UDVALG

Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne

MØDE

Referat

STED

kantinen, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

03-05-2018 16:30:00

SLUTTIDSPUNKT

03-05-2018 19:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden
2. Længde på møder
3. Info om lokalområderne
4. Særlig indsats i lokalområderne
5. Jyderup
6. Beslutning om forsikring af frivillige indsatser
7. Midler til lokal udvikling
8. Evt.
9. Underskriftsark



1. Godkendelse af dagsorden

Godkendelse af dagsorden

Sagsgang og sagstype
PULO
 
beslutning

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Godkendt




2. Længde på møder

Længde på møder

Sagsgang og sagstype
PULO
 
Beslutning

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  • At ordinære møder i PULO bliver afholdt i tidsrummet fra 16.30-19.30

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Godkendt




3. Info om lokalområderne

Info om lokalområderne

Sagsgang og sagstype
PULO
 
Orientering

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  • Udvalget informeret om flyttemønstre og den nye befolkningsprognose

Beskrivelse af sagen
Projektudvalget for Udvikling i lokalområderne skal blandt andet de næste fire år samarbejde med udvalgte lokalområder. Orienteringen er et skridt i arbejdet med at vurdere og drøfte hvordan dette skal udmøntes.
 
Præsentationen er en opfølgning fra PULO mødet d. 5. april hvor udvalget ønskede yderligere ny data og data fra præsentationen segmenteret efter skoledistrikter.

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Udvalget tog orienteringen til efterretning.
 
Præsentationen fra mødet er vedlagt referatet.


caseno18-1395_#4531462_v1_info om lokalområderne - fraflytning 2017 - oplæg til pulo møde 3. maj.pdf.pdf

Bilag

Info om Lokalområderne - Fraflytning 2017 - oplæg til PULO møde 3. maj.pdf


4. Særlig indsats i lokalområderne

Særlig indsats i lokalområderne

Sagsgang og sagstype
PULO
 
drøftelse

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  • udvalget drøfter hvad de seneste møders ”info om lokalområderne” betyder for PULOs arbejde med ”særlige indsatser i lokalområderne”

Beskrivelse af sagen
Projektudvalget for Udvikling i lokalområderne skal blandt andet de næste fire år samarbejde med udvalgte lokalområder. Drøftelsen er et skridt i arbejdet med at vurdere og drøfte hvordan dette skal udmøntes.

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
 
Udvalget traf beslutning om særlig indsats og bad administrationen om at lave et oplæg til mødet d. 28. juni.




5. Jyderup

Jyderup

Sagsgang og sagstype
PULO
 
Drøftelse

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  • Udvalget samler op på temamøderne med de stående udvalg
  • Udvalget indleder drøftelser om deres indstilling om Jyderup Handleplan til økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

Beskrivelse af sagen
Der har været ytret et stort politisk ønske om at skabe gode rammer for frivillighed, turisme og foreningsliv i Jyderup, samt at medvirke til den samlede udvikling af Jyderup. Der er henover de seneste par år blevet igangsat en række initiativer i og omkring Jyderup, og der er flere projekter på vej. Administrationen indstillede den 6. november 2017 derfor, at der blev. igangsæt en konkret handleplan for udviklingsprojekterne i Jyderup. Beslutningen blev indstillet godkendt af Kommunalbestyrelsen den 13. december 2017. Den overordnede arbejdsgruppe, afholdte et arbejdsmøde den 9. januar med Preben Gajhede (Lokalforum Jyderup) og Jonas Walther Pedersen (Konsulent) for at igangsætte handleplanen.
 
Der er nedsat 4 temagrupper: Turisme, Ejendomme & Udvikling, Byudvikling og Boligudvikling. Hver af disse temagrupper har en lokal og kommunal tovholder. Derudover er der lokale repræsentanter og administrative medarbejdere i temagrupperne. Handleplanens proces bygger på samskabelse, da administrationen ser det givende, at udviklingsprojekterne i Jyderup bliver belyst med et lokal, såvel som fagligt perspektiv.
 
Det er en ny proces for Holbæk Kommune indenfor Vækst & Bæredygtighed. Arbejdet bag handleplanen kræver nye forståelser af samarbejde, både internt i organisationen og ekstern med aktørerne i lokalområdet. Det er en tillidsproces, hvor dialog og transparens er yderligt vigtig for processen. Administrationen skal stole på, at de lokale har en bedre forståelse af det hverdagsliv, der leves i Jyderup, hvor der også må tillægges en vis tillid til de fagfolk – der forsøger at løfte opgaverne inden for de rammer, som loven tillader. Handleplanen skal ikke udarbejde nye visioner for Jyderup, men holde sig tæt til den Helhedsplan for Jyderup, der allerede foreligger. Handleplanen skal resultere i anbefalinger til konkrete løsninger. Der er store forventninger til at visioner bliver til handling.
 
