UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.16

STARTTIDSPUNKT

21-10-2019 16:00:00

SLUTTIDSPUNKT

21-10-2019 18:00:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af tid og sted for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings ordinære møder i 2020
3. Orientering om erfaring med og tendenser inden for velfærdsteknologi på plejecentrene
4. Godkendelse af plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
5. Drøftelse af status på forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
6. Drøftelse af dialogmødet med Udvalget for Ældre og Sundhed 23. september 2019
7. Drøftelse af dialogmøde med repræsentanter fra faglige organisationer, der organiserer medarbejdere på plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
8. Orienteringer
9. Underskriftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 21. oktober 2019

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Godkendt.





2. Godkendelse af tid og sted for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings ordinære møder i 2020

Godkendelse af tid og sted for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentraliserings ordinære møder i 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender administrationens forslag til, hvor og hvornår udvalgets ordinære møder afholdes i 2020
Beskrivelse af sagen

Administrationen foreslår, at udvalgets ordinære møder i 2020 afholdes i mødecentret på adressen: Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, kl. 16.00-18.00 på følgende datoer:

 Mandag d. 27. januar

 Mandag d. 24. februar

 Mandag d. 23. marts

 Mandag d. 27. april

 Mandag d. 25. maj

 Torsdag d. 15. juni

For at sikre kvaliteten i budgetopfølgningerne, er møderne som udgangspunkt flyttet til første uge i den enkelte måned, så organisationen har tid til at arbejde med data. Desuden er det mere overskueligt at afholde en samlet møderække inden for samme kalendermåned.

Godkendes mødedatoerne ikke, får det betydning for de andre politiske udvalgsmøder og kommunalbestyrelsesmøder, da dagene er afstemt med hinanden.

Udvalget kan i løbet af året beslutte at flytte stedet for afholdelsen af et eller flere kommende møder. Sådanne beslutninger kræver enighed i udvalget.

Udkast til den politiske mødekalender findes som bilag

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Lovgrundlag – link

Lov om kommunernes styrelse §20

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Godkendt med følgende ændring:

Møderne afholdes i tidsrummet 16:30 -18:30.



caseno18-25743_#5055372_v1_bilag 1 politisk mødekalender 2020.pdf

Bilag

Bilag 1 Politisk mødekalender 2020


3. Orientering om erfaring med og tendenser inden for velfærdsteknologi på plejecentrene

Orientering om erfaring med og tendenser inden for velfærdsteknologi på plejecentrene
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orienteringssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. orientering om erfaringer med og tendenser inden for velfærdsteknologi i Holbæk Kommune ved projektleder Helle Heinemann tages til efterretning
  2. orientering om trends og tendenser inden for velfærdsteknologi på landsplan ved xx fra Kommunernes Landsforenings center for velfærdsteknologi tages til efterretning
Beskrivelse af sagen

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Som supplement til det forløb med medarbejderne fra plejecentre, Nexusteamet, Hjælpemidler og Visitationen, som projektudvalget har igangsat i samarbejde med Fremfærd, har projektudvalget på deres møde i marts 2019 besluttet at belyse området velfærdsteknologi. Det sker med henblik på at få afklaret om velfærdsteknologi kan bidrage til Det sker med henblik på at få om velfærdsteknologi belyst om velfærdsteknologi kan bidrage til at forenkle arbejdsgange eller bidrage til en smartere måde at løse opgaver.

 

Højere levealder, nye faglige metoder og teknologiske muligheder betyder, at kommunerne landet over afprøver og indarbejder bedre og smartere måder at levere velfærd på. På forskellige måder har velfærdsteknologi vist sig at være et middel til at øge livskvaliteten for mennesker med behov for støtte eller omsorg. Velfærdsteknologi kan også være med til at aflaste og give større fleksibilitet i hverdagen for borgere og kommunens medarbejdere.

