UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

lokale 0.13

STARTTIDSPUNKT

25-05-2020 16:30:00

SLUTTIDSPUNKT

25-05-2020 18:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af ældreområdet
3. Godkendelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet
4. Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed den 4. juni 2020
5. Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Børn og Skole den 27. maj 2020
6. Drøftelse af forslag til præsentation af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde
7. Orienteringer
8. Underskriftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 25. maj 2020
Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 25-05-2020

Godkendt.





2. Godkendelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af ældreområdet

Godkendelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af ældreområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere godkendes
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering har afsluttet sin undersøgelse af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere. På baggrund af undersøgelsen har projektudvalget udarbejdet fire anbefalinger og to opmærksomhedspunkter, der skal godkendes på mødet.

Udarbejdelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelsen
Projektudvalget drøftede et 2. udkast til anbefalingerne på deres møde den 27. april. Herefter er udkastet blevet justeret efter udvalgets kommentarer, og der er tilføjet konsekvensbeskrivelser i forhold til økonomi, HR og administration.

Inden anbefalingerne sendes videre til behandling i Udvalget for Ældre og Sundhed i juni 2020 og herefter Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i august 2020, skal projektudvalget godkende anbefalingerne.

Undersøgelsen af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
Projektudvalget har i perioden august 2019 til januar 2020 undersøgt plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere for potentialer for enten afbureaukratisering eller decentralisering. Undersøgelsen bestod af følgende aktiviteter:

  • Et forløb med fire workshops med medarbejdere fra de tre kommunale plejecentre, Nexusteamet(det fælles IT-system) og hjælpemidler.

Som supplement til forløbet har projektudvalget derudover gennemført følgende aktiviteter:

  • Dialogmøde med faglige organisationer på ældreområdet
  • Dialogmøde med Ældrerådet og Handicaprådet
  • Dialogmøde med Ældresagen
  • Vidensoplæg om Aktiv Hele Livet ved chef for Aktiv Hele Livet, Charlotte Larsen
  • Vidensoplæg om velfærdsteknologi ved projektleder Helle Heinemann

 

Økonomiske konsekvenser

Økonomiske konsekvenser i forbindelse med implementeringen af en eller flere anbefalinger, er det beskrevet i bilaget, jf. anbefaling 1-3 og opmærksomhedspunkt 1-2.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogle væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Øvrige konsekvenser

Konsekvenser ved et eller flere anbefalinger, er konsekvenserne beskrevet i bilaget, jf. anbefaling 1-3 og opmærksomhedspunkt 1-2.

Høring

 

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 25-05-2020

Godkendt med følgende ændring:

Anbefaling 2 - Anbefalinger til strategi for nedsættelse af projektudvalg tages ud af anbefalingerne på baggrund af plejecentrene og deres samarbejdspartnere. Anbefalingen indgår fortsat i projektudvalgets samlede anbefalinger, når de behandles af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.



caseno18-25743_#5274559_v1_bilag 1 anbefalinger til plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere.pdf
caseno18-25743_#5274557_v1_bilag 2 faglige kommentarer til anbefalinger til plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere.pdf

Bilag

Bilag 1 Anbefalinger til plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere
Bilag 2 Faglige kommentarer til anbefalinger til plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere


3. Godkendelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet

Godkendelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. Anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af understøttende funktioner på skoleområdet godkendes

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering har afsluttet sin undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet. På baggrund af undersøgelsen har projektudvalget udarbejdet ni anbefalinger, der skal godkendes på mødet.
 

Udarbejdelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelsen

På mødet den 31. marts genbesøgte og evaluerede projektudvalget undersøgelsen. Projektudvalget drøftede den 27. april et udkast til anbefalinger. Udkastet er blevet justeret efter udvalgets kommentarer på mødet den 27. april, og der er tilføjet konsekvensbeskrivelser i forhold til økonomi, HR og administration.

Inden anbefalingerne sendes videre til behandling i Udvalget for Børn og Skole i juni 2020 og herefter Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i august 2020, skal projektudvalget godkende anbefalingerne.
 

Udarbejdelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelsen

Projektudvalget har i perioden november 2019 til marts 2020 gennemført en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner på folkeskoleområdet. Undersøgelsen bestod af følgende:

  • Et dialogmøde med aktører fra skolerne, rengøring, indkøb og drift og vedligehold
  • Tre arbejdsgrupper, der fik til opgave at komme med forslag til løsninger på nogle af de udfordringer, som blev udpeget på dialogmødet
  • Et arbejdsmøde, hvor arbejdsgrupperne præsenterede deres forslag til løsninger for projektudvalget
  • Et arbejdsmøde, hvor projektudvalget samlede op på input fra undersøgelsen.

Som supplement til undersøgelsen har faglige organisationer på skoleområdet og MED-udvalg på skoleområdet svaret på et spørgeskema om udfordringer med rengøring, indkøb og drift og vedligehold på skoleområdet.

Økonomiske konsekvenser

 Økonomiske konsekvenser i forbindelse med implementeringen af en eller flere anbefalinger, er det beskrevet i bilaget, jf. anbefaling 1-9

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogle væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Øvrige konsekvenser

Konsekvenser i forbindelse med implementeringen af en eller flere anbefalinger, er det beskrevet i bilaget i bilaget, jf. anbefaling 1-9

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 25-05-2020

Godkendt.



caseno18-25743_#5274567_v1_bilag 1 anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet.pdf
caseno18-25743_#5272846_v1_bilag 2 faglige kommentarer til anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 Anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet
Bilag 2 Faglige kommentarer til anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet.pdf


4. Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed den 4. juni 2020

Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed den 4. juni 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. indholdet på dialogmødet med Udvalget for Ældre og Sundhed om Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings anbefalinger til plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere drøftes

 

Beskrivelse af sagen

Den 4. juni har Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed, inden dette udvalg skal behandle de fire anbefalinger og to opmærksomhedspunkter, som projektudvalget har udarbejdet på baggrund af deres undersøgelse af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere.  

