UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.16

STARTTIDSPUNKT

16-09-2019 16:00:00

SLUTTIDSPUNKT

16-09-2019 18:00:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Orientering om tids- og aktivitetsplan for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet
3. Drøftelse af plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
4. Drøftelse af inspirationsdag med det private erhvervsliv
5. Dialogmøde med repræsentanter fra faglige organisationer, der organiserer medarbejdere på plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
6. Drøftelse af opsamling af første workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
7. Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed 23. september 2019
8. Orienteringer
9. Underskiftark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget den 16. september 2019

 

Alternativ indstilling

 

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Godkendt.





2. Orientering om tids- og aktivitetsplan for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet

Orientering om tids- og aktivitetsplan for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orienteringssag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. orientering om den overordnede tids- og aktivitetsplan 2019-2020 for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet tages til efterretning

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering fik i april 2019 af Udvalget for Børn og Skole fået til opgave at undersøge de pædagogiske lederes ledelsesrum og ud fra undersøgelsen komme med anbefalinger til, hvordan den daglige nærledelse kunne styrkes. Dermed skulle projektudvalgets arbejde bidrage til at yderligere belysning af Udvalget for Børn og Skoles anbefaling om styrket nærledelse, der indgik i Udvalget for Børn og Skoles evaluering af den nuværende områdestruktur på dagtilbuds – og skoleområdet.

Kommunalbestyrelsen godkendte den 19. juni 2019 11 anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet og delegerede kompetencen til at udarbejde og implementere en plan for anbefalingerne til Udvalget for Børn og Skole. Det er dermed Udvalget for Skole og Unge, der beslutter, hvordan det videre forløb med anbefalingerne skal foregå.

Desuden besluttede kommunalbestyrelsen, at Udvalget for Børn og Skole i samarbejde med skoler og dagtilbud sikrer, at alle anbefalinger udmøntes i konkrete lokale initiativer.

Overordnet tids -og aktivitetsplan
Udvalget for Børn og Unge godkendte på deres møde 28. august 2029 en overordnet tids- og aktivitetsplan for 2019-2020 for implementeringen af de 11 anbefalinger, der blev godkendt af Kommunalbestyrelsen.

I de 11 anbefalinger indgår de seks anbefalinger særskilt for skolerne, der er udarbejdet af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering. Anbefalingerne udspringer af projektudvalgets undersøgelse af nærledelse på skoleområdet og er i overskriftsform:

  • Daglige ledelse i lokalområdet - hver skoleafdeling skal have en daglig leder
  • Overgang fra dagtilbud til ungdomsuddannelse
  • Fastholdelse og efteruddannelse af uddannede medarbejdere
  • Fastholdelse og udvikling af dygtige daglige ledere
  • Tydelig ansvars- og opgavefordeling
  • Hjælp til at blive i det spor, der er lagt - politikere og ledelse skal sikre implementering af de initiativer, der iværksættes på folkeskoleområdet.

Den godkendte tids -og aktivitetsplan betyder, at de seks anbefalinger er planlagt til at blive implementeret i fra september 2019 til efteråret 2020. (Se bilag 1)

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke at være væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Sagshistorik, henvisninger

Kommunalbestyrelsen den 19.6.2019 pkt. 168. Godkendelse af anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet 

Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 28-08-2019 pkt. 94. Godkendelse af tids- og aktivitetsplan for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skoleområdet

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Taget til efterretning.

Udvalget ønsker, at Udvalget for Børn og Skole oplyser, i hvilken af seks anbefalinger under Nærledelse i den overordnede aktivitets- og tidsplan indgår anbefalingen D - Fastholdelse og udvikling dygtige lederes underanbefaling Dem som ikke egner sig, skal noget andet, og hvordan der skal arbejdes med den frem mod efteråret 2020?



caseno18-25743_#5033006_v1_uddrag af tids- og aktivitetsplan for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skole.pdf

Bilag

Bilag 1: Uddrag af tids- og aktivitetsplan for realisering af anbefalinger på dagtilbuds- og skole


3. Drøftelse af plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet

Drøftelse af plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget drøfter udkast til plan for undersøgelse af understøttende funktioner på folkeskoleområdet 

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget er nedsat for to år. De to år er inddelt i fire faser, hvor første fase (august - december 2018) var afsat til indsamling af erfaring og viden. Anden fase (januar – juni 2019) var afsat til en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet. Tredje fase (juni -2019 – februar 2020) er afsat til en undersøgelse af ældreområdet, mens fjerde fase (april -juni 2019) er afsat til at udarbejde og kvalificere de endelige anbefalinger.

