UDVALG

Udvalget for Kultur og Fritid

MØDE

Referat

STED

mødelokale 0.16, Kanalstræde 2 i Holbæk

STARTTIDSPUNKT

21-03-2018 15:00:00

SLUTTIDSPUNKT

21-03-2018 17:00:00


PUNKTER

25. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 21. marts 2018
26. Dialogmøde med den selvejende institution Æglageret
27. Orientering med afsæt i kultur- og fritidspolitikkens tema "det maritime liv"
28. Beslutning om tilskud til medfinansiering af digitalt værksted på Vestsjællands Arbejdende Værksted i Jyderup
29. Beslutning om tilskud til "Alsang i Strandparken" den 13. juni 2018
30. Beslutning om handlingsplan til forebyggelse af ekstremisme og radikalisering
31. Beslutning om vedligehold af Tuse Næs Hallen
32. Beslutning om høring af de stående udvalg i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning
33. Drøftelse af budget 2019-2022, marts - Udvalget for Kultur og Fritid
34. Drøftelse af kulturregionalt samarbejde
35. Drøftelse af input til borgerpanel 2018
36. Orientering om Servicebesøg i foreninger
37. Orienteringer til Udvalget for Kultur og fritid den 21. marts 2018
38. Underskriftsark



25. Godkendelse af dagsordenen til mødet den 21. marts 2018

Godkendelse af dagsordenen til mødet den 21. marts 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. godkender dagsorden til Udvalget for Kultur og Fritid den 21. marts 2018.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Godkendt.





26. Dialogmøde med den selvejende institution Æglageret

Dialogmøde med den selvejende institution Æglageret

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Drøftelsessag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. drøftelser på dialogmøde med den selvejende institution Æglageret tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
Udvalget for Kultur og Fritid afholder dialogmøde med den selvejende institution Æglageret for at drøfte nuværende og fremtidige aktiviteter.
 
Æglageret har siden den 1. januar 2012 haft en driftsaftale, hvor Æglageret modtager et årligt tilskud. Fra Holbæk Kommune fra politikområde kultur og fritid. I 2018 udgør drifts- tilskuddet 291.308 kr.
 
I december 2017 opsagde Holbæk Kommune den gældende driftsaftale med Æglageret med et års varsel til ophør 1. januar 2018. Begrundelsen for opsigelsen var et ønske om at kontrakter skal være tidsbegrænsede med mulighed for genforhandling. Der er således lagt op til en genforhandling af en ny driftsaftale mellem Æglageret og Holbæk Kommune, som får virkning fra 1. januar 2018.
 
Om den selvejende institution Æglageret
Æglageret er en selvejende institution, der driver huset på Lindevej 6. Formålet er at udleje lokaler til ægmuseum samt til Holbæk Kunstforening, der står bag kunstudstillingerne og driver kunstbutikken. Æglageret har et repræsentantskab på 22 medlemmer og en bestyrelse på 5 medlemmer.
 
Æglageret har åben alle ugen dage undtagen mandag.
 
I 2016 har Æglageret haft 73 aktiviteter i form af udstillinger, skoletjeneste og aftalte besøg ud over den almindelige åbningstid – heraf ca. 1/4-del for børn og unge. Aktivitetsoversigten for 2017 er ikke opgjort p.t., men Æglageret oplyser til Kultur- og Fritidssekretariatet, at der har været ca. 80 forskellige aktiviteter i 2017.
 
I alt er der årligt ca. 11.000 besøgende på Æglageret.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Samarbejdet og driftsaftalen med Æglageret understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema om ”Kreative Miljøer”, herunder indsatsen: ”Vi vil sikre at alle børn fra dagtilbud til udskoling møder et bredt udsnit af kunstneriske genrer og håndværksfag med fokus på stedbundne, kreative miljøer”.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Taget til efterretning.



caseno11-60300_#4463970_v1_aktivitetsoversigt æglageret 2016.pdf.pdf
caseno11-60300_#4464080_v1_æglageret driftsaftale.pdf.pdf

Bilag

Aktivitetsoversigt Æglageret 2016.pdf
Æglageret driftsaftale.pdf


27. Orientering med afsæt i kultur- og fritidspolitikkens tema "det maritime liv"

Orientering med afsæt i kultur- og fritidspolitikkens tema "det maritime liv"

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Orienteringssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. orientering med afsæt i kultur- og fritidspolitikkens tema ”det maritime liv” tages til efterretning.


Beskrivelse af sagen
Som led i udvalgets introduktion kultur- og fritidsområdet vil der på udvalgsmødet være en introduktion til maritime aktiviteter med afsæt i kultur- og fritidspolitikkens tema ”det maritime liv”.
 
