UDVALG

Udvalget for Børn og Skole

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.10 Kanalstræde

STARTTIDSPUNKT

09-01-2019 12:30:00

SLUTTIDSPUNKT

09-01-2019 14:30:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden til mødet den 9. januar 2019
2. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til nye børnehuse og skoler
3. Beslutning om frigivelse af anlægsbevilling i 2019 til fornyelse af legepladser på skole- og dagtilbudsområdet
4. Beslutning om udarbejdelse af handleplaner for budget 2019
5. Drøftelse af budget 2020-2023
6. Orientering om spørgeskemaundersøgelse i lokalfora
7. Orientering om tilføjelse af feltet "Miljø- og klimamæssige konsekvenser" i sagsfremstillingerne
8. Orienteringer
9. Underskriftsark



1. Godkendelse af dagsorden til mødet den 9. januar 2019

Godkendelse af dagsorden til mødet den 9. januar 2019

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole

Beslutningssag


Indstilling

Direktør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. dagsorden til mødet den 9. januar 2019 bliver godkendt.

Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Godkendt.



caseno18-3567_#4799872_v1_program til den 09.01.2019.pdf

Bilag

Program til den 09.01.2019


2. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til nye børnehuse og skoler

Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til nye børnehuse og skoler

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

Beslutningssag


Indstilling

Direktør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. Der gives en anlægsbevilling på 18,4 mio. kr. i 2019 til planlægning af fem anlægsprojekter finansieret af det afsatte rådighedsbeløb på 34,3 mio. kr. fra puljen ”Nye børnehuse og skoler” i investeringsoversigten i Budgetaftale 2019.

Beskrivelse af sagen

Baggrund

Kommunalbestyrelsen har besluttet en samlet budgetramme på 175,5 mio. kr. til nye børnehuse og skoler fordelt over de kommende fire budgetår fra 2019-2022.

Kommunalbestyrelsen besluttede den 21. november 2018, at administrationen i 2019 kan igangsætte planlægning af fem konkrete projekter med henblik på prioritering af de afsatte anlægsmidler til nye børnehuse og skoler. De økonomiske konsekvenser ved gennemførelse af de fem projekter estimeres til 161,3 mio. kr.

 

De fem projekter er:

  • Børnehus i Svinninge: Sammenlægning af de 2 nuværende børnehuse i forbindelse med Katrinedalskolen afd. Svinninge samt plan for afvikling af nuværende børnehuse.
  • Samlet tilbud i Knabstrup: Sammenlægning af børnehus og skole samt plan for afvikling af nuværende børnehus.
  • Børnehus i Jyderup: Nyt børnehus samt plan for afvikling af nuværende børnehuse (Troldhøjen på Ellebjergvej 31B og Sølyst på Sølystvej 4). Der fremlægges en særskilt sag om den fremtidige anvendelse af børnehuset Sølyst.
  • Børnehus i Tuse: Nyt børnehus samt plan for afvikling af nuværende børnehus.
  • Samlet tilbud i Stestrup: Sammenlægning af børnehus og skole samt plan for afvikling af nuværende børnehus.

 

Proces

Planlægningsfasen i 2019 omfatter inddragelse af relevante interessenter fra de fem områder, herunder medarbejdere, ledere, dagtilbudsbestyrelser og skolebestyrelser. I Knabstrup suppleres den lokale inddragelse med et samarbejde med Projektudvalget for lokal udvikling (PULO).

Formålet er at afdække de konkrete behov for hver af de fem projekter. Der vil blive tilknyttet en ekstern rådgiver, der kan designe og projektere opgaven samt sikre gennemførelse af tilbudsindhentningen.

Planlægningen resulterer i fem konkrete anlægsprojekter, som indstilles til politisk behandling i takt med at den enkelte projektplanlægning færdiggøres. Det forventes at projektplanlægningen for alle fem projekter færdiggøres i løbet af 2019.


