UDVALG

09-13 Økonomiudvalget

MØDE

Referat

STED

lokale 3.1, Kanalstræde 2

STARTTIDSPUNKT

11-04-2013 14:30:00

SLUTTIDSPUNKT

11-04-2013 18:00:00


PUNKTER

61. Godkendelse af dagsorden til møde den 11. april 2013
62. Økonomi- og aktivitetsopfølgning pr. ultimo februar til Økonomiudvalget
63. Budget 2013 - overførsel af bevilling fra 2012 til 2013
64. Økonomiske pejlemærker
65. Regulering af budget på baggrund af overenskomst på KTO området
66. Opgørelse over salg af ejendomme og grunde i 1. kvartal 2013
67. Forberedelse af dialogmøde mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget
68. Holbæk Kommunes ejerstrategi for Holbæk Forsyning
69. Borgerrådgiverens årsberetning 2012
70. Etablering af billige boliger på Danhøj
71. Brugertilfredshedsundersøgelse i Borgerservice
72. Sagsbehandlingsfrister på det sociale område



61. Godkendelse af dagsorden til møde den 11. april 2013

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget

 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. dagsordenen bliver godkendt.

 

Alternativ indstilling


Formål


Sagsbeskrivelse af hovedindstilling


Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Godkendt
 




62. Økonomi- og aktivitetsopfølgning pr. ultimo februar til Økonomiudvalget

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget, byrådet

 
 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. Udvalget tager den månedlige økonomi- og aktivitetsopfølgning for februar til efterretning.

 

Alternativ indstilling


Formål

 

Orientering om forventningerne til udviklingen i økonomi og aktiviteter i Holbæk Kommune.

 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Økonomi og aktivitetsopfølgningen for februar viser kun små afvigelser i forhold til det korrigerede budget. I alt ventes en forbedring af resultatet på 2 mio. kr.

 

De største ændringer ses på børnespecialområdet, hvor den store omlægning, der er sat i gang virker, og endda bedre end forventet. Der flyttes godt 5 mio. kr. fra anbringelser til forebyggende initiativer, og initiativerne, der skal fremme inklusion, er på forkant i forhold til forventningen. Alt i alt forventes et mindre forbrug på børnespecialområdet på 3,3 mio. kr.

 

Driftsudgifterne er siden det oprindelige budget blev lagt, øget med i alt 15,6 mio. kr., som primært skyldes forøgede udgifter til beskæftigelsesområdet. Merudgifterne bliver finansieret af yderligere tilskud fra staten, idet kommunens indtægter forventes at blive øget med i alt 20,0 mio. kr., som skyldes et større tilskud fra staten fra beskæftigelsestilskuddet, DUT (Det udvidede totalbalanceprincip) og budgetgarantien.

 

I tabel 1 vises forventningen til det samlede resultat for 2013, som er estimeret pr. udgangen af februar. Resultatet forventes at blive forbedret med 2,1 mio.kr. set i forhold til det korrigerede budget.

 

Tabel 1. Forventet mer-/ mindreforbrug fordelt på udvalg.

I mio. kr.

Oprindeligt budget

Korrigeret budget

Forventet regnskab pr. februar

Forventet afvigelse pr. februar

 

A

B

C

D=C-B

Indtægter (skat, tilskud, udligning)

-4.033,3

-4.053,3

-4.053,3

0,0

Driftsudgifter

3.881,7

3.899,3

3.897,2

-2,1

Myndighed – fællesudgifter

2.444,1

2.454,0

2.451,9

-2,1

- Økonomiudvalget

126,6

117,7

117,7

0,0

- Udvalget for Børn

398,3

395,9

392,6

-3,3

- Udvalget for Voksne

919,5

917,8

919,0

1,2

- Udvalget for Klima og Miljø

140,3

140,7

140,7

0,0

- Udvalget for Erhverv og Beskæftigelse

859,2

881,9

881,9

0,0

- Udvalget for Kultur og Fritid

0,0

0,0

0,0

0,0

Decentrale enheder

1.437,6

1.445,3

1.445,3

0,0

- Økonomiudvalget

338,7

348,7

348,7

0,0

- Udvalget for Børn

786,9

783,3

783,3

0,0

- Udvalget for Voksne

203,7

204,6

204,6

0,0

- Udvalget for Klima og Miljø

0,0

0,0

0,0

0,0

- Udvalget for Erhverv og Beskæftigelse

0,0

0,0

0,0

0,0

- Udvalget for Kultur og Fritid

108,3

108,7

108,7

0,0

Renter

31,1

32,6

32,6

0,0

Strukturel balance

-120,5

-121,3

-123,4

-2,1

Anlæg

186,4

184,8

184,8

0,0

Lån

-121,5

-121,5

-121,5

0,0

Afdrag og finansforskydninger

59,6

60,8

60,8

0,0

Resultat (-overskud, +underskud)

4,0

2,8

0,7

-2,1

 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles taget til efterretning
 


3035738e1.doc
3035739e2.docx

Bilag

Økonomi- og aktivitetsopfølgning pr. februar til Økonomiudvalget
Økonomi- og aktivitetsopfølgning pr. februar politikområde 1 og 2


63. Budget 2013 - overførsel af bevilling fra 2012 til 2013

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget og byrådet.

