UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

lokale 2.11

STARTTIDSPUNKT

27-01-2020 16:30:00

SLUTTIDSPUNKT

27-01-2020 18:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af plan for udarbejdelse af anbefalinger på skoleområdet og ældreområdet
3. Orientering om indkøb, rengøring og drift og vedligehold på skoleområdet
4. Orienteringer
5. Underskriftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 27. januar 2020
Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-01-2020

Godkendt.





2. Godkendelse af plan for udarbejdelse af anbefalinger på skoleområdet og ældreområdet

Godkendelse af plan for udarbejdelse af anbefalinger på skoleområdet og ældreområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. tidsplan for udarbejdelse af anbefalinger skoleområdet og ældreområdet godkendes
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde den 7. september 2018 at inddele deres to år i fire faser: 

  • Første fase (august - december 2018): Indsamling af viden i og uden for organisationen.
  • Anden fase (januar – juni 2019): Undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet.
  • Tredje fase (september 2019 – januar 2020): Undersøgelse af ældreområdet,
  • Fjerde fase (februar – 30. juni 2020): Udarbejdelse af anbefalinger.

 

Da undersøgelsen af ældreområdet afsluttes i januar 2020, mens undersøgelsen af de understøttende funktioner på skoleområdet afsluttes med et opsamlende møde i marts måned 2020 tilrettelægges projektudvalgets arbejde med anbefalinger i to spor: 

  • Anbefalinger vedrørende de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere på ældreområdet og
  • Anbefalinger vedrørende understøttende funktioner (rengøring, indkøb samt drift og vedligehold) på skoleområdet.

 

Det enkelte spor tilrettelægges med følgende aktiviteter på udvalgets ordinære møder:

 

  • Opsamling: Fælles opsamling af opmærksomhedspunkter og pointer fra undersøgelserne
  • Forslag til anbefalinger: Fælles drøftelse af anbefalinger.
  • Drøftelse af anbefalinger: Drøftelse og ændringsforslag til 1. udkast af anbefalinger
  • Endelige anbefalinger: Godkendelse af anbefalinger

Dialogmøder med relevante udvalg: Dialogmøderne forventes lagt uden for projektudvalgets ordinære møder.

Projektudvalget kommenterer i forbindelse med udarbejdelsen anbefalingerne udkast mellem de ordinære møder i det omfang, det er nødvendigt, så udarbejdelsen kan forløbe inden for den afsatte tidsramme.

De to spor sættes i gang igangsat forskudt af hinanden, således, at projektudvalget påbegynder spor et om anbefalinger på ældreområdet på det ordinære møde i februar. Spor to om anbefalinger på skoleområdet igangsættes i marts. Sideløbende med udarbejdelsen af anbefalingerne behandler udvalget formen for deres afrapportering til Kommunalbestyrelsen.

For en grafisk illustration af forløbet se bilag 1.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-01-2020

Godkendt.



caseno18-25743_#5150699_v1_plan for udarbejdelse af anbefalinger første halvår 2020.pdf

Bilag

Plan for udarbejdelse af anbefalinger første halvår 2020


3. Orientering om indkøb, rengøring og drift og vedligehold på skoleområdet

Orientering om indkøb, rengøring og drift og vedligehold på skoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orienteringssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. projektudvalget r orientering om indkøb, rengøring og drift og vedligehold på skoleområdet til efterretning

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget godkendte den 21. oktober en plan for undersøgelsen af drift og vedligeholdelse, rengøring og indkøb på skoleområdet.

Undersøgelsen blev indledt med et dialogmøde den 6. november 2019 med medarbejderne fra skolerne, medarbejdere fra de administrative centre på skoleområdet og medarbejder og ledere fra Drift og Vedligeholdelse, Rengøring og Indkøb. Den 18. november 2019 godkendte projektudvalget tre opgaver udarbejdet ud fra de input og udfordringer, medarbejdere og ledere havde udpeget på. Ultimo november blev tre arbejdsgrupper, der skulle udarbejde forslag til løsninger på de opgaver, nedsat.

Som forberedelse til projektudvalgets videre arbejde med undersøgelsen af understøttende funktioner har medarbejdere fra Rengøring, Indkøb og Drift og Vedligehold udarbejdet en video med et oplæg, der give en kort introduktion til de tre funktioner på skoleområdet. 

Formålet med introduktionen er at give PAD projektudvalget viden om, hvordan arbejdsgange og opgavefordeling mellem folkeskolerne og Indkøb, Rengøring og Drift og Vedligehold er tilrettelagt i dag, og hvorfor de er tilrettelagt, som de er. Introduktionen bygger videre på det oplæg, fagmedarbejderne gav på dialogmødet den 6. november.

Forud for mødet den 27. januar ses de tre videoer med oplæg. På selve mødet er der afsat 30 min. til dialog med medarbejderne fra hver af de tre afdelinger hver af funktionerne.

Arbejdsmøde

Introduktionen er også en forberedelse til den 19. februar 2020, hvor de tre arbejdsgrupper om rengøring, indkøb og drift og vedligehold præsenterer deres forslag til løsninger på de opgaver, projektudvalget godkendte 18. november 2019.

På mødet den 19. februar er der afsat to timer til hver af arbejdsgrupperne. Hver arbejdsgrupper indleder med en præsentation af opgave og løsning, herefter er der afsat tid til dialog. Efter dialogen er der afsat 30 min. til intern drøftelse blandt projektudvalgets medlemmer.

Som forberedelse til arbejdsmødet modtager projektudvalget en skematisk fremstilling af arbejdsgruppernes løsningsforslag.

Projektudvalget arbejder herefter videre med input fra arbejdsgrupperne i perioden februar til marts 2020.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 27-01-2020

Taget til efterretning.



caseno18-25743_#5097051_v1_dialogmøde - brugerrejse indkøb.pdf.pdf
caseno18-25743_#5097049_v1_dialogmøde - brugerejse -rengøring.pdf.pdf
caseno18-25743_#5097048_v1_di87e6~1.pdf.pdf
caseno18-25743_#5151710_v1_pad historisk tilbageblik -rengøring.pdf

Bilag

Bilag 2 Dialogmøde - Brugerrejse Indkøb.pdf
Bilag 3 Dialogmøde - Brugerejse -Rengøring.pdf
Bilag 4 Dialogmøde - Brugerrejse Drift og Vedligehold
Bilag 1 Rengøring på skoleområdet - Historisk tilbageblik


4. Orienteringer

Orienteringer
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orieteringssag

 

Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen.





5. Underskriftark

Underskriftark