Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering fik i april 2019 af Udvalget for Børn og Skole fået til opgave at undersøge de pædagogiske lederes ledelsesrum og ud fra undersøgelsen komme med anbefalinger til, hvordan den daglige nærledelse kunne styrkes. Dermed skulle projektudvalgets arbejde bidrage til at yderligere belysning af Udvalget for Børn og Skoles anbefaling om styrket nærledelse, der indgik i Udvalget for Børn og Skoles evaluering af den nuværende områdestruktur på dagtilbuds – og skoleområdet.

Kommunalbestyrelsen godkendte den 19. juni 2019 11 anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet og delegerede kompetencen til at udarbejde og implementere en plan for anbefalingerne til Udvalget for Børn og Skole. Det er dermed Udvalget for Skole og Unge, der beslutter, hvordan det videre forløb med anbefalingerne skal foregå.

Desuden besluttede kommunalbestyrelsen, at Udvalget for Børn og Skole i samarbejde med skoler og dagtilbud sikrer, at alle anbefalinger udmøntes i konkrete lokale initiativer.

Overordnet tids -og aktivitetsplan
Udvalget for Børn og Unge godkendte på deres møde 28. august 2029 en overordnet tids- og aktivitetsplan for 2019-2020 for implementeringen af de 11 anbefalinger, der blev godkendt af Kommunalbestyrelsen.

I de 11 anbefalinger indgår de seks anbefalinger særskilt for skolerne, der er udarbejdet af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering. Anbefalingerne udspringer af projektudvalgets undersøgelse af nærledelse på skoleområdet og er i overskriftsform:

• Daglige ledelse i lokalområdet - hver skoleafdeling skal have en daglig leder
• Overgang fra dagtilbud til ungdomsuddannelse
• Fastholdelse og efteruddannelse af uddannede medarbejdere
• Fastholdelse og udvikling af dygtige daglige ledere
• Tydelig ansvars- og opgavefordeling
• Hjælp til at blive i det spor, der er lagt - politikere og ledelse skal sikre implementering af de initiativer, der iværksættes på folkeskoleområdet.

Den godkendte tids -og aktivitetsplan betyder, at de seks anbefalinger er planlagt til at blive implementeret i fra september 2019 til efteråret 2020. (Se bilag 1)

Projektudvalget er nedsat for to år. De to år er inddelt i fire faser, hvor første fase (august - december 2018) var afsat til indsamling af erfaring og viden. Anden fase (januar – juni 2019) var afsat til en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet. Tredje fase (juni -2019 – februar 2020) er afsat til en undersøgelse af ældreområdet, mens fjerde fase (april -juni 2019) er afsat til at udarbejde og kvalificere de endelige anbefalinger.

Projektudvalget fik i forbindelse med Udvalget for Børn og Skoles arbejde med evaluering af den nuværende dagtilbud- og områdestruktur til opgave at belyse temaet nærledelse nærmere og komme med anbefalinger til, hvordan den daglige nærledelse kan styrkes.

For at få tid til opgaven, besluttede projektudvalget på deres møde i april 2019 at dele undersøgelse af folkeskoleområdet i to. Første del, undersøgelsen af nærledelse, blev afsluttet juni 2019, mens anden del, en undersøgelse af eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner i relation til folkeskolerne (indkøb, rengøring og drift og vedligehold), blev skudt til februar – marts 2020.

I april 2019 drøftede projektudvalget, hvordan en undersøgelse af de understøttende funktioner kunne tilrettelægge. Projektudvalget ønskede på daværende tidspunkt at benytte en anden metode end Samskabt Styring, men fortsat arbejde med en stærk involvering af medarbejdere.

Undersøgelsen af de understøttende funktioner drøftes på mødet med det formål at skabe et fælles billede af undersøgelsens indhold og forløb, så dette kan indgå i den videre planlægning.

På mødet præsenterer administrationen et forslag til en overordnet plan for undersøgelsen.

På projektudvalgsmødet juni 2019 godkendte Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering planen for efteråret og vinteren 2019/2020. Som et led i planen ønskede projektudvalget at supplere undersøgelsen potentialer for afbureaukratisering og decentralisering på skoleområdet og ældreområdet med en inspirationsdag med det private erhvervsliv.

Formålet med en inspirationsdag med det private erhvervsliv er gennem dialog med eksterne parter at få belyst, hvor det private erhvervsliv oplever bøvl, besværlige arbejdsgange eller unødige regler i forhold til samarbejdet med Holbæk Kommune.

