UDVALG

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne

MØDE

Referat

STED

Microsoft Teams (videomøde)

STARTTIDSPUNKT

28-04-2020 15:00:00

SLUTTIDSPUNKT

28-04-2020 18:00:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden til møde i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne d. 28. april 2020
2. Beslutning om udvælgelse af nye lokalområder til proces-fælles-skaberindsatser
3. Beslutninger vedr. styregruppe til en særlig indsats i Undløse samt frigivelse af midler til projektledelse og processen
4. Beslutning om at afholde ordinært møde d. 16. juni 2020 i Undløse
5. Orientering om ansøgningsfrist for puljen Rum til Fællesskab i år 2020
6. Evt.
7. Underskriftsark



1. Godkendelse af dagsorden til møde i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne d. 28. april 2020

Godkendelse af dagsorden til møde i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne d. 28. april 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. dagsordenen for mødet d. 28 april 2020 godkendes.
Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 28-04-2020

Godkendt.





2. Beslutning om udvælgelse af nye lokalområder til proces-fælles-skaberindsatser

Beslutning om udvælgelse af nye lokalområder til proces-fælles-skaberindsatser
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. proces-fælles-skaberindsatsen i Gislinge forlænges med 6 måneder til 1. december og i Store Merløse forlænges indsatsen med 4 måneder til 1. oktober 2020.
    Nye lokalområder til indsatser er Regstrup med start 1. juni og Tuse Næs med start 1. oktober. Senere i efteråret udvælges lokalområder til indsatser, der opstarter efter 1. december.
Alternativ indstilling

Administrationen indstiller, at

  1. proces-fælles-skaberindsatsen i Gislinge forlænges med 6 måneder. Indsatser i Regstrup og Tuse Næs opstarter begge 1. juni.
    Senere i efteråret udvælges lokalområder til indsatser, der opstarter efter 1. december.
Beskrivelse af sagen

Projektudvalget har igangsat, at der ydes særlig proces-fælles-skaberindsats i udvalgte lokalområder. Proces-fælles-skaberen skal ifølge planen fortsætte frem til 1. juni 2020 med de tre første lokalområder hhv. Store Merløse, Mørkøv og Gislinge.
Projektudvalget skal derfor nu træffe beslutning om, hvilke lokalområder proces-fælles-skaberen herefter skal arbejde med.

Den rette organisering og nødvendige redskaber:
Proces-indsatsen fokuserer på at tilføre lokalområderne værdi og sætte gang i en udvikling i det enkelte lokalområde. Arbejdsmetoden er at støtte lokalforums arbejde og sætte gang i projekter i lokalområdet, der øger kapaciteten.
Der støttes bl.a. i dannelse af arbejdsgrupper, opbygning af en organisering og de relationer mellem mennesker, der kan føre lokalområdets forskellige projekter til dørs. Proces-fælles-skaberen har derfor til formål at facilitere, at den rette projektorganisering etableres, samt hjælpe med at redskaberne til at kunne færdiggøre de givne projekter, er indarbejdet i gruppen. 
 

Forlængelse af proces-indsatser overfor behovet for at påbegynde nye:
I projektudvalgets drøftelse og beslutning om, hvilke lokalområder der efter d. 1. juni 2020 og frem skal have proces-indsats anbefales det, at der tages hensyn til nedenstående forklaringer om de særlige forhold omkring de igangværende projekter i lokalområderne. Samtidig er det væsentlig at overveje at begynde støtten i nye lokalområder, der har behov.

Både mht. Gislinge og Store Merløse er det på baggrund af dialog med fælles-skaberne og lokalfora anbefalingen at forlænge proces-indsatsen, da der er processer i gang som kan risikere ikke at blive færdiggjort, hvis indsatsen stopper til 1. juni. Begge lokalområder er også påvirket ret meget af corona-krisen, hvor det er vanskeligt at fortsætte opbygningen ved onlinemøder. I Mørkøv arbejdes med samarbejdet mellem foreninger og kommunikation og her vurderes det ikke relevant at forlænge proces-indsatsen.

  • Forlængelse af proces-indsats i Gislinge:
    I Gislinge Lokalforum er der sket et frafald af en person, der har båret mange opgaver, hvorfor lokalforum skal finde sig selv i en ny situation. Samtidig er der sat et større krævende projekt i gang om modernisering af Gislinge Hallen, hvilket der er stor motivation for. Den rette organisering og de nødvendige redskaber til at køre videre og færdiggøre hal-projektet er dog ikke tilegnet gruppen endnu.

 

  • Forlængelse af proces-indsats i Store Merløse:
    I Store Merløse er forberedelser til etablering af lokalforum gået i gang i februar, men organiseringen og redskaberne er ikke på plads endnu. Samtidig arbejder grupper på at opbygge en hjemmeside og styrke bosætningen, hvor strategiske redskaber som fx branding ikke er på plads endnu.
     
