UDVALG

Udvalget for Kultur og Fritid

MØDE

Referat

STED

mødelokale 0.16, Kanalstræde 2 i Holbæk

STARTTIDSPUNKT

25-04-2018 20:00:00

SLUTTIDSPUNKT

25-04-2018 22:00:00


PUNKTER

39. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 25. april 2018
40. Drøftelse af udsmykning af Musikhuset Elværket
41. Orientering med afsæt i Kultur og Fritidspolitikkens tema "kreative miljøer" og "udsyn og oplevelse"
42. Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2018
43. Beslutning om tilskud til Tuse Idræts- og Bevægelsespark
44. Beslutning om tilskud til Lillefidus
45. Beslutning om tilskud til disc golf-bane i Holbæk
46. Beslutning om underskudsgaranti til Træf fjordens Træbåde 2018
47. Beslutning - Nyt klubhus til Jyderup Boldklub
48. Beslutning om budgetrevision 2 2018
49. Drøftelse af budget 2019 - 2022, april - Udvalget for Kultur og Fritid
50. Borgerrådgiverens årsberetning 2017
51. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2017
52. Orienteringer til Udvalget for Kultur og Fritid
53. Underskriftsark



39. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 25. april 2018

Godkendelse af dagsordenen til mødet den 25. april 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. godkender dagsorden til Udvalget for Kultur og Fritid den 25. april 2018.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Godkendt.





40. Drøftelse af udsmykning af Musikhuset Elværket

Drøftelse af udsmykning af Musikhuset Elværket

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. udsmykning af Musikhuset Elværket drøftes

Beskrivelse af sagen
På udvalgets møde vil 1 – 2 repræsentanter fra Musikhuset Elværkets Brugerråd sammen med lederen af Holbæk Kulturskole, Christian Frank, præsentere et oplæg vedr. Elværkets synlighed udadtil.
 
Elværkets Brugerråd, som består af repræsentanter fra Holbæk Bigband, Holbæk Byorkester, Holbæk Symfoniorkester, Holbæk Jazzklub og Musikklubben, blev stiftet den 1. april 2017, har vedtaget at arbejde med følgende indsatsområder:
 
a) Forbedrede lydforhold
b) Promovere Elværket og dets aktiviteter
c) Skabe fælles events
 
I forbindelse med punkt b): at promovere Elværket og dets aktiviteter – har Brugerrådet på et møde den 9. april 2018 arbejdet med en række forslag til, hvorledes at Musikhuset elværket kan komme til at fremstå mere synligt i havneområdet. Forslagene indeholder konkrete bud på oplyste logoer på gavlene, infoskærme ved hovedindgangen, lyseffekter og plakatholdere samt en ”alternativ vejrhane” på taget.
 
En fotofremstilling og et tilhørende udgiftsbudget fremlægges for Udvalget på mødet den 25. april og i samme ombæring vil Brugerrådet kort skitsere, hvorledes man på sigt vil kunne ombygge pladsen på hjørnet af Blegstræde og Havnevej, ved Elværkets bagindgang, så denne plads vil kunne bruges til udendørs koncertaktiviteter og andet.
 
Ud over at disse tiltag generelt kan gøre borgerne mere bevidste om spillestedets tilstedeværelse, mener Brugerrådet, at de kan bidrage til at foreningernes mange aktiviteter på Elværket vil blive mere synlige for et potentielt større publikum.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Udsmykning af Elværket understøtter understøtte Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Bevægende byrum”.  En del af indsatserne i dette tema er: ”vi vil bruge kunst og kultur til at styrke byudviklingen og skabe ejerskab og fællesskab i alle kommunens byer.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Drøftet.





41. Orientering med afsæt i Kultur og Fritidspolitikkens tema "kreative miljøer" og "udsyn og oplevelse"

Orientering med afsæt i Kultur og Fritidspolitikkens tema "kreative miljøer" og "udsyn og oplevelse"

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Orienteringssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Orientering med afsæt i kultur- og fritidspolitikkens tema ”det maritime liv” tages til efterretning.


Beskrivelse af sagen
Som led i udvalgets introduktion til kultur- og fritidsområdet vil der på udvalgsmødet være en introduktion til Kultur- og Fritidspolitikkens temaer ”kreative miljøer” samt ”udsyn og oplevelse”
 
Orienteringen vil blandt andet givet et overblik over de kreative aktører samt igangværende og kommende projekter.
 
Det politiske tema ”Kreative miljøer”
Holbæk Kommune har stedbundne kreative miljøer indenfor det maritime håndværk, scenekunst, billedkunst og naturvidenskab. Ved at understøtte disse miljøer vil de kreative fødekæder og det kreative samarbejde på tværs blive styrket. Det er blandt andet et mål, at alle børn fra dagtilbud til udskoling møder et bredt udsnit af kunstneriske genrer.
 
Af igangværende og kommende projekter kan fx nævnes: Holbæk Drama College, kommunens værtskab for børneteaterfestivallen ”Aprilfestival” i 2020, tilskud til VAK i Jyderup, Brorfelde Observatorium, BGK-Holbæk, samarbejde med Kunsthøjskolen.
 
Det politiske tema ”Udsyn og Oplevelse”
Holbæk Kommune har et stort og mangfoldigt udbud af oplevelser. Vi ønsker at understøtte både lokale aktører og initiativer men også kulturelle fyrtårne og samarbejde med nationale partnere. Vi ønsker at styrke kommunikationen udadtil om de lokale tilbud og samtidig sikre, at vi også internt kender til kommunens ressourcer.
 
Af kommende projekter kan fx nævnes Alsang i Strandparken 2018, opstartstilskud til foreningen ”Rumklang” i Jyderup, Tølløse-festivalen 2018, Skvulp 2018 mv.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Taget til efterretning.





42. Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2018

Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. der gives et tilskud på 30.000 kr. + moms til Holbæk Clown Festival 2018 fra Børnekulturpuljen


Beskrivelse af sagen
Foreningen Holbæk Clown Festival har ansøgt Udvalget for Kultur og Fritid om tilskud på 100.000 kr. til afholdelse af international Holbæk Clown Festival 2018.
 
Praksis i lignende sager har hidtil været, at gentagne tilskud til samme aktør nedtrappes over tid. Endvidere er der færre midler i budgettet til fordeling på grund af besparelser i Holbæk Kommune. På den baggrund indstiller administrationen, at der gives et tilskud på 30.000 kr.+ moms. Administrationen har forelagt for Holbæk Clown Festival, at indstillingen til Udvalget vil ligge på 30.000 kr. + moms.
 
Festivalens afholdes fra onsdag den 29. august til og med lørdag den 1. september 2018.
 
Det ansøgte tilskud skal dække udgifterne til rejse, lokaler/cirkusplads og drift som er nærmere anført i vedlagte budgetbilag. De deltagende klovne arbejder gratis. Tilskuddet dækker del af udgifterne til rejse, ophold og forplejning.
 
Festivalen søger samtidig støtte hos fonde og lokale samarbejdspartnere, hvilket ligeledes fremgår af budgetbilaget.
 
