UDVALG

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering

MØDE

Referat

STED

Kanalstræde 2, 4300 Holbæk

STARTTIDSPUNKT

07-08-2018 10:15:00

SLUTTIDSPUNKT

07-08-2018 11:15:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden til møde den 7. august 2018
2. Drøftelse af procesplan og arbejdsform
3. Godkendelse af mødeplan for projektudvalgets arbejde august 2018 til januar 2019
4. Orieteringer
5. Underskriftsark



1. Godkendelse af dagsorden til møde den 7. august 2018

Godkendelse af dagsorden til møde den 7. august 2018

Sagsgang og sagstype
Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. dagsorden til mødet i projektudvalget d. 7. august 2018 godkendes


Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 07-08-2018
Godkendt




2. Drøftelse af procesplan og arbejdsform

Drøftelse af procesplan og arbejdsform

Sagsgang og sagstype
Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Drøftelsessag

Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:
  1. laver en bordrunde: Hvad er formålet med udvalget, og hvad ønsker vi ”at stå med i hånden” om to år?
  2. drøfter administrationens forslag til en procesplan
  3. drøfter, hvordan arbejdsformen skal være fremadrettet

Beskrivelse af sagen
Et flertal af Kommunalbestyrelsen bestående af A, F, L, O og Ø har indgået en politisk aftale, som indebærer, at der for perioden august 2018 – juli 2020 skal nedsættes et projektudvalg for afbureaukratisering og decentralisering. Projektudvalget har kompetence til at indstille til Økonomiudvalget.
 
Projektudvalget har fået til opgave at udarbejde konkrete anbefalinger til afbureaukratisering og decentralisering som på én og samme tid skal bidrage til at øge 
 
Det indebærer, at hvis et af disse formålsbeskrivelser påvirkes negativt af et givet initiativ, bør der ikke arbejdes videre med en anbefaling af dette tiltag.
 
Procesplan
Administrationen foreslår, at projektudvalgets to år inddeles i fire faser, hvor første fase bruges til at indsamle viden fra organisationen, andre kommuner, råd/nævn, MED-udvalg, eksperter og fagpersoner. De to følgende faser afsættes til undersøgelser af de kerneområder, udvalget vælger at prioritere. Efter hver af de tre første faser indlægges en status og evaluering. Fase 4 er afrapporteringsfasen, hvor projektudvalgets anbefalinger udarbejdes. Bilag 1 er et udkast til procesplanen.
 
En detaljeret plan for de enkelte faser udarbejdes i evalueringsfasen for den foregående fase, så erfaringer og viden fra tidligere faser kan kvalificere det videre arbejde.
 
Arbejdsform
Som led i at det er udvalgets første møde, skal udvalget finde sin måde at arbejde på, herunder:

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 07-08-2018
Drøftet.
 
Projektudvalgets medlemmer var enige i administrationens forslag til procesplan med følgende tilføjelser:
 
Indsamling af viden i fase 1 skal også belyse, hvordan tiltag til afbureaukratisering og decentralisering i organisationen påvirker medarbejdernes trivsel. Derudover skal oplæg eller data fra andre kommuner medtag dilemmaer og udfordringer, der har ledt til tiltag, projekter mv. 
 
Folkeskole -og ældreområdet udvælges som de to eneste kerneområder og undersøges i nævnte rækkefølge. Undersøgelsen af folkeskolen forberedes i efteråret 2018 (fase 1), mens undersøgelsen af ældreområdet forberedes i første halvdel af 2019 (fase 2). Andre kerneområder behandles på et særskilt møde (endnu ikke fastlagt).
 
Projektudvalgets medlemmer var desuden enige om følgende angående arbejdsformen:
 
Projektudvalget ønsker, at der etableres en forslagskasse til henvendelser fra borgere, virksomheder og medarbejdere.
 
Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. I anbefalinger skal eventuel politisk uenighed fremgå.


caseno18-25743_#4661092_v1_udkast til procesplan for pad.pdf.pdf

Bilag

Udkast til procesplan for PAD.pdf


3. Godkendelse af mødeplan for projektudvalgets arbejde august 2018 til januar 2019

Godkendelse af mødeplan for projektudvalgets arbejde august 2018 til januar 2019

Sagsgang og sagstype
Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Beslutningssag

Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:

  1. godkender administrationens forslag til mødeplan i perioden august 2018 til januar 2019
  2. drøfter forslag til et internt arbejdsmøde og koordineringsmøde med BSU



Beskrivelse af sagen
Administrationen foreslår følgende mødeplan for Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering:
 
Dato/tidspunkt
Sted
Aktivitet
Emne
Tirsdag den 7. august
Kl. 10:15 – 11:15
Kanalstræde
Opstartsmøde
Emne: Opstart af udvalgets arbejde
Tirsdag den 4. september
Kl. 16:30 – 18:30
Kanalstræde
Møde
Emne: Erfaringer fra kerneområderne
Torsdag den 4. oktober
Kl. 16:30 – 18:30
Kanalstræde
Møde
Emne: Erfaringer fra andre kommuner
Tirsdag den 6. november
Kl. 16:30 – 18:30
Kanalstræde
Møde
Emne: Erfaringer fra forskningen
Tirsdag den 6. december
Kl. 16:30 – 18:30
Kanalstræde
Møde
Emne: Status og evaluering
Tirsdag den 8. januar 2019
Kl. 16:30 – 18:30
Kanalstræde
Møde
Emne: Undersøgelse af kerneområde
 
Andre møder:

Dato/tidspunkt
Sted
Aktivitet
Emne
Onsdag den 22. august
Kl. 17:30 – 19:30
Kanalstræde
Arbejdsmøde
Emne: Drøftelse af mål og leverancer evt. inkl. middag
September 2018
(afventer dato fra BSU)
Kanalstræde
Koordineringsmøde
Emne: Koordineringsmøde med BSU
 

Beslutning i Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering den 07-08-2018
Godkendt med følgende ændring: Mødet den 4. september kl. 16:30 -18.30 flyttes til 7. september kl. 15:15 -17:15.




4. Orieteringer

Orieteringer

Sagsgang og sagstype
Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering
Orienteringssag

Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra formanden
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra administrationen




5. Underskriftsark

Underskriftsark