UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Lokale 2.5

STARTTIDSPUNKT

03-10-2018 13:30:00

SLUTTIDSPUNKT

03-10-2018 16:00:00


PUNKTER

14. Godkendelse af dagsorden
15. Møde med konsulent Bent Brandt
16. Drøftelse af sammenhængsreformen og erfaringer med decentralisering og afbureaukratisering i andre kommuner
17. Drøftelse af aftaler om fremtidigt af aftaler om fremtidigt samarbejde mellem Udvalget for Børn og Skole og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
18. Godkendelse af model for kommunikation om udvalgets arbejde
19. Godkendelse af tid og sted for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering ordinære møder i 2019
20. Orienteringer
21. Underskriftark



14. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. dagsorden til mødet i projektudvalget d. 3. oktober 2018 godkendes

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 03-10-2018

Godkendt.





15. Møde med konsulent Bent Brandt

Møde med konsulent Bent Brandt

Sagsgang og sagstype

 

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Orienteringssag

 


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:

  1. tager oplæg fra konsulent Bent Brandt til efterretning

Beskrivelse af sagen

Til belysning af fordele og ulemper ved decentralisering af skoleområdet holder konsulent Bent Brandt til at holde oplæg om processen med decentralisering af skoleområdet på Bornholm. 

 

Der er afsat en halv time til oplæg og spørgsmål.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 03-10-2018

Taget til efterretning



caseno18-25743_#4711280_v1_professor_djøffere og fagprofessionelle har meget at lære - af hinanden .pdf.pdf

Bilag

Professor_Djøffere og fagprofessionelle har meget at lære - af hinanden .pdf


16. Drøftelse af sammenhængsreformen og erfaringer med decentralisering og afbureaukratisering i andre kommuner

Drøftelse af sammenhængsreformen og erfaringer med decentralisering og afbureaukratisering i andre kommuner

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:

  1. drøfter Sammenhængsreformen, udspillet Færre regler og mindre bureaukrati i den offentlige sektor og Ledelseskommissionens rapport og anbefalinger med blik for projektudvalgets kommissorium og arbejde fremefter.
  2. drøfter erfaringer fra andre kommuner med blik for projektudvalgets kommissorium og projektudvalgets arbejde fremefter

Beskrivelse af sagen

Sammenhængsreformen

Regeringen kommer i efteråret 2018 med sit udspil til en reform af den offentlige sektor, Sammenhængsreformen. Reformen har til formål at luge ud i papirbøvl og bureaukrati, styrke ledernes rolle og give kommunerne større frihed til at løse velfærdsopgaverne. Samtidig skal reformen sikre, at styringen af velfærdsområderne i højere grad fokuserer på effekt og værdi for borgerne, og at den offentlige sektor bindes bedre sammen digitalt. Reformen består af seks delreformer og udspil om afbureaukratisering: sundhed, visitation, unge, digitalisering og ledelse. På mødet drøftes følgende udspil:

  • Sammenhængsreformen september 2018
  • Afbureaukratisering: Færre regler og mindre bureaukrati i den offentlige sektor
  • Ledelseskommissionens rapport og anbefalinger

 

Erfaringer fra andre kommuner - Fremfærd

En række kommuner har i regi af tiltaget Fremfærd arbejdet med afbureaukratisering. Fremfærd blev etableret som en del af overenskomst 2013 og videreføres med overenskomstfornyelsen i 2015. Samarbejdet er aftalt mellem KL og Forhandlingsfællesskabet.

 

Fremfærd har sammen med kommunerne udviklet en ny tilgang til afbureaukratisering: Samskabt Styring. Metoden er med succes afprøvet i en række kommuner og består af en systematisk proces i seks trin, hvor chefer, ledere og medarbejdere arbejder sig frem til fælles bud på, hvordan en konkret styringsudfordring kan løses.

 

De foreløbige erfaringer viser, at metoden nogle gange fører til større ændringer i styringen og i andre forløb til mindre, men afgørende justeringer. I alle tilfælde er sidegevinsterne dels et større lokalt ejerskab til styringen, dels et stærkere samarbejde i organisationen om at implementere nye styringstiltag.

