UDVALG

14-17 Projektudvalget for Lokal Udvikling

MØDE

Referat

STED

Seminariet

STARTTIDSPUNKT

29-03-2016 18:00:00

SLUTTIDSPUNKT

29-03-2016 21:00:00


PUNKTER

1. Beslutning om kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester
2. Beslutning om Lokalområdernes Udviklingspulje og borgerbudgettering
3. Drøftelse af studietur



1. Beslutning om kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester

Beslutning om kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester

Sagsgang og sagstype
De stående udvalg og projektudvalg, Økonomiudvalget, byrådet
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester vedtages.

Beskrivelse af sagen
Byrådet har på seminarer d. 21. oktober 2015 og d. 10. februar 2016 drøftet samarbejdet mellem byråd og administration. En af konklusionerne af drøftelserne var, at byrådet skulle vedtage et kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester.
 
Kodekset svarer til anbefalingerne fra Bo Smith-udvalget nedsat af Djøf, der har undersøgt og kommet med anbefalinger til det gode samarbejde mellem det politiske niveau og embedsmændene i staten, regionerne og kommunerne.
 
Kodekset beskriver syv centrale principper og pligter, som ansatte i kommunerne har i relation til rådgivning og bistand til byråd, udvalg og borgmester. Det drejer sig om:
 
1. Lovlighed
Administrationen skal altid handle inden for gældende ret.
 
2. Sandhed
Administrationen skal leve op til sandhedspligten. Hverken ledelse eller medarbejdere må videregive oplysninger, som er urigtige, eller som i den givne sammenhæng må anses for vildledende. Og de må ikke medvirke til, at borgmesteren, byrådet eller et udvalg giver urigtige eller vildledende oplysninger.
 
3. Faglighed
Administrationen skal handle inden for rammerne af almindelig faglighed. Det gælder i forbindelse med udarbejdelse af dagsordentekster og andet beslutningsgrundlag samt i øvrigt ved udarbejdelse af materiale, der fremstår som udtryk for faglige vurderinger. Det samme gælder, når beslutningerne skal gennemføres.
 
4. Partipolitisk neutralitet
Ansatte – herunder ledelsen – i administrationen skal i deres arbejde være partipolitisk neutrale.
 
5. Ansvar og ledelse
Alle ansatte skal aktivt medvirke til at realisere de politikker, strategier og kerneopgaver, som byrådet, borgmesteren og den administrative ledelse har fastlagt. Og de skal inden for lovgivningens rammer efterleve de instruktioner, som de modtager fra overordnede i overensstemmelse med ansvarsfordelingen i organisationen.
 
6. Udvikling og samarbejde
Medarbejderne skal løbende bestræbe sig på at udvikle opgaveløsningen og at forbedre kvaliteten af bistanden til byrådet, udvalgene og borgmesteren. De skal i deres bestræbelse på at opnå de bedste resultater følge udviklingen på deres område og være åbne og lydhøre over for omverdenen og samarbejde med andre. Og de skal forvalte de offentlige ressourcer på en økonomisk effektiv måde.
 
7. Åbenhed om fejl
Ledelsen skal sikre en kultur, hvor fejl bliver håndteret hurtigst muligt, og hvor man lærer af fejl.
 
I den politiske behandling kan det drøftes, om der er andre principper og pligter udover de syv beskrevne, der skal være gældende i Holbæk Kommune. Det kan også drøftes, om der er noget, som skal specificeres i forhold til de syv principper og pligter.
 
Ud over forslaget til kodeks er der som bilag også vedlagt et katalog fra KL, der bl.a. indeholder temaer til diskussion vedrørende kodekset.

Beslutning i Projektudvalget for Lokal Udvikling den 29-03-2016
Udvalget beslutter, at punktet indstilles godkendt


caseno16-11155_#3691971_v1_forslag - kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester.pdf
caseno16-11155_#3691972_v1_kl-katalog - kodeks for forvaltningens rådgivning.pdf

Bilag

Forslag - Kodeks for administrationens rådgivning og bistand til byrådet, udvalg og borgmester
KL-katalog - Kodeks for forvaltningens rådgivning


2. Beslutning om Lokalområdernes Udviklingspulje og borgerbudgettering

Beslutning om Lokalområdernes Udviklingspulje og borgerbudgettering

Sagsgang og sagstype
Projektudvalget for Lokal Udvikling
 
Beslutningssag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. Projektudvalget nedsætter en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra de lokale fora og at denne gruppe får til opgave at udarbejde en model for tildeling af LUP-midler fra efteråret 2016.
  2. der ikke uddeles midler fra Lokalområdernes Udviklingspulje i foråret 2016 og at midlerne i stedet indgår i uddelingen for efteråret 2016.
  3. orienteringen om de øvrige borgerbudgetteringer tages til efterretning.

Alternativ indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
  1. Uddelingen af midler fra Lokalområdernes Udviklingspulje i foråret 2016 foretages af byrådet.