Arrangøren oplyser til administrationen, at man med et tilskud på 30.000 kr.+ moms vil kunne tilbyde følgende shows med gratis adgang for dagplejere, børnehaver og
indskolingselever med det antal pladser, som er til rådighed:
 
Indhold i Holbæk Clown Festival 2018
Festivalen er en årlig begivenhed, der fylder Holbæks gader med klovne, som laver gadeshows hver eftermiddag samt bringer liv til det årlige aften-åbent med en parade i Holbæk bymidte. Herudover planlægges workshops for de indbudte artister.
 
Kommunal støtte i de foregående år
· 2017: kommunalt tilskud på 75.000 kr. – besluttet med tilføjelsen, at fremover vil tilskuddet være mindre, idet der forventes større ekstern finansiering.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Et tilskud til Holbæk Clown Festival 2018 understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Udsyn og oplevelse”. En del af indsatsen under dette tema er: ”Vi vil øge tilgængeligheden, så oplevelserne kommer ud til borgere i alle aldre over hele kommunen.”



Økonomiske konsekvenser
Et tilskud på 30.000 kr. + moms kan finansieres fra Børnekulturpuljen.
 
Børnekulturpuljen har før mødet i Udvalget for Kultur og Fritid den 25. april 2018 et restbudget på 131.000 kr.


Sagshistorik, henvisninger
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” den 24. april 2017: Punkt 57: Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2017
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” den 29. marts 2016: Punkt 41: Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2016
Udvalget for Kultur og Fritid den 27. april 2015: Punkt 41: Beslutning om tilskud til Holbæk Clown Festival 2015

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Godkendt.





43. Beslutning om tilskud til Tuse Idræts- og Bevægelsespark

Beslutning om tilskud til Tuse Idræts- og Bevægelsespark

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
  1. beslutter at bevilge et tilskud på 50.000 kr. fra Frivilligheds- og Sundhedspuljen til etablering af fase 1 i Tuse Idræts- og Bevægelsespark


Beskrivelse af sagen
Tuse IF, halbestyrelsen i Tusehallen og den lokale skole i Tuse har i samarbejde udarbejdet et projekt til udbygning af Tuse Idræts- og Bevægelsespark.
 
I første omgang drejer det sig om fase 1, der omfatter områderne Atletik og Bevægelse samt Skate - Fitness - Ophold. En beskrivelse af indhold og placering kan ses i bilag 1.
 
I henhold til udbygningsplanen er der bred enighed blandt ansøgerne om, at hele området skal udvikles med henblik på at tilgodese følgende brugere:
 
  1. Borgere i nærmiljøet, der frit skal kunne benytte de udendørs aktivitetsmuligheder, som faciliteterne omkring hallen indbyder til
  2. Foreninger, der er tilknyttet Tuse, skal have optimeret og udbygget deres faciliteter
  3. Skoleeleverne i Tuse skal kunne benytte faciliteterne i skoletiden, så sunde motionsvaner understøttes af et attraktivt miljø
 
Budget
Udgifter
Ændring og nyopbygning af eksisterende atletikareal
9.000 kr.
Belægning til bevægelse og atletik
121.000 kr.
Længdespringsgrav, højdespringspodie, kuglestødsareal
39.000 kr.
Amfi- og skaterarealer, asfalteres med granitasfalt
115.000 kr.
Nyt areal, Fitness og Ophold
17.000 kr.
Etablering af stiarealer, ca. 1,5 km. i granitstenmel
69.000 kr.
Atletikudstyr
45.000 kr.
Skateudstyr
65.000 kr.
Motorik- og bevægelsesfelter
10.000 kr.
Mål og basket
10.000 kr.
Udstyr, Fitness og Ophold
30.000 kr.
Opbevaring, atletik
6.000 kr.
Meeting point, skilte/info
40.000 kr.
Opholdshuse og -bænke m.m.
50.000 kr.
Total
626.000 kr.
 
Indtægter
Lokale- og Anlægsfonden
200.000 kr.
Tuse Lokalforum
50.000 kr.
Skolen
50.000 kr.
Spar Nord Fonden (afventer svar)
50.000 kr.
Holbæk Kommune
50.000 kr.
Egenfinansiering
226.000 kr.
Total
626.000 kr.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Projektet understøtter kultur- og fritidspolitikken, ”Kultur og Fritid i Fællesskab”, som indeholder temaet ”Natur, fritid og udeliv”. Under dette tema er der vedtaget en indsats som hedder: ”Vi vil understøtte etablering af faciliteter, som lokalområderne tager initiativ til.”


Økonomiske konsekvenser
Et tilskud på 50.000 kr. til Tuse Idræts- og Bevægelsespark kan finansieres fra Frivilligheds- og Sundhedspuljen.
 
Før mødet i Udvalget for Kultur og Fritid den 25. april 2018 har puljen et restbudget på 154.837 kr.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Godkendt.



caseno15-13515_#4473453_v1_præsentation af tuse idræts- og bevægelsespark.pdf

Bilag

Bilag 1 - Præsentation af Tuse Idræts- og Bevægelsespark


44. Beslutning om tilskud til Lillefidus

Beslutning om tilskud til Lillefidus

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller at:
 
 
1) der bevilliges 70.000 kr. fra Børnekulturpuljen til igangsættelse og realisering af aktiviteter under projekt Lillefidus.


Beskrivelse af sagen
Projekt Lillefidus er et tværgående og tværfagligt pilotprojekt mellem Kultur og Fritidssekretariatet, Holbæk Bibliotekerne og kerneområdet Læring og Trivsel, som udvalget tidligere er blevet præsenteret for. Udvalget skal nu beslutte, om der skal frigives midler til at igangsætte og realisere konkrete aktiviteter under Lillefidusen.
 
I projektet deltager følgende dagtilbud-områder: Midgaard (område Elverdam), Dagplejen (Område Holbæk By), Tusenfryd (Område Katrinedal), Galaxen (Område Skovvejen)
 
Med Lillefidusen intensiverer vi arbejdet med de yngste børns sproglige udvikling. Den overordnede forståelsesramme for arbejdet er, at:
”kultur er sprogskabende, og sprog er kulturskabende”. Sprog, kultur og dannelse er hinandens forudsætninger og indgår i en gensidig synergi, hvor sproget er indgangen til at mestre sit eget liv og indgå i kulturelle fællesskaber.
 
 
Formål
Formålet med Lillefidusen er at styrke de 0-2 åriges sproglige udvikling og kulturelle dannelse gennem:
 
- Identificering, udvikling og udarbejdelse af nye målbare aktiviteter, metoder og materialer for forskellige måder hvorpå Holbæk Kommunes dagtilbud, biblioteker, frivillige, forældre og andre aktører kan styrke de 0-2 årige børns sproglige udvikling og kulturelle dannelse.
 
