UDVALG

Økonomiudvalget

MØDE

Referat

STED

Lokale 0.13, Kanalstræde 2, 4300 Holbæk

STARTTIDSPUNKT

07-03-2018 08:00:00

SLUTTIDSPUNKT

07-03-2018 10:00:00


PUNKTER

28. Godkendelse af dagsorden til Økonomiudvalget den 7. marts 2018
29. Beslutning om anlægsbevilling til ændring af tilkørselsforhold ved Stenhusbakken
30. Godkendelse af anlægsbevilling til fornyelse af kommunens legepladser i 2018
31. Beslutning om igangsættelse af planer
32. Beslutning om tillæg nr. 3 til Holbæk Kommunes Spildevandsplan 2016-2020
33. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Veje
34. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Brorfelde Observatorium
35. Drøftelse af trafikbestilling og fremkommelighed til Sportsbyen
36. Beslutning om gebyr ved underretning om udlægsforretning
37. Beslutning om ny Informationssikkerhedspolitik i.f.m persondataforordningen
38. Drøftelse af opfølgning på budget 2018
39. Budget 2019-2022 - drøftelse i Økonomiudvalget
40. Orientering om den økonomisk ramme for budget 2019
41. Beslutning om økonomisk pejlemærke
42. Godkendelse af byggeregnskab for renovering af Boligselskabet Sjællands afdeling 01-412 Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej, Holbæk
43. Godkendelse af Holbæk Kommunes låneoptagelse
44. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til etablering af et kystlivscenter
45. Beslutning om frigivelse af anlægsbevilling til renovering af klimaskærm, Holbæk By Skole afd. Bjergmarken
46. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til ejendomsstrategi for kerneområdet Læring og Trivsel
47. Beslutning om overførsel af drift og anlæg fra 2017 til 2018
48. Beslutning om etablering af fælles IT-selskab mellem Fors A/S, KLAR Forsyning A/S og SK Forsyning A/S
49. Beslutning om høring af de stående udvalg i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning
50. Beslutning om forligsmæssig løsning - Lukket punkt
51. Orienteringer
52. Underskriftsark



28. Godkendelse af dagsorden til Økonomiudvalget den 7. marts 2018

Godkendelse af dagsorden til Økonomiudvalget den 7. marts 2018

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Beslutningssag


Indstilling
Administrerende direktør indstiller, at:
  1. dagsorden til Økonomiudvalgets møde d. 7. marts 2018 godkendes

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Godkendt.




29. Beslutning om anlægsbevilling til ændring af tilkørselsforhold ved Stenhusbakken

Beslutning om anlægsbevilling til ændring af tilkørselsforhold ved Stenhusbakken

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Ældre og Sundhed, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. Der gives en anlægsbevilling på kr. 500.000 af det afsatte rådighedsbeløb i budget 2018 til færdiggørelse af projektet ”ændring af tilkørselsforhold” på Stenhusbakken i Holbæk.


Beskrivelse af sagen
 
I forbindelse med at Plejecentret Stenhusbakken blev ændret fra et plejecenter til Plejehotel Stenhusbakken, og køkkenfaciliteterne til madproduktion blev samlet der, kom der en række ændringer i det daglige besøgsmønster ind til Plejehotellet.
Ændringen i besøgsmønstret har gjort det nødvendigt, at der igennem 2016 og 2017 bl.a. er renoveret asfaltbelægninger, etableret flere nye parkeringspladser og indført tidsbegrænsning. Adgangsforholdene og parkering til handicappede er blevet forbedrede.
Dele af projektet har været udskudt og der mangler den sidste færdiggørelse, der blandt andet omfatter:
Arbejdet ønskes igangsat i det tidlige forår og forventes afsluttet før sommerferien.




Økonomiske konsekvenser
Anlægsbevillingen på 500.000 kr. er afsat i anlægsbudgettet for 2018 under Udvalget for Ældre og Sundhed.



Beslutning i Udvalget for Ældre og Sundhed den 26-02-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt





30. Godkendelse af anlægsbevilling til fornyelse af kommunens legepladser i 2018

Godkendelse af anlægsbevilling til fornyelse af kommunens legepladser i 2018

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Børn og Skole, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Ulrich Schmidt-Hansen indstiller, at:
 
  1. der frigives en anlægsbevilling på 1,8 mio. kr. af det afsatte rådighedsbeløb i investeringsoversigten i Budgetaftale 2018, til fornyelse af kommunens legepladser for skole- og dagtilbudsområdet.

Beskrivelse af sagen
Byrådet besluttede ved budgetlægningen for 2014, at der afsættes 2 mio. kr. årligt over en 5-årig periode med virkning fra budgetår 2015, til fornyelse og renovering af kommunens legepladser for skole- og dagtilbudsområdet.
 
Baggrunden for beslutningen var en gennemgang af sikkerheden på kommunens legepladser. Gennemgangen afdækkede et stort behov for løbende, at kunne udskifte legeredskaber og forbedre læringsmiljøet på legepladser i takt med, at de legeredskaber, der er slidt op, fornyes.
 
Anlægsrammen på 2 mio. kr. blev reduceret til 1,8 mio. kr. i forbindelse med Budgetaftale 2018.
 
Der anmodes nu om, at anlægsrammen på 1,8 mio. kr. for 2018 frigives og anvendes således:
Rammen dedikeres til skolernes multibaner, opfølgning på udskiftning af nedslidte legeanlæg, udskiftning af slidte reservedele på eksisterende redskaber, sikring og nedtagning af legepladser på fraflyttede enheder, og prioritering af et eventuelt restbeløb til nyindkøb af legeredskaber på baggrund af ønsker fra skole- og dagtilbud. Nyanskaffelser prioriteres efter kriterier nedenfor.
Når kommunen fraflytter ejendomme med legepladser vurderer Vækst og bæredygtighed, Kommunal drift, om legeredskaberne skal flyttes og genanvendes et nyt sted.
 
Status på arbejdet for 2017
Anlægsrammen i 2017 på 2 mio. kr. blev reduceret med 1,5 mio. kr. til 0,5 mio. kr. på baggrund af kommunens økonomiske opbremsning. Indsatsen i 2017 har været præget af budgetreduktion og indkøbsstop, og fokus har været, at opretholde eksisterende legepladser i forsvarlig og sikker stand med de begrænsede midler, der har været til rådighed.

Økonomiske konsekvenser
Der frigives en anlægsbevilling på 1,8 mio. kr., der dækker samtlige omkostninger til fornyelse af kommunens legepladser for skole- og dagtilbudsområdet i 2018. Beløbet anvises af det afsatte rådighedsbeløb i investeringsoversigten i Budgetaftale 2018.

Øvrige konsekvenser
Såfremt anlægsrammen på 1,8 mio. kr. for 2018 ikke frigives, kan det af hensyn til børnenes sikkerhed blive nødvendigt helt eller delvist at lukke de legepladser, der ikke kan holdes i lovlig, forsvarlig og sikker stand.

Beslutning i Udvalget for Børn og Skole den 28-02-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.




31. Beslutning om igangsættelse af planer

Beslutning om igangsættelse af planer

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  1. Følgende nye planer igangsættes:
    1. Boliger i den nordlige del af Vipperød
    2. Solceller ved Hagesholm
    3. Boliger ved Torpet i Holbæk vest
    4. Boliger ved Gl. Hagested

Beskrivelse af sagen
Baggrund
Økonomiudvalget beslutter løbende, efter indstilling fra Klima- og Miljøudvalget, hvilke lokalplaner og kommuneplantillæg administrationen skal udarbejde. Til hver plan er udarbejdet et prioriteringsnotat, der sætter rammen for planens indhold og proces.
 
Nye planer
A Boliger i den nordlige del af Vipperød (bilag 1)
Formålet med planprocessen er at give mulighed for at ændre anvendelsen af bebyggelsen ved Roskildevej i den nordlige del af Vipperød. Ejendommen har senest været udlejet til Holbæk Kommune og benyttet som udslusningsboliger for flygtninge. Da der ikke længere er behov for udslusningsboliger på stedet ønsker ejeren af ejendommen at ændre anvendelsen, så det bliver muligt at anvende den til almindelige boliger. Der vil således blive indrettet rækkehuse og lejligheder i en varierende størrelse. Administrationen vurderer, at projektet vil bidrage til et mere varieret boligudbud i Vipperød.    
 
B Solceller ved Hagesholm (bilag 2)
Formålet med planprocessen er, at give mulighed for etablering af et større solcelleanlæg på op til 90 ha. Solcelleanlægget ønskes placeret i tilknytning til energilandskabet ved Hagested, hvor der i forvejen er placeret vindmøller og solceller. Det vurderes, at placeringen er egnet, da der er en høj solindstråling, og der allerede er den teknisk infrastruktur i området som solcellerne kan tilsluttes.
 
C Boliger ved Torpet i Holbæk (bilag 3)
Formålet med planprocessen er at muliggøre 10-12 rækkehuse ved Torpet, øst for Stenhusvej. Den nuværende lokalplan for området har udlagt området til restaurant, men grundejer ønsker at få mulighed for at opføre boliger på området i stedet, som der også er på områderne øst og nord for. Det vurderes at det er hensigtsmæssigt at lave en ny lokalplan for at muliggøre rækkehuse, og dermed få skabt en helhed i området.
 
D Boliger i den vestlige del af Gl. Hagested (bilag 4)
Formålet med planprocessen er at muliggøre 5 store parceller i den vestlige del af Gl. Hagested. Der er i Gl. Hagested allerede en række store parceller. Det vurderes, at der er efterspørgsel på yderligere store parceller, hvor der bliver mulighed for at opføre større boliger, som f.eks. kan rumme flere generationer.
 
Status på planer
For at sikre overblik i forhold til igangværende planer, er der udarbejdet status på disse. Status er vedlagt som bilag 5.
 