Orienteringen vil blandt andet gennemgå de konkrete aktiviteter på Holbæk Havn, herunder etableringen af et midlertidigt kystlivscenter og samarbejdet med Nationalmuseet.
 
En del af orienteringen vil være oplæg ved Ture Møller og Carsten Hvid, som er engageret i at etablere det midlertidige kystlivscenter.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Taget til efterretning.





28. Beslutning om tilskud til medfinansiering af digitalt værksted på Vestsjællands Arbejdende Værksted i Jyderup

Beslutning om tilskud til medfinansiering af digitalt værksted på Vestsjællands Arbejdende Værksted i Jyderup

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. det besluttes at yde et tilskud på 100.000 kr. puljen Øvrige Kulturelle Opgaver til medfinansiering af digitalt værksted hos Vestsjællands Arbejdende Kunstværksteder (VAK)

Beskrivelse af sagen
VAK ønsker at udvide deres eksisterende faciliteter med et digitalt værksted og søger om medfinansiering til projektet fra Udvalget for Kultur og Fritid på op til 100.000 kr. Det samlede budget for etableringen af et digitalt værksted er anslået til 400.000 kr.
 
For at rejse penge til projektet har VAK søgt forskellige fonde og fået tilsagn om støtte fra Henny & Johan Richters Fond på 75 % op til 300.000 kr. Tilsagnet er givet under forudsætning af, at Holbæk Kommune er indstillet på at yde medfinansiering på det resterende beløb (100.000 kr.)
 
Om VAK
VAK er et åbent værksted beliggende i Jyderup, som kan bruges af alle professionelle kunstnere. Formålet er således at stille produktionsfaciliteter og -kompetencer til rådighed for professionelt uddannede kunstnere, designere og arkitekter. VAK drives af brugerne selv gennem medlemskab og en valgt bestyrelse. VAK modtager statsstøtte på ca. 60% af omsætningen.
 
I dag råder VAK over fem skulpturværksteder - henholdsvis et bronzestøberi,
-metalværksted, -glasværksted, -træværksted samt et gips- og voks værksted.
 
VAK har 155 medlemmer og har inden for de seneste år oplevet en tilgang på ca. 60 nye medlemmer. Hovedparten af de tilkomne medlemmer er relativt nyuddannede fra anerkendte skoler i ind- og udland.
 
Der er tilknyttet 4 deltidsansatte (svarende til 2 fuldtidsstillinger) på VAK, som står for den praktiske drift af værkstederne, kurser, workshops, konkret konsulentbistand til projekter, udvikling og formidling af nye teknikker samt egentlig håndværkshjælp i processerne.
 
Nyt digitalt værksted
Det nye digitale værksted forventes at øge mulighederne flere aktiviteter og større indtægter til VAK. Endvidere vil det digitale værksted bringe VAK op på et højere niveau som supplement til de øvrige produktionssteder i den danske kunst- og designverden.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Et tilskud til etablering af digitalt værksted på VAK understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema om ”Kreative Miljøer”, herunder indsatsen: ”Vi vil styrke netværk, kommunikation og tilgængelighed til de kreative miljøer på tværs af kommunen, så de fordeler sig jævnt og udnytter hinandens potentialer”.


Økonomiske konsekvenser
Finansiering sker under forudsætning af, at Kommunalbestyrelsen godkender det fremlagte forslag til overførsel af uforbrugte midler fra budget 2017 til budget 2018.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Et flertal bestående af A, O, B og L tiltræder. Et mindretal bestående af V er imod.



caseno13-11513_#4459922_v1_tilsagn fra henny og johan richters fond om betinget tilskud til vak.pdf.pdf
caseno13-11513_#4459923_v1_projektbeskrivelse digitalt_værksted_vak2018.pdf.pdf

Bilag

Tilsagn fra Henny og Johan Richters Fond om betinget tilskud til VAK.pdf
Projektbeskrivelse Digitalt_værksted_VAK2018.pdf


29. Beslutning om tilskud til "Alsang i Strandparken" den 13. juni 2018

Beslutning om tilskud til "Alsang i Strandparken" den 13. juni 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid

Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. det besluttes at yde et tilskud på op til 75.000 kr. fra Eventpuljen til ”Alsang i Strandparken” den 13. juni 2018

Beskrivelse af sagen
Holbæk Kulturskole ønsker at afholde ”Alsang i Strandparken” den 13. juni 2018 og søger om tilskud til arrangementet med op til 75.000 kr. fra Eventpuljen.
 