 
 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. Der gives tillægsbevilling til skattefinansieret drift på i alt 43.034.487 kr.

  2. Der gives tillægsrådighedsbeløb til skattefinansieret anlæg på i alt 26.123.714 kr.

 

Alternativ indstilling


Formål

 

For at afdelingerne/institutionerne kan få genbevilget overførslerne fra det ene år til det andet, skal sagen behandles af byrådet, da genbevillingen skal gives som tillægsbevilling/tillægsrådighedsbeløb i henhold til § 40 i styrelsesloven.

 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

I henhold til bilag 8.1 i kasse- og regnskabsregulativet kan decentrale enheder og andre administrative områder med økonomiske decentralisering overføre overskud og underskud fra et regnskabsår til det efterfølgende i forhold til den økonomiske ramme.

 

I forbindelse med overførselsadgang skelnes mellem følgende typer:

 
  1. Enheder med budget i forhold til tildelingsmodel. Skole inkl. SFO, dagpleje, daginstitutioner

  2. Enkeltstående enheder. Bibliotek, ungdomsområdet, musikskole m.fl.

  3. Personalekonti på de administrative medarbejdere, der aflønnes på konto 06. Administrationen

  4. Projekt primært med ekstern finansiering. Eksempelvis trepartsmidler, risikostyring, arbejdsmiljøforanstaltninger, EU-projekter m.fl.

  5. Enkeltstående enheder. Specialinstitutioner inden/uden for rammeaftalen

  6. Øvrige områder. Børn, unge og familier med særlige behov, sundhed, ældreområdet, kultur og fritid

  7. Ingen overførselsadgang af mer-/mindreforbrug. Teknik og miljø, Arbejdsmarkedscenter og budgetter under stabene (f.eks. revision, medlemskab af KL, tjenestemandspension m.v.)

  8. Frigivne rådighedsbeløb der ikke er benyttet ved årets udgang, indgår i en samlet opgørelse i begyndelse af det efterfølgende år, og skal vurderes af Holbæk Byråd på ny.

 

Byrådet har i sit møde d. 05.10.2011 vedtaget nye retningslinjer for overførsel af mer-/mindreforbrug mellem årene. Retningslinjerne er gældende fra regnskabsår 2011.

 

Ad. 1, 2, 3 og 6

 

Mindreforbrug overføres indenfor en ramme på 3 %. Rammen på 3 % beregnes af det korrigerede budget ultimo året.

 

Merforbrug overføres 100%, og såfremt merforbruget er større end 3% af det korrigerede budget, skal der udarbejdes en handlingsplan for afvikling/nedbringelse af merforbrug.

 

Ad. 4

 

Ubegrænset overførsel af mindre-/merforbrug. Det skal sikres, at der er mulighed for at overføre midler fra et år til et andet i forhold til kontraktgrundlaget.

 

Ad. 5

 

Ubegrænset overførsel af mindre-/merforbrug. Indgår i taksten 2 år efter.

 

På baggrund af ovenstående har Borger- og Organisationsservice, Regnskab i samarbejde med Økonomi og de relevante afdelinger/institutioner opgjort overførslerne fra 2012 til 2013 på det skattefinansierede område således:

 

Vedrørende

Driftsoverførsler

Anlægsoverførsler

I alt fra 2012 til 2013

Økonomiudvalget

2.987.720

1.248.019

4.235.739

Udvalget for Børn

5.784.729

5.641.616

11.426.345

Udvalget for Voksne

2.238.865

15.086.515

17.325.380

Udvalget for Klima og Miljø

0

1.881.150

1.881.150

Udvalget for Kultur og Fritid

2.056.542

1.833.807

3.890.349

Ejendomsudgifter

-1.500.000

0

-1.500.000

Projekter

31.466.631

0

31.466.631

Byggemodningsudgifter

 

432.607

432.607

 

 

 

 

Overførsler i alt

43.034.487

26.123.714

69.158.201

 

Driftsoverførslerne fra 2011 til 2013 har været følgende:

 

Driftsoverførsler

fra 2010 til 2011

fra 2011 til 2012

fra 2012 til 2013

Økonomiudvalget

2.380.600

4.319.410

2.987.720

Udvalget for Børn

7.448.641

-1.423.687

5.784.729

Udvalget for Voksne

10.075.922

1.582.845

2.238.865

Udvalget for Klima og Miljø

1.018.072

0

0

Udvalget for Kultur og Fritid

4.915.590

2.431.026

2.056.542

Projekter

19.469.741

26.677.539

31.466.631

Ejendomsudgifter

 