 

I Holbæk Kommune har vi de seneste år arbejdet med udvikling, afprøvning og implementering af velfærdsteknologiske løsninger. På mødet giver Helle Heinemann, der er projektleder for implementering af velfærdsteknologi, en introduktion til velfærdsteknologi i Holbæk Kommune.

 

Derudover giver programchef Gitte Duelund Jensen fra KLs center for velfærdsteknologi et bud på, hvilke velfærdsteknologiske løsninger, vi vil se på plejecentrene i fremtiden.

 

Med emnet ønsker projektudvalget at belyse, hvordan velfærdsteknologi anvendes i Holbæk Kommune og om velfærdsteknologi kan hjælpe medarbejderne med at arbejde smartere, så der skabes et ressourcemæssigt råderum, som kan prioriteres til andre opgaver fx lokalt.

 

Der er afsat 1 time og 20 min. til oplæg inklusive spørgsmål.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Taget til efterretning.





4. Godkendelse af plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet

Godkendelse af plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. projektudvalget godkender plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet 
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget er nedsat for to år. De to år er inddelt i fire faser, hvor første fase (august - december 2018) var afsat til indsamling af erfaring og viden. Anden fase (januar – juni 2019) er afsat til en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet. Tredje fase er afsat til en undersøgelse af ældreområdet, mens fjerde fase er sat af til at udarbejde og kvalificere de endelige anbefalinger.

Projektudvalget fik i forbindelse med Udvalget for Børn og Skoles arbejde med evaluering af den nuværende dagtilbud- og områdestruktur til opgave at belyse temaet nærledelse nærmere og komme med anbefalinger til, hvordan den daglige nærledelse kan styrkes.

For at få tid til opgaven, besluttede projektudvalget på deres møde i april 2019 at dele undersøgelse af folkeskoleområdet i to. Første del, undersøgelsen af nærledelse, blev afsluttet juni 2029, mens anden del, en undersøgelse af eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner i relation til folkeskolerne, blev skudt til februar – marts 2020.

Administrationen foreslår, at undersøgelsen tilrettelægges sådan, at projektudvalget allerede i november indleder undersøgelsen med et dialogmøde med medarbejderne fra skolerne, medarbejdere fra de administrative centre på skoleområdet og medarbejderne, der arbejder med drift og vedligeholdelse, rengøring og indkøb. På baggrund af dialogmødet igangsættes tre arbejdsgrupper, der frem mod februar 2020 arbejder med forslag til løsninger på nogle af de udfordringer, som blandt andre medarbejderne har peget på. I perioden februar til marts 2020 arbejder projektudvalget med arbejdsgruppernes input.

På mødet præsenterer administrationen en plan for undersøgelsen.

 

Økonomiske konsekvenser

Udgifter til aktiviteter i forbindelse med undersøgelsen af understøttende funktioner:

Dialogmøde inklusive materiale og forplejning

kr. 3.000

Materiale og forplejning til arbejdsgrupper

kr. 1.500

Arbejdsmøde inklusive materialer og forplejning

kr. 4.000

I alt

Kr. 8.500

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Godkendt.





5. Drøftelse af status på forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”

Drøftelse af status på forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. projektudvalget drøfter opsamling på første workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
  2. projektudvalget tager orientering om status på planlægningen af ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” til efterretning
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde i marts 2019, at undersøgelsen af ældreområdet skulle tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med forhandlingsfællesskabet Fremfærd og ud fra metoden samskabt styring. 

Administrationen har i samarbejde med Fremfærd udarbejdet en plan for forløbet samt en foreløbig tidsplan. Forløbet består af fire workshops med en tilhørende opgave, der skal løses som forberedelse til den efterfølgende workshop. Forløbet har fået overskriften ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” og indeholder blandt andet en undersøgelse af tre plejecentre med inddragelse af medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Den første workshop blev afholdt den 29. august. På workshoppen udpegede og beskrev deltagerne det bøvl, de oplever i deres hverdag. Bøvlet blev formuleret som en udfordring, hvorefter alle deltagere har udvalgt en udfordring, som de frem mod den anden workshop undersøger nærmere blandet ved at inddrage alle medarbejdergrupper, der er berørt af udfordringen.