 

Eksempler fra andre kommuner

  • Høje Tåstrup
  • Horsens

 

På mødet drøftes

På mødet drøftes projektudvalgets forskellige betragtninger om de to udspil og eksemplerne fra andre kommuner ud fra følgende spørgsmål:

  • Hvad fæstner projektudvalget sig ved som væsentlige pointer i de to udspil og erfaringerne fra andre kommuner?
  • Hvad er set fra projektudvalgets synsvinkel relevant for projektudvalgets videre arbejde?
  • Hvad skal projektudvalget overveje at tage med videre i undersøgelsen af skoleområdet? Ældreområdet?
  • Hvad skal projektudvalget have fokus på/gøre mere af i undersøgelsen af skoleområdet? Ældreområdet?

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 03-10-2018

Drøftet.





17. Drøftelse af aftaler om fremtidigt af aftaler om fremtidigt samarbejde mellem Udvalget for Børn og Skole og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelse af aftaler om fremtidigt af aftaler om fremtidigt samarbejde mellem Udvalget for Børn og Skole og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Drøftelsessag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:

  1. drøfter de aftaler om det fremadrettede samarbejde, der blev indgået på dialogmødet mellem Udvalget for Børn og Skole og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beskrivelse af sagen

Den 12. september deltog Udvalget for Børn og Skole og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering i et fælles dialogmøde om fremtidigt samarbejde mellem de to udvalg.

 

På mødet præsenterede Udvalget for Børn og Skole en række temaer for samarbejdet mellem de to udvalg på folkeskoleområdet: Samarbejde om arbejdsgange i folkeskolen, decentral ledelse og den hele skole – understøttende funktioner.

 

De to udvalg var på mødet enige om, at temaerne er vigtige. Ligesom der var enighed om, at udvalgenes arbejde og valg af indsatsområder skal supplere hinanden.

 

På mødet blev en foreløbig afklaring af, hvilke spor de to udvalg hver især skal arbejde med, drøftet.

 

Den foreløbige fordeling er følgende:

 

Udvalget for Børn og Skole arbejder med:

  • Analyse af folkeskolens nuværende struktur (jf. procesplan vedtaget i Kommunalbestyrelsen i april 2018)
  • Undersøgelse af dokumentationskrav mv. i folkeskolen (i samarbejde med lærerkredsen)
  • Beslutning om justering af model for specialundervisning – herunder dialog med Handicaprådet

 

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering skal tage stilling til om de vil arbejde med:

  • Dialog med lokalfora vedr. skolestruktur
  • Undersøge de understøttende funktioner i relation til skolerne
  • Undersøge ledelsesstruktur

 

Det blev endeligt aftalt, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering drøfter fordelingen og vender tilbage til Udvalget for Børn og Skole.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 03-10-2018

Drøftet.



caseno18-25743_#4704919_v1_indledning - dialogmøde med projektudvalget den 12. september 2018.pdf.pdf

Bilag

Indledning - dialogmøde med projektudvalget den 12. september 2018.pdf


18. Godkendelse af model for kommunikation om udvalgets arbejde

Godkendelse af model for kommunikation om udvalgets arbejde

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:

  1. beslutter at sætte gang i en af to muligheder for kommunikation om udvalgets arbejde

Beskrivelse af sagen

Udvalget har ønsket dels en forslagskasse, hvor borgere og medarbejdere kan pege på unødigt bureaukrati eller andre uhensigtsmæssige strukturer, arbejdsgange mv., og dels en blog, hvor medlemmerne kan fortælle om arbejdet i udvalget.