 

-1.500.000

I alt

45.308.566

33.587.133

43.034.487

 

Som det fremgår af ovenstående var driftsoverførslerne i 2011 på 45,3 mio.kr., men faldt i 2012 til 33,6 mio.kr., og steg i 2013 til 43,0 mio.kr. Stigningen fra 2012 til 2013 er på 9,4 mio.kr. Stigningen er stort set på Projekter (4,8 mio.kr.) og under Udvalget for Børn, (7,2 mio.kr. (fra en negativ overførsel på -1,4 mio.kr. til en positiv overførsel på 5,8 mio.kr.).

 

Anlægsoverførslerne fra 2011 til 2013 har været følgende:

 

Anlægsoverførsler

fra 2010 til 2011

fra 2011 til 2012

fra 2012 til 2013

Økonomiudvalget

0

0

1.248.019

Udvalget for Børn

50.253.000

-1.009.510

5.641.616

Udvalget for Voksne

20.841.000

-1.275.956

15.086.515

Udvalget for Klima og Miljø

10.119.000

3.525.982

1.881.150

Udvalget for Erhverv og Beskæftigelse

-133.000

0

0

Udvalget for Kultur og Fritid

5.951.000

1.809.789

1.833.807

Byggemodningsudgifter

4.691.000

 

432.607

I alt

91.722.000

3.050.305

26.123.714

 

Som det fremgår af ovenstående var anlægsoverførslerne i 2011 på 91,7 mio.kr., men faldt i 2012 til 3,1 mio.kr., og steg i 2013 til 26,1 mio.kr.

Anlægsoverførslerne fra 2010 til 2011 på 91,7 mio.kr. var også meget usædvanligt, da Holbæk Kommune primo 2010 fik mulighed for at øge anlægsudgifterne i 2010, via en øget låneoptagelse til finansiering af yderlige anlægsudgifter på 85,8, hvor det efterfølgende viste sig ikke muligt at bruge penge i 2010.

 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi

 

Hvis institutionerne m.v. overfører et mindre beløb fra 2013 til 2014, end fra 2012 til 2013 (samlet overførsel drift og anlæg 69,2 mio.kr.), vil det i 2013 medføre et forbrug af kommunens likviditet.

 

Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Direktionen den 18-03-2013
Direktionen tiltrådte indstillingen med den bemærkning at indstillingens punkt 2 kvalitetssikres af direktør Anders Asmind inden forlæggelse i økonomiudvalget.
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles godkendt
 


3028070e3.xlsx
3028058e4.xls
3035833e5.xls

Bilag

Overførsler 2012 - 2013 - specificeret driftsoverførsler
Overførsler fra 2012 til 2013 - drift samlet oversigt
Overførsel 2012 - 2013 - samlet anlæg


64. Økonomiske pejlemærker

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget

 
 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. De økonomiske pejlemærker, som blev vedtaget i forbindelse med budget 2013-2016 fastholdes for så vidt angår gældspleje og gældsudvikling, men ændres for så vidt angår likviditet og strukturel balance. De to reviderede pejlemærker bliver:

 
    1. En 365 dages likviditet på 150 mio. kr.

 
    1. Overskud på den strukturelle balance

 
 

Alternativ indstilling


Formål

 

Drøftelse af økonomiske pejlemærker med henblik på revidering.

 
 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Økonomiudvalget behandlede de økonomiske pejlemærker på møde den 6. februar, og ønskede at få præsenteret forskellige scenarier, der kunne sætte likviditetspejlemærket i perspektiv.

 

Administrationen har derfor arbejdet videre med de økonomiske pejlemærker under hensyntagen til, at KL og Finansministeriet har aftalt, at kommunernes serviceudgifter må forventes fastfrosset i årene der kommer, mens anlægsinvesteringerne får lov at stige.

 

Pejlemærket vedrørende likviditet blev i sin tid fastlagt til 125 mio. kr., fordi det svarede til 3 pct. af kommunens bruttodrifts- og anlægsudgifter. Det tilsvarende beløb er i dag omkring 150 mio. kr.

 

Med de nuværende budgetforudsætninger forventer vi at nå en gennemsnitslikviditet på 150 mio. kr. i 2015. Herefter vil likviditeten være stigende. Det råderum som opstår fra 2015 og frem anbefales konverteret til anlægsinvesteringer.

 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Et flertal bestående af V, F, O og I tiltræder hovedindstillingen, idet pejlemærkerne er gældende for 2014. S kan tiltræde pejlemærkerne uden fast tidsfrist for indfrielsen og uden at lægge sig fast på anvendelsen af et råderum. Et flertal bestående af V, F, O og I indstiller, at der tilføjes et pejlemærke om uændrede skattesatser i 2014. S kan ikke tiltræde dette.
 