På nuværende tidspunkt er det afholdt KICK-OFF møde med samtlige temagrupper, fællesmøde den 12. april og politiske temamøder mellem PULO og relevante fagudvalg. Den 7. juni skal PULO beslutte hvilke dele af handleplanen de vil indstille til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i  slut juni.

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Drøftet.
 
Præsentationen fra mødet er vedlagt referatet.


caseno18-1395_#4531380_v1_jyderup handleplan til temamøder. præsenteret på pulo møde 3. maj.pdf

Bilag

Jyderup Handleplan til Temamøder. Præsenteret på PULO møde 3. maj


6. Beslutning om forsikring af frivillige indsatser

Beslutning om forsikring af frivillige indsatser

Sagsgang og sagstype
Projektudvalg for lokal udvikling, Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at det besluttes:
  1. at Holbæk Kommune, pr. 1. juli 2018, forsikrer frivillige indsatser som en selvforsikringsordning. Forsikringsordningen omfatter både ansvarsskader og ulykkesskader.
  2. at udgifter til erstatningsudbetalinger til skader grundet frivillige indsatser afholdes af det centrale budget.
  3. at der foretages en evaluering af den valgte forsikringsordning efter 2 år.

Beskrivelse af sagen
Den 1. juli 2017 blev det muligt for kommunerne at forsikringsdække borgere, der yder en frivillig indsats i kommunalt regi. Derfor skal det besluttes, om Holbæk kommune ønsker at gøre brug af den nye mulighed - og i givet fald hvordan.
 
Baggrund
Holbæk Kommune har afventet resultaterne fra en arbejdsgruppe nedsat i Odense kommune, som har gennemført en grundig analyse af fordele og ulemper ved at forsikringsdække borgere, der yder en frivillig kommunal indsats. Dette arbejde var grundlaget for, at Odense kommunes byråd i november 2017 besluttede at forsikre alle frivillige indsatser via kommunens selvforsikringsordning.
 
Det er administrations vurdering, at analysearbejdet fra Odense kommune også kan indgå i grundlag for at træffe en politisk beslutning i Holbæk Kommune.
 
Hvad kan kommunen forsikre?
De nye regler giver mulighed for at forsikre den frivillige indsats. Hvorimod det frivillige arbejde er i forvejen dækket på lige fod med kommunens medarbejdere. Hvorvidt der er tale om en indsats eller arbejde beror på en konkret vurdering i hvert tilfælde. Forskellen på hhv. indsats og arbejde er beskrevet i vedlagte notat.
 
Eksempler på typiske frivillige indsatser i Holbæk Kommune:
§ Frivillige, som af egen drift arrangerer aktiviteter og er med til at skabe stemning på plejecentre / aktivcentre eller ledsager de ældre på gåture.
 
 Eksempler på frivilligt arbejde i Holbæk Kommune:
§ Frivillige mentorer for sårbare unge
§ Frivillige gældsrådgivere, som i kommunens frivilligcenter, yder rådgivning til borgere. 
 
Hvad kan kommunen IKKE forsikre?
Kommunen kan ikke tegne forsikring for frivillige i foreningsregi, da foreningen er selvstændigt ansvarlige for skader, som deres frivillige påføres eller påfører andre som en del af foreningens frivillige indsats for kommunen.
 
Almindelige håndsrækninger, hvor f.eks. pårørende uden en forudgående aftale kortvarigt giver en hånd med i en bestemt situation, er ikke at betragte som hverken frivilligt arbejde eller frivillige indsatser og er dermed ikke omfattet af denne sag.
 
Hvad skal forsikringsdækningen omfatte?
Kommunen skal beslutte, om det er alle frivillige indsatser, der skal være omfattet af forsikringerne, eller der alternativt skal udfærdiges retningslinjer for, hvilke frivillige indsatser der skal være omfattet.
 
Kommunen skal også beslutte, om der skal tegnes både ulykkes- og ansvarsforsikring eller kun en af delene.
 
Administrations anbefaling til forsikringsdækning
Det er administrationens anbefaling, at alle frivillige indsatser bør forsikres og dækningen bør omfatte både ulykke og ansvar.
 
Det vil skabe større klarhed og tryghed for både frivillige og ansatte og sende et signal om anerkendelse og værdsættelse af de frivilliges indsats. Desuden vil der være en væsentlig administrativ arbejdsbyrde forbundet med at identificere og vurdere særlige grupper af frivillige, der eventuelt ikke skulle være omfattet af forsikring.
 