Arrangementet har et samlet budget på 150.000 kr. Der er planen at rejse erhvervssponsorater for samlet set 100.000 kr. For nuværende er det givet tilsagn om støtte fra tre erhvervssponsorer for i alt 75.000 kr. De tre sponsorer er:
 
 
 Der arbejdes på at finde den fjerde sponsor således, at man når op på et samlet erhvervssponsorat på 100.000 kr. I givet fald det lykkes, reduceres trækket fra Eventpuljen med 25.000 kr. og lander således på 50.000 kr.
 
”Alsang i Strandparken” bygger videre på de gode erfaringer, der har været tidligere år med ”Sommeraftner i Strandparken”, - bl.a. koncert med Copenhagen Phil og balletopvisning fra Den Kongelige Ballet. Flere tusinde borgere har overværet disse arrangementer.
 
Om ”Alsang i Strandparken”
Strandparken vil danne rammen om en aften med det populære og anmelderroste band, Folkeklubben, som vil bidrage med et udvalg af egne og udvalgte sange fra den danske sangskat. Publikum vil kunne synge med på alt lige fra folkeviser over fædrelandssange til helt nye moderne fællessange.
 
Publikum bliver ledt gennem aftenen af konferencier Per Krøis Kjærsgaard, der undervejs bidrager med historier og anekdoter bag sangene. (se referencer i bilag)
 
Der bliver gratis entre til arrangementet.
 
Relation til Kultur- og Fritidspolitikken
Et tilskud til afholdelse af ”Alsang i Strandparken” understøtter Kultur- og Fritidspolitikkens tema om ”Bevægende byrum”, herunder indsatsen: ”Vi vil bruge kunst og kultur til at styrke byudviklingen og skabe ejerskab og fællesskab”.


Økonomiske konsekvenser
Eventpuljen har før mødet i Udvalget for Kultur- og Fritid den 21. marts 2018 et restbudget på 93.000 kr.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Et flertal bestående af A, O, B og L tiltræder. Et mindretal bestående af V er imod.



caseno18-10937_#4460531_v1_budget alsang i strandparken 2018.pdf.pdf
caseno18-10937_#4460984_v1_beskrivelse alsang i strandparken.pdf.pdf

Bilag

Budget Alsang i Strandparken 2018.pdf
Beskrivelse Alsang i Strandparken.pdf


30. Beslutning om handlingsplan til forebyggelse af ekstremisme og radikalisering

Beslutning om handlingsplan til forebyggelse af ekstremisme og radikalisering

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Beskæftigelse og Uddannelse, Udvalget for Kultur og Fritid, Udvalget for Børn og Skole, Socialudvalget, Kommunalbestyrelsen.
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

  1. Handlingsplan til forebyggelse af ekstremisme og radikalisering godkendes.


Beskrivelse af sagen
Baggrund
Som et led i regeringens ”National handlingsplan for forebyggelse og bekæmpelse af ekstremisme og radikalisering” nævnes kommunale handlingsplaner for forebyggelse af radikalisering og ekstremisme som et nyt initiativ, der skal styrke det strategiske fokus og intensivere indsatsen på området. Det er op til den enkelte kommune, om man vil udarbejde en kommunal handlingsplan.
 
I sommeren 2017 udmeldte Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og Styrelsen for International Rekruttering og Integration en satspulje til understøttelse af et antal kommuners arbejde med udviklingen af en kommunal handlingsplan. Som led i kommunens arbejde med forebyggelse af ekstremisme og radikalisering, søgte og fik Holbæk Kommune del i denne pulje sammen med 10 andre kommuner.
 
På den baggrund har en tværgående administrativ arbejdsgruppe udarbejdet ”Handlingsplan til forebyggelse af ekstremisme og radikalisering” med bidrag fra Konsulentfirmaet Deloitte og fra Styrelsen for International Rekruttering og Integration. Arbejdsgruppen har bestået af repræsentanter fra kerneområderne i Holbæk Kommune samt en repræsentant fra den boligsociale helhedsplan Ladegårdsparken 
Arbejdet i denne tværgående gruppe er sket i perioden medio september 2017 til februar 2018.
 
Handlingsplanen
Handlingsplanen til forebyggelse af ekstremisme og radikalisering er et politisk og strategisk dokument.
 
Handlingsplanens formål er at forebygge radikalisering og radikaliseringstendenser hos børn, unge og voksne i Holbæk Kommune ved at fremme medborgerskab og trivsel generelt. Målet er, at en stærk, koordineret og nærværende indsats tæt på borgeren i rette tid og på rette sted vil medvirke til at radikaliseringstendenser erstattes af andre og meningsfulde aktiviteter.
Handlingsplanen beskriver, hvordan der i Holbæk Kommune skal arbejdes forebyggende i forhold til at modvirke ekstremisme og radikalisering.
Derudover er handlingsplanen en beredskabsplan med klare anvisninger på, hvordan man som ansat eller borger i kommunen skal agere, hvis man oplever bekymringstegn i forhold til radikalisering.
 
