UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.16

STARTTIDSPUNKT

18-11-2019 16:00:00

SLUTTIDSPUNKT

18-11-2019 18:00:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Beslutning om et tredje vidensoplæg i forbindelse med undersøgelsen af ældreområdet
3. Drøftelse af status for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
4. Godkendelse af opgaver til arbejdsgrupperne i forbindelse med undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
5. Drøftelse status på undersøgelsen af plejecentrene af opsamling af tredje workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
6. Drøftelse af statusmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed 9. december 2019
7. Møde med repræsentanter fra Ældrerådet og Handicaprådet om det bøvl, der kan opstå i samarbejdet med de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere i Holbæk Kommune
8. Orienteringer
9. Underskriftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 18. november 2019
Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Godkendt.





2. Beslutning om et tredje vidensoplæg i forbindelse med undersøgelsen af ældreområdet

Beslutning om et tredje vidensoplæg i forbindelse med undersøgelsen af ældreområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. Projektudvalget tager beslutning om, at der ikke skal planlægges et vidensoplæg om plejecenterområdet til den 9. december
Beskrivelse af sagen

Beskrivelse af sagen

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Som supplement til forløbet ”Mere Kerneopgave, mindre bureaukrati” som projektudvalget har igangsat i samarbejde med Fremfærd, har projektudvalget ønsket at belyse området gennem tre vidensoplæg: (det er lidt meningsforstyrrende, at der står 3 oplæg men kun 2 oplæg nedenfor?)

 

  • Et vidensoplæg om kerneområdet Aktiv hele Livet afholdt på projektudvalgets ordinære møde i august
  • Et vidensoplæg om velfærdsteknologi afholdt på projektudvalgets møde i oktober.

 

Emnet for det sidste vidensoplæg skulle først fastlægges, hvis forløbet ”Mere Kerneopgave, mindre bureaukrati” viste, at der var behov for at belyse et særligt emne.

Da der ikke er fremkommet et emne, projektudvalget ønsker at få belyst yderligere, foreslå administrationen, at det tredje vidensoplæg ikke afholdes. 

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Godkendt.





3. Drøftelse af status for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet

Drøftelse af status for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. projektudvalget drøfter opsamling på dialogmødet afholdt i forbindelse med undersøgelse af understøttende funktioner på skoleområdet
  2. projektudvalget tager orientering om status på planlægningen undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet til efterretning

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget er nedsat for to år. De to år er inddelt i fire faser, hvor første fase (august - december 2018) var afsat til indsamling af erfaring og viden. Anden fase (januar – juni 2019 og februar -marts 2020) og tredje fase (juni 2019 – januar 2020) er afsat til en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet og ældreområdet. Fjerde fase er afsat til at udarbejde og kvalificere de endelige anbefalinger.

Projektudvalget fik i forbindelse med Udvalget for Børn og Skoles arbejde med en hvidbog med en evaluering af den nuværende dagtilbud- og områdestruktur til opgave at belyse temaet nærledelse nærmere og komme med anbefalinger til, hvordan den daglige nærledelse kan styrkes.

For at få tid til opgaven, besluttede projektudvalget på deres møde i april 2019 at dele undersøgelse af folkeskoleområdet i to. Første del, undersøgelsen af nærledelse, blev afsluttet juni 2029, mens anden del, en undersøgelse af eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner i relation til folkeskolerne, blev skudt til februar – marts 2020.

På projektudvalgets møde den 21. oktober godkendte projektudvalget en plan for undersøgelsen, hvor projektudvalget allerede i november indleder undersøgelsen med et dialogmøde med medarbejderne fra skolerne, medarbejdere fra de administrative centre på skoleområdet og medarbejderne fra Drift og Vedligeholdelse, Rengøring og Indkøb.

Herefter udpeges tre arbejdsgrupper, der frem til februar 2020 arbejder med forslag til løsninger på de udfordringer, der blev udpeget på dialogmødet.

I februar præsenterer arbejdsgrupperne deres forslag til løsninger for projektudvalget. Projektudvalget arbejder herefter videre med input fra arbejdsgrupperne i perioden februar til marts 2020.

Det planlagte dialogmøde blev afholdt den 6. november. På mødet drøftede projektudvalget særlige pointer eller overvejelser på baggrund af dialogmødet, administrationen skal være særlig opmærksom på i det videre arbejde med planlægning af undersøgelsen af de understøttende funktioner.

 

På mødet præsenterer administrationen status for undersøgelsen.

 

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Drøftet.

