Økonomiudvalget

Beslutningssag

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at:

Udvalget for Børn/Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at byrådet:

Byrådet besluttede d. 10. december 2014 følgende emner for omstillinger, der skal arbejdes med under Holbæk i Fællesskab i første halvår af 2015:

Medlemmer af de udvalg, hvor omstillingerne bliver forankret, deltager i omstillingerne under deres udvalgsområde. Følgende byrådsmedlemmer, som ikke er i omstillingsgrupperne på grund af deres medlemskab af de stående udvalg, skal indgå i omstillingsgrupperne:

Ved udpegningen af byrådsmedlemmer til de enkelte omstillinger skal byrådet sikre en bred politisk repræsentation i omstillingerne, og at der evt. er repræsentation fra udvalg, som kan bidrage med nye vinkler på omstillingen.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at byrådet:

I oktober 2014 vedtog byrådet budgetaftalen for 2015-2018.

Vi er nu trådt ind i det nye år og bringer budgetaftalen i erindring med det formål at afklare, hvordan der skal følges op på den i løbet af året.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at:

Administrationen har udarbejdet et forslag til en politisk tids- og arbejdsplan for den kommende budgetperiode 2016-2019.

Planen tager, i lighed med sidste år, højde for at byrådet ønsker at inddrage borgere og virksomheder mere aktivt i budgetarbejdet.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

Der er indgået budgetaftale for 2015 – 2018 mellem Venstre, Dansk Folkeparti, Det Radikale Venstre, Det Konservative Folkeparti og Socialdemokraterne.

I aftalen indgår 15 områder til potentialeafklaringer ved konkurrenceudsættelse:

Formålet med potentialeafklaringen er at afdække, hvorvidt det er muligt for Holbæk Kommune selv, at løse opgaven eller om der skal benyttes en ekstern leverandør for levering af den bedst mulige kvalitet til den laveste pris.

For at nå i mål med det aftalte i budgetaftalen foreslås det, at der laves et samlet program for de valgte områder, der skal potentialeafklares.

Programmet skal synliggøre vejen til gevinsterne, og det skal være muligt at følge de forskellige potentialeafklaringer, og forbinde dem med budgetaftalens samlede mål.

Deadline for gennemførelse af programmet er udgangen af 2017.

Af vedlagte bilag fremgår en nærmere beskrivelse af stadier og forslag til tidsplan.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at:

Sagen er et led i byrådets arbejde med at forenkle administrationsgrundlag og regulativer mv.

Baggrund for flagregulativet

Formålet med flagregulativet var at få et politisk besluttet regelsæt for flagning fra kommunens bygninger – herunder hvilke dage og med hvilke flag, der skal flages.

Regulativet læner sig tæt op ad de officielle flagregler og flagdage, og omfatter desuden nogle særlige kommunale flagdage, herunder valgdage, officielle besøg mv.

Flagregulativet blev vedtaget af byrådet den 11. april 2012. Efterfølgende vedtog byrådet en tilrettet version den 24. januar 2013. Her blev politiets flagdag slettet af regulativet, fordi politiet var flyttet fra Det Gamle Rådhus, og der derfor ikke længere skulle flages fra bygningen på politiets særlige flagdag.

Det vil ikke have økonomiske konsekvenser at afskaffe flagregulativet.

Hvis byrådet afskaffer flagregulativet, vil det fremover være administrationens ansvar at beslutte regningslinjer for flagning fra de kommunale bygninger. Det ansvar havde administrationen også tidligere, og der blev dengang – i det væsentlige - flaget de samme dage.

En afskaffelse vil derfor primært have den konsekvens, at byrådet fremover slipper for at tage stilling til eventuelle tilretninger af flagregulativet.

Økonomiudvalget

Beslutningssag

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at Økonomiudvalget

Demokratieksperimentariet og de stående udvalg har nu drøftet Strategi for brugerundersøgelser.

Som led i strategien har Økonomiudvalget ansvaret for at koordinere indkomne ønsker til undersøgelser til borgerpanelet fra udvalgene. Økonomiudvalget har også ansvar for at beslutte tidsplan for brugerundersøgelser og -pejlinger under Økonomiudvalgets område.

Tidsplan for brugerundersøgelser- og pejlinger for Økonomiudvalgets område

Brugerundersøgelser og -pejlinger har brugerne af en konkret service som målgruppe.

Administrationen foreslår følgende tidsplan for undersøgelser:

Undersøgelser ved brug af borgerpanelet

Borgerpanelundersøgelser har et repræsentativt udsnit af Holbæk borgere som målgruppe.