Formålet med dialogmødet er blandt andet at drøfte baggrund og formål med de enkelte anbefalinger og dermed give Udvalget for Ældre og Sundhed et styrket beslutningsgrundlag.

Som forberedelse til dialogmødet drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering blandt andet, hvordan mødet ønskes afviklet. Det sker med udgangspunkt i følgende punkter:

  1. Anbefalinger præsenteres kort for Udvalget for Ældre og Sundhed, med vægt på anbefalingens intention og begrundelse.
  2. Hvert medlem af projektudvalget præsenterer to anbefalinger hver.
  3. Efterfølgende spørgsmål og dialog med Udvalget for Ældre og Sundhed om anbefalingerne.

Udvalget drøfter eventuelle særlige pointer eller overvejelser som skal fremhæves, og om der er forhold der skal undersøges/afklares inden dialogmødet.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 25-05-2020

Drøftet.





5. Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Børn og Skole den 27. maj 2020

Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Børn og Skole den 27. maj 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. indholdet på dialogmødet med Udvalget for Børn og Skole om Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet drøftes
Beskrivelse af sagen

Den 27. maj har Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde med Udvalget for Børn og Skole, inden dette udvalg skal behandle de ni anbefalinger, som projektudvalget har udarbejdet på baggrund af deres undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet.

Formålet med dialogmødet er blandt andet at drøfte baggrund og formål med de enkelte anbefalinger og dermed give Udvalget for Børn og Skole et styrket beslutningsgrundlag.

dialogmødet giver Udvalget for Børn og Skole desuden en status på implementeringen af projektudvalgets anbefalinger til ledelsesrum og nærledelse, som blev godkendt af Kommunalbestyrelsen i juni 2019.

Som forberedelse til dialogmødet drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering blandt andet, hvordan mødet ønskes afviklet. Der sker med udgangspunkt i følgende punkter:

  • Anbefalinger præsenteres kort for Udvalget for Børn og Skole med vægt på anbefalingens intention og begrundelse.
  • Hvert medlem af projektudvalget præsenterer alle anbefalinger inden for én af de tre understøttende funktioner.
  • Efterfølgende spørgsmål og dialog med Udvalget for Børn og Skole om anbefalingerne.

Udvalget drøfter eventuelle særlige pointer eller overvejelser, som skal fremhæves, og om der er forhold der skal undersøges/afklares inden dialogmødet.

 

Økonomiske konsekvenser

 

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 25-05-2020

Drøftet.





6. Drøftelse af forslag til præsentation af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde

Drøftelse af forslag til præsentation af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. forslag til afrapportering af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde drøftes

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering blev i 2018 nedsat for to år. Projektudvalgets arbejde er nu afsluttet, og udvalgets arbejde, erfaringer og anbefalinger skal samles og gives videre til Kommunalbestyrelsen. På mødet skal udvalget derfor drøfte indhold og form af deres præsentation af deres arbejde.

Forslag til præsentation
Projektudvalget har undersøgt skoleområdet og ældreområdet. Til hver af undersøgelserne har udvalget udarbejdet en række anbefalinger. Som supplement til de anbefalinger, projektudvalget har udarbejdet, foreslår administrationen, at udvalgets arbejde præsenteres i et kort format.

Administrationen udarbejdede et forslag til præsentation af projektudvalget arbejde til mødet den 27. april. Forslaget er efter mødet blevet justeret efter projektudvalgets kommentarer.

På mødet drøfter projektudvalget det justerede forslag til præsentation af udvalgets arbejde ud fra bilag 1. Administrationen forbereder en præsentation.

Projektudvalgets opgave
Et flertal i kommunalbestyrelsen bestående af A, F, L, O og Ø indgik en politisk aftale, som indebar, at der for perioden august 2018 – juli 2020 skulle nedsættes et projektudvalg for afbureaukratisering og decentralisering.

Projektudvalget fik af Kommunalbestyrelsen til opgave at udarbejde konkrete anbefalinger til afbureaukratisering og decentralisering som på én og samme tid skal bidrage til at øge

                     kvaliteten af service til og værdi for borgere, medarbejdere samt virksomheder og lokalområders udvikling

                     effektiviteten i løsning af opgaverne

Det indebar, at hvis et af disse formålsbeskrivelser påvirkes negativt af et givent initiativ, bør der ikke arbejdes videre med en anbefaling af dette tiltag.

Tilrettelæggelse af arbejde
Projektudvalget blev nedsat for to år. De to år var inddelt i fire faser, hvor første fase (august - december 2018) var afsat til indsamling af erfaring og viden. Anden fase (januar – juni 2019 og oktober 2019 -marts 2020) og tredje fase (juni 2019 – januar 2020) var afsat til en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet og ældreområdet. Fjerde fase var afsat til at udarbejde og kvalificere de endelige anbefalinger.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 25-05-2020

Drøftet.



caseno18-25743_#5272842_v1_bilag 1 forslag til præsentation til sommerseminar.pdf

Bilag

Bilag 1 Forslag til præsentation til sommerseminar


7. Orienteringer

Orienteringer
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orienteringssag

Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen.





8. Underskriftark

Underskriftark