 
Gennemførsel af projektet vil bidrage til at sikre (delformål):
 
- At biblioteket er en aktiv og relevant institution for alle 0-2 årige og deres forældre i Holbæk kommune.
- At biblioteket når nye målgrupper på lokationer udenfor bibliotekets egne matrikler
- At frivillige ressourcer inddrages meningsfyldt i bestræbelserne på at styrke de 0-2 åriges sproglige udvikling og kulturelle dannelse.
- At der arbejdes mere evidensbaseret med kulturel dannelse og hvad kulturel aktivitet rummer af muligheder for andre kompetenceområder som tidlig sproglig indsats.
- At de nye aktiviteter og metoder der udvikles er med til at styrke samarbejdet mellem de forskellige aktører, især forældre til børn i sprogligt udsatte positioner.
- At der udvikles nye og forskningsbaserede metoder til arbejdet med børns sproglige udvikling og kulturelle dannelse.
 
 
Igangsættelse af målbare indsatser
 
Alle indsatser under Lillefidusen skal være kendetegnet ved, at de:
 
- Er forskningsbaserede
- Involverer alsidige kompetencer & ressourcer
- Inddrager frivillige ressourcer når det giver mening
- Er målbare
Følgende aktiviteter er planlagt:
 
Workshop og idekatalog
 
I februar 2018 er der afholdt en workshop med deltagere fra: pædagoger, dagplejen, områdeledere, forældre, frivillige aktører, sprogkonsulenter, sundhedsplejen, biblioteket. Resultatet var udarbejdelsen af et idekatalog som både identificerer aktuelle relevante indsatser og peger på nye muligheder for et mere systematisk arbejde med 0-2 åriges sproglige udvikling og kulturelle dannelse.
 
 
Nedsættelse af arbejdsgrupper
For at igangsætte aktiviteter fra idekataloget nedsættes i april og maj 2018tværfaglige arbejdsgrupper i de enkelte børnehuse, som består af de aktører, som skal være med til at realisere og dokumentere udvalgte aktiviteter.
 
 
Umiddelbare testforløb i områder
Arbejdsgrupperne skal udvælge 2-4 ideer fra idekataloget til umiddelbar implementering inden sommerferien 2018
 
 
Udvikling af målrettede indsatser og inddragelse af frivillige, forældre m.f.
Efter sommerferien skal arbejdsgrupperne samle op på erfaringer med de umiddelbare forløb og beslutte hvordan de vil arbejde videre i dybden med udvalgte ideer, som kræver længere forløb. Ideer udvikles og afprøves og arbejdsgrupperne i de enkelte børnehuse udvides med alle relevante aktører.
 
 
Eksempler på mulige forløb
Af ide-kataloget fremgår et meget bredt udvalg af mulige aktiviteter og indsatser som kræver varierende udvikling. Eksempler er:
- Oplevelsesture, hvor dagtilbud arbejder med længere forløb under en tematisk ramme og med udvalgte materialer (bl.a. billedbøger, musik) og tager på oplevelsesbesøg hos frivillige foreninger, der kan koble en praksis på det tema. Det kunne være cirkus, med besøg i Cirkus Kæphøj.
- Forældrenetværk i udsatte boligområder med uformelle aktiviteter.
- Arbejde med børnenes levendegørelse af historier og fx inddrage Holbæk Drama College
- Forældrecafeer med oplæg fra relevante frivillige tilbud, forslag til læsning og brug for materialer
- Eftermiddage på Biblioteket hvor børnene hentes her af forældre, som samtidig kan låne materialer med hjem
- ”Spis-en-bog”: arbejde med bøger gennem andre sanser fx smagssansen
 
Relation til Kultur og Fritidspolitikken
Et tilskud til realisering af projektet Lillefidusen understøtter Kultur og Fritidspolitikkens tema om ”Fællesskab, læring og dannelse”, herunder indsatsen: ”Vi vil styrke samarbejdet mellem forenings- og kulturlivet, dagtilbud og skoler [red.].”


Økonomiske konsekvenser
Tilskuddet på 70.000 kr. betales fra Børnekulturpuljen, som før mødet i Udvalget for Kultur- og Fritid den 25.05.2018 har et restbudget på 131.000 kr.


Sagshistorik, henvisninger
 

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Godkendt.





45. Beslutning om tilskud til disc golf-bane i Holbæk

Beslutning om tilskud til disc golf-bane i Holbæk

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. der bevilges 106.000 kr. fra Frivilligheds- og Sundhedspuljen til etablering af en disc golf-bane i Holbæk


Beskrivelse af sagen
To ildsjæle med base i Holbæk har forelagt planer om at etablere en disc golf-bane i Holbæk. Banen planlægges anlagt på Fælleden i Holbæk og bliver en bane med parkhuller.
 
Ansøgerne har været i dialog med de andre brugere af Fælleden for at orientere dem om etableringen samt med naturfolkene i Holbæk Kommune for at indhente de fornødne tilladelser til anvendelse af området.
 
Disc Golf er ifølge ansøgerne i kraftig vækst i Danmark og de oplyser, at det anslås, der er i omegnen af 30.000 spillere i landet og at tallet er hastigt stigende. De oplyser også, at der er 10 baner på Sjælland, men kun seks af disse er med 18 huller. Banen i Holbæk bliver med 18 huller (se bilag 1 vedr. design af banen). Aktuelt er der en ny bane under etablering i Svinninge.
 
En del af projektet i Holbæk går ud på at etablere en egentlig Disc Golf-forening og samtidig tilbyde lokale borgere introduktion til sporten.
 
Budget
Kurve, 18 stk.
56.250 kr.
Tee-skilte, 18 stk.
23.625 kr.
Banedesign
18.750 kr.
Grafisk arbejde
10.000 kr.
Fragt
7.500 kr.
Total
116.125 kr.
 
Alle priser er inkl. moms.
 
I budgettet på 116.125 kr. er ikke indregnet udgifter til entreprenørydelser. Disse vil ildsjælene finansiere via sponsorater og anden fundraising. Det samme gør sig gældende med differencen (10.125 kr.) i budgetsummen (116.125 kr.) og det indstillede beløb til bevilling (106.000 kr.).
 
Desuden vil ildsjælene indkøbe skolediscs, når fundraising til dette er opnået. Med disse vil de tilbyde undervisning til lærere og elever fra Holbæk By Skole samt tilbyde undervisning via UngHolbæk
 
Udbredelse
Der findes 56 disc golf-baner i Danmark. De nærmeste ligger i Højby, Roskilde og Sorø. Det er aktuelt en ny disc golf-bane under etablering i Svinninge.
 
Der spilles organiseret disc golf i Danmark i 24 klubber, der er organiseret under Dansk Disc Golf Union (DGGU). Herudover er der etableret Svinninge Disc Golf Forening, der endnu ikke er organiseret i DDGU.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Projektet understøtter kultur- og fritidspolitikken, ”Kultur og Fritid i Fællesskab”, som indeholder temaet ”Bevægende byrum”. Under dette tema er der vedtaget en indsats som hedder: ” Vi vil samarbejde med foreninger og lokale initiativer, der fremmer fysisk bevægelse og kunstoplevelser.”