  • Nye lokalområder til procesindsatser hhv. Regstrup og Tuse Næs:
    Det anbefales ud fra dialog med fælles-skaberne og lokalområderne, at nye proces-indsatser påbegyndes i Regstrup og Tuse Næs.
    I Regstrup efterspørger det nyoprettede lokalforum kompetencer til opgaven. Det er ligeledes ønsket at samle de små landsbyer, samt udvikle det sociale liv omkring hallen. Regstrup Lokalforum vil gerne i gang med at definere deres egen rolle, hvilket betyder en del for at kunne samle lokalområdet. Regstrup skal desuden i gang med et samarbejde med en ny fælles-skaber efter en periode med en midlertidig løsning.

    I Tuse Næs er lokalforum ved at blive etableret som forening og indsatsen kan bidrage med løsning af en række opgaver. Det kan bl.a. være støtte til arbejdet med bred forankring, og det videre arbejde med den udviklingsplan som lokalområdet har udarbejdet. Det kan også være støtte til arbejdet med organiseringen af lokalforum i forhold til dette, og prioritering af projekter.

 

  • Andre mulige lokalområder:
    Som andre mulige lokalområder til proces-indsatser senere kan der overvejes Ugerløse, der har en opgave med at få flere frivillige engageret og brande lokalområdet. Svinninge og Orø har udfordringer med kommunikationen og at løse opgaven med at samle lokalområdet.
Beskrivelse af alternativ indstilling

Forlængelse af proces-indsats i Gislinge og opstart Regstrup og Tuse Næs
I alternativ indstilling fremsættes det, at Gislinge lokalområde har behov for forlængelse, fordi organisering og redskaber til videreførelse af projektet har brug for støtte i 6 måneder mere. Det vægtes derudover, at der er behov for opstart af nye områder, og at Regstrup og Tuse Næs lokalområde derfor begge startes 1. juni. Begyndes indsatsen i Tuse Næs allerede i juni er der ligeledes mulighed for rolig og stabil etablering af lokalforum. Der kan ligeledes gennemføres grundig afdækning af lokalområdets aktører i området allerede i sommerperioden.

Økonomiske konsekvenser

Ingen

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Sagshistorik, henvisninger

PULO, d. 25. februar 2019, punkt 4: Status på proces-fælles-skaberens arbejde.

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 28-04-2020

Hovedindstillingen er godkendt



caseno19-48668_#5246413_v1_overblik over perioder med proces-indsats.pdf.pdf

Bilag

Overblik over perioder med proces-indsats.pdf


3. Beslutninger vedr. styregruppe til en særlig indsats i Undløse samt frigivelse af midler til projektledelse og processen

Beslutninger vedr. styregruppe til en særlig indsats i Undløse samt frigivelse af midler til projektledelse og processen
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne, Økonomiudvalget
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne godkender, at hele projektudvalget nedsættes i en styregruppe sammen med lokale repræsentanter fra Undløse, der kan lede processen.
  2. der frigives et kvart årsværk på 150.000 kr. til administrativ projektledelse samt  50.000 kr. til processen, der tages fra ’Udviklingspulje til lokalområderne’ i budget 2020.

 

Beskrivelse af sagen

I foråret forberedes indledende aktiviteter til at gennemføre en særlig indsats i Undløse, eksempelvis identificering af mulige projekttemaer, processen samt projektorganiseringen, herunder nedsættelse af en styregruppe.
Projektudvalget skal derfor træffe beslutning om at nedsætte hele udvalget i en styregruppe samt anbefale en frigivelse af midler til projektledelse og processen.

 
Mulige projekttemaer:
Følgende projekttemaer kan indgå i samarbejdet og kvalificeres:

  • Sammenhold
  • Tryghed
  • Forbindelser i byen og til naturen


Samarbejdet skal drives af lokale kræfter:
Gennem projekttemaerne kan forskellige projektidéer kvalificeres og der kan nedsættes tematiske arbejdsgrupper, der skal drives af en lokal tovholder. Den lokale drivkraft og engagement et vigtig i selve udviklingsprocessen og den efterfølgende forankring. Det anses, at mobiliseringen af lokale ressourcer er en af de vigtigste veje til at sikre langsigtet forandring og udvikling af et lokalsamfund. Der kan senere udpeges en faglig kommunal sparringspartner til den enkelte arbejdsgruppe. Gennemgående er den lokale fælles-skaber en del af samarbejdet. 

En tværgående styregruppe styrker samarbejdet:
Det anbefales, at der ligeledes nedsættes en styregruppe bestående af projektudvalget og lokale repræsentanter fra Undløse. Styregruppen betjenes af administrationen, herunder ledelsen, en projektleder og den lokale fælles-skaber. Styregruppen skal styrke og understrege det samskabende udviklingsforløb mellem forskellige aktører og roller. Det foreslås, at styregruppen mødes omkring 4-5 gange fra maj/juni til november. Styregruppemøder kan så vidt muligt ligge i sammenhæng til projektudvalgets ordinære møder. Det er op til styregruppen selv at afstemme møder.