Beskrivelse af sagen
Lokalområdernes Udviklingspulje (LUP) blev i løbet af 2014 og 2105 uddelt tre gange via borgerbudgettering. Metoden blev afprøvet som et forsøg under Demokratieksperimentariet. I hver omgang blev der uddelt 200.000 kr. Tidligere blev fordelingen af LUP foretaget af byrådet på baggrund af konkrete projektansøgninger fra lokalområderne. 
 
Borgerbudgetteringerne gav en række erfaringer i form af succeser og udfordringer, som skal medtages i arbejdet med at udvikle metoden fremadrettet.
 
Successer:
- Kendskabet til LUP-midlerne blev mere udbredt.
- Metoden udbredte kendskabet til de enkelte projekter
- Der kom en større variation i ansøgerfeltet i form af foreningstyper, borgergrupper, klubber med videre.
- Der var mere end 100 deltagere pr. gang
 
Udfordringer:
- Borgerbudgetteringen satte lokalområderne i indbydes konkurrence
- Små projekter havde vanskeligt ved at opnå støtte
- Det krævede ressourcer og kompetencer at beskrive, præsentere og skabe opbakning til sit projekt
- Der var et faldende antal ansøgninger fra gang til gang
 
På baggrund af disse erfaringer anbefalede Demokratieksperimentariet at:
- Borgerbudgetteringen via LUP fortsættes, men at der eksperimenteres med en ny struktur og nye metoder.
- Strukturen og metoderne udvikles, så de bliver mere demokratiske og inddragende
- Der kan eksperimenteres med at større og mindre projekter kan søge hver for sig.
- Borgere, foreninger og lokalområder inddrages i udviklingen af form og metode.
 
Desuden blev konklusionen, at der bør udarbejdes et nyt koncept for den fremtidige tildeling af LUP-midler og at lokalområder og borgere i endnu højere grad skal involveres i udviklingen af et nyt koncept. Det kan ske ved at nedsætte en arbejdsgruppe, som i løbet af dette forår udvikler en ny proces og model der tager højde for anbefalingerne fra det daværende Demokratieksperimentarium. En ny model vil således først kunne afprøves i forbindelse med LUP-midlernes fordeling i efteråret 2016.
 
En konsekvens heraf vil være, at der ikke uddeles midler (200.000 kr.) i foråret 2016 og at de samlede midler i form af 400.000 kr. fordeles i efteråret 2016.  En alternativ konsekvens kan være, at byrådet uddeler midlerne for foråret 2016 på baggrund af konkrete projektansøgninger.
 
Orientering om øvrige borgerbudgetteringer
 
Ud over borgerbudgetteringen af LUP-midlerne, igangsatte Demokratieksperimentariet borgerbudgetteringer på 5 andre områder.
 
1.         Borgerbudgettering om integration, 100.000 kr.
2.         Borgerbudgettering for og med udsatte borgere, 100.000 kr.
3.         Borgerbudgettering i et lokalområde, Orø, 100.000 kr.
4.         Borgerbudgettering I Holbæk by, 100.000 kr.
5.         Borgerbudgettering for unge, 100.000 kr.
 
For så vidt angår borgerbudgetteringen for Holbæk by blev denne ikke gennemført i 2015, da gruppen omkring Holbæk by Lokalforum, på daværende tidspunkt ikke havde de tidsmæssige ressourcer dertil. Derfor er midlerne blevet overført til 2016. Gennem fælles-skaberen for Holbæk by tages der medio 2016 fat på en proces omkring gennemførsel af borgerbudgetteringen for Holbæk by.
 
I forholdet til borgerbudgetteringen for unge blev der i samarbejde med UngHolbæk og Ungdomsbyrådet forsøgt at indkalde ansøgninger til Skolernes Demokratidag. Der kom dog for få ansøgninger. I stedet blev der taget hul på en proces om borgerbudgetteringen for unge i 2016 og hvorledes den kan realiseres. Med afsæt i fælles-skaberen og Ung-Holbæk arbejdes der aktuelt på at udvikle et koncept som afprøves i løbet af 2016.

Beslutning i Projektudvalget for Lokal Udvikling den 29-03-2016
Punkt 1 og 2 godkendt. I forhold til pkt. 1 ønsker udvalget, at opgaven løses sammen med et fælles råd for de lokale fora, såfremt der kan findes opbakning lokalt til etablering af et sådant. Udvalget ønsker at blive inddraget inden endeligt forslag fremsættes.




3. Drøftelse af studietur

Drøftelse af studietur

Sagsgang og sagstype
Projektudvalget for Lokal Udvikling
 
Drøftelsessag

Indstilling
Koncerndirektør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:
 
  1. oplæg til studietur drøftes.

Beskrivelse af sagen
Med afsæt i forrige mødes oplæg om projektudvalgets inspirationskilder præsenteres udvalget for et muligt tema og destination for en kommende studietur.

Beslutning i Projektudvalget for Lokal Udvikling den 29-03-2016
Oplægget drøftet. Der arbejdes videre på planlægningen af en studietur i foråret ’16 omkring temaet ’lokalområder og samarbejde’. Repræsentanter for lokalområderne inviteres med.