UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.13

STARTTIDSPUNKT

06-11-2018 16:30:00

SLUTTIDSPUNKT

06-11-2018 18:30:00


PUNKTER

22. Godkendelse af dagsorden
23. Oplæg fra konsulent Marie Ramskov om Fremfærd og Samskabt Styring
24. Drøftelse af plan for udvalgets arbejde fremefter
25. Orientering om projektudvalgets blog og forslagkasse
26. Beslutning om at produktion af introduktionsvideo til projektudvalgets blog
27. Drøftelse af status på spørgeskemaundersøgelse
28. Orienteringer
29. Underskriftark



22. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag

 


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender dagsorden til mødet i projektudvalget d. 6. november 2018

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Godkendt





23. Oplæg fra konsulent Marie Ramskov om Fremfærd og Samskabt Styring

Oplæg fra konsulent Marie Ramskov om Fremfærd og Samskabt Styring

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Orienteringssag

 


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering tager oplæg fra konsulent Marie Ramskov til efterretning

Beskrivelse af sagen

En række kommuner har i regi af tiltaget Fremfærd arbejdet med afbureaukratisering. Fremfærd er et samarbejde mellem parterne på det kommunale arbejdsmarked om at udvikle velfærdssamfundets kerneopgaver.

 

På mødet vil projektleder Marie Ramskov fra Fremfærd præsentere eksempler og resultater fra en række kommuner. Fælles for kommunerne er, at de har arbejdet med afbureaukratisering på skoleområdet eller ældreområdet ud fra metoden Samskabt Styring.

 

Metoden Samskabt Styring beskrives nærmere i bilag 1 og bilag 2.
Yderligere beskrivelse findes her:

 

https://vpt.dk/innovation-afbureaukratisering/seks-trin-til-samskabt-styring

 

Der er afsat 45 min. til oplæg og spørgsmål. Herefter er der afsat 30 min. til en drøftelse ud fra følgende spørgsmål: 

          Hvilke pointer tager vi med os fra Marie Ramskovs oplæg?

          Kan projektudvalget bruge metoden Samskabt Styring i sit arbejde med folkeskoleområdet og ældreområdet?

          Er der erfaringer fra Høje Taastrup, Herning og Horsens, der er relevant for projektudvalgets arbejde med folkeskoleområdet og ældreområdet?

 


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Orienteringen blev taget til efterretning



caseno18-25743_#4746822_v1_seks trin til samskabt styring.pdf.pdf
caseno18-25743_#4746818_v1_fremfaerd-pixi-samskabt-styring.pdf.pdf

Bilag

Bilag 1: Seks trin til samskabt styring
Bilag 2: Fremfaerd-pixi-samskabt-styring


24. Drøftelse af plan for udvalgets arbejde fremefter

Drøftelse af plan for udvalgets arbejde fremefter

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag

 


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering drøfter administrationens forslag til procesplan og temaer for udvalgets arbejder i første halvår af 2019

Beskrivelse af sagen

Procesplan

Projektudvalget er nedsat for to år. De to år inddeles i fire faser, hvor anden fase (januar – juni 2019) er en undersøgelse af potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering inden for folkeskoleområdet.

 

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering har forberedt fase 2 gennem drøftelser og dialog med Udvalget for Børn og Skole. På baggrund af dette har projektudvalget udpeget følgende temaer for deres undersøgelse af potentialer for enten afbureaukratisering og decentralisering på folkeskoleområdet:

 

                                         Undersøge ledelsesstruktur

                                         Undersøge de understøttende funktioner i relation til skolerne

 

Administrationen har på baggrund af projektudvalgets prioriteringer af temaer udarbejdet en forslag til en procesplan. Procesplanen er afstemt efter den tid og de ressourcer, projektudvalget har til rådighed: 

 

Januar - marts 2019 afsættes til en undersøgelse af ledelsesstrukturen på folkeskoleområdet for at afklare eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering. Inspiration til undersøgelsen vil blandt andet være Ledelseskommissionens rapport og anbefalinger jf. bilag 1 og 2.

 

Marts 2019 afsættes til forberedelse og afholdelse af et seminar med aktører udefra om et udvalgt emne. Emnet fastlægges senest i januar. Eventuelle potentialer omsættes til anbefalinger og videregives til relevante stående udvalg. 

 

April - juni 2019 afsættes til en undersøgelse af de understøttende funktioner i relation til folkeskolerne for at afklare eventuelle potentialer for enten decentralisering eller afbureaukratisering. Projektudvalget har udvalgt indkøb, rengøring og pedelordning til nærmere undersøgelse, se bilag 3.