Siden seneste status er følgende planer vedtaget endeligt:
 

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 27-02-2018
Det indstilles, at plan A, C og D igangsættes.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstillingen fra Udvalget for Klima og Miljø godkendt.



caseno18-5727_#4431565_v1_bilag 1 prioriteringsnotat for boliger i den nordlige del af vipperød.docx
caseno18-5727_#4431566_v1_bilag 2 prioriteringsnotat for solceller ved hagesholm.docx
caseno18-5727_#4431563_v1_bilag 4 prioriteringsnotat for boliger ved gl. hagested.docx
caseno18-5727_#4431562_v1_bilag 3 prioriteringsnotat for boliger ved torpet, holbæk.docx
caseno18-5727_#4432435_v1_bilag 5 status.pdf

Bilag

Bilag 1 Prioriteringsnotat for boliger i den nordlige del af Vipperød
Bilag 2 Prioriteringsnotat for solceller ved Hagesholm
Bilag 4 Prioriteringsnotat for boliger ved Gl. Hagested
Bilag 3 Prioriteringsnotat for boliger ved Torpet, Holbæk
Bilag 5 Status


32. Beslutning om tillæg nr. 3 til Holbæk Kommunes Spildevandsplan 2016-2020

Beslutning om tillæg nr. 3 til Holbæk Kommunes Spildevandsplan 2016-2020

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. forslag til tillæg nr.3 til ”Holbæk Kommunes spildevandsplan 2016 – 2020” vedr. nye udstykninger ved Oldvejen godkendes.

Beskrivelse af sagen
I den gældende spildevandsplan for Holbæk Kommune 2016-2020 er kun en lille del af området med de nye udstykninger ved Oldvejen, udlagt til kloakering. Administrationen har derfor udarbejdet et tillæg til spildevandsplanen.
 
Tillægget beskriver, hvordan kloakeringen af de nye udstykninger ved Oldvejen skal udføres samt en mindre ændring til det eksisterende område der allerede er planlagt kloakeret.
 
Indholdet i tillæg til spildevandsplanen
Der etableres kloak (spildevandsanlæg) til spildevandet i det nye område og regnvandet fra bebyggelse nedsives på egen grund eller ledes til et regnvandsbassin.
 
Spildevandsanlægget etableres af udvikleren af området. Det forventes, at det udførte kloakanlæg herefter overtages af forsyningsselskabet på visse vilkår.
Det er forsyningsselskabet, der afgør om man ønsker at overtage spildevandsanlægget.
 
Regnvandet fra bebyggelse nedsives på egen grund eller ledes til et regnvandsbassin. Det vurderes ikke muligt at nedsive væsentlige mængder vand i området pga. højt grundvandsspejl og lerlag.
Overfladevand fra området ledes til regnvandsbassin i den sydlige del af området hvor vandet renses og holdes tilbage, inden det ledes til et eksisterende dræn syd for området.
 
I forbindelse med dette tillæg, ændres der status på et mindre kloakoplandet HK10 (matr.nr. 5b, Tjebberup By, Grandløse). Det betyder at dette område ændres fra at være fælleskloakeret (kloak for både spildevand og regnvand) til kun at være spildevandskloakeres, som den øvrige del af området.
 
 
Miljøvurdering
Projektet er omfattet af lov om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter jf. Lovbekendtgørelse nr. 425 af 18/05/2016.
 
Lovens formål er at fremme en bæredygtig udvikling ved at sikre, at der foretages miljøvurdering af planer og programmer, hvis gennemførelsen kan få væsentlig indvirkning på miljøet.
I henhold til lovens §1 stk. 2 skal spildevandsplanen vurderes i henhold til følgende faktorer:
 
•           Biologisk mangfoldighed
•           Befolkningen
•           Menneskets sundhed
•           Fauna og flora
•           Jord- og grundvandsforhold
•           Luft
•           Vandforbrug og spildevand
•           Klimatiske faktorer
•           Materielle goder
•           Landskab
•           Kulturarv herunder kirker og deres omgivelser.
 
Tillægget til spildevandsplanen er blevet miljøscreenet, og det er kommunes vurdering, at tillægget ikke skal miljøvurderes, eftersom der ikke vil ske nævneværdig påvirkning af miljøet (se bilag 1).
.

Økonomiske konsekvenser
Tillægget har ingen økonomiske konsekvenser for Holbæk Kommune, idet spildevandsanlægget etableres af udvikleren.

Øvrige konsekvenser
Inden spildevandsanlægget udføres skal der være truffet en aftale mellem forsyningsselskabet og den, der lader anlægget udføre, om den økonomiske afregning i forbindelse overtagelse af anlægget. Herunder skal der træffes aftale om kloaktilslutningsbidrag og eventuel godtgørelse for anlæggets værdi. Der skal yderligere træffes aftale om dimensioneringen af anlægget, før eventuel overtagelse kan finde sted.

Høring
Kommunalbestyrelsens forslag til tillæg nr. 3 til spildevandsplan skal sendes i høring med oplysning om, at der inden for en frist på mindst 8 uger efter offentliggørelsen er adgang til at kommentere det fremlagte forslag over for kommunalbestyrelsen. Herefter vedtages afgørelsen efter normal praksis med en klagefrist på 4 uger.
 
Sideløbende hermed er der truffet afgørelse om ikke miljøvurdering, som betyder, at kommunen ikke skal foretage en større miljøvurdering af tillægget til spildevandsplanen. Afgørelsen annonceres på Holbæk Kommunes hjemmeside fra den 20. februar 2018 og kan påklages. Klagefristen er den 20. marts 2018.
.

Lovgrundlag – link
"Lov om miljøbeskyttelse" nr. 1189 af 27/09 2016.  Lovens bestemmelser om spildevands-planer fremgår af § 32.
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=184047
 
"Bekendtgørelse om spildevandstilladelser m.v. efter miljøbeskyttelseslovens kapitel 3 og 4" nr. 726 af 1. juni 2016. indeholder yderligere regler om spildevandsplanens indhold, § 5, stk. 1:
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=180360
 
Lov om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter jf. Lovbekendtgørelse nr. 425 af 18/05/2016. https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=190145
 
Link til vedtaget spildevandsplan for Holbæk Kommune 2016-2020:
http://planer.holbaek.dk/dk/temaplaner/spildevand-02/spildevand.htm

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 27-02-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno18-1403_#4416002_v1_afgørelse om ikke miljøvurdering.docx
caseno18-1403_#4438057_v1_tillæg nr. 3.pdf.pdf

Bilag

Afgørelse om ikke miljøvurdering
Tillæg nr. 3


33. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Veje

Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Veje

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. der gives en anlægsbevilling på 2 mio. kr. til renovering af Ahlgade i Holbæk midtby, hvoraf 1 mio. bruges i 2018 og 1 mio. bruges i 2019
  2. der gives en anlægsbevilling på 0,4 mio. kr. til istandsættelse af Ringstedvej i Mørkøv.

Beskrivelse af sagen
Ahlgade i Holbæk midtby
Kørebanebelægningen i Ahlgade er ujævn og trænger til gennemgribende opretning.
Der er afsat 1 mio. kr. i budget 2018 og yderligere 1 mio. kr. i budget 2019 til dette arbejde.
Genopretningen bliver udført i 2 etaper, hvor arbejdet igangsættes efterår 2018 og fortsætter forår 2019.
 
Der udføres udelukkende opretning på kørebane og parkering.
Enkelte felter er så ujævne at der skal gennemføres en total opretning, dette er særligt gældende omkring torvet og hen over P-kælderen.
Andre felter påregnes klaret med udskiftning af låsebånd/bordursten og en partiel opretning af chausséstenene.
 
Der har for nylig været gennemført et særeftersyn på P-kælderen. Særeftersynet peger på at membranen på kælderdækket er tæt og intakt. Derfor påregnes opretningen af Ahlgade at starte på strækningen fra Blegstræde og mod Labæk, såfremt vurderingen af dækkets bæreevne over p-kælderen taler herfor.
 
Arbejdet tilrettelægges således der undgås konflikter med sommerens arrangementer i gaden, hvorfor arbejdet søges udført udenfor sommerperioden, efter nærmere aftale med Byforum. Ahlgade skal afspærres for biler på og omkring arbejdsområdet under arbejdets udførelse i en periode på omkring 10 – 13 uger.
 
Ringstedvej i Mørkøv
Ringstedvej har alvorlige sætninger, som kan udvikle sig til fare for trafiksikkerheden. Vejen skal derfor forstærkes og rækværker og autoværn skal rettes op.
Det vil være nødvendigt med en delvis afspærring af vejen under arbejdets gennemførelse.
Der er afsat 400.000 kr. af budgettet for 2018 til veje til opgaven.

Økonomiske konsekvenser
Udgifterne til Ahlgade og Ringstedvej forventes at kunne afholdes inden for det samlede budget på 1,4 mio. kr. og fremgår af budget 2018.
Der er afsat yderligere 1 mio. kr. i budget 2019 til renovering af Ahlgade i Holbæk midtby.

Øvrige konsekvenser
Administrationen er bekendt med, at der er mange ønsker og idéer til belægningen i Holbæk midtby.
Der er på nuværende tidspunkt ikke taget stilling og truffet beslutning om evt. ønsker som fx ensretning, gågade, cykelbaner, skråparkering, betonbelægning, asfalt på kørebanen eller andre forslag, hvorfor administrationen anbefaler, at den nødvendige genopretning af kørebanen udføres i 2018 og 2019.
Renoveringen var en del af budget 2017, der blev udskudt forår 2017, men administrationen vurderer ikke at arbejdet med opretningen kan udskydes yderligere.
Hvis der fx ønskes indarbejdet jævne belægninger til cykelbaner i forbindelse med genopretningen 2018-2019, vil det betyde yderligere 1,5 mio. kr. i budget 2019 til Ahlgade.

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 27-02-2018
  1. Indstilles godkendt. Den praktiske tilrettelæggelse af arbejdet aftales i dialog mellem KMU og relevante interessenter. Arbejdet følges tæt med henblik på at afdække fordele og ulemper ved en omlægning af trafikken i og omkring Ahlgade.
 
  1. Indstilles godkendt

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstillingen fra Udvalget for Klima og Miljø indstilles godkendt.





34. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Brorfelde Observatorium

Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til Brorfelde Observatorium

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Kultur og fritid, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
Beslutningssag

Indstilling
Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. der frigives 3,0 mio. kr. af anlægsmidler i 2018, og der forud-disponeres 3,0 mio. kr. 2019 og 3,0 mio. kr. i 2020 til større istandsættelses- og ombygningsarbejder i henhold til nedenstående investeringsplan.
  2. administrationen 1 gang årligt i januar/februar fremsender redegørelse for arbejdernes stade i forhold investeringsplanen
  3. hvis der bliver behov for at ændre på prioriteringerne i investeringsplanen, skal Kommunalbestyrelsen godkende en revideret investeringsplan.

Beskrivelse af sagen
Historik
Formålet er at restaurere Brorfelde Observatorium og omdanne det til et levende og attraktivt center for formidling af naturvidenskab.
 