Modeller for at forsikre frivillige indsatser
Hvis kommunalbestyrelsen ønsker at forsikre den frivillige indsatser, kan det ske på 2 måder:
 
  1. Kommunen tegner en forsikring i et forsikringsselskab.
  2. Forsikring via den kommunale selvforsikring.
 
Begge modeller er uddybende beskrevet i vedlagte bilag. 
 
Der i øjeblikket kun ét forsikringsselskab, Gjensidige, der tilbyder kommunerne forsikring for frivillige på de vilkår, der er nævnt i loven, og hvor det ikke samtidig kræves, at kommunen har sine øvrige ansvars- og arbejdsskadeforsikringer i selskabet.
 
For at kunne give et konkret forsikringstilbud til Holbæk Kommune, skal Gjensidige vide, hvor mange timer de frivillige i Holbæk Kommune samlet yder per år. Der findes ikke p.t. en opgørelse over, hvor mange timers frivillig indsats der lægges i Holbæk Kommune om året. Det er derfor ikke muligt at komme med et estimat over præmien ved tegning af forsikring.
 
Administrationen vurderer, at det vil være en væsentlig administrativ opgave, at kortlægge de frivillige indsatser på tværs af det kommunale område. Det skyldes at brugen af frivillige indsatser er mangfoldig og opstår løbende efter behov i de decentrale dele af forvaltningen.
 
Ved selvforsikring afholdes alle udgifter i forbindelse med konkrete skader af kommunen selv. Erstatningsbeløb afholdes via det centrale budget. Denne metode kræver ikke forudgående registrering af timer og vurdering af, om der er tale om frivilligt arbejde eller frivillig indsats.
 
Det er administrationens vurdering, at selvforsikring af frivillige indsatser kan administreres af de samme medarbejderressourcer, som i dag varetager kommunes forsikringsfunktioner, da mængden af skader forventes at være begrænset.
 
Administrationens anbefaling til valg af forsikringsmodel
Administrationen anbefaler, at frivillige indsatser forsikres gennem kommunens selvforsikring, da dette vurderes at medføre de laveste omkostninger for kommunen samlet set. Administrationen anbefaler, at erstatningsbeløb afholdes via det centrale budget. Det er ikke muligt at anslå, hvor store udgifterne forventes at blive, da kommunen ikke tidligere har haft skader, som skyldes frivillig indsats. Desuden kan det økonomiske omfang af de potentielle skader være meget forskelligt – lige fra en simpel brilleskade til en alvorlig personskade.
 
 
Evaluering af den valgte ordning
Det er administrationens anbefaling, at der bør foretages en evaluering af den valgte forsikringsordning efter to år. Det er vanskeligt på forhånd at vurdere omfanget af skader og de medfølgende udgifter, og formålet med evalueringen efter 2 år vil derfor være at få et indtryk af, om skades- og udgiftsbilledet har ændret sig, og om der på baggrund heraf skal ske ændringer i den valgte forsikringsform.

Økonomiske konsekvenser
Det forventes, at erstatningsudbetalinger som følger af skader grundet frivillige indsatser bliver afholdt af det centrale budget og der oprettes særskilt konto hertil.
 
Administrationsomkostninger til ulykkesskader afholdes af Organisationsservice inden for eksisterende rammer.
 
Administrationsomkostninger til ansvarsskader afholdes Vækst og Bæredygtighed inden for eksisterende rammer

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Godkendt. Udvalget vil gerne informeres om, hvordan de frivillige blev informeret om forsikringen, når den evt. træder i kraft.


caseno13-26401_#4483737_v1_notat, forsikring af frivillig indsats.pdf

Bilag

Notat, Forsikring af frivillig indsats


7. Midler til lokal udvikling

Midler til lokal udvikling

Sagsgang og sagstype
PULO
 
Orientering

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  • Udvalget orienteres om den økonomiske ramme for udvalget i 2018-2021

Beskrivelse af sagen
I Byrådets budgetaftale vedtaget oktober 2018 gældende for årene 2018-2021 er der årligt afsat 10 mio. kr. til en udviklingspulje herunder til en række allerede disponerede aktiviteter.
 
Midlerne skal anvendes til at understøtte projekter, der styrker de lokale fællesskaber i hele kommunen.
 
Midlerne til drift frigives af Økonomiudvalget, og midlerne til anlæg frigives af kommunalbestyrelsen efter forudgående behandling i Økonomiudvalget.
 
På mødet præsenteres det samlede overblik over de allerede disponerede aktiviteter.
 
Budgetaftalen er vedhæftet som bilag

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
 
Udvalget tog orienteringen til efterretning.


caseno18-1395_#4512437_v1_budgetaftale.pdf

Bilag

Budgetaftale


8. Evt.

Evt.

Beslutning i Projektudvalget for Udvikling af Lokalområderne den 03-05-2018
Udvalget tog formandens orientering om evt. punker til efterretning.




9. Underskriftsark

Underskriftsark