UDVALG

Udvalget for Kultur og Fritid

MØDE

Referat

STED

Teatret Fairplay, Borchsvej 3, 4300 Holbæk

STARTTIDSPUNKT

20-06-2018 15:00:00

SLUTTIDSPUNKT

20-06-2018 17:00:00


PUNKTER

72. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 20. juni 2018
73. Dialog med Teatret Fair Play
74. Beslutning om tagrenovering - Svinningehallen
75. Beslutning om prioriteringer af "Fremtidens idrætsfaciliteter"
76. Orientering med afsæt i Kultur- og Fritidspolitikkens tema "Bevægende Byrum"
77. Orientering om fordeling af midler fra Udstyrspuljen
78. Orientering om fordeling af midler fra puljen Kulturelle Arrangementer
79. Orientering om helhedsplan for Holbæk Fælled
80. Drøftelse - Evaluering af det politiske og administrative samarbejde første halvår 2018
81. Orientering til Udvalget for Kultur og Fritid den 20. juni 2018
82. Underskriftsark



72. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 20. juni 2018

Godkendelse af dagsordenen til mødet den 20. juni 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.

Beslutningssag.


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. godkender dagsorden til Udvalget for Kultur og Fritid den 20. juni 2018.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Godkendt.





73. Dialog med Teatret Fair Play

Dialog med Teatret Fair Play

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Drøftelsessag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. drøftelser på dialogmøde med Teatret Fairplay tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Udvalget for Kultur og Fritid afholder dialogmøde med den selvejende institution Teatret Fairplay for at drøfte nuværende og fremtidige aktiviteter.
 
Teatret Fairplay har ønsket at dialogen med udvalget tager afsæt i følgende emner:
Teaters primære opgaver
Øvrige aktiviteter
Fremtidens visioner
 
Egnsteateraftale 2017 - 2020
Holbæk Kommune har indgået en egnsteateraftale med Teatret Fairplay for perioden 2017 – 2020. Det følger af aftalen at Holbæk Kommune i 2018 udbetaler et tilskud på i alt 1.590.750kr hvoraf den 631.250kr er øremærket til driften af Holbæk Drama College.
 
Om den selvejende institution Teatret Fair Play
Den seneste sæsonberetning er for teatrets sæson 2016/2017.  På forestillingssiden kunne Fairplay byde på hele 11 forskellige produktioner, hvoraf de fem var nye produktioner:
”Soldaten”
”Den store julemiddag 2”
”Hvor var du, mor?” (et samarbejde med HOLBÆK TEATER),
”Sherlock Holmes og dronningens kronjuveler” (et samarbejde med DANSK RAKKERPAK)
”Mariehønen Evigglad” (et samarbejde med TEATRET ST. TV. som får premiere først i sæson 17/18).
 
Fem forestillinger var overført fra sæson 2015/2016: ”Miras verdener”, ”Et ord er et ord”, og ”Små døde dyr”; og de to samproduktioner (med hhv. FOLKETEATRET om ”Lillys Danmarkshistorie” og med SUPERREAL om ”Liquid Love”) samt en særproduktion med 2.-års-eleverne fra Holbæk Drama College - ”Chlodnagaden nr. 33”.
 
Det samlede antal opførelser i sæsonen var 189
 
Udover produktionerne har sæsonen indeholdt mange andre forskellige aktiviteter specielt
rettet mod børn og unge og andre borgere i Holbæk Kommune.
 
Derudover varetager Fairplay den daglige administration for den selvejende institution ”Holbæk Drama College”, som er et scenisk grundkursus (SGU) skabt i samarbejde med Holbæk Teater og Stenhus Gymnasium.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Samarbejdet og driftsaftalen med Teater Fairplay understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema om ”Kreative Miljøer”, herunder indsatsen: ”Vi vil sikre at alle børn fra dagtilbud til udskoling møder et bredt udsnit af kunstneriske genrer og håndværksfag med fokus på stedbundne, kreative miljøer”.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Taget til efterretning.





74. Beslutning om tagrenovering - Svinningehallen

Beslutning om tagrenovering - Svinningehallen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. der søges tillægsanlægsbevilling på 1.340.000 kr. fra rammen til renovering under økonomiudvalget til Svinninge Hallens tagrenovering til uforudsete tiltag.

Beskrivelse af sagen
 
Det økonomiske råderum til uforudsete omkostninger er på nuværende tidspunkt ca. 0,5 mio. kr., men dette beløb er ikke tilstrækkeligt under den allerede afsatte bevilling på 14,5 mio. kr. under udvalget for Kultur og Fritid i anlægsbudget 2018.
 