Som forberedelse af inspirationsdagen drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering blandt andet, hvordan inspirationsdagen ønskes afholdt med udgangspunkt i følgende punkter:

• Ønsker projektudvalget at afholde en inspirationsdag?

Hvis en inspirationsdag med det private erhvervsliv skal afholdes:

• Hvem ønsker projektudvalget skal deltage i inspirationsdagen?
• Hvornår ønsker projektudvalget inspirationsdagen afholdt?

Hvordan ønsker projektudvalget, at inspirationsdagen skal forløbe, herunder både program og medlemmernes roller?

Udvalget drøfter eventuelle særlige overvejelser eller forhold, der skal afklares/undersøges inden næste projektudvalgsmøder.

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Holbæk Kommune har indledt et samarbejde med Fremfærd. Fremfærd skal hjælpe Holbæk Kommune med at sikre den bedste praksis for at opnå det, vi som organisation vil. Formålet er at medarbejdere og ledere får mere tid til kerneopgaven og bruger mindre tid på bureaukrati. Forløbet har fået navnet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” og består af fire workshops for medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Som supplement til det forløb med medarbejderne fra plejecentre, Nexusteamet, Hjælpemidler og Visitationen, som projektudvalget har igangsat, er HK, FOA, Dansk Sygeplejeråd, Ergoterapeutforeningen og Danske Fysioterapeuter blevet inviteret til at dele deres erfaringer.

Emnet for dialogmødet er det bøvl, medlemmerne af de faglige organisationer oplever opstår i arbejdet på og imellem plejecentre, Nexus, Hjælpemidler og Visitationen, og som spænder ben for løsning af deres kerneopgave.

Der er på mødet afsat tid til, at de enkelte faglige organisationer får mulighed for kort at præsentere det bøvl, deres medlemmer oplever. Herefter er der afsat tid til spørgsmål og dialog.

Projektudvalget besluttede på deres møde i marts 2019, at undersøgelsen af ældreområdet skulle tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med forhandlingsfællesskabet Fremfærd og ud fra metoden samskabt styring. 

Administrationen har i samarbejde med Fremfærd udarbejdet en plan for forløbet på ældreområdet samt en foreløbig tidsplan. Forløbet består af fire workshops med en tilhørende opgave, der skal løses som forberedelse til den efterfølgende workshop. Forløbet har fået overskriften ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”, og indeholder blandt andet en undersøgelse af tre plejecentre med inddragelse af medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Den første workshop blev afholdt den 29. august. På workshoppen udpegede og beskrev deltagerne, det bøvl, de oplever i deres hverdag. Bøvlet blev formuleret som en udfordring, hvorefter alle deltagere har udvalgt en udfordring, som de frem mod den anden workshop undersøger nærmere blandet ved at inddrage alle medarbejdergrupper, der er berørt af udfordringen. Udvalget drøfter på mødet eventuelle særlige pointer eller overvejelser affødt af workshoppen, og om der er forhold, der skal undersøges/afklares inden den næste workshop, der afholdes den 26. september.

På workshoppen den 26. september skal deltagerne arbejde videre med de udvalgte udfordringerne. På workshoppen får deltagerne også præsenteret metoder til at arbejde med løsninger. 

 Administrationen giver på mødet en status på planlægningen af workshoppen den 26. september, herunder formål, tidsplan og roller.

Tidsplan er vedlagt som bilag.

Den 23. september har Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed om projektudvalgets undersøgelse af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere På mødet præsenteres undersøgelsen, der ud over et forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” også består af dialogmøder med interessenter på området og vidensoplæg.

Formålet med dialogmødet er bl.a., sammen med Udvalget for Ældre og Sundhed, at drøfte det planlagte forløb med medarbejdere fra plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere med vægt på, om der er særlige opmærksomhedspunkter eller udfordringer, som der skal tages højde for i undersøgelsen. 

Som forberedelse til dialogmødet drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering bl.a. hvordan mødet ønskes afviklet med udgangspunkt i følgende punkter:

• Baggrund for undersøgelsen af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
• Forløb med plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere med vægt på metoden Samskabt Styring
• Samlede plan for projektudvalgets undersøgelse af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere
• Samarbejde mellem Udvalget for Ældre og Sundhed og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Projektudvalget drøfter eventuelle særlige pointer eller overvejelser, som skal fremhæves, og om der er forhold der skal undersøges/afklares inden dialogmødet.

Der er på mødet afsat tid til dialog og spørgsmål.

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen