UDVALG

Udvalget for Kultur og Fritid

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.16 - Kanalstræde - Mødecenter

STARTTIDSPUNKT

29-01-2018 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

29-01-2018 20:00:00


PUNKTER

1. Godkendelse af dagsorden til mødet den 29. januar 2018
2. Valg af formand og næstformand
3. Godkendelse af tid og sted for udvalgets ordinære møder i 2018
4. Orientering om udvalgets område
5. Beslutning om brug af haller på Holbæk Havn
6. Beslutning om proces for projektet "Fremtidens idrætsfaciliteter".
7. Orientering om budgetrevision 1 2018
8. Orienteringer
9. Underskriftsark



1. Godkendelse af dagsorden til mødet den 29. januar 2018

Godkendelse af dagsorden til mødet den 29. januar 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid.
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget:
 
1. godkender dagsorden til Udvalget for Kultur og Fritid den 29. januar 2018.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Godkendt.




2. Valg af formand og næstformand

Valg af formand og næstformand

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. Udvalget for Kultur og Fritid vælger en formand og en næstformand blandt sine medlemmer


Beskrivelse af sagen
Valgene foretages som flertalsvalg.
 

Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse §§ 22 og 24

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Ole Hansen, A valgt som formand. Solvej Pedersen, B valgt som næstformand.




3. Godkendelse af tid og sted for udvalgets ordinære møder i 2018

Godkendelse af tid og sted for udvalgets ordinære møder i 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Udvalget for Kultur og Fritid godkender administrationens forslag til, hvor og hvornår udvalgets ordinære møder afholdes i resten af 2018


Beskrivelse af sagen
Administrationen foreslår, at udvalgets ordinære møder i resten af 2018 afholdes i mødecentret på adressen Kanalstræde 2, 4300 Holbæk, kl. 13-15 på følgende datoer:

Udvalget kan i løbet af året beslutte at flytte stedet for afholdelsen af et eller flere kommende møder. Sådanne beslutninger kræver enighed i udvalget.

Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse §20

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Godkendt, mødetidspunktet fastsættes til onsdag kl. 15.00-17.00.




4. Orientering om udvalgets område

Orientering om udvalgets område

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Orienteringssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. Udvalget for Kultur og Fritid tager den korte overordnede introduktion til udvalgets område til efterretning


Beskrivelse af sagen
På mødet præsenteres udvalgets område.


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Taget til efterretning.




5. Beslutning om brug af haller på Holbæk Havn

Beslutning om brug af haller på Holbæk Havn

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. Nuværende aftale med Nationalmuseet om lån af hal 3 på Holbæk Havn forlænges til og med 2025
  2. Hal 2 på Holbæk Havn bliver reserveret til brug for et midlertidigt kystlivscenter frem til og med 2025


Beskrivelse af sagen
Nationalmuseet er i færd med at renovere træskibet ”Anna Møller” i hal 3 på Holbæk Havn. Den nuværende aftale om lån af hallen udløber i 2019. Nationalmuset ønsker at forlænge aftalen frem til 2025. Sideløbende er Holbæk Kommune og frivillige aktører ved at etablere et maritimt kystlivscenter i hal 2. Begge projekter har brug for at få afklaret mulighederne for at kunne bruge hallerne på Holbæk Havn frem til og med 2025. Derfor er det nødvendigt at tage en politisk beslutning herom.
 
Forlængelse af aftale med Nationalmuseet
Holbæk Kommune indgik i 2015 en aftale med Nationalmuseet om udlån af hal 3 på Holbæk Gl. Havn (se kortbilag). Denne aftale udløber i juli 2019.  Nationalmuseet bruger hallen til at restaurere et af museets historiske træskibe. Der er offentlig adgang til hallen i alle hverdage, hvor borgere og besøgene kan se skibsbyggerne arbejde samt lære om træskibene og deres betydning for Holbæk Havn.
 
Nationalmuseet har foretaget en række investeringer i hallen og ønsker at have en base i Holbæk, hvorfra museet kan ”drifte” og vedligeholde sine fartøjer i fremtiden. Derfor ønsker Nationalmuseet at forlænge aftalen. Nationalmuseet besluttede i efteråret 2017 at flytte sin fartøjssamling til Holbæk.
 
Alle udgifter til drift af hallen bliver afholdt af Nationalmuseet. Nationalmuseet betaler ikke leje for hallen, men indgår i stedet som en aktiv samarbejdspartner i maritime projekter og aktiviteter, fx Museum Vestsjællands vinterferietilbud til børn og unge samt etableringen af et midlertidigt kystlivscenter.
 
Reservation af hal 2 til midlertidigt kystlivscenter
Holbæk Kommune arbejder sammen med frivillige maritime aktører, EUC NordVestsjælland og Museum Vestsjælland på at skabe en maritim symbiose på Holbæk Havn som vil være til gavn for f.eks. kulturlivet, borgere i Holbæk, læringsmiljøer i Holbæk og turister. Dette projekt
 
1. del af projektet var at etablere en barkegryde ved. gl. havn, som skal være udgangspunktet for formidling af maritim kulturhistorie til skoleklasser. Barkegryden bliver bygget af elever fra EUC som et læringsforløb, der startede i sommeren 2017 og forventes afsluttet primo 2018.
 
2. fase af projektet er at etablere et midlertidigt kystlivscenter, som skal være udgangspunktet for formidling af maritim kulturhistorie til både skoleklasser, men også efteruddannelse inden for maritime håndværksfag. For at kunne realisere denne del af projektet er det nødvendigt at råde over hal 2 (se kortbilag).
 
Hal 2 anvendes i dag til opbevaring af forskellige effekter. Det er administrationens vurdering, at dette kan ske sideløbende med de maritime aktiviteter. Driftsudgifterne for brug af hal 2 indgår i budgettet for kystlivscenter-projektet.
 
Holbæk Kommune har afsat 500.000 kr. i budget 2018 til projektet. Desuden er projektgruppen i færd med at fundraise de resterende midler bla. via EU.
 
 
Udvikling af den maritime profil
Ovenstående projekter er resultatet af den maritime symbiose, som er under udvikling blandt aktørerne på Holbæk Havn (se bilag). 
 
I forlængelse af dette arbejde, har Nationalmuseet og Holbæk Kommune også iværksat et projektsamarbejde, som skal se på mulighederne for at etablere en levende og aktiv museumshavn i den nye del af havnen, som genskaber en bid af det gamle maritime Holbæk. Når mulighederne er kortlagt, vil de blive forelagt til politisk behandling.
 
Relation til Kultur og Fritidspolitikken
En forlængelse af aftalen med Nationalmuseet samt sikring af lokaler til et midlertidigt kystlivscenter, vil understøtte begrebet ”det gode håndværk” som er et gennemgående fokus i hele kultur- og fritidspolitikken. Derudover understøttes i særlig grad temaerne ”kreative miljøer”, ”det maritime liv” og ”bevægende byrum”.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Indstilles godkendt.


caseno14-84651_#4393793_v1_fwd anmodning om forlængelse af lån - brev til holbæk kommune.pdf.pdf
caseno14-84651_#4421536_v1_visionspapir kystlivscenter.pdf

Bilag

Nationalmuseets henvendelse om forlængelse af lån af hal 3
Visionspapir Kystlivscenter


6. Beslutning om proces for projektet "Fremtidens idrætsfaciliteter".

Beslutning om proces for projektet "Fremtidens idrætsfaciliteter".

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at udvalget
 
  1. godkender processen for arbejdet med projektet ”Fremtidens Idrætsfaciliteter” – herunder at der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra idrætshaller



Beskrivelse af sagen
”Fremtidens Idrætsfaciliteter” er et forskningsprojekt i samarbejde med Syddansk Universitet m.fl., som i marts 2017 har undersøgt idrætshaller og kunstgræsbaner i Holbæk Kommune og 21 andre kommuner med fokus på kapacitetsbenyttelse og brugertilfredshed.
 
Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab” blev den 23. oktober 2017 præsenteret for de foreløbige resultater af undersøgelsen.
 
Den endelige rapport af undersøgelsen offentliggøres ultimo januar 2018.
 
På baggrund af rapporten har administrationen udarbejdet et forslag til procesplan for det videre arbejde med at optimere udnyttelsen og tilgængeligheden af idrætshallerne i projekt ”Fremtidens Idrætsfaciliteter”.
 
Udvalget for Kultur og Fritid afholder møde med repræsentanter fra idrætshallerne og Folkeoplysningsudvalget i Knabstrup Hallen den 27. februar 2018, hvor deltagerne præsenteres for rapporten af undersøgelsen. På samme møde nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra hallerne, som skal komme med konkrete forslag til, hvordan man kan forbedre udnyttelsen- og forbedre tilgængeligheden af hallerne - herunder fordelingen af haltider mellem skoler, foreninger og ikke organiserede brugere.
 
Forslagene fra arbejdsgruppen behandles i Udvalget for Kultur og Fritid i maj 2018.
 
Inden Udvalget Kultur og Fritid i maj 2018 behandler arbejdsgruppens forslag planlægges en studietur, der understøtter alternative idræts- og bevægelsesmuligheder.

Sagshistorik, henvisninger
Sag om ”Fremtidens idrætsfaciliteter er tidligere behandlet den 28. november 2016 punkt 149 i Udvalget ”Kultur, Fritid og Fællesskab”.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Godkendt.


caseno15-55651_#4416301_v2_notat om fremtidens idrætsfaciliteter - forår 2018.pdf
caseno15-55651_#4419763_v2_indbydelse knabstrup hallen - ny version 22.1.18.pdf

Bilag

Notat om fremtidens idrætsfaciliteter - forår 2018
Indbydelse Knabstrup Hallen - ny version 22.1.18


7. Orientering om budgetrevision 1 2018

Orientering om budgetrevision 1 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Børn og Skole, Udvalget for Ældre og Sundhed, Socialudvalget, Udvalget for Beskæftigelse og Uddannelse, Udvalget for Klima og Miljø, Udvalget for Kultur og Fritid, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Orienteringssag

 

Indstilling
Kommunaldirektør Rasmus Bjerregaard indstiller, at
  1. orienteringen om budgetrevision 1 tages til efterretning

 

Beskrivelse af sagen
Budgetopfølgning i 2018
 
Budgetrevisioner
Dette er den første af fire budgetrevisioner i 2018.
 
Formålet med budgetrevisionerne er, at Kommunalbestyrelsen får et overblik over kommunens samlede økonomi – herunder forventningerne til årets forbrug. Det er også ved budgetrevisionerne, at Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om at omprioritere budget mellem politikområderne.
 
Administrationen indstiller en omprioritering mellem politikområder, hvis forventningerne til årets forbrug viser, at der er uforbrugte midler et sted, som kan dække et forventet merforbrug et andet sted.
 
Budgetrevision 1 ligger så tidligt på året, at forventningen til årets forbrug er lig med budgettet. Derfor er der ved budgetrevision 1 ikke brug for at Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om omprioritering af budgettet, og derfor er denne sag en orienteringssag. Budgetrevision 2-4 vil være beslutningssager.
 
Ved denne første budgetrevision orienteres Kommunalbestyrelsen alene om de tilpasninger, der er nødvendige for, at korrigeret budget stemmer overens med det, der er besluttet. Tilpasningerne ved budgetrevision 1 vedrører to ting. 1) Korrektioner der gør, at økonomisystemet afspejler det vedtagne budget samt 2) beslutninger, der er truffet i byrådet efter budgetvedtagelsen om anvendelse af et beløb.
 
Den anden og den tredje budgetrevision behandles i Kommunalbestyrelsen i henholdsvis maj og september måned. Ved disse budgetrevisioner præsenteres Kommunalbestyrelsen for det forventede årsforbrug, og administrationen indstiller om nødvendigt omprioriteringer af budgettet.
 
Når der omprioriteres mellem politikområder, kaldes det en omplacering.
 
Når der omprioriteres, og der tages penge op af kassen eller lægges penge i kassen, kaldes det en tillægsbevilling.
 
Jævnfør det 3. styringsprincip for Holbæk Kommune gives der kun kassefinansieret tillægsbevilling som følge af merudgift til midtvejsreguleringen af kommunale bloktilskud.
 
