UDVALG

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne

MØDE

Dagsorden

STED

Microsoft Teams

STARTTIDSPUNKT

31-03-2020 15:00:00

SLUTTIDSPUNKT

31-03-2020 16:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden til møde i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne d. 31. marts 2020
2. Beslutning om at afholde ordinært møde d. 26. maj 2020 i Jyderup
3. Beslutning om valg af steder for afholdelse af dialogmøder i lokalområderne i 2020 m.v.
4. Beslutning om at udsætte afprøvningsfase for lokalt nyhedsprojekt
5. Orientering om at en særlig indsats i Undløse igangsættes til august 2020
6. Evt.
7. Underskriftsark



1. Godkendelse af dagsorden til møde i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne d. 31. marts 2020

Godkendelse af dagsorden til møde i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne d. 31. marts 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne
Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. dagsordenen for mødet d. 31. marts 2020 godkendes.




2. Beslutning om at afholde ordinært møde d. 26. maj 2020 i Jyderup

Beslutning om at afholde ordinært møde d. 26. maj 2020 i Jyderup
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. projektudvalget beslutter at afholde ordinært møde d. 26. maj 2020 kl. 15.00-18.00 i Jyderup.
Beskrivelse af sagen

I forbindelse med beslutningen om Jyderup Handleplan blev det besluttet at igangsætte og afsætte midler til et projekt omhandlende ny anvendelse af Jyderup Rådhus. Der blev afsat administrative ressourcer til at organisere, at nye brugere kunne flytte ind i huset. Ligeledes blev der afsat anlægsmidler til at gennemføre renoveringer på bygningen. Begge dele af projektet er realiseret.
I forbindelse med beslutningen om Jyderup Handleplan blev der også besluttet at igangsætte og afsætte midler til to projekter omhandlende bymidten i Jyderup hhv. projekt ”Attraktive byrum” og ”Grøn bymidte”.

At afholde det ordinære møde i Jyderup giver mulighed for at lokale engagerede i de tre projekter til at deltage i en dialog om realisering af de tre projekter. Det vil også være muligt at tage en rundvisning i rådhuset for at se dets nye brugere, samt et tage et kig på omdannelsen af bibliotekspladsen i Jyderup.

Oprindeligt skulle projektudvalget have afholdt mødet i Jyderup d. 24. marts 2020. Dette møde blev udskudt grundet forebyggende retningslinjer mod udbredelse af coronavirus.
Corona-situationen følges tæt og retningslinjer for samvær og forsamlinger, der er er gældende i maj, vil afgøre om mødet skal udskydes yderligere.
 

Økonomiske konsekvenser

Ingen

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Sagshistorik, henvisninger

PULO, d. 28. Januar 2020, punkt 2: Beslutning om at afholde ordinært møde d. 24. marts 2020 i Jyderup.

 





3. Beslutning om valg af steder for afholdelse af dialogmøder i lokalområderne i 2020 m.v.

Beslutning om valg af steder for afholdelse af dialogmøder i lokalområderne i 2020 m.v.
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. dialogmødet i maj flyttes til oktober
  2. stederne for de tre dialogmøder i lokalområderne besluttes
Beskrivelse af sagen

Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. februar 2020, at der i 2020 afholdes tre dialogmøder i lokalområder, der ønsker at være vært for et møde.

Kernen i Holbæk Kommunes dialogmodel er, at politikere kan invitere borgere til dialog, hvis de vil drøfte et tema, og borgere kan invitere politikere til dialog om det, de er optaget af. Med beslutningen kombineres disse to tilgange, idet politikerne byder op til dialog, og de lokale borgere får stor indflydelse på de temaer, der skal drøftes.

Rammer for dialogmøderne

Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. februar 2020, at:

  • tre dialogmøder afholdes i lokalområder i henholdsvis maj, august og november på dage, hvor der ikke ligger andre politiske møder
  • dialogmøderne bliver afholdt i tidsrummet klokken 18.30-21.00 for at sikre, at så mange borgere som muligt, kan deltage
  • der bliver serveret kaffe og kage til alle deltagere
  • dagsorden til dialogmøderne bliver udarbejdet i et samarbejde mellem lokalforum, områdets fællesskaber, administrationen og den forening/virksomhed/borger, der har inviteret Kommunalbestyrelsen. Dagsordenen vil bestå af en blanding mellem faglige oplæg, dialog om aktuelle politiske emner og temaer/spørgsmål fra borgerne
  • der skal være projektor og mikrofoner til rådighed.