Til sidst i planen findes et action card, der på en let og overskuelig måde viser, hvordan den enkelte borger eller ansatte skal handle, hvis man oplever eller er bekymret for radikalisering eller ekstremisme.
 
Handlingsplanen er opbygget på følgende måde:
1.         Handlingsplan med beskrivelse af
2.         Bilag til handlingsplan
 
Der er udarbejdet en kort sammenfatning af handlingsplanen, hvor man på få sider kan læse, hvad formålet med og indholdet i planen er.
Action Card’et bliver, udover at indgå i handlingsplanen, optrykt i en lille, læsevenlig folder.
 
Implementering
Handlingsplanen indgår som en indsats i Uddannelsesplan 2018. Implementering af handlingsplanen vil strække sig over foråret 2018.
 
UngHolbæk Fritid og Forebyggelse i Uddannelse til Alle Unge har en nøglerolle i forbindelse med implementering af handlingsplanen. SSP-konsulenterne samarbejder i forvejen bredt med kerneområderne ligesom de har et indgående samarbejde med blandt andre forældre, foreninger, kriminalforsorgen og de boligsociale helhedsplaner.
 
SSP-konsulenterne skal derfor have en særlig introduktion til handlingsplanen, hvor det bl.a. skal sikres, at de ser sig selv som centrale formidlingspersoner i forhold til medarbejdere og borgere.
 
Umiddelbart efter den politiske godkendelse af handlingsplanen vil relevante kommunale ledere og nøglemedarbejdere samt repræsentanter fra privatskoler, ungdomsuddannelserne, de boligsociale helhedsplaner, politiet med flere deltage i en såkaldt ”scenarieworkshop” for at sikre, at alle aktører kender deres opgave og ved, hvor man skal henvende sig, hvis der bliver brug for det.  Desuden planlægges et orienteringsmøde for foreningsliv og andre interesserede aktører.
 
Handlingsplan inkl. Action Card og sammendrag vil blive tilgængelig på Holbæk Kommunes hjemmeside og på kommunens Intranet. Action Card skal ophænges i personalerum, omklædningsrum, klublokaler, fællesrum på skoler og uddannelser med videre.
 
Opfølgning på handlingsplan
Hvert år i 1. og 3. kvartal følger ledelsen i Uddannelse til Alle Unge i op på handleplanens konkrete indsatser.
 
Hvert år i 4. kvartal følger ledelsen i Uddannelse til Alle Unge op på handlingsplanens overordnede målsætninger, og der udarbejdes en årsrapport på baggrund af den kommunale registrering af indsatser. Denne rapport vil ligge til grund for orientering og drøftelse i de stående udvalg. Rapporten suppleres med oplysninger om antallet af henvendelser til politiet.
 
Kommunalbestyrelsen orienteres om årsrapporten. Handlingsplanen justeres om nødvendigt i forbindelse med orienteringen i Kommunalbestyrelsen.


Økonomiske konsekvenser
Implementeringen af handlingsplanen skal ske inden for den eksisterende økonomiske ramme.


Lovgrundlag – link
Regeringen: Forebyggelse og bekæmpelse af ekstremisme og radikalisering, National Handlingsplan 2016


Sagshistorik, henvisninger
Orienteringer til mødet i Udvalget "Uddannelse og Job" 27.9.2017:
 
Processtøtte fra Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI) til udarbejdelse af handleplan for antiradikalisering og ekstremisme.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno18-10476_#4457545_v1_action card.pdf
caseno18-10476_#4457537_v1_pixi handlingsplan.pdf
caseno18-10476_#4459072_v1_handlingsplan.pdf

Bilag

Action card
PIXI Handlingsplan
Handlingsplan


31. Beslutning om vedligehold af Tuse Næs Hallen

Beslutning om vedligehold af Tuse Næs Hallen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget, kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Tuse Næs Hallens gavlbeklædning renoveres og gasfyret udskiftes og finansieringen på 250 t.kr. sker ved overførte anlægsmidler fra halpuljen fra budget 2017 til 2018.
     

Beskrivelse af sagen
Tuse Næs Hallen blev gennemgået og tilstandsvurderet d. 1. februar 2018 og som det fremgår af vedlagte bilag, så opleves hallen generelt som meget velholdt.
Omklædningsrummene er malet i 2016 og fremstår i pæn stand.
Der er foretaget energisyn i 2010, mens der i 2016 er der etableret ny LED belysning i hallen.
 