 



caseno18-25743_#5097052_v1_dialog~3.pdf.pdf
caseno18-25743_#5097044_v1_materiale fra dialogmøde 0611-19.pdf
caseno18-25743_#5097045_v1_didbfa~1.pdf.pdf
caseno18-25743_#5097048_v1_di87e6~1.pdf.pdf
caseno18-25743_#5097049_v1_dialogmøde - brugerejse -rengøring.pdf.pdf
caseno18-25743_#5097051_v1_dialogmøde - brugerrejse indkøb.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1 Drift og Vedligehold - Oplæg på dialogmøde
Bilag 2 Indkøb - Oplæg på dialogmøde
Bilag 3 Rengøring - Oplæg på dialogmøde
Bilag 4 Drift og Vedligehold - Brugerrejse
Bilag 5 Rengøring - Brugerejse
Bilag 6 Indkøb - Brugerrejse


4. Godkendelse af opgaver til arbejdsgrupperne i forbindelse med undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet

Godkendelse af opgaver til arbejdsgrupperne i forbindelse med undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. opgaver til tre arbejdsgrupper nedsat i forbindelse med undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet godkendes

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde i april 2019 at dele undersøgelse af folkeskoleområdet i to. Første del, undersøgelsen af nærledelse, blev afsluttet juni 2029, mens anden del, en undersøgelse af eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner i relation til folkeskolerne, blev skudt til februar – marts 2020.

På projektudvalgets møde den 21. oktober godkendte projektudvalget en plan for undersøgelsen, hvor projektudvalget allerede i november indleder undersøgelsen med et dialogmøde med medarbejderne fra skolerne, medarbejdere fra de administrative centre på skoleområdet og medarbejderne fra Drift og Vedligeholdelse, Rengøring og Indkøb. Herefter udpeges tre arbejdsgrupper, der frem til februar 2020 arbejder med forslag til løsninger på de udfordringer, der blev udpeget på dialogmødet. I februar præsenterer arbejdsgrupperne deres forslag til løsninger for projektudvalget. Projektudvalget arbejder herefter videre med input fra arbejdsgrupperne i perioden februar til marts 2020.

Den 6. november afholdt projektudvalget et dialogmøde med aktører fra de tre områder. På baggrund af dialogmødet og de udfordringer, medarbejdere med flere har peget på, har administrationen udarbejdet en opgave til hver af de tre områder. De tre opgaver stilles til tre arbejdsgrupper, der frem mod februar 2020 arbejder med forslag til løsninger af opgaverne.

På mødet præsenterer administrationen de tre opgaver, der er udarbejdet på baggrund af dialogmødet. 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Godkendt med de tilføjelser, at arbejdsgrupperne skal involvere medarbejdere på skoler og i dagtilbud, og arbejdsgruppernes arbejde suppleres med et spørgeskema til FOA, HK, DLF og BUBL med kopi til MED-udvalgene på skoleområdet. Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen indgår på projektudvalgets møde i marts 2020. 





5. Drøftelse status på undersøgelsen af plejecentrene af opsamling af tredje workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”

Drøftelse status på undersøgelsen af plejecentrene af opsamling af tredje workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag 

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget drøfter opsamling af tredje workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
  2. Projektudvalget tager orientering om status på planlægningen af ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” til efterretning

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde i marts 2019, at undersøgelsen af ældreområdet skulle tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med forhandlingsfællesskabet Fremfærd og ud fra metoden samskabt styring. 

Administrationen har i samarbejde med Fremfærd udarbejdet en plan for forløbet på ældreområdet samt en foreløbig tidsplan. Forløbet består af fire workshops med en tilhørende opgave, der skal løses som forberedelse til den efterfølgende workshop. Forløbet har fået overskriften ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”, og indeholder blandt andet en undersøgelse af tre plejecentre med inddragelse af medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Den første workshop blev afholdt den 29. august. På workshoppen udpegede og beskrev deltagerne, det bøvl, de oplever i deres hverdag. Bøvlet blev formuleret som en udfordring, hvorefter alle deltagere har udvalgt en udfordring, som de frem mod den anden workshop undersøger nærmere blandet ved at inddrage alle medarbejdergrupper, der er berørt af udfordringen.

På den anden workshop den 26. september arbejdede deltagerne videre med de udvalgte udfordringerne. På workshoppen fik deltagerne også præsenteret metoder til at arbejde med løsninger.