Flytning af mødet i maj

Grundet den særlige situation Danmark aktuelt befinder sig i, hvor det er uhensigtsmæssigt at samles, og hvor det er vanskeligt at planlægge større møder i den nærmeste fremtid, anbefaler administrationen, at dialogmødet i maj flyttes til en dato i oktober, der ligger efter den 7. i måneden, hvor budgettet vedtages. Møderne i august og november fastholdes.

Invitation til lokalområderne

Formanden for Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne har sendt en invitation til foreninger, virksomheder og borgere i Holbæk Kommune til at byde ind med egnede lokaler og eventuelle forslag til temaer på dialogmøder. Invitationen er distribueret via kommunens fælles-skabere, Holbæk Erhvervsforum samt på kommunens hjemmeside og Facebook-side.

Indkomne ansøgninger

Der er modtaget 12 ansøgninger om værtskab for et dialogmøde. Ansøgningerne er sammen med et kort over fordelingen vedlagt som bilag.
Der er modtaget ansøgninger fra følgende:

  • Tuse Næs Lokalforum
  • Stenhus Gymnasium
  • Brugerrådet Aktivitetshuset Tølløse
  • Tølløse Lokalforum
  • Ugerløse Lokalforum
  • Foreningen Skamstrup og Omegn
  • Svinninge Lokalforum
  • MED – Military Equipment Denmark
  • Undløse Lokalråd
  • Store Merløse – Brugerrådet på Møllevang, Bylauget, Lokalforum, Krolf, Gymnastik og Fodboldklubben
  • Fællesskab Tølløse
  • EUC Nordvestsjælland

Mulige kriterier

Administrationen foreslår, at der ved udvælgelsen af stederne bl.a. lægges vægt på følgende kriterier:

  • den geografiske spredning
  • hvor stor politisk opmærksomhed det pågældende lokalområde aktuelt har
  • indholdet – herunder forskelligheden – i dialogmøderne
  • lokalernes egnethed
  • tilgængeligheden, herunder transportmulighederne og parkeringsforholdene.
Økonomiske konsekvenser

Der vurderes ikke at være særlige økonomiske konsekvenser - hverken ved at flytte mødet i maj til oktober eller ved at vælge de tre steder.

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke umiddelbart at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Sagshistorik, henvisninger

Kommunalbestyrelsesmøde d. 26. februar 2020, pkt. 25: Beslutning om møder i lokalområderne 2020



caseno19-31799_#5222113_v1_dialogmøder i lokalområderne 2020.pdf
caseno19-31799_#5222163_v1_kortbilag - kb dialogmøder i lokalområderne 2020.pdf

Bilag

Dialogmøder i lokalområderne 2020
Kortbilag - KB dialogmøder i lokalområderne 2020


4. Beslutning om at udsætte afprøvningsfase for lokalt nyhedsprojekt

Beslutning om at udsætte afprøvningsfase for lokalt nyhedsprojekt
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne

Beslutningssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at: 

  1. projektudvalget træffer beslutning om udsættelse af afprøvningsfase for lokalt nyhedsprojekt.
Beskrivelse af sagen

Projektudvalgets pilotprojekt om kommunikation til lokalområderne, der startede i januar 2020, skulle være gået fra opstarts- til afprøvningsfasen den 1. april. I afprøvningsfasen, der varer halvandet år, deles der nyheder med lokal relevans i de tre lokalområder Tuse Næs, Regstrup og Mørkøv via hhv. appen MinLandsby, Facebook og infoskærme.


Projektudvalget skal beslutte, hvorvidt projektets afprøvningsfase for lokalt nyhedsprojekt skal udsættes foreløbigt til den 1. maj.

Administrationen har følgende overvejelser:

  • Det er i princippet muligt at formidle nyheder til de tre lokalområder fra den 1. april. Administrationen vurderer dog, at det vil være dårlig timing og ude af trit med, hvad borgerne forventer, at kommunen kommunikerer i en krisesituation som den aktuelle med coronavirus.

 

 

  • På grund af coronavirus har det ikke været muligt at lære Tuse Næs-beboere op i at bruge appen MinLandsby. Der vil derfor alene være kommunale nyheder og ikke øvrige lokale nyheder fra foreninger osv., som ellers også er planen.

     

Indtil afprøvningsfasen går i luften vil medarbejderen i kommunikationsteamet forberede de gode historier, så der er relevante nyheder klar til at dele i de tre lokalområder når tid er. Samtidig analyseres besvarelserne fra spørgeskemaerne, og der arbejdes på undersiderne, der skal præsentere lokalområderne på holbaek.dk, i samarbejde med lokale.