3034430e6.docx

Bilag

Likviditetspejlemærke


65. Regulering af budget på baggrund af overenskomst på KTO området

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget, byrådet

 
 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. Den administrative omplacering på 15,4 mio. kr. godkendes. Driftsudgifterne er reduceret med beløbet og indtægterne via tilskud reduceret tilsvarende.

 

Alternativ indstilling


Formål

 

At opdatere Økonomiudvalget og byrådet i forhold til bevillingsændringen på finansiering og drift, på baggrund af den forventede lavere lønudvikling i 2013.

 
 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Økonomiudvalget fik på møde 6. marts orientering om at overenskomsten på KTO området måtte forventes at betyde, at lønudgifterne i 2013 bliver lavere end forudsat ved budgetlægningen for 2013. KTO er et forhandlingsfællesskab for ansatte i regioner og kommuner

 

Administrationen har nu beregnet det faktiske beløb der skal omplaceres til 15,4 mio. kr.

 

Beløbet er trukket fra afdelingernes lønkonti, og tilskud fra staten er reduceret tilsvarende, fordi vi forventer en midtvejsregulering på det tilsvarende beløb.

 

Omplaceringerne sker i to omgange idet vi har ventet på K17´s indstilling, førend det blev afgjort, hvordan specialinstitutionerne skulle behandles.

 
 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles godkendt
 




66. Opgørelse over salg af ejendomme og grunde i 1. kvartal 2013

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget, byrådet.

 

Hovedindstilling

 

Direktør Anders Asmind indstiller, at:

  1. Det tages til efterretning, at der i 1. kvartal 2013 er solgt to erhvervsarealer til en samlet indtægt på 96.000,00 kr.

  2. Det tages til efterretning, at der i 1. kvartal 2013 ikke er købt arealer eller ejendomme.

 

Alternativ indstilling


Formål

 

At orientere Økonomiudvalget og byrådet om salg og køb af grunde mv. i 1. kvartal 2013.

 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Center for Ejendomme foretager salg af parcelhusgrunde, erhvervsgrunde og ejendomme efter byrådets bemyndigelse på de fastsatte udbudsvilkår inden for de gældende lokalplaner.

 

I perioden 1. januar 1013 til 31. marts 2013 er der solgt følgende:

Der er pr. 31. marts 2013 samme salgsmuligheder som ved opgørelsen pr. 31. december 2012.

 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi

 

Samlet indtægt for to arealer er 96.000,00 kr.

 

Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles taget til efterretning
 




67. Forberedelse af dialogmøde mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget

 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie anbefaler, at:

  1. Økonomiudvalget drøfter indholdet i dialogmødet med Hovedudvalget, den 16. april.

 
 

Alternativ indstilling


Formål

 

Forberedelse af dialogmøde.

 
 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

I henhold til den i byrådet vedtagne budgetproces afholdes to årlige dialogmøder mellem Hovedvalget og Økonomiudvalget.

 

Under dette punkt drøfter Økonomiudvalget indholdet til årets første dialogmøde.

 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Drøftet
 


3039684e7.ppt

Bilag

Temaer til drøftelse på dialogmøde mellem ØU og HU


68. Holbæk Kommunes ejerstrategi for Holbæk Forsyning

Sagsprocedure

 

Udvalget for Klima og Miljø til orientering, Økonomiudvalget, byrådet

 

Hovedindstilling

 

Direktør Anders Asmind indstiller, at:

  1. Udkast til Holbæk Kommunes ejerstrategi for Holbæk Forsyning godkendes (ØU og byråd).

  2. Udkast til Holbæk Kommunes ejerstrategi for Holbæk Forsyning tages til efterretning (KMU)


Alternativ indstilling


Formål

 

At vedtage en ejerstrategi for Holbæk Forsyning således at Holbæk Byråd kan udstikke de overordnede rammer for Holbæk Forsynings virke.

 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Holbæk Kommune selskabsgjorde i 2010 – efter lovkrav – vandforsyningen og spildevandsforsyningen. Samtidig valgte Holbæk Kommune at selskabsgøre affaldsforsyningen samt et par varmeværker. Spillereglerne for Holbæk Forsynings virke er nedskrevet i diverse juridiske dokumenter samt reguleret i selskabslovgivningen. Imidlertid er Holbæk Kommunes ejerforventninger til Holbæk Forsyning ikke blevet nedskrevet. Et bud på ejerforventninger er nu nedskrevet i en såkaldt ejerskabsstrategi. Hovedbudskaberne i ejerstrategien er:

Udkastet blev drøftet på byrådets temadag den 13. marts 2013.