 

Tredje fase planlægges sideløbende med undersøgelsen af de udvalgte temaer.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Drøftet

 



caseno18-25743_#4711273_v1_saet_borgerne_foerst_-_ledelseskommissionens_rapport.pdf.pdf
caseno18-25743_#4711266_v1_saet_borgerne_foerst_-_ledelseskommissionens_anbefalinger.pdf.pdf
caseno18-25743_#4747191_v1_bilag 3 udkast til detaljeret tidsplan for fase 2.pdf

Bilag

Bilag 1: Saet_borgerne_foerst_-_ledelseskommissionens_rapport.pdf
Bilag 2: Saet_borgerne_foerst_-_ledelseskommissionens_anbefalinger.pdf
Bilag 3: Udkast til detaljeret tidsplan for fase 2


25. Orientering om projektudvalgets blog og forslagkasse

Orientering om projektudvalgets blog og forslagkasse

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Orienteringssag

 


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering tager præsentation af blog og forslagskasse til efterretning

Beskrivelse af sagen

Udvalget har ønsket dels en forslagskasse, hvor borgere og medarbejdere kan pege på unødigt bureaukrati eller andre uhensigtsmæssige strukturer, arbejdsgange mv., og dels en blog, hvor medlemmerne kan fortælle om arbejdet i udvalget.

 

Projektudvalget tog på mødet den 3. oktober 2018 beslutning om, hvordan både blog og forsalgskasse skulle udformes. Begge er nu udarbejdet. Udvalget vil på mødet få en introduktion til, hvordan blog og forslagskasse fungerer samt en præsentation.

 

Administrationen gør opmærksom på, at det er udvalgsmedlemmerne selv, der skriver blogindlæg og planlægger, hvornår de skal bringes.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Orienteringen blev taget til efterretning





26. Beslutning om at produktion af introduktionsvideo til projektudvalgets blog

Beslutning om at produktion af introduktionsvideo til projektudvalgets blog

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender, at der skal produceres en introduktionsvideo som beskrevet nedenfor

 


Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering har besluttet, at projektudvalget skal have en blog på Holbæk Kommunes hjemmeside, hvor udvalgets medlemmer kan fortælle borgere, virksomheder og medarbejdere om projektudvalgets arbejde.

Som introduktion til projektudvalgets arbejde foreslås det, at der produceres en kort video. Videoen skal ligge på udvalgets blog på Holbæk Kommunes hjemmeside. På videoen fortælle medlemmerne kort, hvad udvalgets formål er, og hvad udvalget skal arbejde med frem mod sommeren 2020. 

Videoen produceres af en fotograf på baggrund af et manuskript udarbejdet i et samarbejde mellem udvalgets medlemmer og administrationen.

Administrationen gør opmærksom, at da videoen skal ligge på en blog/sider stillet til rådighed af Holbæk Kommune kan den alene bruges til at kommunikere om udvalgets ambitioner, tiltag og øvrige konkrete arbejde. Partipolitiske synspunkter må fremføres på andre platforme.

Videoen

Hvad

Tid

Formål

Introduktion af projektudvalget formål og arbejde

Varighed

2-3 min.

Pris

5000 kr.

 

Tidsplan

Hvad

Tid

Udvikling af manuskript

9. november – 14. december 2018

Produktion af video

17. december 2018 – 11. januar 2019

 


Økonomiske konsekvenser

Udgift til produktion af introduktionsfilm

5000 kr.

 


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Godkendt





27. Drøftelse af status på spørgeskemaundersøgelse

Drøftelse af status på spørgeskemaundersøgelse

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering drøfter status for spørgeskemaundersøgelsen, herunder i hvilken form svarene fra undersøgelsen skal videregives til Udvalget for Børn og Skole

Beskrivelse af sagen

Spørgeskemaundersøgelsen ”Evaluering af områdestrukturen med 4 dagtilbuds- og folkeskoleområder” er nu udsendt. På mødet gives en kort status på spørgeskemaundersøgelsen.

 

Deadline for spørgeskemaundersøgelsen er 19. november 2018. Efter deadline samler administrationen de indkomne svar. Svarene forelægges projektudvalget på deres møde den 6. december 2018.

 

Som forberedelse til den 6. december drøftes på mødet i hvilken form svarene skal videregives til Udvalget for Børn og Skole.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Drøftet



caseno18-25743_#4737890_v1_overblik over kommunens lokalområder til det nye projektudvalg for lokal udvikling.pdf.pdf
caseno18-25743_#4738113_v1_holbæk kommune - evaluering af områdestruktur for dagtilbud og folkeskoler.pdf.pdf

Bilag

Overblik over kommunens lokalområder til det nye Projektudvalg for Lokal Udvikling.pdf
Holbæk Kommune - Evaluering af Områdestruktur for dagtilbud og folkeskoler.pdf


28. Orienteringer

Orienteringer

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Orienteringssag


Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne

Eventuelle orienteringer fra administrationen


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 06-11-2018

Der var på mødet følgende orienteringer fra administrationen:

Orientering om opsamling fra arbejdsmøde den 22. august 2018. Orienteringen blev taget til efterretning

Orientering om APV og Trivsel. Orienteringen blev taget til efterretning

Orientering om fællesmøde med Udvalget for Børn og Skole med fremlæggelse af resultater fra arbejdsgruppen for dokumentation i folkeskolen. Projektudvalget har bedt om flere muligheder for, hvordan udvalget kan blive orienteret om analysens resultater.





29. Underskriftark

Underskriftark