Brorfelde har i 2014 modtaget i alt 20,9 mio. kr. fra fonde til ombygning af Brorfelde Observatorium, fase 1, som i hovedtræk omfattede:
Ovenstående arbejder er udført i perioden fra 2015 til 2017.
 
Ultimo 2017 har Brorfelde Observatorium fået tilsagn om en donation på 5,8 mio. kr. fra Augustinusfonden til istandsættelse af Nr. 23 Schmidt Teleskop bygningen, som anvendes til:
 
Kommunalbestyrelsen har i Holbæk Kommunes anlægsbudget afsat 3,0 mio. kr. til anlægsopgaver på Brorfelde Observatorium i 2018, 2019 og 2020.
 
Se venligst bilag1, Brorfelde, Investeringsplan 2018 – 2020

Økonomiske konsekvenser
Bevillingsskema:
Opgave
Bevillingstype
Beløb
Frigivelse af budgetsatte midler i indeværende år
Anlæg
3.000.000 kr.
Forud-disponering af budgetsatte midler i 2019
 
3.000.000 kr.
Forud-disponering af budgetsatte midler i 2020
 
3.000.000 kr.
I alt
 
9.000.000 kr.
 

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 28-02-2018
Indstilles godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.


caseno15-47538_#4438423_v1_brorfelde investeringsplan 2018 - 2020.pdf.pdf

Bilag

Brorfelde Investeringsplan 2018 - 2020.pdf


35. Drøftelse af trafikbestilling og fremkommelighed til Sportsbyen

Drøftelse af trafikbestilling og fremkommelighed til Sportsbyen

Sagsgang og sagstype
Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Sag til drøftelse

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. den kommende trafikbestilling til Movia drøftes
  2. fremkommeligheden til Sportsbyen drøftes

Beskrivelse af sagen
Den 1. maj skal Holbæk Kommune bestille kollektiv bustransport for 2019 hos Movia. Derfor er der behov for at beslutte, hvilken indvirkning fremkommeligheden til Sportsbyen skal have på trafikbestillingen. Forud for beslutningen lægges trafikbestillingen og fremkommeligheden op til politisk retningsgivende drøftelse. Drøftelsen vil danne grundlag for indstillingen til beslutning om trafikbestillingen til næstkommende møder i Udvalget for Klima og Miljø, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
 
Den kommende trafikbestilling
Tidsplan for trafikbestilling/proces
Holbæk Kommunes kollektive bustransport for 2019 skal bestilles hos Movia inden den 1.maj 2018.
 
Tids- og arbejdsplan for trafikbestillingen fremgår af bilag og viser at trafikbestillingen sker med meget stor grad af borgerinddragelse.
 
Principper for planlægning af den kollektive trafik
Trafikbestilling bygger på følgende retningslinjer udarbejdet i omstillingsprojektet ”kollektiv trafik for alle” og fastsat af KMU i januar 2016:
- enklere linjenet i byen, regelmæssige afgange og mere direkte linjeføring
- mere direkte linje til Tuse Næs
- reduktioner på de mindst benyttede landlinjer, der herefter fokuseres omkring skolebetjening
 
Evaluering/status
Der har været ganske få henvendelser omkring ændringer til den nuværende køreplan, henvendelserne har mest omhandlet kørsel til skolerne.
 
Administrationen vurderer på den baggrund, at omstillingsprojektet landende den kollektive trafik på et grundlag og efter retningslinjer som giver en god trafikbetjening både i by og på land.
 
Udviklingsområder
- trafik til Filmtorvet
- trafik til Sportsbyen
 
Busbetjening til Filmtorvet:
Filmtorvet betjenes i dag af linje 228 som kører i timedrift på Havnevej hverdage mellem kl. 5.00 og 18.00 og suppleres af linje 504 i mindre omfang. Derudover henvises til Flextur som er en åben ordning. Udgifterne til flextur for Holbæk Kommune ligger stabilt på omkring 2.000.000 kr. for år 2016 og 2017.
 
Når området omkring havnefronten er udbygget kan det overvejes, om der bør køres til området på anden måde og i andet omfang – ny linje – selvkørende busser. Administrationen planlægger at gå i dialog med områdets brugere herom i forbindelse med trafikbestilling for 2020.
 
Andelslandsbyen Nyvang betjenes i dag af linje 504 som kører mandag – fredag. Bussen kører til Nyvang i tidsrummet kl. 6 – 9 og retur til Holbæk med tre afgange i tidsrummet kl. 14 – 16. Bussen kører af hensyn til eleverne på Nyvang. Øvrige brugere henvises til brug af Flextur.
 
Fremkommeligheden til Sportsbyen
Busbetjening til Sportsbyen:
Administrationen har i samråd med Movia foretaget en indledende afklaring af mulighederne for kollektiv trafikbetjening af Sportsbyen. Mulighederne er beskrevet nedenfor i fire scenarier. Scenarie 1 udgør den eksisterende kollektive trafikbetjening. Scenarierne 2-4 er forskellige muligheder, hvor der etableres en ny direkte busrute til Sportbyen, som kører i forskellige tidsrum (forskellige køreplaner).
 
Administrationen har ikke i forbindelse med trafikbestilling for 2019 været i dialog Sportsbyens brugere om behovet for betjening med kollektiv trafik.
 
Administrationen har endvidere i samråd med Movia vurderet muligheden for at omlægge eksisterende buslinjer, så de kører via Sportsbyen. Det er ikke muligt, idet en sådan omlægning vil være for omfangsfuld i forhold til ruternes eksisterende køreplaner.
 
Eksisterende kollektiv trafik i forhold til Sportsbyen:
 
  1. Med den nuværende kollektive trafik vil Sportsbyen blive betjent af den eksisterende linje 501A. Det nærmeste stop ligger på Skagerakvej ved Kløverstien. Herfra er der ca. 300 meter til Sportsbyens område og 1000 meter til indgangen til Sportscentret.
 
Linjen kører med 15 minutters drift i dagtimerne og ½ times drift aften og weekend.
 
Linjen vil kunne betjene området ind til der er et kendt grundlag for eventuel etablering af ny linje til Sportsbyens to overordnede brugergrupper: brugere af Sundhedscentret og selve Sportsbyen.
 
Udover linje 501A henvises til brug af Flextur (der er åben for alle brugere) og Flextrafik (visiterede brugere – særligt Sundhedscentrets brugere).
 
Forslag til nye linjer til betjening af Sportsbyen:
 
  1. Etablering af ny linje mellem Holbæk Station og Sportsbyen via Valdemar Sejrsvej med ½ times drift i hverdage i tidsrummet kl. 7 – 20 og weekenden kl. 9 – 20. Linjen vil kunne drives for anslået merudgift på 3 millioner årligt.
 
På nuværende tidspunkt kendes behovet for befordring til Sportsbyen ikke, men en linje med ½ times drift må forvente at dække behovet til både Sundhedscentret og selve Sportsbyen. Linjen vil få stoppested udfor indgangen til Centret og benytter adgangen fra Omfartsvejen.
 
Selv om der etableres en ny linje vil der fortsat være behov for Flextrafik (visiterede brugere). Det nærmere omfang heraf er ukendt.
 
  1. Etablering af ny linje mellem Holbæk Station og Sportsbyen via Valdemar Sejrsvej. Med ½ times drift, i tidsrummet kl. 16 – 20, 200 dage om året. Linjen vil kunne drives for anslået merudgift på 450.000 kr. Linjen vil primært være et tilbud til brugerne af Sportsbyens idrætsfaciliteter.
 
Brugere af Sundhedscentret vil forsat skulle benytte visiteret kørsel eller benytte de eksisterende tilbud i den kollektive trafik.
 
  1. Samme scenarie som 3, men med udvidet kørsel i tidsrummet kl. 15 – 16, 200 hverdage om året samt kørsel i weekenden mellem kl. 10 – 20. Anslået merudgift, under forudsætning af ledige busser på tidspunktet, 900.000 kr.
 
 
Tilgængelighed til Sportsbyen for fodgængere, cyklister og bilister:
Generelt er der planlagt følgende for øvrige trafikformers (fodgængere, cyklister og bilister) adgang til Sportsbyen:
Bilisterne vil ankomme fra Omfartsvejen syd for området. Gående og cyklister forventes primært at komme ind fra nord via hovedstien og Ladegårdsalléen, men kan også komme fra de omkringliggende boligområder, stisystemer og Omfartsvejen.
 
I tilknytning til Sportsbyens område er det muligt at optimere belysningen på Ladegårdsalléen og sikre bedre krydsningsmuligheder på Omfartsvejen. 
 
Der etableres afsætningsplads og handicapparkering tæt på Sportsbyens hovedindgang, og Sundhedscentret har sin egen parkeringsplads med 40 pladser og 12 pladser til minibus.
 
Den øvrige parkeringskapacitet er delt på to udlæg – det ene med 150 pladser ligger umiddelbart til højre for adkomsten fra omfartsvejen. Det andet og største udlæg kommer man til ved at køre rundt om søen ved ankomstpladsen. Dette udlæg har 300 pladser og forventes særligt komme i spil ved større arrangementer ved multisalen og på stadion og kunstgræsbanerne. Desuden er der parkeringspladser for 10 store turbusser syd for den store sø ved ankomstpladsen.
 
Cykelparkering findes både i tilknytning til indgangspartierne og decentralt rundt om i parken.

Økonomiske konsekvenser
Movia har fremsendt trafikbestillingsgrundlag 2019 der estimerer en udgift på 27,6 millioner kr. til drift af det nuværende rutenet. Estimatet har en usikkerhed på +/-5 pct. (26.200.000 kr. – 29.000.000 kr.), idet der kan ske mange ændringer frem til endelig vedtagelse af Movias budget i september 2018. Denne usikkerhed har ligeledes været gældende for tidligere trafikbestillinger. Movias trafikbestillingsgrundlag er udarbejdet på baggrund af 2017 tal.
 
Kommunens budget i 2019 udgør ca.27.952.000 kr. til kollektiv trafik.

Høring
Der har ikke været afholdt møder med lokalområderne inden trafikbstillingen, idet der ikke har været ønske fra områder om møde.
 
Ældrerådet og Handicaprådet er orienteret om at den nuværende volumen trafik indstilles genbestilt.
 
Der er holdt møde med skolerne i februar 2018 og der blev ikke indgivet ønsker til ændring af de eksisterende køreplaner.
 