 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Udvalget for Klima og Miljø den 02-04-2013
 
Ad 2/ Drøftet med enkelte forslag til ændringer i teksten..
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles godkendt med følgende mindre ændringer:
 
s. 2 (afsnit miljø- og klimaprofil – 3. afsnit nederst):
Ordet ”forpligtet” udgår således at sætningen slutter med … så forventer Holbæk kommune at Holbæk Forsyning handler på baggrund heraf.
 
s. 3 (afsnit Samarbejde og /eller fusioner - under særlige ønsker til varmeforsyningen)
I 1. sætningen indsættes ” samt hvis det er muligt at arbejde hen imod at”  således at ordlyden bliver:  For varmeforsyningen ønskes, at Holbæk Forsyning A/S undersøger mulighederne for – samt hvis det er muligt at arbejde hen imod – at udvide varmeforsyningsområderne for de to varmeselskaber.
 
s. 4 (afsnit Sikring af interesser i Kara/Noveren)
2. afsnit fjernes og erstattes af nyt afsnit som lyder: På administrativt plan varetager Holbæk Forsyning den daglige kontakt til Kara/Noveren vedrørende tekniske forhold. Når det gælder specielle ejerskabsinteresser varetages kontakten af Holbæk kommune.
 


3021941e8.docx

Bilag

Holbæk Kommunes Ejer strategi for Holbæk Forsyning A/S


69. Borgerrådgiverens årsberetning 2012

Sagsprocedure

 

Behandles i de stående udvalg, Økonomiudvalget og byrådet.

 
 

Hovedindstilling

 

Borgervejleder Lars Roost Dinesen indstiller, at:

  1. byrådet tager Borgerrådgivningens beretning 2012 til efterretning.

 

Alternativ indstilling


Formål

 

At opfylde den årlige beretning til byrådet.

 
 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Henvendelser og sager:

Borgerrådgivningen har behandlet 1.440 1. gangs henvendelser i 2012 mod 1.260 sidste år, hvilket er en stigning på ca. 14 %.

 

Hvis man ser samlet på 1. gangs henvendelserne vedr. Arbejdsmarkedscentrets afdelinger ses en stigning på over 28 % i 2012. Stigningen gælder især henvendelser vedr. Ydelsescentret, som i årets løb blev lukket for personlige henvendelser. Denne lukning gav øget behov for rådgivning samt hjælp til udfyldelse og afsendelse af ansøgningsskemaer i Borgerrådgivningen.

 

Der ses tillige stigning i henvendelser omkring sygedagpenge og afklaringsforløb i Jobcentret.

Henvendelser vedr. Borgerservice er faldet markant, hvorimod Socialcentrets område, især på handicapområdet, har været stigende.

Familiecentret haft også haft en markant stigning.

På skoleområdet er der modtaget19 henvendelser mod fem året før.

Der ses fald i henvendelserne omkring Teknik og Miljø samt Ældreområdet.

Der har været mange henvendelser om selve Borgerrådgivningens funktion, netværk m.m.

En hel del henvendelser drejer sig om forhold uden for Holbæk kommunes myndighedsområde, hvor der henvises til andre instanser. Tillige har Retten og Politiets flytning givet en del forespørgsler.

I 2012 er oprettet i alt 112 sager. 98 var klagesager og 14 formidlingssager. Derudover er der lavet 398 notatsager, som viser en lille stigning i forhold til året før.

 

Sager som er afsluttet:

Der er i 2012 lukket 95 sager, mod 73 i 2011.

8 % af sagerne endte med at bevilling blev givet til borger. Borger fik medhold i andre 39 % (2011: 32 %). Dialogen blev genoprettet i 17 % (2011:19 %). Hvorimod i ca. 34 % fik borger ikke medhold (2011: 27 %).

 

Mødevirksomhed 2012:

I årets løb er afholdt 828 (2011:940) møder i Borgerrådgivningen med borgere. Der er afholdt 395 aftalte møder mod 306 i 2011. Udover de aftalte møder har der været 433 personligt fremmødte uden aftale mod 586 sidste år. 10 borgere har ønsket hjemmebesøg (2011:17) og 25 gange (2011:31) har borgerrådgiveren deltaget som bisidder. Ud over dette er der afholdt 24 møder i organisationen og netværk på området, mod 26 sidste år.

Tolk har deltaget 28 gange mod 27 i 2011. Borgerrådgivningen har købt en telefontolkning samt en tolkning gennemført på møde i Borgerrådgivningen, 26 gange har borger selv medbragt tolk/ven.