Følgende 3 tiltag er årsag til behovet for en tillægsanlægsbevilling:
 
Myndighedskrav
Bygningsmyndigheden har forlangt talevarsling, som først bliver meddelt ifm. Byggetilladelsen gives forår 2018. Der er indhentet priser på talevarslingsanlæg der samlet løber op i 425.000 kr.
 
Miljøsanering
Renoveringsarbejdet er kun lige påbegyndt da der opdages ved nedrivningen at vandrette lofter er forurenet med asbest støv fra gl. aftræksrør.
Der er ellers foretaget en miljøscreening af hallen i marts 2016. Ved den undersøgelse er ikke observeret nogen asbestforurening. Det skal bemærkes, at der er mange små og lave loftsrum over de vandrette lofter. Der er gl. aftræksrør af eternitrør indpakket med isolering der ikke er blevet undersøgt godt nok ved screeningen. Eternitrørene er af typen med asbestfibre. De mange aftræksrør blev ødelagt da hal taget blev renoveret for ca. 11 år siden.
De vandrette lofter skal udskiftes pga. skimmelangreb i bade- og omklædningsrum.
Hovedentreprenøren har fremsendt tilbud på saneringen der samlet løber op i 285.000 kr.
 
Projektoptimering
For at sikre et økonomisk råderum til uforudsete udgifter blev der taget nogle poster ud af tilbudslisten. Det billigste tilbud og den økonomiske bevilling gav ikke plads til økonomisk råderum. Der var regnet med en vareelevator til hallens materialer, redskaber og oplagringer i den nedlagte undergang.
Vareelevator/lift er nødvendig for at foreninger og halinspektør kan komme op og ned med deres ting. Kældervæg skal erstatte den gl. trappe hvor liften skal placeres.
Hovedtavlen til EL-anlægget er af ældre dato og foreslås erstattet af en ny. Dels pga. mange funktioner ikke længere er der og dels skal der indbygges nye funktioner ifm. renoveringen af hallen.
De samlede udgifter er 630.000 kr.


Økonomiske konsekvenser
De Økonomiske konsekvenser er:
 
Myndighedskrav         425.000 kr.
Miljøsanering              285.000 kr.
Projektoptimering       630.000 kr.
Samlet beløb               1.340.000 kr.
 
Alle beløb er incl. honorar til rådgiver og administrationsudgifter.
 
Merudgiften finansiers af rammen til renovering under økonomiudvalget.
På nuværende tidspunkt har det ikke direkte konsekvenser for andre konkrete projekter, da den samlede likviditet i indeværende år på anlægsbudgettet er robust nok til at kunne håndtere omprioriteringen.


Sagshistorik, henvisninger
228. Beslutning om anlægsbevilling til renovering af taget på Svinningehallen 13/12-2017


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Indstilles godkendt.





75. Beslutning om prioriteringer af "Fremtidens idrætsfaciliteter"

Beslutning om prioriteringer af "Fremtidens idrætsfaciliteter"

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Beslutningssag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller at:
 
  1. det politisk prioriteres hvilke tiltag, der skal gøres, og at dette indgår i udarbejdelsen af budgettet for 2019 -2022.


Beskrivelse af sagen
På baggrund af anbefalinger fra arbejdsgruppen for ”Fremtidens Idrætsfaciliteter” beslutter Udvalget prioritering af, hvilke tiltag der gøres og indgår i udarbejdelsen af budgettet for 2019 – 2022.
 
Baggrund
På Udvalget for Kultur og Fritids møde den 30. maj 2018 i Mørkøv Hallen blev følgende anbefalinger præsenteret af arbejdsgruppen for ”Fremtidens Idrætsfaciliteter”:
 
1. Hvordan mindskes gabet mellem booket og benyttet haltid?
- arbejdsgruppen anbefaler opsætning af termisk kamera i 18 haller. Anlægsudgift anslået 1,05 mio. kr. Årlig drift anslået 50.000 kr.

2. Hvordan tiltrækkes selvorganiserede og nye brugere i hallerne?
- arbejdsgruppen anbefaler WannaSport som platform samt ensartede adgangsforhold til faciliteterne. Anlægsudgift anslået 0,9 mio. kr. Årlig drift anslået 0,18 mio. kr.

3. Hvordan sikres haltid til nye aktiviteter?
- arbejdsgruppen anbefaler uddannelse til hallerne og foreningerne til nye potentialer. Kursusudgift anslået 0,1 mio. kr. Finansieres med allerede afsatte uddannelsesmidler.
 