Der er vedtaget en meget omfangsrig tidsplan for trafikbestillingen som det fremgår af den medsendte tidsplan.
 
Det betyder, at der allerede nu i februar 2018 tages kontakt til lokalområderne for at høre deres bemærkninger til trafikbestilling maj 2019.

Lovgrundlag – link
Lov om offentlig trafik

Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 27-02-2018
Drøftet. Udvalget ønsker, at der arbejdes videre med trafikbestillingen i henhold til sagsfremstillingen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Drøftet. Sagen skal ikke drøftes i Kommunalbestyrelsen.


caseno17-46470_#4435799_v1_tids og arbejdsplan - trafikbestilling.pdf
caseno17-46470_#4445321_v1_linjer, passagertal. områder.docx
caseno17-46470_#4445799_v1_adgang fra nord og syd til sportsbyen..pdf

Bilag

Tids og arbejdsplan - trafikbestilling
Linjer, passagertal. områder
Adgang fra nord og syd til SportsByen.


36. Beslutning om gebyr ved underretning om udlægsforretning

Beslutning om gebyr ved underretning om udlægsforretning

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. gebyr for underretning om udlægsforretning opkræves med det maksimale beløb jævnfør gældende lovgivning p.t. 450 kr.
  2. gebyret opkræves pr. ejendom


Beskrivelse af sagen
Den 2. februar 2017 overtog kommunerne opgaven med inddrivelse af ejendomsskatter og andre fortrinsberettigede krav (bl.a. byggesags-gebyrer m.v.) fra SKAT. I forbindelse med underretning om udlægsforretning fik kommunerne lovhjemmel til at opkræve en retsafgift.
 
Kommunerne får imidlertid først lovhjemmel den 14. december 2017 – med virkning fra 1. januar 2018 – til også at opkræve gebyr, som højest kan udgøre 450 kr. for samme underretning. Gebyret blev tilsvarende opkrævet, mens opgaven blev varetaget af SKAT (staten) som restanceinddrivelsesmyndighed.
 
Underretning om udlægsforretning sker efter, at der forinden har været udsendt 2 rykkerskrivelser og betaling fortsat ikke har fundet sted.
Ud fra administrationens nuværende viden tyder det på, at de fleste kommuner forventes at vedtage det maksimale gebyr på 450 kr.


Økonomiske konsekvenser
Borgerservice (opkrævningen) forventer at udsende 400 underretninger om udlægsforretning som følge af manglende betaling af ejendomsskat og andre fortrinsberettigede krav i 2018. Det vil betyde en indtægt på 180.000 kr. ved opkrævning af det maksimale gebyr på 450 kr.
Der er i budgettet forudsat, at gebyret opkræves med det maksimale beløb.


Lovgrundlag – link
Lov om gebyrer og morarenter vedrørende visse ydelser, der opkræves af regioner og kommuner og inddrives af restanceinddrivelsesmyndigheden, og skattekontrolloven - § 2 a stk. 1 og 2.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.




37. Beslutning om ny Informationssikkerhedspolitik i.f.m persondataforordningen

Beslutning om ny Informationssikkerhedspolitik i.f.m persondataforordningen

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
  1. ny Informationssikkerhedspolitik godkendes.


Beskrivelse af sagen
Fra den 25. maj 2018 ophæves den danske persondatalov, og de nye regler i Databeskyttelsesforordningen skal anvendes ved behandlingen af personoplysninger. Det betyder, at der vil ske en række ændringer på området som Holbæk Kommune skal være klar til ved ikrafttrædelsen.
 
Større ændringer ved Databeskyttelsesforordningen:
 
Holbæk Kommune følger, som medlem af DIGIT (Digitaliseringsforeningen Sjælland), informationssikkerhedsprojektet i DIGIT. Projektet har til formål at understøtte kommunernes arbejde med Databeskyttelsesforordningen, og hjælpe alle deltagende kommuner til at opfylde kravene.
 
Samarbejdet bygger på at kommunerne har samme opbygning af informationssikkerhedspolitik og tilhørende retningslinjer
 
Den overordnede fælles Informationssikkerhedspolitik vedlægges til godkendelse. Den erstatter den nuværende Informationssikkerhedspolitik, som blev vedtaget i Byrådet den 23.10.2013, der er vedlagt som bilag.
 
I forbindelse med godkendelsen af informationssikkerhedspolitikken etableres der et Informationssikkerhedsudvalg, hvor informationssikkerhedsarbejdet fremover vil være forankret.
 
Informationssikkerhedsudvalgets medlemmer er:
Erik Kjærgaard Andersen, Direktør
Morten Holm, Informationssikkerhedskoordinator/sekretær
Thomas de Richelieu, Chef for Aktiv Hele Livet
Julie Becher, Chef for Uddannelse til alle unge
Brian Worm Ahlquist, Chef for Kultur, Fritid og Borgerservice
Ole Lollike, Chef for Koncernservice
Troels Gade, Afdelingsleder IT og Digitalisering
 
Informationssikkerhedsudvalget sætter mål for sikkerheden og sørger for, at informationssikkerheden realiseres og efterleves i organisationen. Udvalget har således det daglige ansvar for styring af informationssikkerheden.
 
Kommunalbestyrelsen vil inden behandling af punktet blive orienteret omkring arbejdet med Databeskyttelsesforordningen, herunder hvilke tiltag der igangsættes for at efterleve reglerne pr. 25. maj 2018.

Økonomiske konsekvenser
I forbindelse med varetagelse af opgaverne omkring Databeskyttelsesforordningen skal DPO funktionen besættes. Opgaven udbydes som et fællesudbud via Digitaliseringsforeningen i foråret 2018.
 
For at kunne leve op til kravene i Databeskyttelsesforordningen er der behov for indkøb til varetagelse af bl.a. styring af informationssikkerhedsarbejdet, logning af systembrug, skanning ift. opbevaring af data, styring af mobile enheder og et brugerstyringsværktøj til administration af brugernes systemadgange.
 
Udgifter til varetagelse af DPO funktionen og indkøb af systemunderstøttelse vurderes at udgøre ca. 2 mio. årligt. I forbindelse med skift af Løn og Økonomisystem er der allokeret kr. 1,4 mio. af de sparede midler til I-sikkerhed. De resterende 0,6 mio. finansieres via rammen for Koncernservice

Sagshistorik, henvisninger
Koncerndirektionen har på sit møde den 08.11.2017 drøftet og godkendt Informationspolitikken.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno17-46068_#4447720_v1_sikkerhedspolitik 2013.pdf
caseno17-46068_#4353302_v1_kapitel 5.1 informationssikkerhedspolitik (002).docx
caseno17-46068_#4353082_v1_kapitel 5.1 implementeringsvejledning.docx

Bilag

Sikkerhedspolitik 2013
Kapitel 5.1 Informationssikkerhedspolitik (002)
Kapitel 5.1 Implementeringsvejledning


38. Drøftelse af opfølgning på budget 2018

Drøftelse af opfølgning på budget 2018

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
 
Drøftelsessag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. budget 2018 drøftes
  2. udgiftsdriverne drøftes

Beskrivelse af sagen
Budget 2018
Administrationen gennemgår budget 2018 for udvalget. Herigennem får udvalgets medlemmer mulighed for at spørge ind til de forskellige forudsætninger og hvilke aktiviteter, budgettet dækker over.
 
Udgiftsdrivere
På hvert møde i Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg, drøftes udviklingen i udvalgets udgiftsdrivere for hvert af udvalgets politikområder - jævnfør beslutning i byrådet 13. december 2017 om Økonomistyring i 2018.
 
Udgiftsdriverne giver overblik og indblik i de væsentligste dele af udvalgets økonomi, og gør det overskueligt for udvalgene at følge den økonomiske udvikling på hvert politikområde.
 
Udgiftsdriverne er koblet til budgetforudsætningerne og kan derfor understøtte drøftelserne om budgetlægningen for 2019-2022.
 
Udgiftsdriverne er udvalgt, så de enten repræsenterer en stor andel af budgettet eller repræsenterer svært styrbare områder, der ved budgetoverskridelse vil medføre et stort merforbrug.

 

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Drøftet.





39. Budget 2019-2022 - drøftelse i Økonomiudvalget

Budget 2019-2022 - drøftelse i Økonomiudvalget

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Drøftelsessag


 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. udvalget drøfter proces for udvalgets arbejde med budget 2019-2022
  2. udvalget drøfter hvordan rammerne for budget 2019 påvirker budgettet, og hvilke konsekvenser det har
  3. udvalget drøfter første udkast vedrørende effektiviserings- og besparelsesstrategien


Beskrivelse af sagen
Budgetprocessen som byrådet vedtog i december 2017 fastlægger, at de stående udvalg i løbet af foråret skal udarbejde hver deres andel af budget 2019-2022.
 
Udvalget skal have et bedre kendskab til deres budget. Både for at kunne forstå økonomien bedre, få mulighed for at bedrive politik og være med til at præge budgettet i langt højere grad.
 
På dette første møde efter det konstituerende møde skal udvalget drøfte, hvornår forudsætningerne for de forskellige aktiviteter skal gennemgås. Der lægges op til drøftelse af hvad de økonomiske rammer betyder for udvalget. Og første udkast til effektiviseringer præsenteres.
 
Forårets drøftelser af budget 2018, udgiftsdrivere, rammer for budget 2019 samt effektiviseringer og forudsætninger for budgettet vil tilsammen give udvalget tilstrækkelig viden i forhold til fastlæggelse af budget 2019-2022.
 
Udvalget skal være færdig med drøftelserne ultimo maj, da budgetforslaget skal drøftes på sommerseminaret 22. juni og effektiviseringerne skal vedtages på Kommunalbestyrelsens møde den 27. juni.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Drøftet.





40. Orientering om den økonomisk ramme for budget 2019

Orientering om den økonomisk ramme for budget 2019

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalg, Kommunalbestyrelsen
Orienteringssag

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. orientering om teknisk rettelse af den økonomiske ramme for 2017 tages til efterretning

Beskrivelse af sagen
Ved udarbejdelsen af rammer for budget 2019 var ændringerne som følge af ny styrelsesvedtægt ikke helt på plads i det nye økonomisystem.
 
Derfor blev politikområdernes andel af den samlede pris- og lønfremskrivning beregnet på baggrund af KL´s generelle pris- og lønfremskrivning.
 
Nu, hvor den nye styrelsesvedtægt er på plads i det nye økonomisystem, viser det sig at den eksakte pris og lønfremskrivning varierer lidt imellem udvalgene.
 