Økonomiske konsekvenser

Der investeres 18,4 mio. kr. i 2019, der dækker omkostninger til planlægning af fem anlægsprojekter (i) Børnehus i Svinninge, (ii) Samlet tilbud i Knabstrup, (iii) Børnehus i Jyderup, (iv) Børnehus i Tuse, og (v) Samlet tilbud i Stestrup. Beløbet frigives af det afsatte rådighedsbeløb på 34,3 mio. kr. fra puljen ”Nye børnehuse og skoler” i investeringsoversigten i Budgetaftale 2019.

Der er i alt afsat 34,3 mio. kr. i anlægsbudgettet for 2019, men det forventes at planlægningen af de fem projekter vil koste 18,4 mio. kr. i 2019. Det er ikke sandsynligt, at der kan gennemføres yderligere aktiviteter i 2019, da planlægningen af de fleste projekter vil løbe helt ind i 3. kvartal 2019. Dermed vil der forventeligt være behov for overførsel af midler fra 2019 til 2020.

Kommunalbestyrelsen har besluttet en samlet budgetramme på 175,5 mio. kr. til nye børnehuse og skoler fordelt over de kommende fire budgetår fra 2019-2022. De økonomiske konsekvenser ved gennemførelse af investeringsplanen estimeres til 161,3 mio. kr. Dermed er der en estimeret rest på 14,2 mio. kr. til andre indsatser. Administrationen præsenterer i 2019 en sag til beslutning om prioritering af nye projekter.

Idet planlægningen på nuværende tidspunkt er på et stadie, hvor der er en vis usikkerhed om, hvornår betalingerne skal falde, så tilstræbes det at planlægge projekterne, så betalingerne passer med de afsatte midler i anlægsbudgettet. Såfremt den videre planlægning vil afdække, at der er behov for omprioritering indenfor anlægsbudgettets overslagsår, så vil det blive håndteret i forbindelse med budgetprocessen for 2020+.

Det er en forudsætning for gennemførelse af de fem anlægsprojekter, at budgetrammen på 161,3 mio. kr. ikke reduceres.


Sagshistorik, henvisninger

Kommunalbestyrelsen den 21. november 2018: 227. Beslutning - Prioritering af anlægsmidler til nye børnehuse og skoler


Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Indstilles godkendt.

 





3. Beslutning om frigivelse af anlægsbevilling i 2019 til fornyelse af legepladser på skole- og dagtilbudsområdet

Beslutning om frigivelse af anlægsbevilling i 2019 til fornyelse af legepladser på skole- og dagtilbudsområdet

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Beslutningssag.


Indstilling

Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. der frigives en anlægsbevilling på 1,5 mio. kr. af det afsatte rådighedsbeløb i investeringsoversigten i Budgetaftale 2019, til fornyelse af kommunens legepladser for skole- og dagtilbudsområdet.

Beskrivelse af sagen

Baggrund

Byrådet besluttede ved budgetlægningen for 2014, at der afsættes en årlig anlægspulje til fornyelse af Holbæk kommunes legepladser for skole- og dagtilbudsområdet under kerneområdet Læring og Trivsel.

Baggrunden for beslutningen var en gennemgang af sikkerheden på legepladserne. Gennemgangen afdækkede et stort behov for løbende, at kunne udskifte legeredskaber og forbedre læringsmiljøet på legepladser i takt med, at de legeredskaber, der er slidt op, fornyes.

Tiltag i 2019

I 2019 er ambitionen, at alle legepladser kan leve op til sikkerhedskravene i DS/EN 1176 (fastlægger generelle sikkerhedskrav til fastmonterede legepladsredskaber og -underlag på offentlige legepladser). Der iværksættes ligeledes tiltag for at optimere sikkerheden ved indendørs legepladser, især faldunderlag til klatrevægge og ribber.