Økonomiske konsekvenser
Et tilskud på 106.000 kr. til disc golf-bane i Holbæk kan finansieres fra Frivilligheds- og Sundhedspuljen.
 
Før mødet i Udvalget for Kultur og Fritid den 25. april 2018 har puljen et restbudget på 154.837 kr.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Godkendt, idet tilskuddet udbetales til en forening i henhold til folkeoplysningsloven.



caseno16-63023_#4492928_v1_banekort - disc golf-bane på holbæk fælled.pdf

Bilag

Bilag 1 - Banekort for Disc Golf-bane på Holbæk Fælled


46. Beslutning om underskudsgaranti til Træf fjordens Træbåde 2018

Beslutning om underskudsgaranti til Træf fjordens Træbåde 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid

Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at;
 
  1. ansøgning om underskudsgaranti på 25.000 kr. til Træf fjordens Træbåde 2018 godkendes.


Beskrivelse af sagen
Foreningen Holbæk Træskibslaug (arrangøren) er i 2018 vært for Træf fjordens Træbåde og har ansøgt om underskudsgaranti på 25.000 kr. i forbindelse med arrangementet, der afholdelsen på Holbæk gl. Havn den 17. – 20. august.
 
Træffet er en årlig tilbagevendende begivenhed som på skift afviklet rundt omkring i Isefjorden og Roskilde fjord og arrangeres i samarbejde mellem fjordens forskellige bådeforeninger, frivillige bådelaug og lokale museer.
 
Arrangøren forventer 120 deltagere og budgetterer med indtægter på 51.540 kr. og udgifter for 50.320 kr. Budgettet er vedlagt som bilag til sagen sammen med programmet.
 
Relation til kultur- og fritidspolitik
En underskudsgaranti til Træf fjordens Træbåde 2018 understøtte Kultur- og Fritidspolitikkens tema ”Det Maritime Liv”.  En del af indsatserne i dette tema er: ”Vi vil støtte aktiviteter og events i kommunen, der arbejder aktivt med formidling af havnens historie”.


Økonomiske konsekvenser
En underskudsgaranti på 25.000 kr. kan finansieres fra puljen ”Øvrige Kulturelle Opgaver”.
 
Før mødet i Udvalget for Kultur og Fritid den 25. april 2018 har puljen et restbudget på 134.500 kr.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Godkendt.



caseno13-3553_#4494268_v1_budget træf fjordens træbåde 2018.pdf.pdf
caseno13-3553_#4494270_v1_progran træf fjordens træbåde 2018.pdf.pdf

Bilag

Budget Træf fjordens Træbåde 2018.pdf
Progran Træf fjordens træbåde 2018.pdf


47. Beslutning - Nyt klubhus til Jyderup Boldklub

Beslutning - Nyt klubhus til Jyderup Boldklub

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgård Andersen indstiller, at:
 
  1. arbejdet med at etablere et nyt klubhus for Jyderup Boldklub opstartes, hvilket indebærer at:
    1. der gives en anlægsbevilling på 2,6 mio. kr. til opstart af etablering af nyt klubhus til Jyderup Boldklub, som finansieres af de dertil afsatte midler i anlægsbudget 2018
    2. 1,9 mio. kr. af de afsatte 2,5 mio. kr. til Jyderup Hallen i 2019 omprioriteres til finansieringen af nyt klubhus til Jyderup Boldklub.
    3. 1,7 mio. kr. af den afsatte renoveringspulje i budget 2019 omprioriteres til medfinansieringen af nyt klubhus til Jyderup Boldklub.


Beskrivelse af sagen
Baggrund
Byrådet vedtog d. 14. december 2016, at der skulle arbejdes med en løsning, hvor børneinstitutionen Troldhøjen ombygges til nyt klubhus, mens de nuværende faciliteter nedrives.
 
I december 2017 vedtog Byrådet, at der skulle igangsættes udarbejdelse af en handleplan for Jyderup, der bl.a. skulle afdække muligheder for at skabe nye faciliteter for Jyderup Boldklub.
 
Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet 14. marts 2018, at Udvalget for Kultur og Fritid skal realisere en løsning, hvor det eksisterende klubhus nedrives og der i stedet etableres et nyt klubhus.    
 
Nyt klubhus
Administrationen og Jyderup Boldklub har på baggrund af ovenstående afholdt en række møder, hvor der er arbejdet på at få lavet en projektbeskrivelse for etablering af et nyt klubhus. Dialogen har resulteret i følgende køreplan for etablering af nyt klubhus.
 
Det oprindelige klubhus nedrives og der opføres et nyt klubhus på samme sted. Den økonomisk ramme for projektet gør, at der i det nye projekt bliver færre m2 bygning til rådighed, og derfor skal det nye hus indrettes på en måde, der understøtter de vitale funktioner, og samtidig er mere hensigtsmæssigt i forhold til brugernes adfærd. Der fokuseres især på følgende:
 
 
En oversigtsplan over indretningen fremgår af vedhæftede bilag.
 
Det forventes at nedrivningen af bygningen sker, når efterårssæsonen i 2018 er færdigspillet, og at det nye klubhus kan tages i brug medio 2019. Det pågår en løbende dialog med Jyderup Boldklub om, hvordan det sikres, at der fortsat kan klædes om i nærheden af boldbanerne i forårssæsonen 2019.


Økonomiske konsekvenser
De økonomiske konsekvenser omfatter både anlæg og drift.
 
Påvirkning af anlægsbudget
På anlægssiden vurderes det, at nedrivning af det eksisterende klubhus samt etablering af nyt klubhus koster:
 
- Let Facade                                          675.000 kr.
- Vinduer og udvendige døre                250.000 kr.
- Tagkonstruktion                                  450.000 kr.
- Lofter                                                  200.000 kr.
- Indervægge                                         140.000 kr.
- Døre indvendig                                   50.000 kr.
- Fliser                                                   150.000 kr.
- Fundering, muligvis blød bund           250.000 kr.
- Jordarbejde og Betongulv                   750.000 kr.
- Varmeanlæg og vandinstallationer     800.000 kr.
- Ventilationsanlæg                               350.000 kr.
- Elinstallationer                                    500.000 kr.
- Malerarbejde                                       150.000 kr.
- Nedrivning                                          500.000 kr.
- Belægning                                           150.000 kr.
- Inventar                                               50.000 kr.                   
- Rådgiver                                             471.500 kr.
- Administration                                    377.200 kr.
 
- I alt:                                                    6.263.700 kr.
 
Ovenstående medfører, at der er behov for at prioritere yderligere godt 1,7 mio. kr. i anlægsmidler til opgaven udover de allerede fundne 4,5 mio. kr. 
 
De resterende 1,7 mio. kr. foreslås prioriteret fra renoveringspuljen under økonomiudvalget i anlægsbudgettet for 2019.
 