Beskæftigelse og Uddannelse blev således via den generelle pris- og lønfremskrivning tilgodeset med 6,4 mio.kr. mere end man kan forvente at priserne reelt vil stige på det område. De øvrige områder har i større eller mindre grad bidraget til dette.
 
Det fremadrettede arbejde med budget 2019 vil tage udgangspunkt i de rammer, som Kommunalbestyrelsen vedtog den 22. februar, men tilrettet så pris- og lønfremskrivningen bliver den korrekte, hvor de enkelte arter fremskrives i stedet for det sammenvejede generelle indeks.
 
I de møder, der har været afholdt i de stående udvalg har administrationen taget udgangspunkt i den korrekte fordeling, med den eksakte pris- og lønfremskrivning.
 
Vedlagt denne sag er et bilag, der viser den fordelingen af den samlede ramme for budget 2019 med korrekt pris og lønfremskrivning. Bilaget viser også forskellen til det af Kommunalbestyrelsen besluttede den 22. februar.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Orienteringen indstilles taget til efterretning



caseno17-49532_#4449562_v1_rammer for 2019 - ny pl.pdf

Bilag

Rammer for 2019 - ny PL


41. Beslutning om økonomisk pejlemærke

Beslutning om økonomisk pejlemærke

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag

 

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
 
  1. Pejlemærket vedrørende gældsudvikling videreføres, så Holbæk Kommunes gæld ikke overstiger 983 mio. kr. ved slutningen af valgperioden.

 

Beskrivelse af sagen
Holbæk kommunes gæld udgjorde primo 2018 954,4 mio. kr.
 
Dette tal er eksklusiv gæld til ældreboliger idet renter og afdrag hertil betales af lejerne som en del af huslejebetalingen. Gæld til ældreboliger udgjorde primo 2018 136,8 mio. kr.
 
Budget 2018 indeholder lånoptag til styrkelse af kommunens likviditet. Byrådet besluttede den 13.12.2017 at lånet på 84 mio. kr. skulle optages i begyndelsen af 2018., og der afdrages derfor også allerede på lånet i dette år. De samlede afdrag, på alle kommunens lån beløber sig til 64,2 mio. kr. i 2018.
 
Herudover er det forudsat i budget 2018, at der yderligere i løbet af året optages samlet 18 mio. kr. til ordinære anlægsarbejder og energirenovering. Herudover optages 13 mio. kr. til anlægsarbejder der er udført i 2017, men som grundet ny praksis fra Økonomi- og Indenrigsministeriet først kan blive optaget, når arbejderne er færdiggjorte. Disse lån optages derfor i forbindelse med behandlingen af regnskab 2017.
 
Dermed forventes gælden ultimo 2018 at være på 1.005,2 mio. kr.
 
Med de forudsætninger om afdrag og låneoptag, der ligger i budget 2018-2021, forventes den langfristede gæld ved udgangen af valgperioden at være på 862,7 mio. kr.
 
I 2014 ændredes gældspeljemærket fra ”Ansvarlig gældsudvikling” til en målsætning om, at gælden ikke må overstige 983 mio. kr., således at gælden ikke vil stige indenfor valgperioden.
 
For seneste valgperiode er gældspejlemærket således overholdt.
 
Men gælden er med likviditetslånet primo 2018 på 84 mio. kr. på nuværende tidspunkt højere end pejlemærket på 983 mio. kr. hvilket betyder at der over de næste år netto skal afdrages på gælden, for at nå ned på målsætningen inden udgangen af valgperioden. Fastholdes de forudsætninger for afdrag og låneoptag der ligger i budget 2018-2021, vil gælden være under pejlemærket ved udgangen af valgperioden.
 
Det anbefales at pejlemærket videreføres, således at den langfristede gæld ved udgangen af denne valgperiode ikke må overstige 983 mio. kr.
 
Dette indebærer samtidig også at opgørelsesmetoden for den langfristede gæld som pejlemærket vedrører fastholdes.  Pejlemærket vedrører derfor ikke gæld vedrørende ældreboliger eller finansielt leasede aktiver.
 
I det forventede regnskab for 2017 udgør gæld vedrørende leasede aktiver omkring 4,4 mio. kr. Når Sportsbyen tages i brug i 2019 overtager kommunen en leasingforpligtelse på 195 mio. kr., og de finansielt leasede aktiver vil derfor herefter have en væsentligt anderledes størrelse.
 
Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver medtages ikke i opgørelsen af den langfristede gæld, der er genstand for pejlemærket, idet betalingsforpligtelser i forbindelse med leasing adskiller sig fra lån. Man betaler ikke afdrag, til gengæld frigives løbende deponering, og det leasede aktiv nedskrives/afskrives også løbende. Når leasingperioden er slut, betales aktivet med en engangsbetaling af scrapværdien.

 

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Punktet udskydes.
Gældspejlemærket skal drøftes og fastlægges i sammenhæng med en samlet plan for kommunens økonomi.



caseno17-49532_#4454762_v1_kommunernes lånoptagelse og gældsudviklingen i holbæk kommune.docx

Bilag

Kommunernes lånoptagelse og gældsudviklingen i Holbæk Kommune


42. Godkendelse af byggeregnskab for renovering af Boligselskabet Sjællands afdeling 01-412 Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej, Holbæk

Godkendelse af byggeregnskab for renovering af Boligselskabet Sjællands afdeling 01-412 Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej, Holbæk

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. byggeregnskabet for renovering af etape II i Boligselskabet Sjællands afdeling 01-412 Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej, Holbæk godkendes

Beskrivelse af sagen
Med denne sag behandles byggeregnskabet (skema C) for Boligselskabet Sjællands renovering af deres afd. 01-412. Skema C er sidste skridt af tre, hvor kommunen først blev præsenteret for og godkendte helhedsplanen for projektet (skema A), godkendte budgettet for projektet (skema B) og til sidst godkender regnskabet for projektet (skema C). Godkendelsen af skema B og C er formel og kan som udgangspunkt ikke afvises efter skema A er godkendt. Skema A blev godkendt i byrådet d. 14. maj 2014. Processen for boligselskabers lånoptagelse er yderligere beskrevet i bilaget.
 
Boligselskabet Sjælland anmoder kommunalbestyrelsen om at godkende:
 
- byggeregnskabet for renovering af 14 af afdelingens 20 huse i etape II, med en samlet anskaffelsessum på 17.821.503 kr.
- hjemtagelse af et støttet tillægslån på 1.338.000 kr. og et ustøttet tillægslån på 1.881.000 kr.
- samt at stille 100 % kommunegaranti for begge lån med i alt 3.219.000 kr.
 
Renoveringen er blevet 3.400.018 kr. dyrere end forventet og godkendt i skema B. Det skyldes nødvendige ekstraarbejder, herunder lovliggørelse af elinstallationer m.m. Derudover var det nødvendigt med et større antal miljøundersøgelser og deraf flere miljøarbejder med PCB, bly, kviksølv og asbest, også omfanget af skimmel viste sig, at være mere omfattende end forventet.
 
Nedenstående skema viser udgift udviklingen i skema A, B og C.
 
 
Helhedsplan godkendt
Skema A
Før arbejdet igangsættes
 Skema B
Byggeregnskab
 
Skema C
Merudgift fra skema B til skema C
Støttede
arbejder
10.334.075 kr.
9.473.829 kr.
10.812.097 kr.
1.338.268 kr.
Ustøttede
arbejder
4.948.515 kr.
4.947.656 kr.
7.009.406 kr.
2.061.750 kr.
I alt
15.282.590 kr.
14.421.485 kr.
17.821.503 kr.
3.400.018 kr.
 
Selvom udgifterne overskrider budgettet, som blev godkendt i skema B, er der ikke grundlag for ikke at godkende regnskabet, da landsbyggefonden har godkendt det, og det ikke medfører væsentlige huslejestigninger (jf. bilag). Den gennemsnitlige husleje stiger fra 795 kr. pr. m2 til 826 kr. pr. m2. Den gennemsnitlige husleje vil herefter udgøre 6.815 kr. for en bolig på 99 m2.
 
De støttede arbejder er aftalt med Landsbyggefonden i august 2017.

Økonomiske konsekvenser
Holbæk Kommune skal stille 100 % kommunegaranti for de to nye lån med i alt 3.219.000 kr.
 
Kommunegarantierne påvirker ikke kommunens låneramme, og vil ikke give kommunen økonomiske konsekvenser, da det er meget usandsynligt, at boligafdelingen ikke kan betale terminerne på realkreditlånene, så det bliver nødvendigt at aktivere kommunegarantierne. Skulle det mod forventning ske, dækker Landsbyggefonden 50 % af kommunens tab på de støttede lån.
 
Kommunegarantien stilles for den del af lånene som ligger ud over 60 % af ejendommens markedsværdi og kan som her, udgøre op til 100 % af lånene.
 
Den samlede kommunegaranti for lån til finansiering af projektet udgør 12.693.000 kr.

Lovgrundlag – link
Almenboligloven.
Regulativ om støtte fra Landsbyggefonden.

Sagshistorik, henvisninger
Byrådet den 14. maj 2014: Punkt 72: Boligselskabet Sjællands afdeling 01-412 Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej samt godkende helhedsplan for renovering af godkende budgettet for 2014.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno11-61484_#4446761_v1_forklaring af skema a-b-c for renovering.docx

Bilag

Forklaring af skema A-B-C for renovering


43. Godkendelse af Holbæk Kommunes låneoptagelse

Godkendelse af Holbæk Kommunes låneoptagelse

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at
  1. restlåneoptagelsen for regnskabsåret 2017 for i alt 13 mio.kr. i KommuneKredit godkendes

Beskrivelse af sagen
Før 2016 var det muligt at hjemtage restlåneoptagelsen for det pågældende regnskabsår på baggrund af de forventede anlægsudgifter, der er forudsat lånefinansieret, men i 2016 ændrede ministeriet reglerne, så der først kan optages lån, når udgifterne har været afholdt. Restlåneoptagelsen for 2017 kan derfor først optages i marts 2018.
 
Restlåneadgangen for regnskabsår 2017 er opgjort til 13 mio.kr. og er til finansiering af følgende udgifter:
· 7 mio.kr. til energibesparende foranstaltninger
· 3 mio.kr. til vejbelysning
· 3 mio.kr. til renovering af Holbæk og Orø Havn
 
KommuneKredit har tilbudt kommunen et 3 måneders variabelt forrentet lån med en rente på p.t. -0,25% p.a. (negativ rente). Det sidste afdrag er i år 2043.
 