Administrationen ser umiddelbart to muligheder for at imødekomme dette ønske indenfor de nuværende ressourcer og tekniske muligheder:    

  1. En blog-lignende side på Holbæk Kommunes hjemmeside holbaek.dk, hvor indlæg ligger kronologisk efter hinanden, og der er mulighed for at supplere teksten med et billede og/eller video. Borgerne kan ikke kommentere på indlæggene, da vi på nuværende tidspunkt ikke har en løsning, der kan leve op til EU's nye regler om persondata.  
    Alle udvalgets medlemmer kan skrive indlæg til siden. Indlæggene – tekst, video, billeder – oprettes på en ”kladde-side”, hvorefter en kommunikationsmedarbejder senest formiddagen efter sørger for, at indholdet er synligt på hjemmesiden. Med denne arbejdsgang kan udvalget selv lave indhold til bloggen uden risiko for at komme til at redigere på andre dele af hjemmesiden.
    Samme sted kan der oprettes en forslagskasse udformet som en tekstside med en knap, der giver mulighed for at sende en mail med forslaget. Administrationen vil med jævne mellemrum samle forslagene sammen og præsentere udvalget for de tendenser, der ses. 
    Både blog og forslagskasse kan lægges sammen med de øvrige informationerne om udvalgets medlemmer, mødekalender, kommissorium mv, således at alt information er samlet ét sted.

 

  1. Et alternativ til muligheden på hjemmesiden er en Facebook-side, hvor udvalgets medlemmer hver især eller med en fælles udvalgsprofil kan formidle udvalgets arbejde i tekst, billeder og video. Borgerne kan kommentere på indlæggene og vil forvente respons på deres kommentarer.
    Udvalgets medlemmer kan selv oprette indlæggene, som således vil være synlige med det samme.
    Det anbefales, at forslagskassen også i dette set-up ligger på hjemmesiden, så borgere og medarbejdere kan sende forslag uden at disse bliver synlige for offentligheden.    

 

Administrationen gør opmærksom på at blog/sider stillet til rådighed af Holbæk Kommune alene kan bruges til at kommunikere om udvalgets ambitioner, tiltag og øvrige konkrete arbejde, mens partipolitiske synspunkter må fremføres på andre platforme.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 03-10-2018

Godkendt, model 1 valgt.





19. Godkendelse af tid og sted for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering ordinære møder i 2019

Godkendelse af tid og sted for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering ordinære møder i 2019

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Beslutningssag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering godkender administrationens forslag til, hvor og hvornår projektudvalgets ordinære møder afholdes i 2019.

Beskrivelse af sagen

Administrationen foreslår, at projektudvalgets ordinære møder i 2019 afholdes i mødecentret på Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, klokken 16.00-18:00 på følgende datoer:

  • Mandag d. 21. januar
  • Mandag d. 18. februar
  • Mandag d. 18. marts
  • Tirsdag d. 23. april
  • Mandag d. 20. maj
  • Mandag d. 17. juni
  • Mandag d. 19. august
  • Mandag d. 16. september
  • Mandag d. 21. oktober
  • Mandag d. 18. november
  • Mandag d. 16. december


Passer de foreslåede tidspunkter dårligt, kan udvalget beslutte at rykke møderne til et andet tidspunkt mandage eller tirsdage de pågældende uger.

Hvis projektudvalgets møder ikke ligger mandage eller tirsdage ugen inden de stående udvalg, vil der opstå unødige forsinkelser og uhensigtsmæssige sagsforløb i de sager, der skal videre til stående udvalg, Økonomiudvalget og/eller Kommunalbestyrelsen.

Møderne i alle de politiske udvalg og Kommunalbestyrelsen er nøje afstemt med hinanden – både for at sikre, at kommunalbestyrelsesmedlemmer ikke på grund af andre udvalgsmøder forhindres i at deltage i møderne i de udvalg, de er medlem af, og for at sikre, at dagsordener kan udsendes rettidigt.

Udvalget kan i løbet af året beslutte at flytte stedet for afholdelsen af et eller flere kommende møder. Sådanne beslutninger kræver enighed i udvalget.


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 03-10-2018

Godkendt





20. Orienteringer

Orienteringer

Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

Orienteringssag


Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne

Eventuelle orienteringer fra administrationen





21. Underskriftark

Underskriftark