Påvirkning af driftsbudget
Jf. Byrådets beslutning d. 14. december 2016, så skal så skal Holbæk Kommune eje og drifte klubhuset. Det medfører, at der i årerne fremover ligeledes vil være en forøget drift i forhold til, hvad Holbæk Kommune på nuværende tidspunkt, samlet set, betaler for driften af klubhuset i Jyderup. Det estimeres på nuværende tidspunkt, at nettopåvirkningen vil være, at det koster Holbæk Kommune ca. 50.000 kr. mere i drift en tidligere. De forøgede omkostninger til driften af det nye klubhus i Jyderup skal prioriteres i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2019 – 2023 ved tilføjelse af nye budgetmidler til driften af klubhuset.
 
Det vurderes at driften af huset vil udgøre ca. 150.000 kr., men til gengæld skal der ikke længere betales lokaltilskud til foreningen. Et beløb svarende til, hvad Jyderup Boldklub modtager i lokaletilskud overføres fra Kultur, Fritid og Borgerservice til Vækst & Bæredygtighed, som herefter afholder driftsudgifterne til bygningen.


Sagshistorik, henvisninger
Kommunalbestyrelsen 14. marts 2018: Sag nr. 62 – Nyt klubhus til Jyderup Boldklub


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Indstilles godkendt.



caseno15-59119_#4492238_v1_jyderup boldklub.pdf.pdf

Bilag

jyderup boldklub.pdf


48. Beslutning om budgetrevision 2 2018

Beslutning om budgetrevision 2 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid, Udvalget for Ældre og Sundhed, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget for Børn og Skole, Udvalget for Uddannelse og Beskæftigelse, Socialudvalget, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag


Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
 
1.         de i bilag 1 anbefalede omplaceringer godkendes
2.         der omplaceres 540.000 kroner fra Økonomiudvalgets driftsbudget til ”Sportsbyen”. Beløbet afsættes som rådighedsbeløb og bevillingen frigives
3.         budgetrevision 2 godkendes
4.         udmøntningen af buffer til uforudsete udgifter under Økonomiudvalget foretages først ved budgetrevision 4


Beskrivelse af sagen
Kommunalbestyrelsen blev i februar orienteret om budgetrevision 1. Orienteringen drejede sig hovedsageligt om at informere om budgettet og tilpasse budgettet, så det ligger på de rigtige områder.
 
Hovedlinjerne i budgetrevision 2 flugter med indholdet af budgetrevision 4 2017 og regnskabet for 2017. Det indebærer, at Holbæk Kommune ikke bruger flere penge end forventet på driften samlet set, når bufferen til uforudsete udgifter forudsættes anvendt til finansiering af det samlede driftsforbrug.
Regnskab 2017 viste et overskud på 85 mio. kr. En markant resultatforbedring i forhold til resultatet i det oprindelige budget. Resultatforbedringen kan overvejende tilskrives betalingsforskydninger på i alt 126 mio. kr., som blev overført til 2018. Regnskab 2017 viste også, at vi fik styr på driftsbudgettet i sin helhed, idet vi brugte 16,7 mio. kr. mindre end det oprindelige budget. Det skal ses i forhold til budgetoverskridelserne i 2015 og 2016.
 
For driften viste regnskab 2017, at vi havde udfordringer på voksen-handicap og psykiatriområdet, beskæftigelse og skoler. Stort set de samme områder går igen ved budgetrevision 2. På beskæftigelsesområdet er vi udfordret på førtidspensioner og A- dagpenge, mens det går bedre på kontanthjælp og sygedagpenge. Skolerne har samlet set et merforbrug og dertil kommer, at den kommunale betaling til privatskoler er øget. Udvalgene skal søge at finde løsninger på de merforbrug der er jf. styringsprincip 3.
 
For hele driften, målt i forhold til det korrigerede budget er der et mindreforbrug, fordi vi forventer mindre udgifter på den kommunale medfinansiering og det er forudsat at bufferpuljen anvendes til finansiering af merforbrug.
 
Budget revision 2 indeholder overførslerne fra 2017. På anlæg 56 mio. kr., finansiering 30 mio. kr. og på drift 45 mio. kr. Overførslerne vedrørende udvalget for Børn og Skole afventer den endelige godkendelse. I likviditetsprognosen for 2018 er det forudsat at overførslerne på anlæg og finansiering anvendes fuldt ud i 2018– samlet set 86 mio. kr. I likviditetsprognosen for 2018 er det tillige forudsat, at der overføres 40 mio. kr. på driften til 2019. Det forventer vi stadig. Overførslerne forklarer det forventede underskud på 81,1 mio. kr
 
Det forventede resultat for 2018 i forhold til korrigeret budget
Budgetrevision 2 viser et mindreforbrug på 11,2 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget.
 
Dette består af:
 
•           Mindreudgifter på driften på 11,4 mio. kr.
•           Mindreindtægter på skatter og tilskud på i alt 9,6 mio. kr.
•           Mindreforbrug på anlæg på 9,3 mio. kr.
 
I forhold til det oprindelige budget er der tale om et merforbrug på 120 mio. kr. Det skyldes at overførte midler fra 2017 er medtaget i det korrigerede budget. Dette påvirker ikke likviditetsprognosen, som beskrevet i afsnittet om likviditet.
 
På de stående udvalg er der følgende resultat:
 
Udvalget for Beskæftigelse og Uddannelse
Der forventes et merforbrug på 18 mio. kr. på området. Der er merforbrug på forsørgelsesudgifterne og det er primært førtidspension, der giver det samlede merforbrug. Der er mindreforbrug på kontanthjælp og sygedagpenge. Men merforbrug på A-dagpenge og førtidspension. Der arbejdes med yderligere handleplaner til udvalget
 
Udvalget for Børn og Skole:
Der er et merforbrug på 3,1 mio. kr. på området. Med godkendelsen af overførselssagen for udvalgsområdet på møde i kommunalbestyrelsen den 18/4 stiger merforbruget til 8,6 mio. kr. Det er primært udgifter til privatskoler samt udgifter til folkeskoler der giver merforbruget. De almene dagtilbud forventes samlet at have mindreforbrug. Der arbejdes med yderligere handleplaner på området. Der arbejdes med yderligere handleplaner til udvalget.
 
Udvalget for Ældre og Sundhed:
Der forventes et mindreforbrug på 12,4 mio. kr. Mindreforbruget skyldes færre udgifter til kommunal medfinansiering af sundhed, hjælpemidler og hjemmehjælp. Ældreboligerne giver dog et merforbrug grundet større tomgangsleje end forventet. Udgifterne til medfinansiering er på nuværende tidspunkt meget usikre, grundet indførelse af Sundhedsplatformen.
 
Socialudvalget:
Socialudvalget forventer et lille mindreforbrug efter omplaceringer. Der er et merforbrug på voksenspecialområdet på 6 mio. kr. Primært på midlertidige botilbud samt på kvindekrisecentre. Børnespecialområdet forventer et mindreforbrug, der matcher merforbruget på voksenspecialområdet.
 
Udvalget for Kultur og Fritid:
Der forventes et mindreforbrug for udvalget, men efter omplaceringer forventes budgettet at balancere.
 
Udvalget for Klima og Miljø
Der forventes et merforbrug for udvalget, men efter omplaceringer forventes budgettet at balancere.
 