Tillige dedikeres anlægsrammen på skolernes multibaner, udskiftning af nedslidte legeanlæg, udskiftning af slidte reservedele på eksisterende redskaber, og prioritering af et eventuelt restbeløb til nyindkøb af legeredskaber på baggrund af ønsker fra skole- og dagtilbudsområdet. Nyanskaffelser prioriteres efter kriterier nedenfor.

  • Legepladsrapport fra Legepladsinspektion (slitage og sikkerhed)
  • Legepladsens eller legeredskabets legeværdi (klatring, balance, gynge, rutsje eller sandleg)

Status på 2018

Indsatsen i 2018 har været en fortsættelse af de forrige års prioriteringer. Prioriteringer foretages ud fra legeværdi på den enkelte legeplads. Legeværdi vurderes på baggrund af fem faktorer, jf. legeværdi ovenfor. Dernæst er der taget hensyn til hvor slidte de enkelte anlæg fremstår.

Indsatsen i 2018 har også været præget af hængepartier fra 2017 på grund af den økonomiske opbremsning, herunder gennemgang og optimering af skolernes multibaner. Den meget tørre sommer viste sig at blive en udfordring for legeredskaberne af træ. De tørrede så meget ind at ekstra vedligehold blev en nødvendighed og i nogle tilfælde udskiftning. Vedlagt bilag indeholder fotodokumentation for udført arbejder i 2018.

Konsekvenser hvis anlægsbevilling ikke frigives

Såfremt anlægsrammen på 1,5 mio. kr. for 2019 ikke frigives, kan det af hensyn til børnenes sikkerhed blive nødvendigt helt eller delvist at lukke de legepladser, der ikke kan holdes i lovlig, forsvarlig og sikker stand.

 


Økonomiske konsekvenser

Der frigives en anlægsbevilling på 1,5 mio. kr., der dækker samtlige omkostninger til fornyelse af legepladser for skole- og dagtilbudsområdet i 2019. Beløbet anvises af det afsatte rådighedsbeløb i investeringsoversigten i Budgetaftale 2019.

 


Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Indstilles godkendt.

 



caseno18-42719_#4780864_v1_legepladsrenovering 2018 fotodokumentaion områdeopdelt.pdf

Bilag

Legepladsrenovering 2018 fotodokumentaion områdeopdelt


4. Beslutning om udarbejdelse af handleplaner for budget 2019

Beslutning om udarbejdelse af handleplaner for budget 2019

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen

Beslutningssag


Indstilling

Direktør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. udvalget for Børn og Skole udarbejder handleplaner indenfor de i sagen foreslåede områder for at sikre budgetoverholdelse på udvalgets område i 2019.

Beskrivelse af sagen

Kommunalbestyrelsen har på møde den 12. december 2018 besluttet, at de fire stående udvalg, herunder Udvalget for Børn og Skole skal udarbejde handleplaner til godkendelse i Kommunalbestyrelsen i januar 2019. Det skal ske med henblik på at imødegå forventede økonomiske udfordringer i udvalgene.

Administrationen har nedenfor foreslået 4 temaer, hvor udvalget kan vælge at udarbejde handleplaner for at sikre budgetoverholdelse i budget 2019.

Baggrund

Den seneste budgetrevision (BR4) på udvalgets område viser, de fire folkeskoler forventer et merforbrug for 13,4 mio. kr. i 2018. Merforbruget er sammensat af overførsler fra 2016 og 2017 på 2,7 mio. kr. og et merforbrug i 2018 på 10,7 mio. kr. Kommunalbestyrelsen har i december besluttet, at merforbruget ikke overføres til skolernes budget i 2019.