Det forventes, at provenuet vil tilgå kommunen i uge 12/13.
 
Afdraget i 2018 bliver på 250.000 kr.
 
Nævnte lånehjemtagelse er indarbejdet i det vedtagne budget for 2017, hvorfor der ikke er tale om optagelse af flere lån end forventet.  

Økonomiske konsekvenser
I budgettet for 2018 og efterfølgende år er der budgetteret med renter og afdrag på denne lånoptagelse.

Lovgrundlag – link
Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. nr. 1580 af 17.12.2013 fra Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.





44. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til etablering af et kystlivscenter

Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til etablering af et kystlivscenter

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen
 
Beslutningssag


Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. der gives en anlægsbevilling på 300.000 kr. finansieret af anlægsmidlerne til udvikling af havnen, som sammen med 400.000 kr. (overførte driftsmidler) fra kultur- og fritidsområdet bruges til etablering af et midlertidigt kystlivscenter.

Beskrivelse af sagen
Kommunalbestyrelsen har den 21. februar 2018 godkendt, at Hal 2 på havnen bliver reserveret til etableringen af et midlertidigt kystlivscenter frem til og med 2025.
 
Det midlertidige kystlivscenter i Hal 2 skal foreløbig fungere frem til 2020 og er en del af et større projekt om at skabe et maritimt havnemiljø. I hallen skal der etableres en række funktioner, der formidler hvordan en båd bygges herunder rebslagning, syning af sejl mm. Hertil skal der være mulighed for at formidle tilberedning af bl.a. fisk. Hallen skal bl.a. rumme et kontor og undervisningslokaler, værksteder herunder det specielværktøj som bruges, sejlloft, plads til bådebyggeri samt køkken- og toiletforhold og lignende.
 
Hal 2 anvendes i dag som oplag for SKVULP og inventar til Holbæk Kommune (borde, reoler mm.) Hallen er på 1831 m2 er fra 1973 og har tidligere været brugt til oplag for byggemateriale for STARK. I denne periode har de etableret et isoleret rum på ca. 80 kvm til opbevaring af byggemateriale, der ikke tåler frost. Det isolerede rum anvendes i dag af Holbæk Træskibslaug til oplag. Bygningen har strøm og vand, men ingen afløb og der er enkelte huller i taget.
 
Hallens ændrede anvendelse kræver byggetilladelse samt at både SKVULP og Holbæk Kommune kan flytte deres oplag til en anden lokalitet. Såfremt oplaget ikke flyttes, vil det skulle adskilles fra kystlivsfunktionen via en væg mellem funktionerne hvilket vil udgøre en merpris på 100.000 -200.000 kr.
 
SKVULP har meddelt, at de kan flytte deres oplag til en anden lokalitet. Holbæk Kommune har ligeledes fundet en alternativ placering til deres oplag, hvor borde og reoler mm kan placeres.
 
Holbæk Træskibslaug har meddelt, at deres materiale kan flyttes fra det frostfrie rum. Brandmyndigheden har oplyst, at oplag der er sammenlignelig med kystlivscentrets funktion vil kunne godkendes. Træskibslaugets materiale kan derfor forsat være i hallen.
 
De 700.000 kr.  skal anvendes til nødvendig lovliggørelse af hallen, så den kan anvendes til midlertidigt kystlivscenter:
 

Økonomiske konsekvenser
Det samlede driftsbudget for projektet er 0,85 mio. kr. i 2018 samt 1,3 mio. kr. i henholdsvis 2019 og 2020. Driftsbudgettet finansieres i et samarbejde mellem Holbæk Kommune og eksterne aktører. Der er afsat midler hertil i budget 2018-2021 på kultur- og fritidsområdet med 0,85 mio. kr. i 2018 og 0,5 mio. kr. i henholdsvis 2019 og 2020. Den resterende driftsfinansiering på 0,8 mio. i henholdsvis. 2019 og 2020 forventes at ske via eksterne aktører. Den samlede finansiering forventes at være på plads i marts 2018.

Øvrige konsekvenser
Miljøafdelingen har oplyst, at der pt. kører en verserende sag omkring en olieforurening ved Hal 2 med den tidligere lejer STARK.
 
Miljøafdelingen har i første omgang vurderet, at forureningen ikke udgør nogen risiko for den ændrede anvendelse, og at der ville kunne gives en § 8 tilladelse til bygge- og anlægsarbejde.
 
Når der foreligger et endeligt projekt til den fremtidige anvendelse, vil miljøafdelingen kunne vurdere, hvorvidt der bør foretages yderligere undersøgelser i forhold til olieforureningen, der er trængt ind under Hal 2. Såfremt dette er tilfældet, vil Miljøafdelingen skulle tage stilling til, om omfanget udgør en risiko, og hvorledes dette i så fald skal håndteres.
 
Et andet forhold som på nuværende tidspunkt er uafklaret er tagpladernes status. Der er ikke i projektet afsat midler til et helt nyt tag, men alene en udskiftning af tagplader og montering af røgventilationen. Hvis det viser sig, at hele taget skal udskiftes, vil sagen blive forelagt Økonomiudvalget på ny.   
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.





45. Beslutning om frigivelse af anlægsbevilling til renovering af klimaskærm, Holbæk By Skole afd. Bjergmarken

Beslutning om frigivelse af anlægsbevilling til renovering af klimaskærm, Holbæk By Skole afd. Bjergmarken

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. der gives en anlægsbevilling på 3,8 mio. kr. til renovering af klimaskærmen på Holbæk By Skole afd. Bjergmarken, som finansieres af de dertil afsatte midler i budget 2018

Beskrivelse af sagen
Holbæk By Skole afdeling Bjergmarken er beliggende i den østlige del af Holbæk by. Afdelingen er opført i 1973 og siden tilbygget over flere omgange. Afdelingen har et samlet bygningsareal på ca. 13.500 m2, fordelt på 6 bygningsblokke, tandklinik og idrætshal. Afdelingen rummer ca. 1.200 elever.
Afdelingens klimaskærm fremstår slidt og flere steder nedbrudt på grund af manglende vedligehold. Betegnelsen Klimaskærm dækker over de dele af bygningen, som eksempelvis tag og ydervægge, der adskiller indeklimaet fra påvirkning af vejr og vind.
 
I 2018 er der indstillet et anlægsprojekt, der indbefatter renovering af limtræsbjælker og sternbrædder. Begge bygningsdele er en del af tagkonstruktionen.
 
Limtræsbjælker bærer præg af manglende vedligehold, hvilket har medført enkelte sprængninger i limtræet på grund af en kombination af fugt og frost. Limtræsbjælker afrenses og repareres, og afsluttes med overfladebehandling med vævsarmeret forstærkning samt maling.
 
Sternbrædder er flere steder stærkt nedbrudt på grund af manglende vedligehold. Sternbrædder skiftes til vedligeholdelsesvenligt materiale, f.eks. fibercement.
 
Et eventuelt restbeløb fra anlægsbevilling efter udførelse af opgaver beskrevet ovenfor, prioriteres til vedligeholdelse af udvalgte døre og vinduer.
 
Renoveringen forebygger fugtskader og angreb af skimmelsvampe, der kan medføre påvirkning af indeklimaet.

Økonomiske konsekvenser
Der investeres 3,8 mio. kr. i 2018, der dækker samtlige omkostninger til renovering af klimaskærmen (limtræsbjælker og sternbrædder) på Holbæk By Skole afdeling Bjergmarken. Beløbet frigives af det afsatte rådighedsbeløb på 3,8 mio. kr. i investeringsoversigten i Budgetaftale 2018.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.





46. Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til ejendomsstrategi for kerneområdet Læring og Trivsel

Beslutning om frigivelse af anlægsmidler til ejendomsstrategi for kerneområdet Læring og Trivsel

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen.
 
Beslutningssag.

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. der igangsættes arbejder for 2,5 mio. kr. til udarbejdelse af ejendomsstrategi for kerneområdet Læring og Trivsel for Børn og Unge, som frigives af de afsatte midler i anlægsbudgettet for 2018.

Beskrivelse af sagen
En stor andel af Holbæk Kommunes ejendomsmasse anvendes i det daglige af kerneområdet Læring og Trivsel – primært til skoler og børnehuse. Bygningernes primære formål er, at danne rammen for levering af velfærd, og det er derfor vigtig, at sikre vedligeholdte og fungerende ejendomme i tråd med politiske ambitioner og de daglige brugers behov.
 
Samtidig er der løbende fokus på, at sikre en størst mulig udnyttelse af kommunens ejendomme, så de økonomiske midler, der bruges på at drifte de kommunale kvadratmeter, anvendes så klogt som muligt.   
 
Derudover sker der løbende udvikling i den demografiske sammensætning, som resulterer i, at der er stor forskel på i, hvor høj grad den enkelte bygning anvendes. Derfor skal kommunens ejendomsportefølje være dynamisk og til enhver tid tilpasse sig de aktuelle og fremtidige behov i samspil med kommunens kerneområder og behovene i lokalsamfundene.
 
På baggrund af ovenstående, så blev det i forbindelse med vedtagelsen af budget 2018 – 2021 besluttet: ”at pulje anlægsmidler til børnehusene i 2019 - 2021 og afvente områdets vurdering af den fremtidige strategi inden midlerne udmøntes på de konkrete renoverings- og
udbygningsprojekter.”
 
Der er derfor behov for, at igangsætte arbejdet med tilvejebringelsen af en strategi for Læring & Trivsel nu, så der i efteråret i indeværende år, kan fremlægges en plan for, hvordan den fremtidige ejendomsportefølje for Læring og Trivsel skal struktureres, så den både tager hensyn til politiske ambitioner, de daglige bruges behov, en høj udnyttelse af de kommunale kvadratmeter, udviklingen i demografien samt den fremtidige efterspørgsel efter fleksible bygninger, der understøtter leveringen af velfærd.
 