Sagshistorik, henvisninger

PULO, d. 25. februar 2020, punkt 5:  Orientering om kommunikationskonsulentens indledende arbejde i det igangsatte lokale nyhedsprojekt.

 

 





5. Orientering om at en særlig indsats i Undløse igangsættes til august 2020

Orientering om at en særlig indsats i Undløse igangsættes til august 2020
Sagsgang og sagstype

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne

Orienteringssag

Indstilling

Administrationen indstiller, at:

  1. orientering om at en særlig indsats i Undløse igangsættes til august 2020 tages til efterretning.
Beskrivelse af sagen

Grundet forebyggende retningslinjer for udbredelse af corona-virus blev det udskudt, at igangsætte samarbejdet om en særlig indsats i Undløse i marts, hvilket oprindeligt var planlagt.
En særlig indsats er grundlæggende en samarbejdsform, der bunder i ’møder mellem mennesker’, stærke relationer og en relationsopbygning. Herunder også relationer internt i lokalområdet. At opstarte en særlig indsats i marts gennem blot online-møder, telefon og mails mv. vurderes at være amputeret ift. samarbejdets grundlæggende metode og formål.
Hvordan samarbejdet kan gribes an tager udgangspunkt i erfaringer fra gennemførelse af udviklingsforløb i hhv. Jyderup (Jyderup Handleplan i 2018) samt i Knabstrup (Knabstrup sætter kurs i 2019). Ligeledes danner den udarbejdede model for projektudvalgets koncept ’en særlig indsats’ grobund for, hvordan samarbejdet i Undløse kan gribes an.

Det vurderes, at samarbejdsprocessen og deraf resultatet, opnås bedst gennem workshops med fysiske møder, meget gerne hvor mange fra Undløse er samlet.
Det vurderes, at foråret 2020 er forbundet med væsentlig usikkerhed om, hvilke retningslinjer for samvær og forsamlinger, der vil være udmeldt. Derfor vurderes det, at den bedste og mest smidige proces opnås med en intensiv arbejdsperiode efter sommerferien.
At udskyde en opstart af samarbejdet til august skal også ses ud fra en afvejning af et ressourcespørgsmål om, at det alternativt vil være mere ressourcekrævende at opstarte en usikker proces i foråret. Ressourceforbruget vil skulle godkendes af Økonomiudvalget i en senere sag.

Målet er at gennemføre processen i indeværende år med de midler, der er afsat i indeværende år.
Administrationen vil stadig i løbet af foråret have kontakt med repræsentanter i Undløse Lokalråd og vil forberede indledende aktiviteter, materiale mv. Administrationen vil også opfordre og støtte Undløse til at mobilisere flere frivillige til at gennemføre en opstart af en intensiv arbejdsperiode fra august. Af bilag fremgår en overordnet tidsplan for, hvordan samarbejdet i Undløse skal forløbe.


Baggrund:
Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne har besluttet, at der skal samarbejdes om en særlig indsats i Undløse. En ’særlig indsats’ er et koncept igangsat af projektudvalget og er et længerevarende og forpligtende samarbejde mellem Holbæk Kommune og frivillige borgere i et udvalgt lokalområde. Samarbejdet sker om konkrete projekter, der styrker udvikling, fællesskab og tryghed.

Som et af de helt indledende skridt på vej mod at skabe en projektramme, blev der d. 23. januar 2020 gennemført en byvandring med lokale fra Undløse samt administrative medarbejdere. På byvandringen blev forskellige udfordringer og potentialer indledningsvis kortlagt. Det blev også kortlagt, hvad de lokalt er stolte af i Undløse. På den baggrund blev mulige projekttemaer identificeret.
 

Økonomiske konsekvenser

Ingen

Miljø- og klimamæssige konsekvenser

Der vurderes ikke at være nogen væsentlige miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Sagshistorik, henvisninger

PULO, d. 28. januar 2020, punkt 3: Orientering om første skridt i samarbejdet om en særlig indsats i Undløse

PULO, d. 17. september 2019, punkt 6: Beslutning om valg af lokalområde til gennemførelse af kommende særlig indsats.



caseno19-48668_#5226944_v1_overordnet tidsplan for en særlig indsats i undløse.pdf.pdf

Bilag

Overordnet tidsplan for en særlig indsats i Undløse.pdf


6. Evt.

Evt.




7. Underskriftsark

Underskriftsark