Ekstra midler til drift af skoleområdet i 2019

Kommunalbestyrelsen har i budgetaftalen for 2019 besluttet at tilføre folkeskolen 15 mio. kr. til tre forskellige tiltag på folkeskoleområdet fra budget 2019. Heraf er det ene tiltag at tilføre skolernes daglige drift ekstra midler. Efterfølgende har kommunalbestyrelsen i december 2018 konkret besluttet at tilføre 4,35 mio. kr. årligt til den daglige drift af skolerne. Endvidere er der på folkeskolernes område i budget 2019 indlagt en pulje på 5,6 mio. kr. til skolernes daglige drift. Puljen er fremkommet af de midler, der er afsat til at nedsætte lærernes undervisningstid. Da tiltaget først iværksættes fra 1. august 2019, bruges de resterende midler på 5,6 mio. kr. til skolernes drift i 2019.

I budget 2019 sker der derved en tilførsel på 9,95 mio. kr. til folkeskolernes daglige drift.

Ses der isoleret på folkeskolernes økonomi for 2018 (merforbrug på 10,7 mio. kr.) kan der umiddelbart forventes en balance i budget 2019, når der samtidig sker en tilførsel på 9,95 mio. kr. i folkeskolernes budgetter for 2019.

Administrationen forventer dog allerede på nuværende tidspunkt, at skolernes økonomi kommer under pres i budget 2019. Det skyldes primært to faktorer:

  • Færre elever
    Tildelingsmodellen på skoleområdet er stort set udelukkende baseret på, at folkeskolerne får økonomi efter antal elever. Et fald i elevtal betyder derved automatisk færre midler til folkeskolen. I budget 2019 betyder det, at skolernes økonomi forventes at blive reduceret med 9,7 mio. kr. I den omfang de fire folkeskoler ikke kan reducere antallet af klasser tilsvarende vil det betyde et pres på skolernes økonomi.

 

  • Udgifter til specialundervisning
    Økonomi til specialundervisning tildeles ligeledes til folkeskolerne efter antal elever. Færre elever betyder derved også færre midler til specialundervisning. Såfremt behovet for specialundervisning ikke falder i samme grad vil det betyde et pres på skolernes økonomi.


De fire folkeskoler forventer på nuværende tidspunkt et samlet merforbrug i 2019 på mellem 9 og 12 mio. kr.

 

Forslag til økonomiske handleplaner:

Administrationen foreslår, at udvalget udarbejder handleplaner for 2019 indenfor følgende områder:

a)     De fire dagtilbudsområder forventede ved budgetrevision 4 et samlet mindreforbrug på 7,7 mio. kr. i 2018, hvoraf de 1,6 mio. kr. er afsat til reetablering af Eventyrlunden i Holbæk By. En handleplanen indenfor dette område vil indebære at hele eller dele af mindreforbruget på dagtilbudsområdet i 2018 overføres til folkeskolernes budget i 2019. Forslaget forudsætter en særskilt politisk beslutning, da kommunalbestyrelsen tidligere har besluttet, at dagtilbudsområdets budgetter kun kan ændres ved budgetvedtagelsen i oktober måned.

b)     Merforbruget på folkeskolerne blev ved budgetrevision 4 vurderet at blive på 13,4 mio. kr. i regnskab 2018. Kommunalbestyrelsen besluttede ved budgetrevion 4 at overføre 13,4 mio. kr. til folkeskolernes budget. På nuværende tidspunkt forventes det endelige merforbrug for folkeskolerne at blive 2,8 mio. kr. mindre. Beløbet på 2,8 mio. kr. foreslår administrationen overføres til folkeskolernes budget for 2019.

c)      Administrationen forventer pt., at taksten til de private skoler og efterskoler bliver lavere end først forventet. Det vil betyde, at udgiften vil være 2 mio. kr. lavere end budgetteret. Beløbet på 2 mio. kr. foreslår administrationen bliver overført til folkeskolernes budget for 2019.

d)     Klasseoptimering - sammenlægning af klasser på tværs af skoleafdelinger kan reducere skolernes driftsudgifter. En klasse koster ca. 0,75 mio. kr.. En handleplan indenfor dette område skal belyse, hvor mange klasser det vil være muligt at sammenlægge.

