UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.16

STARTTIDSPUNKT

27-04-2020 16:30:00

SLUTTIDSPUNKT

27-04-2020 18:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Drøftelse af udkast til anbefalinger på baggrund af undersøgelse af ældreområdet
3. Drøftelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet
4. Drøftelse af forslag til afrapportering af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde
5. Orienteringer
6. Underskriftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 27. april 2020
Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-04-2020

Godkendt.





2. Drøftelse af udkast til anbefalinger på baggrund af undersøgelse af ældreområdet

Drøftelse af udkast til anbefalinger på baggrund af undersøgelse af ældreområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. udkast til anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere drøftes
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering har i perioden august 2019 til januar 2020 undersøgt plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere for at finde potentialer for enten afbureaukratisering eller decentralisering. Projektudvalget har i perioden afholdt:

Et forløb med fire workshops med medarbejdere fra de tre kommunale plejecentre, Nexusteamet og hjælpemidler.

Som supplement til forløbet har projektudvalget derudover gennemført følgende aktiviteter:

                                         Dialogmøde med faglige organisationer på ældreområdet

                                         Dialogmøde med Ældrerådet og Handicaprådet

                                         Dialogmøde med Ældresagen

                                         Vidensoplæg om Aktiv Hele Livet ved Chef for Aktiv Hele Livet, Charlotte Larsen

                                         Vidensoplæg om velfærdsteknologi ved projektleder Helle Heinemann

 

Som læsevejledning er bilaget farvekodet med følgende kategorier:

  • Indenfor PADs kommissorium - kræver politisk behandling
  • Indenfor PADs kommissorium, medarbejderdreven løsning - kræver ikke politisk behandling
  • Udenfor PADs kommissorium – sendes videre til andet udvalg
  • Øvrige - kræver ikke politisk behandling /Behandles administrativt.

På deres møde den 31. marts drøftede projektudvalget et førsteudkast til anbefalinger. På mødet den 27. april skal projektudvalget drøfte 2. udkast af anbefalingerne, mens projektudvalgets endelige anbefalinger skal godkendes på udvalgsmødet i maj. Anbefalingerne fra projektudvalget behandles i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen august 2020.

Til drøftelsen er udarbejdet følgende materiale:

                                         Bilag 1: Udkast til anbefalinger og opmærksomhedspunkter på baggrund af undersøgelse af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere.   

Drøftelse på mødet den 27. april vil tage udgangspunkt i en gennemgang af bilag 1. Administrationen udarbejder en præsentation med indhold andet udkast til anbefalingerne. 

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-04-2020

Drøftet.



caseno18-25743_#5245717_v1_bilag 1 pads anbefalinger til plejecentrene og deres samarbejdspartnere_endelig.pdf

Bilag

Bilag 1 PADs anbefalinger til plejecentrene og deres samarbejdspartnere


3. Drøftelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet

Drøftelse af anbefalinger på baggrund af undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. Anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af understøttende funktioner på skoleområdet drøftes

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget har i perioden november 2019 til marts 2020 gennemført en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner på folkeskoleområdet. Undersøgelsen bestod af følgende:

  • Et dialogmøde med aktører fra skolerne, rengøring, indkøb og drift og vedligehold
  • Tre arbejdsgrupper, der fik til opgave at komme med forslag til løsninger på nogle af de udfordringer, som der blev udpeget på dialogmødet
  • Et arbejdsmøde, hvor arbejdsgrupperne præsenterede deres forslag til løsninger
  • Et arbejdsmøde for projektudvalget, hvor projektudvalget samlede op på input fra undersøgelsen.

Som supplement til undersøgelsen har faglige organisationer på skoleområdet og MED-udvalg på skoleområdet fået tilsendt et spørgeskema om udfordringer med rengøring, indkøb og drift og vedligehold på skoleområdet.

På deres møde den 31. marts genbesøgte og evaluerede projektudvalget undersøgelsen. På baggrund af denne drøftelse skal projektudvalget på mødet den 27. april udarbejde et førsteudkast til anbefalinger. Anbefalingerne færdigbehandles via mail frem mod projektudvalgets møde i maj, hvor de endelige anbefalinger skal godkendes. Anbefalingerne fra projektudvalget behandles i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen august 2020.