Projektudvalget fik i forbindelse med Udvalget for Børn og Skoles arbejde med evaluering af den nuværende dagtilbud- og områdestruktur til opgave at belyse temaet nærledelse nærmere og komme med anbefalinger til, hvordan den daglige nærledelse kan styrkes.

For at få tid til opgaven, besluttede projektudvalget på deres møde i april 2019 at dele undersøgelse af folkeskoleområdet i to. Første del, undersøgelsen af nærledelse, blev afsluttet juni 2019, mens anden del, en undersøgelse af eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering af de understøttende funktioner i relation til folkeskolerne (indkøb, rengøring og drift og vedligehold), blev skudt til februar – marts 2020.

I april 2019 drøftede projektudvalget, hvordan en undersøgelse af de understøttende funktioner kunne tilrettelægge. Projektudvalget ønskede på daværende tidspunkt at benytte en anden metode end Samskabt Styring, men fortsat arbejde med en stærk involvering af medarbejdere.

Undersøgelsen af de understøttende funktioner drøftes på mødet med det formål at skabe et fælles billede af undersøgelsens indhold og forløb, så dette kan indgå i den videre planlægning.

På mødet præsenterer administrationen et forslag til en overordnet plan for undersøgelsen.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Drøftet.





4. Drøftelse af inspirationsdag med det private erhvervsliv

Drøftelse af inspirationsdag med det private erhvervsliv
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. Projektudvalget drøfter en inspirationsdag med det private erhvervsliv i efteråret 2019, herunder deltagerkreds, form og indhold

 

Beskrivelse af alternativ indstilling

På projektudvalgsmødet juni 2019 godkendte Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering planen for efteråret og vinteren 2019/2020. Som et led i planen ønskede projektudvalget at supplere undersøgelsen potentialer for afbureaukratisering og decentralisering på skoleområdet og ældreområdet med en inspirationsdag med det private erhvervsliv.

Formålet med en inspirationsdag med det private erhvervsliv er gennem dialog med eksterne parter at få belyst, hvor det private erhvervsliv oplever bøvl, besværlige arbejdsgange eller unødige regler i forhold til samarbejdet med Holbæk Kommune.

Som forberedelse af inspirationsdagen drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering blandt andet, hvordan inspirationsdagen ønskes afholdt med udgangspunkt i følgende punkter:

  • Ønsker projektudvalget at afholde en inspirationsdag?

Hvis en inspirationsdag med det private erhvervsliv skal afholdes:

  • Hvem ønsker projektudvalget skal deltage i inspirationsdagen?
  • Hvornår ønsker projektudvalget inspirationsdagen afholdt?

Hvordan ønsker projektudvalget, at inspirationsdagen skal forløbe, herunder både program og medlemmernes roller?

 

Udvalget drøfter eventuelle særlige overvejelser eller forhold, der skal afklares/undersøges inden næste projektudvalgsmøder.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 19-08-2019

Dagsordenspunktet er udskudt.

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Ø og A stillede forslag om, at der ikke afholdes en inspirationsdag. Ændringsforslaget godkendt.

For stemte 2 (A og Ø).

Imod stemte 1 (I). I anbefaler, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering arbejder med bøvl, besværligheder og unødvendige regler i samarbejdet mellem Holbæk Kommune og det private erhvervsområde. I ønsker at forlænge funktionsperioden for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering med det formål at undersøge erhvervsområdet på samme måde som skole – og ældreområdet er blevet undersøgt i regi af Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering.





5. Dialogmøde med repræsentanter fra faglige organisationer, der organiserer medarbejdere på plejecentre og deres interne samarbejdspartnere

Dialogmøde med repræsentanter fra faglige organisationer, der organiserer medarbejdere på plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget sammen med de faglige organisationer drøfter det bøvl som spænder ben for deres medlemmers arbejde med kerneopgaven

 

Beskrivelse af sagen

I efteråret sætter projektudvalget fokus på plejecentrene. Holbæk Kommune har indledt et samarbejde med Fremfærd. Fremfærd skal hjælpe Holbæk Kommune med at sikre den bedste praksis for at opnå det, vi som organisation vil. Formålet er at medarbejdere og ledere får mere tid til kerneopgaven og bruger mindre tid på bureaukrati. Forløbet har fået navnet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” og består af fire workshops for medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Som supplement til det forløb med medarbejderne fra plejecentre, Nexusteamet, Hjælpemidler og Visitationen, som projektudvalget har igangsat, er HK, FOA, Dansk Sygeplejeråd, Ergoterapeutforeningen og Danske Fysioterapeuter blevet inviteret til at dele deres erfaringer.