Handleplanerne vil blive fremlagt og uddybet med konsekvensbeskrivelser til udvalgets møde den 30. januar 2019.


Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Indstilles godkendt. Udvalget prioriterer handleplan b) og c) i sagsfremstillingen. Derudover ønsker udvalget at prioritere udarbejdelse af nye handleplaner ift. udgifter til PAU og udgifter til befordring til specialundervisning. Hvis dette ikke viser sig at være tilstrækkeligt til at dække merforbruget på folkeskoleområdet, ønsker udvalget i forhold til handleplan a) vedr. dagtilbuds overførsel af mindreforbrug fra 2018 en nærmere dialog med dagtilbud om udgiftsbehovet på dagtilbudsområdet i 2019 forud for endelig beslutning. Handleplan d) vedr. klasseoptimering ønsker udvalget ikke at arbejde videre med.





5. Drøftelse af budget 2020-2023

Drøftelse af budget 2020-2023

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole

Drøftelsessag


Indstilling

Direktør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. proces for udvalgets arbejde med budget 2020-2023 drøftes.
  2. budget 2019, herunder forskelle i forhold til budget 2018, præsenteres og drøftes.
  3. budgettet på politikområderne gennemgås og drøftes i forhold til mulige prioriteringer.

Beskrivelse af sagen

Den politiske tids- og arbejdsplan for budget 2020-2023, som Kommunalbestyrelsen vedtog i december 2018 fastlægger, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde hver deres andel af budget 2020-2023.

I lighed med sidste år skal de stående udvalg henover foråret arbejde med budgettet for at skabe mulighed for omprioritering og for at sikre, at udvalgets ramme overholdes.

Dette arbejde påbegyndes med dette møde.

Først drøfter udvalget den detaljerede procesplan for budgetarbejdet, som administrationen har udarbejdet og præsenterer på mødet.

Dernæst bliver budget 2019 gennemgået, idet budget 2019 er fundamentet, som budget 2020 står på. Gennemgangen vil have fokus på forskelle og ligheder i 2019 i forhold til 2018.

Endelig gennemgås politikområderne med henblik på eventuel prioritering senere på foråret. Gennemgangen vil have fokus på, hvor det er muligt at ændre på aktiviteterne, og hvor det ikke er muligt af hensyn til lovgivning, serviceniveau mv. Gennemgangen fortsætter på de næste møder i udvalget.

Udvalget skal være færdige med deres bidrag til budget 2020-2023 på mødet i maj. Herefter indarbejder administrationen udvalgets budgetforslag i økonomisystemet, og budgetbemærkningerne udarbejdes til fremlæggelse på budgetcamp og 1. behandling.


Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Drøftet.





6. Orientering om spørgeskemaundersøgelse i lokalfora

Orientering om spørgeskemaundersøgelse i lokalfora

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole

Orienteringssag


Indstilling

Direktør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:

  1. orientering om spørgeskemaundersøgelse om lokalforas samarbejde med dagtilbud og skoler tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen

Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering har fået gennemført en spørgeskemaundersøgelse, hvor lokalfora i kommunen er blevet spurgt om deres samarbejde med dagtilbud og skoler i lokalområderne samt lokalforums holdning til dagtilbuds- og skolestrukturen.

Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen er vedlagt som bilag i sagen. Spørgeskemaet er sendt til de 18 lokalfora. 13 svar er indkommet, heraf 9 besvarelser og 4 delvise besvarelser.

Baggrund
Den 12. september 2018 afholdt Udvalget for Børn og Skole og Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering et dialogmøde. På mødet blev det aftalt, at Projektudvalget for Afbureaukratisering og Decentralisering som supplement til Kommunalbestyrelsens evaluering af områdestrukturen med 4 dagtilbuds- og folkeskoleområder skulle indsamle erfaringer fra de 18 lokalfora.


Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Taget til efterretning.