For de stående udvalg forventes samlet et merforbrug i forhold til korrigeret budget på 9,3 mio. kr. som dækkes af buffer til uforudsete udgifter under økonomiudvalget.
 
Økonomiudvalget:
Samlet set forventes et mindreforbrug på 20,7 mio. kr. Det skyldes, at buffer til uforudsete udgifter alene anvendes til at dække merforbrug på de stående udvalg. Jf. kommunens 2. styringsprincip skal hensynet til kommunens samlede økonomi altid gå forud for andre økonomiske hensyn og tiltag, herunder politiske omstillinger. Med henblik på, at udvalgene kan nå at finde løsninger og handle på merforbrug, indstilles det derfor at buffer til uforudsete udgifter først udmøntes ved budgetrevision 4.
 
Servicerammen forventes overskredet med 9,8 mio. kr. Det er de overførte driftsmidler fra 2017 til 2018 som er forudsat anvendt der giver overskridelsen. Bufferen til uforudsete udgifter anvendes ikke på nye serviceudgifter i budgetrevisionen og det er med til at mindske overskridelsen. Hvis bufferen til uforudsete udgifter anvendes til nye serviceudgifter vil servicerammen blive yderligere overskredet. Hvis der opnås overførsel til 2019, som der sigtes imod, vil servicerammen ikke blive overskredet.
 
Økonomiudvalget har indstillet til Kommunalbestyrelsen, at sparede lønkroner i forbindelse med en evt. konflikt, fortrinsvis anvendes til at indhente et evt. efterslæb på kerneområderne forbundet med en konflikt. Sparede lønkroner herudover tilgår kommunens buffer til uforudsete udgifter i 2018. Uforbrugte midler i 2018 vil hjælpe yderligere på den forventede overskridelse af servicerammen.
 
Tilskud og udligning
På tilskud og udligning er der et merforbrug på 9,6 mio kr., som skyldes mindreindtægter på grundskyld og dækningsafgift. Herudover er der en mindreindtægt på forventet midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet.
Den gunstige udvikling i konjunkturerne medfører, at der er stor risiko for, at der kan ske en midtvejsregulering af budgetgarantien, som dækker over forsørgelsesudgifter udover A-dagpenge. Der er færre på offentlig forsørgelse end forventet da aftalen mellem regeringen og KL blev indgået. Det vil kunne forværre det samlede resultat. Midtvejsreguleringen foretages i forbindelse med indgåelse af økonomiaftalen for 2019 forventeligt i juni måned baseret på konjunkturerne på bl.a. beskæftigelsesområdet på landsplan.
 
Anlæg
På anlæg forventes alle anlægsmidler anvendt inklusive overførte midler fra 2017 til 2018 på 86 mio. kr. Der er salgsindtægter på 9,8 mio. kr. som modregnes i anlægsudgifterne og derfor er der samlet set et mindreforbrug på området.
 
Likviditet
På likviditetsområdet er der følgende prognose.
 
 
 
 
Udgifterne til overførte midler til anlæg fra 2017 til 2018 på 86 mio. kr. er indregnet i ovenstående prognose. Så selvom det samlede resultat i 2018 viser et kassetræk på 80 mio. kr. holder likviditetsprognosen. Endvidere indgår 40 mio. kr. af salgsindtægterne på anlæg i regnskab 2017 i kassebeholdning i 2018.
 
Økonomiudvalget har den 4/4-2018 indstillet, at ”der stadig sigtes efter en overførsel på driften på 40 mio kr. fra 2018 til 2019.” Dette er indarbejdet i ovenstående prognose. Mindreforbruget på driften i denne budgetrevision udgør 11,4 mio. kr.
 
 
Forventet årsresultat
På baggrund af ovenstående kan det samlede resultat vises som i nedenstående tabel.
 
Samlet set viser resultatet et underskud på 81,1 mio. kr., som er forklaret ved overførte midler fra tidligere år.
Der er i resultatet ikke indregnet overført overskud til 2019. Erfaringsmæssigt har det vist sig, at der kan forventes overførte overskud fra år til år. Et overført overskud vil forbedre resultatet.
 
Mio. kr.
Oprindeligt budget 2018
Korrigeret budget 2018   
Forventet regnskab 2018 BR2
Forventet afvigelse mellem korrigeret budget og forventet regnskab 2018 BR2
Indtægter       
-4.344,5
-4.344,5
-4.334,9
9,6
Driftsudgifter 
4.098,5
4.143,4
4.132,0
-11,4
- serviceudgifter
2.821,7
2.867,3
2.840,9
-26,4
-overførsler     
903,8
903,0
914,5
11,5
-andet ej service
373,1
373,1
376,6
3,5
Renter            
21,7
21,7
21,7
0,0
Anlæg            
154,2
210,6
201,3
-9,3
Forsyning
0,0
0,0
0,0
0,0
Finansiering    
31,1
61,0
61,0
0,0
Resultat i alt   
-38,9
92,3
81,1
-11,2
Kasseopbygning
38,9
-92,3
-81,1
11,2
Note: Korrigeret budget er sammensat af oprindeligt budget + overførsler mellem årene + øvrige tillægsbevillinger vedtaget i byrådet + barselsudligningsordning.
 
Omplaceringer
Ved budgetrevision 2 bliver der indstillet en række tekniske omplaceringer.
 
Omplaceringerne drejer sig hovedsageligt om budgetter, der ligger forkert som følge af overgang til nye økonomisystem. Derfor kaldes det tekniske omplaceringer. Der er stadig usikkerhed omkring en række data som følge af overgangen til nyt økonomisystem og der indstilles derfor alene tekniske omplaceringer ved denne budgetrevision. De enkelte omplaceringer er beskrevet i bilag 1.
 
Når der omprioriteres mellem politikområder kaldes det en omplacering. Når der omprioriteres, så der tages penge op af kassen eller lægges penge i kassen kaldes det en tillægsbevilling. Jævnfør det 3. styringsprincip for Holbæk Kommune gives der kun kassefinansieret tillægsbevilling som følge af merudgift til midtvejsreguleringen af det kommunale bloktilskud.
 