Akut behov for vedligehold
Gavlbeklædning og vindskeder på den ene side af hallen trænger dog til, at blive udskiftet nu, så risikoen for følgeskader minimere. Derfor indstilles opgaven til udførelse i 2018.
 
Energioptimering
Bygningerne opvarmes i dag med et 25 år gammelt Gasfyr (ikke kondenserende).
Derfor anbefales montering af ny gaskedel inkl. blødgørings- og neutraliseringsanlæg. Samtidigt etableres skorsten med foring.


Økonomiske konsekvenser
Administrationen anbefaler, at Tuse Næse Hallen bliver vedligeholdt i 2018 som beskrevet og finansieringen sker af overførte anlægsmidler fra budget 2017. Der er uforbrugte anlægsmidler fra budget 2017 på kr. 642.986,-. Heraf kan 250.000,- anvendes til Tuse Næs Hallen i budget 2018.
 
Herefter er der kr. 392.86,- ikke disponerede overførte anlægsmidler i budget 2018 under halpuljen. De ikke disponerede midler foreslås prioriteret anvendt til etablering af nyt klubhus til Jyderup Boldklub. 
 
Ny gavlbeklædning, samlet pris: kr. 60.000,-
Levering og montering af eternit gavl i antracit flint.
Sternplader af eternit monteret på ny krydsfiner.
 
Nyt Gasfyr, samlet pris: kr. 190.000,-
Levering og montering af ny gaskedel inkl. blødgøring og neutraliseringsanlæg.
Skorsten etableres med foring.
 
Total investering: kr. 250.000,-
 
Energibesparelse: 10.450 kWh/år. Det afklares efterfølgende med hallen, hvordan den realiserede energibesparelse skal prioriteres.
   

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno18-11457_#4463949_v1_rapport tuse næs hallen - foreløbigt kortbilag.pdf.pdf
caseno18-11457_#4464102_v1_rapport tuse næs hallen - tusenæshallen 04-02-18.pdf.pdf

Bilag

Rapport Tuse næs hallen - Foreløbigt kortbilag.pdf
Rapport Tuse næs hallen - tusenæshallen 04-02-18.pdf


32. Beslutning om høring af de stående udvalg i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning

Beslutning om høring af de stående udvalg i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
 
Beslutningssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Økonomiudvalget:
  1. hører hvert af de stående udvalg om, hvilke kurser, konferencer, årsmøder og tilsvarende arrangementer, de respektive udvalg eller medlemmer af de respektive udvalg ønsker at deltage i
  2. hører hvert af de stående udvalg om de foreslåede retningslinjer for mødeforplejning


Beskrivelse af sagen
Baggrund
Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer skal understøttes lige i deres virke, og den nyvalgte kommunalbestyrelse skal fastsætte niveauet for denne understøttelse.
 
Deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m.
Kommunalbestyrelsen skal i hvert enkelt tilfælde godkende et medlems deltagelse i kurser, konferencer, årsmøder og KL-topmøder m.v. Det samme gælder et udvalgs studieture og/eller deltagelse i folkemøder og lignende. Kompetencen kan for så vidt angår kurser, konferencer, årsmøder og KL-topmøder m.v. delegeres til Økonomiudvalget, men Kommunalbestyrelsen kan ikke overlade denne kompetence til de enkelte udvalg, de enkelte medlemmer eller administrationen. 
 
Kommunalbestyrelsen kan i stedet for i hvert enkelt tilfælde at få forelagt en sag til godkendelse fastsætte nogle generelle regler, hvorefter nogle aktiviteter ikke kræver en særskilt godkendelse. Studieture og lignende kræver dog altid særskilt godkendelse.
 
For at begrænse antallet af sager, der skal forelægges for Kommunalbestyrelsen i denne valgperiode foreslås det, at Kommunalbestyrelsen fastsætter generelle retningslinjer.
 
Af budgetstyringsmæssige hensyn er der også væsentligt, at der er ensartede retningslinjer for alle udvalgene.
 
Endelig vil det forenkle og effektivisere administrationens arbejde.
 
For at begrænse antallet af sager, der skal forelægges Kommunalbestyrelsen mest muligt, er det vigtigt, at udvalgene så detaljeret som muligt oplyser, hvilke arrangementer, det enkelte udvalg eller medlemmer af det enkelte udvalg, ønsker at deltage i, før de generelle retningslinjer udarbejdes.
 