 



caseno18-51261_#4799720_v1_bilag, spørgeskemaundersøgelse - lokalfora.pdf

Bilag

Bilag, spørgeskemaundersøgelse - Lokalfora


7. Orientering om tilføjelse af feltet "Miljø- og klimamæssige konsekvenser" i sagsfremstillingerne

Orientering om tilføjelse af feltet "Miljø- og klimamæssige konsekvenser" i sagsfremstillingerne

Sagsgang og sagstype

Udvalget for Børn og Skole

Orienteringssag


Indstilling

Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:

  1. udvalget tager orienteringen, om at der fra januar 2019 tilføjes en vurdering af de miljø- og klimamæssige konsekvenser som et fast felt i de politiske sagsfremstillinger, til efterretning.

Beskrivelse af sagen

I budgetaftalen for 2019 er det besluttet, at der i sagsfremstillingerne til de stående udvalg og kommunalbestyrelsen skal være en vurdering af de miljø- og klimamæssige konsekvenser.

Derfor tilføjer administrationen fra januar 2019 et fast felt i skabelonen for de politiske sagsfremstillinger, som hedder ”Miljø- og klimamæssige konsekvenser”.

Indholdet i feltet vil som udgangspunkt være en overordnet vurdering og skøn af de miljø- og klimamæssige konsekvenser af sagen, men ikke detaljerede og omfattende vurderinger. Ønsker et udvalg eller kommunalbestyrelsen sådanne vurderinger i en konkret sag, er der naturligvis altid mulighed for at bede administrationen om at udarbejde disse. I tilfælde af at der ikke vurderes at være nogen direkte miljø- og klimamæssige konsekvenser i en sag, vil der i sagen stå ”Der er ikke umiddelbart nogen miljø- og klimamæssige konsekvenser”.

Feltet er rent teknisk sat op med virkning fra januar. Det betyder, at det optræder første gang på dagsorden til udvalgsmøderne i slutningen af januar. De sager, der er på dagsordenen til udvalgsmøderne, efterfølgende i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i starten af januar, er skrevet i december, og her er det nye felt således ikke med. Feltet vil derfor først være at se på dagsordenen til udvalgsmøderne i slutningen af januar og herefter på alle dagsordener.


Økonomiske konsekvenser

Der er ingen direkte økonomiske konsekvenser. Det må dog formodes, at særligt kerneområdet Vækst og Bæredygtighed kommer til at bruge ekstra administrative ressourcer på denne opgave. Ressourcer, der således går fra andre opgaver.


Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Taget til efterretning.

 





8. Orienteringer

Orienteringer

Beskrivelse af sagen

Eventuelle orienteringer fra formanden

Eventuelle orienteringer fra medlemmerne

Eventuelle orienteringer fra direktionen

  • Godkendt projektansøgning om deltagelse i Udviklingsprojekt Praksisfaglighed i skolen.
  • Godkendt projektansøgning om netværk om samarbejde med familien og på tværs af professioner og netværk om dialogiske visitationsprocesser.

 

Forventede sager på udvalgets møde den 30. januar 2019 og 27. februar 2019


Udvalgsmøde den 30. januar 2019

  • Beslutning om røgfri skoletid og forbud mod energidrik
  • Beslutning om at sætte analyse i gang om mulighederne for at genetablere overbygningen på skoleafdelingen i Gislinge.
  • Drøftelse af budget 2020-2023
  • Drøfte materiale (Hvidbog) - evaluering af områdestruktur
  • Drøfte udvalgets besøgsrunde for 2019
  • Drøfte forslag til effektiviseringer
  • Orientering om resultatet af undersøgelsen ”Borgerpanelundersøgelsen – sundhed”


Udvalgsmøde den 27. februar 2019

  • Beslutning om opfølgning på evaluering af områdestruktur
  • Orientering om skolernes handlingsplaner for udvikling af udskolingen, herunder hvordan elever og lærer involveres

Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 09-01-2019

Taget til efterretning.

 





9. Underskriftsark

Underskriftsark