Til drøftelsen er udarbejdet følgende materiale:

  • Bilag 1: Forslag til anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af de understøttende funktioner på skoleområdet    
  • Bilag 2: Baggrundsmateriale til undersøgelsen af de understøttende funktioner på skoleområdet.

Som læsevejledning er begge bilag farvekodet med følgende kategorier:

  • Indenfor PADs kommissorium - kræver politisk behandling
  • Indenfor PADs kommissorium, medarbejderdreven løsning - kræver ikke politisk behandling
  • Udenfor PADs kommissorium – sendes videre til andet udvalg
  • Øvrige - kræver ikke politisk behandling /Behandles administrativt.

 

Bilag 1, indeholder et udkast til anbefalinger på baggrund af undersøgelsen af de understøttende funktioner på skoleområdet. Udkastet er udarbejdet på baggrund af drøftelserne på mødet den 31. marts 2020.

Bilag 2 indeholder løsningsforslag fra arbejdsgrupperne og opsamlingen på spørgeskemaundersøgelsen om indkøb, rengøring og drift og vedligehold på skoleområdet sendt til faglige organisationer og MED-udvalg på skoleområdet.

Derudover er der udarbejdet en opsamling af hovedpointer fra arbejdsmødet den 19. februar. Opsamlingen er udsendt per mail til udvalget.

Drøftelse på mødet den 27. april vil tage udgangspunkt i en gennemgang af bilag 1.  Administrationen udarbejder en præsentation med indhold fra opsamlingen.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-04-2020

Drøftet.



caseno18-25743_#5245682_v1_bilag 1 bruttoliste til pads anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet.pdf

Bilag

Bilag 1 Bruttoliste til PADs anbefalinger til understøttende funktioner på skoleområdet


4. Drøftelse af forslag til afrapportering af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde

Drøftelse af forslag til afrapportering af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. forslag til afrapportering af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings arbejde drøftes

 

Beskrivelse af sagen

Et flertal af kommunalbestyrelsen bestående af A, F, L, O og Ø indgik en politisk aftale, som indebar, at der for perioden august 2018 – juli 2020 skulle nedsættes et projektudvalg for afbureaukratisering og decentralisering.

Projektudvalget fik til opgave at udarbejde konkrete anbefalinger til afbureaukratisering og decentralisering som på én og samme tid skal bidrage til at øge

                     kvaliteten af service til og værdi for borgere, medarbejdere samt virksomheder og lokalområders udvikling

                     effektiviteten i løsning af opgaverne

Det indebar, at hvis et af disse formålsbeskrivelser påvirkes negativt af et givet initiativ, bør der ikke arbejdes videre med en anbefaling af dette tiltag.

Projektudvalget er nedsat for to år. De to år er inddelt i fire faser, hvor første fase (august - december 2018) var afsat til indsamling af erfaring og viden. Anden fase (januar – juni 2019 og oktober 2019 -marts 2020) og tredje fase (juni 2019 – januar 2020) er afsat til en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet og ældreområdet. Fjerde fase er afsat til at udarbejde og kvalificere de endelige anbefalinger.

Projektudvalgets undersøgelser af skoleområdet og ældreområdet er nu afsluttet. Udvalgets arbejde, erfaringer og pointer skal samles og gives videre. Som supplement til udvalgets anbefalinger foreslår administrationen, at udvalgets arbejder præsenteres i et kort format.

Administrationen foreslår at afrapporteringen koncentreres om, hvordan projektudvalget har arbejdet, væsentlige erfaringer og pointer, erfaringer fra de to undersøgelser og de to undersøgelsers form og aktiviteter. 

Administrationen foreslår at præsentationen indeholder følgende afsnit:

  • Baggrund for arbejdet
  • Formål
  • Opgaven
  • Arbejdsform
  • Undersøgte hypoteser
  • Særlige pointer og anbefalinger fra udvalgets to undersøgelser

Forslag til form og indhold er præsenteret som et forslag i bilag 1. Administrationen foreslår at præsentation og anbefalinger indgår i den samlede afrapportering.

På mødet drøfter projektudvalget afrapportering af eget arbejde ud fra bilag 1. Administrationen forbereder en præsentation.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-04-2020

Drøftet.



caseno18-25743_#5245683_v1_bilag 1 forslag til afrapportering.pdf

Bilag

Bilag 1 Forslag til afrapportering


5. Orienteringer

Orienteringer
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orienteringssag

Beskrivelse af sagen

 

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen.

 





6. Underskriftark

Underskriftark