Mødeforplejning
Der er i den politiske mødekalender afsat to timer til de stående udvalgs ordinære møder. Det forventes således, at udvalgenes ordinære møder tilrettelægges på en sådan måde, at de som hovedregel kan afvikles i det afsatte tidsrum. De foreslåede retningslinjer for forplejning er udarbejdet under hensyntagen hertil.
 
Retningslinjerne er væsentlige af budgetstyringsmæssige grunde, og de vil desuden forenkle og effektivisere administrationens arbejde.
 
Der foreslås følgende retningslinjer for så vidt angår mødeforplejning:
 
Hvert udvalg beslutter inden for en beløbsramme på max. 50 kr. pr. mødedeltager, hvilken mødeforplejning, der skal bestilles til det pågældende udvalgs møder.
 
Den videre proces
Når svarene fra de stående udvalg foreligger, udarbejder administrationen et udkast til retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning, som forelægges Økonomiudvalget og derefter Kommunalbestyrelsen til godkendelse.


Økonomiske konsekvenser
Der er i budgettet sat følgende af til deltagelse i og afholdelse af møder, kurser og repræsentation:
 
2018: 1.868.800 kr.
 
2019: 1.390.000 kr.
 
2020: 1.390.000 kr.
 
2021: 1.390.000 kr.
 
Budgettet for 2018 er højere end de øvrige år, da der var kommunalvalg i 2017, og da der erfaringsmæssigt er øgede udgifter til kurser i året efter et kommunalvalg.          


Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse § 16, stk. 10


Sagshistorik, henvisninger
Punkt 9 på Økonomiudvalgets dagsorden den 7. februar 2018.


Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Godkendt.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Retningslinjerne kan tiltrædes.
Udvalget deltager enten i et KL-seminar eller et seminar, der arrangeres af administrationen.


Supplerende sagsfremstilling
Økonomiudvalget besluttede den 7. marts 2018, at hvert af de stående udvalg skal udtale sig om:
  1. hvilke kurser, konferencer, årsmøder og tilsvarende arrangementer, det respektive udvalg eller medlemmer af det respektive udvalg ønsker at deltage i
  2. de foreslåede retningslinjer for mødeforplejning





33. Drøftelse af budget 2019-2022, marts - Udvalget for Kultur og Fritid

Drøftelse af budget 2019-2022, marts - Udvalget for Kultur og Fritid

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Drøftelsessag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
  1. drøfter forudsætninger for budget 2019-2022
  2. drøfter effektiviserings- og besparelsesstrategien


Beskrivelse af sagen
Budgetprocessen som byrådet vedtog i december 2017 fastlægger, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde hver deres andel af budget 2019-2022.
 
Udvalget skal have et bedre kendskab til eget budget. Både for at kunne forstå økonomien bedre, få mulighed for at bedrive politik og være med til at præge budgettet i langt højere grad.
 
På dette møde i marts vil Udvalget fortsætte drøftelserne af forudsætninger for budget 2019-2022.
 
Derudover drøftes udvikling i forhold til effektiviserings- og besparelsesstrategien.
 
Forårets drøftelser af budget 2018, rammer for budget 2019 samt effektiviseringer og forudsætninger for budgettet vil tilsammen give udvalget tilstrækkelig viden i forhold til fastlæggelse af budget 2019-2022.
 
Udvalget skal være færdig med drøftelserne ultimo maj, da budgetforslaget skal drøftes på sommerseminaret 22. juni og effektiviseringerne skal vedtages på Kommunalbestyrelsens møde den 27. juni.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Drøftet.



caseno17-49532_#4448819_v1_be-strategi_kfumøde i februar - pdf.pdf

Bilag

BE-strategi_KFUmøde i februar - pdf


34. Drøftelse af kulturregionalt samarbejde

Drøftelse af kulturregionalt samarbejde

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Drøftelsessag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. det kulturregionale samarbejde i Kulturregion Midt- og Vestsjælland drøftes i lyset af den nuværende aftales udløb 31. december 2018.


Beskrivelse af sagen
Kommunerne Holbæk, Kalundborg, Lejre, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse og Sorø udgør Kulturregion Midt- og Vestsjælland, som siden 2007 har indgået 4-årige kulturaftaler med Kulturministeriet. Den nuværende aftale udløber ved udgangen af 2018. Derfor skal den politiske styregruppe for kulturaftalen i foråret beslutte en proces for drøftelse af en kommende kulturaftale. På den baggrund skal Udvalget for Kultur og Fritid drøfte input til den kommende dialog i den politiske styregruppe.
 