Den anden workshop blev afholdt den 26. september. På workshoppen arbejdede deltagerne videre med de udvalgte udfordringerne. På workshoppen fik deltagerne også præsenteret metoder til at arbejde med løsninger.

På den tredje workshop den 31. oktober skal deltagerne arbejde videre med de forslag til løsninger, som deltagerne har arbejdet videre med på arbejdspladserne. Der skal udarbejdes en plan for, hvordan løsningen testes.

Udvalget drøfter på mødet eventuelle særlige pointer eller overvejelser affødt af den anden workshop, og om der er forhold, der skal undersøges/afklares inden den næste workshop, der afholdes den 31. oktober.

Administrationen giver på mødet en status på planlægningen af workshoppen den 31. oktober, herunder formål, tidsplan og roller.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Drøftet.





6. Drøftelse af dialogmødet med Udvalget for Ældre og Sundhed 23. september 2019

Drøftelse af dialogmødet med Udvalget for Ældre og Sundhed 23. september 2019
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. projektudvalget drøfter dialogmødet med Udvalget for Ældre og Sundhed afholdt den 23. september
Beskrivelse af sagen

Den 23. september havde Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed om projektudvalgets undersøgelse af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere. 

Formålet med dialogmødet var bl.a., sammen med Udvalget for Ældre og Sundhed at drøfte det planlagte forløb med medarbejdere fra plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere med vægt på, om der er særlige opmærksomhedspunkter eller udfordringer, som der skal tages højde for i undersøgelsen. 

Som opsamling på dialogmødet drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering pointer og opmærksomhedspunkter fra dialogen.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Drøftet.





7. Drøftelse af dialogmøde med repræsentanter fra faglige organisationer, der organiserer medarbejdere på plejecentre og deres interne samarbejdspartnere

Drøftelse af dialogmøde med repræsentanter fra faglige organisationer, der organiserer medarbejdere på plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. projektudvalget drøfter dialogmødet med de faglige organisationer med henblik op, om der er pointer eller opmærksomhedspunkter, der skal indgå i det videre arbejde med anbefalinger til plejecenterområdet
Beskrivelse af sagen

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Holbæk Kommune har indledt et samarbejde med Fremfærd. Fremfærd skal hjælpe Holbæk Kommune med at sikre den bedste praksis for at opnå det, vi som organisation vil. Formålet er at medarbejdere og ledere får mere tid til kerneopgaven og bruger mindre tid på bureaukrati. Forløbet har fået navnet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” og består af fire workshops for medarbejdere fra plejecentrene, områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Som supplement til dette forløb havde projektudvalget inviteret HK, FOA, Dansk Sygeplejeråd, Ergoterapeutforeningen og Danske Fysioterapeuter til at dele deres erfaringer ved et dialogmøde.

Emnet for dialogmødet var det bøvl, medlemmerne af de faglige organisationer oplever opstår i arbejdet på og imellem plejecentre, Nexus, Hjælpemidler og Visitationen, og som spænder ben for løsning af deres kerneopgave.

Projektudvalget drøfter på mødet eventuelle særlige pointer eller overvejelser affødt af dialogmødet med udgangspunkt i:

  • Er der særlige forhold, pointer eller opmærksomhedspunkter, der skal noteres til udvalgets kommende arbejde med anbefalinger?
  • Er der forhold, der skal undersøges/afklares, inden anbefalingerne skal formuleres?
Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Drøftet.





8. Orienteringer

Orienteringer
Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen

 

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 21-10-2019

Taget til efterretning.

 





9. Underskriftark

Underskriftark
Indstilling

.