Baggrund:
Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne har besluttet, at der skal samarbejdes om en særlig indsats i Undløse. En ’særlig indsats’ er et koncept igangsat af projektudvalget og er et længerevarende og forpligtende samarbejde mellem Holbæk Kommune og frivillige borgere i et udvalgt lokalområde. Samarbejdet sker om konkrete projekter, der styrker udvikling, fællesskab og tryghed. Den udarbejdede model for projektudvalgets koncept ’en særlig indsats’ danner grobund for, hvordan samarbejdet i Undløse gribes an.
Som et af de helt indledende skridt på vej mod at skabe en projektramme, blev der d. 23. januar 2020 gennemført en byvandring med lokale fra Undløse samt administrative medarbejdere. På byvandringen blev forskellige udfordringer og potentialer indledningsvis kortlagt. Det blev også kortlagt, hvad de lokalt er stolte af i Undløse. På den baggrund blev mulige projekttemaer identificeret.

Økonomiske konsekvenser

For at sikre projektets fremdrift, målopfyldelse og lokale forankring skal det administrative tidsforbrug tilføres et kvart årsværk svarende til 150.000 kr., der tages fra ’Udviklingspulje til lokalområderne’ i budget 2020.

Derudover frigives optil 50.000 kr. til at understøtte processen. Midlerne kan bruges på borgerinddragelse, forplejning, materialer og diverse mindre udgifter mv., der tages fra ’Udviklingspulje til lokalområderne’ i budget 2020.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Sagshistorik, henvisninger

PULO, d. 17. september 2019, punkt 6: Beslutning om valg af lokalområde til gennemførelse af kommende særlig indsats.

PULO, d. 28. januar 2020, punkt 3: Orientering om første skridt i samarbejdet om en særlig indsats i Undløse

PULO, d. 31. marts 2020, punkt 5: Orientering om at en særlig indsats i Undløse igangsættes til august 2020

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 28-04-2020

Ad 1: Godkendt

Ad 2: Indstilles godkendt





4. Beslutning om at afholde ordinært møde d. 16. juni 2020 i Undløse

Beslutning om at afholde ordinært møde d. 16. juni 2020 i Undløse
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. projektudvalget beslutter at afholde ordinært møde d. 16. juni 2020 kl. 15.30-17.15 i Undløse, hvorefter der afholdes styregruppemøde for en særlig indsats i Undløse
Beskrivelse af sagen

At afholde det ordinære møde i Undløse giver mulighed for i forlængelse heraf at afholde første styregruppemøde for en særlig indsats i Undløse.
Styregruppen skal styrke og understrege det samskabende udviklingsforløb mellem forskellige aktører og roller.
Det foreslås, at styregruppen fremover mødes omkring 4-5 gange fra juni til november.
Sammen skal projektudvalget og repræsentanter fra Undløse Lokalråd sætte rammerne, danne relationer og forventningsafstemme samarbejdet for en særlig indsats i Undløse
Herved skabes der et solidt fundament for et samarbejde, som processen kan vokse ud fra.

Fremtidige styregruppemøder kan så vidt muligt ligge i sammenhæng til projektudvalgets ordinære møder. Det er op til styregruppen selv at afstemme møder, hvilket kan gøres på dette første styregruppe møde.

Tidspunktet for det ordinære møde tager højde for planlagt mødeindhold og at der kan afholdes styregruppemøde efterfølgende.

Økonomiske konsekvenser

Ingen

Sagshistorik, henvisninger

PULO, d. 17. september 2019, punkt 6: Beslutning om valg af lokalområde til gennemførelse af kommende særlig indsats.

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 28-04-2020

Godkendt.





5. Orientering om ansøgningsfrist for puljen Rum til Fællesskab i år 2020

Orientering om ansøgningsfrist for puljen Rum til Fællesskab i år 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne
Orienteringssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. projektudvalget tager orientering om ansøgningsfrist for puljen Rum til Fællesskab i år 2020 til efterretning.
Beskrivelse af sagen

Puljen Rum til Fællesskab har i år 2020 én ansøgningsrunde.
Det var oprindeligt planlagt med en ansøgningsfrist d. 1. juni. Det vurderes, at forårets corona-krise kan gøre det mere udfordringsfuldt for lokale grupperinger at arbejde på ansøgninger, da retningslinjer for at mødes er begrænsende.
Derfor er det vurderet, at en udskudt ansøgningsfrist til d. 1. august er mest optimal i målet på at give lokalområderne bedre tid og mulighed for at skabe flest mulige kvalificerede ansøgninger til puljen.

Økonomiske konsekvenser

Ingen

Sagshistorik, henvisninger

Kommunalbestyrelsen, d. 2. april 2020, punkt 70: Beslutning om disponering og kriterier for tildeling af puljemidler til lokaludvikling i budget 2020
 

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 28-04-2020

Orientering taget til efterretning.





6. Evt.

Evt.




7. Underskriftsark

Underskriftsark