Anbefalingerne er udarbejdet af arbejdsgruppen bestående af repræsentanter fra idrætshaller og foreninger på baggrund af undersøgelsen ”Fremtidens Idrætsfaciliteter” der konkret peger på udviklingspotentialerne:
 
1. Større udnyttelsesgrad i idrætsfaciliteterne
2. Bredere brugerskare
3. Bredere aktivitetsudbud.
 
Se også info på kommunens hjemmeside: Fremtidens Idrætsfaciliteter
 



Sagshistorik, henvisninger
Udvalget for Kultur og Fritid, 30.05.2018:
1. Drøftelse af fremtidens idrætsfaciliteter


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Der arbejdes videre med tiltagene fordelt over 2019 og 2020.





76. Orientering med afsæt i Kultur- og Fritidspolitikkens tema "Bevægende Byrum"

Orientering med afsæt i Kultur- og Fritidspolitikkens tema "Bevægende Byrum"

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Orienteringssag


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. orientering med afsæt i Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Bevægende Byrum” tages til efterretning.


Beskrivelse af sagen
Som led i udvalgets introduktion til kultur- og fritidsområdet vil der på udvalgsmødet være en introduktion til Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Bevægende Byrum”.
 
Orienteringen vil blandt andet give et overblik over igangværende og kommende projekter.
 
Indhold i Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Bevægende Byrum”
Byerne i Holbæk Kommune har hver deres egenart og særlige kendetegn. Denne mangfoldighed bør sikres samtidig med, at byerne giver borgerne de bedste rammer for et sundt og trygt liv. De forskellige lokalsamfund kan profilere kommunen som et inspirerende udflugtsmål for folk i alle aldre med garanti for bevægelse af krop og sjæl.
 
Vi vil bruge byerne til at vise og formidle mangfoldig kunst, håndværk og kultur af høj kvalitet. Kunst skal indgå naturligt i byernes indretning og hverdagens rutiner, så det bliver nærværende og giver stof til møder og samtaler mellem mennesker.
 
Der skal sættes fokus på byrum og faciliteter, der inviterer børn og voksne til leg og fysisk
bevægelse både hver for sig og i fællesskab. I alle byer skal der være plads til aktiviteter,
møder og sanselige oplevelser, der griber ind i hverdagslivet.
 
Det vil vi
Vi vil bruge kunst og kultur til at styrke byudviklingen og skabe ejerskab og fællesskab i alle kommunens byer.
Vi vil fremme kunst i byrummet ved at understøtte strategisk samarbejde mellem
professionelle kulturaktører og lokale kultur og uddannelsesinstitutioner, erhverv, skoler og foreningsliv.
Vi vil skabe fleksible byer, der understøtter et aktivt liv med midlertidige byrum og kunst.
Vi vil samarbejde med foreninger og lokale initiativer der fremmer fysisk bevægelse og kunstoplevelser.
Vi vil integrere fysisk bevægelse og leg i byerne ved at etablere faciliteter, der kan
bruges af folk i alle aldre på alle tidspunkter i døgnet.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Taget til efterretning.





77. Orientering om fordeling af midler fra Udstyrspuljen

Orientering om fordeling af midler fra Udstyrspuljen

Sagsgang og sagstype
Udvalget Kultur og Fritid.
 
Orienteringssag.


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. orientering om fordeling af – Udstyrspuljen – tages til efterretning.


Beskrivelse af sagen
Udstyrspuljen bliver uddelt tre gange årligt – henholdsvis 1. februar, 1. juni og 1. oktober. Der er i 2018 samlet afsat 305.000 kr. til de tre fordelinger.
 
Der er til denne ansøgningsfrist den 1. juni 2018 indkommet 6 ansøgninger for i alt 238.520 kr.
 
Det administrative udvalg har valgt at give støtte til 5 af de 6 ansøgninger for i alt 50.980 kr.
 
I vedlagte bilag, er der anført begrundelse til tilskud / afslag, samt angivet eventuelt tilskudsbeløb.
 
Relation til kultur- og fritidspolitikken.
Uddeling af midler fra Udstyrspuljen understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Fællesskab, læring og dannelse”. En del af indsatsen under dette tema er: ”Vi vil prioritere støtte til og samarbejde med foreninger og aftenskoler, fordi de udbreder forståelsen og mestringen af det aktive medborgerskab”.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Taget til efterretning.



caseno12-5692_#4601091_v1_1. juni 2018 - fortegnelse over ansøgninger til udstyrspuljen.pdf

Bilag

1. juni 2018 - fortegnelse over ansøgninger til udstyrspuljen


78. Orientering om fordeling af midler fra puljen Kulturelle Arrangementer

Orientering om fordeling af midler fra puljen Kulturelle Arrangementer

Sagsgang og sagstype
Udvalget Kultur og Fritid.
 