Den sidste og fjerde budgetrevision udarbejdes på samme grundlag som budgetrevision 2 og 3. Ved budgetrevision 4 vil puljen afsat til uforudsete udgifter blive fordelt i det omfang, der er brug for det. Budgetrevision 4 behandles i Kommunalbestyrelsen i december.
 
Udgiftsdrivere
På de stående udvalgsmøder præsenteres udvalget for udgiftsdrivere.
Udgiftsdriverne skal give overblik og indblik i de væsentligste dele af udvalgets økonomi.
Udgiftsdriverne vil være koblet til budgetforudsætningerne, og skal gøre det overskueligt for udvalgene at følge den økonomiske udvikling på hvert politikområde.
 
Budgetrevision 1
Tilpasningerne ved budgetrevision 1 vedrører to ting. 1) Korrektioner der gør, at økonomisystemet afspejler det vedtagne budget. 2) Beslutninger, der er truffet i byrådet efter budgetvedtagelsen om anvendelsen af et beløb.
 
Korrektioner
Korrektionerne vedrører i år to ting. For det første er der efter 2. behandlingen af budgettet for 2018-2021 nogle beløb, som ikke er kommet korrekt ind i økonomisystemet. Det retter vi nu op på.
 
For det andet er der i forbindelse med overgangen til nyt økonomisystem nogle beløb, som er kommet ind på en forkert konto på et forkert politikområde. For at økonomisystemet skal afspejle det, som er besluttet, skal disse beløb flyttes på plads.
 
Efter korrektionerne er driftsbudgettet samlet set på samme niveau som før, men balancen mellem driftsudgifter indenfor servicerammen og udenfor servicerammen er ændret. Den væsentligste forklaring er, at budgettet til aktivitetsbestemt medfinansiering nu lægges på plads udenfor servicerammen rent konteringsmæssigt. Omlægningen er således af ren teknisk karakter og hverken øger eller formindsker kommunens økonomiske råderum. Samlet set betyder det, at driftsbudgettet nu ligger ca. 6 mio. kr. under servicerammen.
 
Beslutninger efter budgetvedtagelsen
I budgetaftalen blev afsat 20 mio. kr. til småbørnsområdet. Den13. december 2017 besluttede byrådet, at 0,75 mio. kr. skal anvendes til flere medarbejdere i Sundhedsplejen målrettet den tidlige indsats i forbindelse med skiftet mellem hjem og dagtilbud. Derfor flyttes 0,75 mio. kr. fra politikområde Almene Dagtilbud til politikområde Sundhed børn og unge – begge under Udvalget Børn og Skole.
 
På byrådsmødet den 13. december 2017 besluttede byrådet at bevilge ekstratilskud til NVPRO/Campus. Tilskuddet er på 486.000 kr. (2018-priser), og skal tages fra puljen til uforudsete udgifter på 20 mio. kr.
 
Korrektioner og nye beslutninger vil indgå i det korrigerede budget.
 
I bilag 1 er et overblik over flytningerne mellem politiområder.
 
I bilag 2 er en beskrivelse af korrektionerne.
 
 
Ny viden siden vedtagelsen af budgettet
Siden budgetvedtagelsen er der sket nogle ændringer, som får indflydelse på forbruget i 2018. Det drejer sig om:
 
Jævnfør det 3. princip for økonomistyring i Holbæk Kommune gives der ikke kassefinansierede tillægsbevillinger. Derfor skal udgifter, der ikke var kendt ved budgetvedtagelsen, afholdes indenfor politikområdets budget.
 
Administrationen vil løbende indstille handlingsforslag, der sikrer, at budgettet overholdes.
 
 
Kendt viden fra budgetrevision 4 2017
Ved budgetrevision 4 2017 var der en forventning om, at der i 2018 skal bruges ekstra mange kræfter på at overholde budgettet på henholdsvis beskæftigelsesområdet og på det specialiserede voksensocialområde. På disse to områder er der særligt fokus på at lave tilpasninger, der sikrer budgetoverholdelse. I det omfang det ikke er muligt at overholde budgettet, fremlægger administrationen handlingsforslag til politisk beslutning.
 