Den tredje workshop blev afholdt den 31. oktober arbejdede deltagerne videre med deres forslag til løsninger på udfordringer. Derudover udarbejdede deltagerne en plan for, hvordan de løsninger, de havde udarbejdet skulle testes. På den fjerde workshop den 23. januar giver deltagerne tilbagemeldinger på deres test af løsninger, og løsningsforslag og forløb evalueres.

Udvalget drøfter på mødet eventuelle særlige pointer eller overvejelser affødt af den anden workshop, og om der er forhold, der skal undersøges/afklares inden workshoppen den 23. januar.

Administrationen giver på mødet en status på planlægningen af den fjerde og sidste workshop, herunder formål, tidsplan og roller.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Dagsordenspunktet er udskudt.

 





6. Drøftelse af statusmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed 9. december 2019

Drøftelse af statusmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed 9. december 2019
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget drøfter statusmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed den 9. december 2019

 

Beskrivelse af sagen

Den 23. september havde Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed om projektudvalgets undersøgelse af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere.  På mødet besluttede Udvalget for Ældre og Sundhed og projektudvalget at holde et statusmøde i december.

Formålet med statusmødet er at holde Udvalget for Ældre og Sundhed orienteret om det planlagte forløb med medarbejdere fra plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere med vægt på, om der er særlige opmærksomhedspunkter eller udfordringer, som der skal tages højde for i undersøgelsen. 

Som forberedelse til dialogmødet drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering bl.a. hvordan mødet ønskes afviklet med udgangspunkt i følgende punkter:

 

  • Status på forløbet efter afholdelse af den tredje workshop den 31. oktober
  • Status på den samlede plan for projektudvalgets undersøgelse af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere efter dialogmøde med de faglige organisationer, råd og nævn samt vidensoplæg om velfærdsteknologi.

 

Projektudvalget drøfter eventuelle særlige pointer eller overvejelser, som skal fremhæves, og om der er forhold der skal undersøges/afklares inden statusmødet.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Drøftet.





7. Møde med repræsentanter fra Ældrerådet og Handicaprådet om det bøvl, der kan opstå i samarbejdet med de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere i Holbæk Kommune

Møde med repræsentanter fra Ældrerådet og Handicaprådet om det bøvl, der kan opstå i samarbejdet med de tre kommunale plejecentre og deres interne samarbejdspartnere i Holbæk Kommune
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget sammen med Ældrerådet og Handicaprådet drøfter de to råds erfaringer med det bøvl, der kan opstå i samarbejde mellem plejecentre og deres interne samarbejdspartnere, når medarbejderne skal løse deres kerneopgave

 

Beskrivelse af sagen

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Holbæk Kommune har indledt et samarbejde med Fremfærd. Fremfærd skal hjælpe Holbæk Kommune med at sikre den bedste praksis for at opnå det, vi som organisation vil. Formålet er at medarbejdere og ledere får mere tid til kerneopgaven og bruger mindre tid på bureaukrati. Forløbet har fået navnet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” og består af fire workshops for medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen. De fire workshops afholdes den 29. august, 26. september, 31. oktober og 23. januar 2020.

Som supplement til det forløb med medarbejderne fra plejecentre, Nexusteamet, Hjælpemidler og Visitationen, som projektudvalget har igangsat, har projektudvalget inviteret Ældrerådet og Handicaprådet til at dele deres erfaringer. Mødet med Ældrerådet og Handicaprådet er et af tre dialogmøde med interessenter på ældreområdet. Det første dialogmøde blev afholdt 16. september med de faglige organisationer på området og det sidste i rækken afholdes 9. december, hvor interesseorganisationer på ældreområdet er inverteret. Se bilag 1 for en oversigt.

Emnet for dialogmødet med Ældrerådet og Handicaprådet er det bøvl, der kan opstå i samarbejdet på og imellem plejecentrene, Nexus, Hjælpemidler og Visitationen, og som spænder ben for løsning af medarbejdernes kerneopgave.

Mødet afholdes den 18. november i forbindelse med udvalgets ordinære møde. Dagsordenen for mødet er følgende:

  • En kort præsentation af formålet med dialogmødet og hvordan rådenes erfaringer kommer til at indgå i det videre arbejde v/ Projektudvalget
  • Ældrerådet og Handicaprådet præsenterer det bøvl, de oplever.
  • Dialog

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Drøftet.



caseno18-25743_#5104062_v1_bilag 1 plan for understøttende funktioner på skoleområdet.pdf

Bilag

Bilag 1 Plan for understøttende funktioner på skoleområdet


8. Orienteringer

Orienteringer
Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen.

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 18-11-2019

Taget til efterretning.





9. Underskriftark

Underskriftark