, men det er for nuværende ikke muligt at finde anden placering til hjemmeplejegrupperne.
 
Det foreslås at sælge hele ejendommen, men med hjemmeplejen i som lejer i en periode indtil der er fundet anden placering til hjemmeplejen.
 
Da ejendommen på Tølløsevej 46 og ejendommen på Hjortholmvej 9 pt. ligger på samme matrikel,  skal matriklen opdeles i forbindelse med et salg af Tølløsevej 46. Byrådet bemyndiger derfor samtidig med et salg af ejendommen administrationen til at udstykke Tølløsevej 46, således at den får sin egen matrikel. På vedlagte bilag er udstykningen af Tølløsevej 46 markeret med rødt. Markeringen er vejledende, og der kan forekomme ændringer i den endelige udstykning.

Sagshistorik, henvisninger
Pkt. 13 – Beslutning om salg af ejendomme og grunde  - januar 2017 https://holbaek.meetingsplus.dk/committees/byradet/25-01-2017

Beslutning i Økonomiudvalget den 03-05-2017
Indstilles godkendt


caseno16-60160_#4186889_v1_tølløsevej 46 - kortbilag.pdf.pdf

Bilag

Tølløsevej 46 - kortbilag.pdf


94. Beslutning - Godkendelse af salgspriser maj 2017 - Lukket punkt