Strategien forventes at indeholde følgende temaer, der dog endeligt afklares Udvalget for Børn og Skole, når arbejdes igangsættes:
 
- Politisk ambition for fremtidens skoler og børnehuse.
- Ønsker til den vedligeholdelses- og funktionsmæssig stand for bygningerne
- Beskrivelse af den nuværende kapacitet på kommunens skoler og børnehuse.
- Det fremtidige behov for skoler og børnehuse på grundlag af den demografiske udvikling.
- Afdækning af konkrete cases for, hvordan de enkelte skoler og børnehuse kan disponeres og indrettes i forhold til ønskerne for fremtidens skoler og børnehuse.
- Muligheder og begrænsninger for at anvende de kommunale bygningskvadratmetre så klogt som muligt.
- Konkrete plan for, hvordan de anviste anlægsmidler i 2019-2021 anvendes mest hensigtsmæssigt fremadrettet.
 
Der har tidligere været gennemført analyser af kommunens ejendomme, der primært har sigtet på den vedligeholdelsesmæssig stand samt potentialer for arealoptimering. Det tilstræbes naturligvis, at en så stor del af den allerede tilvejebragte viden bringes i spil i forhold til den kommende strategi.
 
Bevillingen på 2,5 mio. kr. anvendes til følgende:
 
- Tilknytning af ekstern bistand til udarbejdelsen af ejendomsstrategien, herunder særligt at sikre, at der tilvejebringes en strategi, der afvejer forholdet mellem ønsker, behov og kapacitet i et ejendomsmæssigt perspektiv.
- Indsamling og behandling af data, herunder en demografi- og kapacitetsanalyse for at anskueliggøre konsekvenserne af den demografiske udvikling samt mulighed for at optimere anvendelsen af ejendomsmassen. Der findes allerede en del viden om kapacitetsanvendelsen, men erfaringerne viser, at data hurtigt forældes og der er derfor behov for at sikre et opdateret billede af anvendelsen.
- Gennemgang og vurdering af bygningerne tilstand og rammer, herunder visualisering af arealanvendelsen. Tilstanden vil ikke blive vurderet for samtlige bygninger, men derimod kun for de bygninger, der enten vurderes at have et højt vedligeholdelsesmæssigt efterslæb eller driftsmæssigt er væsentlig dyrere end gennemsnittet. Afdækningen af rammerne for bygningen har til hensigt at vurdere, hvorvidt bygningerne lever op til ønskerne for de indeholdelsesmæssige rammer. 
- Tilknytning af ekstern bistand til teknisk afklaring af konkrete ombygninger, renoveringer og nybygning.
- Evt. muligheder for at lave mindre midlertidige tiltag, der med fordel kan gennemføres i 2018. En evt. prioritering af midler til tiltag i 2018 vil først blive iværksat på bagkant af en politisk beslutning i Udvalget for Børn og Skole.
 
 
Processen forankres i Udvalget for Børn og Skole, der inddrages henover foråret. Det vil ligeledes være udvalget, der anviser prioritering af de afsatte anlægsmidler i 2019-2021.
Udvalget vil indledningsvis blive introduceret for områdets bygningsportefølje, hvorefter der fokuseres på at skabe en fælles politisk ambition for, hvordan bygningsporteføljen skal disponeres og indrettes fremadrettet.

Økonomiske konsekvenser
Der investeres 2,5 mio. kr. i 2018 til udarbejdelse af ejendomsstrategien for kerneområdet Læring og Trivsel for Børn og Unge, der frigives af det afsatte beløb på anlægsbudgettet for 2018.
Hvis der opstår akut behov for mindre ombygninger eller nødvendige tilpasninger pga. ændring i børnetal allerede i år, så vil tiltagene blive igangsat med finansiering under samme bevilling.   

Lovgrundlag – link

Byrådet (11. oktober 2017): Sag nr. 186 - Beslutningssag 2. behandling af budget 2018-2021


Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Oversendes til Udvalget for Børn og Skole, der skal komme med et nyt oplæg, som tager udgangspunkt i den viden, vi har om de konkrete udfordringer, der er i bygningsmassen på børneområdet.




47. Beslutning om overførsel af drift og anlæg fra 2017 til 2018

Beslutning om overførsel af drift og anlæg fra 2017 til 2018

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag

 

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at:
  1. der gives tillægsbevillinger til driften på i alt 40.555.000 kr.
  2. der gives tillægsrådighedsbeløb til anlæg på i alt 56.356.000 kr.
  3. der gives tillægsbevilling til finansforskydninger på 32.829.000 kr.
  4. der gives tillægsbevilling til lånefinansiering på -2.937.000 kr.

Beskrivelse af sagen
I henhold til bilag 8.1 i Kasse- og regnskabsregulativet kan kommunens enheder med økonomisk decentralisering overføre over- eller underskud fra et regnskabsår til det efterfølgende. Der er også overførselsadgang for anlægsarbejder, der ikke er kommet i gang, eller hvor man ikke er kommet så langt, som oprindelig planlagt. Heraf følger at der også kan være overførsel af den finansiering, som hører sammen med anlægsarbejdet, f.eks. lån eller indskud i Landsbyggefonden.
 
For at enhederne kan få overført over- eller underskud fra 2017 til 2018, skal sagen behandles af Kommunalbestyrelsen, da overførslen gives som en tillægsbevilling (drift og finansiering) og tillægsrådighedsbeløb (anlæg).
 
I henhold til økonomistyringsprincip 3 gives der ikke tillægsbevillinger i Holbæk Kommune.  Derfor og af hensyn til kommunens fortsat pressede likviditet er det nødvendigt at sikre, at overførslerne bliver likviditetsmæssigt neutrale, så overførslen fra 2018 til 2019 bliver på niveau med overførslen fra 2017 til 2018. I likviditetsprognosen, som udarbejdedes i forbindelse med vedtagelsen af budget 2018, er det forudsat, at der overføres det samme til 2019, som overføres til 2018.
 
Overførslen på driften ligger lidt over sidste års overførsel. Kommunen lever igen i år, nogenlunde op til det femte økonomistyringsprincip, idet overførslerne ligger tæt på 1 pct. af kommunens serviceudgifter.
 
Anlægsoverførslerne og finansieringen af samme er på et lavere niveau end der har været tradition for. Det skyldes dels, at mange anlægsaktiviteter blev udskudt i 2017 af hensyn til likviditeten, og planlagt som budget for 2018. Dels at byrådet midt i 2017 besluttede at sammenkæde igangsættelse af nye anlægsarbejder med salg af arealer og ejendomme.
 
Udvalg – og politikområde
Driftsoverførsel
Anlægsoverførsel
Finansiering
Økonomiudvalget
13.417.902
19.645.000
 
- Politisk organisation
180.700
 
 
- Administration
13.237.202
 
 
Udvalget for Børn og Skole
-3.284.685
---
 
- Skoler
-5.717.003
 
 
- Almene dagtilbud
2.432.318
 
 
Udvalget for Ældre
509.497
1.459.000
 
- Sundhed
-
 
 
- Ældre
509.497
 
 
Socialudvalget
4.879.931
624.000
 
- Børnespecialområdet
2.237.013
 
 
- Voksenspecialområdet
2.642.918
 
 
Udvalget for Klima og Miljø
-
16.637.000
 
Udvalget for Kultur og Fritid
2.478.951
17.991.000
 
- Kultur og fritid
2.478.951
 
 
Projekter (alle politikområder)
21.746.937
 
 
Byggemodningsudgifter
 
---
 
Lånefinansiering, deponering, Indskud i Landsbyggefond
 
 
 
29.892.000
I alt drift
39.748.531
56.356.000
29.892.000
 
 
 
Udvikling i overførslerne over de seneste år
Udviklingen i overførslerne de sidste par er et resultat af ønsket om at styre økonomien bedre. Jo større overførslerne er, og jo mere de varierer, des sværere er det at skønne over det samlede forbrug og likviditeten – og dermed bliver det sværere at styre økonomien.
 
Driftsoverførsler
 
I mio. kr.
2014-2015
2015-2016
2016-2017
2017-2018
Økonomiudvalget
8,1
27,3
9,6
13,4
Udvalget for Børn og Skole
 
11,9
 
7,7
 
-3,1
 
-3,3
Udvalget for Ældre
5,4
-1,9
0,6
0,5
Socialudvalget
 
 
 
4,9
Udvalget for Kultur og Fritid
 
2,5
 
1,9
 
4,2
 
2,5
Projekter
59,9
25,7
16,3
21,8
Ejendomsudgifter
0,9
0,0
0,0
0,0
I alt
88,8
60,6
27,7
39,7
 
Som det fremgår af ovenstående ligger det beløb, der ønskes overført, lidt over sidste års overførsel, men langt under tidligere års overførsler. I lighed med sidste år har koncernledelsen af hensyn til likviditeten arbejdet på kun at overføre det allermest nødvendige. Nogle overførsler forbliver i kassen, selvom der er overførselsret, andre overførsler forbliver i kassen i 2018, men ønskes så brugt i 2019.
 
Denne øvelse har reduceret overførselsbeløbet fra 68,6 mio.kr. til 39,7 mio. kr., idet 25,4 mio.kr. bliver i kassen og 3,4 mio. kr. bliver i kassen frem til 2019, hvor de vil blive søgt overført.
 
Af beløbet på 39,7 mio.kr. er der 17,7 mio.kr. overførsler fra 2016, som ikke blev overført til 2017.
 
Anlægsoverførsler
 
I mio. kr.
 
2014-2015
 
2015-2016
 
2016-2017
 
2017-2018
Økonomiudvalget
21,2
24,1
33,7
19,6
Udvalget for Børn og Skole
13,0
46,7
35,8
0,0
Udvalget for Ældre
2,2
21,2
15,6
2,1
Udvalget for Klima og Miljø
6,5
27,5
32,7
16,6
Udvalget for Kultur og Fritid
15,5
32,9
20,0
18,0
Byggemodning
18,8
24,8
8,7
0,0
I alt
77,2
177,2
146,5
56,4
 
Som det fremgår af ovenstående er overførslerne på anlæg væsentligt mindre end de plejer at være. Det skyldes dels at mange anlægsaktiviteter blev udskudt, og planlagt som budget for 2018.  Dels at byrådet midt i 2017 besluttede at sammenkæde igangsættelse af nye anlægsarbejder med salg af arealer og ejendomme.
 
Sportsbyen står for 28,5 mio. kr. af anlægsoverførslen. Hertil kommer, at 16,6 mio.kr. af finansieringsoverførslen kan henføres til Sportsbyen.
 
Finansforskydninger og lånefinansiering
 
I mio. kr.
 