Baggrund
En kulturaftale beskriver samarbejdsgrundlaget for større fælleskommunale kulturprojekter herunder indsatser og økonomi. Indsatsområderne i nuværende kulturaftale er:
 
Formålet med projekterne i kulturregionen er at skabe udvikling og understøtte indsatser, der er relevante både for den enkelte kommune og for kulturregionen som helhed. Nogle projekter har været med i alle tre kulturaftaler og andre er opstået i den forrige eller nuværende aftale. De fleste af projekterne har tovholderfunktion i en konkret kommune eller i samarbejde to eller tre kommuner.
 
Vedhæftet er kulturaftale 2015-18. Vedhæftet er også statusrapport, der beskriver kulturaftalens projekter i indeværende aftale.  En uddybende beskrivelse af kulturregionen kan ses her
 
Opgave for den politiske styregruppe i 2018
Den primære opgave er at lægge nye politiske spor for, hvad en kulturaftale skal rumme og hvordan en kulturaftale kan bidrage til løft af kulturregionen gennem større fælles projekter og indsatser. Styregruppen skal fastlægge en proces for en ny kulturaftale, træffe beslutning om indsatsområder og proces for udvikling af nye projekter.
 
Det vil også være relevant at afklare, hvilke kommuner, der har interesse for at indgå i arbejdet med grundlaget for en ny kulturaftale.
 
Ramme for drøftelser i Udvalget for Kultur og Fritid
De stående udvalg i de enkelte kommuner skal drøfte kulturaftalen og mellemkommunale samarbejder på kulturområdet på baggrund af dels af nuværende kulturaftale og statusrapport over projekter i denne.
 
Som led i drøftelserne kan udvalget forholde sig til følgende spørgsmål:
 
 
Udvalgets input vil danne grundlag for de første drøftelser frem mod ny kulturaftale
 
Fakta om Kulturregionen
Kulturaftalen er organisatorisk forankret med en politisk styregruppe på 16 medlemmer – to fra hver kommune. Desuden er der nedsat en administrativ følgegruppe, som består af kulturcheferne fra de 8 kommuner. De to grupper bistås af et sekretariat, der varetager den overordnede administration, drift og kommunikation, afrapportering og evaluering i forhold til Kulturministeriet. Sekretariatet er placeret i Odsherred Kommune.


Økonomiske konsekvenser
Økonomien i Kulturaftalen er sammensat dels af kommunal medfinansiering på 3 kr. pr. indbygger pr. år pr. kommune, dels tilskud fra Kulturministeriet nogenlunde svarende til den kommunale medfinansiering. Derudover indgår tidligere amtsmidler og rammeaftale vedrørende børneteaterordning.
 
Holbæk Kommunes medfinansiering er i 2018 på i alt 210.000 kr.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Drøftet. Udvalgsformanden meddeler kulturregionen, at kommunen ønsker andre former for mellemkommunale samarbejder.



caseno15-14768_#4933573_v1_vs udkast til sag og materiale til orientering i jeres udvalg vedr. kulturaftale - 306_2018_26237_k.pdf
caseno15-14768_#4933572_v1_vs udkast til sag og materiale til orientering i jeres udvalg vedr. kulturaftale - 306_2018_41563_3.pdf

Bilag

Status rapport 2017 for Kulturregional aftale 2015 - 2018
Underskrevet Kulturaftale 2015 - 2018


35. Drøftelse af input til borgerpanel 2018

Drøftelse af input til borgerpanel 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. det besluttes hvilke emner/emne til borgerpanelundersøgelser der meldes ind til økonomiudvalget fra udvalget område.

Beskrivelse af sagen
Holbæk Kommune etablerede i 2015 et elektronisk borgerpanel. Borgerpanelet blev etableret som en del af kommunens "Strategi for brugerundersøgelser" som skal sikre, at kommunalbestyrelsen kan anvende brugerundersøgelser mere systematisk, og følge op på politiske målsætninger.
 
Borgerpanelet er et elektronisk panel med ca. 1.000 deltagere, som er sammensat af en bred gruppe af kommunens borgere, der via internettet besvarer spørgsmål om aktuelle lokalpolitiske temaer. I borgerpanelet har der været gennemført undersøgelser om borgernes oplevelser og vurderinger af bl.a.:
 
kommunens kommunikation
det lokale demokrati
kollektive trafik
unges muligheder
kultur, fritid og kunst
 
www.holbaek.dk/borgerpanel kan alle de hidtil gennemførte undersøgelser og resultater ses.
 