 

Kritiske områder og iagttagelser gennem året:

Post har været 9 dage undervejs

Breve overgået fra alm. brev til fremsendelse via e-post

Ikke konsekvent brug af e-post

Samme breve sendt flere gange

Post forsvundet i journalsystem og dukket op igen, meget længe efter

Lang sagsbehandlingstid på sager, der er hjemsendt fra Statsforvaltningen

Borgere savner kvittering/tilbagemelding efter henvendelse til kommunen

Uheldig telefonstart i Ydelseskontoret, efter at der ikke længere var mulighed for personlige henvendelser – ”Dette nummer eksisterer ikke”

Periodiske lange ventetider på at komme i telefonisk kontakt med Holbæk Kommune

Stor irritation over den automatiske telefonoplysningsfunktion ved opkald til 72363636

Problemer med de digitale selvbetjeningsløsninger indimellem.

 

Borgerrådgivningen og effektivitetsforbedringer:

I årets løb er der til chefgruppen, direktion og byråd sendt tre inspirationsskrifter omkring borgerbetjening m.v. Alle skrifter kan ses på kommunens hjemmeside under Borgerrådgivningen.

Tillige er udsendt folder om Borgerrådgivningen 2012.

Til refleksion:

Yderligere uddybning og statistik kan ses i selve årsberetningen, der er vedhæftet.

Borgerrådgiveren stiller sig til rådighed ved behandling af dette punkt i økonomiudvalget, som tidligere.

 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag

 

Borgerrådgiverfunktionen: Se bekendtgørelse om kommunernes styrelse, § 65E.

 
 

Høring

 

Borgerrådgiverens årsrapport har været til høring i Strategisk Forum.

De afgivne høringssvar er vedlagt som bilag til dagsordenen.

 

Alle afdelinger har svaret på høringsrunden.

 

Hvis der ikke er vedlagt et høringssvar fra en afdeling, er der fordi den pågældende afdeling ikke har haft kommentarer til rapporten.

 
 

Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Udvalget for Erhverv og Beskæftigelse den 02-04-2013
 
Indstilles taget til efterretning.
 

Beslutning i Udvalget for Voksne den 02-04-2013
 
Til efterretning.
 

Beslutning i Udvalget for Børn den 02-04-2013
 
Taget til efterretning.
 

Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 08-04-2013
 
Til efterretning
 

Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles taget til efterretning
 


3032939e10.doc
3005147e9.docx
3034412e11.docx
3036026e12.docx
3036235e13.docx

Bilag

Bemærkninger fra socialområdet
Borgerrådgiverens årsberetning 2012
Bemærkninger fra Familiecentret
Bemærkninger fra Arbejdsmarkedscentret
Bemærkninger fra Borgerservice


70. Etablering af billige boliger på Danhøj

Sagsprocedure

 

Udvalget for Voksne, Økonomiudvalget og byrådet.

 

Hovedindstilling

 

Direktør Kenn Thomsen indstiller, at:

  1. der etableres billige boliger til unge under 25 år på Danhøj.

 
 

Alternativ indstilling


Formål

 

At skaffe billige boliger for unge under 25 år der får hjælp fra socialcentret, så det undgås at boligmanglen udvikler sig til et socialt problem.

 
 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Der er i Holbæk Kommune en del unge under 25 år, der får hjælp fra socialcentret, som er klar til at kunne flytte i egen bolig og klare sig selv. De mangler blot en bolig, de kan betale.

 

Formålet med at skaffe boliger til de unge, er at undgå at boligmanglen udvikler sig til et socialt problem.

 

De borgere, som kunne være potentielle lejere, der har brug for en billig bolig er borgere på efterværn, uledsagede flygtninge samt borgere på midlertidige botilbud, som ikke kan afsluttes når de unge er klar, fordi der ikke er lejeboliger som de kan betale.

 

Det er ikke muligt at finde billige boliger på det almindelige boligmarked til unge med knappe økonomiske ressourcer.

 

Ved Holbæk Kommunes arealoptimering bliver Danhøj ledig. På første og anden sal er 24 værelser med fælles bad og køkken der kan bruges til at afhjælpe den mangel, der er på billige boliger og give de unge en god start på voksenlivet.

 

Målgruppen til boligerne er tænkt til at være unge under 25 år på kontanthjælp eller SU i Holbæk Kommune, der med deres økonomiske ressourcer ikke har mulighed for at leje en bolig. De unge er endnu ikke så stærke, at de er i stand til at klare boligsituationen selv, men ved at få lidt hjælp fra socialcentret, får de en mulighed for at komme i gang.

 

For at forebygge de problemer, der kan opstå med de unge, foreslås det at der etableres en vicevært lignende stilling på stedet.

 

Socialcentret skal have anvisningsretten til boligerne for at sikre, at unge ressourcestærke ikke kommer til at overtage de billige værelser og de mindre ressourcestærke igen står uden mulighed for at flytte i egne boliger.

 

Forventet effekt

De unge der skal flytte ind i disse boliger, kan i princippet klare hverdagen selv. Problemet er, at det ikke er muligt at få en bolig, så det ender med at blive et socialt problem.