Orienteringssag.

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. orientering om fordeling af puljen – Kulturelle Arrangementer – tages til efterretning.

Beskrivelse af sagen
Puljen Kulturelle Arrangementer bliver uddelt tre gange årligt – henholdsvis 1. februar, 1. juni og 1. oktober. Der er i 2018 samlet afsat 216.000 kr. til de tre fordelinger.
 
Der er til denne ansøgningsfrist den 1. juni 2018 indkommet 5 ansøgninger for i alt 91.143 kr.
 
Det administrative udvalg har valgt at give underskudsgaranti til alle 5 ansøgninger for i alt 28.150 kr.
 
I vedlagte bilag, er der anført begrundelse for underskudsgaranti, samt angivet eventuel underskudsgaranti.
 
Administrationsgrundlag for puljen Kulturelle Arrangementer
Puljen er afsat til mindre ikke-kommercielle kulturelle aktiviteter. Tilskud gives som udgangspunkt som underskudsgaranti. Der gives som udgangspunkt ikke tilskud til forplejning, transport, løn, annoncering samt jubilæer og receptioner, hvorfor nogle ansøgere vil opleve, at de bevilges et mindre tilskud end ansøgt.
Administrationsgrundlaget for Kultur og Fritid 2018 kan læses her.
 
Relation til kultur- og fritidspolitikken.
Uddeling af midler fra puljen Kulturelle Arrangementer understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Udsyn og oplevelse”. En del af indsatsen under dette tema er: ”Vi vil sikre en spredning og mangfoldighed i kommunens begivenheder, så lokalområdernes særlige kompetencer og kendetegn sættes på spil”.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Taget til efterretning.



caseno12-15493_#4608003_v1_fortegnelse over ansøgninger til 01.06.2018.pdf

Bilag

Fortegnelse over ansøgninger til 01.06.2018


79. Orientering om helhedsplan for Holbæk Fælled

Orientering om helhedsplan for Holbæk Fælled

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Orienteringssag.


Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
1.         Udvalgene tager orienteringen om processen for færdiggørelse af helhedsplanen for Holbæk Fælled til efterretning.


Beskrivelse af sagen
Baggrund:
Fredningen af Holbæk Fælled trådte i kraft i 2014. I følge kendelsen skal kommunen udarbejde en plejeplan. Forslag til plejeplan skal foreligge senest 3 år efter fredningens gennemførelse. Udkast til en helhedsplan inkl. plejeplan er nu færdigt. Sagen behandles nu, for at orientere om den videre proces, og fordi planen medfører væsentlige ændringer af fælleden, som vil skabe opmærksomhed. Ændringerne går bl.a. ud på, at der opsættes kreaturfolde i den nordlige del af Fælleden for at leve op til fredningens krav om naturpleje, samt at aktiviteter som ridning og MTB-kørsel vil blive henvist til nye, dertil indrettede stier/spor. De væsentligste ændringer fremgår af sagens bilag 2.
 
Fredningen af Holbæk Fælled trådte i kraft i 2014. I fredningskendelsen er Fælleden opdelt i 3 delområder:
Det fremgår af sagens bilag 1, hvor delområderne er.
 
I følge kendelsen skal kommunen udarbejde en plejeplan. Forslag til plejeplan skal foreligge senest 3 år efter fredningens gennemførelse.
 
Administrationen har udarbejdet planen som en helhedsplan, idet der også er behov for en plan for benyttelsen og ikke kun beskyttelsen af Fælleden. Der er blevet afholdt en offentlig workshop, hvor forskellige interessenter/brugere af Fælleden fremkom med idéer og ønsker til fremtidens fælled. Mange input fra workshoppen er medtaget i det videre arbejde med planen. Ændringerne, som borgerne vil opleve, når planen realiseres, er således resultater af fredningen og brugernes ønsker.
 
Proces:
 
Danmarks Naturfredningsforening har jf. kendelsen indgivet forslag til plejeplan, og elementer fra denne er medtaget i arbejdet med helhedsplanen. Lodsejerne, Danmarks Naturfredningsforening og Friluftsrådet skal have lejlighed til at udtale sig om udkastet til planen, inden den indsendes til Fredningsnævnet. Eventuel uenighed om planens indhold forelægges Fredningsnævnet til afgørelse. Plejeplanen revideres første gang efter 5 år, herefter hvert 10. år.
 