Når der er gennemført en undersøgelse i borgerpanelet, udarbejder administrationen en rapport med analyser, resultater og highlights fra undersøgelsen. Rapporten er et godt udgangspunkt for en drøftelse og kan bruges som grundlag for konkret opfølgning og prioritering i forhold til indsatser, planer eller strategier
 
Det er økonomiudvalget, der har ansvar for at koordinere alle indkomne forslag til borgerpanel-undersøgelser. For at kunne foretage denne koordinering, anmoder økonomiudvalget alle udvalg om at melde tilbage med ønsker til hvilke undersøgelser, der ønskes gennemført det næste år. Herefter fastlægger Økonomiudvalget en årsplan for de undersøgelser, der skal gennemføres i borgerpanelet.
 
Forslag til undersøgelser på udvalgets område
De fem enheder i Kultur, Fritid og Borgerservice har følgende ønsker til Borgerpanel 2018:
 
 
Miniundersøgelser
Som noget nyt har økonomiudvalget godkendt, at der som et forsøg i 2018, også kan laves miniundersøgelser i borgerpanelet. En miniundersøgelse består af 1-4 spørgsmål om et specifikt emne eller tema, og kan bestilles direkte af de enkelte udvalg (eller kommunalbestyrelsen) uden forudgående behandling i økonomiudvalget
 
Miniundersøgelser med få enkle spørgsmål, kan fx bruges til at give en pejling på hvordan borgerpanelet (og dermed borgerne), ser på et aktuelt politisk spørgsmål eller emne, der skal drøftes eller tages beslutning om. Miniundersøgelser kan give bidrag til den politiske dialog, eller bidrage til at kvalificere politiske eller administrative beslutninger og udviklingsprojekter i kommunen.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Udvalget har ikke ønsker.





36. Orientering om Servicebesøg i foreninger

Orientering om Servicebesøg i foreninger

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Orienteringssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. orientering om Servicebesøg i foreninger tages til efterretning


Beskrivelse af sagen
Folketinget vedtog i 6. december 2016 en række ændringer i Folkeoplysningsloven, som trådte i kraft 1. januar 2017. Det overordnede formål med ændringerne er, at der ikke bliver ydet kommunal støtte til foreninger, som underminerer demokratiet eller grundlæggende friheds- og menneskerettigheder.
 
Servicebesøg
Kultur- og Fritidssekretariatet iværksatte derfor med virkning fra 1. april 2017 følgende tilsynsmodel:
 
Den skærpede tilsynspligt jf. Folkeoplysningsloven tager udgangspunkt i en tillidsbaseret tilgang til mødet med de udvalgte foreninger. Derfor gennemføres tilsynet som Servicebesøg hos foreningen. Idéen med et Servicebesøg er, udover at føre tilsyn i forhold til Folkeoplysningsloven, at tilbyde rådgivning og vejledning til foreningen.
 
En detaljeret arbejdsgangsbeskrivelse og en spørgeramme for Servicebesøgene er beskrevet i bilag 1 samt på kommunens hjemmeside.
 
Gennemførsel af servicebesøg
I Servicebesøget deltager som udgangspunkt – formand og kasserer fra foreningen. På Servicebesøget foregår bl.a. en gennemgang af foreningens vedtægter, generalforsamling og regnskab.
 
Under Servicebesøget har Kultur- og fritidssekretariatets medarbejdere ydet råd og vejledning om forhold, som er blevet taget op i dialogen med foreningen.
 
Efter hvert Servicebesøg er der udarbejdet en rapport, der beskriver de ting, der er drøftet og aftalt på Servicebesøget. Rapporten godkendes af foreningen inden den afsluttes.
 
Konklusion
Baseret på resultaterne af Servicebesøgene kan det konkluderes, at alle syv foreninger lever op til Folkeoplysningslovens bestemmelsers om ikke at underminere demokratiet eller grundlæggende friheds- og menneskerettigheder.
 
På baggrund af runden med Servicebesøg tager administrationen initiativ til at udbyde foreningskurser i regnskab og foreningsdrift. Folkeoplysningsudvalget inddrages i arbejdet med at tilbyde sådanne foreningskurser.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21-03-2018
Taget til efterretning.



caseno17-40336_#4462063_v1_arbejdsgang for tilsyn med folkeoplysende foreninger.pdf

Bilag

Bilag 1 - Arbejdsgang for tilsyn med folkeoplysende foreninger


37. Orienteringer til Udvalget for Kultur og fritid den 21. marts 2018

Orienteringer til Udvalget for Kultur og fritid den 21. marts 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Orienteringssag.


Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra formanden
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra direktionen
Forventede sager på de næste tre møder i udvalget kan læses på Polweb – hvor der kun er adgang for medlemmer af Kommunalbestyrelsen.





38. Underskriftsark

Underskriftsark