2014-2015
 
2015-2016
 
2016-2017
 
2017-2018
Finansforskydninger
0,0
0,0
0,0
32,8
Lånefinansiering
-10,6
-37,3
-24,9
-2,9
I alt
-10,6
-37,3
-24,9
29,9
 
Overførsel af finansforskydninger dækker over Indskud i Landsbyggefonden, Vølundgrunden etape 1 og Deponering vedr. Holbæk Sportsby.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno17-18223_#4454844_v1_overførsel af drift 2017 -2018.pdf
caseno17-18223_#4453733_v1_anlægsoverførsler 2017-2018.xlsx

Bilag

Overførsel af drift 2017 -2018
Anlægsoverførsler 2017-2018


48. Beslutning om etablering af fælles IT-selskab mellem Fors A/S, KLAR Forsyning A/S og SK Forsyning A/S

Beslutning om etablering af fælles IT-selskab mellem Fors A/S, KLAR Forsyning A/S og SK Forsyning A/S

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget, Kommunalbestyrelsen
Beslutningssag

Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at
  1. borgmesteren bemyndiges til at møde på vegne af Kommunalbestyrelsen på den ekstraordinære generalforsamling i Fors Holding A/S den 2. marts 2018 og stemme for etablering af et fælles IT-selskab

Beskrivelse af sagen
Bestyrelsen for Fors A/S har den 11. december 2017 besluttet, at Fors A/S etablerer et IT-selskab sammen med forsyningsselskabet Klar Forsyning A/S, der dækker Køge, Greve, Solrød og Stevns kommuner, samt SK Forsyning i Slagelse Kommune. Da der er tale om en sag af principiel betydning for Fors A/S, skal de tre ejerkommuner (Holbæk, Lejre og Roskilde) give samtykke til etableringen af samarbejdet på en generalforsamling. Dagsorden er vedlagt som bilag.
 
Fors A/S vurderer, at man ikke selv i dag har kompetencerne eller ressourcerne til at løfte IT-opgaverne på et tilstrækkeligt højt niveau, og da kravene til anvendelse og sikring af IT-systemer er stadigt stigende, vil udfordringerne blot blive endnu større for selskabet fremover. Fors A/S har derfor brug for at blive styrket på IT-området.
 
Fors A/S vurderer endvidere, at omkostningerne til IT-området vil stige i de kommende år bl.a. som følge af behovet for yderligere digitalisering, forbedring af IT-sikkerheden og implementering af EU"s persondataforordning. Samarbejdet via det fælles IT-selskab vurderes at kunne afbøde noget af stigningen i omkostningerne og samtidig medføre et serviceløft og en højere grad af professionalisering.
 
Samarbejdet etableres ved, at de tre forsyninger overdrager dele af deres virksomhed i form af IT-medarbejdere, -opgaver og -udstyr til et nyt fællesejet aktieselskab. IT-selskabet skal i udgangspunktet varetage samtlige IT-opgaver for de tre forsyninger og servicere i alt ca. 400 medarbejdere.
 
Ejerskab
IT-selskabet vil være ejet af forsyningskoncernernes serviceselskaber. Det vil derfor være Fors A/S, der er medejer. Ejerandelene fastsættes dels ud fra et kontantindskud på 0,5 mio. kr. fra hver ejer samt ud fra værdien af de aktiver, der overdrages. Ejerfordelingen bliver på den baggrund følgende: KLAR Forsyning A/S 29,5 %, Fors A/S 35,6 % og SK Forsyning A/S 34,9 %. I praksis har de tre selskaber lige stor indflydelse i selskabet. Der er udarbejdet en ejeraftale, som beskriver og regulerer de tre forsyningers samarbejde om det fælles IT-selskab. Ejeraftale og serviceaftale er vedlagt som bilag.
 
Der indsættes en administrativ bestyrelse for IT-selskabet bestående af de tre forsyningers administrerende direktører. Bestyrelsesarbejdet vil være ulønnet. IT-selskabet sættes i drift i sommeren 2018.
 
Ændringer af IT-selskabets vedtægter eller udvidelse af selskabets aktiviteter vil efter forvaltningens vurdering kræve beslutning på Fors generalforsamling, jf. Fors Holdnings A/S vedtægter punkt 8.3, hvorefter strategiske beslutninger af væsentlig betydning for ejerkommunerne eller FORS-koncernen skal forelægges generalforsamlingen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Indstilles godkendt.



caseno18-1079_#4452403_v1_ekstraordinær generalforsamling angående etablering af fælles it-selskab - 2018.03.22 - ekstraordin.pdf
caseno18-1079_#4452406_v1_fejeraftale, fit.pdf
caseno18-1079_#4452409_v1_serviceaftale.pdf

Bilag

Ekstraordinær Generalforsamling angående etablering af Fælles IT-selskab - 2018.03.22
fEjeraftale, FIT
Serviceaftale


49. Beslutning om høring af de stående udvalg i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning

Beslutning om høring af de stående udvalg i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Beslutningssag


Indstilling
Administrerende direktør Rasmus Bjerregaard indstiller, at Økonomiudvalget:
  1. hører hvert af de stående udvalg om, hvilke kurser, konferencer, årsmøder og tilsvarende arrangementer, de respektive udvalg eller medlemmer af de respektive udvalg ønsker at deltage i
  2. hører hvert af de stående udvalg om de foreslåede retningslinjer for mødeforplejning


Beskrivelse af sagen
Baggrund
Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer skal understøttes lige i deres virke, og den nyvalgte kommunalbestyrelse skal fastsætte niveauet for denne understøttelse.
 
Deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m.
Kommunalbestyrelsen skal i hvert enkelt tilfælde godkende et medlems deltagelse i kurser, konferencer, årsmøder og KL-topmøder m.v. Det samme gælder et udvalgs studieture og/eller deltagelse i folkemøder og lignende. Kompetencen kan for så vidt angår kurser, konferencer, årsmøder og KL-topmøder m.v. delegeres til Økonomiudvalget, men Kommunalbestyrelsen kan ikke overlade denne kompetence til de enkelte udvalg, de enkelte medlemmer eller administrationen. 
 
Kommunalbestyrelsen kan i stedet for i hvert enkelt tilfælde at få forelagt en sag til godkendelse fastsætte nogle generelle regler, hvorefter nogle aktiviteter ikke kræver en særskilt godkendelse. Studieture og lignende kræver dog altid særskilt godkendelse.
 
For at begrænse antallet af sager, der skal forelægges for Kommunalbestyrelsen i denne valgperiode foreslås det, at Kommunalbestyrelsen fastsætter generelle retningslinjer.
 
Af budgetstyringsmæssige hensyn er der også væsentligt, at der er ensartede retningslinjer for alle udvalgene.
 
Endelig vil det forenkle og effektivisere administrationens arbejde.
 
For at begrænse antallet af sager, der skal forelægges Kommunalbestyrelsen mest muligt, er det vigtigt, at udvalgene så detaljeret som muligt oplyser, hvilke arrangementer, det enkelte udvalg eller medlemmer af det enkelte udvalg, ønsker at deltage i, før de generelle retningslinjer udarbejdes.
 
Mødeforplejning
Der er i den politiske mødekalender afsat to timer til de stående udvalgs ordinære møder. Det forventes således, at udvalgenes ordinære møder tilrettelægges på en sådan måde, at de som hovedregel kan afvikles i det afsatte tidsrum. De foreslåede retningslinjer for forplejning er udarbejdet under hensyntagen hertil.
 
Retningslinjerne er væsentlige af budgetstyringsmæssige grunde, og de vil desuden forenkle og effektivisere administrationens arbejde.
 
Der foreslås følgende retningslinjer for så vidt angår mødeforplejning:
 
Hvert udvalg beslutter inden for en beløbsramme på max. 50 kr. pr. mødedeltager, hvilken mødeforplejning, der skal bestilles til det pågældende udvalgs møder.
 
Den videre proces
Når svarene fra de stående udvalg foreligger, udarbejder administrationen et udkast til retningslinjer for deltagelse i studieture, kurser, konferencer og årsmøder m.m. samt mødeforplejning, som forelægges Økonomiudvalget og derefter Kommunalbestyrelsen til godkendelse.


Økonomiske konsekvenser
Der er i budgettet sat følgende af til deltagelse i og afholdelse af møder, kurser og repræsentation:
 
2018: 1.868.800 kr.
 
2019: 1.390.000 kr.
 
2020: 1.390.000 kr.
 
2021: 1.390.000 kr.
 
Budgettet for 2018 er højere end de øvrige år, da der var kommunalvalg i 2017, og da der erfaringsmæssigt er øgede udgifter til kurser i året efter et kommunalvalg.          


Lovgrundlag – link
Lov om kommunernes styrelse § 16, stk. 10

Sagshistorik, henvisninger
Punkt 9 på Økonomiudvalgets dagsorden den 7. februar 2018.

Beslutning i Økonomiudvalget den 07-03-2018
Godkendt.





50. Beslutning om forligsmæssig løsning - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Hovedindstillingen indstilles godkendt.





51. Orienteringer

Orienteringer

Sagsgang og sagstype
Økonomiudvalget
Orienteringssag


Beskrivelse af sagen
Eventuelle orienteringer fra borgmesteren
Eventuelle orienteringer fra medlemmerne
Eventuelle orienteringer fra direktionen
 
Forventede sager på de næste tre møder i udvalget:
 
Mødet den 4. april 2018
· Opfølgning på budget 2018
- Status på udgiftsdrivere
· Budget 2019
- Arbejdet med forudsætninger for B 2019 påbegyndes
- Drøftelse af forslag til effektiviseringer- og besparelser
· Orientering om Konsulentydelser
· Årsregnskab 2017
· Orientering om revisionens delberetning 2017
· Initiativsag fra V, B og C – beslutning om igangsættelse af byggmodninger
 
Mødet den 2. maj 2018
· Opfølgning på budget 2018
- Budgetrevision 2
- Udgiftsdrivere
· Budget 2019
- Arbejdet med forudsætninger for B 2019 fortsætter
- Drøftelse af forslag til effektiviseringer- og besparelser
· Orientering om Personalepolitisk Redegørelse
· Borgerdrevne forslag til Kommunalbestyrelsen
 
Mødet den 6. juni 2018
- Status på udgiftsdrivere
- Udvalgets budgetforslag drøftes en sidste gang inden sommerseminar, teknisk færdiggørelse og budgetcamp
- Eventuelle forventede udgiftsstigninger og modsatrettede besparelsesforslag besluttes
- Beslutning i forhold til effektiviseringer, hvilke anbefales til byrådets godkendelse




52. Underskriftsark

Underskriftsark