På baggrund af de stående udvalgs drøftelser af temaer til borgerpanelundersøgelser, foreslår administrationen, at der afsættes plads i tidsplanen til borgerpanelundersøgelser, som knytter sig til omstillingsgrupperne. Temaerne og tidsplanen til omstillingsgruppernes borgerpanelundersøgelser skal ikke godkendes af Økonomiudvalget.

Udvalget bedes på udvalgsmødet desuden beslutte, om der er andre konkrete temaer, som skal indgå i tidsplanen.

Hvis der viser sig et behov i løbet af 2015, så vil det være muligt for udvalget at beslutte supplerende borgerpanelundersøgelser og brugerundersøgelser og -pejlinger i løbet af året.

Baggrund

Direktionen besluttede i august 2014 en ny strategi for brugerundersøgelser. Strategien understøtter arbejdet i Demokratieksperimentariet og gør det muligt at gennemføre brugerundersøgelser hyppigere og nemmere. Strategien lægger op til, at byrådet kan anvende brugerundersøgelser mere systematisk til at udvikle kerneopgaverne og følge op på politiske målsætninger.

Den nye strategi for brugerundersøgelser har tre spor:

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at

I henhold til bekendtgørelse nr. 683 af 20-06-2007 skal byrådet fastsætte en takst for tilbud vedrørende de specialiserede kommunale tilbud.

Efter budgetvedtagelsen for budget 2015 er der foretaget en korrektion af flere af taksterne på børne- og voksenspecialområdet. Taksterne bliver derfor fremlagt til godkendelse.

Økonomiudvalget, byrådet.

Beslutningssag.

Administrerende direktør Hans Søie indstiller, at:

Boligselskabet Sjælland har fremsendt Skema A for helhedsplanen for renovering af afdeling 403 Bent Grubbes Vej og Marievej, Holbæk.

Byrådet godkender samtidig, at:

Helhedsplanen, som vedrører renovering af køkkener, badeværelser, tag, vinduer og døre, samt afløb m.m., er foreløbig behandlet og godkendt af Landsbyggefonden.

Landsbyggefondens endelige tilsagn kræver kommunens anbefaling og fornødne garantistillelse.

Afdeling 403 Bent Grubbes Vej og Marievej, Holbæk består af 12 dobbelt huse med i alt 24 boliger. Boligerne er opført i 1944.

Kommunen skal stille 100 % kommunegaranti for realkreditlånet til de støttede arbejder på 12.358.543 kr. Landsbyggefonden stiller 50 % regaranti for lånet.

Der skal ikke stilles kommunegaranti for realkreditlånet til de ustøttede arbejder.

Kommunegaranti for lån til alment boligbyggeri påvirker ikke kommunens låneramme.

Kommunen skal ydes et rente- og afdragsfrit lån til kapitaltilførsel på 200.000 kr. i 2016.

Den samlede kapitaltilførsel udgør 1.000.000 kr. og finansieres således:

Almenboliglovens §§ 29, 91, 91a, 92

Driftsbekendtgørelsen §§ 45 og 76, stk. 4

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at der træffes beslutning om:

Frivillige i Ugerløse har iværksat projektet ”Ugerløse i Bevægelse – den nye historie”. Projektets formål er at skabe aktivitet og sammenhed i lokalområdet gennem nye faciliteter for bevægelse og leg i Ugerløse.

Projektet har opnået tilsagn om støtte i form af 153.000 kr. i LAG-midler. Disse midler bliver først udbetalt, når projektet er etableret. Derfor søger foreningen om kommunal mellemfinansiering på 153.000 kr.

Projektet skal ses i lyset af ”Holbæk i Fællesskab”. Derudover vil projektet på langt sigt være med til at gøre lokalområdet mere attraktivt for nye beboere, ved at skabe et aktivt bevægelsestilbud og samlingssted i Ugerløse.

Projektets indhold

Projektet vil etablere en offentlig tilgængelig aktivitetsplads ved i Ugerløse tæt på skole og idrætsfaciliteter. De nye faciliteter vil kunne bruges af både børn og voksne til fysisk aktivitet. Aktivitetspladsen vil indeholde klatretårn, skaterfaciliteter og parkour-anlæg samt opholdsfaciliteter (se vedlagte projektbeskrivelse).

Foreningen forventer at kunne begynde anlægsfasen i foråret 2015, så projektet kan indvies i sommeren 2015.