 
Udvikling siden sidst
Budgetrevision 2 er den første budgetrevision i 2018 hvor der estimeres på forbruget. Derfor kan der endnu ikke ses en udvikling siden sidst.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Indstilles godkendt for så vidt angår udvalgets ressortområde.


caseno18-15744_#4498649_v1_bilag 1 - omplaceringer.pdf
caseno18-15744_#4498654_v1_bilag 2 - samlet oversigt.pdf
caseno18-15744_#4498663_v1_bilag 3 - økonomiudvalget - indtægter, renter, anlæg, finansiering.pdf
caseno18-15744_#4498670_v1_bilag 4 - økonomiudvalget - drift.pdf
caseno18-15744_#4498678_v1_bilag 5 - børn og skole - drift.pdf
caseno18-15744_#4498682_v1_bilag 6 - beskæftigelse og uddannelse - drift.pdf
caseno18-15744_#4498688_v1_bilag 7 - ældre og sundhed - drift.pdf
caseno18-15744_#4498692_v1_bilag 8 - klima og miljø - drift.pdf
caseno18-15744_#4498697_v1_bilag 9 - kultur og fritid - drift.pdf
caseno18-15744_#4498705_v1_bilag 10 - socialudvalget - drift.pdf

Bilag

Bilag 1 - Omplaceringer
Bilag 2 - Samlet oversigt
Bilag 3 - Økonomiudvalget - Indtægter, Renter, Anlæg, Finansiering
Bilag 4 - Økonomiudvalget - Drift
Bilag 5 - Børn og skole - Drift
Bilag 6 - Beskæftigelse og Uddannelse - Drift
Bilag 7 - Ældre og Sundhed - Drift
Bilag 8 - Klima og Miljø - Drift
Bilag 9 - Kultur og fritid - Drift
Bilag 10 - Socialudvalget - Drift


49. Drøftelse af budget 2019 - 2022, april - Udvalget for Kultur og Fritid

Drøftelse af budget 2019 - 2022, april - Udvalget for Kultur og Fritid

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Drøftelsessag


Indstilling
 
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
  1. drøfter forudsætninger for budget 2019 – 2022
  2. drøfter effektiviserings- og besparelsesstrategien


Beskrivelse af sagen
Budgetprocessen som byrådet vedtog i december 2017 fastlægger, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde hver deres andel af budget 2019-2022.
 
Udvalget skal have et bedre kendskab til eget budget. Både for at kunne forstå økonomien bedre, få mulighed for at bedrive politik og være med til at præge budgettet i langt højere grad.
 
Mødet bliver ikke helt, som vi havde forestillet os, da vi planlagde processen i foråret. Det viser sig nemlig, at implementeringen af de mange nye IT systemer ikke er faldet helt på plads endnu, og der er dermed ikke den nødvendige data til rådighed i forhold til arbejdet med pris x mængde.
 
Blandet andet ligger lønforbruget ikke korrekt, ligesom der er disponeringsark, som ikke kan rulles ud på grund af det nye ledelsesinformationssystem. Begge dele besværliggør arbejdet med forudsætninger for budget 2019.
 
Det betyder, at gennemgangen af pris x mængde kommer senere i gang end oprindeligt planlagt.
 
På dette møde i april vil Udvalget fortsætte drøftelserne af forudsætningerne for budget
2019 – 2022.
 
Forårets drøftelser af budget 2018, rammer for budget 2019 samt effektiviseringer og forudsætninger for budgettet vil til sammen give udvalget tilstrækkelig viden i forhold til fastlæggelsen af budget 2019 – 2022.
 
Udvalget skal være færdige med drøftelserne ultimo maj, da budgetforslaget skal drøftes på sommerseminaret den 22. juni og effektiviseringerne skal vedtages på Kommunalbestyrelsens møde den 27. juni.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Drøftet.



caseno17-49532_#4448819_v1_be-strategi_kfumøde i februar - pdf.pdf

Bilag

BE-strategi_KFUmøde i februar - pdf


50. Borgerrådgiverens årsberetning 2017

Borgerrådgiverens årsberetning 2017

Sagsgang og sagstype
De stående udvalg, Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelse
 
Orienteringssag


Indstilling
Borgerrådgiver Per Timm Jensen indstiller, at:
 
1. borgerrådgiverens beretning tages til efterretning.


Beskrivelse af sagen
I forbindelse med Byrådets behandling af Borgerrådgivningens årsberetning for 2016 blev der af flere partier udtrykt ønske om en mindre omfattende årsberetning. Det er med denne årsberetning forsøgt opfyldt - med skyldigt hensyn til den nye Kommunalbestyrelse. Samtidig forsøger vi, at være lidt mere præcise i, hvad der opleves som bekymrende set fra Borgerrådgivningens synspunkt, jf. bemærkninger og kritiske områder.
 
Borgerrådgivningen
Borgerrådgiveren kan overtage og udrede borgerklager rettet til Kommunalbestyrelsens politikere og medvirke til sikring af retssikkerheden for borgeren i samspil med administrationen. Desuden kan borgerrådgiveren iværksætte egne undersøgelser. Det er borgerrådgiverens opgave at gøre borgernes oplevelser synlige for organisationen Holbæk Kommune og Kommunalbestyrelsen og hjælpe de forskellige afdelinger med viden, der kan give anledning til refleksion og eventuelle ændringer, hvis der er procedurer og handlinger, der ikke er hensigtsmæssige eller korrekte.
 
En gang årligt udarbejdes en beretning, og vedlagte Årsberetning og datamateriale er en opgørelse over årets aktiviteter i Borgerrådgivningen opgjort i tal og grafer samt bemærkninger og anbefalinger.
 
Bemærkninger og kritiske områder
Beretningen er opdelt i kerneområder. De væsentligste punkter i beretningen – opdelt på kerneområder – er følgende:
 
Alle kan bidrage:
 
Der konstateres i flere tilfælde manglende tilbagemeldinger på borgeres henvendelser til sagsbehandlere såvel telefonisk som via mail, specielt ved medarbejderes fravær.
- Det ville være hensigtsmæssigt, at medarbejderne handlede på henvendelser, og at der var fokus på det fra ledelsens side. Ved medarbejderes fravær bør der være andre medarbejdere, som kan besvare indkomne henvendelser.
 
I forbindelse med reformen af 1. april 2016 som vedrørte 225 timers regel og kontanthjælpsloft, blev det på møde, hvor Borgerrådgivningen var inviteret, slået fast, at det er jobkonsulenten, som har ansvaret for evt. fritagelse for 225 timers reglen. Det har i rigtig mange tilfælde vist sig, at det ikke er ført ud i livet, hvilket har medført, at Borgeren har modtaget forkert ydelse, bliver frustreret og utilfreds og urimeligt nok retter sin utilfredshed mod ydelsescenteret som udbetaler ydelsen.
- Det er i den forbindelse uhyre vigtigt, at ydelsescenteret modtager de rette informationer til evt. tilretning af udbetalingen.
- Det er nødvendigt, og der er stort behov for, at ”Jobcentersøjlen” og ”Ydelsescenter-søjlen” i udstrakt grad samarbejder, er i tæt dialog og fremstår som èn ”søjle”.
 
Flere af de borgere, som kontakter Borgerrådgivningen, og som er på kontanthjælp, konstateres at have været på kontanthjælp i helt op til 10-15 år. Det er Borgerrådgivningens opfattelse, at det ikke har været hensigten med lovgivningen, og der ses borgere, som gennem årene har mistet lyst, selvværd, fremtidsudsigt m.m. Hvis det på nogen måde er muligt, er det ønskeligt, at så mange ”gamle” sager afsluttes snarest muligt.
- Borgerrådgivningen er vidende om, at der er taget tiltag til afklaring af ”gamle” sager, men er af den opfattelse, at der bør afsættes flere ressourcer på opgaven.
 
Fra Rehabiliteringsteamets indstilling til endelig afgørelse kan der gå uforholdsmæssig meget tid (flere måneder). Det har borgeren vanskeligt ved at forstå.
- Det er ønskværdigt at få reduceret denne ventetid.
 