Emnet for dialogmødet er det bøvl, medlemmerne af de faglige organisationer oplever opstår i arbejdet på og imellem plejecentre, Nexus, Hjælpemidler og Visitationen, og som spænder ben for løsning af deres kerneopgave.

Der er på mødet afsat tid til, at de enkelte faglige organisationer får mulighed for kort at præsentere det bøvl, deres medlemmer oplever. Herefter er der afsat tid til spørgsmål og dialog.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Drøftet.





6. Drøftelse af opsamling af første workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”

Drøftelse af opsamling af første workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag 

 

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget drøfter opsamling af første workshop i forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”
  2. Projektudvalget tager orientering om status på planlægningen af ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” til efterretning

 

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget besluttede på deres møde i marts 2019, at undersøgelsen af ældreområdet skulle tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med forhandlingsfællesskabet Fremfærd og ud fra metoden samskabt styring. 

Administrationen har i samarbejde med Fremfærd udarbejdet en plan for forløbet på ældreområdet samt en foreløbig tidsplan. Forløbet består af fire workshops med en tilhørende opgave, der skal løses som forberedelse til den efterfølgende workshop. Forløbet har fået overskriften ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati”, og indeholder blandt andet en undersøgelse af tre plejecentre med inddragelse af medarbejdere fra områderne Nexus (det fælles IT-system), Hjælpemidler og Visitationen.

Den første workshop blev afholdt den 29. august. På workshoppen udpegede og beskrev deltagerne, det bøvl, de oplever i deres hverdag. Bøvlet blev formuleret som en udfordring, hvorefter alle deltagere har udvalgt en udfordring, som de frem mod den anden workshop undersøger nærmere blandet ved at inddrage alle medarbejdergrupper, der er berørt af udfordringen. Udvalget drøfter på mødet eventuelle særlige pointer eller overvejelser affødt af workshoppen, og om der er forhold, der skal undersøges/afklares inden den næste workshop, der afholdes den 26. september.

På workshoppen den 26. september skal deltagerne arbejde videre med de udvalgte udfordringerne. På workshoppen får deltagerne også præsenteret metoder til at arbejde med løsninger. 

 Administrationen giver på mødet en status på planlægningen af workshoppen den 26. september, herunder formål, tidsplan og roller.


Tidsplan er vedlagt som bilag.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Drøftet.





7. Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed 23. september 2019

Drøftelse af dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed 23. september 2019
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. Projektudvalget drøfter dagsorden for dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed

 

Beskrivelse af sagen

Den 23. september har Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde med Udvalget for Ældre og Sundhed om projektudvalgets undersøgelse af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere På mødet præsenteres undersøgelsen, der ud over et forløbet ”Mere kerneopgave, mindre bureaukrati” også består af dialogmøder med interessenter på området og vidensoplæg.

Formålet med dialogmødet er bl.a., sammen med Udvalget for Ældre og Sundhed, at drøfte det planlagte forløb med medarbejdere fra plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere med vægt på, om der er særlige opmærksomhedspunkter eller udfordringer, som der skal tages højde for i undersøgelsen. 

Som forberedelse til dialogmødet drøfter Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering bl.a. hvordan mødet ønskes afviklet med udgangspunkt i følgende punkter:

  • Baggrund for undersøgelsen af plejecentre og deres interne samarbejdspartnere
  • Forløb med plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere med vægt på metoden Samskabt Styring
  • Samlede plan for projektudvalgets undersøgelse af plejecentrene og deres interne samarbejdspartnere
  • Samarbejde mellem Udvalget for Ældre og Sundhed og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Projektudvalget drøfter eventuelle særlige pointer eller overvejelser, som skal fremhæves, og om der er forhold der skal undersøges/afklares inden dialogmødet.

Der er på mødet afsat tid til dialog og spørgsmål.

 

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

 

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Drøftet.





8. Orienteringer

Orienteringer
Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden.

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne.

Eventuelle orienteringer fra administrationen

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 16-09-2019

Taget til efterretning.





9. Underskiftark

Underskiftark