Foreningen afholder selv driftsudgifterne, når faciliteterne er opført.

Kommunale tilskud til projektet

Projektet har modtaget tilsagn om følgende kommunale tilskud

Derudover besluttede Udvalget for Kultur og Fritid, den 5. januar 2015, at yde et tilskud til projektet på 40.000 kr.

Det samlede anlægsbudget for projektet er 311.750 kr.

Den samlede anlægsfinansiering er:

Mellemfinansiering

Mellemfinansieringen vil indebære et midlertidigt træk på kommunens kassebeholdning. Det betyder, at i det/de år, hvor mellemfinansieringen bliver udbetalt, skal der gives en tillægsbevilling, der svarer til udlægget i det pågældende år.

Mellemfinansieringen vil være betinget af:

Såfremt projektet – mod forventning – ikke bliver fuldført efter igangsættelsen, er der en risiko for, at Holbæk Kommune ikke kan – helt eller delvist – få det udlagt beløb retur igen.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

Historik

Som del af Holbæk i Fælleskab har byrådet besluttet, at der skal realiseres en reduktion af kommunens udgifter til drift af kommunens ejendomme (arealoptimering) på 20 mio. kr. inden udgangen af 2018. Omregnet til kvadratmeter på baggrund af nøgletal betyder dette, at der skal ske en reduktion af kvadratmeterantallet med ca. 15 %.

Økonomiudvalget drøftede på møde 5. november 2014 10 principper for arealoptimering og udtrykte i forlængelse af drøftelsen ønske om, at der blev udarbejdet et revideret oplæg med færre og lettere forståelige principper. På denne baggrund er oplægget revideret, og antallet af principper er reduceret til 3 stk.

De 3 reviderede principper

Princip 1: Bygningerne skal anvendes af flere personer pr. kvadratmeter og i længere tidsrum.

For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at undersøge om bygningerne udnyttes optimalt i den tid de er i brug? Samtidig skal det undersøges om bygningerne kan anvendes af andre funktioner i de tidsrum hvor bygningerne ikke benyttes til det nuværende formål. For at få plads til flere funktioner i bygningerne kan det være nødvendigt at forskellige personalegrupper deler eks. køkken-, møde- og omklædningsfaciliteter. Det betyder eks. at alle personalegrupper på en skole deler samme personalefaciliteter.

Princip 2: Der anlægges en økonomisk helhedsvurdering når funktioner flyttes og samles i færre bygninger.

For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt at flytte funktioner sammen. Der anlægges en samlet økonomisk vurdering, hvor både direkte driftsudgifter og afledte udgifter til eks. øget transport mv. medregnes. Der vil ofte kunne realiseres den største besparelse ved at samle funktioner i bygninger med middel eller god bygningsmæssig stand (kategori 1-3) og så frasælge dårligt udnyttede bygninger samt bygninger i dårlig stand (kategori 4-5). Det kan i enkelte tilfælde være nødvendigt at samle funktioner i bygninger i dårlig stand, hvis disse ikke kan sælges og derfor vil påføre kommunen forsatte udgifter.

Princip 3: Bygninger kan kun tages i anvendelse efter en samlet vurdering af lokalebehovet på tværs af kommunens fagområder.

For at kunne øge kvadratmeterudnyttelsen er det nødvendigt, at der anlægges et helhedsperspektiv og, at bygningerne anvendes ud fra hvad der er mest optimalt for hele kommunen og ikke i forhold til, hvad der giver mest mening for et enkelt fagområde. Det betyder også, at bygningerne ikke ”ejes” af eller kan disponeres over, af de funktioner som anvender bygningerne i dag. Hvis der skal ske en ændring af anvendelsen, så skal dette ske, efter der er foretages en samlet central vurdering af lokalebehovet ud fra geografiske og faglige behov.

Ansvarsfordeling mellem Økonomiudvalg og administration

For at realisere reduktionen er det nødvendigt, at der arbejdes med arealoptimering på tværs af hele organisationen og arealoptimering berører derfor mange forskellige interessenter (brugere, politikere og ansatte). Det betyder samtidigt, at det ofte er uklart hvem af de mange interessenter, der kan træffe den endelige beslutning når eksempelvis en funktion skal flyttes fra en matrikel til en anden matrikel. Den manglende klarhed medfører, at simple arealoptimeringer ofte trækker ud, og at muligheden for et helhedsorienteret syn på den kommunale bygningsmasse forsvinder.

For at imødegå problemstillingen om uklarhed om beslutningskompetence indstilles det, at Økonomiudvalget fastlægger rammer og principper for arealoptimeringer, og at administrationen inden for disse forestår det konkrete arbejde.

Der vil fortsat i visse tilfælde være behov for, at der træffes konkrete politiske beslutning før, der kan foretages arealoptimering eksempelvis hvis arealoptimering forudsætter nybyggeri eller lovgivning kræver dette. Ligeledes kræver frasalg af bygninger fortsat politisk behandling.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

Historik

Primo 2013 indgik Holbæk Kommune kontrakt på opførelsen af en ny dagsinstitution, Midgård, i Tølløse med hovedentreprenør Jönssons A/S. Jönssons A/S gik konkurs 19. november 2013. Byggeriet af Midgård blev kort efter under stormen Bodil i december 2013 skadet og den bærende konstruktion skulle efterfølgende rettes op.

Frem til sommeren 2014 blev projektet afklaret, så der kunne gennemføres et nyt udbud.

Desværre løb byggeriet efterfølgende ind i yderligere en forsinkelse. Holbæk Kommune var nødsaget til at ophæve entreprisekontrakten med tagpap entreprenøren. Der er efterfølgende indgået en ny kontrakt med næst billigste tagpapentreprenør fra udbudsfasen. I perioden efter opsigelse af kontrakten med Icopal var konstruktionen desværre afdækket mangelfuldt. Dette resulterede i en omfattende vandskade og skimmesvamp.

Behov for ekstrabevilling

Udbedring af vandskade

De samlede udgifter til udbedring af vandskaden forventes at beløbe sig til i alt 8,2 mio. kr. ekskl. moms. Da de endelige omkostninger ikke kendes før senere i byggeriet indeholder det samlede beløb 10 % til uforudseelige udgifter, svarende til godt 0,7 mio. kr. ekskl. moms. Der er indgået aftale med HM Gruppen om at dele udgiften på 3,0 mio. kr. ekskl. moms til fjernelse af vandskadede bygningsmaterialer samt genopførelse til samme stade. Holbæks Kommunes umiddelbare udgifter beløber sig derfor på grund af vandskaden til 8,2 – 1,5 = 6,7 mio. kr. ekskl. moms.

Det er under overvejelse at gennemføre en voldgiftsag med henblik på at fastslå evt. erstatningsansvar. Administrationen udarbejder et notat om disse overvejelser med indstilling til byrådets godkendelse. Det er vigtigt at pointere, at udgifter til at indlede og gennemføre en evt. voldgiftssag ikke er indeholdt i budgettet for vandskaden. Det vil kræve en særskilt bevilling.

Uforudseelige udgifter samt ændret vejadgang

Normalt afsættes et rimeligt beløb til uforudseelige udgifter i forbindelse med byggerier. Der er på nuværende tidspunkt gjort et ret stort indhug i disse reserver.

Administrationens vurdering er, at de ikke-disponerede midler er stramt kalkuleret. Der er bl.a. ikke afsat uforudseelige udgifter til rådgivere. Der søges derfor om en tillægsbevilling på 0,9 mio. kr. ekskl. moms. til dækning af de supplerende uforudseelige udgifter. I dette beløb er indeholdt 0,27 mio. kr. til en ændret udkørsel fra Midgård til Tølløsevej. Endelig udformning er under afklaring.

Honorar til byggeledelsen

Det har som følge af byggeriets udvikling været nødvendigt at ansætte en ekstern byggeleder. Udgiften til honorar til byggelederen forventes at blive på i alt 0,25 mio. kr.

Der gives en samlet tillægsbevilling til færdiggørelse af Midgård.

Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

Byrådet har den 10. december 2014 vedtaget, at dagsordenspunkter om salg af ejendomme og grunde fremover opdeles således, at beslutningen om salg bliver behandlet på åbent møde, og at priserne for salget bliver fastsat på lukket møde.

Administrationen foreslår, at grunden Murervej 9, 4370 St. Merløse bliver solgt i offentligt udbud.

Grunden er på ca. 32.800 m2 og ligger som råjord til erhverv. Der er ikke nogen lokalplan for området.

En del af grunden bliver i øjeblikket udlejet til foreningen MC Riders. Lejekontrakten er indgået 1. februar 1999, og kan opsiges med et halvt års varsel.

Derudover har nabovirksomheden oplag af containere samt grus og sten på en del af grunden.