Med Borgerrådgivningen som bisidder i rehabiliteringsteamet er der flere gange iagttaget spørgsmål til borgeren, som ikke har noget med borgerens helbred og udvikling af arbejdsevne at gøre. Det være sig skilsmisse, afhentning af børn m.m. Det opleves af borgeren mange gange grænseoverskridende og sagen uvedkommende.
- Samtalen/dialogen bør målrettes selve målet – arbejde eller anden forsørgelse.
 
Jobkonsulenter fremkommer af og til med udtalelser om boligsikring, § 34 ydelse, akutliste(bolig) el.lign., som lovgivningsmæssigt og bevillingsmæssigt ikke kan lade sig gøre. Det skaber unødige ansøgninger til ydelseskontoret og frustration hos borgerne.
- Ydelsescenteret har i 2017 etableret ”åben rådgivning”, som jobkonsulenten i de tilfælde bør opsøge for optimal information til Borgeren.
           
Mange borgere indkaldes til møde i ”Min Plan”. På mødet drøftes alle forhold vedrørende borgerens samlede situation, og det forsøges at finde den rette tværfaglige hjælp/indsats til borgeren. Der fremkommer anbefalinger, som efter ansøgning efterfølgende afvises, og de medarbejdere, der tildeles ”opgaver”, får ikke fulgt op på hjælp til borgeren. Det er normalt sårbare borgere, der indkaldes, som ikke har overskud til at håndtere/handle/ansøge på de anbefalinger, der fremkommer. Der tvivles på, om effekten af møderne modsvarer de ressourcer (medarbejdertimer), der anvendes til det.
- Det kunne anbefales at evaluere og drøfte effekten af møder i ”Min Plan”.
 
Aktiv Hele Livet:
Antallet af henvendelser til Borgerrådgivningen vedrørende Aktiv Hele Livet er steget fra 106 til 134, og 16 ud af 192 bisiddermøder omhandler dette center. Der har i Borgerrådgivningen ikke været henvendelser/sager i den størrelsesorden før.
- Bør tages til efterretning.
 
Ombudsmanden har i forbindelse med manglende overholdelse af udmeldt sagsbehandlingstid på gennemsnit 26 uger i bilansøgningssager kontaktet såvel administration som Borgerrådgivning med henblik på fortsat opmærksomhed fra Ombudsmandens side, da der er konstateret sagsbehandlingstid på 53,8 uger i 2017.
- Ombudsmanden har ikke taget stilling til sagen specifikt i forhold til retssikkerhedsloven og har anmodet om underretning efter politisk behandling.
 
Læring og trivsel:
Sagsbehandlingen i mange af de sager, som borgere henvender sig til Borgerrådgivningen om hjælp til, anses som mangelfuld med manglende tilbagemeldinger på ønske om aktindsigt, på almindelige svar på henvendelser, på ansøgninger, på afgørelser, på ønske om anden sagsbehandler m.m.
 
Børneindsatsen opleves som skarpt opdelt i handicapsager og ikke-handicapsager, og flere forældre har børn, som er ”placeret” i hver sin afdeling. Forældre oplever ikke, at der koordineres/kommunikeres/tilgås helhedsorienteret sagsbehandling imellem de to afdelinger, hvilket skaber frustration hos forældrene.
 
Borgerrådgivningen er af den opfattelse, at Ankestyrelsen behandler forholdsvis mange sager fra området, og er ligeledes vidende om, at Ombudsmanden har været/er involveret.
- Ovenstående udfordringer findes på en række dele af myndighedsområdet, men er hovedsageligt relateret omkring centrale temaer som aktindsigt, tidsfrister og afgørelser. Det anbefales derfor, at der igangsættes en fokuseret indsats på området, således at der sikres en større grad af ensartethed i procedurer, arbejdsgange, afgørelser og tydelighed i kommunikationen med borgerne.
 
Anbefalinger for hele organisationen:
Når borgeren skal opleve sig set, hørt og respekteret, er der fortsat plads til forbedring i kommunikationen/dialogen mellem borger og medarbejdere i Holbæk Kommune. I henhold til En Stærk Medspiller, skal der arbejdes videre med dette område.
 
Større tilgang til helhedsorienteret sagsbehandling kunne anbefales.
 
Når borgere får medhold i forkerte afgørelser, ville det klæde Holbæk Kommune, at meddele borgeren en undskyldning samtidig med meddelelsen om, at beslutningen er ændret.
 
Tidsfrist for svar fra borgere, som er fritaget for digital post, bør forlænges, da der kan gå op til 8 dage fra afsendelse til modtagelse af post med Post Danmark.
 
Medarbejdere skal ved møder sikre, at borgeren er orienteret om dagsordenen og forstår den efterfølgende dialog/beslutning.
 
Anmodning om og tidsfrist for aktindsigt bør overholdes.


Lovgrundlag – link
§ 65 e i lov om kommunernes styrelse.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Indstilles taget til efterretning.


caseno18-8538_#4447232_v1_databilag.pdf.pdf
caseno15-27421_#4478226_v1_borgerrådgiverens beretning 2017.pdf

Bilag

Databilag.pdf
Borgerrådgiverens beretning 2017


51. Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2017

Orientering om opfølgning på borgerrådgiverens årsberetning 2017

Sagsgang og sagstype
De stående udvalg, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Orienteringssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. administrationens plan for opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger tages til efterretning


Beskrivelse af sagen
I borgerrådgiverens årsberetning for 2017 er der beskrevet en række opmærksomhedspunkter og anbefalinger til, hvordan de enkelte kerneområder og hele organisationen kan forbedre samspillet mellem borgerne og kommunen.
 
Administrationen har udarbejdet en plan for kerneområdernes opfølgning på borgerrådgiverens anbefalingen. I planen, der vedlægges som bilag til dagsordenspunktet, beskrives det dels, hvordan de 11 mio. kr., der er sat af i 2018 og hvert af de følgende år til kompetenceudvikling, forventes at styrke sagsbehandlingen til gavn for borgerne, og dels hvordan de enkelte kerneområder følger op på borgerrådgiverens opmærksomhedspunkter og anbefalinger med korte beskrivelser af de handlinger, der er sat i gang eller vil blive sat i gang på de enkelte områder.
 
Det drejer sig – som det også fremgår af bilaget – om følgende temaer:
Hele organisationen:
 
Alle Kan Bidrage
 
Aktiv Hele Livet
 
Læring og Trivsel



Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 25-04-2018
Indstilles taget til efterretning.


caseno18-13737_#4490076_v1_handleplan.docx

Bilag

Handleplan


52. Orienteringer til Udvalget for Kultur og Fritid

Orienteringer til Udvalget for Kultur og Fritid

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Orienteringssag.


Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra formanden
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra direktionen
Forventede sager på de næste tre møder i udvalget kan læses på Polweb – hvor der kun er adgang for medlemmer af Kommunalbestyrelsen.





53. Underskriftsark

Underskriftsark