 
Budget 2018
Herunder er en oversigt over budgettet for 2018. Den første kolonne viser det forventede forbrug på drift i 2017 på baggrund af oktober data. De øvrige budgetposter fremskrives ikke mellem årene, og indgår derfor ikke i tabellen. Den anden kolonne med Oprindeligt Budget viser budgettet, som det ligger i Økonomisystemet i januar 2018. Normalt vil det oprindelige budget afspejle det budget, som oprindeligt bliver vedtaget. I år vil det ikke være tilfældet på grund af de nævnte korrektioner.
 
Den tredje kolonne viser det korrigerede budget. Det korrigerede budget afspejler det budget, som aktuelt er gældende. Det korrigerede budget er lig med det oprindelige budget plus nye beslutninger truffet af Kommunalbestyrelsen siden budgetvedtagelsen plus tilpasninger af beløb, der lå forkert i oprindeligt budget.
 
 
Mio. kr.
2018-priser
Forventet forbrug
BR4 2017
Oprindeligt
Budget 2018
Korrigeret
Budget 2018
Indtægter
 
-4.344,5
-4.344,5
Drift i alt
4.031,8
4.098,5
4.098,5
-Økonomiudvalget
448,3
491,7
491,3
-Børn og Skole
925,9
935,0
934,7
-Ældre og Sundhed
796,0
838,1
838,0
-Socialudvalget
626,8
623,7
623,8
-Beskæftigelse og Uddannelse
998,9
976,6
977,3
-Klima og Miljø
127,5
121,5
121,6
-Kultur og Fritid
108,5
111,9
111,8
Renter
 
21,7
21,7
Anlæg
 
154,2
154,2
Finansiering
 
31,1
31,1
 
 
 
 
Resultat i alt
 
-38,9
-38,9
 
 
 
 
Ændring af kassebeholdning
Forøgelse (+), Forbrug (-)
 
38,9
38,9
NOTE: Difference i sumbeløb skyldes afrunding.

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Indstilles taget til efterretning.


caseno18-1623_#4422760_v1_bilag 1 - overblik over beløb der flyttes.pdf
caseno18-1623_#4422753_v1_bilag 2 - korrektioner.pdf

Bilag

Bilag 1 - Overblik over beløb der flyttes
Bilag 2 - Korrektioner


8. Orienteringer

Orienteringer

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og Fritid
 
Orienteringssag



Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra formanden
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra direktionen

Forventede sager på de næste tre møder i udvalget:
 
Mødet den 28. februar
En række puljer fordeles administrativt efter ansøgning. Den administrative fordeling forelægges til orientering. Der er ansøgningsfrist 1. februar.
 
· Opfølgning Budget 2018
Udgiftsdrivere og forventet regnskab 2017
 
· Budget 2019
Proces for udvalgets budgetarbejde, de nye rammers betydning for udvalgets budget og første drøftelse af effektiviserings- og besparelsesforslag
Mødet den 21. marts
· Orientering om servicebesøg 2017 i foreninger
Administrationen har gennemført en række servicebesøg hos tilfældigt udvalgte foreninger i 2017.  Udvalget skal orienteres om servicebesøgene.
 
· Fælles kampsportscenter
På baggrund af tilbagemeldinger fra kampsportsforeninger, skal det afklares om der skal arbejdes videre med idéen om et fælles kampsportscenter.
 
Mødet den 25. april
· Nye vedtægter for Museum Vestsjælland
Museum Vestsjælland er i færd med at revidere sine vedtægter. Ændring i vedtægterne skal godkendes i de deltagende kommuner.
 
· Drøftelse af fremtidens idrætsfaciliteter
I april skal udvalget på studietur og se eksempler på fremtidens idrætsfaciliteter. På baggrund af studieturen skal KFU drøfte mulige initiativer.
 
· Opfølgning på budget 2018
Budgetrevision 2 (herunder status på udgiftsdrivere)
 
· Budget 2019
Arbejdet med forudsætninger for B 2019 fortsætter samt drøftelse af forslag til effektiviserings- og besparelser


Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29-01-2018
Taget til efterretning.




9. Underskriftsark

Underskriftsark