 

Ved at sikre at den unge får mulighed for at få en bolig, der er til at betale, forventes det få følgende effekter:

 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag

 

Boligerne anvises af Socialcentret til:

Der er tale om unge som enten går i skole eller er under uddannelse.

Boligerne udlejes efter lejelovens bestemmelser.

 

Høring

 

Sagen har været til høring i Handicaprådet samt Bostederne Tåstrup Have og Tåstrup Stræde.

 

Handicaprådet har afgivet følgende svar:

 

Handicaprådet kan tilslutte sig etableringen af de billige boliger på Danhøj.

 
 

Bostederne Tåstrup Have og Tåstrup Strædes høringssvar er vedhæftet som bilag.

 
 

Administrationens bemærkninger til høringssvaret:

 

Socialcentret vurderer, at høringssvaret tager udgangspunkt i en worst case tilgang, og vurderer, at problemstillingerne kan minimeres via den sociale vicevært. Der er eksempler på, at den type boliger kan udvikles til et godt og trygt bomiljø, også for naboerne.

 

De unge fra efterværnsforanstaltningerne er alle i udslusning fra enten plejefamilie eller opholdssted. Der er altid tilknyttet en fast kontaktperson i udslusningsfasen. De unge som visiteres er enten i gang med uddannelse eller job/praktik fra Jobcentret.

 

Der er ikke kendskab til misbrugsproblemer på de unge og de har ingen kriminalitet bag sig.

 

De unge flygtninge der visiteres til egne bolig med støttekontaktperson er i gang med uddannelse og at skabe sig et trygt liv i Danmark.

 

De generelle indsatspunkter for deres kontaktperson, er af praktisk karakter som lektielæsning samt guidning og vejledning i uddannelsessystemet, hjælp til kontakt til myndigheder samt til, at ordne breve og papirer, økonomistyring og lægge budget.

 

De er alene, uden familie i Danmark, og higer efter kontakt til danskere, at blive perfekt til dansk og få en god uddannelse.

 

Viceværtfunktionen er tænkt som hjælp til de unge, til at holde fællesarealerne rene og pæne, f.eks. affald, vask af karklud og viskestykker. Hjælpe de unge med at overholde husorden. Sørge for at holde uvedkommende ude og skabe en kultur for, at der ikke er en mulighed for ”varmestue”, fester etc.

 
 
 

Vurdering i forhold til økonomi

 

Huslejen er beregnet til 2.100 kr. inkl. varme, el, vand og internet.

 

Boligerne som pt. anvendes som kontorer skal istandsættes før eventuel indflytning. Det er anslået at udgiften hertil udgør 215.000 kr.

 

 

År 2014

År 2015

År 2016

Engangsomkostninger

til istandsættelse af værelser/fællesarealer

 

 

215.000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Driftsomkostninger, inkl. socialvicevært i 25 timer pr. uge

 

 

862.500

 

 

862.500

 

 

862.500

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Omkostninger totalt

1.077.500

862.500

862.500

 

 

 

 

Gevinster:

 

 

 

Huslejeindbetalinger

544.000

544.000

544.000

Sparede midlertidig botilbud, omregnet til 1,5 person i pr. år

 

 

542.200

 

 

542.200

 

 

542.200

Gevinster i alt

1.086.200

1.086.200

1.086.200

 

 

 

 

Netto besparelse

8.700

223.700

223.700

 

Der er ikke tale om nye besparelser, men besparelser som allerede indgår i budgettet.

 

Det er en forudsætning, at der kommer billige boliger for at besparelser på anbringelser på bostederne kan realiseres.

 
 

Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Udvalget for Voksne den 02-04-2013
 
Indstillingen anbefales godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles godkendt
 


3034844e14.docx

Bilag

Høringssvar fra Bostederne Tåstrup Have og Tåstrup Stræde


71. Brugertilfredshedsundersøgelse i Borgerservice

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget, byrådet

 
 

Hovedindstilling

 

Direktør Erik Kjærgaard Andersen indstiller, at:

  1. Udvalget tager brugertilfredshedsundersøgelsen til efterretning

 

Alternativ indstilling


Formål

 

At informere om brugertilfredsheden hos de borgere, der møder op i Borgerservice eller ringer til Kontaktcenteret for at få hjælp. Endvidere at give et aktuelt billede af IT-paratheden hos borgerne i kommunen, der viser om de har computer, NemID og om de kan bruge selvbetjeningsløsningerne.

 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Brugertilfredshedsundersøgelsen i Borgerservice er foretaget i uge 9 og uge 10, 2013 og omfatter i alt 559 borgere. Der er gennemført 370 interviews blandt borgere, der har henvendt sig personligt og 189 interview blandt borgere, der har kontaktet Borgerservice telefonisk.