Begge parter har ytret ønske om at overtage en del af grunden på forskellige vilkår.

Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget og byrådet.

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at der frigives anlægsmidler til:

Center for Ejendomme varetager ejendomsdriften af kommunens bygninger herunder renovering og foranstaltninger på bygninger, der skal medvirke til at sænke energiforbruget. Der er i budget 2015 afsat anlægsmidler til renovering af kommunens bygninger på i alt 11,5 mio. kr. og anlægsmidler til energibesparende foranstaltninger på i alt 10 mio. kr.

Hvorfor frigives midlerne så tidligt

Midlerne til byggeprojekter skal være anvendt inden udgangen af budgetåret, for at undgå der sker overførsler mellem årene. Derfor skal frigivelsen ske så tidligt på året som muligt, for at sikre, at byggeprojekterne kan blive afsluttet.

Oversigt over renoveringsprojekter

I bilag 1 er en oversigt over hvilke bygninger der i 2015 skal renoveres og/eller, hvor der skal arbejdes med energibesparende foranstaltninger. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i registreret vedligeholdelsesbehov, energimærker samt bygningsreglementet 2010, kap. 6.

Den samlede oversigt kan ændre sig over året, hvis der opstår akutte sager, der kræver en anden disponering af midlerne. Beløbene på de forskellige renoveringer er prisoverslag, da der ikke er indhentet endeligt tilbud endnu.

Oversigten kan også ændre sig som følge af arbejdet med arealoptimering, hvor bygninger løbende rømmes og/eller skal huse nye funktioner, og hvor renoveringsbehovet derfor ændrer sig.

Opfølgning

Som opfølgning på den vedlagte oversigt laver Center for Ejendomme ultimo januar en prioriteret version af bilag 1, der viser vigtigheden af de individuelle projekter.

Derudover vil der i juni komme en status på renoveringsprojekterne til orientering i Udvalget for Klima og Miljø.

Bevillingsskema:

Udover de frigivne midler jf. bevillingsskemaet forventes det, at der overføres anlægsmidler fra renoveringspuljen 2014 til 2015 som led i den samlede opgørelse af drifts- og anlægsmidler, der skal overføres fra 2014 til 2015

Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

Kort beskrivelse af lokalplaner

Lokalplan for Flygtningecenter på Roskildevej i Vipperød skal erstatte den nuværende lokalplan, hvor området er udlagt til motel og kursusvirksomhed. Formålet med Lokalplan for flygtningecenter på Roskildevej i Vipperød (jf. bilag 2) er at udvide anvendelsesbestemmelserne i den nuværende lokalplan til også at omfatte flygtningecenter.

Lokalplan for Solcelleanlæg på Lammefjorden (jf. bilag 1) skal give mulighed for opstilling af et solcelleanlæg, der kan producere op til 67,3 mio. kWt pr. år, hvilket svarer til strømforbruget i ca. 22.000 husstande. Lokalplanområdet omfatter et areal på 180 ha, syd for de eksisterende vindmøller ved Hagesholm.

Delegering

Da kun byrådet kan træffe afgørelse om, at delegere beslutningen om høring samt endelig vedtagelse af planerne, behandles sagen også af byrådet.

For at fremme sagsgangen indstilles der, at beslutning om høring samt endelig vedtagelse af lokalplanen for flygtningecenter på Roskildevej i Vipperød delegeres til administrationen i Holbæk Kommune. Ejendommen har tidligere været anvendt til flygtningecenter, men den tidligere lovhjemmel er bortfaldet og denne anvendelse er derfor ikke længere mulig. Det vurderes, at der i denne lokalplan ikke foretages væsentlige ændringer i forhold til den nuværende lokalplan samt overordnede planlægning og en delegering vil derfor lette sagsgangen betydeligt.

Lokalplanen for solcelleanlæg på Lammefjorden kan ikke delegeres grundet væsentlige forholdt i kommuneplanen samtidig med, at området vil være et nyt rammeområde i kommuneplanen.

Sagen behandles i Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, byrådet

Beslutningssag

Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

a) Forslag til Kommuneplantillæg nr. 3 og den tilhørende VVM-redegørelse (Vurdering af Virkninger på Miljøet) for udvidelse af det eksisterende biogasanlæg.

b) Lokalplanforslag nr. 6.13 for et affaldshåndteringsanlæg og et solenergianlæg ved Audebo.

c) Miljøvurdering af Forslag til kommuneplantillæg nr. 3 og lokalplanforslag nr. 6.13.