UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Dagsorden

STED

lokale 0.13

STARTTIDSPUNKT

09-12-2019 16:30:00

SLUTTIDSPUNKT

09-12-2019 18:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Drøftelse af status på undersøgelsen af plejecentrene og deres samarbejdspartnere
3. Drøftelse af plan for udarbejdelse af anbefalinger til skoleområdet og ældreområdet
4. Møde med repræsentanter fra Ældresagen, Alzheimerforeningen og Hjernesagen om det bøvl, der kan opstå i samarbejdet med de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
5. Orienteringer
6. Underskriftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 9. december 2019

 





2. Drøftelse af status på undersøgelsen af plejecentrene og deres samarbejdspartnere

Drøftelse af status på undersøgelsen af plejecentrene og deres samarbejdspartnere
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag 

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. opsamling på tredje workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” drøftes 
  2. orientering om status på planlægningen af fjerde workshop i ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” tages til efterretning
  3. opmærksomhedspunkter og pointer fra dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed den 9. november drøftes

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde i marts 2019, at undersøgelsen af ældreområdet skulle tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med forhandlingsfællesskabet Fremfærd og ud fra metoden samskabt styring. 

Forløbet består af fire workshops med en tilhørende opgave, der skal løses som forberedelse til den efterfølgende workshop. Forløbet har fået overskriften ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”, og indeholder blandt andet en undersøgelse af tre plejecentre med inddragelse af medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Den første workshop blev afholdt den 29. august. På workshoppen udpegede og beskrev deltagerne, det bøvl, de oplever i deres hverdag. Bøvlet blev formuleret som en udfordring, hvorefter alle deltagere udvalgte en udfordring, som de undersøgte mærmere blandet ved at inddrage alle medarbejdergrupper, der var berørt af udfordringen.

På den anden workshop den 26. september arbejdede deltagerne videre med de udvalgte udfordringerne. På workshoppen fik deltagerne også præsenteret metoder til at arbejde med løsninger.

Den tredje workshop blev afholdt den 31. oktober og her arbejdede deltagerne videre med deres forslag til løsninger på udfordringer. Derudover udarbejdede deltagerne en plan for, hvordan de løsninger, de havde udarbejdet skulle testes.

På den fjerde workshop den 23. januar giver deltagerne tilbagemeldinger på deres test af løsninger, og løsningsforslag og forløbet evalueres.

Derudover har projektudvalget den 9. december forud for projektudvalgets ordinære møde afholdt et statusmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed om forløbet på ældreområdet.

Udvalget drøfter på mødet eventuelle særlige pointer eller overvejelser affødt af den tredje workshop eller dialogmødet med Udvalget for Ældre og Sundhed, og om der er forhold, der skal undersøges/afklares inden workshoppen den 23. januar.

Administrationen giver på mødet en status på planlægningen af den fjerde og sidste workshop, herunder formål, tidsplan og roller.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 





3. Drøftelse af plan for udarbejdelse af anbefalinger til skoleområdet og ældreområdet

Drøftelse af plan for udarbejdelse af anbefalinger til skoleområdet og ældreområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag 

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. tidsplan for udarbejdelse af anbefalinger til skoleområdet og ældreområdet drøftes
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde den 7. september 2018 at inddele deres to år i fire faser: 

  • Første fase (august - december 2018): Indsamling af viden i og uden for organisationen.
  • Anden fase (januar – juni 2019): Undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet.
  • Tredje fase (september 2019 – januar 2020): Undersøgelse af ældreområdet,
  • Fjerde fase (februar – 30. juni): Udarbejdelse af anbefalinger.

 

Da undersøgelsen af ældreområdet afsluttes i januar 2020, mens undersøgelsen af de understøttende funktioner på skoleområdet afsluttes med et opsamlende møde i marts måned 2020, foreslår administrationen, at projektudvalget tilrettelægger deres arbejde med anbefalinger i to spor: 

  • Anbefalinger vedrørende de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere på ældreområdet og
  • Anbefalinger vedrørende understøttende funktioner (rengøring, indkøb samt drift og vedligehold) på skoleområdet.

 

Det enkelte spor tilrettelægges med følgende aktiviteter på udvalgets ordinære møder:

  • Opsamling: Fælles opsamling opmærksomhedspunkter og pointer fra undersøgelserne
  • Forslag til anbefalinger: Fælles drøftelse af anbefalinger.
  • Drøftelse af anbefalinger: Drøftelse og ændringsforslag til 1. udkast af anbefalinger
  • Endelige anbefalinger: Godkendelse af anbefalinger
  • Dialogmøder med relevante udvalg: Dialogmøderne forventes lagt uden for projektudvalgets ordinære møder.

Derudover vil det være nødvendigt at udvalget kommenterer udkast til anbefalinger mellem de ordinære møder, så udarbejdelsen kan forløbe inden for den afsatte tidsramme.

De to spor foreslås igangsat forskudt af hinanden, således at projektudvalget påbegynder spor et om anbefalinger til ældreområdet på det ordinære møde i februar. Spor to om skoleområdet igangsættes i marts.

Derudover foreslås det, at udvalget behandler formen for deres afrapportering til Kommunalbestyrelsen sideløbende med udarbejdelsen af anbefalingerne.

For en grafisk illustration af forløbet se bilag 1.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 



caseno18-25743_#5116711_v1_bilag 1 forslag til plan for udarbejdelse af anbefalinger.pdf

Bilag

Bilag 1 Forslag til plan for udarbejdelse af anbefalinger


4. Møde med repræsentanter fra Ældresagen, Alzheimerforeningen og Hjernesagen om det bøvl, der kan opstå i samarbejdet med de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere

Møde med repræsentanter fra Ældresagen, Alzheimerforeningen og Hjernesagen om det bøvl, der kan opstå i samarbejdet med de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag 

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget sammen med Ældresagen, Alzheimerforeningen og Hjernesagen drøfter de to råds erfaringer med det bøvl, der kan opstå i samarbejde mellem plejecentre og deres interne samarbejdspartnere

 

Beskrivelse af sagen

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Formålet er at medarbejdere og ledere får mere tid til kerneopgaven og bruger mindre tid på bureaukrati. Forløbet har fået navnet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” og består af fire workshops for medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen. De fire workshops afholdes den 29. august, 26. september, 31. oktober og 23. januar 2020.

Som supplement til det forløb med medarbejderne, har projektudvalget inviteret Ældresagen, Alzheimerforeningen og Hjernesagen til at dele deres erfaringer. Mødet er et af tre dialogmøder med interessenter på ældreområdet. Det første dialogmøde blev afholdt 16. september med de faglige organisationer på området og det næste i rækken blev afholdt den 18. november, hvor Ældrerådet og Handicaprådet var inviteret. Se bilag 1 for en oversigt.

Emnet for dialogmødet med Ældresagen, Alzheimerforeningen og Hjernesagen er det bøvl, der kan opstå i samarbejdet på og imellem plejecentrene, Nexus, Hjælpemidler og Visitationen, og som spænder ben for løsning af medarbejdernes kerneopgave.

Mødet afholdes den 9. december kl. 17:30 som en del af udvalgets ordinære møde. Dagsordenen for mødet er følgende:

  • En kort præsentation af formålet med dialogmødet og hvordan interesseorganisationernes erfaringer kommer til at indgå i det videre arbejde v/ Projektudvalget
  • Interesseorganisationerne præsenterer det bøvl, de oplever.

Dialog

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 





5. Orienteringer

Orienteringer
Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen.





6. Underskriftark

Underskriftark