 

Undersøgelsen viser, at der generelt er en meget stor tilfredshed med den hjælp borgeren får i Holbæk Kommunes Borgerservice. Der er en meget høj grad af tilfredshed med måden, der bliver talt til borgeren på og lyttet til borgerens problemstilling. Borgeren oplever at få den hjælp, der er brug for eller at blive guidet videre.

 

I undersøgelsen er den overvejende del af besvarelserne kommet fra ældre. Dette afspejler fint gruppen af borgere, der møder op i Borgerservice. De borgere, der henvender sig telefonisk er lidt yngre. For begge grupper gælder, at der er en stor IT-parathed, hvilket også afspejler sig i, at 84 % af de adspurgte allerede har en computer derhjemme.

 

Langt over halvdelen kender selvbetjeningssiderne ”Borger.dk” og ”Holbaek.dk” og bruger dem til informationssøgning og selvbetjening.

 

Undersøgelsen viser desuden, at Holbæk Kommune med fordel kan få endnu flere borgere til at betjene sig selv via mere undervisning i IT og undervisning i selvbetjeningsløsningerne i kommunen.

 

Dog vil der tilbage være adskillige grupper, der har brug for hjælp, grupper der er mere tidskrævende og vejer tungt i den daglige drift.

 

Sammenligner man med den brugertilfredshedsundersøgelse, der blev foretaget i juni 2010, på den personlige betjening, så er tilfredsheden med betjeningen hos borgerne steget med 8 %, fra 87 % til 95 %. Tilfredsheden med måden medarbejderen taler til borgeren på er steget med 8 % fra 89 % til 97 %.

 

Samlet set er serviceniveauet overfor borgeren godt og tilfredsheden hos borgeren høj, hvilket også ses af det stigende niveau fra 2010 til 2013. Dette til trods for de nye store udfordringer i form af højere forventning til selvbetjening og højere grad af digitalisering i kommunen.

 

Mere overordnet viser undersøgelsen, at Kanalstrategien og den vedtagne Strategi for Borgerservice virker. Derfor vurderer Borgerservice, at det er oplagt at videreføre arbejdet med at uddanne og hjælpe borgerne med at finde sig til rette med de digitale løsninger.

 
 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag


Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold


Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Taget til efterretning
 


3036150e15.ppt

Bilag

Resultat - endelig udgave


72. Sagsbehandlingsfrister på det sociale område

Sagsprocedure

 

Økonomiudvalget og byrådet.

 
 

Hovedindstilling

 

Kommunaldirektør Hans Søie indstiller, at:

  1. byrådet fastsætter sagsbehandlingsfristerne på det sociale område som foreslået i vedlagte bilag.

 

Alternativ indstilling


Formål

 

At revidere og opdatere de frister, byrådet har fastsat for den generelle sagsbehandlingstid inden for de forskellige sagsområder på det sociale område.

 

Sagsbeskrivelse af hovedindstilling

 

Byrådet er efter § 3, stk. 2, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område forpligtet til at fastsætte og offentliggøre frister for, hvor lang tid, der må gå fra modtagelsen af en ansøgning på det sociale område, til afgørelsen skal være truffet.

 

Byrådet fastsatte den 6. april 2011 fristerne for den generelle sagsbehandlingstid på de forskellige sociale sagsområder. Blandt andet som følge af etableringen af Udbetaling Danmark er sagsbehandlingsfristerne nu blevet revideret, og forvaltningen har udarbejdet vedhæftede forslag til en revideret oversigt over sagsbehandlingsfristerne på det sociale område.

 

Alle sager skal behandles så hurtigt som muligt. De foreslåede sagsbehandlingsfrister er generelle. Det betyder, at nogle sager kan afsluttes hurtigere, men der kan også være sager, hvor den generelle sagsbehandlingsfrist ikke kan overholdes. Det kan f.eks. være særligt komplicerede sager, hvor der skal indhentes erklæringer fra andre myndigheder eller eksterne personer.

 

Hvis det sker, at en ansøgning i en konkret sag ikke kan færdigbehandles inden fristens udløb, skal ansøgeren orienteres om grunden til forsinkelsen, og om hvornår der kan forventes at foreligge en afgørelse.

 

Sagsbeskrivelse af alternativ indstilling


Lovgrundlag

 

§ 3, stk. 2, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

 
 

Høring


Vurdering i forhold til økonomi


Vurdering i forhold til administrative forhold

 

De foreslåede frister forventes ikke at medføre ændringer i administrationen, da de svarer til den gældende praksis.

 

Vurdering i forhold til miljø


Vurdering i forhold til sundhed


Vurdering i forhold til andre afledte konsekvenser


Beslutning i Økonomiudvalget den 11-04-2013
 
Indstilles godkendt
 


3027697e16.doc

Bilag

Sagsbehandlingsfrister - Økonomiudvalget