Administrationen vil i den kommende tid være i dialog med Danmarks Naturfredningsforening, Friluftsrådet og lodsejerne og forsøge at opnå enighed om planens indhold. Såfremt der ikke opnås enighed, viser erfaringen fra tidligere fredningssager, at behandlingen i Fredningsnævnet kan være langvarig.
Når planen er endelig godkendt i Fredningsnævnet vil udvalget få planen forelagt til orientering.
 
Administrationen vurderer, at realisering af planens væsentligste dele – stier, rydninger, nyplantninger og opsætning af hegn - kan påbegyndes i 2019 eller tidligere, alt afhængigt af, hvor hurtigt der opnås enighed om planen.


Økonomiske konsekvenser
Det er for tidligt at estimere anlægsudgifterne til bl.a. nye stier, hegn, rydning og beplantninger, eftersom planen ikke er forhandlet færdig. Administrationen vurderer, at selvom kommunen vil være nødt til at afholde en væsentlig del af anlægsudgifterne samt afledt drift, vil der være sandsynlighed for at opnå tilskud fra eksterne puljer/fonde til anlæg af nogle af helhedsplanens delprojekter. Det forventes, at der fremlægges en ny sag på baggrund af den endelige plan med estimerede anlægsudgifter.

Øvrige konsekvenser
Fælledens brugere vil, når helhedsplanen er realiseret, bl.a. opleve ændrede adgangsforhold og øget regulering af visse aktiviteter. Se bilag 2.


Høring
Lodsejerne, Danmarks Naturfredningsforening og Friluftsrådet skal have lejlighed til at udtale sig om den endelige plan.


Lovgrundlag – link
Naturbeskyttelsesloven.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Taget til efterretning.



caseno12-9793_#4598795_v1_bilag 1..pdf
caseno12-9793_#4598797_v1_bilag 2..pdf
caseno12-9793_#4598802_v1_bilag 3..pdf

Bilag

Bilag 1. Fredningens delområder
Bilag 2. Skematisk oversigt
Bilag 3. Fredningskendelse


80. Drøftelse - Evaluering af det politiske og administrative samarbejde første halvår 2018

Drøftelse - Evaluering af det politiske og administrative samarbejde første halvår 2018

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget og de stående udvalg
 
Drøftelsessag


Indstilling
Rasmus Bjerregaard indstiller, at

  1. det politiske og administrative samarbejde i de enkelte udvalg det første halvår 2018 evalueres


Beskrivelse af sagen
I forbindelse med valget af den nye kommunalbestyrelse blev 14 pladser besat af helt nye kommunalbestyrelsesmedlemmer. Administrationen lagde derfor vægt på, at den nye kommunalbestyrelse fik en god og grundig introduktion til de næste fire års politiske arbejde.
 
Nu er det tid til at evaluere, hvordan politikerne konkret har oplevet det første halve år i den nye kommunalbestyrelse.
 
Følgende spørgsmål kunne være styrende for evalueringen – gerne i konkretiseret form:
 
  1. hvordan har medlemmerne generelt oplevet det første halve års arbejde i udvalget?
  2. hvordan har samarbejdet med administrationen fungeret?
  3. har sagsfremstillingerne været til at forstå, og giver de et godt beslutningsgrundlag?
  4. hvordan opleves mødernes tilrettelæggelse og afholdelse?
 
Til inspiration for evalueringen vedlægges ”Kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester”, som byrådet vedtog den 21. april 2016, og hvis principper er grundlaget for samarbejdet mellem det politiske og administrative niveau.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 20-06-2018
Drøftet.



caseno18-20427_#4537817_v1_kodeks for administrationens rådgivning mv..pdf
caseno18-20427_#4537790_v1_referat af byrådet sag om kodeks samarb. adm. og politikere.docx.docx

Bilag

Kodeks for administrationens rådgivning mv.
Referat af Byrådet sag om kodeks samarb. adm. og politikere.docx


81. Orientering til Udvalget for Kultur og Fritid den 20. juni 2018

Orientering til Udvalget for Kultur og Fritid den 20. juni 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Orienteringssag.


Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra formanden
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra direktionen
Forventede sager på de næste tre møder i udvalget kan læses på Polweb – hvor der kun er adgang for medlemmer af Kommunalbestyrelsen.





82. Underskriftsark

Underskriftsark